Comme promis dans un article prcdent, je vous propose daborder une forme dcrit professionnel :

la note dinformation. Que vous soyez en stage, salari ou tudiant, vous pouvez tre amen rdiger
ce genre de document. Il faut donc connatre quelques rgles de base pour ne pas faire nimporte quoi
!

Dfinitions : note dinformation / note de service

Toute note prcde une action future. Elle doit rpondre deux exigences :

informer un destinataire, quil soit collectif ou individuel ;

donner un ordre.

Lobjectif est de mettre excution une dcision dont les consquences relvent de la pratique. Deux
types principaux de notes peuvent tre distingus et dfinis :

TYPE DE NOTE CARACTRISTIQUES ET EXEMPLES

LA NOTE DE SERVICE Il sagit dun document interne un service, une administration ou une
entreprise par lequel un suprieur adresse ses subordonns des
instructions sur un problme particulier relavant des activits ou du
fonctionnement du service.

Elle peut tre permanente ou temporaire, selon les indications donnes.

Sa dure de validit est souvent limite la priode qui la spare de la
suivante sur le mme sujet.

Elle est frquemment utilise dans les relations hirarchiques et suit la

voie hirarchique descendante.

Exemples de situation pouvant donner lieu une note de service :

Conduite suivre en cas dincendie
Rgles de scurit observer dans la conduite du travail
Ncessit de se rendre une visite mdicale dans le cadre de la
mdecine du travail
LA NOTE DINFORMATION Comme son nom lindique, elle se borne informer, cest--dire quelle
est un type de communication crite qui fait circuler linformation entre
un destinataire inform et un destinataire qui manque linformation.

La note dinformation peut rpondre diffrents objectifs :

Donner une information :Cest le cas le plus frquent et le plus
simple. Exemple : annoncer au personnel dune entreprise des
changements horaires, des consignes sur lorganisation des pauses dans
le travail, les modalits dorganisation des repas au restaurant
dentreprise, la mise en service dun systme de transport collectif des
personnels.
Demander une information : Exemples : demander quelles sont les
modifications intervenues dans la situation familiale des employs, faire
appel au volontariat pour participer une formation.
 Formuler des propositions : On suscite des propositions en vue
dune concertation au sein de lentreprise sur une question
donne.

La rdaction dune note

Tout dabord, la rdaction dune note demande un esprit de finesse. Ainsi, il est impratif que la note
ne donne lieu aucune hsitation ou erreur. Sadressant un public donn, elle doit tenir compte des
caractristiques de ce public (niveau de comprhension, aspects psychologiques et humains). Le
signataire de la note doit donc respecter les exigences de la communication crite :

comprhension aise du message,

nniveau de langue employ,
prcision de linformation,
nature du destinataire,
modalits dapplication,
erreurs susceptibles dentraver le bon droulement du processus.

Ensuite, il convient de faire preuve desprit de synthse. Par dfinition, une note doit tre claire,
simple et prcise. Il faut donc :

viter de multiplier les sujets dans la mme note,

viter demployer une syntaxe lourde et confuse.

Il est prfrable :

de limiter la note un seul sujet,

demployer un style impersonnel,
de rdiger dans une langue comprhensible par tous,
de hirarchiser avec soin et rigueur les informations (titres, sous-titres, alinas),
dviter toute fioriture inutile.

La prsentation de la note ne sinscrit pas dans un cadre rigide et normalis. Elle est dactylographie
car cela facilite la lisibilit et marque un professionnalisme certain. Elle peut se faire sur papier simple
ou en-tte. Elle peut utiliser un imprim pralablement compos cet effet. Le format reste libre (A3,
A4 ou A5) mais il faut laisser une marge dau moins 2 cm. Les paragraphes doivent tre clairement
spars. Enfin, il ne faut crire quau recto ; si le texte ncessite plusieurs feuillets, il convient de les
numroter soigneusement et dagrafer toutes les feuilles composant la note.

Une note doit comporter diffrentes mentions :

Lmetteur ou destinateur : Il est ncessaire de connatre la source du message et la fonction

de celui qui signe la note.
La date et le lieu : Une note nest pas ternelle, elle sinscrit dans un cadre spatio-temporel
prcis. Une formule finale comme : La prsente note est applicable compter de ce jour
rend videmment indispensable la mention de la date. Il est de surcrot prfrable de rappeler
 dans la formule injonctive la date dentre en application. La date et le lieu denregistrement
de la note peuvent tre ports au-dessus de la signature, comme pour la prsentation des
actes rglementaires, ou en haut droite de la premire page, comme pour une lettre.
Le titre : Il doit prciser la nature de la note (de service, dinformation). Il est inscrit au milieu
de la ligne, en lettres majuscules. Le titre est souvent accompagn dun numro
denregistrement.
Le ou les destinataire(s) : Deux places sont possibles : Soit avant le corps de la note, Soit en fin
de note, en bas, gauche. On ne se contente pas daligner les destinataires et leurs fonctions.
Il convient de faire prcder les noms ou fonctions des formules suivantes, au choix :
Pour information
Pour excution
Pour attribution
Pour affichage
Pour vrification
Pour entretien verbal
Pour classement
Il est possible dadditionner plusieurs formules si ncessaire.
Lobjet : Celui-ci peut figurer sous la forme dun titre ou apparatre, comme dans une lettre,
aprs la mention Objet .
La formule dappel ou la formule de politesse : Attention ! Les notes ne comportent ni lune, ni
lautre.
Le corps de la note : Le corps mme de la note nappelle aucun prambule. Seule compte
lefficacit maximale. On peut toutefois conseiller quelques formules pour entamer le premier
paragraphe :
Il parat indispensable de
Jattache de lintrt
Je crois utile de
Il est rappel que
La signature : La note doit absolument tre signe. Si le nom du signataire est prsent dans
len-tte, il nest alors pas ncessaire de le reprciser avant la signature. Si le nom nest pas
mentionn dans len-tte, il convient alors de la faire figurer avant la signature.
Les pices jointes : Une mention Pices jointes est porte sur la note si celle-ci est
accompagne de documents divers. Elle peut prciser le titre de ces documents ou leur
nombre total.

La diffusion de la note peut tre effectue de diverses faons : par distribution individuelle, par
affichage, par circulation dans les services avec margement, par courrier.

Arm de tous ces lments, vous allez tre un vrai pro de la note dinformation !