Sunteți pe pagina 1din 10

FORMAS DE LA ORGANIZACIN DE LA EMPRESA

Hay tres formas fundamentales de organizacin empresarial: la propiedad individual, la


sociedad colectiva y la sociedad annima. Una empresa de propiedad individual es
aquella que es propiedad de un individuo, que lgicamente tiene pleno derecho a recibir
los beneficios que genere el negocio y es totalmente responsable de las perdidas en
que incurre.
La propiedad individual es la forma ms simple de establecer un negocio. Aunque la
propiedad individual es simple y flexible, tiene serios inconvenientes, pues la capacidad
financiera y de trabajo de una persona es limitada.
Una empresa de propiedad colectiva es aquella cuyos propietarios son un nmero
reducido de personas que participan conjuntamente en los beneficios.
Las teoras de la organizacin se basan en anlisis del comportamiento de los distintos
individuos y colectivos que integran la empresa. En la gran empresa se observa una
disociacin entre la propiedad en manos de los accionistas y los que controlan
efectivamente, el equipo directivo. Adems, con frecuencia, el equipo directivo delega
la gestin de algunas de las actividades de la empresa en unidades con poder autnomo
de decisin, como son las divisiones. El comportamiento de la empresa se convierte en
el resultado de las previsiones de grupos con poder ejecutivo y objetivos distintos. Bajo
este modelo, la empresa no responde a un criterio nico, sino que este ser el resultado
de un proceso de negociacin desarrollado en el seno de la empresa.

LA ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO


1. INTRODUCCIN
No importa el tamao de la empresa en la que desarrollemos nuestra labor profesional.
No importa el nmero de personas que compongan el departamento al que nos vamos
a referir. Sea grande o pequea la empresa, una o varias personas las que formen el
departamento financiero, lo importante es tener una estructura definida para asignar o
asignarse responsabilidades para cada una de las reas que ms adelante
describiremos.
2. LA GESTIN FINANCIERA
El concepto de gestin financiera puede llegar a ser muy amplio, ya que las funciones
como la planificacin, previsin, contabilidad, empleo, control de gestin, rentabilidad de
fondos, etc., pueden abarcar amplias funciones. La gestin financiera es indispensable
en cualquier actividad organizada o sujeta a una planificacin o presupuesto. Los
recursos financieros son limitados y costosos, por lo que la gestin financiera debe
compatibilizar las demandas de recursos para la consecucin de unos objetivos con
obtener la mxima rentabilidad, y si es posible ahorro.
3. EL DEPARTAMENTO FINANCIERO
Muchos autores proponen diferentes organigramas del Departamento Financiero en
funcin del tamao de la empresa. Este planteamiento limita la visin global y local de
cada rea por la reduccin de subsecciones, si se trata de una empresa pequea.
Pensar as, es como contar solamente con el plano de una pequea parte de tu empresa
o el de toda la empresa; al dividirlo podremos prestar una atencin personalizada a cada
una de sus divisiones y sincronizarlas para obtener los recursos ms apropiados a
nuestro propsito final.
4. LA ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO
Normalmente el Departamento Financiero se responsabiliza de funciones que son
tpicamente financieras, y tambin de funciones econmicas y administrativas. Por ello,
empezaremos dividindolo en dos grandes reas:
La gestin financiera.
El control de gestin.
Esta subdivisin inicial y las posteriores favorecern la especializacin funcional de cada
una de ellas y nos conducirn con toda seguridad a una mayor eficacia de sus funciones.
En la figura siguiente observaremos las diversas reas de trabajo ms convenientes:
Consejo de Administracin Direccin General Otras direcciones Direccin Financiera
Control de Gestin Gestin Financiera Contabilidad Administracin Tesorera Ctas a
Cobrar Ctas. a Pagar
5. INTEGRACIN DE LAS REAS DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO
Una vez definidas las reas, disearemos un sistema de integracin para que todo
funcione como un sofisticado reloj de precisin. En la actualidad existen programas
informticos modulares que nos permiten cruzar todo tipo de informacin entre s para
obtener la informacin que se precise en tiempo real. Un modelo de sistema integrado
sera el que muestra la siguiente figura:

6. LAS FUNCIONES DE LAS REAS DEL DEPARTAMENTO FINACIERO


6.1.- TESORERA
La gestin financiera se apoya principalmente en el tesorero. El resto de los sistemas
de gestin de tesorera (cash management) estarn conectados con el resto de las
reas del departamento, en particular con la contabilidad. Es fundamental disponer de
una informacin bancaria integrada con el fin de obtener la mejor y ms rpida
informacin, para ello potenciaremos la conexin con la banca electrnica o Internet con
cada una de las entidades financieras con las que trabajemos, realizando la captura de
movimientos mediante la utilizacin de productos informticos de conexin
multibancaria. Ser responsabilidad de la Tesorera:
Centralizar la informacin financiera.
Establecer las previsiones precisas para atender los pagos.
Recepcionar los movimientos bancarios y distribuirlos al resto de las reas.
Control y seguimiento de las condiciones bancarias pactadas.
Relaciones con las entidades bancarias.
Seguimiento y conciliacin de las cuentas bancarias.
Proponer traspasos entre cuentas bancarias para optimizar su rentabilidad y no
mantener saldos ociosos y onerosos.
Asegurar la liquidez.
6.2.- REAS DE CUENTAS A COBRAR
Los crditos a clientes generan muchos riesgos y problemas, por esta razn, deberemos
racionalizar los crditos que concedamos al mismo tiempo que mejoraremos su cobro
poniendo de nuestra parte todo el esfuerzo necesario y medios para acortar los plazos
de cobro y los riesgos de morosidad. En el rea de cuentas a cobrar sern analizados
los riesgos con los clientes, utilizando las herramientas necesarias y bases de datos
disponibles o informes comerciales. Esta rea deber coordinar su labor con la Direccin
Comercial, teniendo en cuenta que por inercia, el comercial intenta vender en las
condiciones ms ptimas y con las mximas facilidades, entre ellas el aplazamiento del
pago, as pues, ste rea deber controlar que las condiciones de riesgo asumido
respondan a unos parmetros preestablecidos y asumidos por la Direccin General.
Entre sus obligaciones estn:
Recibir y remitir las facturas de crditos.
Relaciones con los clientes.
Seguimiento y conciliacin de las cuentas de clientes.
Control de impagados y ejecucin de procesos y protocolos establecidos de
recobro.
Mantenimiento y actualizacin de una base de datos de clientes.
Solicitar informacin financiera de clientes potenciales, evaluarla e informar al
Departamento Comercial.
6.3.- REA DE CUENTAS A PAGAR
Esta rea aportar a la gestin financiera una mayor agilidad al centralizar los procesos
de tramitacin de facturas y a la Tesorera previsiones de pagos con la antelacin
suficiente. Aunque el rea de Cuentas a Pagar y su responsable estn menos
implantada que la del responsable de Cuentas a Cobrar, se incluye ltimamente en las
grandes organizaciones por las numerosas ventajas que aporta. Aportar el mximo
orden a su gestin y la mejor imagen de cara a los acreedores, que dispondrn de un
interlocutor especfico dentro de la empresa para tratar los problemas de cobros que
puedan presentarse.
Deber estar muy coordinada con el Jefe de Compras en orden a cumplir los plazos de
pago acordados o bloquear pagos por incumplimientos. Entre sus funciones estarn:
Recepcin de albaranes, su comprobacin, archivo y contabilizacin.
Recepcin de facturas, su comprobacin, conformidad y contabilizacin.
Seguimiento y conciliacin de las cuentas de acreedores.
Relacin con los acreedores.
Cancelacin de saldos mediante los sistemas de pago establecidos por la
empresa.
Conjuntamente con el Jefe de Compras establecer la poltica de aplazamiento
de pago, cuyo cumplimiento vigilar.
6.4.- CONTABILIDAD
El rea de contabilidad ser la responsable de la contabilizacin de documentos que no
sean facturas a cobrar o facturas a pagar, as como de sus cobros y pagos. El dominio
del Plan General Contable y su aplicacin ser fundamental, as como la
homogeneizacin de los criterios para la imputacin de los gastos e ingresos a sus
respectivas cuentas contables. Debe ser consciente de que ser la responsable de la
mayor y mejor fuente de informacin que posee la empresa, para ello, pondr todos los
medios y esfuerzos necesarios para facilitar esa informacin de una forma rpida, eficaz
y fiable. Asimismo, pondr su mximo empeo y medios para evitar cualquier error en
su trabajo, pues de ello depende obtener una informacin que sea fiel reflejo de la
realidad y apoyo para decisiones empresariales. Entre sus funciones estarn:
Contabilizacin de documentos.
Verificacin de los documentos contabilizados.
Archivo de documentos.
Gestin del inmovilizado y su amortizacin.
Control de costes y su correcta imputacin.
Planificacin, anlisis, control y seguimiento de las inversiones.
Confeccin de informes y sistemas de informacin para la direccin.
6.5.- ADMINISTRACIN
El rea de administracin es de vital importancia para el buen funcionamiento de las
restantes reas del departamento. Adems, ser la responsable de funciones como la
gestin del efectivo, las relaciones con las administraciones pblicas, facturacin, etc.
La complejidad de esta rea radica en la diversidad de sus funciones, por lo tanto, es
ineludible una excelente predisposicin para que las relaciones con el resto de las reas
del departamento se lleven a cabo de la forma ms fluida y efectiva. Entre sus funciones
tenemos:
Relaciones con las administraciones pblicas.
Planificacin y gestin de las obligaciones fiscales.
Gestin de los ingresos en metlico y su ingreso en bancos.
Facturacin a clientes.
Estadsticas de produccin, ventas,...
Valoracin e inventarios.
Recepcin y distribucin de documentos.
Logstica y aprovisionamiento del departamento financiero.

METAS ADMINISTRATIVAS

1. MISION DE LA EMPRESA
Toda organizacin tiene una misin que define su propsito y que, en esencia, pretende
contestar esta pregunta En qu negocio estamos? El definir la misin de la
organizacin obliga a la administracin a definir con cuidado el espacio de su producto
o servicio. La determinacin del negocio en el que est una organizacin, es aplicable
tanto a organizaciones no lucrativas o a las que lo son.

Es una declaracin duradera de objetivos que distinguen a una organizacin de otras


similares.

Es un compendio de la razn de ser de una empresa, esencial para determinar objetivos


y formular estrategias. Tambin se la denomina declaracin del credo, de propsito, de
filosofa, de creencias, de principios empresariales, o declaracin definiendo nuestra
empresa. Fred David. La Gerencia Estratgica.
La formulacin de una misin muestra una visin a largo plazo de una organizacin, en
trminos de que quiere ser y a quien desea servir, describe: el propsito, los clientes,
los productos o servicios, los mercados, la filosofa y la tecnologa bsica de una
empresa. La formulacin de una misin debe:

1. Definir qu es la organizacin y lo que aspira a ser.

2. Ser lo suficientemente especfica para excluir ciertas actividades y lo


suficientemente amplia para permitir el crecimiento creativo.

3. Distinguir a una organizacin de todas las dems.

4. Servir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras.

5. Formulada en trminos tan claros que pueda ser entendida en toda la


empresa. La misin hace que las actividades de formulacin, ejecucin y
evaluacin de estrategias sean mucho ms fciles.

Ejemplo de Misin, Empresa:

Desarrollar, producir, comercializar y distribuir productos alimenticios de calidad que


superen las expectativas de clientes y consumidores, generando valor para nuestros
accionistas, beneficios a nuestros trabajadores y tratando justa y profesionalmente a
nuestros socios comerciales.

2. VISIN DE LA EMPRESA
La visin define de manera muy amplia lo que se espera a futuro de la organizacin,
cual es el alcance en cuanto a sector, crecimiento y reconocimiento efectivo, y el porqu
de ese reconocimiento.
Conjunto de ideas generales que proveen el marco de referencia de lo que una empresa
quiere y espera ver en el futuro.
La visin seala el camino que permite a la alta gerencia establecer el rumbo para lograr
el desarrollo esperado de la organizacin en el futuro.
Elementos:

a) Formulada por los lderes de la organizacin.

b) Dimensin del tiempo.

c) Integradora.

d) Amplia y detallada.

e) Positiva y alentadora.

f) Realista -Posible.

g) Consistente.

h) Difundida Interna y Externamente.

Ejemplo de visin:

Crear y producir el mejor lenguaje publicitario, teniendo como base la comunicacin


total con los clientes, esto nos dar un diferencial nico que nos identifique y a la vez
nos haga ms competitivos, alcanzando y manteniendo un liderazgo en el mercado.

3. OBJETIVOS

Establecer objetivos es esencial para el xito de una empresa, stos establecen un


curso a seguir y sirven como fuente de motivacin para todos los miembros de la
empresa.

Otras de las razones para establecer objetivos son:

permiten enfocar esfuerzos hacia una misma direccin.

sirven de gua para la formulacin de estrategias.

sirven de gua para la asignacin de recursos.

sirven de base para la realizacin de tareas o actividades.

permiten evaluar resultados, al comparar los resultados obtenidos con los


objetivos propuestos y, de ese modo, medir la eficacia o productividad de la
empresa, de cada rea, de cada grupo o de cada trabajador.

generan coordinacin, organizacin y control.


generan participacin, compromiso y motivacin; y, al alcanzarlos, generan un
grado de satisfaccin.

revelan prioridades.

producen sinergia.

disminuyen la incertidumbre.

Caractersticas de los objetivos

Los objetivos deben ser:

Medibles

Los objetivos deben ser mensurables, es decir, deben ser cuantitativos y estar ligados
a un lmite de tiempo. Por ejemplo, en vez del objetivo: aumentar las ventas, un objetivo
medible sera: aumentar las ventas en un 20% para el prximo mes. Sin embargo, es
posible utilizar objetivos genricos, pero siempre y cuando stos estn acompaados
de objetivos especficos o medibles que en conjunto, permitan alcanzar los genricos.

Claros

Los objetivos deben tener una definicin clara, entendible y precisa, no deben prestarse
a confusiones ni dejar demasiados mrgenes de interpretacin.

Alcanzables

Los objetivos deben ser posibles de alcanzar, deben estar dentro de las posibilidades
de la empresa, teniendo en cuenta la capacidad o recursos (humanos, financieros,
tecnolgicos, etc.) que sta posea. Se debe tener en cuenta tambin la disponibilidad
de tiempo necesario para cumplirlos.

Desafiantes

Deben ser retadores, pero realistas. No deben ser algo que de todas maneras suceder,
sino algo que signifique un desafi o un reto. Objetivos poco ambiciosos no son de
mucha utilidad, aunque objetivos fciles al principio pueden servir de estmulo para no
abandonar el camino apenas ste se haya iniciado.

Realistas

Deben tener en cuenta las condiciones y circunstancias del entorno en donde se


pretenden cumplir, por ejemplo, un objetivo poco realista sera aumentar de 10 a 1000
empleados en un mes. Los objetivos deben ser razonables, teniendo en cuenta el
entorno, la capacidad y los recursos de la empresa.
Coherentes

Deben estar alineados y ser coherentes con otros objetivos, con la visin, la misin, las
polticas, la cultura organizacional y valores de la empresa.

Tipos de objetivos

De acuerdo a su naturaleza, los objetivos se clasifican en:

a. Objetivos generales
Son expresiones genricas, algunos ejemplos de objetivos generales o genricos son:

ser el lder del mercado.

incrementar las ventas.

generar mayores utilidades.

obtener una mayor rentabilidad.

lograr una mayor participacin en el mercado.

ser una marca lder en el mercado.

ser una marca reconocida por su variedad de diseos.

aumentar los activos.

sobrevivir.

crecer.

Dentro de los objetivos generales, se encuentra la visin de la empresa, que es el


principal objetivo general que persigue una empresa.

b. Objetivos especficos

Son objetivos concretos necesarios para lograr los objetivos generales, estn
expresados en cantidad y tiempo, algunos ejemplos de objetivos especficos son:

aumentar las ventas mensuales en un 20%.

generar utilidades mensuales mayores a US$20 000 a partir del prximo ao.

obtener una rentabilidad anual del 25%.

lograr una participacin de mercado del 20% para el segundo semestre.

producir un rendimiento anual del 14% sobre la inversin.

elevar la eficiencia de la produccin en un 20% para el prximo mes.

vender 10 000 productos al finalizar el primer ao.


triplicar la produccin para fin de ao.

adquirir 2 nuevas maquinarias para el segundo semestre.

abrir 3 tiendas para el primer trimestre del prximo ao.

En ocasiones a los objetivos especficos se le conoce como metas.

De acuerdo al alcance del tiempo, los objetivos se pueden clasificar en:

a. Objetivos de largo plazo (Estratgicos)

Son objetivos a nivel de la organizacin, sirven para definir el rumbo de la empresa. Se


hacen generalmente para un periodo de cinco aos, y tres como mnimo. Cada objetivo
estratgico requiere una serie de objetivos tcticos.

b. Objetivos de mediano plazo (Tcticos)

Son objetivos a nivel de reas o departamentos, se establecen en funcin de los


objetivos estratgicos. Se hacen generalmente para un periodo de uno a tres aos.
Cada objetivo tctico requiere una serie de objetivos operacionales.

c. Objetivos de corto plazo (Operacionales)

Son objetivos a nivel de operaciones, se establecen en funcin de los objetivos tcticos.


Se hacen generalmente para un plazo no mayor de un ao.

d. Objetivos Misionales

Son objetivos a nivel de operaciones, se establecen en funcin de la misin de la


empresa nos ayudan a cumplir la misin del por qu fue creada la empresa.

e. Objetivos Visinales

Son objetivos a nivel de organizacin, muestran el camino a seguir para alcanzar la


Vision que se tiene de las empresas a futuro.

Recomendaciones sobre el uso de objetivos


Para finalizar veamos algunos consejos sobre el uso de objetivos:

se deben establecer objetivos generales, pero siempre y cuando stos sirvan de


referencia para establecer objetivos especficos. Establecer solamente objetivos
generales, puede generar confusin y falta de conciencia de hacia dnde realmente
se quiere llegar, siempre es necesario acompaarlos con objetivos especficos.

es necesario establecer objetivos para la empresa en general, para cada divisin


o rea, y para cada equipo de trabajo. Los objetivos para cada equipo se establecen
en funcin de los objetivos de cada rea, y los objetivos de cada rea se formulan
en funcin de los objetivos de la empresa.
los objetivos no deben ser estticos, se debe tener la suficiente flexibilidad como
para poder adaptarlos a los cambios inesperados que podran suceder en el
entorno, por ejemplo, los cambios repentinos en los gustos de los consumidores
como producto de nuevas modas.

siempre se deben establecer prioridades, cumpliendo los objetivos en orden de


importancia o urgencia.

y, por ltimo, los objetivos deben ser conocidos por todos los niveles de la
empresa, y siempre deben hacerse recordar permanentemente.

S-ar putea să vă placă și