MODULO: RELACIONES EN EL ENTORNO DE

TRABAJO
CICLO FORMATIVO: 1 PREIMPRESIN
 TEMA 2

TIPOS DE COMUNICACIN EN LA EMPRESA

 TEMA 2:
TIPOS de comunicacin en la empresa

La jerarqua en las empresas condiciona los canales de

comunicacin que se utilizan en la misma.

Comunicacin Vertical: se establece entre los distintos niveles

de jerarqua en la empresa.
Comunicacin Vertical descendente: se procede entre una
autoridad superior y otra de menor nivel. Las formas ms
utilizadas son:
rdenes e instrucciones
Retroalimentacin acerca del desempeo
Comunicar noticias a los empleados
Apoyo social, expresar que se les estima que son importantes, que lo
estn haciendo bien, (palmadita en la espalda).
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TIPOS de comunicacin en la empresa

Problemas de la comunicacin descendente:

Sobrecarga de comunicacin, lo importante es la calidad, no la
cantidad.
No aceptacin del mensaje por el receptor, por no reconocer
legitimidad en el emisor o confianza.
Comunicacin vertical ascendente: es aquella que fluye de los
niveles ms bajos a los ms altos de la jerarqua. Para mejorarla
hay que:
Escucha por parte de los gerentes, estar informados de necesidades
Reuniones peridicas con los empleados comentar lo + y
Poltica de puertas abiertas, hablar libremente, eliminar barreras
Organizacin de actos sociales, recreativos para que participen
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TIPOS de comunicacin en la empresa

Problemas de la comunicacin ascendente:

Demoras y retrasos por ser una comunicacin ms lenta
Filtracin de la informacin, supresin u omisin de parte de ella
Saltarse la jerarqua, pasar por alto a tu jefe
Urgencia en la informacin solicitada por el superior
Comunicacin Horizontal o cruzada: consiste en el intercambio
lateral de informacin entre los miembros de un mismo nivel
jerrquico en una organizacin. Puede ser de tres tipos:
Interaccin dentro de un mismo grupo de trabajo o departamento
Interaccin entre miembros de diversos departamentos
Interaccin entre lnea y staff, es decir entre las funciones de 1 lnea con
responsabilidad e impacto directo en el negocio y los asesores o tcnicos.
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TIPOS de comunicacin en la empresa
 Organigrama en la empresa

Ascendente
Presidente
CEO

Horizontal
Descendente Director
General

Director Director Director Director

RRHH Marketing Financiero Produccin

Staff Tcnico Staff Jefe de Jefe de Jefe Jefe de

Tesorero
Prev. Riesgos Calidad Ventas Producto Contabilidad Planta

Tcnico
Comerciales Tele-venta Administrativos Operarios
MK
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TIPOS de comunicacin en la empresa

Comunicacin Comunicacin
Verbal No verbal

Gestos
Oral Lenguaje
corporal

Escrita Imgenes

ENFOQUE COMBINADO
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TIPOS de comunicacin en la empresa

La comunicacin oral: es el acto, por el cual un individuo

establece un contacto con otro de forma verbal, transmitiendo
una informacin que permite una respuesta inmediata, es
rpida. Utiliza la palabra hablada y es la ms utilizada. El tono y
el buen uso del lenguaje es fundamental en esta comunicacin.

La comunicacin escrita: es la que se manifiesta a travs de

representaciones grficas o signos, la palabra escrita. Es clara,
precisa, completa y correcta y deja constancia, podemos
regresar a las distintas partes del mensaje para revisar o
comprender mejor el mismo. El feed-back no es inmediato lo
que hace ms lenta esta comunicacin.
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TIPOS de comunicacin en la empresa

Ejercicio:
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TIPOS de comunicacin en la empresa

La comunicacin no verbal: es aquella que no emplea los signos

lingsticos para transmitir el mensaje, facilita informacin sobre
la personalidad del comunicante. Es ms importante lo que se
hace que lo que se dice. Imgenes, gestos, lenguaje corporal
La comunicacin es ms eficaz en la empresa, si se mezcla la
verbal con la no verbal.

Incidencia de los distintos

tipos de comunicacin sobre
nuestro interlocutor cuando
tenemos una conversacin.
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El lenguaje corporal

LA PUNTUALIDAD Cuando tengamos una cita nunca debemos retrasarnos, y si existe la posibilidad de
llegar tarde avisar inmediatamente, para posponer la cita.

El aseo es esencial, usar desodorante, llevar el cabello limpio y peinado, uas bien
EL ASPECTO FISICO
cuidadas, aliento fresco, postura erguida, los primeros 5 segundosetc.

Hay que cuidar la forma de vestir y los complementos, debemos de huir de lo

LA INDUMENTARIA
extravagante y ser lo ms sencillo posible.

EL APRETON DE MANOS Debe ser firme, ni duro ni dbil, y sin zarandear la mano. sta no debe estar hmeda.

LA SONRISA Y Deben transmitir cordialidad y sinceridad, pero siempre prudente y centrar la mirada en
LA MIRADA un punto. Hay que dominar los nervios, no mover cabeza, ojos, manos en exceso.
LAS PALABRAS DE Un empleado siempre debe tomar la iniciativa de la comunicacin en los primeros
ARRANQUE instantes de comunicacin con un cliente. La mirada a los ojos.

Hay que tener cuidado y no invadir la zona de intimidad espacial, manejar las distancias
EL ESPACIO PERSONAL y conceder el espacio que le haga sentir bien a la otra persona, sino provocaramos
cierto malestar e incluso situacin de rechazo.
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TIPOS de comunicacin en la empresa

La distancia Interpersonal:

a) Distancia ntima (0-45 cm): En esta persona se sitan las personas amadas
y familiares.
b) Distancia personal (50-125 cm): Es el espacio personal de cada uno, una
especie de esfera protectora que nos gusta mantener entre nosotros y el
resto de los individuos.
c) Distancia social (1- 6 m): Distancia que se usa para trabajar en equipo o en
relaciones sociales ocasionales.
d) Distancia pblica (Ms de 3,5 m): Distancia que nos gusta mantener con
los desconocidos (P. Ej. Al caminar por la calle).
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TIPOS de comunicacin en la empresa

ACTOS COMUNICACIN NO VEBAL LO QUE REFLEJAN

Acariciarse la cara Toma de decisiones

Entrelazar los dedos Autoridad
Darse tironcitos en el odo, acariciarlo Inseguridad
Mirar hacia abajo No creer en lo que se escucha
Frotarse las manos Impaciencia
Apretarse la nariz Evaluacin negativa
Golpear ligeramente los dedos Impaciencia
Sentarse con las manos agarrando la cabeza por detrs Seguridad en si mismo y superioridad
Inclinar la cabeza Inters
Palma de la mano abierta Sinceridad, franqueza e inocencia
Caminar erguido Confianza y seguridad en si mismo
Pararse con las manos en la caderas Buena disposicin para hacer algo
Jugar con el cuello Falta de confianza en si mismo e inseguridad
Comerse las uas Inseguridad, nervios
La cabeza descansando sobre las manos Aburrimiento
Unir los tobillos Aprensin
Manos agarradas hacia la espalda Furia, ira, frustracin
Cruzar las piernas balanceando ligeramente el pie Aburrimiento
Brazos cruzados a la altura del pecho Actitud defensiva
Caminar con las manos en los bolsillos o hombros encogidos Abatimiento
Manos en las mejillas Evaluacin
Frotarse un ojo Dudas
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TIPOS de comunicacin en la empresa

La comunicacin formal: transmiten mensajes oficiales por los

canales y medios establecidos por la organizacin, tanto orales como
escritos. Los directivos estn continuamente promoviendo formas
nuevas de comunicacin formal.
Ej: Memorndum, juntas de personal, e-mail (ltimamente), boletines de
empresa.

La comunicacin Informal: aparece en torno a las relaciones sociales

de los miembros, no se usan los canales formales. Su uso depende de
la estructura de la empresa. Es representativa del clima laboral.

Ventajas:
Expresin ms espontanea
Ms satisfactoria
Ms rpida
Acta como vlvula de escape de las emociones
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TIPOS de comunicacin en la empresa

Documentos para asignar tareas en la empresa: tienen que ser lo ms

claros posibles, deben simplificar al mximo y adaptarse a las
caractersticas del receptor.

Normas:
Redactar de manera natural, palabras y frases sencillas y precisas
Cuidar ortografa, signos de puntuacin, gneros, tiempos
verbales, orden de la frase
Evitar dobles negativas, jerga, terminologa arcaica
Recurrir a ejemplos, grficos, imgenes, sin abusar
Uso de oraciones y prrafos cortos
Ideas agrupadas en prrafos o puntos (vietas)
Formato atractivo, adaptado al tipo de comunicacin, pero formal
Presentacin, diseo, calidad de impresin
Uso de las aplicaciones ofimticas para elaborarlos, plantillas,
resaltar, subrayar, mrgenes, alineacin, etc.
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TIPOS de comunicacin en la empresa

El Memorndum: muy utilizado, tiene como objetivo el recordar

mensajes o informacin con referencia a instrucciones que los empleados
deben realizar dentro de la organizacin. Se utiliza tambin, para
intercambiar informacin entre reas de la empresa. Es menos formal que
la carta. Recibe otros nombres como: orden, nota interior, aviso, memo.
Partes:
Membrete, logotipo de la organizacin
Quin lo enva De y destinatario Para, o departamento
Asunto o resumen
Contenido (breve)
Fecha
Firma
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TIPOS de comunicacin en la empresa

La Carta: es un medio muy usado tanto dentro ( entre empleados, reas,

responsables), como fuera de la organizacin (con clientes, organismos)
aunque est empezando a ser sustituida cada vez ms por el e-mail.

Reglas:

1. Que su objetivo quede completamente claro

2. Incorporar toda la informacin que el destinatario necesita, completa
3. No extensa, intentar que no ocupe ms de una pgina
4. Atraer la atencin del destinatario, explicar Por qu se escribe
5. Provocar deseo, inters en el destinatario, haciendo atractiva la
propuesta
6. Convencer de la veracidad, referencias, garantas, datos, estadsticas
7. Estimular la accin, explicando que se espera que haga el destinatario
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TIPOS de comunicacin en la empresa

Partes de una carta:

1. Encabezamiento
a) Datos remitente (Membrete)
I. Logo
II. Nombre, Razn social
III. Direccin
IV. Tfno. E-mail
b) Datos destinatario
I. Nombre, Razn social
II. Direccin
c) Fecha
d) Referencias
e) Asunto
2. Cuerpo
a) Saludo
b) Introduccin del motivo
c) Desarrollo
d) Conclusin final
3. Cierre
a) Despedida
b) Firma, rbrica, nombre apellidos y cargo
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TIPOS de comunicacin en la empresa

La Circular: documento dirigido a un conjunto de personas para

comunicarle un asunto de cierta entidad. Con ella se tratan asuntos
relativos a normas de rgimen de trabajo, informar sobre el funcionamiento
de la organizacin, criterios de actuacin, procedimientos. Debe ser breve,
prrafos cortos. Se usa en Com. Descendente, de superior a subordinados.

Ejercicio. Enumera comunicaciones en la empresa en las cuales sera

idneo utilizar la circular. Inicio jornada intensiva, prohibicin de fumar,
lanzamiento de productos, cambios de horario, turnos, uso de material, espacios.

El Correo electrnico: mensajes entre terminales de ordenador

conectados por la red internet, que aseguran la confidencialidad, el acuse
de recibo y tienen como gran ventaja la rapidez y ahorro de costes, se ha
generalizado mucho su uso. El receptor puede no estar presente en la
emisin, el mensaje se guarda hasta que acceda a su bandeja.
Inconveniente, aislamiento del trabajador y perdida de contacto personal
entre empleados.
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TIPOS de comunicacin en la empresa

Ventajas del e-mail con respecto a la carta y el fax:

1. Rapidez
2. Deja constancia enviados, los mensajes quedan guardados y organizados
por fechas, asuntos, carpetas, etc
3. Puedes adjuntar informacin: enlaces, imgenes, sonidos, videos
4. Opciones de enviar a varios destinatarios a la vez, con copia, copia oculta,
opcin de seguimiento del e-mail, marca de importancia, avisos o alarmas
5. Ms econmico, sin papel, tner, tinta, franqueo, sobre, telfono
6. Fcil de acceder a la informacin por internet
7. Conectarnos desde mltiples dispositivos, PC, Tabletas, Mvil
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TIPOS de comunicacin en la empresa

FAX: a pesar de la aparicin del correo electrnico, sigue siendo un

mtodo muy habitual de comunicacin en las empresas. Ideal para
documentos que requieren una entrega y una respuesta rpida, ejemplo
firmar formulario. Se usa cuando se necesita tener constancia fsica y
guardar el documento o papel. (Si se llevan expedientes en papel).

INFORME: comunicacin escrita que describe de forma detallada y

ordenada una propuesta relativa a una accin, despus de estudiar un
problema en la empresa o analizar una situacin.

Abordar un nico tema PARTES

Aporta alternativas y posibles soluciones 1. TTULO
2. AUTOR
Deber evitar ambigedades 3. FECHA
Hay que cuidar la redaccin 4. NDICE
Deben ser impersonales 5. INTRODUCCIN O ANTECENDENTES
Ser concreto, comprensible y breve 6. DESARROLLO
7. CONCLUSIONES
8. ANEXOS (informacin)
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TIPOS de comunicacin en la empresa

ACTAS: son documentos en los que se incluyen acuerdos o resoluciones

tomadas en una reunin, tienen carcter vinculante, obligado cumplimiento.

PARTES
1. FECHA INICIO
2. TIPO REUNIN, LUGAR
3. ASISTENTES
4. ORDEN DEL DA
5. DESARROLLO REUNIN (lo acontecido)
6. ACUERDOS ADOPTADOS
7. FECHA FIN
8. FIRMAS
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TIPOS de comunicacin en la empresa

Tabln de anuncios: mtodo rpido, descendente, mensajes de inters

general, actividades de motivacin.

Para no verlos como una

parte ms del mobiliario:

Sitio estratgico
Dividido en zonas, temas
Llamativos, grficos
Actualizados
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TIPOS de comunicacin en la empresa

Newsletter: publicacin distribuida de forma regular en asociaciones y

organizaciones para proporcionar informacin de inters a sus miembros o
empleados, tambin llamado boletn informativo, peridico de empresa.

Caractersticas

Tienen muy buena aceptacin dentro de la empresa

Aparece gente y asuntos muy cercanos
Propicia la participacin activa
Informa de los acontecimientos de la empresa, actividades,
novedades
Se puede hacer tambin para clientes
Normalmente va e-mail aunque puede editarse tambin
Recomendable en empresas con varios centros de trabajo
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TIPOS de comunicacin en la empresa

Instrucciones con comunicacin oral: es ms natural, personal y menos

complicada que la escrita. Proporciona mucha agilidad para realizar nuestro
trabajo.

Reglas:

Se debe preparar lo que se va a decir

Al plantear el tema, relacionarlo con lo que se va a exponer
Se pueden utilizar notas con las ideas principales
Alentar la participacin, planteando preguntas, eliminar barreras psicolgicas
Utilizacin de medios audiovisuales, asegurarse que funcionan bien, probar
Cuidar el lenguaje corporal (puede ayudar o perjudicar)
Lenguaje claro, hablar fluido, entonacin, ritmo, tono, cuidar los nexos entre puntos
Importante controlar tcnicas de comunicacin y habilidades sociales
Hacer un resumen al finalizar
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TIPOS de comunicacin en la empresa

EJERCICIOS

1. Redacta una carta de reclamacin a su proveedor, no se ha recibido la mercanca

solicitada.
2. Redacta una carta de presentacin de usted de cara a la solicitud de un puesto de
trabajo.
3. Redacta un acta de una reunin, imagina tu una situacin en la empresa.
4. Que medio utilizaras para comunicar:

Prohibicin de fumar en la empresa - Circular

Lanzamiento de nuevo producto - Carta
Anlisis de competencia - Informe
Informar de una promocin - Carta, e-mail
Comunicar el cambio de hora de una reunin - e-mail
Comunicar al Departamento de logstica que los pedidos estn llegando en mal estado
- Memo
Realizar un pedido - Fax
Informar sobre lo acontecido en el comit de direccin - Acta
ltimos sucesos de la empresa - Newsletter
Poltica de horas extra de la compaa - Circular
Novedades del convenio colectivo de la empresa - Tabln de anuncios
Comunicar horario de verano - Circular