Caso 4: Elementos esenciales de la planeacin y administracin por objetivos

La planeacin comprende una seleccin de misiones y objetivos, como tambin las acciones
necesarias para lograrlas, requiere tomar decisiones, elegir un curso a futuro sobre varias
alternativas.

Aunque se analizan por separado, planeacin y control estn estrechamente relacionados.

Existen muchos tipos de planes, tales como: propsitos, metas, estratgicas, polticas, etc.

1 .Propsitos o misiones: Se usan indistintamente): identifican la funcin bsica o tarea de una

empresa o dependencia o de cualquier parte de ella. Todo tipo de operacin organizada tiene
un propsito o misin. Ej. El propsito de una universidad es ensear, investigar y proporciona
r servicios a la comunidad.

2. Objetivos o metas: Se usan intercambiablemente): son los fines hacia los cuales se encaminan
las actividades. No slo representan el punto final de la planeacin, sino tambin el destino al
que se encamina la organizacin, la integracin del personal, la direccin y el control.

3. Estrategias: Se define como la determinacin de los objetivos bsicos a largo plazo de una
empresa y la adopcin de lneas de accin, as como la asignacin de los recursos necesarios
para la consecucin de estas metas.

4. Polticas: Son planes puesto que son declaraciones o ideas generales que guan o encauzan
los razonamientos al tomar decisiones. Las polticas definen el mbito en el que se toman las
decisiones y aseguran que sean congruentes y contribuyan a un objetivo.

5. Procedimientos: Son planes que establecen un mtodo obligatorio para el manejo de

actividades. Son secuencias cronolgicas de las acciones requeridas. Son guas para la accin,
no esquemas de pensamiento, y detallan la manera exacta en que deben cumplirse ciertas
actividades. Ejm: La poltica de la compaa puede concederles vacaciones a los empleados; los
procedimientos proporcionarn las bases para la programacin de las vacaciones para evitar las
interrupciones en el trabajo.

6. Reglas: Establecen acciones especficas requeridas o la ausencia de acciones, sin

permitir ninguna discrecin. Normalmente son el tipo de plan ms sencillo. Por ejemplo, no
fumar es una regla que no acepta ninguna desviacin de una lnea de accin marcada.

7. Programas: Son un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, encargos de

trabajo, pasos que hay que tomar, recursos para consumir y otros elementos necesarios para
llevar a cabo una actividad; ordinariamente estn apoyados por los presupuestos.

8. Presupuestos: es una declaracin de resultados esperados que se expresa en trminos

numricos. Puede considerarse un programa expresado en nmeros. Un presupuesto puede
expresarse en trminos financieros, de horas de mano de obra, unidades de producto, en horas
mquina, etc.

Pasos para la planeacin:

1. Estar atentos a las oportunidades: un conocimiento de las oportunidades (problemas) que se

ofrecen en el ambiente externo as como dentro de la organizacin es el punto de partida para
la planeacin.

2. Establecer objetivos: Consiste en establecer los objetivos de toda la empresa y enseguida de

cada unidad. Esto debe hacerse pensando tanto en el largo plazo como en el corto. Los objetivos
especifican los resultados esperados e indican los resultados de lo que debe hacerse, los campos
en que debe insistirse ms y lo que hay que conseguir con el conjunto de las estrategias,
polticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.

3. Desarrollar premisas: Establecer, difundir y llegar a acuerdos sobre las premisas crticas de la
planeacin, como los pronsticos, polticas bsicas prcticas y planes de compaa. Las premisas
son las suposiciones acerca del ambiente en el cual el plan se deber llevar a cabo. Es importante
que todos los administradores ocupados en la planeacin estn de acuerdo en las premisas.

4. Determinacin cursos alternativos: Buscar y examinar alternativas de accin, sobre todo las
que no son patentes de forma inmediata.

5. Evaluar cursos alternativos: consiste en evaluar las alternativas en el contexto de las premisas
y las metas.

6. Seleccionar un curso: en este momento se adopta el plan; es el momento verdadero dela

toma de decisiones.

7. Formular planes derivados: De manera casi invariable, los planes derivados deben apoyar
al plan bsico.

8. Cuantificar los planes mediante presupuestos: Despus de que las decisiones se han tomado
y los planes se han establecido, el paso final es darles significado. Se les debe dar una expresin
numrica convirtindolos en presupuestos.

Los objetivos son el punto final a donde se dirigen las actividades, estas deben verificarse al final
del periodo, forman una jerarqua.

Se dan varias opciones acerca si una organizacin debe usar el mtodo ascendente o
descendente, aunque en la experiencia se ha mostrado que el mtodo ascendente se sigue muy
poco, dando mucho valor a las decisiones de los ejecutivos solamente.

Los gerentes deben conocer la importancia de cada una de sus metas.

En la actualidad, se practica en el mundo la administracin por objetivo (APO), lo definimos

como un sistema administrativo amplio que integra muchas actividades administrativas
esenciales de manera sistemtica y que est dirigido a la materializacin eficaz y eficiente de
organizaciones o individuales.

Se ha utilizado ampliamente para la evaluacin de desempeo y motivacin de empleados,

ayuda a las personas a comprometerse, una planeacin orientada hacia los resultados.

Algunas ventajas vienen a ser un perfeccionamiento de la administracin mediante la planeacin

orientada a resultados, fomento del compromiso con las metas personales y de la organizacin
y desarrollo de controles efectivos que miden los resultados y conducen a acciones correctivas.

Algunas desventajas son que la filosofa se funde en conceptos de autocontrol y autoevaluacin,

pueden volverse inflexibles a lo largo del tiempo ya que tienden a proyectarse a corto plazo,
puede haber una mala explicacin de la filosofa del APO a los subordinados como tambin su
fijacin en el uso excesivo de metas cuantitativas, menospreciando metas importantes como
una buena imagen de la empresa, la cual es clave para una empresa aunque difcil establecerla
en trminos cuantitativos.