Procedimientos Administrativos Electronicos Marco Normativo

LINEAMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIN
DE PROCESOS ELECTRNICOS MARCO

NORMATIVO
LINEAMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIN DE
PROCESOS ELECTRNICOS MARCO NORMATIVO
Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones
MARCO NORMATIVO - LINEAMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIN DE PROCESOS
Programa de Gobierno en lnea

MARCO NORMATIVO
Ana Carolina Rodrguez Coordinadora Investigacin, Polticas y

ELECTRNICOS
Evaluacin
Oscar Javier Almanza Rodrguez Servicios de Gobierno en lnea:

Cero Papel en la Administracin Pblica
Derechos de Autor
Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones
Programa de Gobierno en lnea
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIN ............................................................................................................................ 5
2. CONTEXTO NORMATIVO ............................................................................................................ 6
2.1 Ley 1341 de 2009...................................................................................................................... 6
2.2 Ley 1450 de 2011 por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 ................ 6
2.3 Decreto 1151 de 2008 ............................................................................................................... 7
2.4 Manual 3.0 para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en Lnea en la Repblica de
Colombia ............................................................................................................................................... 8
2.5 Ley 962 de 2005........................................................................................................................ 8
MARCO NORMATIVO
2.6 Decreto 1747 de 2000 ............................................................................................................... 8

ELECTRNICOS
2.7 Decreto 2170 de 2002 ............................................................................................................... 8

2.8 Decreto 3485 de 2011 ............................................................................................................... 8
2.9 Decreto 235 de 2010 ................................................................................................................. 9
3. Normatividad Colombiana Relacionada con Procesos Electrnicos .............................................. 10
3.1 Ley 527 de 1999...................................................................................................................... 11
3.1.1 mbito de aplicacin ...................................................................................................... 11
3.1.2 Equivalencia funcional .................................................................................................... 11
3.1.3 Firma digital .................................................................................................................... 12
3.1.4 Firma electrnica............................................................................................................. 13
3.1.5 Diferencias ...................................................................................................................... 13
3.1.6 La Ley 527 de 1999 y el Documento electrnico ........................................................... 13
3.2 Ley General de Archivos y Normatividad Relacionada ......................................................... 15
3.2.1 Archivo General de la Nacin ......................................................................................... 15
3.2.2 Concepto de Archivo en la Normatividad Colombiana .................................................. 16
3.2.3 El Documento y el Documento Electrnico de Archivo ................................................. 17
3.2.4 El Sistema Nacional de Archivos .................................................................................... 18
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3.2.5 La Gestin Documental y los Procesos de Gestin de Documentos............................... 19
3.2.6 Conclusiones ................................................................................................................... 19
3.3 El Control Interno y los Procesos Electrnicos en la Administracin Pblica ....................... 21
3.3.1 El Control Interno Gubernamental de acuerdo con la Normatividad Nacional .............. 21
3.3.2 El Modelo Estndar de Control Interno - MECI ............................................................. 25

3.4 El Sistema de Gestin de Calidad ........................................................................................... 27
3.4.1 Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica ........................................................... 28
3.4.2 Relacin entre MECI y Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica ..................... 29
3.5 Nuevo Cdigo Contencioso Administrativo ........................................................................... 30
3.5.1 Principios ........................................................................................................................ 30
3.5.2 Otras Previsiones............................................................................................................. 31
3.5.3 Utilizacin de medios electrnicos en el procedimiento administrativo ......................... 32
3.6 Marco General de la Contratacin Pblica ............................................................................. 34
4. Casos de implementacin de polticas de automatizacin de procesos electrnicos en Entidades
MARCO NORMATIVO
del Estado. ............................................................................................................................................... 36

ELECTRNICOS
4.1 Ventanilla nica de Comercio Exterior - VUCE .................................................................... 36

4.2 Superintendencia de Industria y Comercio - SIC .................................................................... 36
4.3 Direccin Nacional de Impuestos ........................................................................................... 36
4.4 Superintendencia de Notariado y Registro.............................................................................. 37
4.5 Aspecto Destacable ................................................................................................................. 37
5. Normograma ................................................................................................................................... 38
6. Definiciones .................................................................................................................................... 39
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1. INTRODUCCIN
La presente gua busca identificar de forma La presente gua constituye un documento de
prctica y estructurada el marco normativo orientacin y en consecuencia no exime a las
general relacionado con los procesos de la Entidades de la verificacin y cumplimiento de la
administracin pblica que se soporten en las normatividad nacional aplicable a las mismas.
Tecnologas de la Informacin y las

Comunicaciones, explicando especialmente los
siguientes temas:
Contexto normativo general de la Estrategia

de Gobierno en lnea y de las Tecnologas de
la Informacin y las Comunicaciones,
aplicadas a la simplificacin y racionalizacin
de procesos.
Normatividad relacionada con las
Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones, que sirve de fundamento
MARCO NORMATIVO
para los diferentes procesos adelantados por

la administracin pblica.
ELECTRNICOS
Explicacin de la firma electrnica, firma

digital y el documento electrnico.
Revisin de la normatividad de archivo y su
relacin con los procesos de la administracin
pblica, soportados en las Tecnologas de la
Informacin y las Comunicaciones.
Explicacin de la normatividad sobre Control
Interno y Gestin de Calidad en el marco de
las Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones.
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2. CONTEXTO NORMATIVO
El estudio del marco normativo colombiano lograr promover la masificacin del Gobierno
objeto del presente documento, inicia con la en lnea.
identificacin de las normas que soportan el
Gobierno en lnea en Colombia, para Establece la Ley 1341 en su artculo 17, dentro
posteriormente observar las disposiciones de los objetivos del Ministerio de Tecnologas

relacionadas directamente con los procesos que de la Informacin y las Comunicaciones, la
adelanta la administracin pblica y la promocin, el uso y apropiacin de las
posibilidad de su soporte por medios Tecnologas de la Informacin y las
electrnicos. Comunicaciones entre los ciudadanos, las
empresas, el Gobierno y dems instancias
2.1 Ley 1341 de 2009 nacionales como soporte del desarrollo social,
econmico y poltico de la Nacin.
El artculo 2 de la Ley 1341 de 2009, que
establece los Principios orientadores de la Con este propsito, dispone el numeral 3 del
misma, dispone en su numeral 8 lo siguiente: artculo 35 de la Ley, que dentro de las
funciones del Fondo de tecnologas de la
Masificacin del Gobierno en Lnea. Con el informacin y las comunicaciones se encuentra
MARCO NORMATIVO
fin de lograr la prestacin de servicios la financiacin de planes, programas y

ELECTRNICOS
eficientes a los ciudadanos, las entidades proyectos para la masificacin del Gobierno en
pblicas debern adoptar todas las medidas lnea.
necesarias para garantizar el mximo
aprovechamiento de las Tecnologas de la 2.2 Ley 1450 de 2011 por la cual
Informacin y las Comunicaciones en el se expide el Plan Nacional de
desarrollo de sus funciones. El Gobierno
Desarrollo 2010-2014
Nacional fijar los mecanismos y condiciones
para garantizar el desarrollo de este principio. Y El artculo 3 de la Ley incorpora dentro de los
en la reglamentacin correspondiente, ejes transversales del Plan Nacional de
establecer los plazos, trminos y Desarrollo, la innovacin en las actividades
prescripciones, no solamente para la instalacin productivas nuevas y existentes, en los procesos
de las infraestructuras indicadas y necesarias sociales de colaboracin entre el sector pblico
sino tambin, para mantener actualizadas y con y el sector privado y, en el diseo y el
la informacin completa los medios y los desarrollo institucional del Estado. As como el
instrumentos tecnolgicos. buen Gobierno como principio rector en la
ejecucin de las polticas pblicas, y en la
A su vez, el artculo 4 dispone que en desarrollo
relacin entre la Administracin y el ciudadano.
de los principios de intervencin contenidos en
la Constitucin Poltica, el Estado intervendr Dispone el artculo 230 de la Ley, que todas las
en el sector las Tecnologas de la Informacin y entidades de la administracin pblica debern
las Comunicaciones entre otros fines, para adelantar las acciones sealadas por el
Gobierno Nacional a travs del Ministerio de
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las Tecnologas de la Informacin y las Seguimiento a Metas SISMEG, y prever su
Comunicaciones para la estrategia de Gobierno incorporacin en el Plan de Desarrollo
en lnea. Administrativo Sectorial e institucional. Las
autoridades del orden Departamental, Distrital y
Contina el artculo estableciendo que esta Municipal debern reportar al Departamento
estrategia liderada por el Programa Gobierno en Administrativo de la Funcin Pblica, a travs
lnea contemplar como acciones prioritarias el del Sistema nico de Informacin de Trmites
cumplimiento de los criterios establecidos al SUIT los procesos, procedimientos, trmites
respecto, as como las acciones para y servicios racionalizados.
implementar el fomento a la participacin y la
democracia por medios electrnicos. 2.3 Decreto 1151 de 2008
Por su parte, el artculo 232 en lo relacionado El Decreto 1151 contiene el marco general para
con la racionalizacin de trmites y la implementacin de la estrategia de Gobierno
procedimientos al interior de las entidades en lnea, cuyo objetivo segn el artculo 2 de
pblicas dispone lo siguiente: esta norma, es contribuir con la construccin de
un Estado ms eficiente, ms transparente y
Los organismos y entidades de la Rama
participativo, y que preste mejores servicios a
Ejecutiva del Orden Nacional y Territorial,
los ciudadanos y a las empresas, a travs del
MARCO NORMATIVO
procedern a identificar, racionalizar y

aprovechamiento de las Tecnologas de la
ELECTRNICOS
simplificar los procesos, procedimientos,

Informacin y las Comunicaciones.
trmites y servicios internos, con el propsito
de eliminar duplicidad de funciones y De conformidad con el artculo 6 El Ministerio
barreras que impidan la oportuna, eficiente y de Tecnologas de la informacin y las
eficaz prestacin del servicio en la gestin de comunicaciones, a travs del Programa
las organizaciones. Gobierno en lnea, es el responsable de
coordinar la implementacin de la Estrategia,
Para el efecto, las entidades y organismos
para lo cual deber elaborar el Manual para la
debern utilizar tecnologas de la informacin y
implementacin de la Estrategia de Gobierno
las comunicaciones e identificar qu procesos
en Lnea.
se pueden adelantar a travs de mecanismos de
servicios compartidos entre entidades, que Los lineamientos establecidos en el Manual
logren economas de escala y sinergia en para la implementacin de la Estrategia de
aspectos como la tecnologa, la contratacin, el Gobierno en lnea sern de obligatorio
archivo y las compras, entre otros. En el corto cumplimiento por parte de las entidades a las
plazo los organismos y entidades deben prestar cuales se refiere el decreto.
sus servicios a travs de medios electrnicos,
que permitan la reduccin en la utilizacin de
papel.
Los organismos y entidades del orden nacional
debern definir una meta relacionada con la
racionalizacin de trmites internos con su
correspondiente indicador en el Sistema de
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2.4 Manual 3.0 para la Por su parte, el artculo 6 que dispone lo
referente a medios tecnolgicos, establece que
Implementacin de la Estrategia de
para atender los trmites y procedimientos de su
Gobierno en Lnea en la Repblica competencia, los organismos y entidades de la
de Colombia Administracin Pblica debern ponerlos en
conocimiento de los ciudadanos en la forma
El manual se define como una herramienta de prevista en las disposiciones vigentes, o

auto-ayuda, cuyo objetivo es proporcionar a las emplear, adicionalmente, cualquier medio
entidades pblicas y a los privados que ejercen tecnolgico o documento electrnico de que
funciones pblicas, el enfoque, lineamientos y dispongan, a fin de hacer efectivos los
herramientas de apoyo que faciliten sus avances principios de igualdad, economa, celeridad,
y mejoras, ya sea a travs de las directrices imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia
incluidas en el mismo, o mediante documentos en la funcin administrativa. Para el efecto,
complementarios a los que se hace referencia en podrn implementar las condiciones y
el Manual. requisitos de seguridad que para cada caso sean
procedentes, sin perjuicio de las competencias
Dentro de los objetivos de la estrategia de
que en esta materia tengan algunas entidades
Gobierno en lnea, se incluye facilitar la
especializadas.
eficiencia y colaboracin en y entre las
MARCO NORMATIVO
entidades del Estado, as como con la sociedad

2.6 Decreto 1747 de 2000
ELECTRNICOS
en su conjunto, y promover la participacin

Reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999,
ciudadana haciendo uso de los medios
especialmente en lo relacionado con las
electrnicos.
entidades de certificacin cerradas y abiertas.
2.5 Ley 962 de 2005
2.7 Decreto 2170 de 2002
El numeral 4 del artculo primero establece
Dispone su artculo 24 que toda la informacin
como uno de los principios rectores que
contenida en los documentos electrnicos que
faciliten la relacin de los particulares con la
se produzcan durante un proceso de
administracin pblica, el fortalecimiento
contratacin realizado con el apoyo de
tecnolgico, con el fin de articular la actuacin
herramientas tecnolgicas, har parte del
de la Administracin Pblica y de disminuir los
archivo electrnico de la entidad y constituir
tiempos y costos de realizacin de los trmites
uno de los elementos del expediente del proceso
por parte de los administrados; se incentivar el
de contratacin.
uso de medios tecnolgicos integrados, para lo
cual el Departamento Administrativo de la
2.8 Decreto 3485 de 2011
Funcin Pblica, en coordinacin con el
Por este decreto se reglamenta el Sistema
Ministerio de Tecnologas de la Informacin y
Electrnico para la Contratacin Pblica
las Comunicaciones, orientar el apoyo tcnico
SECOP-, definido en el artculo 1 como un
requerido por las entidades y organismos de la
instrumento de apoyo a la gestin contractual
Administracin Pblica.
de las entidades estatales, que permite la
interaccin de las entidades contratantes, los
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proponentes, los contratistas, la comunidad y contractual por medios electrnicos. Dentro de
los rganos de control, materializando estas disposiciones reconoce la validez de los
particularmente los principios de transparencia actos adelantados por medios electrnicos
y publicidad. durante las etapas precontractuales y
contractuales, previo cumplimiento de los
El ttulo II del Decreto, dispone lo requerimientos sealados en el decreto.
correspondiente a la contratacin pblica

electrnica dentro del marco de la norma. 2.9 Decreto 235 de 2010
Especficamente el artculo 5 establece que el Este Decreto que regula el intercambio de
objeto del Captulo I es reglamentar la informacin entre entidades para el
sustanciacin de las actuaciones, la expedicin cumplimiento de funciones pblicas, dispone en
de los actos administrativos, los documentos, su artculo 2 que para efectos del intercambio
contratos y, en general, los actos derivados de la de Informacin, las entidades estatales en
actividad precontractual y contractual cumplimiento de una funcin administrativa o
provenientes de las modalidades de seleccin de en ejercicio de una facultad legal, o los
licitacin pblica y seleccin abreviada de particulares encargados de una funcin
menor cuanta, en lo referente al trmite, administrativa, a otras entidades del Estado,
notificacin y publicacin de tales actos por debern establecer mecanismos magnticos,
medio del Sistema Electrnico para la
MARCO NORMATIVO
electrnicos o telemticos para integrar,

Contratacin Pblica, SECOP Transaccional,
ELECTRNICOS
compartir y/o suministrar la informacin que

etapa 1. por mandato legal se requiere, o permitir el
El Captulo II contiene todo lo relacionado con acceso total dentro del marco de la Constitucin
el trmite, notificacin y publicacin de los y el derecho fundamental a la intimidad, a las
actos derivados de la actividad precontractual y bases de datos completas que requieran otras
entidades para el ejercicio de sus funciones.
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3. Normatividad Colombiana Relacionada con Procesos
Electrnicos
En Colombia se han dado pasos importantes en la informacin contenida en estos soportes,
materia normativa para la inclusin de las as como el funcionamiento razonable del
Tecnologas de la Informacin y las sistema.

Comunicaciones en la administracin pblica,
un ejemplo claro es el reconocimiento del Se garantice la autenticidad, integridad e
principio de equivalencia funcional, el cual inalterabilidad de la informacin.
permite que los trmites que se desarrollaban
Adicionalmente, la ley 527 de 1999 recogi los
anteriormente por parte de los usuarios bajo los modelos de leyes de comercio electrnico y
esquemas tradicionales, adquieran validacin firma electrnica de la Comisin de las
legal, en cuanto sean adelantados mediante Naciones Unidas para el derecho mercantil
mensajes de datos (correos electrnicos) y en internacional CNUDMI-. Esta Ley determina
lnea. Sin embargo, no existe un criterio nico en su artculo 8 que los mensajes de datos sern
por parte de las entidades en aspectos tales
tenidos en cuenta como originales, cuando:
como la validacin del remitente, debido a que
MARCO NORMATIVO
en algunos casos la comprobacin de la Existe alguna garanta confiable de que se ha

identidad del remitente se hace por la propia conservado la integridad de la informacin,
ELECTRNICOS
entidad mediante soluciones tales como la firma a partir del momento en que se gener por
electrnica o la firma digital. primera vez en su forma definitiva, como
mensaje de datos o en alguna otra forma;
En aspectos de documentacin, desde la
expedicin de la ley 594 de 2000, por medio de De requerirse que la informacin sea
la cual, en el artculo 19 se determin que las presentada, si dicha informacin puede ser
entidades del Estado podrn incorporar mostrada a la persona que se deba presentar.
tecnologas de avanzada en la administracin y
conservacin de sus archivos, empleando Finalmente, seala que lo dispuesto en este
cualquier medio tcnico, electrnico, artculo se aplicar tanto si el requisito
informtico, ptico o telemtico, se establecido en cualquier norma constituye una
determinaron las condiciones que se deben obligacin, como si las normas simplemente
cumplir para que stos gocen de validez y prevn consecuencias en el caso de que la
eficacia del documento original. informacin no sea presentada o conservada en
su forma original.
Organizacin archivstica de los
documentos. Conforme con lo anterior, existen normas
generales de validacin de la informacin que
Realizacin de estudios tcnicos para la consta por medios electrnicos a las cuales se
adecuada decisin, teniendo en cuenta les otorga la misma fuerza vinculante que un
aspectos corno la conservacin fsica, las original que conste en medios fsicos.
condiciones ambientales y operacionales, la
seguridad, perdurabilidad y reproduccin de
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Lo anterior es sin duda uno de los soportes forma de mensaje de datos, salvo en los
bsicos para poder generar la certeza de que los siguientes casos:
trmites electrnicos tendrn reconocimiento
legal, en cuanto se intercambie informacin En las obligaciones contradas por el Estado
documental. colombiano en virtud de convenios o
tratados internacionales;
Posteriormente, se estudiarn las implicaciones

de los trmites administrativos al interior de las En las advertencias escritas que por
entidades. Con ello debe reconocerse que la ley disposicin legal deban ir necesariamente
87 de 1993, determina como control interno el impresas en cierto tipo de productos en
sistema integrado por el esquema de razn al riesgo que implica su
organizacin y el conjunto de los planes, comercializacin, uso o consumo.
mtodos, principios, normas, procedimientos y De acuerdo con lo anterior, a cualquier
mecanismos de verificacin y evaluacin actividad en la que interacte una persona con
adoptados por una entidad, con el fin de el Estado, le es aplicable, salvo norma en
procurar que todas las actividades, operaciones
contrario, la ley 527 de 1999 y las disposiciones
y actuaciones, as como la administracin de la que la sustituyan, adicionen, modifiquen o
informacin y los recursos, se realicen de complementen.
acuerdo con las normas constitucionales y
MARCO NORMATIVO
legales vigentes dentro de las polticas trazadas 3.1.2 Equivalencia funcional

ELECTRNICOS
por la direccin, y en atencin a las metas u

objetivos previstos. De acuerdo con la misma ley 527, bajo el
principio de equivalencia funcional, por regla
As mismo, se analizar el Decreto 1599 del general, todo aquello que se pueda realizar por
2005, por el cual se establece el Modelo medios fsicos o tradicionales, tendr los
Estndar de Control Interno para el Estado mismos efectos jurdicos si se adelanta por
Colombia MECI-, estudiando sus alcances. medios electrnicos que cumplan con los
As como las normas relacionadas con el principios enunciados en la misma norma.
control de calidad en la administracin pblica.
De acuerdo con lo anterior, se otorga un
Para finalizar, se realizar un breve recuento reconocimiento vinculante a los mensajes de
por las disposiciones contenidas dentro de la datos, al establecer el principio general de no
Ley 1437 de 2011 (Nuevo Cdigo Disciplinario negar efectos jurdicos, validez o fuerza
nico), en lo relacionado con la incorporacin obligatoria a todo tipo de informacin por la
de las Tecnologas de la Informacin y las sola razn de que la misma se encuentre en
Comunicaciones en la administracin pblica. forma de mensaje de datos. En consecuencia,
con el cumplimiento de ciertos requisitos
3.1 Ley 527 de 1999 sealados en la misma ley, la informacin que
conste en un mensaje de datos, bajo el principio
3.1.1 mbito de aplicacin de equivalencia funcional, puede cumplir con
La ley 527 de 1999 determina que la misma los requisitos establecidos por la ley sustancial,
ser aplicable a todo tipo de informacin en tales como:
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Original, Como es posible observar en la definicin
anterior, el certificado es expedido por una
Escrito y entidad de certificacin, que es la persona
Firma. autorizada de conformidad con la normatividad
vigente para adelantar esta actividad2.
En efecto, cuando la ley sustancial exija la
presentacin de documentos que cumplan con Las entidades de certificacin se clasifican en

formalidades como las descritas anteriormente, abiertas y cerradas, siendo la primera aquella en
es posible aducir, de conformidad con las la cual su uso no se limita al intercambio de
consideraciones expuestas, que dicho requisito mensajes entre la entidad y el suscriptor o
legal se ha cumplido con un mensaje de datos. recibe remuneracin por sus servicios; y la
segunda, entendida como la entidad que ofrece
Con ello para concluir, que la funcin jurdica servicios propios de las entidades de
que cumple la instrumentacin escrita y certificacin, slo para el intercambio de
autgrafa respecto de todo acto jurdico, se mensajes entre la entidad y el suscriptor, sin
puede cumplir mediante un mensaje de datos. exigir remuneracin por ello3.
3.1.3 Firma digital Es as que bajo la firma digital, con certificado

digital, es posible identificar con certeza al
MARCO NORMATIVO
La firma digital, tiene una serie de iniciador de un mensaje. Estas caractersticas

ELECTRNICOS
caractersticas que son atribuidas por la ley, tal han sido determinadas como necesarias para
como la plena identificacin del remitente del algunos trmites con la administracin, tal
mensaje de datos, la inalterabilidad del mismo como lo hace el Ministerio de Comercio,
desde la remisin hasta su destino, y por tanto Industria y Turismo en la Ventanilla nica de
la aceptacin del contenido del mensaje por su Comercio Exterior VUCE que exige para
remitente. sus trmites que las personas empleen una firma
digital, con certificacin dada por una entidad
Aunque se han encontrado posiciones
de certificacin abierta.
doctrinarias respecto de la necesidad de la
intervencin de una Entidad de Certificacin Otro ejemplo es la firma digital cerrada
Abierta, se parte del principio que con el fin de utilizada por la DIAN con sus usuarios. As que
verificar el cumplimiento de estas en vez de reconocer sistemas de firma digital
caractersticas, la firma digital debe contar con abiertas desarrolladas por parte de terceros, se
un certificado, que el decreto 1747 de 2000, cuenta con un sistema de validacin propio que
artculo 1, numeral 6, define como un mensaje permite identificar al iniciador del mensaje, e
de datos firmado por la entidad de certificacin igualmente lo compromete con el contenido del
que identifica, tanto a la entidad de certificacin mensaje de datos.
que lo expide, como al suscriptor y contiene la
clave pblica de ste1. En resumen, la diferencia entre las clases de
certificacin de las firmas, es que la firma
1
El numeral 5 del mencionado artculo 1, define la clave pblica como2
el valor o valores numricos que son utilizados para verificar que una La definicin se encuentra en la Ley 527 de 1999, artculo 2, literal d.
3
firma digital fue generada con la clave privada del iniciador. Artculo 1, numerales 8 y 9 del Decreto 1747 de 2000.
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digital certificada por una entidad cerrada, slo (iii) la imposibilidad para el receptor de
es vlida entre la entidad y sus usuarios. modificar el contenido del mensaje.
Siguiendo con el mismo ejemplo, la firma
digital de la DIAN al ser cerrada, no puede ser Precisamente la firma electrnica en general no
usada por su titular en su relacin con ninguna incluye estas tres caractersticas, salvo que entre
otra Entidad. Por el contrario, la firma digital remitente y destinatario se determinen
abierta, no se limita al trmite con una entidad protocolos que as lo puedan establecer.
estatal, sino que es susceptible de emplearse La ley le ha otorgado a la firma digital
con mltiples destinatarios pblicos privados certificada por una entidad de certificacin, la
- en otros escenarios., presuncin de autenticidad y por lo tanto el no
repudio del mensaje por parte de su remitente.
3.1.4 Firma electrnica
Respecto a la firma electrnica, la ley determina 3.1.6 La Ley 527 de 1999 y el Documento
que cuando cualquier norma4 exija la presencia electrnico
de una firma o establezca ciertas consecuencias
La Ley 594 de 2000 y su normatividad
en ausencia de la misma en relacin con un
complementaria, enuncia pautas generales para
mensaje de datos, se entender satisfecho dicho
la conservacin de documentos por medios
requerimiento si:
MARCO NORMATIVO
electrnicos. Aunque el tema ser desarrollado

ELECTRNICOS
Se ha utilizado un mtodo que permita en su contexto normativo correspondiente

identificar al iniciador de un mensaje de dentro de la presente gua, es importante
datos y para indicar que el contenido realizar un anlisis a la luz de la Ley 527 de
cuenta con su aprobacin; 1999. Esta norma, establece que cuando la ley
sustancial requiera que ciertos documentos,
Que el mtodo sea tanto confiable como registros o informacin sean conservados, este
apropiado para el propsito por el cual el requisito quedar satisfecho siempre que se
mensaje fue generado o comunicado. cumplan las siguientes condiciones:
3.1.5 Diferencias 1. Que la informacin que contengan sea

accesible para su posterior consulta.
Entre las dos existen diferencias respecto del
alcance probatorio de cada una de ellas. 2. Que el mensaje de datos o el documento
sea conservado en el formato en que se
Partiendo de la premisa de que la firma digital haya generado, enviado o recibido, o en
es una especie dentro del gnero que es la firma algn formato que permita demostrar que
electrnica, es importante observar las reproduce con exactitud la informacin
caractersticas especiales de la primera que generada, enviada o recibida, y
permiten su diferenciacin con relacin a la
segunda: (i) Plena identificacin del remitente 3. Que se conserve, de haber alguna, toda
del mensaje de datos; (ii) la inalterabilidad del informacin que permita determinar el
mensaje desde la remisin hasta su destino, y origen, el destino del mensaje, la fecha y
4
Artculo 7 de la ley 527 de 1999.
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la hora en que fue enviado o recibido el mensajes de datos, se podr realizar
mensaje o producido el documento. directamente o a travs de terceros, siempre y
cuando se cumplan las condiciones enunciadas
Incluso menciona, que los libros y papeles del en el artculo anterior.
comerciante podrn ser conservados en
cualquier medio tcnico que garantice su En cuanto al carcter probatorio de los
reproduccin exacta. documentos, la misma ley ha adoptado la

determinacin de remitir a normas que han sido
As mismo, se permite la conservacin de ampliamente desarrolladas por la ley sustancial,
mensajes de datos y archivo de documentos a tales como la parte correspondiente al Captulo
travs de terceros. Determina entonces que el VIII del Ttulo XIII, Seccin Tercera, Libro
cumplimiento de la obligacin de conservar Segundo del Cdigo de Procedimiento Civil.
documentos, registros o informacin en
MARCO NORMATIVO
ELECTRNICOS
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3.2 Ley General de Archivos y Normatividad Relacionada
3.2.1 Archivo General de la Nacin b) Fijar polticas y expedir los reglamentos

El artculo 1 de la Ley 80 de 1989, por medio necesarios para garantizar la conservacin y
de la cual se crea el Archivo General de la el uso adecuado del patrimonio documental
Nacin AGN-, describe a sta entidad, como de la Nacin, de conformidad con los planes
un establecimiento5 pblico, del orden y programas que sobre la materia adopte la
nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno6, Junta Directiva;
con personera jurdica, patrimonio propio, c) Seleccionar, organizar, conservar y divulgar
autonoma administrativa y con domicilio en el acervo documental que integre el Archivo
Bogot7. de la Nacin, as como el que se le confe en
custodia;
El Archivo General de la Nacin, es la entidad d) Formular, orientar, coordinar y controlar la
encargada de orientar y coordinar la funcin poltica nacional de archivos, acorde con el
archivstica para coadyuvar a la eficiencia de la Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos
gestin del Estado y salvaguardar el patrimonio econmicos, sociales, culturales, cientficos
documental como parte integral de la riqueza y tecnolgicos de los archivos que hagan
cultural de la Nacin, cuya proteccin es parte del Sistema Nacional de Archivos;
MARCO NORMATIVO
obligacin del Estado, segn lo dispone el ttulo e) Promover la organizacin y fortalecimiento

ELECTRNICOS
I de los principios fundamentales de la de los archivos del orden nacional,

Constitucin Poltica8. departamental, intendencial, comisarial,
municipal y distrital para garantizar la
El artculo 29 de la Ley 80 de 1989 establece
eficacia de la gestin del Estado y la
las funciones principales del Archivo General
conservacin del patrimonio documental, as
de la siguiente forma:
como apoyar a los archivos privados que
a) Establecer, organizar y dirigir el Sistema revistan especial importancia cultural o
Nacional de Archivos, con el fin de planear histrica;
y coordinar la funcin archivstica en toda la f) Establecer relaciones y acuerdos de
Nacin, salvaguardar el patrimonio cooperacin con instituciones educativas,
10
documental del Pas y ponerlo al servicio culturales, de investigacin y con archivos
de la comunidad; extranjeros.
De conformidad con el artculo 4 de la Ley 594

5
El artculos 70 y 71 de la Ley 489 de 1998, dispone que un de 2000, que establece los principios generales
establecimiento pblico del orden nacional, es una entidad pblica con
las caractersticas descritas anteriormente, pero que a la vez tiene a su que rigen la funcin archivstica, en relacin
cargo cumplir funciones administrativas, las cuales se encuentran
sujetas al rgimen jurdico establecido en la normal que las crea.
con la administracin y acceso dispone lo
6
Actual Ministerio del Interior, de conformidad con el artculo 1 y siguiente: Es una obligacin del Estado la
siguientes de la Ley 1444 de 2011.
7
Ley 80 de 1989, artculo 1 administracin de los archivos pblicos y un
8
Literal c) artculo 4 de la Ley 594 de 2000. derecho de los ciudadanos el acceso a los
9
Las funciones contenidas en este artculo fueron ampliadas mediante
el artculo 4 del decreto 1770 de 1990. mismos, salvo las excepciones que establezca la
10
El artculo 3 de la Ley 594 de 2000 define Patrimonio documental.
Como el conjunto de documentos conservados por su valor histrico o
cultural.
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Ley. En consecuencia, el Archivo General de 3.2.2 Concepto de Archivo en la
la Nacin debe establecer las medidas que Normatividad Colombiana
propendan por garantizar el acceso ciudadano a De conformidad con el artculo 3 de la Ley 594
la informacin contenida en los archivos de 200014, que establece las definiciones
colombianos. aplicables al mbito de la Ley, se define el
En desarrollo de estas competencias y de trmino archivo de la siguiente forma:

acuerdo con lo aprobado en el Decreto 1777 de Conjunto de documentos, sea cual fuere su
199011, la Junta directiva del Archivo General fecha, forma y soporte material, acumulados en
de la Nacin expidi, mediante el Acuerdo 07 un proceso natural por una persona o entidad
de 199412, el Reglamento General de Archivos. pblica o privada, en el transcurso de su
gestin, conservados respetando aquel orden
Este documento tiene como objetivo para servir como testimonio e informacin a la
proporcionar una herramienta conformada por persona o institucin que los produce y a los
una serie de parmetros y lineamientos de ciudadanos, o como fuentes de la
aplicacin general, y un marco conceptual que historia.(Negrilla fuera de texto)
permitan el mejor desarrollo de la funcin
archivstica y la posibilidad de implementar un El amplio concepto de archivo, permite la
lenguaje comn para todas las entidades inclusin de gran variedad de documentos
MARCO NORMATIVO
pblicas o privadas relacionadas con el dentro del mismo, y no los limita al uso de
ELECTRNICOS
desarrollo y la investigacin archivstica13. papel u otros soportes para registrar

informacin. Esta flexibilidad conceptual
El establecimiento de un lenguaje comn es un facilita que los desarrollos tecnolgicos sean
mecanismo necesario para el intercambio de incorporados con la legislacin actual.
informacin entre entidades y facilita el acceso
de los ciudadanos a los archivos del Estado. Por otra parte, el mencionado artculo 3 de la
Este concepto es de gran relevancia al momento Ley diferencia entre los trminos archivo
de planificar la digitalizacin y archivo de pblico, que es el conjunto de documentos
documentos e implementar sistemas de gestin pertenecientes a entidades oficiales y aquellos
documental uniformes. que se deriven de la prestacin de un servicio
pblico por entidades privadas; del concepto de
Partiendo de la anterior descripcin de las archivo privado de inters pblico, que es aquel
principales funciones del Archivo General de la que por su valor para la historia, la
Nacin, y con el propsito de identificar los investigacin, la ciencia o la cultura es de
temas de mayor relevancia dentro de la inters pblico y declarado como tal por el
normatividad archivstica nacional, a legislador.
continuacin se analizar la misma dentro del
Con respecto a los fines de los archivos, el
marco de los procesos electrnicos:
inciso primero del literal a) del artculo 4 de la
11
Ley 594 de 2000, establece que el objetivo
Por medio del cual se aprueban los estatutos del Archivo General de
la Nacin esencial de los archivos es el de disponer de la
12
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2275 se
encuentra el Acuerdo y sus subsiguientes modificaciones.
13
Introduccin Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la 14
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
Nacin. otras disposiciones
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documentacin organizada, en forma tal que la 3.2.3 El Documento y el Documento
informacin institucional sea recuperable para Electrnico de Archivo
uso de la administracin en el servicio al La legislacin civil, y especficamente el
ciudadano y como fuente de la historia. Cdigo de Procedimiento Civil, ha establecido
Contina el artculo 4 en su literal c) que son documentos los escritos, impresos,
disponiendo sobre la institucionalidad e planos, dibujos, cuadros, fotografas, cintas

instrumentalidad de los archivos, que los cinematogrficas, discos, grabaciones
documentos institucionalizan las decisiones magnetofnicas, radiografas, talones,
administrativas y los archivos constituyen una contraseas, cupones, etiquetas, sellos y, en
herramienta indispensable para la gestin general, todo objeto mueble que tenga carcter
administrativa, econmica, poltica y cultural representativo o declarativo, y las inscripciones
del Estado y la administracin de justicia; son en lpidas, monumentos, edificios o
15
testimonio de los hechos y de las obras; similares , de forma tal que en el mbito
documentan las personas, los derechos y las jurdico civil, existe la posibilidad de que un
instituciones. Como centros de informacin archivo electrnico sea reconocido como un
institucional contribuyen a la eficacia, documento, al contener un carcter
eficiencia y secuencia de las entidades y representativo o declarativo.
MARCO NORMATIVO
agencias del Estado en el servicio al ciudadano. As mismo, la norma establece diferentes

ELECTRNICOS
De conformidad con el literal d) los servidores categoras de documentos que se dividen en

pblicos son responsables de la organizacin, documentos pblicos o privados, autnticos o
conservacin, uso y manejo de los documentos; no. Son pblicos los instrumentos pblicos16 y
mientras que los particulares son responsables las escrituras pblicas17. Son privados, todos los
ante las autoridades por el uso de los mismos. dems.
Finalmente, es importante resaltar la adopcin En materia de archivo, define el artculo 3 de la

amplia del concepto de archivo por parte del Ley 594 de 2000 el Soporte documental, como
AGN, entidad que por medio del Acuerdo 060 los medios en los cuales se contiene la
de 2001 defini en su artculo segundo el informacin, segn los materiales empleados.
Archivo Electrnico como el conjunto de Adems de los archivos en papel, existen los
documentos electrnicos, producidos y tratados archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos,
archivsticamente, siguiendo la estructura informticos, orales y sonoros.
orgnico-funcional del productor, acumulados Esta posibilidad de conservar los documentos
en un proceso natural por una persona o mediante su incorporacin en un soporte digital,
institucin pblica o privada, en el transcurso la ha reconocido el Archivo General de la
de su gestin. Nacin en su Acuerdo 060 de 200118, al
15
Art. 251 del Cdigo de Procedimiento Civil.
16
Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por funcionario
pblico.
17
El documento otorgado por un notario pblico o quien haga sus
veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo.
18
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2010
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disponer en su artculo 9, que para la estos medios durante su ciclo vital19; es
informacin generada o guardada en medios producida por una persona o entidad en razn
magnticos, deben seguirse las instrucciones de de sus actividades y debe ser tratada conforme
sus fabricantes en relacin con su preservacin a los principios y procesos archivsticos.
y debe producirse en formatos compatibles,
cuidando la posibilidad de recuperacin, La Corte Constitucional analizando la
copiado y reproduccin libre de virus equivalencia funcional20 existente entre los

informticos. documentos fsicos y los documentos
electrnicos manifiesta lo siguiente: En
El artculo 4 de la Ley 594 de 2000, en su conclusin, los documentos electrnicos estn
literal h) establece dentro de los principios en capacidad de brindar similares niveles de
generales que rigen la funcin archivstica lo seguridad que el papel y, en la mayora de los
siguiente: Modernizacin, el Estado casos, un mayor grado de confiabilidad y
propugnar por el fortalecimiento de la rapidez, especialmente con respecto a la
infraestructura y la organizacin de sus sistemas identificacin del origen y el contenido de los
de informacin, estableciendo programas datos, siempre que se cumplan los requisitos
eficientes y actualizados de administracin de tcnicos y jurdicos plasmados en la ley21.
documentos y archivos.
3.2.4 El Sistema Nacional de Archivos
MARCO NORMATIVO
Igualmente, el Artculo 19 de la Ley 594 de El Sistema Nacional de Archivos se articula

ELECTRNICOS
2000 establece que: las entidades del Estado bajo la orientacin del Archivo General de la
podrn incorporar tecnologas de avanzada en la Nacin, como la instancia que aporta a la
administracin y conservacin de sus archivos, construccin de la poltica archivstica en
empleando cualquier medio tcnico, Colombia, con descentralizacin administrativa
electrnico, informtico, ptico o telemtico, y operativa para el desarrollo de proyectos y
siempre y cuando cumplan con los siguientes programas archivsticos de las instituciones que
requisitos: 1. Organizacin archivstica de los lo integran, brindando orientacin sobre
documentos. 2. Realizacin de estudios tcnicos organizacin, manejo, preservacin,
para la adecuada decisin, teniendo en cuenta conservacin, servicio y control de los archivos.
aspectos como la conservacin fsica, las
condiciones ambientales y operacionales, la El artculo 5 de la Ley 594 de 2000, dispone
seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la sobre el Sistema Nacional de Archivos en su
informacin contenida en estos soportes as Literal a) lo siguiente: Es un conjunto de
como el funcionamiento razonable del sistema. instituciones archivsticas articuladas entre s,
(Negrillas fuera de texto).
19
El ciclo vital del documento comprende desde el momento de la
emisin, durante su perodo de vigencia, hasta su disposicin final.
Por su parte, el artculo 2 del Acuerdo 060 de Archivo General de la Nacin. Reglamento General de Archivos.
2001, expedido por el Archivo General de la Artculo 60.
20
Sobre la equivalencia funcional la Corte manifest: Se adopt el
Nacin, define el documento electrnico de criterio flexible de "equivalente funcional", que tuviera en cuenta los
archivo como el registro de informacin requisitos de forma fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son
aplicables a la documentacin consignada sobre papel, ya que los
generada, recibida, almacenada y comunicada mensajes de datos por su naturaleza, no equivalen en estricto sentido a
por medios electrnicos, que permanece en un documento consignado en papel. Colombia. Corte Constitucional.
Sentencia C-662 de 2000. Magistrado Ponente: Fabio Morn Daz.
21
Ibdem.
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que posibilitan la homogenizacin y recuperacin y disposicin final de los
normalizacin de los procesos archivsticos, documentos y de forma expresa, refiere entre
promueven el desarrollo de estos centros de otros aspectos, a la obligacin de la elaboracin
informacin, la salvaguarda del patrimonio y adopcin de las Tablas de Retencin
documental y el acceso de los ciudadanos a la Documental23.
informacin y a los documentos.
Igualmente la Ley 594 de 2000 establece que:

El sistema fue reglamentado mediante el Las entidades pblicas debern elaborar
Decreto 4124 de 2004 el cual en su artculo 1 programas de gestin de documentos, pudiendo
define la finalidad del Sistema Nacional de contemplar el uso de nuevas tecnologas y
Archivos de la siguiente manera: soportes, en cuya aplicacin debern observarse
los principios y procesos archivsticos24
Fines del Sistema Nacional de Archivos. El
Sistema Nacional de Archivos, orientado y Aunque la Ley 594 de 2000 establece la
coordinado por el Archivo General de la obligacin de realizar estos programas, no
Nacin, tiene como fin establecer y adoptar el define claramente en qu consisten los mismos.
conjunto de polticas, estrategias, metodologas, Para tal fin, en la gua preparada por el Archivo
tcnicas y mecanismos de carcter archivstico General para el desarrollo de dichos programas
para la gestin y manejo de los documentos y se establece que estos comprenden: () el
MARCO NORMATIVO
archivos en todo el territorio nacional, conjunto de instrucciones en las que se detallan

ELECTRNICOS
propiciando y contribuyendo a la organizacin las operaciones para el desarrollo de los

tcnica y normativa de los archivos y a la procesos de la gestin documental al interior de
actualizacin de prcticas, procedimientos y cada entidad, tales como produccin, recepcin,
servicios de archivo. distribucin, trmite, organizacin, consulta,
conservacin y disposicin final de los
3.2.5 La Gestin Documental y los documentos25.
Procesos de Gestin de Documentos
La gestin documental se define como el 3.2.6 Conclusiones
conjunto de actividades administrativas y La informacin es un recurso con el que
tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y cuentan las entidades pblicas y que a su vez
organizacin de la documentacin producida y representa un derecho fundamental de los
recibida por las entidades, desde su origen hasta ciudadanos en cuanto al acceso pertinente,
su destino final, con el objeto de facilitar su oportuno y veraz de la misma. La adopcin
22
utilizacin y conservacin . de las Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones en las diferentes etapas de
Dentro del marco jurdico establecido en la Ley la labor archivstica, facilitan la garanta del
594 de 2000, la gestin documental se
encuentra enmarcada dentro del concepto de
Archivo Total, el cual comprende todos los 23 El Artculo 3 de la Ley 594 de 2000 define la Tabla de Retencin
Documental de la siguiente forma: Es el Listado de series con sus
procesos tales como produccin, recepcin, correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo
distribucin, consulta, organizacin, de
24
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Ley 594 de 2000, articulo 21.
25
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1234 .
22
Artculo 3 de la Ley 594 de 2000. Revisado 30 de noviembre de 2011.
Pgina 19 de 40
acceso ciudadano a la informacin, as como
el intercambio entre entidades.
La normatividad actual permite la
incorporacin de documentos electrnicos y
su archivo en sistemas de estas
caractersticas, siempre y cuando den
cumplimiento a los lineamientos contenidos

en la normatividad nacional, dentro de ellos
los establecidos en el artculo 19 de la Ley
594 de 2000.
La funcin archivstica reconoce cada vez
ms la importancia del manejo y validez de
los documentos electrnicos y la integracin
entre los sistemas de gestin electrnica de
documentos y los principios de la funcin
archivstica.
La autoridad nacional, en temas de gestin
documental es el Archivo General de la
MARCO NORMATIVO
Nacin. En consecuencia, tiene la funcin de

ELECTRNICOS
armonizar las reglas relacionadas con la

implementacin de las Tecnologas de la
Informacin de manera uniforme dentro de
las diferentes entidades del Estado.
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3.3 El Control Interno y los Procesos Electrnicos en la Administracin
Pblica
El rgimen de control interno dentro del Estado pretende que las entidades incluyan de forma
Colombiano tiene un origen constitucional ineludible la normatividad colombiana sobre
como base para su implementacin y desarrollo. control interno dentro de la evaluacin y
Parte del propsito de garantizar que la funcin anlisis que se realice de forma previa a la
administrativa tenga una orientacin clara en implementacin de procesos electrnicos.
sus objetivos y que existan las herramientas que
permitan verificar de forma objetiva este 3.3.1 El Control Interno Gubernamental de
cometido. acuerdo con la Normatividad Nacional
El desarrollo normativo del control interno en
En el presente ttulo se analizar brevemente el Colombia se encuentra fundamentado en los
marco general normativo del control interno en artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica
Colombia, con el fin de exponer la posibilidad de 1991. El primero de estos artculos, establece
MARCO NORMATIVO
de implementar las Tecnologas de la dentro de los principios de la funcin

ELECTRNICOS
Informacin y las Comunicaciones (TIC) dentro administrativa, la obligacin, en cabeza de la

de los procesos de la administracin pblica. administracin pblica en todos sus niveles, de
No obstante, es importante partir de la premisa contar con un control Interno.
que cada entidad se encuentra en la obligacin
de revisar la normatividad expuesta y dar La funcin administrativa est al servicio de
cumplimiento a la Ley nacional, de acuerdo con los intereses generales y se desarrolla con
las normas que la rigen y el proceso especfico fundamento en los principios de igualdad,
que se pretenda soportar por medios moralidad, eficacia, economa, celeridad,
electrnicos. imparcialidad y publicidad, mediante la
descentralizacin, la delegacin y la
En este sentido, no se encuentra dentro del desconcentracin de funciones.
propsito del presente apartado explicar en
detalle la forma de adopcin de un sistema de Las autoridades administrativas deben
control interno dentro de una entidad, coordinar sus actuaciones para el adecuado
considerando que esta competencia le cumplimiento de los fines del Estado. La
corresponde al Departamento Administrativo de administracin pblica, en todos sus rdenes,
la Funcin Pblica DAFP-26. Este documento tendr un control interno que se ejercer en
los trminos que seale la ley. (Negrillas
26
De conformidad con el artculo 3 del Decreto 1599 de 2005: El fuera de texto)
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, DAFP,
administrar y distribuir para todas las entidades del Estado
obligadas conforme el artculo 5 de la Ley 87 de 1993, los
Por su parte, el artculo 269 desarrolla la
instrumentos necesarios para el diseo, desarrollo e obligacin de Control interno dentro de las
implementacin de cada uno de los elementos, componentes y
subsistemas del Modelo Estndar de Control Interno. entidades pblicas de la siguiente manera:
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En las entidades pblicas, las autoridades como la administracin de la informacin y los
correspondientes estn obligadas a disear y recursos, se realicen de acuerdo con las
aplicar, segn la naturaleza de sus funciones, normas constitucionales y legales vigentes
mtodos y procedimientos de control interno, dentro de las polticas trazadas por la
de conformidad con lo que disponga la ley, la direccin y en atencin a las metas u objetivos
cual podr establecer excepciones y autorizar previstos.
la contratacin de dichos servicios con

empresas privadas colombianas. El ejercicio del control interno debe consultar
los principios de igualdad, moralidad,
Sobre este tipo de control interno y su eficiencia, economa, celeridad, imparcialidad,
armonizacin con el control posterior de la publicidad y valoracin de costos ambientales.
gestin pblica ejercido por las contraloras y En consecuencia, deber concebirse y
consagrado en el artculo 267, la Corte organizarse de tal manera que su ejercicio sea
Constitucional se ha manifestado de la siguiente intrnseco al desarrollo de las funciones de
manera: todos los cargos existentes en la entidad, y en
particular de las asignadas a aquellos que
Este control es principalmente axiolgico y tengan responsabilidad del mando.
finalista, pues propende por asegurar que la
gestin institucional de todos los rganos del PARGRAFO. El control interno se expresar
MARCO NORMATIVO
Estado, se oriente hacia la realizacin de los a travs de las polticas aprobadas por los
ELECTRNICOS
fines que constituyen su objetivo y, que esta se niveles de direccin y administracin de las
realice con estricta sujecin a los principios respectivas entidades y se cumplir en toda la
constitucionales que guan el ejercicio de la escala de la estructura administrativa,
funcin pblica27. mediante la elaboracin y aplicacin de
tcnicas de direccin, verificacin y evaluacin
La obligacin contenida en los artculos de regulaciones administrativas, de manuales
anteriormente mencionados, fue posteriormente de funciones y procedimientos, de sistemas de
desarrollada mediante la Ley 87 de 1993, por informacin y de programas de seleccin,
medio de la cual se establecen los parmetros induccin y capacitacin de personal.28
para el ejercicio del control interno por parte
de las entidades pblicas. La citada Ley 87, De conformidad con el citado artculo, el
define en su artculo 1, el concepto de Control control interno ejerce una influencia
Interno de la siguiente forma: omnipresente dentro del funcionamiento de una
entidad pblica, y parte de una planificacin
Se entiende por control interno el sistema directa, implementada desde la punta de la
integrado por el esquema de organizacin y el pirmide organizacional de la entidad, que
conjunto de los planes, mtodos, principios, irradia su contenido de forma descendente hasta
normas, procedimientos y mecanismos de la base de la misma.
verificacin y evaluacin adoptados por una
entidad, con el fin de procurar que todas las Sin embargo, la fuente de la que emana el
actividades, operaciones y actuaciones, as control interno debe atender el marco normativo
27
Corte Constitucional, Sentencia de Constitucionalidad C 506, 14 de
28
Julio de 1999, M.P. Fabio Morn Daz. Artculo 1, Ley 87 de 1993.
Pgina 22 de 40
que contiene los principios rectores de la al cumplimiento de los objetivos de la
administracin pblica, los cuales ha sintetizado entidad;
la Corte Constitucional de la siguiente forma: d) Garantizar la correcta evaluacin y
seguimiento de la gestin organizacional;
En esta oportunidad, la Corte reitera e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de
nuevamente el mandato superior de sujecin de la informacin y de sus registros;
las autoridades administrativas a la f) Definir y aplicar medidas para prevenir los

Constitucin y a la ley, y por ende al riesgos, detectar y corregir las desviaciones
precedente judicial de las Altas Cortes, en que se presenten en la organizacin y que
desarrollo del Estado Social y Constitucional puedan afectar el logro de sus objetivos;
de Derecho-art.1 CP-; los fines esenciales del g) Garantizar que el Sistema de Control
Estadoart.2-; la jerarqua superior de la Interno disponga de sus propios
Constitucin-art.4-; la sujecin de las mecanismos de verificacin y evaluacin;
autoridades pblicas a la Constitucin- h) Velar porque la entidad disponga de
artculos 6, 121 y 123 CP-; el debido proceso y procesos de planeacin y mecanismos
principio de legalidad-art.29 CP; el derecho a adecuados para el diseo y desarrollo
la igualdad-art.13 CP-; la buena f de las organizacional, de acuerdo con su
autoridades pblicas-art.83 CP-; los principios naturaleza y caractersticas;
MARCO NORMATIVO
de la funcin administrativa-art. 209 CP-; la

fuerza vinculante del precedente judicial- De acuerdo con lo anterior, la entidad que
ELECTRNICOS
artculo 230 superior-; y la fuerza vinculante de adelante la implementacin de procesos

las decisiones de constitucionalidad-artculo electrnicos, debe tomar como punto de partida
241 de la Carta Poltica.29 dentro de su anlisis previo estas iniciativas, de
tal manera que logre dar cumplimiento a los
Contina el artculo 2 de la Ley 87 de 1993 objetivos contenidos en la normatividad, y le
estableciendo dentro de los objetivos del permitan evaluar los beneficios de las
Sistema de Control Interno los siguientes: Tecnologas de la Informacin y las
a) Proteger los recursos de la organizacin, Comunicaciones en el proceso correspondiente.
buscando su adecuada administracin ante Las Tecnologas de la Informacin y las
posibles riesgos que los afecten; Comunicaciones son herramientas perdurables
b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y que utilizadas correctamente permiten mejorar
economa en todas las operaciones la actividad administrativa. En consecuencia, su
promoviendo y facilitando la correcta adopcin debe basarse en criterios que
ejecucin de las funciones y actividades justifiquen las inversiones. Adicionalmente, las
definidas para el logro de la misin tecnologas que decida utilizar la entidad, deben
institucional; ser elegidas garantizando, como lo establece el
c) Velar porque todas las actividades y literal b) de la Ley 87 de 1993 previamente
recursos de la organizacin estn dirigidos expuesta: la eficacia, la economa y la
eficiencia.
29
Colombia. Corte Constitucional. Sentencia C- 539 de 2011. Magistrado
Ponente: Luis Ernesto Vargas Silva.
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Para entender el concepto de eficacia, es En este sentido, el artculo 4 de la Ley 87 de
pertinente acudir al Nuevo Cdigo Contencioso 1993, dispone que toda entidad bajo la
Administrativo30, que en su artculo 3 numeral responsabilidad de sus directivos debe como
11, identifica la eficacia como un principio mnimo implementar ciertos aspectos que
segn el cual las autoridades buscarn que los orienten la aplicacin del control interno, dentro
procedimientos logren su finalidad. Por lo tanto, de los que se encuentra el establecimiento de
el empleo de un proceso electrnico no debe objetivos y metas tanto generales como

simplemente procurar el cumplimiento de un especficas, as como la formulacin de los
objetivo, sino que debe cumplirlo y este planes operativos que sean necesarios; la
cumplimiento debe ser susceptible de definicin de polticas como guas de accin y
verificacin. procedimientos para la ejecucin de los
procesos; la adopcin de un sistema de
De acuerdo con el principio de economa, organizacin adecuado para ejecutar los planes;
contenido en el numeral 12 del artculo 3 del y la delimitacin precisa de la autoridad y los
Nuevo Cdigo Contencioso, las autoridades niveles de responsabilidad entre otros.
debern proceder con austeridad y eficiencia,
optimizar el uso del tiempo y de los dems Acciones como las descritas anteriormente,
recursos, procurando el ms alto nivel de especialmente la definicin de procedimientos
MARCO NORMATIVO
calidad en sus actuaciones y la proteccin de los para la ejecucin de los procesos, permite que
derechos de las personas. la entidad incluya dentro de los mismos, la
ELECTRNICOS
implementacin de herramientas TIC como

En consecuencia, un proceso electrnico debe soporte de los procesos, tanto para los nuevos
significar un avance para la administracin en que implemente la entidad como para los
cualquiera de las funciones de la organizacin existentes que se pretendan modernizar.
en las que sea implementado, con la mejor
relacin costo-beneficio de las herramientas La anterior afirmacin, es soportada en aspectos
seleccionadas, representando este hecho una contenidos tambin en el artculo 4 y que hacen
mayor eficiencia en el cumplimiento de los referencia a la adopcin de normas para la
fines de la entidad. proteccin y utilizacin racional de los
recursos. As como el establecimiento de
Para la materializacin de estos preceptos, es sistemas modernos de informacin que faciliten
necesaria la elaboracin de un mapa de ruta que la gestin y el control.
direccione los esfuerzos de la entidad. La
normatividad fija la misin de una organizacin Por otra parte, de conformidad con el artculo 5
pblica y los objetivos y principios bsicos que de la Ley en estudio, las disposiciones
la rigen. Sin embargo, este hecho no deja de contenidas en ella sern aplicables a todos los
constituir un marco general de accin que no organismos y entidades de las Ramas del Poder
limita la implementacin de estrategias de de Pblico en sus diferentes rdenes y niveles, as
gestin. como en la organizacin electoral, en los
organismos de control, en los establecimientos
pblicos, en las empresas industriales y
30
Expedido por la Ley 1437 de 2011. De conformidad con el comerciales del Estado, en las sociedades de
artculo 308 de la norma, el Cdigo comenzar a regir el dos (2)
de julio del ao 2012.
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economa mixta en las cuales el Estado posea el 3.3.2 El Modelo Estndar de Control
90% o ms de capital social, en el Banco de la Interno - MECI
Repblica y en los fondos de origen El Modelo Estndar de Control Interno para el
presupuestal. Estado Colombiano MECI 1000:2005, de
Finalmente, el artculo 6 de la Ley dispone que conformidad con el artculo 1 del Decreto 1599
el establecimiento y desarrollo del Sistema de de 2005, determina las generalidades y la

Control Interno en los organismos y entidades estructura necesaria para establecer,
pblicas, tenga como funcionario responsable al documentar, implementar y mantener un
representante legal o mximo directivo Sistema de Control Interno en las entidades y
correspondiente. No obstante, la aplicacin de agentes obligados conforme el artculo 5 de la
los mtodos y procedimientos al igual que la Ley 87 de 1993.
calidad, eficiencia y eficacia del control interno, Establece MECI dentro de sus generalidades,
tambin ser de responsabilidad de los jefes de que la orientacin de este Modelo promueve la
cada una de las distintas dependencias de las adopcin de un enfoque de operacin basado
entidades y organismos. en procesos, el cual consiste en identificar y
De acuerdo con los temas analizados gestionar, de manera eficaz, numerosas
anteriormente, el control interno en las actividades relacionadas entre s. Una ventaja
MARCO NORMATIVO
entidades pblicas tiene su origen en la de este enfoque es el control continuo que

ELECTRNICOS
Constitucin Poltica Nacional, y la fijacin de proporciona sobre los vnculos entre los
un marco legal en la Ley 87 de 1993. En esta procesos individuales que hacen parte de un
norma se establecen los objetivos y acciones sistema conformado por procesos, as como
que deben ser implementados por la sobre su combinacin e interaccin31.
administracin pblica con el fin de encuadrar El Modelo Estndar de Control interno
la gestin de sus actividades en cumplimiento desarrolla los preceptos contenidos en la Ley 87
de la normatividad nacional, y de estrategias de 1993, especialmente en su artculo 1,
orientadas al cumplimiento de sus fines, dentro estructurando el sistema de control interno
de mecanismos que permitan el control y mediante subsistemas que abordan aspectos
verificacin de los mismos. especficos de la gestin administrativa. Con
Queda claro igualmente que la implementacin este propsito, los mencionados subsistemas se
de las Tecnologas de la Informacin y las dividen en componentes y estos a su vez en
Comunicaciones en la gestin administrativa, elementos especficos, tal y como es posible
no son fines en s mismos, sino herramientas observar en la siguiente grfica incluida en el
que aplicadas a los procesos de las entidades, modelo:
bajo criterios de eficacia y economa, y en
armona con las estrategias y polticas de la
organizacin, pueden en cada caso, ayudar a
optimizar las actuaciones de las mismas.
31
Numeral 1.1. Generalidades. Sistema de Control Interno para
las entidades regidas por la Ley 87 de 1993.
Pgina 25 de 40
Figura 1. Modelo Estndar de Control Interno
ELECTRNICOS
Fuente: Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP
El Modelo de Control Interno establece los En los anteriores trminos se destacan las
siguientes principios aplicables al mismo: i) principales caractersticas del Modelo Estndar
Autocontrol: entendido como la capacidad del de Control Interno, que tal y como se explic al
servidor pblico de controlar sus funciones de iniciar la presente seccin, se expone con el fin
conformidad con los preceptos del control de evidenciar la posibilidad jurdica de
interno que se han explicado en este implementar las Tecnologas de la Informacin
documento; ii) Autorregulacin: Se observa y las Comunicaciones dentro de los diferentes
dentro del mbito institucional de la entidad y procesos que adelante la entidad
su capacidad de concertar esfuerzos orientados correspondiente, tomando siempre en
al desarrollo e implementacin del Sistema de consideracin el sistema de control interno de la
Control Interno, bajo un entorno de integridad, misma.
eficiencia y transparencia en la actuacin
pblica; iii) Autogestin: La entidad pblica se Finalmente, es importante recomendar que las
encuentra en capacidad para interpretar, entidades que no cuenten con un sistema de
coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, control interno verifiquen en primer lugar si se
eficiente y eficaz la funcin administrativa que encuentran obligadas a adoptar MECI, y de ser
le ha sido asignada por la Constitucin, la ley y as, es necesario acudir al Departamento
sus reglamentos. Administrativo de la Funcin Pblica DAFP-,
que es el organismo competente para
proporcionar las herramientas necesarias que El artculo 3 de la Ley establece que el sistema
permitan la implementacin del modelo. ser complementario al control interno y que
podr integrarse al mismo; en este sentido, el
3.4 El Sistema de Gestin de Departamento Administrativo de la Funcin
Calidad Pblica, en conjunto con la Alcalda Mayor de
Bogot, elaboraron una gua de armonizacin
El artculo 1 de la Ley 872 de 2003 dispone lo

en la implementacin y convivencia de los dos
siguiente: Crase el Sistema de Gestin de la
sistemas32.
calidad de las entidades del Estado, como una
herramienta de gestin sistemtica y Con relacin al tema de implementacin de las
transparente que permita dirigir y evaluar el Tecnologas de la Informacin y las
desempeo institucional, en trminos de calidad Comunicaciones dentro de los procesos que
y satisfaccin social en la prestacin de los adelante una entidad, es pertinente remitirse al
servicios a cargo de las entidades y agentes artculo 4 de la Ley, que establece los requisitos
obligados, la cual estar enmarcada en los para la implementacin del sistema, que a la
planes estratgicos y de desarrollo de tales vez se convierten en pautas a tener en cuenta
entidades. El sistema de gestin de la calidad para el diseo de procesos electrnicos y estas
adoptar en cada entidad un enfoque basado en son las siguientes:
los procesos que se surten al interior de ella y
MARCO NORMATIVO
en las expectativas de los usuarios, Identificar cules son sus usuarios,

ELECTRNICOS
destinatarios y beneficiarios de sus funciones destinatarios o beneficiarios de los servicios

asignadas por el ordenamiento jurdico que presta o de las funciones que cumple;
vigente. los proveedores de insumos para su
funcionamiento; y determinar claramente su
Por su parte, el artculo 2 de la mencionada estructura interna, sus empleados y
Ley, con respecto a los sujetos obligados principales funciones.
determina los siguientes: () los organismos y
entidades del Sector Central y del Sector Determinar los criterios y mtodos
Descentralizado por servicios de la Rama necesarios para asegurar que estos procesos
Ejecutiva del Poder Pblico del orden sean eficaces tanto en su operacin como en
Nacional, y en la gestin administrativa su control.
necesaria para el desarrollo de las funciones
propias de las dems ramas del Poder Pblico Identificar y disear, con la participacin de
en el orden nacional. As mismo en las los servidores pblicos que intervienen en
Corporaciones Autnomas Regionales, las cada uno de los procesos y actividades, los
entidades que conforman el Sistema de puntos de control sobre los riesgos de
Seguridad Social Integral de acuerdo con lo mayor probabilidad de ocurrencia o que
definido en la Ley 100 de 1993, y de modo generen un impacto considerable en la
general, en las empresas y entidades satisfaccin de las necesidades y
prestadoras de servicios pblicos domiciliarios
y no domiciliarios de naturaleza pblica o las
32
http://mecicalidad.dafp.gov.co/documentacion/Sistema%20de%20Ge
privadas concesionarios del Estado. stion%20de%20la%20Calidad/GuiaArmonizacionMECICalidad.pdf.
Revisada 18 de noviembre de 2011.
Pgina 27 de 40
expectativas de calidad de los usuarios o 3.4.1 Norma Tcnica de Calidad en la
destinatarios, en las materias y funciones Gestin Pblica
que le competen a cada entidad. El Decreto 4110 de 2004, dispone en su artculo
1 la adopcin de la Norma Tcnica de Calidad
Documentar y describir de forma clara, en la Gestin Pblica, NTCGP 1000:2004, la
completa y operativa, los procesos cual determina las generalidades y los requisitos
identificados en los literales anteriores, mnimos para establecer, documentar,

incluyendo todos los puntos de control. Solo implementar y mantener un Sistema de Gestin
se debe documentar aquello que contribuya de la Calidad en los organismos, entidades y
a garantizar la calidad del servicio. agentes obligados conforme al artculo 2 de la
Ley 872 de 2003. Por su parte, el Decreto 4485
Ejecutar los procesos propios de cada de 2009, en su artculo 1, establece la
entidad de acuerdo con los procedimientos actualizacin de la Norma Tcnica de Calidad
documentados. en la Gestin Pblica NTCGP 1000 a la
versin 2009.
Realizar el seguimiento, el anlisis y la
medicin de estos procesos. La Norma Tcnica de Calidad en la Gestin
Pblica tiene como mbito de aplicacin todas
MARCO NORMATIVO
Implementar las acciones necesarias para las entidades determinadas en la normatividad

ELECTRNICOS
alcanzar los resultados planificados y la nacional, y se ha elaborado con el propsito de

mejora continua de estos procesos. que stas puedan mejorar su desempeo y su
capacidad de proporcionar productos y/o
Diseo de indicadores que permitan, como servicios que respondan a las necesidades y
mnimo, medir variables de eficiencia, de expectativas de sus clientes33.
resultado y de impacto que faciliten el
seguimiento por parte de los ciudadanos y de Establece la norma que su aplicacin es
los organismos de control, los cuales estarn genrica y no es su propsito establecer
a disposicin de los usuarios o destinatarios uniformidad en la estructura y documentacin
y sern publicados de manera permanente en del Sistema de Gestin de la Calidad de las
las pginas electrnicas de cada una de las diferentes entidades, puesto que reconoce que el
entidades cuando cuenten con ellas. diseo e implementacin del Sistema est
influenciado por:
Los requerimientos anteriormente descritos
contenidos en la Ley, constituyen lineamientos a) el marco legal aplicable a la entidad,
generales que deben verificarse dentro del b) el entorno de la entidad, los cambios y los
diseo de los procesos de la administracin. Es riesgos asociados a ste,
claro que una entidad que tenga implementado c) sus necesidades cambiantes,
el sistema, tendr estos mnimos de la norma d) sus objetivos particulares,
como verificaciones habituales al momento de e) los productos y/o servicios que proporciona,
implementar sus procesos. No obstante, se 33
Norma Tcnica de la Calidad en la Gestin Pblica (NTCGP
considera importante destacarlos en este aparte. 1000:2009).
http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=6
28. Revisin 22 de noviembre 2011.
Pgina 28 de 40
f) los procesos que emplea y 3.4.2 Relacin entre MECI y Norma Tcnica
g) el tamao y la estructura de la entidad34. de Calidad en la Gestin Pblica
Dentro de los principios de Gestin de la El sistema de gestin de la Calidad y el MECI,
Calidad reconocidos e incorporados dentro de la integran todos los aspectos de la organizacin,
norma tcnica, se incluye el de un enfoque ya que la calidad y el control deben estar
basado en procesos contenido en el literal d) del presentes en todas las reas, procesos y
numeral 1.2., de acuerdo con el mismo: en las actividades de cada una de las entidades, la cual
entidades existe una red de procesos, la cual, al ser medida bsicamente en trminos de
trabajar articuladamente, permite generar satisfaccin en la prestacin de los servicios
valor. Un resultado deseado se alcanza ms que legalmente le correspondan a las entidades.
eficientemente cuando las actividades y los Ambas normas tcnicas contienen elementos
recursos relacionados se gestionan como un que al ser aplicados de manera organizada y
proceso35. coordinada ayudan a alcanzar los objetivos de
As mismo, el principio de mejora continua cada sistema, con procesos de mejoramiento
incluido en el literal f) del mencionado numeral, continuo, lo que ayuda no solo en su
establece que siempre es posible implementar implementacin, sino a su vez a las entidades
maneras ms prcticas y mejores para entregar en el cumplimiento de sus obligaciones legales.
MARCO NORMATIVO
los productos o prestar servicios en las El planteamiento de ambos sistemas permite su

ELECTRNICOS
entidades. Es fundamental que la mejora implementacin en forma paralela y

continua del desempeo global de las entidades armonizada, y as lo reconoci el Gobierno
sea un objetivo permanente para aumentar su Nacional, mediante decreto 2913 de 2007 por el
eficacia, eficiencia y efectividad36. cual une las fechas lmites de implementacin
de ambos sistemas.
Los anteriores principios permiten concluir que
la normatividad no obstaculiza la incorporacin
de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones como soporte de los procesos
que permitan optimizar la calidad de los
productos y/o servicios que presten las
entidades, incluidos aquellos que aunque no
finalicen su funcin directamente en el
ciudadano, s aumenten la eficacia, eficiencia y
efectividad de la entidad considerada como un
todo.
34
http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=
628. Revisada 22 de noviembre de 2011.
35
Ibdem.
36
Ibdem.
Pgina 29 de 40
3.5 Nuevo Cdigo Contencioso contenidas dentro del Nuevo Cdigo
Contencioso Administrativo.
Administrativo
El Nuevo Cdigo Contencioso Administrativo, 3.5.1 Principios
que de conformidad con su artculo 308 entrar
Igualdad: El artculo 3 del Cdigo contiene
en vigencia a partir del dos (2) de julio del ao
los principios aplicables a la administracin

2012, tiene dentro del mbito de aplicacin de
pblica; dentro de ellos en el numeral 2 se
su primera parte, todos los organismos y
incluye el principio de la igualdad, segn el
entidades que conforman las ramas del poder
cual las autoridades darn el mismo trato y
pblico en sus distintos rdenes, sectores y
proteccin a las personas e instituciones que
niveles, a los rganos autnomos e
intervengan en las actuaciones bajo su
independientes del Estado y a los particulares,
conocimiento. No obstante, sern objeto de
cuando cumplan funciones administrativas. A
trato y proteccin especial las personas que
todos ellos segn la norma se les dar el
por su condicin econmica, fsica o mental
nombre de autoridades.
se encuentran en circunstancias de
En la exposicin de motivos presentada ante el debilidad manifiesta.
Congreso para la aprobacin del proyecto que
Este principio administrativo obedece a un
se convertira en la Ley 1437 de 2011, por la
MARCO NORMATIVO
desarrollo del derecho a la igualdad

cual se expide el Nuevo Cdigo Contencioso
ELECTRNICOS
consagrado en el artculo 13 de la
Administrativo, ya se haca alusin a la
Constitucin Poltica de 1991. En el mbito
inclusin de las Tecnologas de la Informacin
de la aplicacin de las Tecnologas de la
y las Comunicaciones en el mismo y la
Informacin y las Comunicaciones, es
finalidad que se buscaba: Aunque el uso de
importante que las entidades den el mismo
medios tecnolgicos ya se encuentra
trato a las personas sin importar el canal por
generalizado en nuestra administracin
el cual se est interactuando. No se puede
pblica, se aprovecha el Cdigo para
dar un trato preferencial a los ciudadanos
introducir un conjunto de disposiciones que
que se relacionen con la administracin por
permitan hacia futuro explotar adecuadamente
medios fsicos sobre aquellos que lo hagan
los avances tecnolgicos y las posibilidades que
por medios electrnicos. As mismo, el uso
brindan las Tecnologas de la Informacin y las
de medios electrnicos no puede reemplazar
Comunicaciones para modernizar y
los medios fsicos cuando con ello se
racionalizar el funcionamiento interno de la
restrinja el acceso de parte de la poblacin a
administracin, al mismo tiempo que se utilizan
cualquier canal de atencin o prestacin de
como un medio de acortar las distancias entre
un servicio.
los ciudadanos y las autoridades.37
Publicidad: El numeral 9 del citado artculo
En el presente aparte se realizar un breve
dispone que las autoridades darn a
repaso de las principales innovaciones
conocer al pblico y a los interesados, en
normativas relacionadas con las Tecnologas de
forma sistemtica y permanente, sin que
la Informacin y las Comunicaciones
medie peticin alguna, sus actos, contratos y
37
resoluciones, mediante las comunicaciones,
Gaceta del Congreso, No. 1173, Martes 17 de noviembre de 2009, p. 60
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notificaciones y publicaciones que ordene la su numeral 4 dispone que las entidades para
ley, incluyendo el empleo de tecnologas que la atencin de peticiones, quejas, denuncias
permitan difundir de manera masiva tal o reclamos debern establecer un sistema de
informacin de conformidad con lo turnos acorde con las necesidades del
dispuesto en este Cdigo (). servicio y las Tecnologas de la Informacin
y las Comunicaciones. As mismo, debern
El principio de publicidad establece la tramitar las peticiones que reciban por

obligacin para la administracin de medios electrnicos y adoptar medios
publicar la informacin ordenada por la Ley, tecnolgicos para el trmite y resolucin de
permitindole con estos fines el empleo de las mismas. Aclarando que no se debe
las TIC. La consecuencia de este principio, olvidar, como se mencion dentro de la
es que confirma la legitimacin de las explicacin de igualdad, la provisin de
herramientas electrnicas como medio medios alternativos a los electrnicos, para
idneo para publicitar el accionar las personas que no cuenten con acceso a los
administrativo. mismos.
Celeridad: Por este principio las El artculo 8 en desarrollo del principio de
publicidad previamente expuesto, dispone
autoridades impulsarn oficiosamente los
procedimientos, e incentivarn el uso de las que las autoridades debern mantener a
MARCO NORMATIVO
Tecnologas de la Informacin y las disposicin de toda persona, informacin

ELECTRNICOS
Comunicaciones, a efectos de que los completa y actualizada, en el sitio de

atencin y en la pgina electrnica, y
procedimientos se adelanten con diligencia,
dentro de los trminos legales y sin suministrarla a travs de los medios
dilaciones injustificadas. impresos y electrnicos de que disponga, y
por medio telefnico o por correo, sobre los
La implementacin y el fomento de las siguientes aspectos:
herramientas electrnicas debern permitir a 1. Las normas bsicas que determinan su
las entidades optimizar sus procedimientos, competencia.
de forma tal que permita una administracin 2. Las funciones de sus distintas
diligente en su accionar. dependencias y los servicios que
prestan.
3.5.2 Otras Previsiones 3. Las regulaciones, procedimientos,
Dentro de los derechos de las personas ante trmites y trminos a que estn sujetas
la Administracin Pblica, contenidos en el las actuaciones de los particulares frente
artculo 5 del Nuevo Cdigo, estas podrn al respectivo organismo o entidad.
presentar peticiones por cualquier medio 4. Los actos administrativos de carcter
tecnolgico o electrnico disponible en la general que expidan y los documentos de
entidad, an por fuera de las horas de inters pblico relativos a cada uno de
atencin al pblico. ellos.
En el otro extremo se encuentran los deberes 5. Los documentos que deben ser
de la administracin en la atencin al suministrados por las personas segn la
pblico contenidos en el artculo 7, que en actuacin de que se trate.
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6. Las dependencias responsables segn la naturaleza de los procedimientos
actuacin, su localizacin, los horarios administrativos, se aplicarn las disposiciones
de trabajo y dems indicaciones que sean de la Ley 527 de 1999 y las normas que la
necesarias para que toda persona pueda sustituyan, adicionen o modifiquen. De esta
cumplir sus obligaciones o ejercer sus forma se incorporan las previsiones legales
derechos. sobre firma electrnica, firma digital, entidades
7. La dependencia, y el cargo o nombre del de certificacin y dems temas afines y

servidor a quien debe dirigirse en caso de relacionados contenidos en la normatividad
una queja o reclamo. correspondiente.
8. Los proyectos especficos de regulacin
y la informacin en que se fundamenten, El artculo 54 establece el derecho de las
con el objeto de recibir opiniones, personas a actuar ante la administracin por
sugerencias o propuestas alternativas. medios electrnicos, previo registro de su
Para el efecto, debern sealar el plazo direccin de correo electrnico. El registro
dentro del cual se podrn presentar no es requerido para la presentacin de
observaciones, de las cuales se dejar peticiones y con respecto al trmino de las
registro pblico. En todo caso la actuaciones, dispone que las mismas se
autoridad adoptar autnomamente la entendern hechas en trmino siempre que
MARCO NORMATIVO
decisin que a su juicio sirva mejor el hubiesen sido registradas hasta antes de las
doce de la noche y se radicarn el siguiente
ELECTRNICOS
inters general.
da hbil.
3.5.3 Utilizacin de medios electrnicos El artculo 55 reconoce la equivalencia
en el procedimiento administrativo funcional de los documentos pblicos en
Mencin especial debe realizarse del captulo medios electrnicos. Extendiendo su validez
IV del Nuevo Cdigo que desarrolla lo y fuerza probatoria a las reproducciones
correspondiente a la utilizacin de medios efectuadas a partir de los respectivos
electrnicos en el procedimiento administrativo, archivos electrnicos.
comenzando por el artculo 53, que establece Por su parte, el artculo 56 establece la
que los procedimientos y trmites posibilidad, previa aceptacin del
administrativos podrn realizarse a travs de interesado, que la notificacin de los actos
medios electrnicos. As mismo, reconoce la administrativos se realice a travs de medios
garanta de igualdad de acceso a la electrnicos. Esta aceptacin podr
administracin por parte de las personas, revocarse expresamente durante el proceso.
obligando que las entidades aseguren La notificacin quedar surtida a partir de la
mecanismos suficientes y adecuados de acceso fecha y hora en que el administrado acceda
gratuito a los medios electrnicos, o permitan el al acto administrativo, fecha y hora que
uso alternativo de otros procedimientos. deber certificar la administracin.
De acuerdo con el artculo 57, las
Es muy importante en el anlisis de este autoridades, en el ejercicio de sus funciones,
captulo, la remisin dispuesta en el inciso podrn emitir vlidamente actos
segundo del citado artculo 53, en el sentido en administrativos por medios electrnicos
que en cuanto sean compatibles con la siempre y cuando se asegure su autenticidad,
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integridad y disponibilidad de acuerdo con En el artculo 60 se incorpora el concepto de
la Ley. En este aspecto es importante Sede electrnica dentro de la administracin
recordar que estos actos deben garantizar el pblica colombiana; segn el mismo, toda
acceso de conformidad con el principio de autoridad deber tener al menos una
igualdad y que su soporte legal primario se direccin electrnica. Esta disposicin debe
encuentra en la Ley 527 de 1999. entenderse como que la direccin electrnica
El Archivo electrnico de documentos se es una asimilacin a una direccin fsica. Es

encuentra contenido en el artculo 58 del decir que toda entidad debe tener un espacio
Nuevo Cdigo y establece que cuando el virtual asimilable en prestaciones y
procedimiento administrativo se adelante funcionalidades a uno fsico.
utilizando medios electrnicos, los
documentos debern ser archivados en este En este espacio, contina el artculo, la
mismo medio. Podrn almacenarse por autoridad respectiva garantizar condiciones
medios electrnicos, todos los documentos de calidad, seguridad, disponibilidad,
utilizados en las actuaciones administrativas. accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad
de la informacin de acuerdo con los
Complementa aclarando que la conservacin estndares que defina el Gobierno Nacional.
de los documentos electrnicos que
Establece el Nuevo Cdigo que la sede
MARCO NORMATIVO
contengan actos administrativos de carcter

individual, deber asegurar la autenticidad e podr ser compartida por varias entidades
ELECTRNICOS
integridad de la informacin necesaria para siempre y cuando se identifique claramente

reproducirlos, y registrar las fechas de quin es el responsable de garantizar las
expedicin, notificacin y archivo. Esta condiciones de calidad, seguridad,
disposicin debe interpretarse en disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e
concordancia con la normatividad interoperabilidad. As mismo, cada
archivstica nacional, expuesta dentro del autoridad usuaria de la sede compartida ser
apartado correspondiente del presente responsable de la integridad, autenticidad y
documento. actualizacin de la informacin y de los
servicios ofrecidos por este medio.
El artculo 59 con respecto al expediente
electrnico, lo define como el conjunto de Para efectos de la gestin documental y de
documentos electrnicos correspondientes a los procesos que la soporten, es de gran
un procedimiento administrativo, cualquiera importancia el artculo 61 de la norma, que
que sea el tipo de informacin que establece una serie de requerimientos para la
contengan. Agrega que el foliado de los recepcin de documentos electrnicos por
expedientes electrnicos se llevar a cabo parte de las autoridades como son los
mediante un ndice electrnico, firmado siguientes:
digitalmente por la autoridad, rgano o 1. Llevar un estricto control y relacin de
entidad actuante, segn proceda. Este ndice los mensajes recibidos en los sistemas
garantizar la integridad del expediente de informacin incluyendo la fecha y
electrnico y permitir su recuperacin hora de recepcin.
cuando se requiera.
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2. Mantener la casilla del correo medios electrnicos en los procedimientos
electrnico con capacidad suficiente y administrativos.
contar con las medidas adecuadas de
proteccin de la informacin. 3.6 Marco General de la
3. Enviar un mensaje acusando el recibo Contratacin Pblica
de las comunicaciones entrantes
Con el fin de ofrecer un panorama que exponga

indicando la fecha de la misma y el
el marco general normativo de la contratacin
nmero de radicado asignado.
pblica, de forma tal que las entidades lo tengan
en cuenta al momento de implementar cualquier
Un aspecto que genera incertidumbre para el
esfuerzo por incorporar las Tecnologas de la
empleo de medios electrnicos con la
Informacin y las Comunicaciones dentro de
administracin, es el relacionado con los
sus procesos, a continuacin se contextualiza de
medios que comprueben la recepcin y
forma breve el marco normativo enunciado.
envo de mensajes. En este sentido el
artculo 62 de la Ley dispuso las siguientes El esquema de contratacin estatal en Colombia
reglas: ha tenido una reglamentacin que ha
1. El mensaje de datos emitido por la evolucionado desde la libertad plena, previa a la
autoridad para acusar recibo de una Constitucin de 1886, hasta una detallada y
MARCO NORMATIVO
comunicacin, ser prueba tanto del garantista, desde la expedicin de la

ELECTRNICOS
envo hecho por el interesado como de Constitucin de 1991. En dichas etapas, se ha

su recepcin por la autoridad. tratado de determinar la mejor forma bajo la
2. Cuando fallen los medios electrnicos cual la administracin pblica puede acceder a
de la autoridad, que impidan a las los bienes y servicios que se requieren para la
personas enviar sus escritos, peticiones satisfaccin del inters general y el
o documentos, el remitente podr cumplimiento de sus fines y objetivos
insistir en su envo dentro de los tres (3) correspondientes.
das siguientes, o remitir el documento
por otro medio dentro del mismo En desarrollo de la facultad expresa que se le
trmino, siempre y cuando exista otorg al Congreso de la Repblica en el
constancia de los hechos constitutivos Artculo 150 de la Constitucin Poltica de
de la falla en el servicio. 1991, se expidi el estatuto general de
contratacin de la administracin pblica,
Finalmente, vale la pena resaltar que de mediante la expedicin de la ley 80 de 1993,
conformidad con el artculo 64 del Nuevo convirtindose ste en el tercer estatuto de la
Cdigo Contencioso Administrativo, sin historia de Colombia, despus del expedido
perjuicio de la vigencia dispuesta en este mediante el Decreto de la Ley 150 de 1976 y el
Cdigo en relacin con las anteriores Decreto de la Ley 222 de 1983.
disposiciones, el Gobierno Nacional
En dicha norma, modificada por la Ley 1150 de
establecer los estndares y protocolos que
2007, y sus decretos reglamentarios, se
debern cumplir las autoridades para
establece un marco general de contratacin que
incorporar en forma gradual la aplicacin de
cumple con las siguientes caractersticas:
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i. Se unifica el criterio de entidades estatales, rgimen de registro nico de proponentes,
complementadas por las que se devienen entre otros.
del Estatuto Orgnico del Presupuesto y la
Propia Constitucin, que estn obligadas a De acuerdo con lo anterior, se genera un
cumplir con los trmites especiales de esquema competitivo de oferentes, que tienen la
convocatorias a procesos de seleccin. obligacin en caso de resultar adjudicatarios, de
ii. Se determinan los principios bajo los cuales ayudarle a la Administracin a cumplir con sus
se deben regir los procesos de seleccin: cometidos, en el cual se rige el derecho privado
principio de economa, de igualdad, de para todos los asuntos que no estn
debido proceso en actuaciones expresamente contemplados. Un rgimen que
administrativas, de la buena fe, de responde en mucho a las necesidades de una
legalidad, de proporcionalidad, de contratacin gil, pblica y responsable de las
publicidad, de reciprocidad de las decisiones que se adopten por los
prestaciones contractuales, de administradores, al tener controles posteriores
responsabilidad, de seleccin objetiva y de sobre las actuaciones y recursos pblicos.
transparencia. Valga esta breve contextualizacin para
iii. Se refuerza el criterio de servicio pblico en
recordar a las entidades que si dentro de los
los contratos del Estado, con la inclusin de procesos que se pretendan soportar en las
MARCO NORMATIVO
clusulas exorbitantes (terminacin, Tecnologas de la Informacin y las

ELECTRNICOS
modificacin e interpretacin unilateral, y Comunicaciones, se hace necesaria la

la declaratoria de la caducidad) a favor de
contratacin de bienes y/o servicios, estas
las entidades estatales en razn del inters debern atender la normatividad que sobre el
general y el servicio pblico. tema aplique a las mismas.
iv. Se extiende un rgimen de inhabilidades e
incompatibilidades amplio, y establece un
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4. Casos de implementacin de polticas de automatizacin de
procesos electrnicos en Entidades del Estado.
Las polticas de soporte de procesos de la 4.2 Superintendencia de Industria
administracin pblica en las Tecnologas de la

Informacin y las Comunicaciones han tenido
y Comercio - SIC
un desarrollo que se puede calificar como poco
La Superintendencia de Industria y Comercio
uniforme. Algunos ejemplos son los siguientes:
con base en las facultades propias del Decreto
2153 de 1992 ha implementado el uso de los
4.1 Ventanilla nica de Comercio mensajes de datos- correos electrnicos- para
Exterior - VUCE poder adelantar las notificaciones que sobre
actos administrativos en materia de propiedad
Con el fin de armonizar los requisitos, trmites industrial dicha entidad profiere.
y documentos exigidos por las entidades que
intervienen en las operaciones de comercio Teniendo en cuenta las consecuencias y
exterior, as como transacciones internacionales formalidades tradicionales que se han tenido
MARCO NORMATIVO
y propiciar mejores condiciones de respecto de asuntos procesales tales como las

competitividad, se expidi el Decreto 4149 de notificaciones, entendidas estas como aspectos
ELECTRNICOS
2004, el cual crea la Ventanilla nica de sustanciales para el debido ejercicio de los
Comercio Exterior. derechos de los implicados, es innovadora la
decisin de la SIC y abri una discusin
Su objeto en primer lugar, es tramitar las importante sobre aspectos procesales a travs de
autorizaciones, permisos, certificaciones o medios electrnicos recogidos en gran parte en
vistos buenos previos que exigen las diferentes el nuevo Cdigo Contencioso Administrativo.
entidades competentes para la realizacin de las
operaciones especficas de exportacin e 4.3 Direccin Nacional de
importacin, y por otro lado, consultar
informacin relacionada con los procedimientos
Impuestos
previos a la importacin y exportacin.
Con el fin de facilitar el cumplimiento de las
Mediante la Circular externa 038 de 2005, del obligaciones fiscales, la Direccin de Impuestos
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, se y Aduanas Nacionales, implementa el
establece la necesidad de que las partes mecanismo de firma con certificado digital,
interesadas en la interaccin con la citada reglamentado mediante la Resolucin 12717 de
ventanilla deben adquirir como medio 2005.
probatorio idneo, la certificacin de una firma
Su artculo 2 dispone que los mecanismos de
digital abierta, con la cual se garantice la
certificacin y firma digital sustituyen para
identidad del remitente, su aprobacin del
todos los efectos la firma autgrafa en los
contenido incluido en el mensaje de datos y la
documentos inherentes a los trmites realizados
inalterabilidad del mismo.
a travs de tales mecanismos, por personas
Pgina 36 de 40
naturales que acten a nombre propio y/o que registros pblicos u otras diligencias ante las
representen a otra persona natural o jurdica o Cmaras de Comercio, mediante el intercambio
acten para la misma, quienes para este efecto electrnico de mensajes de datos o a travs de
se denominarn suscriptores del mecanismo. formularios prediligenciados, segn la Ley 527
de 1999 o cualquier norma que la sustituya,
As mismo, el artculo 4 dispone que el uso de complemente o reglamente.
los mecanismos de acceso para autenticacin

y/o para la certificacin y firma digital de que As mismo, la Resolucin 643 de 2004
trata esta resolucin, aplica exclusivamente para establece las pautas necesarias para que en las
la utilizacin de los servicios informticos Notaras se ofrezca a los ciudadanos la
electrnicos que ponga a disposicin de sus posibilidad de remitir electrnicamente copia de
usuarios la Direccin de Impuestos y Aduanas las escrituras pblicas que deban inscribirse en
Nacionales. La DIAN establecer los trmites alguno de los registros pblicos a cargo de las
que requieran el uso de firma digital respaldada Cmaras de Comercio.
por certificado digital.
Este podr ser prestado en aquellas Notaras
De acuerdo con lo anterior, se encuentra que la que dispongan de los recursos tecnolgicos
Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales necesarios para permitir el intercambio
adelanta un trmite de firma digital mediante electrnico seguro de informacin.
MARCO NORMATIVO
certificaciones cerradas, las cuales no tienen

ELECTRNICOS
ningn efecto en relaciones con otras entidades, 4.5 Aspecto Destacable

personas naturales o jurdicas.
Las experiencias descritas anteriormente,
4.4 Superintendencia de permiten observar que es posible la utilizacin
de las herramientas que proporcionan las
Notariado y Registro Tecnologas de la Informacin y las
Conforme al Decreto 898 de 2002, el artculo 7 Comunicaciones en los procesos de la
dispone la posibilidad de efectuar trmites administracin pblica. En consecuencia, es
como la peticin de la matrcula, su renovacin necesario destacar la existencia en el pas de un
y en general la solicitud de inscripcin de marco normativo que permite el
cualquier acto o documento relacionado con los aprovechamiento de estas herramientas.
Pgina 37 de 40
5. Normograma
TEMA NORMAS ARTCULO
Ley 1450 de 2011. Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-
230
2014.
Ley 1341 de 2009. Por la cual se definen principios y conceptos sobre la
sociedad de la informacin y la organizacin de las Tecnologas de la
2,4,17,35
Informacin y las Comunicaciones TIC, se crea la Agencia Nacional de
GOBIERNO EN
Espectro y se dictan otras disposiciones.
LNEA
Decreto 1151 de 2008. Por el cual se establecen los lineamientos generales de
la Estrategia de Gobierno en Lnea de la Repblica de Colombia, se reglamenta 2,6
parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones.
MANUAL 3.0 para la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en
Todo
las entidades del orden nacional de la Repblica de Colombia. 2011.
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y
Todo
se dictan otras disposiciones.
Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso
de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, y se Todo
DOCUMENTO
establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones.
ELECTRNICO
Decreto 1747 de 2000. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 24
1999, en lo relacionado con las entidades de certificacin, los certificados y las
firmas digitales. Todo
Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
MARCO NORMATIVO
interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras Todo

CONTROL INTERNO disposiciones.
ELECTRNICOS
Decreto 1599 de 2005. Por el cual se adopta el Modelo Estndar de

Todo
Control Interno para el Estado Colombiano.
Ley 872 de 2003: por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la
Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de Todo
servicios
GESTIN DE
Decreto 4110 de 2004: por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se
CALIDAD Todo
adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica
Decreto 4485 de 2009: por medio de la cual se adopta la actualizacin de la
Todo
Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica
Ley 1450 de 2011. Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-
3, 232
2014.
Ley 1437 de 2011. Por la cual se expide el Cdigo de Procedimiento
5, 35,37
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Ley 962 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de
trmites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del
1,6
Estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o prestan servicios
ADMINISTRACIN
pblicos.
ELECTRNICA
Decreto 3485 de 2011. Por el cual se reglamenta el Sistema Electrnico para
Todo
la Contratacin Pblica y se dictan otras disposiciones.
Decreto 235 de 2010. Por el cual se regula el intercambio de informacin
2
entre entidades para el cumplimiento de funciones pblicas.
Ley 1474 de 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la 76,77
efectividad del control de la gestin pblica.
Pgina 38 de 40
6. Definiciones
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o
institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo pblico. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se

deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.
Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Control interno: Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organizacin
y el conjunto de los planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin
y evaluacin adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y
actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos, se realicen de acuerdo con las
normas constitucionales y legales vigentes dentro de las polticas trazadas por la direccin y en
atencin a las metas u objetivos previstos.
MARCO NORMATIVO
Certificado en relacin con las firmas digitales: Mensaje de datos firmado por la entidad de
ELECTRNICOS
certificacin que identifica, tanto a la entidad de certificacin que lo expide, como al suscriptor y
contiene la clave pblica de ste.
Documento original. Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Entidad de Certificacin: Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente ley, est
facultada para emitir certificados en relacin con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar
los servicios de registro y estampado cronolgico de la transmisin y recepcin de mensajes de datos,
as como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales.
Entidad de certificacin cerrada: Entidad que ofrece servicios propios de las entidades de
certificacin slo para el intercambio de mensajes entre la entidad y el suscriptor, sin exigir
remuneracin por ello.
Entidad de certificacin abierta: La que ofrece servicios propios de las entidades de certificacin,
tales que:
a) Su uso no se limita al intercambio de mensajes entre la entidad y el suscriptor, o

b) Recibe remuneracin por stos.
Firma digital: Se entender como un valor numrico que se adhiere a un mensaje de datos y que,
utilizando un procedimiento matemtico conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del
Pgina 39 de 40
mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y
que el mensaje inicial no ha sido modificado despus de efectuada la transformacin.
Funcin archivstica. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que
comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.
Gestin documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin,

manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
Intercambio Electrnico de Datos (EDI): La transmisin electrnica de datos de una computadora a

otra, que est estructurada bajo normas tcnicas convenidas al efecto.
Mensaje de datos: La informacin generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios
electrnicos, pticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrnico de Datos
(EDI), Internet, el correo electrnico, el telegrama, el tlex o el telefax.
Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural.

MARCO NORMATIVO
Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales
empleados. Adems de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotogrficos,
ELECTRNICOS
flmicos, informticos, orales y sonoros.
Tabla de retencin documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Pgina 40 de 40

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LINEAMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIN

DE PROCESOS ELECTRNICOS MARCO

Programa de Gobierno en lnea

Ana Carolina Rodrguez Coordinadora Investigacin, Polticas y

Oscar Javier Almanza Rodrguez Servicios de Gobierno en lnea:

Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones

Programa de Gobierno en lnea

2.6 Decreto 1747 de 2000 ............................................................................................................... 8

2.7 Decreto 2170 de 2002 ............................................................................................................... 8

3.3.2 El Modelo Estndar de Control Interno - MECI ............................................................. 25

del Estado. ............................................................................................................................................... 36

4.1 Ventanilla nica de Comercio Exterior - VUCE .................................................................... 36

Tecnologas de la Informacin y las

Contexto normativo general de la Estrategia

para los diferentes procesos adelantados por

Explicacin de la firma electrnica, firma

posteriormente observar las disposiciones de los objetivos del Ministerio de Tecnologas

fin de lograr la prestacin de servicios la financiacin de planes, programas y

procedern a identificar, racionalizar y

simplificar los procesos, procedimientos,

El manual se define como una herramienta de prevista en las disposiciones vigentes, o

entidades del Estado, as como con la sociedad

en su conjunto, y promover la participacin

correspondiente a la contratacin pblica

electrnicos o telemticos para integrar,

compartir y/o suministrar la informacin que

Tecnologas de la Informacin y las sistema.

en algunos casos la comprobacin de la Existe alguna garanta confiable de que se ha

Posteriormente, se estudiarn las implicaciones

legales vigentes dentro de las polticas trazadas 3.1.2 Equivalencia funcional

por la direccin, y en atencin a las metas u

presentacin de documentos que cumplan con Las entidades de certificacin se clasifican en

3.1.3 Firma digital Es as que bajo la firma digital, con certificado

La firma digital, tiene una serie de iniciador de un mensaje. Estas caractersticas

electrnicos. Aunque el tema ser desarrollado

Se ha utilizado un mtodo que permita en su contexto normativo correspondiente

3.1.5 Diferencias 1. Que la informacin que contengan sea

reproduccin exacta. documentos, la misma ley ha adoptado la

3.2.1 Archivo General de la Nacin b) Fijar polticas y expedir los reglamentos

obligacin del Estado, segn lo dispone el ttulo e) Promover la organizacin y fortalecimiento

I de los principios fundamentales de la de los archivos del orden nacional,

De conformidad con el artculo 4 de la Ley 594

En desarrollo de estas competencias y de trmino archivo de la siguiente forma:

desarrollo y la investigacin archivstica13. papel u otros soportes para registrar

disponiendo sobre la institucionalidad e planos, dibujos, cuadros, fotografas, cintas

agencias del Estado en el servicio al ciudadano. As mismo, la norma establece diferentes

De conformidad con el literal d) los servidores categoras de documentos que se dividen en

Finalmente, es importante resaltar la adopcin En materia de archivo, define el artculo 3 de la

copiado y reproduccin libre de virus equivalencia funcional20 existente entre los

Igualmente, el Artculo 19 de la Ley 594 de El Sistema Nacional de Archivos se articula

Igualmente la Ley 594 de 2000 establece que:

archivos en todo el territorio nacional, conjunto de instrucciones en las que se detallan

propiciando y contribuyendo a la organizacin las operaciones para el desarrollo de los

cumplimiento a los lineamientos contenidos

Nacin. En consecuencia, tiene la funcin de

armonizar las reglas relacionadas con la

de implementar las Tecnologas de la dentro de los principios de la funcin

Informacin y las Comunicaciones (TIC) dentro administrativa, la obligacin, en cabeza de la

la contratacin de dichos servicios con

las autoridades administrativas a la f) Definir y aplicar medidas para prevenir los

de la funcin administrativa-art. 209 CP-; la

artculo 230 superior-; y la fuerza vinculante de adelante la implementacin de procesos

el empleo de un proceso electrnico no debe objetivos y metas tanto generales como

implementacin de herramientas TIC como