Fisa postului Secretara

I. IDENTIFICAREA POSTULUI

1. Numele si prenumele titularului: Gincu Alina Adina

2. Denumirea postului: Secretara
3. Pozitia in COR / Cod: 411501
4. Departamentul / locatia: cabinet medical
5. Nivelul postului:
- Executie
6. Relatiile:
a. Ierarhice
- se subordoneaza: medicului
- are in subordine: Nu este cazul
b. Functionale (colaborare, pe orizontala): cu toti colaboratorii medicului
c. Reprezentare (colaborare, consultanta): asigura interfata cu pacientii medicului

II. DESCRIEREA POSTULUI

1. Scopul general al postului

Asigurarea in dublu sens a fluxului informational intre medic si colaboratori si pacienti
2. Obiectivele postului
- Asigurarea repartizarii informatiilor dinspre medic catre colaboratori si pacienti, precum si
in sens invers.
- Tehnoredactarea diferitelor materiale si redactarea corespondentei zilnice.
- Promovarea imaginii cabinetului prin activitatea pe care o desfasoara.

3. Descrierea sarcinilor / atributiilor / activitatilor postului

- Sorteaza si inregistreaza corespondenta primita in registrul de intrari-iesiri (numar, data,
denumirea firmei, telefon, continutul mesajului, alte informatii considerate necesare).
- Preia si directioneaza apelurile telefonice, iar daca medicul este ocupat / lipseste, preia
eventualele mesaje si le transmite ulterior

- Inainte de transferarea mesajului afla cine suna si eventual in ce problema; transmite

aceste informatii medicului inainte de a transfera efectiv legatura.
- Primeste pacientii

- Mentine evidenta primirii faxurilor, se ocupa de copierea si inregistrarea lor (continutul

mesajului, numar, data), indosarierea lor in bibliorafturi (Primite, Trimise)
- Completeaza borderourile pentru Prioripost, plicurile trimise recomandat (prin curierat
rapid sau posta normala), completeaza adresele pe plicuri, impacheteaza coletele,
inregistreaza plicurile trimise.
- Programeaza pacientii
- Copiaza / redacteaza / tehnoredacteaza diferite materiale.
- Primeste si transmite e-mail-uri si memo-uri.
- Executa orice alte dispozitii date de medic in limitele respectarii temeiului legal.
4. Descrierea responsabilitatilor postului
a) Privind relatiile interpersonale / comunicarea
- Asigura o buna comunicare cu medicul, colaboratorii si pacientii, si transmite corect si in
timp util informatiile.
- Manifesta atentie fata de toate persoanele straine care vin in cabinet

- Are o atitudine politicoasa atat fata de medici, cat si fata de persoanele cu care vine in
contact in cabinet.
- Raspunde de corectitudinea si promptitudinea cu care furnizeaza / transmite informatii.
b) Fata de echipamentul din dotare:
- Raspunde de respectarea procedurilor interne legate de utilizarea aparaturii din dotare.
- Raspunde de informarea imediata a persoanelor responsabile privind orice defectiune in
functionare a echipamentului cu care isi desfasoara activitatea.
c) In raport cu obiectivele postului
- Raspunde de promovarea imaginii cabinetuluii prin comportamentul adoptat si prin
activitatea desfasurata.
- Urmareste in permanenta daca mesajele / corespondenta au fost receptionate / transmise si
au ajuns la destinatie.
- Se preocupa in permanenta de dezvoltarea si imbogatirea competentelor proprii.
- Raspunde de pastrarea confidentialitatii asupra informatiilor despre cabinet la care are
acces.
- Raspunde de rapiditatea si promptitudinea cu care preia / transmite mesajele celor
interesati.
d) Privind securitatea si sanatatea muncii
Respecta normele de Sanatatea si Securitatea Muncii si de PSI.
e) Privind regulamentele / procedurile de lucru
- Respecta procedurile de lucru generale cabinetului (programul de lucru, punctualitatea in
intocmirea si predarea rapoartelor etc.).
- Respecta Regulamentul Intern si Regulamentul de Organizare si Functionare.
- Respecta termenele impuse de predare a situatiilor catre medic.
- Pastreaza confidentialitatea datelor si informatiilor la care are acces.
- Respecta si aplica actele normative in vigoare si Contractul Individual de Munca aplicabil.
5. Conditiile postului de lucru
a. Programul de lucru 8 ore.
b. Conditiile materiale
- ambientale:Nu lucreaza in conditii ambientale deosebite.
- deplasari :Nu efectueaza deplasari.
- spatiu: Are birou propriu, isi desfasoara activitatea in Secretariat.
- conditii suplimentare : Telefon, PC, fax.
c. Conditii de formare profesionala :Participa la diverse instruiri pe linie profesionala si de
dezvoltare personala.
d. Buget: Nu este cazul.
6. Gradul de autonomie
a. Autoritate asupra altor posturi : nu este cazul

b. Delegare (inlocuitori, sarcini delegate): nu este cazul

7. Indicatori de performanta
Un procent maxim de reclamatii de ...% din partea colaboratorilor si pacientilor pe durata
unui an.
8. Perioada de evaluare a performantelor
Anual
9. Evolutii posibile.......

III. DESCRIEREA POSTULUI

1. Nivelul de studii
Universitatea Transilvania Brasov, Facultatea de Stiinte Economice, specialitatea Tiurism si
servicii

2. Calificarea necesara
- cursuri de specializare in secretariat / birotica.
- Operare PC: MS Office.
- Excelenta cunoastere a limbii romane, scris si vorbit.
- Cunoasterea de limbi straine: limba engleza, nivel mediu sau avansat.
3. Competentele postului (pachet de competente)
-competente de comunicare si usurinta in stabilirea contactelor cu terti;
-competente de comunicare scrisa si aplecare spre detaliu;
-claritate si coerenta in exprimarea scrisa si orala;
-buna memorare a datelor si cifrelor;
-buna planificare si organizare;

- atentie distributiva;
-spirit de echipa;
-rezistenta la stres si flexibilitate.

Data, Numele si semnatura titularului postului,

APROBAT
medic