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1
UNIVERSIDAD DEL ISTMO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y EMPRESARIALES
TESIS
por
Al conferrsele el ttulo de
2
UNIVERSIDAD DEL ISTMO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y EMPRESARIALES
Tema que me fue asignado por el Consejo de la Facultad de Ciencias Econmicas y Empresariales
el da 27 de febrero de 2003.
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NDICE
PGINA
Introduccin i
Objetivos iii
Justificacin iv
Viabilidad iv
Definicin del problema v
Hiptesis vi
Consecuencias vii
Tipo de investigacin viii
2. LOGSTICA 5
3. COMPRAS 11
4. ALMACENAMIENTO 19
4.1. BODEGA 19
4.2. REFRIGERACIN Y CONGELACIN 21
4.3. CONTROL DE INVENTARIOS 23
5. DISTRIBUCIN 29
CONCLUSIONES 31
RECOMENDACIONES 32
BIBLIOGRAFA 33
ANEXOS 35
4
INTRODUCCIN
5
En la actualidad la mayora de hoteles se ve en la necesidad de buscar
varios recursos para obtener la materia prima de sus productos, ya sea licitada en
el mercado local y algunas veces recurrir al mercado exterior (importaciones),
debido al tipo de materia que se trate, pues el mercado nacional no lo fabrica o no
lo comercia. La mayora de hoteles de cadena lleva el control de proveedores
radicados en el mercado interior y en el mercado exterior.
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OBJETIVOS
GENERAL
ESPECFICOS
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JUSTIFICACIN
Por lo tanto, es necesario conocer las distintas etapas o fases que conlleva
la gestin de suministro y las diferentes actividades que son llevadas dentro del
departamento desde la tarea de recepcin e inspeccin, almacenamiento,
refrigeracin y distribucin para completar el ciclo de la cadena de suministro.
VIABILIDAD
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DEFINICIN DEL PROBLEMA
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HIPTESIS
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CONSECUENCIAS
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TIPO DE INVESTIGACIN
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1. IMPORTANCIA DE LA CADENA DE SUMINISTRO
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La industria hotelera y en general cualquier empresa tienen que conocer las
oportunidades que Internet y las nuevas tecnologas ofrecen en el rea de gestin
de la cadena de suministro, deben redefinir los procesos de negocio relacionados
con la misma considerando a los proveedores como una pieza ms de su cadena
de valor, y deben de alinear los objetivos de clientes y proveedores teniendo en
cuenta que tienen distintas culturas empresariales, intereses, recursos, y sobre
todo realizar inversiones tanto en personal como en tecnologa.
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tiempos de aprovisionamiento y de los costos de gestin, ya que en proporcin
son mucho ms importantes los gastos de gestin que los del producto/servicio.
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productos a travs de nmeros de serie y seguimiento de lotes y de controlar el
inventario devuelto y contabilizar los costos adicionales. Mejorar la receptividad de
los clientes mediante una mejor organizacin al obtener una panormica completa
del negocio con informacin que se actualiza constantemente, de gestionar
inventarios en ms de un almacn, de calcular la disponibilidad de los productos
mediante escenarios posibles y obtener una panormica y un informe del
inventario en trnsito cuando sea preciso.
Es necesario crear una lista de todas las empresas con las que se hace
negocios e identificar aqullas que son ms crticas para el futuro y que se deben
de atender primero. Tal vez no sean las ms grandes, pero sern de las que se
depender ms a fin de continuar, o las que no se podr reemplazar con facilidad.
Se debe establecer una base de datos sencilla para el estado de cada uno de los
contactos inmediatos en la cadena de suministros y compartir la informacin con
ellos para medir el progreso de ellos y el propio.
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2. LOGSTICA
Diagrama No. 1
OBJETIVOS DE LA LOGSTICA
Flexibilidad Tiempo
Fiabilidad espera Nivel de
Inventario
En la entrega entrega
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Diagrama No. 2
ELEMENTOS BSICOS DE LA GESTIN DE SUMINISTRO
Clientes Distribucin
Inventarios Almacenamiento
Suministros
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- Lentitud de procesos por excesivos formalismos burocrticos.
- Normatividad excesiva o mal utilizada.
- Manejo del presupuesto inadecuadamente.
- Poca comunicacin con otros departamentos.
- Catlogos de productos desactualizados y redundancia de productos
similares.
- Ausencia de listado de insumos.
- Poca o nula participacin de profesionales del rea en el sistema de
logstica.
- Sistema de informacin insuficiente.
2. 2 CLIENTES
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Diagrama No. 3
PRINCIPIOS DEL SERVICIO AL CLIENTE EN LA GESTIN DE SUMINISTRO
Eficiencia Efectividad
Productivi- Atencin al
dad Cliente
Beneficio
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2. 3 SELECCIN DE BIENES Y SERVICIOS
Debe ser participativo, ya que todos los miembros del hotel (personal
administrativo) tiene que involucrarse en el proceso a fin de entenderlo y
enriquecerlo con su experiencia y la visin que su especialidad les brinda.
2. 4 MTODOS DE SELECCIN
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listar los productos que ellos necesitan, constituyendo la oferta. Se debe
considerar la accesibilidad y disponibilidad del producto a travs de un
catlogo de productos y registro de proveedores.
2. 5 CATLOGO DE PRODUCTOS
2. 6 REGISTRO DE PROVEEDORES
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3. COMPRAS
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La materia prima debe ser licitada en el mercado local y algunas veces
recurrir al mercado exterior (importaciones), debido al tipo de materia que se trate,
pues el mercado nacional no lo fabrica o no lo comercia.
3. 1 EL AGENTE DE COMPRAS
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Mantener informados a los departamentos sobre la situacin de la
mercanca en trnsito, as como de los nuevos productos del mercado, precios y
proveedores. No dar trmite a un pedido si no viene con las especificaciones
correspondientes. Debe realizar una revisin continua de nuevos sistemas y
realizacin de nuevas tcnicas y mtodos modernos que puedan ayudar a
incrementar favorablemente las funciones del departamento.
3. 2 EL PROVEEDOR
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El JIT surge por las debilidades que tiene el sistema de valoracin
tradicional, de los retrasos en el proceso de fabricacin al producir cantidades de
productos en exceso de la demanda corriente, debido a la utilizacin de modelos
basados en la determinacin de las cantidades econmicas de pedido. Las
empresas que adoptan un programa de calidad total son las que ms
eficientemente pueden aplicar el modelo del justo a tiempo, ya que en ellas el
problema de la calidad desaparece y las posibles fallas o tareas que no agreguen
valor son erradicadas en un gran porcentaje. Tambin debe tenerse en cuenta que
al no existir problemas tcnicos dentro de la etapa productiva, no se necesita
mantener un stock considerable de inventarios para protegerse contra
insuficiencias de la pobre calidad de produccin eliminando as una gran cantidad
de productos en proceso.
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Busca reducir los inventarios a niveles muy bajos, mientras que en el
sistema tradicional los materiales se suministran y transfieren al siguiente proceso
sin tener en cuenta el nivel de la demanda existente. No puede implantarse en una
empresa que no tenga un claro compromiso con la gestin de la calidad total, ya
que si no se encuentra un proceso productivo sin deficiencias no podr crearse la
confiabilidad en la cual basa su fundamento el modelo.
3. 3 RELACIN COMPRADOR-PROVEEDOR
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Pensar en el proveedor como una extensin de la empresa. Mantenerlo informado
de los crecimientos reales y potenciales del negocio, instarlo a desarrollar
capacidad productiva a cambio de garantizarle un vnculo permanente fundado en
tres principios bsicos: costo calidad y plazo. Instarlo a mejorar la calidad de sus
servicios y productos, motivarlo a la innovacin permanente.
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- Orden de compra. Solicitud de los proveedores para surtir los diferentes
artculos requeridos por los departamentos de la empresa.
- Reporte mensual de compras. Registro de las compras por tipo de artculo,
de acuerdo a la importancia y vlumen.
- Informe de inflacin interna. Reporte comparativo de un perodo para
identificar incrementos o decrementos de mercancas compradas.
3. 5 MODALIDADES DE COMPRA
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van a satisfacer los requerimientos. Es la ms usada debido a su facilidad de
localizacin, pues con una gua comercial basta para saber quienes son los
proveedores potenciales.
Para lograr esto se debe partir con la confianza que deben tener los
proveedores, a quienes se les muestra el sistema de produccin para que se
enrole y concientice de las necesidades y, por ende, que su producto se adapte a
los requerimientos establecidos.
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4. ALMACENAMIENTO
4.1 BODEGA
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Horario. El horario de recepcin y salidas de los almacenes, deben establecerse
de acuerdo con las necesidades operacionales de cada hotel por el gerente
general y el contralor y exhibirse en letrero visible a la entrada del almacn.
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deber verificar diariamente, que las bsculas estn colocadas en su lugar,
niveladas y que los otros instrumentos de medicin se encuentren en buenas
condiciones. El almacenista surtir la mercadera por los procedimientos de
primeras entradas, primeras salidas (PEPS), entregando los artculos que llegaron
primero y conservando en almacn los de ms reciente arribo, con el objeto de
evitar que algunas mercaderas de carcter perecedero se descompongan.
Control de llaves de almacn. Las llaves de los almacenes estarn bajo la custodia
del jefe de almacenes y al terminar cada da de trabajo, sern depositadas en el
departamento de seguridad. Se llevar una bitcora en la que se anotar la fecha
y hora de recibo del sobre conteniendo las llaves, as como las firmas de las
personas que intervengan. El jefe de almacenes retirar las llaves mediante su
regisro y firma en las bitcoras de seguridad.
4. 2 REFRIGERACIN Y CONGELACIN
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Artculos Fahrenheit Centgrados
Por los olores tan fuertes que despiden los pescados y mariscos, no
debern ser almacenados junto con otros productos, ya que dichos olores podrn
ser absorbidos y contaminar el sabor de otros alimentos.
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copia al analista de operacione, con descripcin detallada de los artculos que sale
y que debern tomrse en cuenta en caso de inventario.
4. 3 CONTROL DE INVENTARIOS
Diagrama No. 4
COMPONENTES DEL INVENTARIO
Nivel de
Inventario
Exceso de inventario
Reaprovisionamiento
Inventario de Seguridad
Tiempo
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Para realizar un anlisis sobre el inventario es necesario seleccionar un
criterio basado en el nivel de importancia, clasificar los productos de acuerdo a
este criterio, calcular el uso acumulado para todos los productos y clasificarlos en
grupos, ya sea A,B, C, segn su importancia y asignarle niveles a estos
inventarios y espacio en el almacen para cada producto.
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- Revisar y evaluar la solidez y debilidades del sistema de Control Interno.
- Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensin y
oportunidad de los procedimientos de auditora aplicables de acuerdo a las
circunstancias.
- Preparar informes peridicos con el resultado del trabajo y las conclusiones
alcanzadas.
- Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de
inventarios y determinar su eficiencia.
- Verificar que los soportes de los inventarios, se encuentren en orden y de
acuerdo a las disposiciones legales.
- Observar si los movimientos en los inventarios se registran
adecuadamente, modificando los krdex y las cuentas correspondientes.
- Revisar que exista un completo sistema de costos, actualizado y adecuado
a las condiciones de la compaa.
- Comprobar que las salidas de almacn sean correctamente autorizadas.
- Verificacin de la prctica de conteos fsicos de los inventarios existentes
peridicamente.
- Verificar que los inventarios estn adecuadamente asegurados.
- Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las
ptimas.
- Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado
del manejo de los inventarios. Al igual que el conocimiento y cumplimiento
de este por parte de los empleados.
- Verificar manualmente si las cantidades en inventarios representan
productos, materiales y suministros de propiedad del hotel y estn en
existencia, en trnsito, en depsito, en almacenes de terceros, o en
consignacin.
- Comprobar si las partidas en inventario estn consolidadas al costo o
mercado, al que sea mas bajo, de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
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- Verificar que los listados de los inventarios estn recopilados, calculados,
sumados y resumidos correctamente, y si los totales se reflejan
debidamente en la contabilidad.
- Determinar la existencia de gravmenes por prendas o garantas o por
cesin de los inventarios, y en caso afirmativo constatar con terceros si
dichos gravmenes aparecen claramente consignados en los estados
financieros o en las notas relativas a los mismos.
- Comprobar que los inventarios al cierre del perodo han sido determinados,
en cuanto a cantidades, precios, clculos, y existencia, sobre una base que
guarda uniformidad con la utilizada en los inventarios al cierre del periodo
anterior.
- Realizar una verificacin de la existencia de las cotizaciones para la compra
de materiales y dems elementos constitutivos del inventario.
- Hacer una verificacin de las cifras de los auxiliares con los saldos del
mayor para determinar existencia.
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para los resultados del mes; las entradas se separarn y se considerarn al mes
siguiente.
Otros inventarios realizados dentro del hotel pueden ser a efecto de que el
costo de los suministros para huespdes queden en concordancia con la
ocupacin de ingresos de cuartos al mes, es recomendable realizar el inventario
de la existencia de los ameneties en bodega de ama de llaves, valuarlo y de ser
representativo su importe, acreditarlo virtualmente a resultados con cargo al
inventario de suministros, reversando al da siguiente este asiento contable.
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- Costo Promedio. Se obtiene diviendo el valor de las existencias, entre el
nmero de unidades existentes;
- ltimas Entradas Primeras Salidas (UEPS). Este mtodo consiste en
suponer que los ltimos artculos en entrar al almacn o a la produccin,
son los primeros en salir, por lo que siguiendo ste mtodos, las existencias
al finalizar el ejercicio queden prcticamente registradas a los precios de
adquisicin o produccin ms antiguos.
- Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS). Este mtodo se basa en la
suposicin que los primeros artculos en entrar al almacn o a la produccin
son los primeros en salir, por lo que las existencias al finalizar cada
ejercicio, quedan prcticamente registradas a los ltimos precios de
adquisicin.
- Costo Especfico o de Mercado. Son los correspondientes a la lista de
mercado, misma que se deber cargar de inmediato al costo a valor de
adquisicin.
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5. DISTRIBUCIN
5. 1 ETAPAS DE DISTRIBUCIN
Emisin y Entrega de las rdenes de compra. A partir de aqu, inicia una labor de
seguimiento al proveedor para el cumplimiento de la compra. stas deben poseer
dos caractersticas: indicacin del plazo de entrega y las penalidades a que est
sujeto el proveedor en caso de incumplimiento.
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incumplimientos de los proveedores, en forma anticipada que permita la adopcin
de medidas correctivas, para evitar el desabastecimiento.
Reporte de cumplimiento y atrasos del producto por parte del proveedor. Seala
los das de atraso, a partir del primer calendario posterior al ltimo dia de plazo
otorgado para la entrega. Esto permite observar el nivel de incumplimiento y las
acciones correctivas tomadas, considerando el factor de oportunidad que existe
por tener a tiempo y en las cantidades pactadas, los bienes adquiridos.
Distribucin de los bienes adquiridos. Esto supone que stos deben estar
oportunamente en la cantidad adecuada y a disposicin del usuario final, de
manera que todos los esfuerzos estn orientados a este objetivo. La distribucin
puede partir de efectuarlo desde la bodega central.
42
CONCLUSIONES
43
RECOMENDACIONES
44
BIBLIOGRAFA
45
Manual de Administracin de Hoteles. Guatemala: Intecap, 1980. Publicacin n
194 volumen 3.
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ANEXOS
Solicitud de compra:
Es importante que cada persona que emita una solicitud de compra, detalle las
caractersticas adecuadas de lo que necesita, en el caso de Alimentos y Bebidas
debe definir claramente cdigos y marcas de su utelera y artculos solicitados al
igual que Ama de Llaves, Mantenimiento y todos los otros departamentos.
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Especificaciones de compra:
Esta forma impresa debe existir en todo hotel, con el objeto de mantener una
calidad uniforme, y que no deje margen a aplicarse la lgica del comprador. Debe
ser clara, concreta y muy expresa. El contenido minimo de la hoja de
especificaciones de compras debe ser:
- cdigo del artculo,
- nombre del producto,
- uso para el cual se destina,
- grado de calidad deseado,
- unidad de compra, y
- cualquier otro factor que identifique plenamente el artculo que se necesite.
Lo ideal es tener una hoja individual por cada artculo que se compra, pero
algunos articulos se identifican con solo una frase o lnea. Entonces, el realizar un
tabular con las especificaciones de todos los artculos bastar para tener presente
cada vez que se vaya a realizar una compra.
Debido al poco uso que los compradores tradiciones le dan a lo escrito, esta forma
no ha tenido el impacto que debiera en Guatemala, pero en tres de los hoteles
ms grandes ya lo usan y los resultados han sido notorios. Aunque la tradicin de
que todo esta en la mente del gerente de compras ha sido generadora de
resultados negativos a este valioso medio del control en la hotelera.
Existen dos razones importantes para que las especificaciones sean escritas:
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Primero, es imposible que el encargado de compras recuerde todos los detalles, y
segundo, si el encargado de compras est ausente del establecimiento, quien
tome la decisin de compra estar seguro que comprar guardando los
estandares establecidos en las especificaciones.
Pruebas de calidad:
Las pruebas de calidad no deben confundirse con el control de calidad, ya que son
diferentes en su estructura. Las pruebas de calidad se realizan desde que se elige
al proveedor de la materia prima hasta antes de que el producto llegue al
consumidor. En hotelera, en la operacin de alimentos y bebidas, las pruebas de
calidad determinan si un artculo est dentro de los estndares y si debe aceptarse
o no al momento de su ingreso a la bodega. Y con respecto a los artculos cuya
calidad no puede determinarse en bodega, se analizan con el encargado para
tomar la determinacin de si son buenos o no, y sugerir a compras que se cambie
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o que se le comunique al proveedor sus deficiencias para que tome las medidas
necesarias.
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