Sunteți pe pagina 1din 26

TERMINOLOGIA ARHIVISTICII

Arhivistica este disciplina care se ocupa cu cercetarea izvoarelor scrise


pe suporti friabili in vederea stabilirii solutiilor optime de ordonare,
inventariere, conservare si valorificare a documentelor. Este totodata stiinta
care se ocupa cu teoria si practica muncii in arhive. Arhivele sunt esentiale in
cercetarea domeniilor istoriei, stiintelor umaniste etc deoarece ele contin
izvoarele necesare elaborarii teoriilor stiintifice sau pentru verificarea/
consoloidarea/ revizuirea celor deja existente. De aici rezulta necesitatea
contactului permanent al cercetatorului cu arhivele si cu documentele cuprinse
in ele.

Ca orice stiinta, si Arhivistica detine o terminologie proprie care acopera


toate problemele teoretice si practice pe care le implica acest domeniu. Pentru
intelegerea disciplinei problemelor specifice este necesara insusirea acestei
terminologii.

Actul. Din punct de vedere arhivistic este un document eliberat de o


autoritate prin care se atesta un fapt. Este un termen general care se da pentru
orice inscris intocmit de persoane fizice sau juridice care cuprinde situatii de
drept sau de fapt (contracte, testamente, succesiuni, contracte de casatorie,
referate, dari de seama, petitii etc). In legislatia actuala, termenul se foloseste
mai mult pentru inscrisurile de natura juridica.

Arhiva. Deriva din cuvantul grecesc archeion (resedinta arhontelui, inaltul


magistrat din polis). In archeion se pastrau si actele emise de arhonte in timpul
activitatii sale. Termenul a fost preluat si de romani in forma archium, arcivum,
archivium. Termenul are mai multe intelesuri :

1.ansamblu sau totalitate a documentelor. In acest inteles arhiva trebuie sa


intruneasca o serie de conditii pentru a putea exista : ca acest ansamblu a
documentelor sa ia nastere in urma activitatii unui creator de arhiva; sa fie
constituita dintr-un ansamblu de documente acumulate in decursul activitatii
desfasurate de creatorul de arhiva; sa formeze o unitate organica, sa fie
constituita dupa o anumita ordine si sa fie pastrata intr-un loc bine determinat;
pastrarea documentelor sa fie justificata de utilizarea sau de utilitatea lor.
2. institutie de arhiva - acea/acele institutii specializate in pastratea,
organizarea si valorificarea documentelor de arhiva cu valoare practica sau
istorico-documentara.

3.loc de pastrare a documentelor - cu sensul de compartiment, sector,


structura organizata pentru pastrarea sistematica a documentelor adunate de
un creator de fond care trebuie sa tina o evidenta proprie.

4.ansamblul de documente provenite de la un creator de fond arhivistic sau de


arhiva.

Din punct de vedere terminologic exista 3 tipuri de arhive : arhiva


curenta, arhiva de depozit, arhiva istorica. Arhiva curenta este cea in curs de
constituire, ale carei documente inca mai sunt folosite pentru rezolvarea
problemelor curente. Limita maxima pana la care documentele se pot
considera ca fiind parti ale arhivei curente este de aproximativ 2 ani. Dupa
aceasta limita documentele trec la arhivele clasate/ de depozit. La anumite
termene, materialele arhivistice socotite cu caracter permanent se predau la
arhivele nationale (istorice sau generale).

Definitia pentru arhiva data de Andrei Sacerdoteanu : O strangere


ordonata intr-un loc determinat a oricarui fel de inscrisuri pe material putin
durabil rezultate din activitatea institutiilor sau a persoanelor si pastrate cu
scopul de a cunoaste bunurile materiale si morale atat ale creatorului lor cat si
a intregii societati contemporane lor.

Arhivar. Specialist cu studii medii care lucreaza intr-o institutie care


creaza sau detine o arhiva.

Arhivist. Lucratorul in arhive care are calificare superioara si care se


ocupa cu strangerea, clasarea, inventarierea, pastrarea si folosirea materialelor
arhivistice. Acest specialist este capabil sa se orientee in arhivele istorice si are
competente lingvistice in limbile in care sunt scrise documentele.

Arhivistica. Stiinta auxiliara a istoriei a carei sfera de cercetare o


constituie izvoarele scrise pe suporti friabili pe baza carora se efectueaza
cercetari fundamentale si aplicative in vederea stabilirii solutiilor optime de
ordonare,, selectionare, inventariere si valorificare a documentelor.
Colectie arhivistica. O unitate artificial constituita din documente de
provenienta diferita. Ea reprezinta totalitatea documentelor colectate si
grupate de o organizatie/ familie/ institutie/ persoana fizica conform unui
anumit criteriu fara a se tine cont de provenienta lor. Criteriile de constituire
pot fi tematice, cronologice, teritoriale, de continut, de limba.

Document. Din punct de vedere juridic desemneaza actul


oficial/particular prin care se adevereste un fapt, se confera un drept, se
recunoaste o obligatie. Documentul este elementul component fundamental al
fondului sau al colectiei. Totalitatea documentelor unui fond/colectii arhivistice
este numita material arhivistic, material documentar sau simplu
documente. Din punct de vedere arhivistic notiunea de document are o
acceptiune foarte larga insemnand toate categoriile de surse ce pot transmite
informatii inclusiv surse pe suporti friabili realizate cu ajutorul grafiei,
fotografiei, inregistrarii foto-video sau cinematografice si care prezinta interes
pentru cunoasterea unor fapte. Din categoria documente pot face parte acte
oficiale sau particulare, acte diplomatice si consulare, memorii, manuscrise,
proclamatii, afise, planuri, schite, harti, inregistrari informatice, matrite, sigilii
etc.

Fond arhivistic. Termen introdus dupa Cel de-al Doilea Razboi Mondial
din franceza care desemneaza totalitatea documentelor create in decursul
activitatii unei institutii, intreprinderi, organizatii, asociatii independenta din
punct de vedere organizatoric si operativ ori a unei persoane fizice sau familii.
Fondul este organic constituit, provenind de la acelasi creator de fond si
corespunde activitatii creatorului de fond. Practic, activitatile acestuia se
materializeaza in documentele fondului.

Unitate arhivistica. Cea mai mica unitate arhivistica indivizibila. Poate


constitui o unitate arhivistica una sau mai multe file, un caiet, volum, dosar. O
unitate arhivistica reprezinta un document distinct sau totalitatea
documentelor care au o importanta de sine statatoare. Unitatea arhivistica este
componenta unui fond sau a unei colectii arhivistice. Este de sine statatoare si
indivizibila in operatiunile arhivistice.
FORME DE PASTRARE A DOCUMENTELOR

Exista 3 forme de pastrare a documentelor : conceptul (ciorna),


originalul, copia. Conceptul este forma de document premergatoare
originalului. Originalul este forma cea mai completa a documentelor care
prezinta semnele de validare (iscalituri, stampile, peceti). Din punct de vedere
juridic are valoare probatorie deplina. Copia este o forma de pastrare facuta cu
respectarea intocmai a continutului originalului sau numai a unor parti a
acestuia. Copiile pot fi autentificate sau neautentificate. Copia autentificata
este cea care este certificata de o autoritate fie dupa documentul original, fie
dupa o alta copie cu valoare de original. Copia autentificata are valoare de
original. Copia neautentificata este si ea de doua feluri : copia figurata care
reda cuprinsul original al actului si cauta sa imite aspectul exterior al actului
(facsimile, fotocopii) si copia libera facuta de orice persoana si care are valoare
probatorie limitata.

Mai exista o categorie de documente care pot fi pastrate in arhive


documentele false. Ele sunt create in scopul de a insela autoritatile pentru a
obtine avantaje, privilegii sau a acoperi unele fapte care atrag raspundere civila
sau penala.

OPERATIUNI ARHIVISTICE

O prima operatiune este este practic operatia fundamentala din


activitatea arhivistica selectionarea documentelor. Prin selectionare se
stabileste importanta documentelor in vederea pastrarii celor cu valoare
istorica si practica. In urma acestei operatiuni se pastreaza documentele cu
valoare si se elimina cele fara valoare. Totodata se stabileste si valoarea
stiintifica a documentelor care trebuiesc pastrate pe timp nelimitat. Criteriile
selectionarii sunt : cantitatea, caracteristicile externe, frecventa, importanta
creatorului de fond, valoarea istorico-documentara, valoarea practica.

A doua operatiune fundamentala este ordonarea si consta in gruparea


documentelor selectionate in fonduri si colectii dupa anumite criterii
(cronologic-structural, structural-cronologic, alfabetic). Acest criteriu de
ordonare se stabileste in functie de cantitatea si calitatea documentelor.
A treia operatiune este inventarierea, adica luarea in evidenta a
documentelor si a unitatilor arhivistice dintr-un fond sau colectie. In urma
acestei operatiuni rezulta inventarul fondului/colectiei. Inventarul este
principalul instrument de evidenta intr-o arhiva si prezinta doua aspecte : are
rol administrativ, luarea propriu-zisa in evidenta a obiectului si reprezinta un
instrument de lucru in cercetare. Din punct de vedere administrativ inventarul
este un registru in care sunt transcrise intr-o anumita ordine fisele
documentelor unui fond/colectii. De asemenea, inventarul reflecta cantitatea
documentelor dintr-un depozit/fond la un moment dat. Din punctul de vedere
al cercetarii, inventarul ofera imaginea continutului unui fond si este punctul de
plecare al cercetarilor arhivistice. Titlul inventarului este dat de denumirea
institutiei/persoanei/familiei creatoare de fond. Ca regula se noteaza titlul
ultim si complet al institutiei. Pentru fondurile personale se mentioneaza
numele, prenumele si initiala tatalui.

Documentele pot sa se pastreze sub urmatoarele forme :

- Dosarul unitatea arhivistica in care se grupeaza documentele


referitoare la aceeasi problema, cu aceeasi valoare, cu acelasi termen de
pastrare, dupa un criteriu stabilit in prealabil (tematic, geografic, lingvistic)
- Foaia volanta o tiparitura pe o singura fata a foii care se difuzeaza cu un
anumit prilej
- Fotografia imaginea pozitiva a unui subiect fixata pe hartie fotografica
dupa un negativ inregistrat cu aparatul fotografic.
- Manuscrisul text scris de mana sau dactilografiat care nu a fost publicat
- Registrul locul unde se scriu/inregistraza/copiaza acte oficiale cu
caracter administrativ, comercial etc cu privire la activitatea unei persoane
fizice/juridice.
- Opisul lista tuturor actelor cuprinse intr-o unitate arhivistica unde se
afla si o scurta descriere a documentelor.
INSTRUMENTE DE CERCETARE ARHIVISTICA

Publicatii arhivistice

Constituie alaturi de expozitii si conferinte principala modalitate de


valorificare a documentelor si principalul instrument de cercetare. Orice lucrare
arhivistica prezinta intotdeauna o introducere si o serie de instrumente de
lucru. Tipologica acestor instrumente de lucru : instrumentele de cercetare
arhivistica care iau forma publicatiilor arhivistice sunt elaborate dupa principii
comune stabilite de Consiliul International al Arhivelor pentru a facilita
schimbul de date intre serviciile arhivistice si mai buna informare a
cercetatorului. In functie de aceste principii comune, instrumentele pot fi
clasificate dupa mai multe criterii :

-destinatie destinate publicului sau interne, ale serviciului de arhiva

-suportul pe care sunt realizate redactate pe hartie sau in format electronic

-obiectivul lor privesc unul sau mai multe servicii de arhiva

-ordinea cotarii dupa ordinea cotelor sau instrumentele metodice care


grupeaza informatia dupa anumite criterii.

Dupa nivelul de descriere instrumentele pot fi analitice sau sintetice.

Instrumente de cercetare analitice

Inventarul arhivistic cuprinde descrierea analitica a fiecarei unitati


arhivistice dintr-un fond/colectie. De asemenea, el cuprinde o introducere in
care se dau informatii despre istoricul creatorului de fond, istoricul
fondului/colectiei, genul documentelor si importanta lor istorico-documentara,
cantitatea documentelor si sistemul de arhivare folosit. Inventarul arhivistic
stiintific este mai bogat in informatii care intereseaza activitatea stiintifica si
este insotit de un aparat stiintific (aparat critic).

Albumul de documente o publicatie arhivistica intocmita pe diverse


teme pe criterii lingvistice, istorice etc. In functie de tema se face o selectie a
documentelor si se intocmeste o lista a acestora. Albumul mai cuprinde un text
explicativ pentru fiecare document, o descriere externa a documentului
indicandu-se fondul/colectia din care face parte. Lucrarea are scop de
popularizare si documentele sunt redactate sub forma de facsimil.

Catalogul arhivistic lucrare arhivistica complexa care pune la dispozitia


cercetatorului toate informatiile pe care le contin fondurile unui/ mai multor
depozite de arhive referitor la o anumita probema. Cuprinde 2 parti :

^catalogul documentelor prezentarea cronologica a documentelor in acest


scop se alcatuieste o fisa arhivistica pentru fiecare document cu data,
localitatea, emitentul, destinatarul, obiectul documentului, descrierea lui,
bibliografie daca a fost publicat. Catalogul de documente prezinta in mod
detaliat continutul documentelor unui fond/ mai multor fonduri stabilite dupa
mai multe criterii (tematic, topografic, de limba, cronologic). Cand este cazul se
dau si extrase de text sau mostre de limba sau se face descrierea diplomatica a
documentelor (antetul, pecetea, stampila); cand este posibil se indica
bibliografia documentelor.

^aparatul stiintific introducerea, lista de documente, lista de corespondenta a


fondurilor, lista de falsuri, lista de institutii, un indice onomastic, un indice
general/toponimic, o bibliografie generala.

Editia de documente se intocmeste dupa criterii tematice diferite. Tema


este aleasa de cel care realizeaza editia respectiva. Editia contine urmatoarele
elemente : o lista bibliografica cu documentele deja editate; o lista de inventar
de cataloage care cuprind documentele ce urmeaza sa faca parte din editie;
cota arhivistica a documentelor, descrierea acestora si bibliografia lor. In
general, editile se intocmesc dupa criteriul cronologic sau tematic. Cand
documentele sunt in limbi straine se reda integral textul in limba respectiva
urmata de o traducere in limba romana insotita de aparatul stiintific adecvat.
Uneori, editia poate imbraca forma albumului de documente elaborat prin
tehhnica reproducerilor tehnice (fotografii).

Instrumente de cercetare sintetice

Lista numerica a inventarelor la sala de studiu. Cuprinde inventarele


aflate in cercetare prezentate in ordinea. de inventar cu denumirea fondului
descris si anii extremi ai documentelor. Este completata pe masura ce sunt
primite mai multe inventare in cercetare. Este foarte utila, oferind o privire de
ansamblu asupra fondurilor care pot fi studiate din cadrul arhivei.

Lista alfabetica a inventarelor prezinta sintetic date generale despre


fonduri, anii extremi ai documentelor, numarul unitatilor arhivistice, numarul
inventarelor arhivistice, limba in care sunt scrise documentele, descrierea
succinta a continutului, genul documentelor, referinte asupra locurilor de
depozitare, indici si bibliografie.

Indrumatorul arhivistic da informatii generale asupra


fondurilor/colectiilor din depozitele Arhivelor Nationale sau ale unei filiale
regionale ale acestora. Cuprinde istoricul creatorului de fond, al fondurilor si
colectiilor detinute, sinteza continutului documentelor, indicatii asupra
posibilitatii de folosire a acestora. Sunt prezentate doar fondurile si colectiile
care sunt ordonate, inventariate, selectionate si date spre cercetare.

Indicii cronologici lucrare intocmita cu scopul de a evidentia sintetic


prin cuvinte-indici toata documentatia care exista intr-un fond de arhiva.
Constau intr-o lista completa si cronologica a tuturor documentelor care exista
intr-un fond.

Periodicele au caracter stiintific/tehnic. Elaborate de diferite institutii,


au aparitie regulata (Revista arhivelor, Arhiva Romaneasca etc). In ele sunt
publicate studii, documente in editie critica, rapoarte de sapaturi.

Volumele comemorative publicatii arhivistice sub forma de album sau


de lista de documente in care sunt cuprinse documente referitoare la un
anumit eveniment/persoana pe care o comemoreaza.

DOCUMENTELE CU CARACTER PARTICULAR CARE POT FI GAZDUITE IN ARHIVE


(alte categorii de izvoare)

Documente figurative aceasta categorie particulara de documente este


constituita din acele izvoare in care se face o reprezentare plastica si usor
identificabila a unui fapt real trecut sau contemporan.

*documente cartografice prin care se face o reprezentare grafica in plan


orizontal a unei suprafete a Pamantului conform unei scari de proportii. In
aceasta categorie intra harta, atlasul, planul (desen tehnic a unui teren sau
constructie).

*documente fotografice reprezinta fixarea imaginii unui subiect pe o placa


sau hartie fotografica prin intermediul aparaturii fotografice si a proceselor
chimice fotografice.

*documente grafice in care realitatea este transpusa pe o suprafata plana


prin reprezentare grafica. Dupa tehnica de realizare pot fi desene, gravuri
facute prin excizie sau incizie, miniaturi cu scop ornamental pe manuscrise si
tiparituri, stampe imprimate cu placi gravate.

Documente sigilate si matricile sigilare sigiliul are 2 sensuri :

*obiectul in sine, care este alcatuit dintr-o placa/forma pe care este gravat
textul

*amprenta ramasa in ceara, tus etc pe suportul documentului in urma aplicarii


matricei sigilare. Matricea sigilara contine o emblema si un text care
individualizeaza posesorul. Sigiliul ofera dovada autenticitatii si valideaza
documentul, dar ofera si secretizarea continutului.

CLASIFICAREA ARHIVELOR

Este necesara atat din punctul de vedere al considerentelor teoretice cat


si din punctul de vedere practic al activitatii arhivistice propriu-zise. Exista mai
multe criterii de clasificare in functie de finalitatea clasificarii respective.

Dupa detinerea arhivelor :

-arhive detinute de organizatii sau institutii creatoare de arhive


-arhive detinute de alte organizatii sau persoane fizice sau juridice
-arhive nationale

Dupa etapele procesului de formare a arhivelor :

-arhivele curente sau de registratura


-arhivele de depozit
-arhivele istorice sau permanente
Dupa oranduirea sociala a documentelor pe care le detin :

-arhive feudale
-arhive moderne
-arhive capitaliste
-arhive socialiste

Dupa etapele istoriei arhivelor :

-arhivele de destinatar grija pastrarii actului revine celui caruia ii este destinat
si care beneficiaza de continutul actului respectiv
-arhiva la emitent grija ii revine celui care a creat documentul
-arhiva de registru dupa actele emise se face o copie pentru o mai buna
evidenta
-arhiva de registratuta de secretariat

Dupa creatorii arhivelor :

-arhivele centrale create de institutii de conducere ale Statului


-arhivele aministrative
-arhivele judecatoresti sau judiciare
-arhivele politienesti
-arhivele economice
-arhivele statistice, sanitare, militare
-arhivele unor organizatii precum corporatii, bresle etc
-arhivele institutiilor culturale
-arhivele ecleziastice
-arhivele personale

Dupa materialul pe care sunt scrise documentele pe hartie, matase,


pergament, papirus, scorta de copac etc.

Dupa modul de percepere arhive muzicale, sonore, audio-vizuale.

PRELUCRAREA DOCUMENTELOR CONTEMPORANE

Operatia de evidenta a documentelor

Legislatia arhivistica prevede obligatia creatorilor de documente de a


inregistra toate documentele intrate, iesite ori intocmite pentru uz intern la
registratura generala. Inregistrarea se face intr-un singur registru de intrare-
iesire fara insa ca numarul de inregistrare sa se repete. Inregistrarea
documentelor marcheaza existenta oficiala a acestora si de corectitudinea
inregistrarii depinde in buna masura asigurarea pastrarii si solutionarii lor.
Cand creatorul de documente creaza un numar mare de documente
inregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munca, la registratura
generala inscriindu-se doar numarul de inregistrare si denumirea
compartimentului la care se repartizeaza spre rezolvare. Inregistrarea se face
cronologic iar in registrul de intrare-iesire se vor preciza urmatoarele : numarul
de inregistrare, data inregistrarii, numarul si data documentului date de
emitent, numarul filelor documentului, numarul anexelor, emitentul, continutul
documentului pe scurt, compartimentul caruia i-a fost repartizat si detinatorul.

Gruparea documentelor in dosare

O data luat in evidenta, fiecare document este repartizat la un dosar in


functie de continutul sau. Prima operatiune in vederea formarii de dosare
consta in asezarea lor in bibliorafturi sau in mape. In aceeasi mapa se
repartizeaza numai documentele care se refera la aceeasi problema si cu
acelasi termen de rezolvare.

Intocmirea nomenclatorului de dosare

De catre fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel
in care documentele se inscriu in functie de niste criterii, pe compartimente de
munca, termene de pastrare, de rezolvare. Nomenclatorul de dosare este un
instrument analitic care serveste atat la registratura in vederea repartizarii
documentelor spre rezolvare cat si pentru repartizarea lor dupa rezolvare.
Nomenclatorul este intocmit de seful fiecarui compartiment si aprobat de
conducerea creatoare de documente si se confirma oficial de arhivele
nationale. Pe langa nomenclator, documentele se inscriu si in condici generale
in ordinea intrarii lor dar si in ordine alfabetica. In vederea predarii
documentelor se efectueaza o serie de operatiuni pregatitoare : ordonarea
documentelor in dosare se face cronologic sau dupa alte criterii daca situatia o
cere. Cand se foloseste criteriul cronologic actele mai vechi se pun deasupra iar
cele mai noi dedesubt. Se separa dubletele, notele de insemnari personale,
ciornele.
Inventarierea dosarelor si predarea lor la compartimentul Arhiva

Inventarierea este operaratia de..in urma careia rezulta


inventarul fondului/colectiei. Inventarul se poate face direct sau indirect.
Inventarierea directa se face cu documentele, datele se inscriu pe dosare si de
aici in inventarele ce urmeaza a fi realizate. Metoda indirecta presupune
inventarierea dosarelor pe baza fiselor. Metoda are avantajul de a evita
greselile in redactarea continuturilor, se evita mutarea repetata a materialelor,
iar fisele pot fi folosite si in alte scopuri.

Selectionarea documentelor

Este activitatea arhivistica de cea mai mare importanta intrucat in


desfasurarea ei se apreciaza importanta documentelor, utilitatea/inutilitatea
unora dntre ele si se hoataraste pastrarea sau eliminarea lor. Totodata, prin
operatia de selectionare se stabileste valoarea documentar-istorica a fiecarui
document in parte si se predau la Arhivele Nationale doar acele unitati
arhivistice care au o asemenea valoare. Legislatia arhivistica prevede ca in
cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoare de documente sa functioneze o
Comisie de Selectionare numita prin decizia conducatorului unitatii respective.
Comisia este formata dintr-un presedinte, un secretar si un numar impar de
membri numiti din randul specialistilor proprii reprezentand principalele
compartimente de arhiva. Selectionarea se face prin cercetarea atenta a
fiecarui dosar, documentele fiind cercetate integral. Comisia se intruneste
anual sau ori de cate ori este nevoie.

Ordonarea, inventarierea, selectionarea documentelor Secrete de Stat

Se face potrivit actelor normative in vigoare privind apararea secretului


de Stat. Conform acelorasi prevederi, gruparea documentelor in dosare se face
pe baza nomenclatorului in care sunt cuprinse documentele din listele de date
si informatii secrete de stat. Gruparea acestor documente se face separat de
cele nesecretizate. Documentele secrete de serviciu si nesecrete care fac insa
corp comun cu documente secrete de stat si care nu pot fi separate de acestea
vor intra in componenta dosarului cu documente secrete de stat. Gruparea
documentelor secrete de stat in dosare, legarea lor, numerotarea filelor,
certificarea se fac in anul urmator crearii lor si se predau compartimentului
Arhiva pe baza de inventar la expirarea caracterului secret al acestora.
Documentele secrete de stat care isi pastreaza acest caracter si dupa expirarea
termenului de pastrare prevazut in nomenclator se selectioneaza la
Compartimentul Special de o Comisie compusa din persoane care au acces la
date/informatii secrete de stat din care face parte si seful Compartimentului
Special. Documentele cu caracter secret sunt : cercetari stiintifice in anumite
domenii care au acest caracter pana la finalizare si publicare, inventii si inovatii,
prevederi contractuale, acte diplomatice etc. Unele au un important caracter
documentar-stiintific, astfel ca trebuie urmarit cu foarte mare atentie termenul
declasificarii lor si predarea la Arhiva generala.

Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme si termene de pastrare

In epoca actuala, numarul creatorilor de arhiva este in crestere pe de o


parte, iar pe de alta parte vechi institutii/creatori au disparut, astfel ca sunt
numeroase cazurile cand in depozitele de arhiva se gaseste mult material
neprelucrat. Acest material este prelucrat pe baza unor instructiuni care privesc
Metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme si
termene de pastrare. Prin aceste instructiuni detinatorii arhivelor sunt obligati
sa determine apartenenta la fond tinandu-se seama de denumirea
destinatarului, stampila de inregistrare si continutul actului. Urmatoarea
operatiune este cea de ordonare a actelor in cadrul fondului dupa un criteriu
stabilit, iar in cadrul anului documentele se organizeaza pe probleme sau
alfabetic. Daca un dosar contine documente din mai multi ani se ordoneaza la
anul mai vechi. In cazul documentelor de tip foi volante, ordonarea lor se face
dupa criteriul cronologic, apoi se grupeaza pe probleme in dosare. Urmatoarea
operatiune este cea de inventariere. Aceasta se face de regula pe ani,
indiferent de termenul de pastrare. Dupa aceasta operatiune, Comisia de
Selectionare cerceteaza dosarele pozitie cu pozitie, apoi stabileste unitatile
arhivistice care se elimina/care se retin. Se retin cele cu importanta practica si
cele cu valoare documentara. In procesul ordonarii documentelor fara evidenta
se separa documentelor de acelasi fel, cu termen de pastrare 1-5 ani, in
vederea eliminarii lor globale cu ocazia selectionarii la expirarea termenului de
pastrare. Inventarele intocmite pentru aceste documente vor cuprinde
numarul curent, categoria, anii extremi, cantitatea (data in metri liniari sau in
unitati arhivistice), pozitia in nomenclator, termenul de pastrare.
Folosirea documentelor

Informatiile cuprinse in depozitele de arhiva a diversilor creatori si in


special cele din Fondul Arhivistic National pot fi folosite pentru cercetarea
stiintifica, pentru rezolvarea unor lucrari administrative, informari,
documentari, precum si pentru eliberarea unor copii, extrase, adeverinte etc.
Conform legii romanesti, documentele din Fondul Arhivistic National pot fi
consultate de cetateni romani/straini la cerere la 30 de ani de la crearea lor.
Pentru cele care nu au implinit acest termen, cercetarea se poate face doar cu
aprobarea conducerii unitatii creatoare/detinatoare. Documentele cu valoare
deosebita nu se expun in public in original, ci sub forma de reproducere pentru
protejarea lor. Instructiunile privind activitatea de arhiva prevad obligativitatea
creatorilor de documente de a elibera la cerere certficate/copii/extrase dupa
documentele pe care le creaza/detin chiar daca nu s-au implinit 30 ani daca ele
se refera la drepturi care il privesc direct pe solicitant. In cazul in care nu se
gasesc date in arhiva la cererea exprimata, aceasta situatie se comunica in scris
solicitantului. Daca se cunoaste institutia detinatoare a documentelor, cererea
se trimite spre rezolvare acesteia, comunicand si solicitantului acest lucru. Daca
dosarul in care s-a facut cercetarea se afla diplome, certificate de nastere, acte
personale in original acestea se restituie titularului sub semnatura, retinandu-
se la dosar doar o copie certificata de responsabilul arhivei. Evidenta cererilor
se tine pe baza de fise intocmite pentru fiecare solicitant in parte; fisa va
cuprinde numele si prenumele solicitantului, numarul si data inregistrarii cererii
si va fi ordonata alfabetic. Scoaterea documentelor din depozitul de arhiva
pentru cercetare se face prin consemnarea intr-un registru de depozit. De
asemenea, pentru facilitarea muncii de arhiva si a evidentei dosarelor scoase
mai exista si o fisa de control care se introduce in raft in locul dosarului scos
spre cercetare. Cand dosarul este rearhivat, aceasta fisa de control va fi
anulata. Ea cuprinde denumirea fondului/colectiei, denumirea
compartimentului, numarul de inventar al dosarului, anul, numele si prenumele
solicitantului, data la care a fost scos dosarul. La rearhivare, arhivarul va
controla integritatea unitatii arhivistice asigurata de dosarul numerotat, legat si
certificat.
Prelucrarea arhivistica a documentelor tehnice si de inregistrare tehnica

Cantitatea documentelor tehnice si de inregistrare tehnica este din ce in


ce mai mare si necesita cunostinte de inventariere, selectionare si ordonare
diferite de alte tipuri de arhive. Documentele tehnice si de inregistrare tehnica
reprezinta totalitatea actelor purtatoare de informate tehnica sau produse ale
actiunii de inregistrare tehnica pe suporti magnetici, fotosensibili sau pe hartie
tratata special. Aceste documente, indiferent de natura informatiei/suportului,
se inregistreaza la intrarea, crearea, iesirea lor, dupa caz. Inregistrarea se poate
face fie pe baza de registru, fie pe calculator. De asemenea, aceste documente
pot fi inregistrate la Registratura generala sau pe fiecare compartiment in
parte, cu conditia gasirii facile a informatiei. Unitatile arhivistice constituite in
compartimente de lucru se predau la arhiva in al doilea an dupa crearea lor sau
in al doilea an dupa ce procesul tehnic pentru care au fost intocmite s-a
incheiat. Predarea lor se face pe baza de proces-verbal si inventar si se
consemneaza in registrul de evidenta curenta.

Prelucrarea arhivistica a documentelor tehnice se realizeaza cu


respectarea unor principii generale :

-principiul unitatii fondurilor toate documentele tehnice create de un creator


trebuie sa se pastreze intr-un singur loc, cu o singura gestiune si prelucrare

-principiul respectarii fata de creator respectarea succesiunii unitatilor


arhivistice in fond potrivit sistemului de organizare fixat de creator

-principiul dreptului comunitatilor locale pastrarea fondurilor/colectiilor


arhivistice in zona in care au fost create

Incidental, documentele tehnice si de inregistrare tehnica pot aparea in


interiorul unui fond clasic sau dimpotriva pot constitui fonduri integrale. Atunci
cand aceastea apar ca anexe in unitati arhivistice clasice se vor inventaria si
ordona impreuna cu unitatile arhivistice in care sunt incorporate.
PASTRAREA DOCUMENTELOR SI ORGANIZAREA DEPOZITULUI DE ARHIVA

Prin pastrarea documentelor/arhivei se intelege preocuparea pentru


asigurarea existentei si integritatii documentelor, dar si procesul de prelungire
a vietii utile a acestora, printr-un complex de masuri tehnice si organizatorice.
Creatorii de documente sunt obligati prin lege sa pastreze documentele in
conditii corespunzatoare asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii,
sustragerii, comercializarii ilicite.

Documentele de arhiva se pastreaza in depozite construite special sau in


incaperi amenajate in acest scop, care sa asigure protectia impotriva prafului,
luminii solare, uzurii mecanice, umiditatii, variatiilor de temperatuta,
pericolului de foc, inundatii etc. Depozitele trebuie sa fie prevazute cu rafturi
sau alte mijloace de depozitare din metal acoperite cu vopsea stabila
anticoroziva fara emanatii. Rafturile trebuie asezate perpendicular pe sursa de
lumina, iar lumina artificiala trebuie orientata de-a lungul culoarelor dintre
rafturi. Documentele se pastreaza in cutii de carton, mape, plicuri, tuburi in
functie de dimensiunea si natura lor. Microclimatul trebuie sa aiba temperatura
de 15-20 grade Celsius, iar umiditatea sa fie de 50-60%. In depozitele cu
material fotografic sau cu benzi magnetice temperatura este de 14-18 grade
Celsius, iar umiditatea de 40-50%. Ferestrele vor avea perdele de doc sau
sisteme parasolare, iar aerisirea se va face natural sau prin instalatii de
climatizare.

MASURI DE IGIENA SI COMBATERE A DAUNATORILOR IN ARHIVA

Arhivele necesita masuri complexe de igiena si de combatare a


daunatorilor astfel incat documentele sa poata fi pastrate si conservate fara
riscul de a fi distruse sau degradate.

Cauzele distrugerii arhivelor sunt de 2 feluri : voite sau fortuite.

Cauzele voite se refera la selectionarea deficitara a documentelor, vanzarile


ilicite, furturi, neglijente, dezordine, daune produse de conflicte/razboaie. Cel
mai mare pericol il constituite distrugerea prin topire a documentelor fara a fi
facuta in prealabil o selectionare stiintifica facuta de persoane competente. Al
doilea dusman al arhivelor este chiar creatorul/detinatorul acestora. Pe masura
ce documentele se invechesc , creatorul si/sau detinatorul tind sa scape de ele
si de multe ori ei procedeaza la o eliminare fara o selectie riguroasa. Arhivele se
decompleteaza si in urma vanzarii documentelor catre colectionari, anticari etc;
de multe ori aceste vanzari/cumparari sunt ilicite. Furtul este o alta cauza de
decompletare, tocmai de aceea custozii de sala trebuie instruiti sa faca o
supraveghere vigilenta a celor care manipuleaza documentele in salile de
lectura. Uneori furturile se realizeaza inclusiv prin complicitatea cadrelor
arhivistice.

Cauzele fortuite intemperii, cataclisme, cutremure, incendii nu au la baza


vointa sau actiunea omului, ci fenomene (naturale) care nu au caracter
predictiv. Cu toate ca ele nu pot fi anticipate si preintampinate, pot si trebuie
luate masuri care sa le limiteze efectele. Astfel, cladirile si depozitele de arhiva
trebuie contruite conform unor norme antiseismice specifice, sa aiba o buna
hidroizolatie si instalatii de prevenire a incendiilor, iar personalul trebuie
instruit pentru situatiile de urgenta. Fumatul si folosirea instataliilor electrice
trebuie strict reglementate.

Parazitii din arhive

Un alt pericol pentru fondurile de documente il reprezinta parazitii care


gasesc un mediu prielnic de dezvoltare in depozitele de arhiva. Tocmai din
acest motiv igiena si deparazitarea sunt obligatorii. Arhivistul trebuie sa aiba
cunostinte legate de fitopatologie.

Flora arhivelor o serie de microorganisme care compun vegetatia


criptogamica a arhivelor. Aceasta se dezvolta din cauza umezelii, temperaturii
necorespunzatoare sau variatiilor de temperatua, ventilatia deficitara, lipsa
luminii. In general, flora arhivelor este compusa din ciuperci invizibile care se
hranesc cu fibrele hartiei si cu substantele organice ale materialelor. Astazi se
cunosc peste 70.000 specii dintre care cele mai raspandite sunt mucegaiul
verde, mucegaiul penel, mucegaiul comun, bacteriile de putrefactie.

Fauna arhivelor mult mai daunatoare arhivaliilor prin capacitatea lor


distructiva mai mare care se manifesta atat asupra mobilierului cat si asupra
documentelor : soareci, sobolani, insecte, larve. Dintre cele mai raspandite
specii in arhive sunt :
*coleopterele carii se hranesc cu orice materie animala si vegetala. Cariul
este foarte distrugator in stadiul de larva.
*ortopterele termite, libarci o mare putere de distrugere in special asupra
hartiei.
*himenopterele fitofagul sirian gigant se introduce in arhiva o data cu
rafturile de lemn si are o putere de distrugere foarte mare pentru foi, dosare
intregi, uneori pot trece si prin placa de plumb.
*lepidopterele si microlepidopterele moliile ataca hartia, panza, pielea,
tapetele.
*arahnidele paianjeni, scorpionul de hartie cauta amidonul din coca de
legatura
*pureci, paduchii cartilor, gandaci, plosnite, furnici.

Mijloace de aparare preventiva si represiune a daunatorilor in arhive

Vectorul purtator al multor microorganisme care formeaza flora si fauna


arhivelor este praful, daunator atat documentelor cat si oamenilor. Tocmai de
aceea una dintre preocuparile constante ale lucratorilor din arhive este
indepartarea si prevenirea depunerii prafului. In acest sens se ia o serie de
masuri atat in timpul constructiei cat si in intretinerea localurilor. Arhitectul
trebuie sa asigure cladirii o buna aerisire, atat prin constructie cat si prin
dotarea cu mijloace eficiente de ventilatie; trebuie sa foloseasca materiale care
sa usureze intretinerea si curatarea cladirilor. Totusi o anumita cantitate de
praf va patrunde si se va depune, de aceea sunt necesare masuri represive. Cea
mai obisnuita metoda este ridicatul si scuturatul dosarelor, dar ea este relativ
ineficienta pentru ca nu face decat sa ridice in atmosfera praful care apoi se
depune la loc; in plus, aceasta metoda implica problema manipularii tuturor
materialelor. De aceea se recomanda ca praful sa fie initial sters cu o carpa
umeda sau o pana; insa si aceasta optiune are limitele ei pentru ca nu se poate
aplica documentelor in sine, ci doar copertilor si mobilierului. Mai nou,
scuturatul si stersul prafului sunt inlocuite de aparatele care aspira praful, insa
acestea pot fi folosite tot numai in cazul copertilor si mobilelor; aceasta ramane
totusi cea mai eficienta metoda.
Exista doua categorii de remedii impotriva daunatorilor : remedii
preventive si remedii curative.

Remediile preventive cele mai la indemana sunt observarea continua a


starii arhivaliilor si pastrarea curateniei. Absolut obligatorie este prezenta
aparaturii de monitorizare (hidrometru, termometru, pachete cu silicat gel
pentru ca umiditatea este unul dintre cei mai importanti factori favorizanti ai
dezvoltarii coloniilor de microorganisme).

Remediile curative vizeaza indepartarea sau distrugerea daunatorilor si


se realizeaza pe patru cai : mecanica, biologica, fizica sau chimica.

Procedeul mecanic consta in metoda scuturarii prafului.

Procedeele biologice implica folosirea altor animale/vegetale care se hranesc cu


daunatorii prin introducerea lor in arhive .

Procedeele fizice implica ridicarea sau coborarea temporara a temperaturii


pana la valoarea la care sunt distrusi daunatorii; in acest sens sunt necesare
instalatii speciale de tipul unor dulapuri sau incinte in care se introduce
documentul care trebuie sterilizat si in care se poate controla temperatura;
aceasta metoda nu poate fi insa folosita in cazul unor obiecte friabile sau prost
conservate, de aceea este necesara maxima precautie pentru a nu distruge
documentul.

Procedeele chimice vizeaza folosirea unor substante pentru indepartarea sau


distrugerea fizica a daunatorilor. Exista 3 tipuri de substante folosite : esentele
aromatice, gazele si esentele iritante, substantele toxice. O data aparute unele
microorganisme, ele pot fi detectate si indepartate cu lampi cu lumina UV sau
cu esente care se imprastie in atmosfera. In cazul in care documenteul este
afectat mai puternic acesta se poate spala cu solutie de clorura de calciu sau de
acid oxalic. Esentele aromatice se utilizeaza prin imprastierea de picaturi pe
arhivalii sau prin depunerea in vase in diferite locuri ale incaperilor astfel incat
prin evaporare sa satureze atmosfera. O astfel de esenta este cea de cimbrisor
sau sapunel. Esentele nu distrug insectele, ci le indeparteaza. Principalul
neajuns il reprezinta costul si faptul ca acestea se consuma foarte rapid. In
trecut se foloseau pentru arhive mobile facute special din esente de lemn cu
anumite arome cum ar fi stejarul, nucul, paltinul, chiparosul, abanosul, cedrul.
Esentele si gazele iritante sunt terebentina, nicotina, petrolul, benzina,
naftalina sau mirosuri de vegetale ca romanita, musetelul, pelinul, izma-
broastei, camforul, piperul. Toate acestea sunt bune antiseptce; ele au caracter
repulsiv si conserva documentele. Substantele toxice au un rol distructiv,
ducand la eliminarea fizica a daunatorilor imediat/intr-un interval de tmp.
Acestea se pot utiliza fie sub forma de vapori, fie sub forma de gaze. Aplicarea
acestor substante este intotdeauna periculoasa atat pentru materialele
arhivistice cat si pentru operator, implicand asadar folosirea unui echipament
de protectie. Dintre substantele mai usoare se recomanda acidul feric,
formalina, acidul sulfuric saturat cu diferite saruri, anhidrida sulfuroasa, clorul,
tetraclorura de carbon, sulfura de carbon (care nu afecteaza scrisul, dar care in
contact cu aerul poate provoca detonari), cloroformul. Dintre substantele mai
radicale enumeram acidul ciahidric, clorura de cianogen (un gaz lacrimogen
care se introduce in acidul prusic, un gaz incolor, pentru a atrage atentia asupra
prezentei acestuia din urma), cianura de potasiu. Toate aceste substante
implica obligatoriu protectie (masti de gae, costume speciale, manusi), iar
camerele trebuie sa fie inchise ermetic. In caz de intoxicare cu cianura de
potasiu se va folosi ca antidot orice bautura dulce, iar la acid ciarhidric inhalatii
cu clor sau amoniac.

Este necesar ca eliminarea daunatorilor prin utilizarea substantelor (arometice,


iritante sau toxice) sa se faca nu doar in incaperile de depozitare ale arhivaliilor,
ci si in restul cladirii.

RESTAURAREA SI CONSERVAREA ARHIVALIILOR

Cand o unitate arhivistica s-a degradat, arhivistul este obligat sa o


restaureze si sa o protejeze contra degradarii ulterioare sau totale. Acest lucru
se poate infaptui prin doua metode : metoda adeziva si metoda chimica.

Metoda adeziva este cea mai veche, cea mai la indemana si cea mai utilizata
metoda de restaurare. Se face prin adaosuri si lipituri. Consta in adunarea
fragmentelor documentului si lipirea lor intre ele, apoi se pun
deasupra/dedesubt petice de material transparent sau se completeaza cu
material asemanator. In prealabil cleiul si materialele folosite vor fi
dezinfectate. Pentru lipit si completat partile lipsa se folosesc hartie japoneza si
clei formolizat, dar se pot folosi si alte materiale adezive moderne si chiar
metode moderne de restaurare cum ar fi presarea, laminarea, intarirea prin
vernisuri.

Metoda chimica se foloseste atunci cand metodele traditionale nu mai sunt


suficiente si unitatile arhivistice trebuie supuse unor tratamente complexe. Se
foloseste o serie de compusi chimici dar trebuie ca aceste tratamente sa fie
facute cu grija pentru ca ele pot afecta documentul (scrisul sau suportul). De
pilda, despre asa-numitul sapun de arhiva (arkivzapon) s-a dovedit ca in timp
descompune si innegreste hartia, documentul devenind inutilizabil. Ulterior s-
au propus ca substante de curatare acetil-celuloza, acetatul de celuloza si
cellitul (un amestec realizat din eter acetic, alcool, acid acetic si camfor care pe
termen lung s-a dovedit a fi chiar mai nociv decat arkivzaponul). Ulterior au fost
puse la punct alte formule de sapun de arhiva (neuarkivzapon) mai putin acide,
care spala documentele si le da culoarea.

O data cu aceste operatiuni chimice este obligatoriu a se proceda si la


fotografierea documentului si a operatiunilor la care el este supus pentru a-i
documenta toate stadiile.

Problema reinvierii scrisului sters

Tine tot de restaurare, dar reprezinta si o problema care se ridica in fata


cercetatorului care trebuie sa citeasca documentul. Din diverse motive, o data
cu trecerea timpului scrisul dispare partial sau total, astfel ca reinvierea si
mentinerea lui reprezinta o problema arhivistica. In acest sens exista o serie de
procedee fizice si chimice.

Procedeele chimice sunt de cele mai multe ori distructive pentru suport :
hidrocianura de potasiu si fier, solutia de sulfoclorat potasic, amoniacul,
amoniul sulfuric, acidul galic, spalarea cu apa (uneori da rezultate bune pentru
papirusuri). Astazi aceste procedee sunt insa in general evitate din cauza
rezultatelor negative pe termen lung.

Procedeele fizice sunt folosite cu predilectie cel mai vechi si cel mai utilizat
este punerea scrisului intr-o lumina buna, in unghi drept cu ochiul cititorului,
care sa puna in evidenta urmele lasate de penita si adancite in suportul de scris.
Cand ochiul nu este suficient, se pot folosi lupe sau lupe binoculare sau un alt
procedeu cumulat, procesul fotografierii de inalta rezolutie. Un alt procedeu
este folosirea lampii cu ultraviolete careia I se adauga un filtru special; cu
ajutorul acestui aparat se poate studia scrisul sters, de multe ori putandu-se
studia inclusiv componenta cernelii sau a suportului de scris. Acest dispozitiv se
numeste lampa lui Wood. Aceasta lampa este foarte utila in cazul
palimpsestelor (pergament sau papirus de pe care s-a ters sau s-a ras scrierea
iniial pentru a se putea utiliza din nou i pe care se mai vd urmele vechiului
text). Avantajul acestor procedee este ca practic se reinvie scrisul si urmele sale
fara ca structura si integritatea documentului sa fie afectate.

Restaurarea si conservarea sigiliilor

Sigiliile sunt foarte importante atat pentru recunoasterea autenticitatii


unor documente cat si pentru studiul stiintific. Sigiliile pot fi aplicate sau
atarnate. Sigiliile aplicate sunt aparate prin pastrarea lor intre pernute
protectoare (din vata sau alt material). Sigiliile atarnate se protejeaza prin
punerea lor in saculeti pentru a fi ferite de lovituri sau smulgeri (in saculet pot fi
puse si granule, vata sau alte materiale). Sigiliile sparte sunt unite din nou cu
ceara sau repunand toate bucatile intr-un nou caus de ceara naturala.

Problema asigurarii arhivaliilor

Orice bun personal/ social trebuie asigurat astfel incat in caz de


degradare sau distrugere sa se poata limita pierderile. Firmele de asigurari
ofera produse si institutiilor specializate in pastrarea unor bunuri de patrimoniu
si arhivelor. Problema cea mai dificila a asigurarii arhivelor consta in faptul ca
unitatile arhivistice nu sunt produse de serie, ci produse unice; cu alte cuvinte,
ele sunt valori culturale inestimabile si irepetabile astfel incat pierderea sau
deteriorarea/distrugerea lor nu pot fi acoperite de nici un cuantum banesc,
chiar daca din punctul de vedere al gestiunii financiare ele sunt evaluate. Astfel,
asigurarile nu pot oferi nici o compensare pentru distrugerea unei unitati
arhivistice; in schimb este foarte utila pentru asigurarea bazei materiale a
arhivelor (local, mobiler etc).
BIBLIOTECONOMIE

Sistemul informational-documentar al societatii se compune din


subsisteme care cuprind bibliotecile, centrele de documentare, arhivele etc.
Separatia dintre aceste subsisteme nu este extrem de neta, dimpotriva ele sunt
foarte flexibile si in continua miscare; notiunea de document s-a largit foarte
mult in epoca noastra, iar pe de alta parte competentele arhivei si bibliotecii nu
mai sunt atat de nete. Multe documente se gasesc in arhive si nu in biblioteci,
cum ar trebui, sau invers.

Biblioteconomia este un domeniu flexibil in care cultura profesionala si


competentele de specialtate trebuie permanent actualizate. In acest sens
cunoasterea conceptelor si notiunilor fundamentale din biblioteconomie sunt
absolut necesare.

Bibliologia este stiinta si disciplina didactica dar si domeniul de activitate


practica care vizeaza studiul cartii, cuprinzand istoria, tehnica alcatuirii si
raspandirea cartii.

Bibliografia este disciplina care contine tehnica de identificare si


descriere a documentelor, a cartilor, precum si de clasificare a descrierilor.

Bibliofilia se ocupa cu toate aspectele teoretice si practice privind


colectionarea cartilor rare.

Documentarea este ansamblul tehnicilor privind adunarea si prelucrarea


permanenta si organizata a informatiilor specializate aflate in rapoarte,
documente, lucrari de sinteza in vederea stocarii, gasirii si examinarii lor.

Cresterea si dezvoltarea colectiilor

Completarea colectiei unei biblioteci reprezinta suma operatiilor menite


sa asigure cresterea fireasca a fondului de publicatii in functie de dinamica
pietei de tiparituri, dinamica bibliotecii si tendintele observate in interesele de
lectura ale cititorilor. Completarea colectiilor se face in limitele unei norme de
completare care reprezinta numarul maxim de exemplare din fiecare titlu
necesar colectiilor bibliotecii. Ea se stabileste de fiecare bibliotecar si tine cont
de spatiul menit pentru depozitare. Norma minima este de un exemplar dar in
functie de interesele cititorilor ea poate fi de doua sau mai multe exemplare.
Dictionarele/ enciclopediile se vor asigura in mai multe exemplare. Intr-o
biblioteca publica care practica imprumutul la domiciliu va trebui sa se
achizitioneze mai multe exemplare din lucrarile solicitate.

Completarea curenta are ca obiect procurarea publicatiilor pe masura


aparitiei lor. Completarea retrospectiva inseamna procurarea publicatiilor de
mare valoare documentara, procurarea de publicatii editate sau tiparite mai
demult si care sunt solicitate sau care vin sa completeze opera unui autor sau
inlocuirea celor deteriorate.

Completarea colectiilor se face pe mai multe cai. In functie de modul de


procurare al publicatiilor : prin depozit legal prin care se primesc in mod
obligatoriu exemplare din publicatiile aparute la nivel national; prin schimb
international se obtin publicatii straine de la institutii cu caracter de
colaboratori; achizitiile prin care se obtin publicatii romanesti sau straine prin
cumpararea de catre persoane fizice sau juridice; donatii prin publicatii oferite
cu titlu de gratuitate de catre persoane fizice sau juridice.

Achizitiile reprezinta principala cale activa de completare a unei


biblioteci. Ele se fac strict in functie de criterii de completare stabilite la nivelul
fiecarei biblioteci : norma de completare, domenii de interes, valoarea
intrinseca a publicatiilor, necesarul de publicatii pentru indeplinirea functiilor
bibliotecii (efectuarea de schimburi, dotarea fiflialelor), disponibilitatile de
plata.

Achizitiile se fac numai pe baza consultarii prealabile a unor surse de


informare bibliografica :

-ancheta de tiraj - contine o scurta prezentare a cartii respective, este


instrumentul cel mai raspandit si dinamic, mai ales in conditiile unui numar
mare de producatori de carte.
-proiectul de plan editorial cuprinde lucrari care urmeaza sa apara intr-o
anumita editura.
-catalogul de editura cuprinde lucrarile deja aparute.
-exemplarul de semnalare statistica
-bibliografia nationala, locala, pe domenii sau perioade
-reviste si anuare de specialitate
Achizitia curenta are ca obiect procurarea de carti din productia editoriala si
extraeditoriala. Achizitiile se fac prin colaborare cu firme de colectura sau
producatori de publicatii. Dupa consultarea surselor de informare bibliografica
se intocmesc precomenzi care sunt comunicate firmelor de colectura.
Precomenzile se transforma in comenzi ferme dupa vizionarea exemplarelor de
statistica sau dupa confirmarea disponibilitatii publicatiilor. Achizitia curenta de
periodice are ca obiect procurarea periodicelor, iar instrumentele de lucru
pentru aceasta sunt catalogul periodicelor, catalogul de editura, exemplarul de
semnalare statistica, bibliografia nationala a periodicelor. Modalitatea cea mai
comoda este contractarea de abonamente anuale prin oficiul postal. Cele care
nu se distribuie prin posta se obtin prin colaborare cu fiecare editor sau
intreprindere specializata. In acest caz abonamentul se face direct cu editorul.
Tot prin achizitia curenta se procura harti, casete, discuri etc.

Achizitia retrospectiva de carte si periodice vizeaza trei categorii distincte :


tiparituri vechi si carti din categoria documentelor speciale care constituie
intotdeauna fondul de valoare a unei biblioteci si fac parte din patrimoniul
national mobil; carti si periodice din perioada moderna si contemporana care
nu exista in fondul bibliotecii dar sunt necesare pentru coerenta interna a
acestor fonduri; carti si periodice care figureaza in cataloagele bibliotecii dar
lipsesc din cauza deteriorarii sau pierderii si care pot fi achizitionate din librarii,
ofertanti particulari; carti si periodice straine care se procura fie de pe piata
interna fie direct de pe cea externa (cele de pe piata interna se fac fie prin
centre de librarii judetene sau nationale sau societati particulare de import,
cele de pe pe piata externa se obtin fie prin contracte cu editorii straini, fie prin
intermediul agentilor straini specializati).

Achizitia se face prin emiterea notelor de comanda, iar plata se face in baza
unui referat de plata cand publicatia intra in bbilbioteca.

Donatiile repreznta o sursa ocazionala de completare a colectiilor. Pot fi


facute de persoane fizice sau juridice. Fiecare donatie primita se confirma
donatorului printr-o scrisoare de confirmare. Pentru fiecare donatie se face
buletin de intrare cu datele donatorului si despre carte.
Predarea publicatiilor pentru inventariere incheie ciclul muncii de
completare a colectiei. Fiecare publicatie care se preda spre inventariere se
repartizeaza in depozitul general sau depozite specializate ale bibliotecii.
Publicatiile curente se repartizeaza la sala de lectura, inventarierea lor se face
la sfarsitul anului. Lotul de publicatii este intotdeauna insotit de acte care
dovedesc provenienta cartii si efectuarea platii, pretul de achizitie, valoarea de
inventar unde este cazul.

Tematica pentru verificare :

Tot capitolul despre Arhiva, Terminologia arhivisticii, Forme de pastrare a


documentelor, Operatiunile arhivistice, Pastrarea documentelor si organizarea
depozitului de arhiva, Cauzele distrugerii arhivelor.