ANALISIS DE PUESTO

1. JEFE DE RECURSOS HUMANOS

2. SECRETARIA DE RECURSOS HUMANOS

Problema:
La empresa ha decidido realizar un anlisis de puesto para la secretaria de recursos
humanos porque identifico que existen dificultades.
Es deseable que este puesto este ocupado por un personal proactivo y organizado
en sus funciones. Lo cual el actual ocupante de este puesto no cumple con estos
requisitos y esto perjudica en la eficiencia de esta rea de la empresa ya que, en su
falta de organizacin, cuando se requiere la entrega de un documento esta demora
en la entrega de dichos documentos por su falta de organizacin.

Paso 1: Mtodo que se usara en la obtencin de informacin

El mtodo que se usara para la obtencin de informacin para este anlisis de

puestos es el cuestionario o encuestas a los ocupantes de los puestos a analizar

CUESTIONARIO
Cul es el nombre de la institucin en la que labora?
R.-
Cul es puesto o la funcin que desempea y la posicin del que ocupa dentro de
la organizacin?
R.-
Cul es el nivel salarial que tiene asignado su puesto?
R.-
A quin reporta usted los resultados de las actividades que realiza?
R.-
Con quin tiene que mantener comunicacin como parte de su trabajo dentro y
fuera de la empresa?
Qu tipo de funciones desempea de direccin, de coordinacin u operativas?
R.-
En qu horario desempea usted sus actividades?
R.-
En qu lugar desempeara usted sus funciones?
R.-
Cul es la funcin o funciones generales que usted desempea dentro de esta
organizacin?
R.-
Cules son las funciones especficas que desarrolla usted dentro de la
organizacin?
R.-
Cules son las funciones que usted comparte con todo el personal de la
organizacin?
R.-
Cules son las funciones qu realiza si usted dirige personal?

Paso 2: Revisin de la informacin bsica.

Organigrama
 JEFE DE RECURSOS
HUMANOS

SECRETARIA DE RECURSOS
HUMANOS

AYUDANTE AYUDANTE
VENDEDOR VENDEDOR VENDEDOR
ALMACEN ALMACEN LIMPIEZA PORTERO 1 PORTERO 2
1 2 3
1 2

Misin de la secretaria

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, adems de

acompaar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.

Funciones de una Secretaria

- Ser puntual en todas sus actividades de funciones.

- Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio
al cliente.
- Hacer una evaluacin peridica de los proveedores para verificar el
cumplimiento y servicios de stos.
- Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento
correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el
trabajo asignado.
- Mantener discrecin sobre todo lo que respecta a la empresa.
- Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o
departamentos dentro de la empresa.
 - Hacer y recibir llamadas telefnicas para tener informado a los jefes de los
compromisos y dems asuntos.
- Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por t jefe.
- Mejora y aprendizaje continuo.

Imagen de xito.

La imagen profesional es uno de los factores ms importantes en el logro

de las metas deseadas. Es la combinacin balanceada de la salud fsica,
emocional y espiritual de los siguientes elementos:
- Conocimientos.
- Valores.
- Modales.
- Personalidad.
- Tacto.
- Humildad y Sencillez

PASO 3: Seleccin de puestos a estudiar

El puesto el cual seleccionaremos para realizar el estudio del anlisis de puesto es

el de secretaria del gerente de recursos humanos ya que en la empresa tambin
existen puestos similares que desempean similares funciones con ligeras
variaciones. Se eligi este puesto ya que este es un puesto importante para la
empresa por las diferentes funciones que realiza en el mbito de recursos humanos
generando as informacin e interaccin con los dems miembros de la empresa.

PASO 4: Reunir y analizar la informacin recopilada

Perfil de la secretaria
Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla
con las siguientes caractersticas:
 - Buena presencia.
- Persona de buen trato, amable, corts y seria.
- Excelente redaccin y ortografa.
- Facilidad de expresin verbal y escrita.
- Persona proactiva y organizada.
- Facilidad para interactuar en grupos.
- Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
- Brindar apoyo a todos los departamentos.
- Desempearse eficientemente en su rea.
- Aptitudes para la Organizacin.
- Buenas relaciones interpersonales.
- Dinmica entusiasta.
- Habilidades para el planeamiento, motivacin, liderazgo y toma de
decisiones.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presin.

Interaccin en la empresa
- La secretaria de recursos humanos tiene relacin directa con el gerente de
recursos humanos ya que este es el cargo superior inmediato.
- Tambin se relaciona con todo el personal de la empresa ya que es la que
recibe toda la informacin y enva los informes o avisos correspondientes o
emitidos por el gerente de recursos humanos

Estudios y experiencia de la secretaria

Este personal debe contar con estudios superiores en secretariado ejecutivo y
atencin al cliente, contar con una experiencia mnima de 2 aos
PASO 5: Revisar la informacin con los participantes

Especificacin Del Puesto

Qu conocimientos debe poseer para desarrollar apropiadamente sus funciones?
R.-
Qu habilidades debe poseer para desarrollar apropiadamente sus funciones?
R.-
Qu nivel de estudios se requiere para poder realizar el trabajo?
R.-
Qu equipo manejar como parte de sus actividades?
R.-
Qu lenguas necesita dominar para desarrollar su trabajo?
R.-
Qu experiencia (en cuanto a la tarea, el puesto y la organizacin) necesita tenerse
para poder desarrollar estas funciones?
R.-
De qu valores monetarios, materiales, bienes muebles e inmuebles, equipo,
actividades y trmites es responsable?
R.-
Describa las caractersticas del lugar en que desarrolla sus actividades

Qu equipo de seguridad debe manejar en su trabajo?

Cules son los accidentes o enfermedades que ocurren con mayor frecuencia
como parte de su trabajo?

En qu consiste la actividad fsica que realiza como parte de sus tareas?

R.-

PASO 6: Elaborar la descripcin y la especificacin del puesto

En el puesto actual de secretaria debe ser ocupada por una persona capaza de
realizar las diferentes actividades que se le asigne segn a su manual de funciones
el cual debe aplicar y tener el siguiente perfil para desempear eficazmente sus
funciones y ser un miembro eficiente dentro la empresa.

- Buena presencia.
- Persona de buen trato, amable, corts y seria.
- Excelente redaccin y ortografa.
- Facilidad de expresin verbal y escrita.
- Persona proactiva y organizada.
- Facilidad para interactuar en grupos.
- Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
- Brindar apoyo a todos los departamentos.
- Desempearse eficientemente en su rea.
- Aptitudes para la Organizacin.
- Buenas relaciones interpersonales.
- Dinmica entusiasta.
- Habilidades para el planeamiento, motivacin, liderazgo y toma de
decisiones.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presin.

Por lo cual se ha visto conveniente instruir a la actual secretaria de recursos

humanos para llegar a obtener este perfil mediante actualizaciones o cursillos para
el aprendizaje de las tareas q debe realizar