INSTRUCTIVO DE TRABAJO Nro.

IT-07-PAC
GENERACIN DOCUMENTOS PARA DESPACHOS

1. Objetivo. El objeto del presente instructivo es establecer cada una de las tareas que se deben realizar antes,
durante y despus del despacho de productos de la planta para cumplir con los requisitos documentales de la
autoridad y de la administracin de LICAN Sea Food S.A.

2. Alcance El despacho de productos desde la planta se origina por la venta nacional y de exportacin de productos
de LICAN Sea Food S.A. y la entrega para venta nacional y de exportacin de productos procesados en la planta
pero propiedad de terceros. En el despacho de productos de la planta esta involucrado el rea comercial, el rea
de exportaciones, el rea de produccin, el rea de contabilidad y el rea de calidad de Lican Sea Food. Todos
los despachos desde la planta Lican Sea Food se realizan en base al instructivo de trabajo Nro. IT-08-PAC
Despacho de Productos desde Planta.

3. Descripcin General Proceso Administrativo.

3.1 Ventas de Lican Sea Food. En el caso de ventas de productos de LICAN Sea Food S.A., cada despacho de
producto debe ser instrudo por el rea comercial al encargado de exportaciones, el que dependiendo del tipo de
venta involucrada debe realizar alguno de los procesos descritos a continuacin.

3.1.1 Despacho Exportacin. Luego del acuerdo con el cliente de una venta de producto, el rea comercial informa
al encargado de exportaciones respecto del cliente, el producto, precio, cantidad y destino. En paralelo, el rea
comercial debe acordar la compra y entrega del producto final por cuenta del proveedor de este, para lo cual el
proveedor debe entregar la configuracin de claves para el total del producto, la factura de venta y el respectivo
documento de comercializacin y destino de Sernapesca. Con lo anterior acordado, la primera tarea del rea de
exportaciones es informarse con la agencia de carga de las opciones de disponibilidad de nave y fechas de carga
y stacking para el destino requerido. Con las opciones de nave disponible, el rea comercial elige una y la comunica
al rea de exportaciones, para que esta a su vez solicite a la Agencia de Carga una reserva para dicha nave.
Conocida la nave, el rea de exportaciones genera un Instructivo de Embarque para la agencia de aduana, la
agencia de carga, el transportista terrestre y el cliente, en el cual se informa de todas las condiciones y
caractersticas de la operacin que a continuacin se detallan: nombre exportador, consignatario, notify, va de
transporte, puerto de embarque, nombre de la nave, nmero de reserva, puerto de destino, tipo de equipo y
caracterstica de operacin de este, tarifa del flete, fecha, hora y lugar de retiro del contenedor, nombre de la
naviera, nombre del agente de la nave, fecha y lugar de carga, fecha y hora del stacking, nombre y contacto
transportista terrestre, clusula de venta, documentacin requerida, nombre del producto, peso neto, peso bruto,
tipo y nmero de unidades y precio.

En paralelo, debe solicitar al Jefe de Produccin de la planta el despacho del producto, para lo cual deber
completar y enviar el documento Nro. PR-07-PAC Solicitud de Despacho Planta, para que este pueda verificar
la existencia del producto en las condiciones establecidas por el documento.
3.1.1.1 Agencia de Aduana. La agencia de aduana realiza una serie de trmites por cuenta y a solicitud de Lican
Sea Food, como se indica: a) Solicita y tramita la Declaracin nica de Salida (DUS) ante el Servicio de Aduanas
b) Solicita y tramita la Notificacin de Embarque Productos Pesqueros de Exportacin (NEPPEX) ante el
Sernapesca, presentando el Informe de Abastecimiento Sernapesca del proveedor, la gua de despacho y factura
de compra del producto, Informe de Comercializacin Sernapesca del proveedor y packing list con claves c) Efecta
el pago de la salida del contenedor del patio de almacenamiento y retira certificado de condicin del contenedor
(Get Out) d) Efecta el pago del pesaje del contenedor en la empresa porturaria (VGM-Vehicle Gross Measurement)
e) En caso de ser requerido, solicita y tramita certificado de origen Sofofa f) Luego del embarque, genera la matriz
del B/L y la enva a Lican Sea Food para su aprobacin.

3.1.1.2 Agencia de Carga. Los trmites realizados por la agencia de carga por cuenta y a solicitud de Lican Sea
Food son: a) Realiza la reserva y efecta pago del flete a la agencia naviera b) Recibe la matriz del B/L conforme
y solicita emisin de draft del B/L a la agencia naviera c) Recibe el draft del B/L y lo tramita para la aprobacin por
parte de Lican Sea Food y el cliente d) Recibe draft del B/L aprobado y solicita emisin del B/L original a la agencia
naviera e) Recibe el B/L original y lo enva a Lican Sea Food

3.1.1.3 Transportista Terrestre. El transportista terrestre tiene las siguientes funciones: a) Retirar el contenedor
desde su lugar de almacenamiento en fecha y hora establecida b) Llevar contenedor a la planta para su carguo c)
Entregar el contenedor cargado al puerto de carga en fecha y hora establecida por el stacking, previo pesaje en la
balanza del puerto.

3.1.1.4 Departamento Contabilidad Lican Sea Food. Este departamento debe emitir la gua de despacho y factura
de exportacin de acuerdo a solicitud del departamento de exportaciones

3.1.1.5 Cliente. En este proceso administrativo el cliente realiza las siguientes funciones: a) Concretar la compra
con el rea comercial de Lican Sea Food b) Aprobar las etiquetas del producto, la factura de exportacin, packing
list y el certificado de origen cuando se trata de un auto certificado a solicitud del departamento de exportaciones
c) Realizar inspeccin de la carga en conjunto con personal de Lican Sea Food d) Aprobar la matriz y el draft del
B/L e) Recibe conforme los documentos originales del embarque (B/L, factura exportacin, certificado de origen,
packing list producto y claves)

3.1.2 Despacho Nacional. En el caso de venta y despacho nacional, todas las entregas son en planta Lican Sea
Food San Antonio, por lo tanto luego de acordar con un cliente una venta de producto, el rea comercial debe
formalizar la compra y entrega del producto final por cuenta del proveedor de este, para lo cual el proveedor debe
entregar la configuracin de claves para el total del producto, la factura de venta y el respectivo documento de
comercializacin y destino de Sernapesca. El rea comercial debe entregar la informacin de la venta al encargado
de exportaciones, detallando el cliente, el producto, precio, cantidad y destino. A su vez, el encargado de
exportaciones debe solicitar al encargado de produccin de la planta el despacho del producto completando y
enviando el documento Nro. PR-07-PAC Solicitud de Despacho Planta, para la verificacin de las cantidades
solicitadas y la correcta preparacin de este. Una vez que el despacho ha sido verificado por el departamento de
produccin e informado de ello al departamento de exportaciones, este se encuentra en condiciones de informar al
cliente respecto de la fecha de entrega del producto en planta LICAN Sea Food S.A.
Al momento de realizar el despacho, los documentos que LICAN Sea Food S.A. entrega al cliente en este caso
son: a) Factura de venta, visada en el caso de que el destino sea fuera de la V Regin b) Packing list. El
departamento de exportaciones debe solicitar la emisin de la factura de venta al departamento de contabilidad y
a su vez preparar la lista de empaque (packing list) de acuerdo a la solicitud del cliente.

Por ltimo, para finiquitar el despacho, el departamento de exportaciones debe ingresar la informacin del
despacho realizado en el sistema de Sernapesca correspondiente a destino, para formalizar el despacho y
actualizar el stock en el sistema Sernapesca.

3.2 Productos de Terceros. En el caso de despachos de productos que no pertenecen a LICAN Sea Food S.A.
pero que si han sido procesados en la planta, el procedimiento de despacho es el siguiente:

3.2.1 Despacho destino exportacin y/o venta nacional. En estos casos, el cliente o maquilador solicita al
departamento de exportaciones de Lican Sea Food el despacho de una cierta cantidad de producto mediante un
mail, indicando el detalle de cantidades por claves de produccin, tipo de producto, si se trata de una venta nacional
o exportacin, tipo de etiqueta y fecha de despacho. Lo primero que realiza el departamento de exportaciones con
esta informacin es verificar que efectivamente el producto solicitado corresponde con el producto que la planta ha
informado al Sernapesca como producido y destinado al cliente o maquilador. Si la informacin es correcta, informa
de la conformidad al cliente y en paralelo efecta la solicitud de despacho de planta mediante el envo de la planilla
de registro Nro. PR-07-PAC Solicitud de Despacho Planta al Jefe de Produccin para la verificacin del stock del
producto solicitado en cmara. En este caso, toda la documentacin administrativa como la requerida por agencia
de aduanas, agente de nave y transportista es proporcionada directamente por el cliente maquilador a cada una de
las partes.

4. Registros.

Nombre del registro Solicitud de Despacho Planta

Cdigo del Registro PR-07-PAC
Mantenido por: Jefe de Control de Calidad
Lugar de Almacenamiento Carpeta de Calidad en Oficina de Calidad y Produccin
Tiempo de Almacenamiento 3 aos

5. Anexos

Instructivo Despacho de Productos desde Planta

Cdigo del Registro IT-08-PAC