Sunteți pe pagina 1din 13

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Cdigo: GINF-I-001

SISTEMA GESTIN INTEGRADO Fecha: 07 de Abril de 2017

PROCESO GESTION DE INFRAESTRUCTURA


Versin: 006
FISICA
INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Nmero de pgina 1 de 13

INSTRUCTIVO DE INGRESO A LAS


INSTALACIONES

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos


con integridad por un Pas sin corrupcin.
Entida d No. 1 e n e l nd ic e de Tra nspa re nc ia de las Entida des Pb lic as, ITEP.

www.supersociedades.gov.co / webmaster@supersociedades.gov.co Colombia


SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Cdigo: GINF-I-001

SISTEMA GESTIN INTEGRADO Fecha: 07 de Abril de 2017

PROCESO GESTION DE INFRAESTRUCTURA


Versin: 006
FISICA
INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Nmero de pgina 2 de 13

Describir la forma en que el personal (funcionarios, estudiantes,


contratistas, proveedores y visitantes), que han sido previamente
1.1. OBJETIVO autorizados, ingresen a las instalaciones de la Entidad a Nivel Nacional,
protegiendo el ingreso no autorizado en las reas catalogadas como
seguras.

1.2. RESPONSABLES Grupo Administrativo


Responsables de las reas seguras definidas por la entidad
Aplica para los funcionarios y visitantes que ingresen a las instalaciones de
1.3. ALCANCE la entidad a nivel nacional, incluyendo las reas seguras definidas
siguiendo los controles establecidos por la entidad.
AREA SEGURA: Espacio fsico de la Entidad donde se almacena o
procesa informacin sensible para cada uno de los procesos. Se
consideran reas seguras:

1. Centro de cmputo, de comunicaciones, cuarto de equipos sede de


Bogot D.C.;
2. Cuartos de centro de cableado;
3. reas de gestin documental, radicacin y archivo;
4. reas de prstamo de expedientes;
5. Cuartos y plantas elctricas;
6. Cuartos de UPS y banco de bateras;
7. Cuartos de Basuras;
8. Centro de fotocopiado;
9. Cuarto de monitoreo del Circuito Cerrado de Televisin (CCTV) de
1.4. DEFINICIONES vigilancia en la sede de Bogot;
10. Bodegas del almacn,
11. rea de carga y descarga;
12. Parqueadero en Stano;
13. rea Financiera;
14. Despachos Superintendente, Delegados, Secretario General e
Intendencias Regionales.
15. Aquellas que los responsables de los procesos y dependencias
consideren y as lo manifiesten.

Estas reas debern estar protegidas por un permetro de seguridad por


barreras de controles de acceso, controles preventivos y correctivos que
permitan garantizar su disponibilidad, controles ambientales y aquellas
otras medidas necesarias establecidas por los lderes de los procesos
responsables.

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos


con integridad por un Pas sin corrupcin.
Entida d No. 1 e n e l nd ic e de Tra nspa re nc ia de las Entida des Pb lic as, ITEP.

www.supersociedades.gov.co / webmaster@supersociedades.gov.co Colombia


SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Cdigo: GINF-I-001

SISTEMA GESTIN INTEGRADO Fecha: 07 de Abril de 2017

PROCESO GESTION DE INFRAESTRUCTURA


Versin: 006
FISICA
INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Nmero de pgina 3 de 13

CARN: Documento que permite la identificacin del personal (funcionario,


estudiante, contratista o visitante), como autorizado para ingresar a las
instalaciones de la Superintendencia de Sociedades, as mismo identifica
al funcionario o estudiante que pertenece a la Entidad cuando se presente
a otras Entidades que lo requieran. No para otros fines. El carn es un bien
al servicio de la Entidad, y un documento intransferible.

PERSONAL EXTERNO: Visitante, estudiante, contratista o Funcionario


ajeno a la dependencia o al rea segura o a la Superintendencia de
Sociedades en cualquiera de sus sedes que no se encuentre debidamente
autorizado.

SISTEMA DE VIDEO VIGILANCIA: Un sistema de video vigilancia est


integrado, de forma bsica, por un elemento de captacin de la imagen
(por ejemplo una cmara), uno de visualizacin (p.ej. una pantalla) y uno
de almacenamiento (p.ej. un disco duro). Para que la imagen captada sea
utilizada de forma inmediata o en un momento posterior, debe ser
transmitida al elemento de visualizacin y al elemento de almacenamiento,
respectivamente.

SISTEMA DE INFORMACIN DE CONTROL DE ACCESO: Permite


registrar los ingresos y salidas de los funcionarios mediante un control de
identificacin de funcionarios, tanto en Bogot como en Intendencias
Regionales. Adems del sistema de control de visitantes en Bogot.

VIDEOVIGILANCIA: Se considera video vigilancia toda aquella actividad


que suponga la colocacin de una cmara de grabacin, fija o mvil, con la
finalidad de garantizar la seguridad de una instalacin o de las personas,
asegurar el correcto desempeo de las tareas en el entorno laboral o ser
de utilidad en diversos mbitos.

2. GENERALIDADES

2.1. SISTEMA DE VIGILANCIA Y VIDEOVIGILANCIA

La Superintendencia de Sociedades, tiene como funcin - entre otras-,


mantener la infraestructura en ptimas condiciones de funcionabilidad, que
permitan el cumplimiento tanto de las funciones misionales como las
administrativas y de apoyo.

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos


con integridad por un Pas sin corrupcin.
Entida d No. 1 e n e l nd ic e de Tra nspa re nc ia de las Entida des Pb lic as, ITEP.

www.supersociedades.gov.co / webmaster@supersociedades.gov.co Colombia


SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Cdigo: GINF-I-001

SISTEMA GESTIN INTEGRADO Fecha: 07 de Abril de 2017

PROCESO GESTION DE INFRAESTRUCTURA


Versin: 006
FISICA
INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Nmero de pgina 4 de 13

En este sentido, debe velarse por la seguridad y vigilancia en las diferentes


sedes a su cargo, as como la de los funcionarios y personal visitante, adems
de salvaguardar los bienes muebles e inmuebles en propiedad y otros aquellos
que se encuentren bajo su responsabilidad; por lo que se cuenta con una
empresa especializada en el ramo, que presta el servicio de vigilancia y
seguridad privada, con personal humano calificado y medios tecnolgicos,
cumpliendo los requisitos legales establecidos por la Superintendencia de
Vigilancia y Seguridad Privada, para la prestacin de este tipo de servicio.

Dentro del Sistema Tecnolgico, la empresa ha provisto el sistema de video


vigilancia en la sede de la Entidad Avenida el Dorado 51-80, pues se ha
considerado como un medio idneo para realizar el monitoreo y la observacin
de actividades realizadas en las instalaciones.

La tarea de monitoreo y observacin a travs del Sistema de Video vigilancia


implica la recopilacin de imgenes de personas, es decir, datos personales de
acuerdo al literal c) del artculo 3 de la ley 1581 de 2012, Por la cual se
dictan disposiciones generales para la proteccin de datos personales
entendido como (c) cualquier informacin vinculada o que pueda
asociarse a una o varias personas naturales determinadas o
determinables

La empresa de vigilancia contratada por la entidad, es la encargada del


tratamiento y la aplicacin del rgimen general de proteccin de datos
personales, ya que en el contrato de vigilancia se incluyen las cmaras del
sistema de grabacin, mantenimiento, del sistema de video vigilancia.

La Entidad mantendr en lugar visible un aviso informando a todas las


personas las zonas de monitoreo y observacin dentro y aledaas a la sede de
Bogot de la Entidad.

La informacin contenida en este sistema de videovigilancia ser almacenada


por un periodo de hasta 6 meses en las instalaciones de la Entidad.

Cuando se presenten cambios la Empresa de Vigilancia, se entregar en medio


magntico apropiado, la informacin de las imgenes generadas.

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos


con integridad por un Pas sin corrupcin.
Entida d No. 1 e n e l nd ic e de Tra nspa re nc ia de las Entida des Pb lic as, ITEP.

www.supersociedades.gov.co / webmaster@supersociedades.gov.co Colombia


SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Cdigo: GINF-I-001

SISTEMA GESTIN INTEGRADO Fecha: 07 de Abril de 2017

PROCESO GESTION DE INFRAESTRUCTURA


Versin: 006
FISICA
INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Nmero de pgina 5 de 13

Cualquier requerimiento de informacin sobre visitantes debe tramitarse a


travs del Coordinador del Grupo Administrativo, y en relacin con informacin
de funcionarios, contratistas o estudiantes debe tramitarse a travs del Grupo
de Administracin de Personal. En todo caso, siempre debe indicar mnimo lo
siguiente:

1. Nombre completo de quien solicita


2. Documento de Identificacin
3. Rango de fechas especfico de lo requerido
4. rea monitoreada
5. Finalidad de la Solicitud
6. Entregar los medios digitales que permitan almacenar la informacin

Se verificar que la solicitud es procedente y se dar respuesta a la misma,


entregando la informacin, cualquier solicitud podr realizarla a travs del
sistema de PQRS de la Entidad. www.supersociedades.gov.co Lnea Gratuita
Nacional 018000-114319. En Bogot: PBX: 3245777 - 2201000 Centro de Fax
2201000, opcin 2 / 3245000 o al correo electrnico
webmaster@supersociedades.gov.co; PQRS@supersociedades.gov.co
www.supersociedades.gov.co Link Atencin al Ciudadano

2.2. CONTROL DE ACCESO EN TODAS LAS SEDES DE LA


SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

2.2.1 Generalidades que aplica para todas las sedes a nivel nacional:

a. Por ningn motivo el carn o la identificacin debe ser entregada a una


persona diferente a la que fue autorizada, esto ser considerado como
suplantacin de identidad.

b. Toda funcionario, estudiante, contratista deber portar su identificacin


visible todo el tiempo que se encuentre en las instalaciones de la Entidad
en la ciudad donde se encuentre

c. La prdida o dao del carn o documento de identificacin entregado por la


Superintendencia debe ser reportado al Grupo de Desarrollo de Talento
Humano o quin haga sus veces. El funcionario deber presentar reporte
de prdida en la Polica Nacional o el reporte de dao y cancelar el valor de
la reposicin del nuevo carn.

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos


con integridad por un Pas sin corrupcin.
Entida d No. 1 e n e l nd ic e de Tra nspa re nc ia de las Entida des Pb lic as, ITEP.

www.supersociedades.gov.co / webmaster@supersociedades.gov.co Colombia


SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Cdigo: GINF-I-001

SISTEMA GESTIN INTEGRADO Fecha: 07 de Abril de 2017

PROCESO GESTION DE INFRAESTRUCTURA


Versin: 006
FISICA
INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Nmero de pgina 6 de 13

d. Los estudiantes y contratistas deben reportar al Coordinador o Jefe del


rea donde se realiza sus labores sobre la prdida del carn para el
respectivo informe al Grupo de Desarrollo de Talento Humano.

e. El Grupo de Desarrollo de Talento Humano, mantendr actualizada la


Circular Interna con el valor de reposicin del carn para el ao, previa
certificacin del Subdirector Financiero del Incremento del IPC del ao
inmediatamente anterior y el valor del carn para la vigencia actual.

f. Los elementos tecnolgicos de la Superintendencia de Sociedades estn


bajo la responsabilidad y cuidado del funcionario asignado. Igualmente la
Entidad no es responsable de los dispositivos de tecnologa u otros de
propiedad personal que se extraven dentro de las Instalaciones de la
Entidad.

g. Cualquier objeto que ingresen los funcionarios o terceros no es


responsabilidad de la Entidad, por lo tanto, la custodia y cuidado de estos
objetos es total de su propietario.

h. La Entidad no registrar la entrada o salida de porttiles y dems equipos


electrnicos que estn asignados a los funcionarios o visitantes.

i. La salida de bienes de propiedad de la Entidad para trmite de


mantenimiento, reparacin y/o garanta debe ser previamente autorizada
por el Coordinador del grupo de Administracin o a quien deleguen. Para
las Intendencias Regionales se debe proceder con autorizacin del
Intendente Regional. Cada funcionario que tiene a cargo bienes de la
entidad los podr retirar bajo su responsabilidad.

j. Todos los funcionarios deben garantizar que ninguna persona ajena a la


Entidad se quede en las instalaciones sin acompaamiento o supervisin.

k. Todo ingreso de funcionarios y personal externo en horario no hbil deber


ser autorizada previamente por el Coordinador del Grupo Administrativo o
el Intendente Regional cuando corresponda, para lo cual, debe remitirse un
correo electrnico por el funcionario o por el jefe de la Dependencia quien
deber ser informado al respecto.

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos


con integridad por un Pas sin corrupcin.
Entida d No. 1 e n e l nd ic e de Tra nspa re nc ia de las Entida des Pb lic as, ITEP.

www.supersociedades.gov.co / webmaster@supersociedades.gov.co Colombia


SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Cdigo: GINF-I-001

SISTEMA GESTIN INTEGRADO Fecha: 07 de Abril de 2017

PROCESO GESTION DE INFRAESTRUCTURA


Versin: 006
FISICA
INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Nmero de pgina 7 de 13

l. Las puertas de acceso a las dependencias debern permanecer cerradas


durante la jornada laboral y debidamente aseguradas en horario no laboral.

m. Todo personal externo deber devolver el carn de identificacin temporal


a travs de la dependencia bajo la cual se estaba prestando el servicio
correspondiente.

n. La compaa de seguridad verificar y garantizar que la salida de bienes


de propiedad de la Superintendencia por parte de funcionarios o personal
externo est debidamente autorizada por el Coordinador del Grupo
Administrativo, o la persona que designe, cuando aplique.

o. No se permite el ingreso de armas a las instalaciones de la Entidad, las


mismas deben ser entregadas al personal de vigilancia autorizado para
esta actividad o la persona correspondiente en las Intendencias
Regionales.

2.2.2 GENERALIDADES APLICABLES PARA LA SEDE DE BOGOT D.C.:

2.2.2.1 Sistema de registro de visitantes

El Sistema de Control de Acceso, incorpora el Software de Registro eventos de


las personas tanto para funcionarios, estudiantes, contratista, as como para
visitantes.

El Grupo de Administracin de Personal, habilita y deshabilita la autorizacin


de la permanencia en las Instalaciones de la Entidad como funcionario,
estudiante o contratista a Nivel Nacional y para el control de acceso especfico
del Centro de Cmputo de la Entidad.

El registro de visitantes, est a cargo del Grupo Administrativo, quien ha


delegado a la Empresa de Vigilancia, el registro de los visitantes y la
autorizacin de permanencia en las instalaciones durante su visita en la
Entidad, en horario laboral.

La informacin que se solicita a las personas es:

Tipo de Identificacin
Nmero de Identificacin

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos


con integridad por un Pas sin corrupcin.
Entida d No. 1 e n e l nd ic e de Tra nspa re nc ia de las Entida des Pb lic as, ITEP.

www.supersociedades.gov.co / webmaster@supersociedades.gov.co Colombia


SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Cdigo: GINF-I-001

SISTEMA GESTIN INTEGRADO Fecha: 07 de Abril de 2017

PROCESO GESTION DE INFRAESTRUCTURA


Versin: 006
FISICA
INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Nmero de pgina 8 de 13

Nombre completo de la persona


Dependencia que visita
Foto en el momento

Como informacin para seguridad en caso de emergencias, se solicita la


informacin de Grupo Sanguneo, RH, la Empresa Prestadora de Salud - EPS y
del Administradora de Riesgos Laborales - ARL, slo si la persona autoriza a
dar los datos para que queden registrados.

La informacin se almacena en las bases de datos del Centro de Cmputo de


la entidad, bajo las polticas de seguridad de informacin establecidas por la
Entidad al respecto. Slo los funcionarios autorizados tienen acceso al sistema
de informacin de control de acceso.

Al visitante se entrega una tarjeta de proximidad y un sticker con los datos del
visitante y el rea que visita. Al terminar la visita debe entregar la tarjeta y el
sticker al personal de vigilancia para retirarse de las instalaciones.

El personal de vigilancia, diariamente debe destruir el sticker de identificacin


de los visitantes.

La informacin almacenada en el sistema de control de acceso, es un referente


para el registro de los eventos de entrada y salida de las personas.

2.2.2.2 Acceso peatonal

a. La compaa de seguridad verificar e informar al supervisor del contrato


las novedades que se detecten en la prestacin del servicio para tomar las
medidas correspondientes.

b. El funcionario debe registrar el ingreso o salida de la Entidad utilizando el


Sistema de Control de Acceso. Incluyendo los funcionarios que trabajen en
el rea de radicacin y gestin documental.

c. Todos los funcionarios de las Intendencias Regionales que visiten las


instalaciones de la Sede en Bogot debern registrarse en el Sistema de
Control de Acceso. En caso de no contar con la cdula o carn deber
registrarse en el Formato GINF-F-016 Control de Ingreso que maneja la

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos


con integridad por un Pas sin corrupcin.
Entida d No. 1 e n e l nd ic e de Tra nspa re nc ia de las Entida des Pb lic as, ITEP.

www.supersociedades.gov.co / webmaster@supersociedades.gov.co Colombia


SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Cdigo: GINF-I-001

SISTEMA GESTIN INTEGRADO Fecha: 07 de Abril de 2017

PROCESO GESTION DE INFRAESTRUCTURA


Versin: 006
FISICA
INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Nmero de pgina 9 de 13

compaa de seguridad. El cual es remitido al Grupo de Administracin de


Personal.

d. Toda persona externa deber presentarse en la recepcin y registrarse en


el sistema de control de acceso destinado para este fin utilizando la cdula
cmo nico documento vlido autorizado. Slo se permitir su ingreso si al
ser anunciado con el funcionario a quin visita se encuentra disponible o un
funcionario verifica la identidad.

e. De no encontrar el funcionario autorizado y se requiere de atencin el


personal de vigilancia lo dirigir al Grupo de Atencin al Ciudadano para el
primer nivel de atencin

2.2.2.3 Acceso vehicular, moto o bicicletas

a. Todo vehculo que ingrese a las instalaciones de la Entidad, ser objeto de


revisin por parte de la compaa de vigilancia.

b. Todo funcionario que haga uso del rea de parqueadero deber dejar en
un lugar visible del vehculo la tarjeta de autorizacin de acceso y uso
entregado por la Entidad.

c. El personal de seguridad registrar en la planilla destinada para tal fin a


todas las personas externas que ingresen con vehculo y estos debern
diligenciar el formato de control de acceso vehicular y entregarlo al
momento del retiro.

d. Por ninguna razn un vehculo podr permanecer en las instalaciones de la


Entidad, en horario diferente al laboral, sin previa justificacin y
autorizacin del Coordinador Administrativo o a quin l delegue.

e. Slo el conductor podr ingresar o salir del stano de parqueaderos,


situacin que no aplica para los vehculos oficiales.

f. Las motocicletas y bicicletas debern utilizar las zonas demarcadas en los


parqueaderos del stano y externos para su utilizacin.

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos


con integridad por un Pas sin corrupcin.
Entida d No. 1 e n e l nd ic e de Tra nspa re nc ia de las Entida des Pb lic as, ITEP.

www.supersociedades.gov.co / webmaster@supersociedades.gov.co Colombia


SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Cdigo: GINF-I-001

SISTEMA GESTIN INTEGRADO Fecha: 07 de Abril de 2017

PROCESO GESTION DE INFRAESTRUCTURA


Versin: 006
FISICA
INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Nmero de pgina 10 de 13

g. La Entidad cuenta con parqueaderos para visitantes, vehculos de


personas que cuentan con discapacidad, y espacios dispuestos para ubicar
las bicicletas.

h. Los funcionarios de cargos directivos podrn tener asignado un


parqueadero permanente en rea del stano, el cual ser previamente
autorizado por el Coordinador del Grupo Administrativo

i. La asignacin de los cupos disponibles, tanto para vehculos, motos y


bicicletas, ser: primero se asigna a funcionarios, segundo se asigna a
contratista, tercero se asigna a estudiantes vinculados a trabajos a la
Entidad y posteriormente a los visitantes.

j. El stano ser de uso exclusivo de funcionarios, contratistas o estudiantes;


slo en casos especiales de visitantes previamente autorizados por el
Coordinador del Grupo Administrativo.

k. En todo caso los funcionarios, contratistas y estudiantes debern


registrarse en el sistema control de acceso, ubicados visiblemente en la
zona de portera del stano, tanto para la entrada como para la salida

l. Los funcionarios que ingresen en bicicleta debern registrarse en el


formato de control de ingreso que diligencia el personal de vigilancia o el
funcionario designado para ese fin.

2.2.2.4 Acceso zona de carga y descarga

a. Todo vehculo que ingrese a dejar o retirar elementos para la Entidad o


contratistas que prestan servicio en la Entidad, debern anunciarse con el
Coordinador del Grupo Administrativo o la persona que l designe, para
autorizar su ingreso, desde la portera de la calle 26. Haciendo uso de las
zonas destinadas para tal fin.

b. Por ningn motivo una persona externa, sin la debida autorizacin y


supervisin podr encontrase en la zona de carga y descarga.

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos


con integridad por un Pas sin corrupcin.
Entida d No. 1 e n e l nd ic e de Tra nspa re nc ia de las Entida des Pb lic as, ITEP.

www.supersociedades.gov.co / webmaster@supersociedades.gov.co Colombia


SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Cdigo: GINF-I-001

SISTEMA GESTIN INTEGRADO Fecha: 07 de Abril de 2017

PROCESO GESTION DE INFRAESTRUCTURA


Versin: 006
FISICA
INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Nmero de pgina 11 de 13

2.2.3 INSTRUCTIVO DE INGRESO PARA LOS INMUEBLES DE LAS


INTEDENCIAS REGIONALES:

2.2.3.1 Acceso peatonal

a. La compaa de seguridad de cada Intendencia Regional se encargar de


monitorear el acceso peatonal a la sede.

b. Los funcionarios estn obligados al uso del sistema de control de acceso


establecido en cada ciudad con el fin de registrar todas las entradas y
salidas realizadas de las instalaciones de la Entidad. En caso que no opere
el sistema de control de acceso deber registrar el ingreso y salida de
personal. En el formato de ingreso a las instalaciones GINF-F-016. El cual
deber ser remitido al Coordinador del Grupo de Administracin de
Personal.

c. Los funcionarios que en desarrollo de comisiones de servicio se desplacen


a otras sedes diferentes a su sitio de trabajo, debern registrarse en el
Sistema de Control de Acceso y/o en formato GINF-F-016 de control de
ingreso de funcionarios, como constancia de su visita.

2.2.3.2 Acceso vehicular, moto o bicicletas

a. El uso de los parqueaderos privados, sern exclusivamente para los


funcionarios designados por el Intendente Regional, cuando sea posible.

b. Los parqueaderos de la Entidad estarn a disposicin de los funcionarios


que utilicen moto o bicicleta, siempre y cuando haya la disponibilidad

c. Los funcionarios que utilicen bicicleta debern registrarse en el formato


GINF-F-034 Control de Ingreso funcionarios en Bicicleta que diligencie
el guarda de seguridad o el funcionario que designe el Intendente Regional.

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos


con integridad por un Pas sin corrupcin.
Entida d No. 1 e n e l nd ic e de Tra nspa re nc ia de las Entida des Pb lic as, ITEP.

www.supersociedades.gov.co / webmaster@supersociedades.gov.co Colombia


SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Cdigo: GINF-I-001

SISTEMA GESTIN INTEGRADO Fecha: 07 de Abril de 2017

PROCESO GESTION DE INFRAESTRUCTURA


Versin: 006
FISICA
INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Nmero de pgina 12 de 13

2.3 INSTRUCTIVO INGRESO REAS SEGURAS

Aplica para todas las sedes de la Entidad:

a. El Grupo Administrativo y la empresa de vigilancia podrn peridicamente


realizar estudio de seguridad de las sedes de la Superintendencia para
evaluar riesgos y recomendacin de controles.

b. El Grupo Administrativo podr peridicamente realizar estudios de


seguridad de la infraestructura de las sedes de la Entidad solicitado a la
empresa aseguradora

c. Todo trabajo que se pretenda adelantar en las reas denominadas como


seguras, deber contar con la autorizacin previa del responsable de dicha
rea, quien comunicar esta novedad al Coordinador del Grupo
Administrativo mediante correo electrnico o memorando.

d. La responsabilidad de la autorizacin de acceso a las reas seguras ser


exclusivamente de las personas de quienes dependen dichas reas y
adems ser responsable del ingreso y uso de equipos de fotografa, video,
audio u otras formas de registro.

e. El responsable del rea segura debe mantener activos los controles de


seguridad establecidos, tales como alarmas, puertas cerradas, controles de
acceso con identificacin personal (PIN) y biomtricos, al igual que
aquellos controles ambientales cuando apliquen.

f. El responsable del rea segura o quin ste delegue debe proporcionar


instrucciones sobre los requisitos de seguridad del rea, los procedimientos
de emergencia y garantizar su cumplimiento.

g. Todo visitante que ingrese al centro de cmputo de la Entidad en la ciudad


de Bogot, deber diligenciar el formato GINT-F-007 Bitcora Acceso
Centro de Cmputo.

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos


con integridad por un Pas sin corrupcin.
Entida d No. 1 e n e l nd ic e de Tra nspa re nc ia de las Entida des Pb lic as, ITEP.

www.supersociedades.gov.co / webmaster@supersociedades.gov.co Colombia


SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Cdigo: GINF-I-001

SISTEMA GESTIN INTEGRADO Fecha: 07 de Abril de 2017

PROCESO GESTION DE INFRAESTRUCTURA


Versin: 006
FISICA
INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Nmero de pgina 13 de 13

3 ANEXOS

GINF-F-016 Ingreso a las instalaciones


GINF-F-034 Control de Ingreso funcionarios en Bicicleta
GINT-F-007 Bitcora Acceso Centro de Computo

4 CONTROL DE CAMBIOS:

Versin Vigencia Desde Vigencia Hasta Identificacin de los cambios Responsable

Septiembre 3 de Marzo 17 de Coordinador Grupo


001 Creacin del documento
2008 2010 Administrativo

Instructivo ingreso a las reas


Diciembre 21 de Coordinador Grupo
002 Marzo 17 de 2010 seguras o de acceso restringido de
2010 Administrativo
la Entidad.

Ampliacin del control a las


Diciembre 21 de Coordinador Grupo
003 Mayo 3 de 2011 Intendencias Regionales y registro
2010 Administrativo
de acceso al centro de cmputo.

Se elimin portar la Identificacin


Febrero 3 de en lugar visible para los visitantes Coordinador Grupo
004 Mayo 3 de 2011
2014 en las Intendencias Regionales y Administrativo
se adicion el control de las armas

Coordinador Grupo
Cambio del documento al proceso
005 Febrero 3 de 2014 Abril 7 de 2017 de Arquitectura
de Gestin de Infraestructura Fsica
Empresarial y SGI

Uso del nuevo sistema de control


de acceso, se elimina revisin de Coordinador Grupo
006 Abril 7 de 2017
bolsos visitantes y se incluye uso Administrativo
de parqueaderos para bicicletas

Elabor : Funcionario Grupo Administrativo Revis: Coordinador Grupo Administrativo Aprob: Secretaria General

Fecha: Marzo 30 de 2017 Fecha: Abril 04 de 2017 Fecha: Abril 07 de 2017

En la Superintendencia de Sociedades trabajamos


con integridad por un Pas sin corrupcin.
Entida d No. 1 e n e l nd ic e de Tra nspa re nc ia de las Entida des Pb lic as, ITEP.

www.supersociedades.gov.co / webmaster@supersociedades.gov.co Colombia

S-ar putea să vă placă și