COMPROBANTES CONTABLES

Los comprobantes contables tambin denominados comprobantes de diario son un conjunto de hojas
pre impresas, que tiene por finalidad reemplazar a los clsicos libros diarios, convirtindose tambin en
evidencias contables. Los comprobantes contables son documentos donde se realizan registros de
diario y son utilizados en una empresa para practicar el registro contable de transacciones suscitadas
diariamente.
La funcin de los comprobantes es dejar huellas de los hechos econmicos que tiene la empresa,
consolidando dicha informacin peridicamente en dichos comprobantes
Objetivo

El objetivo de los comprobantes de diario es agrupar las transacciones de similar naturaleza en sus
correspondientes cuentas y a travs de estas proporcionar informacin referida a las operaciones
suscitadas en una empresa cronolgicamente.

Esta ciencia tiene claramente establecido sus objetivos a travs de la aplicacin de normas contables y
legales. Y una de esas normas indica que toda transaccin comercial de una empresa debe ser
registrada apropiadamente en comprobantes de diario sean estos de forma manual o computarizada,
es as que estudiaremos estos documentos contables que una empresa debe generar de manera
obligatoria.
Formalidades
Se denominan formalidades a las condiciones tanto intrnsecas como extrnsecas con las que deben
cumplir los comprobantes de diario, mismas que mencionamos en prrafos anteriores, es decir, las
condiciones que deben cumplir los libros principales.
Para el registro contable de la gran variedad de innumerables transacciones suscitadas en una
empresa, se deben de seguir las Bases de Registro que son dos:

La Base efectivo: Se utiliza para todas aquellas transacciones que necesariamente producen
movimiento de fondos, es decir ingreso y salida de dinero.
La Base devengado: Se utiliza para todas aquellas transacciones que no producen
movimiento de fondos, es decir que no generan entrada ni salida de dinero, pero sin embargo
por sus caractersticas necesariamente deben ser registradas.

En funcin a las bases de registro contable, se da origen a la clasificacin de los comprobantes

contables, siendo la siguiente:
COMPROBANTE CONTABLE DE INGRESO: Tambin conocido como recibo de caja, son
documentos que se usan para registrar las entradas de dinero de una empresa de forma ordenada y
especifica de manera que puedan tomar decisiones, tales como: crditos recibidos, ventas, cuotas
sociales, aportes de capital, subsidios.
Los comprobantes de ingreso se le deben dar al cliente, pero de igual forma se debe tener una copia
para la empresa y as poder mantener la parte contable al da
COMPROBANTE CONTABLE DE EGRESO: Llamado tambin orden de pago, es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o
efectivo, estos documentos se usan para registrar las salidas de dinero de la empresa, como ser:
compras de materiales e insumos, pagos, cobranzas, crditos, reparaciones, pago de sueldos u
honorarios, viticos. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
COMPROBANTE CONTABLE DE TRASPASO: Es aquel documento que registra y expone
informacin financiera referente y nicamente a transacciones que no generan ingreso ni egreso de
fondos, es decir operaciones sobre la Base de devengamiento.
Todos los comprobantes de diario (ingreso, egreso y traspaso) deben estar preparados con sus
respectivas copias, en un nmero de acuerdo con la estructura orgnica de la empresa.
Es decir, el original necesariamente tiene que adjuntar la documentacin de respaldo para su
correspondiente empaste y cumplimiento de disposiciones estipuladas al respecto, debiendo quedarse
mientras termine el ejercicio fiscal en oficinas de Contabilidad para luego ser enviados al Archivo de la
empresa.

La primera copia, tambin se quedar en oficinas de Contabilidad para realizar consultas inmediatas y
preservar de esa manera el original.

La segunda copia, deber ser remitida si el caso corresponde, a Gerencia Financiera de la empresa
para que sta unidad administrativa cuente con tal informacin.

La tercera copia, deber ser remitida si el caso corresponde, a Gerencia General de la empresa para
que sta unidad administrativa cuente con tal informacin.

La cuarta copia, deber ser remitida si el caso corresponde, a Auditora Interna de la empresa para que
sta unidad administrativa de control cuente con tal informacin.

Estos comprobantes deben de seguir una numeracin correlativa por mes y por gestin, deben ser
debidamente empastados por separado en forma mensual y conservarse en un ambiente apropiado
para cualquier consulta interna o de auditora externa. El uso de estos documentos debe de ser
supervisado y controlado por la persona encargada del Archivo en la empresa.