Sunteți pe pagina 1din 17

Consiliul pentru Standarde Ocupaionale i Atestare

Unitatea de Cercetare i Servicii Tehnice

STANDARD OCUPATIONAL

Ocupaia: Derulator

Domeniul: Comer i servicii

Bucureti 1997
Unitatea pilot:
TEHNOFORESTEXPORT S.A. Bucureti
Coordonator proiect standard ocupaional:
Gabriela Blnescu
Membrii echipei de redactare a standardului ocupaional:
referent Laurenia Saita, TEHNOFORESTEXPORT S.A. Bucureti
referent Mihaela Slniceanu, TEHNOFORESTEXPORT S.A. Bucureti
Refereni de specialitate:
jurist Vili Dumitrache, UZINEXPORTIMPORT SA, Bucureti
economist Dinu Constantin, UZINEXPORTIMPORT SA, Bucureti
Standard aprobat COSA la data de 30-09-1997

Cod COSA: O - 2
copyright 1997 , COSA - U.C.S.T.
Toate drepturile asupra acestui document sunt rezervate.
Acesta nu poate fi reprodus parial sau integral, nu poate fi folosit sau citat n alte
lucrri fara acordul COSA.
Derulator

UNITILE DE COMPETEN

Domeniile de competen Unitile de competen

Administraie Coresponden cu partenerii

Competene generale la locul de munc Comunicare interpersonal


Culegere i analizare de informaii
Munca n echip

Derulare contract ntocmirea graficului de livrare


Stabilirea setului de documente

Dezvoltare profesional Dezvoltarea activitii profesionale

Relaii cu alte instituii Procurarea documentelor specifice


Remiterea documentelor de banc

Relaii cu partenerii de afaceri ntocmirea comenzii


Monitorizarea execuiei livrrii
Prelucrarea comenzii
Coresponden cu partenerii

Nu este specificat descrierea unitii

ELEMENTE DE COMPETEN CRITERII DE REALIZARE


1 ntocmirea corespondenei 1.1. Corespondena comercial este redactat utilizndu-se termenii
comerciale interne i externe comerciali consacrai de uzanele de specialitate.

1.2 Corespondena este ntocmit pe baza contractului extern i intern.

1.3 Corespondena comercial este ntocmit n funcie de specificul


activitii la care se refer.

1.4 Corespondena comercial intern i ex-tern este redactat utiliznd


o exprimare cla-r,concis,la obiect.

1.5.Corespondena comercial intern i extern este ntocmit innd


cont de modalitatea adecvat de abordare a problemelor
2 ntocmirea corespondenei cu diverse 2.1.Corespondena cu diverse instituii este redactat pe baza
instituii implicate n re-alizarea regulamentului intern al companiei i a regulamentelor instituiilor
contractului extern respective.

2.2.Corespondena cu aceste instituii este ntocmit respectndu-se


legislaia n vigoare.

2.3.Corespondena cu aceste instituii este ntocmit operativ,


utilizndu-se formulare puse la dispoziie de acestea.
2.4.Corespondena cu aceste instituii este ntocmit respectndu-se
intervalul de timp impus de acestea.
3.Transmiterea corespondenei 3.1.Corespondena este transmis in mod operativ, prompt, pentru
rezolvarea eficient a problemelor contractuale.

3.2.Corespondena este expediat utilizndu-se modalitatea de


transmitere adecvat.

3.3.Corespondena este transmis n conformitate cu cerinele

Gama de variabile

modaliti de transmitere a corespondenei: pot, pot rapid, fax, telex.


activitile la care se poate referi corespondena: tratative precontractuale, ofertare, mostrare,modificri
contractuale, realizarea importurilor de completare, reclamaii, cereri de comenzi.
instituiile cu care se corespondeaz pot fi: bnci, vam, ministere, primrii etc.

Ghid pentru evaluare

cunotine de specialitate (economice, comerciale, fiscale, vamale, financiare, de legislaie intern i extern
specific, de uzane comerciale)
cunotine de limbi strine
cunotine de comer exterior i de coresponden comercial
cunoaterea specificului instituiilor implicate
cunoaterea regulamentului intern al companiei
abilitate, amabilitate, aptitudini de comunicare
capacitatea de a rspunde cu operativitate cererilor/solicitrilor partenerilor
promptitudine n transmiterea corespondenei
Comunicare interpersonal

Descrierea unitii
Unitatea descrie modul n care se realizeaz comunicarea eficient cu titi factorii implicati n realizarea contractului
extern utilizndu-se tehnici optime de comunicare.
De asemenea, unitatea se refer si la modalittile de prelucrare si de transmitere a informatiilor legate de realizarea
contractului extern.
Unitatea se refer si la eficienta participrii la discutiile organizate la nivelul companiei
Unitatea este valabil si pentru SO pentru 'Derulator', pentru SO pentru 'Asistent Manager', pentru SO pentru
'Referent' i pentru SO pentru 'Agent de vnzare'

ELEMENTE DE COMPETEN CRITERII DE REALIZARE


1 Stabilirea relaiei de comunicare cu 1.1 Comunicarea cu factorii implicai n reglarea contractului extern se
factorii implicai n realizarea face permanent n scopul clarificrii problemelor aprute i al soluionrii
contractului extern lor n timp util;
1.2. Contactarea factorilor implicai este realizat n scopul obinerii
documentelor necesare derulrii contractului;
1.3 Comunicarea se face respectnd regulamentul intern al societilor
implicate n contract;
1.4. Comunicarea se face cu amabilitate i diplomaie;
1.5. Interlocutorul este ascultat cu atenie n scopul obinerii de informaii
relevante;
1.6. Conducerea companiei este informat corect i operativ.
2. Preluarea i transmiterea 2.1. Informaiile ce urmeaz a fi transmise sunt selectate i structurate
corect n funcie de destinatar;
2.2. Informaiile transmise sunt formulate ntr-un limbaj specific
domeniului de activitate;
2.3 Comunicarea informaiilor se face n mod clar, concis, eficient, n
scopul realizrii obiectivelor propuse;
2.4. Informaiile sunt transmise operativ prin metoda de comunicare
corespunztoare situaiei date;
2.5. Schimbul de informaii cu membrii echipei este realizat n
permanen pentru o bun desfurare a activitii
3. Utilizarea tehnicilor de comunicare 3.1. Tehnicile de comunicare sunt utilizate n funcie de situaia creat;
3.2. Tehnicile de comunicare sunt alese n funcie de timpul afectat
activitii;
3.3. Tehnicile de comunicare sunt alese n funcie de partener
4. Participarea la discuiile organizate 4.1. Participarea la discuii se face la solicitarea conducerii
la nivelul companiei departamentului i/sau a companiei;
4.2. Prin participarea la discuii sunt communicate deschis opiniile i
propriul punct de vedere;
4.3. Orice soluii i opinii constructive sunt preluate selectiv pentru a fi
aplicate n propria activitate;
4.4. Rspunde cu promptitudine la solicitrile de participare la discuii
organizate la nivelul companiei
Gama de variabile

metodele de comunicare cu clienii: fax, telefon, telex, contact direct, coresponden comercial
factorii implicai n realizarea contractului extern: conducerea companiei i a compartimentului/departamentului,
diversele servicii specializate din cadrul companiei, partenerul extern, furnizorii, comercialist derulator, referent,
contabil, curier, diverse instituii publice implicate n activitatea de comer exterior.

Ghid pentru evaluare

cunotine de specialitate (economice, comerciale, tehnice, fiscale, vamale, de legislaie intern i internaional,
financiare)
cunotine de limbi strine
cunotine ale uzanelor comerciale
cunotine ale specificului funcionrii instituiilor implicate
abilitate i diplomaie n comunicare
capacitatea de comunicare eficient
claritate, siguran concizie i corectitudine n exprimare
amabilitate i diplomaie n comunicare
Culegere i analizare de informaii

Descrierea unitii

ELEMENTE DE COMPETEN CRITERII DE REALIZARE


1. Culege informaii 1.1. Informaiile sunt culese n funcie de specificul activitii.

1.2. Informaiile culese trebuie s fie corecte, provenind din surse de


ncredere.

1.3. Informaiile culese trebuie s fie suficiente pentru a acoperi ntreaga


problematic.

1.4. Informaiile semnificative vor fi selectate cu promptitudine i


discernmnt.
2. Analizeaz informaii 2.1. Informaiile sunt analizate n mod operativ.

2.2. Informaiile sunt analizate innd cont de corelaiile dintre ele.

2.3. Analiza informaiilor se va face cu minuiozitate, pentru cuprinderea


tuturor elementelor de interes.

2.4. Analiza informaiilor va fi fcut n mod responsabil.

2.5. Informaiile vor fi evaluate cu obiectivitate i atenie.

Gama de variabile

Unitatea este valabil pentru standardele: referent, derulator, comercialist, agent de vnzare

Informaii cu privire la:


- bonitatea firmei cumprtoare
- evoluia general a pieei rii de destinaie
- evoluia pe pia a produselor ce fac obiectul contractului

Surse de obinere a informaiilor:


- banc
- Camera de Comer
- publicaii
- Secia Comercial de la Ambasada rii noastre din ara de destinaie
- trguri internaionale specifice

Ghid pentru evaluare

La evaluare se va urmri:
interesul pentru culegerea de noi informaii i capacitatea de a selecta cu responsabilitate informaiile
semnificative
Munca n echip

Descrierea unitii

ELEMENTE DE COMPETEN CRITERII DE REALIZARE


1. Identific sarcinile ce i revin n 1.1. Sarcinile repartizate n cadrul echipei sunt identificate n mod
cadrul echipei responsabil i eficient, n funcie de specific.

1.2. Sarcinile ce i revin sunt identificate n concordan cu activitatea


celorlai membri ai echipei.
2. i desfoar activitatea mpreun 2.1. Sugestiile i informaiile sunt furnizate celorlali membri ai echipei n
cu membrii echipei mod operativ.

2.2. Sarcinile repartizate sunt ndeplinite cu profesionalism, n


concordan cu sarcinile celorlali membri ai echipei.

2.3. Este solicitat prompt asisten n desfurarea activitii, n funcie


de situaiile aprute n timpul lucrului.

2.4. Situaiile dificile / neprevzute se rezolv prin strns colaborare cu


ceilali membri ai echipei.

Gama de variabile

Unitatea de competen este valabil pentru standardele: derulator, referent, agent comercial, agent de vnzare.

Membrii echipei: derulator, referent, comercialist, contabil, curier

Contracte derulate;
- contract extern
- contract intern de comision
- contract de vnzare-cumprare a unor produse destinate exportului

Ghid pentru evaluare

- cunoaterea regulamentului intern al companiei


- capacitate de munc n echip
- capacitate de comunicare interpersonal
- adaptabilitate la situaii neprevzute
- profesionalism
ntocmirea graficului de livrare

Descrierea unitii

ELEMENTE DE COMPETEN CRITERII DE REALIZARE


1. Identific datele necesare ntocmirii 1.1. Datele necesare sunt identificate pe baza cunoaterii cu exactitate a
graficului coninutului contractului.

1.2. Datele necesare sunt identificate prin analizarea factorilor de


competen implicai n realizarea obiectivului contractului.
2. Elaboreaz graficul 2.1. Graficul de livrare este ntocmit pe baza confirmrii termenelor i
cantitilor de ctre furnizor.

2.2. Graficul de livrare este structurat n funcie de diversitatea produselor


contractate i/sau de graficul de montaj, dac este cazul.

2.3. Graficul de livrare este ntocmit n conformitate cu coninutul


contractului.

2.4. Graficul de livrare ntocmit va fi clar, concis, la obiect.

2.5. Graficul de livrare este elaborat innd cont de termenul de execuie


al contractului.
Gama de variabile

Grafic de livrare n funcie de diversitatea produselor:


- grafic pe produs
- grafic pe furnizor i produsele lui

Documente ce atest efectuarea livrrii:


- factur
- documente de ncasare valutar (declaraia de ncasare valutar - DIV)
- documente de transport
- declaraie vamal de export (DVE)
- aviz de expediie
- specificaie

Factorii de competen implicai n realizarea obiectivului contractului sunt furnizorii de marf i/sau prestatorii
de servicii.

Analiza factorilor de competen poate fi:


- din punct de vedere al timpului de execuie al produsului
- din punct de vedere al calitii produsului / serviciului executat

Datele necesare ntocmirii graficului de livrare se refer la:


- termene de expediere
- cantiti / gam de produse
- perioad de execuie a mrfii

Ghid pentru evaluare

- cunoaterea amnunit a prevederilor contractului


- cunotine de merceologia produsului care face obiectul contractului
- exigen
- capacitate de analiz i sintez, necesar pentru elaborarea unui grafic clar, concis, la obiect
- promptitudine
Stabilirea setului de documente

Descrierea unitii

ELEMENTE DE COMPETEN CRITERII DE REALIZARE


1. Identific cerinele contractului 1.1. Contractul este studiat cu atenie, pentru a se stabili corect setul de
documente necesare.

1.2. Cerinele contractului sunt identificate cu exactitate, pentru a se


stabili termenele i modul de ntocmire a documentelor.

1.3. Identificarea cerinelor contractului se va face n mod operativ,


pentru a permite ncadrarea n timp a ntocmirii / completrii
2. Stabilete setul de documente 2.1. Decizia asupra documentelor necesare va fi adoptat cu
necesare promptitudine i discernmnt.

2.2. Documentele ce trebuie ntocmite / procurate pentru completare


sunt stabilite n funcie de cerinele contractului.

2.3. Decizia asupra modului de prelucrare a documentelor va fi adoptat


n funcie de destinaia lor final.

Gama de variabile

Corelaii ntre datele contractului:


- de timp
- de coninut
- de destinaie

Prelucrarea documentelor se face:


- imediat, pentru cele n regim de urgen
- la termenul cerut de specificul documentului

Ghid pentru evaluare

- cunotine de legislaie intern i specific (n funcie de produs, ara de destinaie)


- cunotine de INCOTERMS
- cunoaterea semnificaiei i specificului documentelor ce se ntocmesc n cadrul derulrii contractului.
Dezvoltarea activitii profesionale

Descrierea unitii

ELEMENTE DE COMPETEN CRITERII DE REALIZARE


1. Identific necesarul de autoinstruire 1.1. Necesarul de autoinstruire se stabilete pe baza autoevalurii.

1.2. Necesarul de autoinstruire este identificat n funcie de cerinele


locului de munc.
2. Identific sursele de informare 2.1. Selectarea publicaiilor de specialitate care prezint interes se va face
cu discernmnt.

2.2. Materialele de specialitate se vor consulta zilnic sau ori de cte ori
este necesar.

2.3. Timpul alocat pentru studiu va fi stabilit cu atenie, pentru a fi


suficient pentru nsuirea noilor cunotine.
3. Structureaz informaiile pe 3.1. Informaiile se vor structura concis i ordonat, ntr-un sistem de
fiiere computerizat.

3.2. Fiierele vor fi elaborate pe probleme.

3.3. Fiierele vor fi elaborate ntr-un mod ct mai accesibil, pentru a


permite folosirea lor ct mai rapid i sigur.

Gama de variabile

Unitatea de competen este valabil pentru standardele: asistent manager, derulator, referent, agent comercial,
agent de vnzare.

Posibile surse de informare:


- publicaii de specialitate
- INTERNET
- referate sau comunicri tiinifice ale unor personaliti din domeniu

Ghid pentru evaluare

capacitate de autoevaluare obiectiv a punctelor slabe care necesit un plus de cunotine


spirit critic i autocritic
un minim de cunotine profesionale, care s i permit identificarea rapid i corect a eventualelor lipsuri.
Procurarea documentelor specifice

Descrierea unitii

ELEMENTE DE COMPETEN CRITERII DE REALIZARE


1. Identific instituiile abilitate s 1.1. Instituiile abilitate sunt identificate n conformitate cu documentele
emit documentele specifice solicitate.

1.2. Instituiile sunt identificate n termenele stabilite n graficul de


2. Procur documentele 2.1. Documentele specifice sunt procurate n mod operativ, pentru
respectarea termenelor contractului.

2.2. Documentele de transport sunt procurate n funcie de modalitatea


de transport i condiia de livrare convenite.

2.3. Certificatele de origine sunt solicitate de la instituiile abilitate, n


funcie de ara de origine i specificul mrfii.

2.4. Documentele speciale pre/post-livrare sunt vizate de ctre forurile


abilitate, n funcie de specificul mrfii, legislaia intern i cea a rii de
destinaie.

Gama de variabile

Certificatele de origine pot fi:


- certificat EUR 1
- certificat preferenial
- alte tipuri, funcie de ara de destinaie

Instituii abilitate s elibereze (i, dup caz, s vizeze) certificate de origine:


- Camera de Comer i Industrie
- Ministerul Comerului
- Consulatul / Ambasada rii de destinaie
- vama

Alte documente specifice:


- licene export / import
- autorizaii
- certificate fito-sanitare

Modaliti de transport:
- via terra: feroviar, auto
- via mare

Documente de transport:
- fracht (scrisoare de trsur internaional feroviar)
- CMR (scrisoare de trsur internaional rutier)
- conosament (pentru transport naval)

Ghid pentru evaluare

- cunotine de legislaie intern n domeniu


- cunotine de legislaie comercial specific rii de destinaie a mrfii
Remiterea documentelor de banc

Descrierea unitii

ELEMENTE DE COMPETEN CRITERII DE REALIZARE


1. Remite documentele la banc 1.1. Documentele sunt remise bncii conform regulamentului bancar.

1.2. Remiterea documentelor la banc se face operativ, cu respectarea


modalitii de plat.

1.3. naintea remiterii, documentele sunt verificate cu atenie pentru a fi


n concordan cu cerinele modalitii de plat.
2. Urmrete ncasarea 2.1 ncasarea documentelor remise trebuie s respecte termenele
prevzute de modalitatea de plat din contractul extern.

2.2. nainte de termenul convenit este fcut intervenie la partenerul


extern, pentru avizarea efecturii plii.
3. Semnaleaz neregularitile 3.1. Depirea termenului de ncasare este semnalat operativ
comercialistului, n vederea interveniei pentru urgentarea efecturii
plii.

3.2. Dac la termenul convenit, partenerul nu avizeaz efectuarea plii,

Gama de variabile

Modaliti de plat:
- acreditiv documentar
- garanie bancar
- incasso documentar
- trat
- ordin de plat

Ghid pentru evaluare

- cunotine privind uzanele comerciale referitoare la decontri externe


- cunotine privitoare la legislaia intern i internaional privind documentele bancare
- operativitate n semnalarea neregualaritilor
ntocmirea comenzii

Descrierea unitii

ELEMENTE DE COMPETEN CRITERII DE REALIZARE


1. Stabilete furnizorii 1.1. Furnizorii sunt stabilii n funcie de specificaiile contractului extern.

1.2. Fiecare furnizor este selecionat n funcie de credibilitatea rezultat


din referine i de experiena unor colaborri anterioare.

1.3. Stabilirea furnizorilor este realizat n mod obiectiv, fr


preferenieri sau subiectivisme.

1.4. Furnizorii sunt selectai n funcie de criteriile de eficien ale


2. ntocmete comanda 2.1. Comanda ntocmit conine toate elementele necesare din contractul
extern (este complet).

2.2. Comanda ntocmit conine detalii tehnice suplimentare furnizate de


specialiti.

2.3. Comanda este ntocmit corect, innd cont de reglementrile legale


n vigoare.

2.4. Comanda ntocmit este prezentat n forma cerut de regulamentul


intern al companiei.

Gama de variabile

Criteriile de eficien ale furnizorilor:


- timpul de execuie
- competitivitatea preului mrfii fa de preul de contract
- calitatea produsului / serviciului executat
- potenialul financiar

Specificaiile din contractul extern se refer la:


- tipul de produs
- cantitate
- calitate
- materie prim folosit
- pre
- termene de livrare
- modalitate i condiii de plat
- condiii de garanie
- modalitate de ambalare i marcare
- condiii de livrare
- condiii de control al calitii (CTC al productorului sau al unui organism neutru)

Referinele pot fi solicitate de la firme specializate, bnci, Camera de Comer, Registrul Comerului.

Ghid pentru evaluare

- cunotine privind reglementrile legale cu privire la ntocmirea comenzii


- cunotine generale de mercelogia produsului
- exigen, corectitudine i meticulozitate n ntocmirea comenzii
- capacitate de a selecta n mod just, cu obiectivitate, cei mai potrivii furnizori.
Monitorizarea execuiei livrrii

Descrierea unitii

ELEMENTE DE COMPETEN CRITERII DE REALIZARE


1. Urmrete respectarea graficului de 1.1. Cantitile livrate sunt nregistrate cu atenie conform documentelor
livrare care atest efectuarea livrrii.

1.2. Documentele ntocmite / completate de furnizor sunt solicitate


operativ n vederea atestrii livrrii.

1.3. Respectarea graficului de livrare este urmrit permanent, pentru


ncadrarea n termenele contractuale.
2. Sesizeaz neregularitile 2.1. Nerespectarea graficului (termene i cantiti) este discutat n timp
util cu furnizorii, n vederea soluionrii.

2.2. Neregularitile aprute n execuia livrrii sunt discutate operativ cu


comercialistul pentru a se adopta decizia optim.

2.3. Neregularitile aprute pe parcursul derulrii sunt semnalate prompt


partenerului extern, pentru gsirea soluiei favorabile prilor implicate.
3. Primete i transmite avizarea 3.1. Avizarea expedierii mrfii este cerut / primit operativ de la
mrfii expediate furnizor.

3.2. Avizarea primit de la furnizor este verificat atent i prompt n


raport cu specificaia comandat.

3.3. Avizarea expedierii mrfii este transmis operativ la partenerul

Gama de variabile

Transmiterea avizrii la client se face:


- pentru factur - prin fax, pot rapid
- pentru specificaia mrfii - prin fax, telex, telefon

Neregularitile se refer la:


- cantiti n plus / n minus
- termene n avans / depite
- cauze obiective (ex: transport)
- specificaie neconform

Ghid pentru evaluare

- capacitatea de rezolvare a unei situaii dificile


- capacitatea de a analiza cu profunzime detaliile privind derularea contractului
- operativitate i responsabilitate n derularea contractului
Prelucrarea comenzii

Descrierea unitii

ELEMENTE DE COMPETEN CRITERII DE REALIZARE


1. Transmite comanda 1.1. Comanda este transmis n mod operativ.

1.2. Comanda este transmis n totalitate, pentru a permite furnizorilor


programarea aprovizionrii i produciei.
2. Primete i nregistreaz comanda 2.1. Confirmarea comenzii se efectueaz n mod operativ, pentru a
confirmat permite ncadrarea n timp a execuiei contractului.

2.2. Confirmrile comenzilor sunt nregistrate selectiv, innd cont de


eficiena lor de execuie
3. Sesizeaz modificrile 3.1. Modificrile solicitate de furnizori sunt transmise rapid partenerului
de afaceri / sunt comunicate comercialistului cu promptitudine.

3.2. Modificrile cerute de furnizori vor fi transmise clar i complet.

Gama de variabile

Selectarea confirmrii comenzilor:


- din punct de vedere al execuiei n timp
- din punct de vedere al execuiei cantitative
- din punct de vedere al execuiei calitative
- din punct de vedere al preului

Modificrile solicitate de furnizori se refer la:


- termene de livrare
- cantiti
- preuri
- modificri constructive

Ghid pentru evaluare

- cunotine de coresponden comercial referitoare la transmiterea unei comenzi


- cunotine de limb strin (limbaj comercial)
- capacitatea de a sesiza neconcordanele dintre comanda transmis furnizorului i comanda confirmat