04 Cerintele Tehnice

Anexa VII
CAIETUL DE SARCINI
pentru elaborarea Sistemului Informaional
Integrat al Ministerului Afacerilor Externe i
Integrrii Europene
Documentul a fost elaborat n cadrul proiectului Programului Naiunilor Unite pentru

Dezvoltare Consolidarea Capacitilor Instituionale ale Ministerului Afacerilor Externe
i Integrrii Europene
Cerinele Tehnice pentru elaborarea SII al MAEIE
CUPRINS
1. INTRODUCERE ......................................................................................................... 3
2. GENERALITI......................................................................................................... 3
3. REFERINE............................................................................................................... 4
4. TERMINOLOGIE I ABREVIERI................................................................................. 4
4.1. Abrevieri ............................................................................................................. 4
4.2. Termeni-cheie utilizai n document.................................................................... 4
4.3. Concepte-cheie ................................................................................................... 5
5. DESTINAIA SISTEMULUI ........................................................................................ 8
6. MODELUL DE BUSINESS ........................................................................................... 8
6.1. Procesele principale ale SII ................................................................................ 8
6.2. Rolurile de business............................................................................................ 9
6.3. Serviciile ............................................................................................................. 9
6.4. Scenariile serviciilor ......................................................................................... 10
7. CERINELE FUNCIONALE FA DE SISTEM........................................................... 18
7.1. Intranet ............................................................................................................ 18
7.2. Gestiunea documentelor i nregistrrilor......................................................... 19
7.3. Fluxul de lucru .................................................................................................. 31
7.4. Gestiunea sarcinilor .......................................................................................... 32
7.5. Funciile administrative .................................................................................... 33
7.6. Integrarea cu website-ul MAEIE ....................................................................... 35
7.7. Integrarea mesageriei instant, mesageriei vocale i faxului ............................. 36
7.8. Sistemul de gestiune a licenelor software ....................................................... 36
8. CERINELE NON-FUNCIONALE FA DE SISTEM .................................................. 37
8.1. Controlul, Securitatea i Integritatea Datelor ................................................... 37
8.2. Gradul de usability............................................................................................ 41
8.3. Performan i scalabilitate .............................................................................. 41
8.4. Disponibilitatea sistemului................................................................................ 42
8.5. Standardele tehnice .......................................................................................... 42
8.6. Conservarea pe termen lung i nvechirea tehnologiilor ................................... 43
9. INTEGRAREA CU RESURSELE INFORMAIONALE DE STAT...................................... 43
10. DOCUMENTAREA I INSTRUIREA ........................................................................... 44
11. SUPORTUL I ACCEPTAREA SISTEMULUI ............................................................... 45
Pagina 2 din 45
1. INTRODUCERE
Denumirea complet: Sistemul Informaional Integrat al Ministerului Afacerilor Externe i Integrrii
Europene
Denumirea prescurtat: SII al MAEIE sau SII
Prin intermediul proiectului Consolidarea capacitii instituionale a Ministerului Afacerilor Externe
i Integrrii Europene (MAEIE), Programul Naiunilor Unite pentru Dezvoltare ofer suport
Ministerului Afacerilor Externe i Integrrii Europene n consolidarea capacitilor instituionale n
procesul realizrii sarcinilor i angajamentelor sale de integrare european.
La moment, activitile ordinare ale colaboratorilor MAEIE implic producerea, expedierea i
recepionarea unor cantiti mari de informaii documentate, monitorizate de ctre conducerea de
vrf a Ministerului, coordonarea lor cu subdiviziunile MAEIE i structurile subordonate acestuia,
urmrirea direct sau n conlucrare cu ministerele i alte autoriti administrative centrale asupra
aplicrii prevederilor tratatelor i altor nelegeri internaionale la care Republica Moldova este
parte.
Eficientizarea acestor aciuni este posibil prin implementarea unui Sistem Informaional Integrat,
care va asigura acel mediu de cooperare necesar pentru perfectarea i stocare a informaiei, va
spori eficiena organizaional prin oferirea de acces securizat la informaii veridice i actuale, va
accelera procesele interne comune i va facilita schimbul de informaii indiferent de locaia
destinatarilor.
De asemenea, Sistemul Informaional integrat va oferi instrumente de control a fluxurilor de
documente, de organizare a politicii decizionale i faciliti de raportare etc.
Pentru asigurarea veridicitii deciziilor i hotrrilor luate de ctre persoanele cu funcii
decizionale, Sistemul Informaional Integrat se va baza pe Infrastructura de Semntur Digital.
2. GENERALITI
Cerinele curente descriu n principal necesitile software ale Sistemului Informaional Integrat
pentru ca i soluiile propuse s se bazeze pe acelai aspect. Cu toate acestea este necesar de luat
n calcul necesitatea ca ofertanii s se bazeze ntr-o msur ct mai mare pe echipamentul
hardware i de reea aflat n proprietatea MAEIE. Se va identifica, de asemenea, echipamentul
suplimentar necesar de achiziionat de ctre MAEIE pentru a corespunde necesitilor SII.
Documentul enumr specificul operaiunilor MAEIE. Cu toate acestea, exist multe funcionaliti
conexe prezente n produse comerciale existente i care nu sunt enumerate n aceste cerine. Chiar
dac nu sunt interzise produsele elaborate strict pentru acest scop, se va acorda preferin
soluiilor bazate pe platforme comerciale existente. n cazul n care aceste soluii nu vor
corespunde n totalitate necesitilor SII se vor putea integra cteva pachete diferite sau se vor
putea crea componentele care lipsesc.
n final, o serie de lucrri de personalizare vor fi aplicate soluiei integrate pentru a o ajusta
specificului MAEIE. Acestea vor fi limitate ca numr i agreate la etapa de analiz i design a
proiectului. MAEIE anticipeaz necesitatea unor interfee programabile pentru extinderea sistemului
la necesitate. Uurina i gradul de personalizare a sistemului vor fi criterii importante pentru
alegerea soluiei.
MAEIE contientizeaz c succesul unui asemenea proiect implementarea unui Sistem
Informaional Integrat depinde de acceptarea i utilizarea lui de ctre personal. Chiar dac
ofertele vor trebui s includ treninguri i materiale instructive suficiente, MAEIE admite c acest
lucru poate fi insuficient, de aceea se va acorda preferin ofertanilor care pot:
- Demonstra sisteme similare unui grup de pionieri n utilizarea sistemului,
Pagina 3 din 45
- Acorda consultan conducerii MAIEI referitor la etapele de adopie i motivarea

personalului de a folosi sistemul,
- Sugera iniiative care pot mbunti acceptarea SII de ctre personalul MAEIE.
3. REFERINE
Cerinele tehnice sunt elaborate n baza Concepiei SII al MAEIE i acest document trebuie utilizat
ca referin la alte acte normative, practici i ghiduri. Cerinele existente se bazeaz ntr-o msur
foarte mare pe practicile internaionale:
- Cu privire la informaia electronic:
- Guidelines on best practices for using electronic information by DLM Forum,
http://dlmforum.typepad.com/gdlines.pdf
- Cu privire la sistemele de gestiune a documentelor i nregistrrilor:
- MoReq2 - Model Requirements Specification for the Management of Electronic Records,
http://www.moreq2.eu/
- DoD 5015.02-STD RMA Design Criteria Standard by US Department of Defence,
http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/standards.html
- ISO 15489 Information and documentation - Records Management by ISO,
http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=31908
- Cu privire la standardele de meta-date:
- DCMI Element Set (ISO Standard 15836) published by The Dublin Core Metadata Initiative,
http://dublincore.org/
4. TERMINOLOGIE I ABREVIERI
4.1. Abrevieri
COTS (Commercial Off-The-Shelf Software) soluii comerciale existente
SGED Sistem de Gestiune Electronic a Documentelor
SGE Sistem de Gestiune Electronic a nregistrrilor
SII Sistem Informaional Integrat
MAEIE Ministerul Afacerilor Externe i Integrrii Europene
4.2. Termeni-cheie utilizai n document

A capta:
(1) Actul nregistrrii sau salvrii unei instane de obiect digital.
(2) Salvarea informaiei ntr-un sistem informatic.
Dosar Fiier referitor la una sau mai multe tranzacii efectuate total sau parial ntr-un mod
structurat sau parial structurat, ca rezultat a unui proces sau activiti concrete.
Not: Nu exist o definiie universal acceptat a acestor termeni, nici o distincie clar ntre dosar
i alte tipuri de fiiere gestionate frecvent de un SGED.
Clas Parte a unei ierarhii reprezentat de o linie pornind de la orice punct al ierarhiei schemei
de clasificare spre toate fiierele ierarhic inferioare.
Not: aceasta poate corespunde, n terminologia clasic, unei clase primare, grupe, serii (sau
sub-clase, sub-grupe, sub-serii etc.) la orice nivel al schemei de clasificare.
Pagina 4 din 45
Clasificare (n managementul nregistrrilor) - Identificarea i aranjarea sistematic a activitilor

de business i/sau nregistrrilor n categorii, conform conveniilor, metodelor i regulilor
procedurale logic structurate, reprezentate ntr-un sistem de clasificare.
Schem de clasificare Aranjare ierarhic a claselor, fiierelor, sub-fiierelor, tomurilor i

nregistrrilor.
Document Informaie nregistrat sau obiect care poate fi tratat ca un ntreg.
nregistrare electronic nregistrare n form electronic.
Fiier Unitate organizat de nregistrri grupate pe principiul legturii cu acelai subiect,

activitate sau tranzacie.
Not: Aceasta este definiia noiunii de fiier n Managementul nregistrrilor. Dup cum se vede,
aceast definiie difer de cea utilizat n sfera Tehnologiilor Informaionale.
Meta-date Date ce descriu contextul, coninutul i structura nregistrrilor i managementul lor

n timp.
nregistrare Informaie creat, recepionat i pstrat ca dovad i informaie de ctre o

organizaie sau persoan pentru ndeplinirea obligaiilor legale sau n tranzaciile de business.
Sub-fiier Subdiviziune logic a unui fiier.
Tom Subdiviziune a unui sub-fiier.
4.3. Concepte-cheie
Mai jos sunt enumerate conceptele cheie necesare pentru nelegerea specificaiilor:
nregistrarea i nregistrarea electronic
nregistrrile pot fi privite ca fiind compuse din:

coninut;
structur;
context;
prezentare.
Coninutul este prezent n unul sau mai multe documente fizice i/sau electronice, care transmit
mesajul (coninutul informaional) nregistrrii. Acestea sunt depozitate n aa fel, nct s permit
utilizatorilor viitori s le neleag att pe ele, ct i contextul lor. Acest punct de vedere implic faptul
c o nregistrare bine gestionat const, pe lng coninutul propriu-zis al documentului/documentelor
sale, i din informaii despre structura i meta-datele sale, ceea ce ofer utilizatorilor informaii cu
privire la contextul i prezentarea sa. Prezentarea nregistrrii se bazeaz pe o combinaie ntre
coninutul, structura i, n cazul nregistrrilor electronice, a software-ului utilizat pentru a o prezenta.
O nregistrare este format din unul sau mai multe documente electronice. Aceste documente pot fi
documente textuale, mesaje e-mail, foi de calcul, imagini statice sau animate, fiiere audio sau orice
alt tip de obiecte digitale. Documentele devin nregistrri atunci cnd sunt retrase din circuit, adic
sunt captate n sistem. Dup captare, nregistrrile sunt clasificate, adic le sunt atribuite coduri
corespunztoare schemei de clasificare creia aparin, permind astfel sistemului gestionarea
acestora. nregistrrile sunt, de obicei, atribuite unui fiier, dei aceasta nu este o regul.
Pentru scopuri de conservare, este necesar s se menioneze c nregistrrile electronice sunt
adesea alctuite din mai multe componente. Fiecare component este un obiect gestionat de
sistemul de operare al unui calculator, care poate fi n formate diferite. Toate aceste componente
sunt necesare pentru a face mpreun o nregistrare. Nu toate nregistrrile au mai mult de o
component; de exemplu, cele mai multe documente textuale sunt constituite doar dintr-o
component. Un exemplu nregistrare cu mai multe componente este o pagin web cu text, grafica
Pagina 5 din 45
si stiluri. Nu este neobinuit pentru o pagin de web s conin o component HTML, zeci de
componente JPEG, i cteva componente CSS.
O calitate esenial a nregistrrii este coninutul lor informaional fix. O consecin, n
acest sens, este faptul c nici o aciune efectuat asupra nregistrrilor electronice poate fi permis
s intervin n relaiile dintre componentele sale; cu alte cuvinte, toate aciunile efectuate asupra
oricror nregistrri trebuie s pstreze relaiile corecte ntre toate componentele sale. Astfel, de
exemplu, ori de cte ori orice nregistrarea este mutat sau copiat, aceasta trebuie mutat sau
copiat ntr-un mod care va pstra toate componentele sale i relaiile ntre acestea.
nregistrri autorizate
ISO 15489 descrie nregistrrile autorizate ca fiind nregistrri cu urmtoarele caracteristici:

autenticitatea;
fiabilitate;
integritatea;
usability.
Dup cum se explic n ISO 15489, scopul tuturor sistemelor de gestiune a nregistrrilor este de a se
asigura c nregistrrile stocate n acestea sunt autorizate. Recapitulnd, o nregistrare autorizat:
se poate demonstra c este ceea ce pretinde a fi;
se poate demonstra c a fost creat sau expediat de ctre persoana care pretinde c a
creat-o sau expediat-o;
se poate demonstra c a fost creat sau expediat la timpul pretins;
se poate ncrede n coninutul ei, ca fiind deplin i exact, cu toate tranzaciile, activitile
sau faptele pe care le atest;
este complet i nealterat;
poate fi localizat, restabilit, prezentat i interpretat.
Cerinele au scopul s asigure c nregistrrile stocate ntr-un sistem compatibil sunt autorizate. Cu
toate acestea, doar compatibilitatea cu aceste cerine nu este suficient. Mai mult dect att,
nregistrrile autorizate mai trebuie s fie compatibile i cu politicile corporative existente.
Fiier electronic, sub-fiier i tom

nregistrrile pe suport de hrtie sunt, n general, acumulate n dosare fizice de hrtie, care sunt
agregate ntr-o structur sau schem de clasificare. n cadrul unui SGE, nregistrrile pot fi
gestionate pe msur ce se acumuleaz n dosare electronice. Fiierele i dosarele nu au o
existen fizic propriu-zis, ci sunt virtuale, n sensul c nu conin nimic. De fapt, ele constau din
elemente de tip meta-date ale nregistrrii asignate lor. Mai mult dect att, n multe cazuri nu
exist diferene n sistemul electronic ntre fiier i dosar.
n unele medii este util a diviza fiierele n sub-fiiere. Aceast diviziune este mai mult
intelectual, n sensul n care este nevoie de factorul uman pentru a decide n care sub-fiier
trebuie stocat o nregistrare. Un sub-fiier este, deci, o divizare a unui fiier dup tipul de
coninut. Ca rezultat, un subfiier poate fi folosit pentru a permite aplicarea unui calendar diferit de
retenie i distrugere cu efect asupra unui set de nregistrri dintr-un fiier.
Indiferent dac se folosesc sau nu sub-fiiere, fiierele sunt uneori divizate mecanic n tomuri, n
corespundere cu anumite convenii predeterminate. Aceast practic i are originea n fiierele de
hrtie, pentru a le restriciona volumul i masa. Acelai lucru se aplic n cazul fiierelor electronice,
pentru a le limita dimensiunile sau cu alte scopuri de management. Acest lucru este potrivit mai ales
pentru fiierele ce sunt deschise pentru perioade mari de timp sau care conin multe nregistrri.
Pagina 6 din 45
Schema de clasificare
Managementul nregistrrilor agreg fiierele ntr-o manier structurat, iar bunele practici dicteaz
c aceast structur trebuie s reflecte funciile de business. Reprezentarea acestei agregri se
numete schem de clasificare i reprezint, de obicei, o ierarhie.
La fel cum fiierele exist, chiar dac nu sunt altceva dect agregri ale nregistrrilor, aa exist i
nivelele superioare ale ierarhiei schemei de clasificare, cu toate c acestea sunt nu mai mult dect
agregri de fiiere i/sau nivele inferioare. Ca i n cazul fiierelor, specificaiile menioneaz
necesitatea ierarhiei, fr a dicta metoda de implementare.
Clasa
Specificaiile folosesc termenul clas pentru a descrie poriunea ierarhiei reprezentat de o linie
care ncepe din orice punct al ierarhiei spre toate fiierele din josul ierarhiei. Termenul clas
corespunde, respectiv, unui grup sau serii (sub-grup, sub-serii etc.) n unele texte.
Vizual, o clas a unei ierarhii corespunde unei ramuri a copacului. O clas poate, deci, conine alte
clase, la fel precum sub-seriile conin sub-serii i sub-sub-serii.
Specificaiile folosesc, de asemenea, termenul clas pentru a reprezenta toate fiierele,
nregistrrile etc., asignate unei clase. Aceast omonimie este intenionat i interpretarea exact
a termenului este totdeauna clar din context.
Specificaiile utilizeaz termenii copil i printe pentru a descrie relaiile ntre entiti. Un copil
al unei entiti este o entitate care se afl sub ea n ierarhie (cu alte cuvinte este o entitate
descendent). Un printe al unei entiti este o entitate aflat pe o treapt superioar a ierarhiei.
Captarea nregistrrilor
Documentele elaborate sau primite n cursul activitii devin nregistrri atunci cnd sunt puse
deoparte, adic captate n sistem. n timpul captrii, nregistrrile sunt clasificate, adic le sunt
asignate coduri n corespundere cu clasele din care fac parte, ceea ce permite sistemului s le
gestioneze; de asemenea, nregistrrile necesit un identificator unic.
n multe cazuri, documentele capturate devin nregistrri prin relaia lor cu un proces de business,
aa cum deseori se ntmpl n cazul fluxurilor de lucru. De exemplu, cnd este emis o factur, o
nregistrare trebuie captat automat. n alte cazuri poate exista o politic care prevede ca fiecare
document ce se refer la un aspect al activitii de business trebuie s devin nregistrare, chiar
dac acesta nu ia parte formal ntr-un proces de business. Cu toate acestea, n alte circumstane,
procesul de captare va fi iniiat selectiv de ctre utilizator. n unele situaii, ciornele vor fi
semnificative i vor deveni nregistrri, iar n alte situaii ciornele pot s nu devin nregistrri.
Rolurile de utilizator i rolurile administrative
Specificaiile folosesc conceptul de utilizator pentru a reprezenta orice persoan cu permisiuni

valide pentru a opera n cadrul sistemului. Respectiv, oricine se poate autentifica n sistem este
utilizator, inclusiv administratorii. Cu toate acestea, diferenele ntre administratori i ali utilizatori
poate fi complex i nu tot timpul clar. n acest sens vom folosi conceptul de roluri pentru a
defini multe dintre cerine.
Exist dou tipuri de roluri:
- roluri de utilizator i
- roluri administrative
Rolurile administrative execut aciuni cu privire la gestiunea nregistrrilor n calitate de entiti,
mai degrab dect n contextul de business al acestora. Aceste roluri asigur existena copiilor de
rezerv i gestioneaz performana sistemului.
Spre deosebire de rolurile administrative, rolurile de utilizator au acces la faciliti de care are nevoie
un lucrtor de birou sau cercettor, inclusiv adugarea documentelor, cutarea i extragerea
nregistrrilor; interesul acestui rol este mai degrab n coninut dect n managementul acestora cu
alte cuvinte, acest rol este interesat de procesele de business evideniate n nregistrri.
Pagina 7 din 45
5. DESTINAIA SISTEMULUI
Sistemul este proiectat pentru a automatiza procesele existente din cadrul MAEIE i de a deservi angajaii
MAEIE i instituiile cu care acesta interacioneaz. Concepia MAEIE seteaz urmtoarele obiective:
- elaborarea unui mediu de colaborare securizat i fiabil care ofer att mijloace de
colaborare angajailor MAEIE oriunde s-ar afla, ct i mijloace de integrare informaional
pentru sisteme externe,
- oferirea informaiei veridice i operative pentru ndeplinirea funciilor angajailor MAEIE,
- implementarea unui sistem fiabil i eficient de circulaie a documentelor, extins de un set de
proceduri de automatizare a fluxurilor de lucru, care s asigure livrarea rapida a
documentelor i monitorizarea respectrii termenelor-limit;
- reducerea riscurilor de imagine cauzate de ntrzieri, mesaje sau aciuni contradictorii
datorate deficitului de informaii din partea factorilor de decizie,
- formarea unor repozitorii de date privind activitatea ministerului i a subdiviziunilor sale la
necesare pentru eficientizarea activitii MAEIE,
- transparena activitii i deciziilor n cadrul MAEIE,
- oferirea de informaii autentice, veridice, curente i consistente tuturor actorilor implicai,
- reducerea timpului de rspuns i suport decizional,
- acces rapid, garantat la date i informaii indiferent de locaie,
- informarea continu si prompt a populaiei,
- omogenizarea informaiei, mesajelor i aciunilor n subdiviziuni i reprezentane.
- reducerea costurilor, sporirea calitii i diversitii mijloacelor de comunicare,
Este important de menionat c n textul concepiei SII al MAEIE sunt identificate o serie de
subsisteme specializate - eDiplomat, eConsul, Contabilitate, Budget, Achiziii publice. Cerinele
tehnice nu ofer detalii despre aceste sisteme, din moment ce ele sunt extinse i necesit
cunotine specializate. Acest document pornete de la prezumia c sistemele specializate vor fi
analizate i dezvoltate independent. Mai mult dect att, se cunoate c pentru eDiplomat, eConsul
i Contabilitate, proiectele se afl deja la diferite etape de implementare.
6. MODELUL DE BUSINESS
6.1. Procesele principale ale SII
Procesul principal al SII este de a servi drept platform de comunicare ce va permite personalului
MAEIE s l utilizeze n calitate de spaiu pentru a:
- Reaciona la evenimente externe i de a le nregistra drept aciuni care necesit aprobri,
- Obine aprobri de la superiori nainte de nceperea anumitor aciuni,
- Crea, stoca i participa la formularea rspunsurilor,
- Captura documente aprobate ca nregistrri (nregistrrile au o natur permanent i nu pot
fi modificate),
- Clasifica nregistrrile capturate pe fiiere/dosare conform tipului nregistrrii,
- Elibera copii ale rspunsurilor / nregistrrilor pentru distribuie,
- Asigura arhivarea i distrugerea corespunztoare a nregistrrilor vechi.
n mare parte, acest proces este semi-structurat i, din acest motiv, condus de personal. Din ce in
ce mai mult, procesele reglementate pentru anumite tipuri de documente vor deveni structurate i
conduse riguros de SII al MAEIE. Suplimentar, procesul semi-structurat impune anumite restricii
personalului. De asemenea, este de ateptat ca autenticitatea nregistrrilor va fi confirmat din ce
n ce mai mult de semntura digital.
O serie de procese de business importante care vor trebui facilitate n cadrul SII includ:
- Pregtirea i organizarea vizitelor oficiale de nivel nalt,
- Relaiile bilaterale, activitile i evenimentele (politice, economice, de colaborare etc.),
- Afacerile consulare,
- Relaiile Republica Moldova - Uniunea European,
Pagina 8 din 45
- Acreditarea corpului diplomatic strin i a jurnalitilor,

- Acreditarea unitilor de transport a misiunilor diplomatice strine,
- Relaiile cu i participarea n organizaiile internaionale i regionale,
- Reuniunile internaionale, conferinele, organizarea i participarea la seminare,
- Securitatea internaional,
- Planurile de soluionare a conflictului Transnistrean.
Lista complet a proceselor de business ce vor trebui suportate de ctre SII vor fi agreate la etapa
de analiz i implementare.
6.2. Rolurile de business

Rolurile de business pot fi identificate din lista angajailor MAEIE i din structura organizaional a
Ministerului:
- Ministrul sau Viceprim-ministrul,
- Vice-ministrul,
- efii Misiunilor Diplomatice,
- efii departamentelor,
- Membrii departamentelor,
- efii direciilor,
- Membrii direciilor,
- Membrii subdiviziunilor auxiliare logistic, resurse umane, buget i contabilitate,
- Membrii Misiunilor strine ambasade, oficii consulare, reprezentane permanente,
delegaii,
- Experii locali,
- Experii strini,
- Stagiarii,
- Vizitatorii.
6.3. Serviciile
Nr. Denumirea serviciului Notie

1. Intranet Punctul unic de intrare in SII. Este meninut ca o aplicaie
web disponibil tuturor angajailor ministerului. Restricii de
autorizare se vor aplica la accesarea anumitor pri din
Intranet.
1.1. Reeaua Virtual Privat Acest serviciu va permite personalului de la distan s
(VPN) acceseze reeaua intern a MAEIE. Acest serviciu impune
msuri tehnice de securitate ce vor transparentiza natura
distribuit a utilizatorilor.
2. Managementul Serviciul care permite utilizatorilor s gestioneze
Documentelor documentele electronice ntr-un mod centralizat.
2.1. Controlul versionrii Dup fiecare modificare a documentului sistemul va stoca
documentelor versiunea nou i va permite utilizatorilor s plaseze
comentarii referitor la schimbrile efectuate.
2.2. Fluxurile de lucru Definirea pailor / persoanelor care trebuie s transmit
documentul spre examinare, la necesitate s adauge
modificri, notie, semnturi.
2.3. Cutarea i identificarea Permite utilizatorilor s localizeze meta-datele, clasele, sub-
fiierele, tomurile sau nregistrrile.
2.4. Prezentarea Sistemul trebuie s fie capabil de a prezenta coninutul
claselor, fiierelor, sub-fiierelor, tomurilor, documentelor
sau nregistrrilor.
2.5. Sistemul trebuie s permit utilizatorilor s proceseze,
Referenierea
extrag, referenieze i utilizeze entiti.
Pagina 9 din 45
3. Capturarea i declararea Capturarea informaiei (nregistrrilor, meta-datelor, i

nregistrrilor documentelor, n unele cazuri) i salvarea ei n sistem
conform schemei de clasificare.
3.1. Schema de clasificare i Permite unei nregistrri electronice s fie stocat mpreun
organizare a fiierelor cu alte nregistrri ce asigura contextul acesteia, prin
definirea modului n care nregistrrile electronice vor fi
organizate n fiiere electronice i a relaiilor ntre fiiere.
3.2. Retenia i distrugerea Definirea duratei de via a nregistrrilor n sistem i a
modului de distrugere a lor.
4. Managementul sarcinilor Serviciul care va trata procesele nefinisate ca i sarcini
asignate personalului.
4.1. Monitorizarea Sistemul va nregistra orice schimbare de statut al sarcinii,
schimbrilor statutelor i pentru a ajuta superiorii s monitorizeze progresul acesteia.
notificarea utilizatorilor Superiorii vor putea fi ntiinai la fiecare schimbare de
cu privire la schimbarea statut.
statutelor sarcinilor
5. Managementul Serviciul de securitate care definete personalul autorizat,
utilizatorilor i a grupelor credenialele acestora i nivelele de acces.
6. E-mailul Ajut utilizatorii s gestioneze transparent i eficient volume
mari de emailuri, formulare web i s expedieze documente
(sub form de mesaje sau ataamente) n cadrul
ministerului i/sau n exteriorul acesteia.
7. Mesageria instant
Partajarea informaiei, lucrul n echip i colaborarea ntre
echipe.
8. Servicii voice
Permite utilizatorilor s efectueze apeluri folosind reeaua
Internet. Apelurile spre ali utilizatori sau spre numerele
gratuite vor fi gratuite. Suplimentar poate fi utilizat pentru
conferine video.
9. Administrarea de la Permite utilizatorilor s controleze temporar o staie de lucru
distan (remote de la distan prin intermediul reelei interne sau a
connection) Internetului cu scopul de a rezolva problemele de ordin
tehnic.
10. Sistemul de management Livrarea funcionalitii de management a licenelor software
al licenelor produselor care suport identificarea produselor software instalate.
software Maparea produselor software la licenele existente,
raportarea complianei cu normele existente.
6.4. Scenariile serviciilor

Seciunea curent descrie o list de scenarii de servicii i exemple specifice activitii MAEIE. SII va
trebui s suporte i multe alte scenarii ca parte a funcionalitii de baz, oferite de componentele
individuale ale SII.
Scenariile descrise sunt pentru uz informativ i nu sunt obligatorii pentru automatizare n cadrul
SII, atta timp ct cerinele capitolului 8 sunt ndeplinite.
6.4.1. INTRANETUL
Cel mai important aspect al serviciului de intranet este c ofer un singur punct de acces pentru
celelalte componente ale SII. Intranetul ofer o interfa web accesibil TUTUROR angajailor
MAEIE.
Serviciul de Intranet este disponibil i angajailor autorizai aflai n deplasare prin intermediul
WAN. Informaia disponibil va fi pentru nivelele de securitate de uz intern i confidenial, de obicei
abloane, documente i proiecte de documente care ulterior vor deveni publice.
Pagina 10 din 45
Pe lng interfaa web, Intranetul va oferi o cale de acces la sistemul de fiiere pentru a permite
angajailor accesul n mod obinuit lor prin crearea i stocarea fiierelor pe un server de fiiere.
Tabloul sarcinilor curente

Fiecare angajat va folosi un tablou personalizat al sarcinilor curente, care va permite monitorizarea
sarcinilor curente i urgente, a proiectelor de documente, a notificrilor, emailurilor etc.
- Utilizatorii MAEIE se vor autentifica n sistem,
- SII identific sarcinile personale i de grup ale acestuia i evideniaz sarcinile urgente i cu
termenul limit depit,
- SII ofer ci de acces rapid la toate spaiile de lucru la care are acces utilizatorul,
- SI va monitoriza i nregistra prezena utilizatorului n sistem,
- SII ofer acces rapid spre funcionalitile disponibile utilizatorilor i faciliteaz solicitrile
utilizatorilor.
Crearea spaiilor de lucru noi

Spaiile de lucru noi sunt necesare pentru acomodarea la schimbrile n structura MAEIE sau
asignarea unui grup de lucru ad-hoc, cum ar fi o misiune diplomatic, delegaie, conferin,
subdiviziune etc. n acest moment:
- Conducerea de vrf a MAEIE emite/aprob un ordin privind schimbrile necesare i
personalul implicat,
- Administratorul de sistem creeaz grupul i spaiul nou de lucru i le asigneaz,
- Administratorul asigneaz fluxul de lucru i abloanele nregistrrilor necesare,
- La necesitate, administratorul de sistem asigneaz roluri administrative conducerii
grupurilor de lucru.
Accesul de la distan
Intranetul asigur acces att angajailor aflai n deplasri temporare n scop de serviciu, ct i
angajailor misiunilor diplomatice. Acest lucru trebuie s fie asigurat n mod transparent, n ceea ce
privete conectivitatea i transportul de date, astfel nct toi angajaii s acceseze intranetul n
mod similar, cu condiia c sunt autorizai i au staii de lucru configurate corespunztor.
Pagina 11 din 45
6.4.2. GESTIUNEA DOCUMENTELOR I NREGISTRRILOR

O parte integrant a funcionalitii SII se refer la crearea, gruparea, prezentarea i clasificarea
informaiei. Aceste particulariti reprezint funcionaliti pentru:
a. Sistemul de Gestiune a Documentelor, ce permite crearea i distribuirea documentelor.
b. Sistemul de Gestiune a nregistrrilor, ce permite gestiunea difereniat a nregistrrilor,
datorit naturii constante a acestora.
Att Sistemul de Gestiune a Documentelor, ct i al nregistrrilor trebuie s:
- Asigure o interfa prietenoas i uor de folosit prin intermediul funciilor de system uor
identificabile,
- Impun restricii utilizatorilor neautorizai sau cu acces limitat, prin intermediul politicilor de
securitate,
- Pstreze nregistrri de audit a aciunilor utilizatorilor i sistemului pentru scopuri
administrative.
Pentru clarificare, tabelul urmtor prezint diferenele tipice dintre un SGDE i un SGIE:
Gestiunea Documentelor Gestiunea nregistrrilor
Permite modificarea documentelor; Previne modificarea nregistrrilor;
Permite existena documentelor n mai multe Permite existena unei versiuni finale unice a
versiuni; nregistrrii;
Permite tergerea documentelor de ctre Previne tergerea nregistrrii, cu excepia
autor; unor circumstane strict controlate;
Poate include unele controale de retenie; Trebuie s includ controale riguroase de
retenie;
Poate include o structur de stocare a Trebuie s includ o structur riguroas a
documentelor, care poate fi gestionat de nregistrrilor (schem de clasificare), care
utilizatori; este meninut de un rol administrativ;
Este destinat, n primul rnd, pentru a oferi Poate suporta lucrul zilnic, dar este destinat n
suport n lucrul cotidian cu documentele. primul rnd pentru a oferi o stocare sigur a
nregistrrilor.
Tabelul 1 - Gestiunea documentelor i a nregistrrilor
Gestiunea Documentelor Electronice

Sistemele Gestiune a Documentelor Electronice (SGDE) sunt pe larg utilizate pentru controlul i
gestiunea documentelor electronice. Un SGDE include, de obicei:
- Fluxuri de lucru, care urmresc evoluia documentului de la o etap la alta, pn la final,
- Indexarea documentelor, ceea ce faciliteaz cutarea i extragerea informaiei,
- Gestiunea spaiului de stocare, care asigur o bun conservare a tuturor prilor
documentului,
- Controlul versiunilor, pentru a pstra modificrile unui document pe parcursul ntregului
ciclu de via al acestuia,
- Integrarea cu aplicaiile desktop, care produc artefactele de facto i
- Instrumente pentru accesarea i prezentarea documentelor.
SGDE adesea face parte dintr-un sistem mai larg de aplicaii i conine instrumente de lucru n
echip pentru a permite unui numr mare de utilizatori s participe la elaborarea documentelor.
Gestiunea nregistrrilor Electronice

Odat devenit oficial documentul nu mai poate fi modificat i trebuie conservat pentru referin, de
exemplu cnd este recepionat din exterior sau cnd o versiune specific a documentului este
aprobat i a fost aprobat decizia de a fi distribuit. Acest tip de documente devin nregistrri, iar
manipularea i pstrarea lor trebuie s urmeze proceduri riguroase. Aceste proceduri sunt efectuate de
Sistemul Gestiune a nregistrrilor Electronice (SGIE), care include, de obicei:
Pagina 12 din 45
- Captarea obiectelor, documentelor, nregistrrilor informaionale, adic declararea versiunii

obiectului ca final astfel nct acesta s fie nregistrat n calitate de nregistrare n sistem.
Pe parcursul capturrii este grupat (agregat) ntr-o nregistrare un pachet ntreg, care poate
include coninutul unui sau mai multor documente, meta-date, semnturi digitale, notie i
decizii, eventual, semnate digital etc.,
- O schem de clasificare rigid pentru a clasifica nregistrrile dup natura i implicaiile
acestora,
- Asignarea de identificatori nregistrrilor, pentru referine,
- Controlul reteniei nregistrrii, pentru a asigura pstrarea nregistrrii n conformitate cu
practica legal i de business,
- Arhivarea sau distrugerea nregistrrii, pentru a asigura arhivarea corect sau distrugerea
nregistrrii, odat ce ea nu mai este utilizat,
- Redactarea nregistrrii, pentru a permite distribuirea doar a unor pri ale nregistrrii i
ascunderea altor pri, mai sensibile. Redactrile sunt efectuate de roluri administrative i
reprezint, la rndul lor, nregistrri.
6.4.3. GESTIUNEA FLUXURILOR DE LUCRU

SII va avea integrat un component de gestiune a fluxurilor de lucru, care va permite unui numr
mare de nregistrri i documente s treac de anumite etape de dezvoltare i aprobare pn a
deveni finale. Acest component va include funcionaliti cum ar fi cutarea, editarea, distribuirea
documentelor ntr-un mod familiar i uor de neles.
Iniial se vor aplica rigid doar cteva fluxuri de lucru pentru procesele care sunt reglementate
normativ, cum ar fi procesul de angajare, transfer, petiionare etc. n alte cazuri, SII se va baza pe
un flux de lucru generic, condus de personal, cum este prezentat mai jos.
Fluxul de lucru definit n Figura 1 Fluxul de lucru al documentelor generice prezint modul n care
un document generic este introdus n SII al MAEIE, ce nregistrri suplimentare sunt create i ce
activiti sunt necesare pentru a pregti un document de ieire. Fluxul de lucru poate fi descris
succint prin urmtorii pai:
- Din raiuni de urgen, documentele sunt recepionate ca i copii ale originalului (prin fax i
din ce n ce mai des prin email),
- Secretariatul nregistreaz documentul i face analiza urmtorilor pai pentru procesarea lui,
- Conducerea Ministerului revizuiete i aprob etapele de procesare,
- Secretariatul transmite documentele colaboratorului principal responsabil,
- La necesitate, secretariatul transmite acelai set de documente altor grupuri de lucru pentru
contribuii,
- Conductorul grupului de lucru revizuiete documentele i le asigneaz pentru rezoluie,
- Membrii grupului de lucru pregtete rspunsul i integreaz contribuiile din exterior, cnd
sunt disponibile,
- Conducerea grupului de lucru revizuiete soluia i o expediaz la Secretariat,
- Secretariatul nregistreaz soluia i o aprob cu conducerea de vrf la necesitate,
- Secretariatul distribuie o copie a rezoluiei (prin fax sau email) i expediaz rezoluia n
original prin canalele diplomatice.
- La momentul cnd originalul documentului iniial este recepionat, Secretariatul identific
nregistrrile captate anterior ca i copii i le nlocuiete cu originalul. nlocuirea trebuie s fie
fcut cu atenie pentru a nu se pierde nici o rezoluie scris.
- O problem serioas este cauzat uneori de imposibilitatea identificrii rezoluiei iniiale, ceea
ce cauzeaz procesarea dubl a documentului, potenial cu rezoluii diferite.
Pagina 13 din 45
Docum ents Secreta riat T op M anage m ent S ubdivision M an agem e nt Su bdivisio n Pe rsonn el Con tributors
Copy of Document
Reception, Register
and Preliminarily
Analyse Document
Registration Record
Assess and Issue

Control Record Initial Resolution
Initial Resolution
Distribution to Main Prepare and Submit
Contributor and Contribution
Contributing
Subdiv isions
Copy of Document
Internal Analisys,
Check Task and Priority
Controlled assignment
Control Record
Allocate to Folder,
Prepare Response,
Integrate
Results Contributions
Rev iew Response,

Include Resolution,
Return Results
Subdiv ision
Resolution
Register Results,
Remit for Approv al
Updated
Registration
Assess Results and
Issue Final
Resolution
Final Resolution
Register Final
Resolution, Isue
Response
Original Response
Response Copy Identify Document

Package, Replace
Copy with Original
Original Document
Initiate Reaprov al of
Original as Needed
Figura 1 Fluxul de lucru al documentelor generice
Dup cum se poate vedea, majoritatea proceselor sunt efectuate manual de ctre angajaii MAEIE,
dei exist multe tipuri de procese pentru care exist un flux de lucru reglementat. Unul din
scopurile SII este de a reduce numrul documentelor intrate n sistem ca i copii, care urmeaz a
fi nlocuite cu originalele. Acest lucru devine posibil prin folosirea semnturii digitale, care are
aceeai putere juridic ca i semnturile de pe hrtie.
Sistemul nu va putea, totui, s elimine definitiv acest neajuns deoarece majoritatea documentelor
sunt recepionate din exterior i nu se poate asigura pe deplin folosirea semnturii digitale.
Pagina 14 din 45
Procesul de angajare
La angajarea unei persoane noi n Minister trebuie urmate o serie de proceduri de lucru:
- Departamentul de resurse umane (DRU) primete cererea pentru un loc vacant, o
nregistreaz i ncepe procedura de selecie,
- DRU colecteaz profilurile profesionale ale candidailor interesai i organizeaz procedura
de intervievare i evaluare,
- Membrii comisiei de evaluare sunt ntiinai despre interviu i pot accepta sau refuza
participarea,
- Membrii comisiei ofer feedback-ul lor cu referin la candidatul respectiv,
- DRU identific persoanele cele mai potrivite pentru postul vacant i i listeaz pentru
aprobare,
- Conductorii subdiviziunilor, membrii comisiei i exprim opiniile referitor la lista
candidailor,
- DRU verific biografiile candidailor cu referin la compliana cu postul vacant,
- DRU prezint lista candidailor pentru aprobarea de ctre conducerea de vrf,
- Conducerea de vrf examineaz rezultatele interviurilor, opiniile, verificrile biografiilor i
emite ordinul de angajare,
- DRU anun candidaii despre decizia de angajare,
- Candidaii accept oferta i semneaz ordinul de angajare,
- DRU nregistreaz detaliile noilor angajai i ncheie procesul de angajare.
nregistrarea unui nou angajat ncepe cu o serie de procese interne:
- Administratorii de sistem, contabilitatea, managerul departamentului de logistic sunt
anunai despre noul angajat,
- Administratorii de sistem emit credenialele de sistem pentru noul utilizator, creeaz
conturile respective, asigneaz permisiunile necesare i atribuie utilizatorul la grupele
relevante,
- Contabilitatea ncepe procesul de calculare a salariului i a beneficiilor,
- Departamentul de logistic identific i aloc spaiul de lucru, mobilierul necesar, staia de
lucru etc.
Reasignarea personalului
Muli dintre angajaii MAEIE sunt cltoresc frecvent i sunt deseori reasignai la roluri temporare,
cum ar fi delegaiile, misiunile strine, comisii, programe de schimb i de instruire. Reasignarea
trebuie s urmeze o serie de proceduri stricte i prile interesate trebuie s fie contiente de
aceste schimbri. Procesul poate fi descris n felul urmtor:
- DRU primete o solicitare de a identifica personalul intern pentru suplinirea temporar a
unei poziii,
- DRU revede nregistrrile personale pentru a identifica personalul potrivit i verific dac
asignarea lor curent sau trecut nu sunt n conflict cu cerinele,
- DRU face o list a celor mai potrivii candidai i i anun pe ei, pe superiorii lor i
conducerea de vrf despre necesitatea realocrii,
- DRU prezint lista celor mai buni candidai conducerii de vrf pentru aprobare,
- Conducerea de vrf ia decizia referitor la reasignare,
- DRU nregistreaz decizia i ntiineaz candidaii i superiorii lor.
Decizia n cauz genereaz o serie de procese n alte subdiviziuni:
- Administratorii de sistem creeaz spaii de lucru pentru noul grup de lucru, asigneaz
utilizatorii, drepturile i rolurile administrative, modific pachetul de credeniale n caz de
necesitate (elibereaz certificate digitale, parole pentru accesul prin VPN etc.),
- Contabilitatea reasigneaz personalul la subdiviziunea nou, potenial modific structura
salarial, beneficiile i cheltuielile,
- Departamentul logistic aloc resursele necesare (de exemplu laptop-uri n loc de staii de lucru
obinuite),
- DRU ncepe procedurile de pregtire a documentelor de deplasare, daca este necesar.
Pagina 15 din 45
6.4.4. GESTIUNEA SARCINILOR

O sarcin reprezint o activitate care trebuie realizat ntr-un interval definit de timp. O alocare este
o sarcin aflat n responsabilitatea unui angajat i are o dat de nceput i o dat de sfrit. Una sau
mai multe alocri a unei sarcini cauzeaz executarea acesteia. O sarcin se consider ndeplinit
cnd sunt ndeplinite toate alocrile ce in de ea. Sarcinile pot fi unite pentru a crea dependene.
Cnd este completat, sarcina este marcat ca realizat. Se obicei, sarcinile erau scrise pe hrtie,
cu un pix sau creion, de obicei ntr-o agend sau carnet.
Sistemul de management al sarcinilor va permite:
1. Adugarea notielor de ctre toi cei alocai la o sarcin cu posibilitatea setrii vizibilitii lor.
2. Gruparea sarcinilor dup tip, pentru a oferi informaii suficiente pentru raportare. Nu vor
exista restricii n ceea ce privete tipurile de sarcini, deoarece acestea vor fi setate n mod
dinamic de ctre administrator.
3. Prioritizarea sarcinilor, care va permite escaladarea lor i va mbunti procesul de
management al sarcinilor. Persoanele alocate la o sarcin vor fi ntiinate automat cnd
aceasta se va escalada.
4. Actualizarea statutelor sarcinilor de ctre utilizatorii alocai la aceasta. Statutele vor fi
afiate pe tot parcursul ciclului de management al sarcinii.
5. Generarea automat de taskuri la intervale regulate.
6. Posibilitatea planificrii evenimentelor raportate la o sarcin. Sistemul va oferi vizualizarea
evenimentelor raportate la sarcini i va transmite notificri prin email referitor la
evenimentele planificate.
7. Posibilitatea anexrii linkurilor la documentele asociate sarcinilor.
Sistemul de management al sarcinilor va lucra n dou moduri:
- Independent, cnd superiorii i personalul MAEIE sau personalul extern pot crea manual
sarcini pentru a fi realizate i le pot aloca grupurilor sau persoanelor individuale.
- Integrat cu sistemul de gestiune a documentelor, atunci cnd un document ajunge la o
stare anumit, sarcinile vor fi create i alocate automat grupului sau persoanelor
responsabile pentru a fi realizate.
6.4.5. INTEGRAREA WEBSITE-ULUI MAEIE

MAEIE administreaz intern, de ctre direciile responsabile, un portal web care va putea fi accesat
prin intermediul Portalului Guvernamental al Republicii Moldova. Odat publicate, materialele se
vor integra n Portalul Guvernamental n mod automat, fr intervenii umane. De asemenea,
coninutul portalului va fi publicat direct din Intranet, fr alte instrumente de web publishing.
Trebuie de menionat c multe dintre misiunile diplomatice nc au pagini web proprii. Dei acestea
sunt mai puin complexe, SII va oferi modaliti de creare, actualizare i publicare a coninutului pentru
fiecare dintre administratorii paginilor web. Paginile web vor avea o structur i un ablon similare
pentru a pstra consistena stilului. Ca o opiune ar fi posibilitatea administrrii paginilor misiunilor
diplomatice dintr-o singur locaie sediul central al MAEIE. n timp ce coninutul de facto va fi produs
n cadrul misiunii, administratorii vor putea publica aceste materiale din locaia central.
Comunicarea cu publicul
MAEIE este un organ al administraiei publice centrale, care raporteaz cetenilor i mass-media
prin intermediul portalului guvernamental al ministerului. Pentru a realiza acest lucru, n cadrul
Ministerului activeaz Direcia mass-media i relaii cu publicul, care va realiza urmtoarele sarcini:
- Monitorizarea noutilor i a mass-media pentru a satisface necesitile Ministerului,
- Meninerea, dezvoltarea i coordonarea comunicaiilor web interne i externe ale MAEIE,
- Ghidarea i instruirea personalului pentru a fi n corespundere cu necesitile MAEIE,
- Comunicarea informaiilor referitoare la politicile i dezvoltarea cooperrii pentru ceteni,
mass-media i alte pri interesate,
- Oferirea de suport educaional i materiale instructive instituiilor educaionale i societii,
Pagina 16 din 45
- Dezvoltarea tehnic i mentenana serviciilor mobile i online i coordonarea lor cu alte

sisteme informaionale,
- Oferirea serviciilor audio-vizuale i dezvoltarea lor, designul grafic.
Fluxurile de lucru pentru procesele descrise mai sus vor fi definite incremental, pentru a oferi
detalii membrilor Direciei mass-media i relaii cu publicul despre informaia publicat recent
pentru a fi la curent cu toate aspectele legate de dezvoltare i progres din cadrul MAEIE. Cu timpul,
aceste fluxuri de lucru vor include mecanisme de publishing automat pentru a reduce volumul de
lucru angajailor direciei respective.
6.4.6. INTEGRARE TELEFONIE I FAX

Serviciile de comunicare vocal au potenialul de a reduce semnificativ costurile convorbirilor
telefonice. n timp ce convorbirile telefonice n cldirea principal sunt gratuite i convenabile,
schimbul de informaii prin intermediul serviciilor telefonice obinuite cu personalul aflat n
deplasare comport cheltuieli semnificative.
Concepia de fa recomand i se bazeaz pe un serviciu telefonic intern transparent, pentru
conectarea tuturor angajailor, indiferent de locaie. Acest serviciu se va baza pe un server care
transfer automat apelurile de la i spre utilizatorii izolai prin VoIP. Apelanii nu vor trebui s
verifice n avans locaia interlocutorului, ci vor folosi sistemul ca i n prezent, folosind o agend
intern de numere i apelnd numrul dorit. Sistemul va identifica locaia interlocutorului, cea mai
bun rut i canal pentru apel i va efectua conexiunea n mod transparent, fr ca utilizatorii s
fie nevoii s cunoasc tehnologiile pe care se bazeaz acest sistem. Acelai lucru este aplicabil i
pentru schimbul de date prin fax.
Redirecionarea apelurilor
Personalului MAEIE i sunt asignate numere telefonice personale, care sunt utilizate de ctre
sistemul integrat voce pentru a fi apelat din orice locaie din care sistemul este capabil de a localiza
utilizatorul.
- Angajatul apeleaz un receptor,
- Sistemul Integrat Voce identific locaia receptorului i modalitatea optim de apelare i
stabilete legtura.
- n cazul n care receptorul este disponibil doar prin intermediul mesageriei instant, SII va
notifica receptorul despre detaliile apelului prin expedierea unui mesaj instant.
- n cazul n care receptorul nu este disponibil, sistemul va lsa un mesaj vocal pe care l va
expedia sub forma unui ataament pe adresa de email a recipientului.
- Faxurile vor fi captate sub form de nregistrri i vor fi direcionate ca ataamente email direct
pe adresa email a recipientului sau a grupului de lucru, sau n spaiul de lucru al grupului.
Not: n cadrul MAEIE a fost implementat un sistem VoIP, care n prezent se afl n faza de
testare, fapt ce trebuie luat n consideraie la implementarea SII.
6.4.7. GESTIUNEA LICENELOR PRODUSELOR SOFTWARE

Motivul pentru care este necesar un sistem distinct de gestiune a licenelor software este
indisponibilitatea acestuia ca parte a SII. De asemenea, el va genera un element distinct al spaiului
informaional.
Gestiunea licenelor software se va baza pe un set de msuri tehnice i organizaionale/procesuale
concurente i interdependente. Instrumentele tehnice se vor baza pe un sistem de inventariere, unul
de identificare, un altul de comparare automat i alertare a administratorilor i utilizatorilor. Procesul
va include instruciuni, ghiduri de utilizator, procese i politici, la fel ca i un efort constant de educare
a utilizatorilor finali pentru a menine ordinea n aspectul legat de licenierea produselor software.
Gestiunea utilizrii i complianei licenelor produselor software se va face printr-o serie de servicii
integrate de reea care vor colecta automat informaia despre produsele software instalate pe
serverele i staiile de lucru a MAEIE. Acurateea acestui sistem este condiionat de utilizarea unui
sistem de monitorizare i gestiune care va rula att pe staiile de lucru, ct i ca o baz de date
centralizat pentru stocarea datelor relevante.
Pagina 17 din 45
7. CERINELE FUNCIONALE FA DE SISTEM

7.1. Intranet
7.1.1. INTERFAA SII / TABLOUL SARCINILOR CURENTE

Interfaa principal a SII va fi realizata prin aplicaii web interne, gestionate ca un Intranet unitar,
ce va include mijloace de gestiune a componentelor interne pentru a permite integrarea altor
module, cum ar fi gestiunea documentelor i nregistrrilor, gestiunea sarcinilor, a fluxurilor de
lucru, a abloanelor documentelor etc.
Ref Cerin
REQ7.1.1.1. Sistemul trebuie s ofere faciliti pentru crearea noilor spaii de lucru n cadrul
spaiilor de lucru existente pentru rolurile administrative ale acestor spaii.
REQ7.1.1.2. Sistemul trebuie s ofere posibiliti de refereniere / link-uri ntre spaiile de lucru
REQ7.1.1.3. Sistemul trebuie s ofere rolurilor administrative posibiliti de configurare a
coninutului tablourilor sarcinilor curente
REQ7.1.1.4. Sistemul trebuie s ofere posibilitatea alegerii abloanelor pentru spaiile de lucru.
Sistemul va include abloane pentru urmtoarele elemente ale spaiului de lucru:
- Liste,
- Pagini informative,
- Tipuri de nregistrri i documente,
- Fluxuri de lucru predefinite,
- Sarcini i evenimente,
- Agende i calendare.
7.1.2. ACCESUL DISTRIBUIT I LA DISTAN
Accesul distribuit
MAEIE este o organizaie distribuit. n scopul de a satisface necesitile sale este de ateptat ca
SII s ofere suficiente mijloace i controale pentru a gestiona natura distribuit a organizaiei.
Totui, soluia se va baza pe o singur instan a sistemului, controlnd un singur repozitoriu.
Ref Cerin
REQ7.1.2.1. Sistemul trebuie s poat fi configurat de ctre un rol administrativ pentru a fi
utilizat din mai multe locaii.
REQ7.1.2.2. Sistemul trebuie s previn sau s rezolve orice conflicte cauzate de modificrile
efectuate n diferite locaii.
Lucrul offline i la distan

Cerinele n aceast seciune acoper toate tipurile de utilizare mobil i offline de ctre utilizatorii
care nu sunt conectai permanent la sistem. Utilizatorii trebuie s fie capabili s descarce i s
sincronizeze i nregistrrile i datele, astfel nct ca s poat lucra cu ele n timp ce sunt offline.
Exist mai multe scenarii posibile, inclusiv:
Utilizatorii care acceseaz sistemul utiliznd computere portabile (cum ar fi mobile, laptop-
uri, notebook-uri) sau calculatoare personale care sunt conectate la sistem intermitent;
Utilizatorii care se conecteaz la sistem n mod distant, printr-o conexiune dial-up, sau
oricare alt conexiune cu band de conexiune joas (de exemplu pentru comunicare sau
locaie temporar).
Ref Cerin
REQ7.1.2.3. Sistemul trebuie s permit rolului administrativ s specifice agregrile care conin
informaia ce nu poate fi descrcat de oricare din utilizatori.
REQ7.1.2.4. Sistemul trebuie s permit unui utilizator s descarce orice agregare sau
nregistrare(i) nsoite de meta-date, pentru ca utilizatorul s lucreze cu aceste
entiti in timp ce nu este ataat la reea.
Pagina 18 din 45
REQ7.1.2.5. Sistemul trebuie s permit utilizatorilor opiunea de verificare a documentelor n

cazul n care acestea sunt descrcate.
REQ7.1.2.6. Dac un utilizator marcheaz ca check-out un document i lucreaz cu el n timp
ce nu este conectat, sistemul trebuie s permit numerotarea versiunii care
urmeaz a fi aplicat documentului.
7.1.3. INTERFA PENTRU SISTEMUL DE FIIERE

SII include faciliti pentru a oferi acces la Sistemele de Gestiune a Documentelor i nregistrrilor
Electronice prin intermediul sistemului de fiiere al computerului/reelei folosind sistemul de
operare sau programe tere pe staiile de lucru.
Ref Cerin
REQ7.1.3.1. Sistemul trebuie s ofere posibilitatea de a naviga i lucra cu documentele prin
intermediul WebDAV sau alte protocoale deschise, integrndu-se cu sistemul de
fiiere al staiilor de lucru.
7.2. Gestiunea documentelor i nregistrrilor
7.2.1. GESTIUNEA DOCUMENTELOR

n continuare sunt prezentate cerinele-cheie care trebuie luate n consideraie la furnizarea soluiei
integrate SGDE/SGIE, soluie cu o singur interfa intranet.
O trstur de baz a acestor cerine este conceptul c documentele pot fi stocate (clasificate) n
aceleai clase i fiiere ca i nregistrrile, dei acest lucru este opional. Acest lucru permite
documentelor curente s fie stocate n aceeai agregare ca i versiunea final, care va deveni
nregistrare.
Cuvntul document este utilizat n mod specific pentru a descrie o informaie sau un obiect care nu
a fost declarat ca nregistrare.
Ref Cerin
REQ7.2.1.1. Sistemul trebuie s fie capabil s gestioneze documente electronice i
nregistrri n contextul aceleiai scheme de clasificare, utiliznd acelai
mecanisme de acces.
REQ7.2.1.2. Trebuie s fie clar indicat care entiti sunt documente i care sunt nregistrri.
REQ7.2.1.3. SGDE trebuie s aib posibilitatea de a trece, n mod automat, documentele

electronice care apar n cursul activitii, ctre SGIE pentru a fi captate automat
ca nregistrri.
REQ7.2.1.4. Sistemul trebuie s fie capabil s copie coninutul nregistrrilor electronice, n
scopul crerii unui nou document electronic separat fr a crea automat i o
nou nregistrare, asigurnd, n acelai timp, pstrarea intact a nregistrrii
originale.
REQ7.2.1.5. Sistemul trebuie s permit utilizatorilor de a marca cu check-out i check-in
oricare document pentru care au drepturile de acces corespunztoare.
REQ7.2.1.6. Cnd un document este marcat check-out de un utilizator, sistemul trebuie s
mpiedice ceilali utilizatori s-l modifice sau s-l marcheze check out.
REQ7.2.1.7. Utilizatorii trebuie s aib posibilitatea de a capta un document din cadrul
sistemului.
REQ7.2.1.8. Sistemul trebuie s fie capabil s efectueze controlul versiunilor, adic
gestionarea diferitelor versiuni ale unui document electronic ca o singur
entitate.
REQ7.2.1.9. Sistemul trebuie s menin numrul versiunii pentru fiecare document, i
trebuie s-l prezinte n mod clar vizibil n cazul n care documentul este preluat
sau cutat.
REQ7.2.1.10. Sistemul trebuie s permit utilizatorilor folosirea unui spaiu de lucru
"personal" pentru documente.
Pagina 19 din 45
7.2.2. CUTAREA, EXTRAGEREA I PREZENTAREA

O caracteristic integral a unui sistem integrat este abilitatea utilizatorilor de a localiza fiierele,
extragerea documentelor i nregistrrilor, inclusiv i a prilor lor text, semnturi, imagini,
coninut media, etc. Aceasta include cutarea i prezentarea lor, indiferent dac sunt sau nu sunt
cunoscute detalii exacte. Prezentarea este producerea unei reprezentri pe ecran ("afiarea") sau
imprimarea acesteia; de asemenea, n anumite circumstane, aceasta poate implica redarea audio
i/sau video.
Cutarea i extragerea
Instrumentele de cutare i navigare sunt utilizate pentru localizarea meta-datelor, claselor,
fiierelor, sub-fiierelor, tomurilor sau nregistrrilor. Pentru aceasta este nevoie de o varietate de
tehnici de cutare pentru oferi suport att utilizatorilor avansai, ct i a celor novici. Acest lucru
determin necesitatea existenei:
- abilitilor de cutare avansat, cnd utilizatorii pot specifica criterii multiple de cutare,
- criteriilor simple de cutare, cnd utilizatorii pot specifica unul sau mai multe cuvinte
drept criterii de cutare.
Ref Cerin
REQ7.2.2.1. Nici o funcie de cutare nu trebuie s dezvluie oricrui utilizator informaii despre
acces i securitate pentru a preveni accesul din partea acestui utilizator.
REQ7.2.2.2. Sistemul trebuie s permit utilizatorilor cutarea n coninutul nregistrrilor.
REQ7.2.2.3. Sistemul trebuie s permit utilizatorilor cutarea obiectelor dup cuvinte-cheie, n
cazul n care obiectele au cuvinte-cheie.
REQ7.2.2.4. Sistemul de cutare trebuie s se bazeze pe un mecanism de indexare deplin a
textului, capabil de a afia rezultatele cutrii n ordinea relevanei lor.
REQ7.2.2.5. Sistemul trebuie s permit utilizatorilor salvarea i re-utilizarea termenilor de
cutare.
Prezentarea: afiarea nregistrrilor

Sistemul conine nregistrri n diferite formate. Utilizatorul dorete o modalitate generic de
prezentare, care va afia pe ecran o gam larg de formate.
Ref Cerin
REQ7.2.2.6. De fiecare dat cnd un utilizator poate vizualiza o clas, dosar, sub-fiier, tom,
nregistrare, document etc., sistemul va permite prezentarea coninutului acestuia.
Prezentarea: imprimarea
Sistemul trebuie s ofere posibilitatea de imprimare, pentru a permite utilizatorilor sa obin copii
imprimate ale nregistrrilor, meta-datelor i a altor informaii administrative. Imprimarea nu se va aplica
n cazul fiierelor audio sau video.
Ref Cerin
REQ7.2.2.7. Sistemul trebuie s aib posibilitatea de a imprima coninutul nregistrrii i
elemente specifice ale meta-datele acestora.
7.2.3. CAPTAREA I DECLARAREA NREGISTRRILOR

Termenul de captare este utilizat n sensul su obinuit, n contextul managementului /
tehnologiilor informaiei. Captarea informaiei reprezint salvarea ei n sistemul informaional.
Acest lucru este n concordan cu sensul vechi de a capta, (actul de nregistrare sau de salvare
a unei anumite instane a unui obiect digital) definit n InterPARES 2 Project Terminology
Database.
Faptul c este posibil de captat att documente, ct i nregistrri, sugereaz c termenul de
captarea este imprecis, deoarece captarea unei nregistrri implic mai multe procese dect
captarea unui document care nu este nregistrare. De exemplu, captarea unei nregistrri include
procesul de clasificare, nregistrare i blocarea mpotriva schimbrilor, pe cnd acestea nu sunt
Pagina 20 din 45
necesare n cazul documentelor. Prin urmare, termenul de declara este uneori utilizat ca sinonim
pentru a capta, n cazul nregistrrilor.
Mecanismele de intrare / ieire

SII trebuie s poat accepta, intercepta, nregistra, importa documente, nregistrri, obiecte
informaionale, date din diferite surse, cum ar fi faxul, emailul, fiierele din computer, datele
introduse manual etc. Figura 2 - Mecanismele de intrare / ieire ilustreaz diferite surse de
introducere a datelor n sistem.
Odat ce este gata rezultatul, sistemul trebuie s fie capabil de a permite ieirea datelor prin
diferite modaliti, n dependen de destinaie. Lista include faxul, emailul, fiierele electronice. De
asemenea trebuie s fie posibil imprimarea pe hrtie, pentru a trimite mai departe documente cu
semntura digital, precum i stocarea lor i adugarea nregistrrilor interne pentru o prelucrare
ulterioar ntr-un ciclu intern.
Internal loop
Fax Secretariat Management Personnel Management Secretariat Fax
Email Intercept Extract Assign to Complete Issue Prepare Approv e Classify Distribute Email
exchange, Metadata, ow ner, and classify decision on response respnse response as response
extract and Create adressee, record next steps document document record
store parts preliminary author
Scanner record Printout
choose
Signed
channel to
File Documents
send data to
API
Manual Decision Decision File

Entry
Files
Files Perliminary Record Draft Response
Record Record
Figura 2 - Mecanismele de intrare / ieire
Captarea
Documentele electronice care sunt create sau primite pe parcursul activitii pot proveni din surse
interne i externe. Documentele electronice vor fi n formate diferite, create de autori diferii i pot
fi primite ca documente unice sau ca documente compuse din cteva componente.
O parte a nregistrrilor sunt create n cadrul organizaiei, pe parcursul activitii acesteia. Altele
sunt captate prin diverse canale de comunicare (de ex. pota electronic, fax, scrisoare obinuit
(opional va fi scanat), scris de mn etc.), la rate variabile i n volum divers. Pentru captarea
documentelor este necesar un sistem flexibil cu o bun gestiune a controlului, care s corespund
urmtoarelor cerine:
Ref Cerin
REQ7.2.3.1. Procesul de captare trebuie s furnizeze un control i funcionalitate pentru a
permite utilizatorilor:
captarea de nregistrri electronice, indiferent de formatul de fiier, metoda de
codificare, tehnologice sau de alte caracteristici, cu nici o modificare a coninutului
acestora;
s se asigure c nregistrrile sunt asociate cu un sistem de clasificare;
s se asigure c nregistrrile sunt asociate cu unul sau mai multe fiiere sau
clase.
REQ7.2.3.2. Cnd nregistrarea captat este alctuit din mai multe componente, sistemul
Pagina 21 din 45
trebuie s capteze toate componentele ei.

REQ7.2.3.3. Cnd nregistrarea captat este alctuit din mai multe componente, sistemul
trebuie s permit gestiunea nregistrrii ca un element unic, pstrnd relaia dintre
componente, precum integritatea structural a nregistrrii.
REQ7.2.3.4. Sistemul ar trebui s permit utilizatorilor care doresc s captureze o nregistrare,
dar care nu sunt n msur s ofere toate valorile obligatorii, pentru a o stoca
temporar.
REQ7.2.3.5. Sistemul ar trebui s permit ca procesul de captare a unei nregistrri s fie
completat de mai muli de un singur utilizator.
REQ7.2.3.6. Sistemul ar trebui s emit un avertisment dac un utilizator ncearc s capteze o
nregistrare care are acelai coninut ca o alt nregistrare, care a fost deja
introdus n sistem.
Importul n mas
nregistrrile pot fi importate n mas n mai multe moduri. De exemplu:
Un transfer n mas de la un SGDE compatibil;
Un transfer n mas de la un SGIE compatibil;
Ca un singur fiier de date care conine o serie de nregistrri de acelai tip;
De la un sistem compatibil de scanare a imaginilor;
nregistrri de la o ierarhie de directorii a unui sistem de operare.
Sistemul trebuie s fie capabil s accepte aceste tipuri de importuri i s includ funcii pentru a
gestiona procesul de captare, meninnd coninutul i structura nregistrrilor importate.
Gestiunea emailurilor
Protocolul standard utilizat pentru schimbul de mesaje e-mail este definit de documentele RFC
2821 i RFC 2822 a Network Working Group.
Emailul este utilizat pentru transmiterea documentelor (n forma de mesaje sau ataamente) n
cadrul organizaiei sau ntre organizaii. Caracteristicile aplicaiei de gestiune a emailurilor n
combinaie cu atitudinea utilizatorului fa de email, face dificil aplicarea funcionalitii de
gestiune a nregistrrilor asupra mesajelor email. Sistemul trebuie s ofere utilizatorilor capacitatea
de a captura emailurile i ataamentele selectate.
Schimbul de mesaje email poate avea loc n baza proceselor MAEIE, de exemplu rapoartele zilnice,
sau distribuirea sarcinilor de executat.
Ref Cerin
REQ7.2.3.7. Ori de cte ori un email este capturat, sistemul trebuie s-l capteze ntr-un format
care va permite pstrarea informaiei din antet.
REQ7.2.3.8. Sistemul trebuie s accepte captarea de emailuri ntr-un mod integrat, astfel c
utilizatorul care se bazeaz pe o singur modalitate/aplicaie pentru a lucra att
cu e-mail ct i captarea de nregistrri.
REQ7.2.3.9. Sistemul trebuie s accepte asisten automat n captarea e-mail-urilor de ieire
i de intrare, cu sau fr fiiere ataate, ca nregistrri, extrgnd de la ele n mod
automat urmtoarele meta-date, n msura n care acestea sunt prezente:
data cnd a fost trimis e-mail-ul (i n unele setri timpul);
destinatarul;
destinatarii din CC;
subiectul;
expeditorul;
semnturile electronice nglobate;
furnizorul serviciilor de certificare.
Pagina 22 din 45
Scanarea i crearea imaginilor

Sistemul Integrat trebuie s ia n consideraie nregistrrile fizice pe hrtie. n acest context, exist
dou probleme principale:
nregistrrile existente pe suport de hrtie la care trebuie s fie fcute referine n
nregistrrile electronice;
documentele pe suport de hrtie care continu s fie primite sau create de organizaie, i pe
care organizaia dorete s le stocheze n calitate de nregistrri electronice.
Scanarea centralizat este cea mai potrivit soluie pentru aceste dou probleme pentru MAEIE.
Ref Cerin
REQ7.2.3.10. Sistemul trebuie s fie capabil s integreze cel puin o modalitate de scanare.
REQ7.2.3.11. Sistemul trebuie s fie capabil s integreze cel puin o soluie de tip OCR (Optical
Character Recognition).
REQ7.2.3.12. Funcionalitatea sistemului de a scana trebuie s fie capabil de a salva imaginea
n formate standard, inclusiv, dar nu limitat la:
TIFF (a se considera specificaia TIFF 6.0);
JPEG (a se considera ISO 15444, se cere numai dac se suport culorile);
PDF/A (a se considera ISO 19005).
Integrarea Fax
n timp ce emailul n comparaie cu faxul devine metoda preferat de comunicare rapid, faxul este
nc utilizat la scar larg. Acest lucru poate fi, de exemplu, n cazul n care documentul original nu
este n format electronic i o copie trebuie s fie trimis la o alt organizaie, sau n cazul n care o
reprezentare vizibil este necesar, de exemplu, o semntur.
Ref Cerin
Sistemul ar trebui s ofere o interfa programabil a aplicaiilor (API) care s i
REQ7.2.3.13.
permit crearea unei interfee cu un server de fax.
Sistemul trebuie s fie capabil de a stoca fax-uri n format standard, de exemplu
REQ7.2.3.14.
format imagine TIFF v6 cu compresia Group IV.
7.2.4. SCHEMA DE CLASIFICARE I ORGANIZARE A FIIERELOR

Schema de clasificare este baza cerinelor pentru pstrarea nregistrrilor. Acesta permite unei
nregistrri electronice s fie stocat mpreun cu alte documente care ofere contextul lor, prin
definirea modului n care nregistrrile electronice vor fi organizate n fiiere electronice, precum i
relaiile dintre fiiere.
Acesta permite ca o nregistrare electronic s fie stocat mpreun cu alte documente care
pstreaz contextul su, prin definirea modului n care nregistrrile electronice vor fi organizate n
fiiere electronice, precum i relaiile dintre fiiere.
Structurarea schemei de clasificare trebuie s ia n consideraie urmtoarele aspecte:
- Schema de clasificare i ierarhia elementelor,
- Tipurile de obiecte,
- Tipurile de documente.
Schema de clasificare i ierarhia elementelor

ntr-un sistem care ine nregistrri pe suport de hrtie, subdiviziunea fiierelor mari este esenial
din motive de ergonomie i supravieuirea fizic a dosarelor, liani, etc. De asemenea, exist
beneficii n mprirea fiierelor electronice mari n tomuri, de exemplu, atunci cnd utilizatorii au
nevoie de lucra de la distan sau atunci cnd fiierele sunt utilizate perioade lungi de timp i nu
sunt niciodat nchise.
Acest lucru permite ca o nregistrare s fie capturat n oricare din urmtoarele:
Clas;
Pagina 23 din 45
Fiier;
Sub-fiier;
Tom.
n concluzie:
Un fiier poate conine unul sau mai multe sub-fiiere;
Fiecare sub-fiier poate conine unul sau mai multe tomuri;
Tomurile diferitor sub-fiiere sunt create independent;
Toate sub-fiierele a unui fiier deschis pot fi deschise sau nchise de utilizatori la solicitare;
Doar un singur tom poate fi deschis n fiecare sub-fiier;
nregistrrile cele mai frecvente vor fi captate n tomuri.
Tipurile de obiecte
Dup coninut obiectele pot fi clasificate n modul urmtor:
- nregistrri de documente,
- Rezoluii, notie, confirmri la rspunsurile documentelor sau sarcinilor,
- Semnturi pentru documente cu semntur digital, rezoluii, nregistrri, etc.,
- Imagini scanate a documentelor,
- Versiunile pe suport de hrtie a documentelor i nregistrrile despre locaia lor,
- Textul documentelor,
- Lista de documente referitoare la un domeniu particular de activitate (subdiviziune, misiune etc.),
- Grupurile de acces care au acces la o lista de documente,
- Lista de Utilizatori i drepturile lor,
- Documentele i informaia accesibil public.
Tipurile de documente
Este esenial ca schema de clasificare (din punct de vedere tehnic schema de clasificare a
nregistrrilor) s fie aliniat la necesitile organizaiei.
n prezent, MFAEI se bazeaz pe Nomenclatorul dosarelor serviciului diplomatic al RM, aprobat prin
Ordinul Ministrului, nr. 226/b/39 din 19 martie 2007 i care reglementeaz mai mult de 500 de
tipuri de documente. Multe dintre articolele clasificate n aceast list sunt rar folosite i vor fi
adugate de ctre rolurile administrative, odat ce exist necesitatea real de a suporta un anumit
tip de document.
Codul Clasa/subclasa Exemple
0 Probleme de organizare,
personal, nvmnt,
juridice arhiv, bibliotec,
general
01 Probleme de organizare a Legile Republicii Moldova, Decretele Preedintelui
activitii MAEIE Republicii Moldova, Hotrrile Parlamentului Republicii
Moldova, Hotrrile Comisiilor Parlamentare, Hotrri i
Dispoziii ale Guvernului Republicii Moldova, Adresri,
declaraii, memorandumuri ale Serviciului diplomatic al
Republicii Moldova, Regulamente, instruciuni, circulare
privind organizarea activitii Serviciului diplomatic al
Republicii Moldova etc.
02 Corespondena de solicitare / Corespondena cu structurile statale ale Republicii
transmitere a documentelor din Moldova i cele strine, cu instituiile diplomatice ale
/ la instituiile Republicii Republicii Moldova peste hotare i cele acreditate n
Moldova i cele din strintate Republica Moldova, Corespondena privind participarea
la reuniuni, conferine i seminare internaionale,
Corespondena privind primirea/ transmiterea la
destinatari a materialelor documentare n/din structurile
Pagina 24 din 45
statale ale Republicii Moldova i cele strine, Registre a

documentelor ntrate / ieite n / din serviciul diplomatic
al R.M., registre de distribuire a documentelor, alte
registre etc.
03 Organizare, personal, Acte legislative (decrete, hotrri, decizii ale organelor
nvmnt de stat privind personalul scriptic al serviciului diplomatic
al Republicii Moldova, Documente (rapoarte, instruciuni,
circulare, treceri n reviste, comunicate, note
informative) privind starea i controlul lucrului cu
cadrele, Ordine ale ministrului/ ambasadorului/
consulului general referitoare la activitatea de baz,
Ordine ale ministrului/ ambasadorului/ consulului
general referitoare la angajarea, transferarea,
stimularea, premierea,concedierea, deplasrile de lung
durat ale colaboratorilor etc.
04 Probleme juridice Proiecte de legi, decrete, hotrri, decizii; propuneri cu
drept de iniiativa naintate organelor superioare ale
puterii de stat ale R.M., documente privind elaborarea
lor (notie, avize, note informative), Avize la proiectele
actelor normative ale R.M. cu relevan comunitar etc.
05 Arhiv, bibliotec Regulamente, instruciuni privind organizarea activitii
Arhivei diplomatice MAEIE i Arhivei tratatelor,
Nomenclatorul dosarelor serviciului diplomatic al
Republicii Moldova, Inventarele dosarelor subdiviziunilor
ministerului cu termen permanent de pstrare.
Inventare ale tratatelor (aprobate) etc.
06 Documente ale Viceprim- Documente elaborate pe blanchete ale Guvernului, cu
ministrului, Ministrului Afacerilor semntura viceprim-ministrului, ministrului Afacerilor
Externe i Integrrii Europene Externe i Integrrii Europene referitoare la activitatea
de baz etc.
1 Probleme de protocol,
ceremonial, reprezentani
acreditai, privilegii i
imuniti
10 Probleme de protocol, Acte normative, circulare, alte documente privind
ceremonial, reprezentani, organizarea protocolului i a ceremonialului, Agenda
privilegii anual de lucru a conducerii de vrf a statului, a
conducerii Ministerului, a conducerii misiunilor
diplomatice, a efilor departamentelor i direciilor
autonome a Ministerului lunar, sptmnal etc.
2 Probleme de pres,
economice, politice, sociale,
culturale, securitate, tratate
bilaterale.
20 Probleme generale Documente (acte normative, proiecte, avize etc.) privind
strategia i concepia politicii externe a Republicii
Moldova, Documente (sinteze, analize, evaluri i
prognoze) de politic subregional, european,
internaional elaborate n cadrul unitilor structurale
ale serviciului diplomatic al R.M, Documente (agenda,
invitaii, puncte de reper, alocuiuni, proces-verbal etc.)
ale reuniunilor cu membrii corpului diplomatic i consular
etc.
Pagina 25 din 45
21 Probleme de pres Comunicate de pres ale serviciului diplomatic al

Republicii Moldova, Documente (sinteze, note, articole,
etc) privind promovarea imaginii Republicii Moldova n
mass-media peste hotare, Documente (cereri, note, fi
personal etc.) privind acreditri, relaii bilaterale i
multilaterale a ageniilor de pres etc.
22 Relaii bilaterale Documente (expunere de motive, note, informaii,
analize etc.) referitoare la stabilirea relaiilor
diplomatice, deschiderea misiunilor diplomatice, ruperea
sau ntreruperea relaiilor diplomatice, note verbale,
informaii, propuneri, analize asupra evolurii relaiilor
bilaterale, Documente (note verbale, programe, puncte
de reper, informaii, articole din pres etc.) referitoare la
vizitele de stat, documente (note informative, analitice,
fia rii, alte documente elaborate in serviciul
diplomatic al R.M.) privind evenimente importante din
rile strine etc.
23 Probleme economice Acte normative, instruciuni i circulare privind
activitatea instituiilor diplomatice n domeniul relaiilor
economice, Rapoarte economice generale, sinteze,
informaii, propuneri privind cooperarea i relaiile
economice generale ale Republicii Moldova. Investiii
strine n Republica Moldova etc.
24 Probleme culturale i de Documente (note, informaii, articole etc.) referitoare la
nvmnt publicarea peste hotare a unor lucrri consacrate Republicii
Moldova i tiinifico-literare din Republica Moldova,
Documente (note de propuneri, programe, liste etc.)
privind schimburi cultural - artistice, turnee, ansambluri,
soliti, seri culturale, schimburi pe linie sportiv, etc.
29 Tratate bilaterale Documente (note, informaii, coresponden) referitoare
la mai multe tratate bilaterale, Documente (note, avize,
hotrri ale Guvernului, copii ale instrumentelor de
ratificare, depline puteri) privind negocierea, semnarea,
ratificarea i intrarea n vigoare a tratatelor bilaterale,
Tratate politice de baz etc.
3 Organizaii internaionale,
probleme economice,
politice, sociale, culturale,
tratate multilaterale
33 ONU i ageniile specializate Documente (note, informaii, comunicate) privind
activitatea Misiunii Permanente a Republicii Moldova pe
lng Organizaia Naiunilor Unite (ONU) la New
York, documente privind vizite pe linia ONU, Documente
(note, informaii, comunicate ) privind activitatea
Misiunii Permanente a R.M. pe lng ONU i ageniile
specializate la Geneva etc.
34 Organizaii internaionale Documente (note, informaii, rapoarte etc.) referitoare la
relaiile R.M. cu Organizaia Internaional a Francofoniei
35 Organizaii europene Documente ( note verbale, informative i de convorbiri,
buletine etc.) privind relaiile R.M. - Consiliul Europei
(CE), Documente (note, informaii, analize, avize,
programe, decizii, fie informaionale etc.) privind
Pagina 26 din 45
relaiile R.M. UE, etc.

36 Organizaii internaionale cu Documente (note informative, analize, informaii,
profil militar i de securitate. discursuri, etc.) referitoare la probleme de securitate
conflictul transnistrean regional i internaional, Documente (informaii,
analize,note etc.) referitoare la conflicte ntre state,
conflicte interne, inclusiv soldate cu implicri ale forelor
armate, Documente (note, analize, informaii, rapoarte
etc.) privind procesul de reglementare a conflictului
transnistrean, etc.
37 Organizaii subregionale Documente (expuneri de motive, proiecte, avize,
hotrri etc.) privind cooperarea n cadrul Comunitii
Statelor Independente (CSI), Documente (programe,
note informative, vizite, proiecte acorduri etc.) privind
programul Coridorul de Transport Euro - Asiatic
(TRACECA), Documente (proiecte, declaraii, comune,
coresponden ) privind activitatea Grupului de State
Georgia, Ucraina, Azerbaidjan, Moldova (GUAM)
39 Negocieri i tratate Originalele i copiile certificate ale tratatelor
multilaterale. Tratate ncheiate multilaterale i a tratatelor ncheiate cu organizaii
cu organizaii internaionale internaionale, Documente (note, avize, hotrri,
decrete, legi, instrumente de ratificare, acceptare,
aderare, depline puteri) privind negocierea, semnarea,
ratificarea i intrarea n vigoare a tratatelor multilaterale
i a tratatelor ncheiate cu organizaii internaionale,
Registrul tratatelor multilaterale i a tratatelor ncheiate
cu organizaii internaionale etc.
4 Probleme consulare, drept Acte normative ale Republicii Moldova i documente
consular, relaii consulare, internaionale n domeniu consular, Documente (circulare,
nfieri, tutel, curatel, analize, note informative) ale MAEIE n domeniul consular,
legalizri Registrul privind problemele ceteniei.
5 Finane, contabilitate,
aprovizionare, tehnic,
gospodreti
50 Finane. Contabilitate Acte legislative, normative, regulamente, instruciuni,
circulare, indicaii i recomandri metodice privind
activitatea financiar-contabil n MAEIE i n instituiile
serviciului diplomatic al Republicii Moldova, Rapoarte
anuale de activitate financiar - contabil (nota explicativ,
formulare, corespondena) a MAEIE, Planuri de finanare,
modificrile acestora i devize de cheltuieli ale MAEIE
(scrisorile, notele explicative i calculele anexate) etc.
55 Aprovizionare, tehnic, Regulament privind regimul intern. Corespondena i
gospodreti procese-verbale de nclcare a regulamentului regimului
intern, Registru de amprente i mulaje a tampilelor i
sigiliilor, Documente (contracte, acorduri, procese-
verbale de constatare) de primire / predare a sediilor,
ncperilor n arend etc.
6 Sindicate Procese-verbale ale adunrilor generale i ale edinelor
comitetului sindical, dri de seam, Coresponden
privind organizarea activitii organizaiei sindicale
9 Diverse
Tabelul 2 - Clasele/subclasele de documente cu exemple
Pagina 27 din 45
Configurarea Schemei de Clasificare

Ref Cerin
REQ7.2.4.1. Sistemul trebuie s suporte i s fie compatibil cu schema de clasificare a
domeniului de activitate.
REQ7.2.4.2. Sistemul trebuie s suporte extinderea schemei de clasificare de ctre roluri de
administrator.
REQ7.2.4.3. Sistemul trebuie s suporte definirea i utilizarea simultan a mai multor
scheme de clasificare.
REQ7.2.4.4. Sistemul trebuie s permit gestiunea claselor individuale conform rolurilor de
utilizatori i/sau grupului de utilizatori specificai.
Corelarea
Toate entitile stocate n repozitoriile sistemului (clase, fiiere, sub-fiiere, tomuri, nregistrri,
etc.) necesit identificatori. Aceti identificatori sunt necesari pentru:
A permite aplicaiei s proceseze entitile;
A permite utilizatorilor de a prelua, a face referire i a utiliza entitile.
Fiecare clas are un cod de clasificare care poate fi combinat cu codurile clasificrii a clasei sale
printe, pentru a crea Cod de clasificare deplin calificat. nregistrrilor i componentelor la fel le
sunt alocate coduri de clasificare, pentru a permite referirea lor unic.
Ref Cerin
REQ7.2.4.5. Ori de cte ori este creat sau capturat o nou entitate din lista urmtoare,
sistemul trebuie s-i asocieze un Cod de clasificare:
clas;
fiier;
sub-fiier;
tom;
nregistrare;
component.
REQ7.2.4.6. Ori de cte ori este creat o entitate din urmtoarele, sistemul trebuie s-i
asocieze un Identificator de sistem:
schema de clasificare;
clas;
fiier;
sub-fiier;
tom;
nregistrare;
redacie;
programul de pstrare i eliminare;
document.
7.2.5. RETENIA I DISTRUGEREA

Programele de retenie i distrugere definesc perioada de pstrare a nregistrrilor de ctre sistem,
i modul n care acestea pot fi distruse. Procesele care pot avea loc la data precizat de programele
de retenie i de eliminare sunt:
- Procesele de revizuire enumerate n seciunea 0, i
- Transferul, exportul i distrugerea celor enumerate n seciunea 0.
Programele de retenie i distrugere se aplic conform circumstanelor asupra claselor, fiierelor
i/sau sub-fiierelor i/sau tomurilor. Programele de retenie i distrugere pot fi aplicate i tipurilor
de nregistrri, de exemplu s se aplice perioade scurte de pstrare a datelor personale sensibile.
Retenia nregistrrilor este necesar ca rspuns la evenimente neateptate pentru a se asigura c
nregistrrile specificate nu sunt distruse. Un exemplu simplu, este de a se asigura c nregistrrile
Pagina 28 din 45
care sunt sau care pot fi necesare ca probe n justiie, n mod obinuit nu sunt distruse ca urmare a
plasrii unei decizii.
Programele de retenie i distrugere

Ref Cerin
REQ7.2.5.1. Sistemul trebuie s permit rolurilor administrative, i numai rolurilor
administrative, s creeze i s menin programele de retenie i distrugere.
REQ7.2.5.2. Sistemul trebuie s fie capabil s aplice un program implicit de retenie i
distrugere a tipurilor de nregistrri.
REQ7.2.5.3. Fiecare program de retenie i distrugere trebuie s includ:
O perioad de pstrare i un eveniment de declanare;
sau
O dat de eliminare.
Aciunea de distrugere;
Un motiv.
O descriere i
Un mandat.
Mandatul specific justificarea pentru programul de retenie i distrugere. El
deseori face referin la o lege, regulament sau politic corporativ.
REQ7.2.5.6. Cnd perioada de retenie aplicabil unei nregistrri ajunge la sfrit, din cauza
programului de retenie i distrugere, sistemul trebuie s iniieze automat un
proces de distrugere a nregistrrii.
REQ7.2.5.7. Sistemul nu trebuie s limiteze durata perioadelor de retenie.
REQ7.2.5.8. Sistemul trebuie s permit retenia nregistrrilor pentru o clas, fiier, sub-fiier,
sau tom de ctre un utilizator autorizat.
Revizuirea aciunilor de distrugere

Orarele de retenie i distrugere sunt utilizate pentru a determina eliminarea fr o revizuire.
Orarele de retenie i distrugere declaneaz o revizuire a unei dispoziii anume cu privire la o
aciune de agregare, care a ajuns la data sau un evenimentul specificat n orar. Analiza poate lua n
considerare meta-datele, coninutul sau ambele, n luarea deciziilor cu privire la aciunea de
distrugere (o nou perioad de pstrare, transferul la un alt sistem, distrugerea sau o combinarea
acestora).
Distrugerea nregistrrilor se supune legilor i regulamentelor.
Ref Cerin
REQ7.2.5.9. Sistemul trebuie s sprijine procesul de revizuire prin prezentarea claselor,
imaginilor, sub-fiierelor i tomurilor ce trebuie revizuite, mpreun cu meta-datele
i informaia referitoare la orarul de retenie i distrugere.
REQ7.2.5.10. Sistemul trebuie s permit persoanei care revizuiete s aplice cel puin una
dintre urmtoarele aciuni pentru fiecare clas, fiier, sub-fiier sau tom n timpul
revizuirii:
A marca pentru distrugere, imediat sau la o dat ulterioar;
A marca pentru transfer, imediat sau la o dat ulterioar;
A marca pentru o viitoare revizuire, imediat sau la o dat ulterioar;
A marca pentru pstrare pe o perioad nedeterminat.
Transferul, exportul i distrugerea

MAEIE trebuie s fie capabil s deplaseze nregistrrile din sistem la alte locaii sau sisteme pentru
arhivare sau n alte scopuri. Acest lucru este definit n acest context ca i "transfer".
Motivele pentru transfer pot fi:
Pstrarea permanent a nregistrrilor, din motive legale, administrative sau cercetare;
Pagina 29 din 45
Utilizarea serviciilor transferate sau externe pentru gestiunea nregistrrilor pe perioade

medii sau lungi.
Aceast aciune adesea rezult n nregistrri transferate ntr-un alt mediu.
Termenul de transfer este utilizat chiar dac iniial, doar o copie este trimis la o alt locaie sau
sistem. nregistrrile iniial stocate n sistem sunt pstrate i distruse numai ce a fost verificat c
transferul a fost cu succes.
Pe de alt parte, termenul de export, se refer la procesul de a produce o copie complet a
coleciei, fiierelor i nregistrrilor, pentru un alt sistem, n timp ce nregistrrile rmn n sistemul
de origine procesul nu le terge. De fapt, procesul de transfer are loc n dou etape exportul
unei copii cu toate meta-datele i nregistrrile de audit, urmat de distrugerea originalului.
n fiecare caz, cerina este de a executa transferul, exportul sau distrugerea ntr-o manier strict
controlat. n acest context distrugerea este diferit de tergere.
Ref Cerin
REQ7.2.5.11. Ori de cte ori sistemul transfer sau export orice clas, fiier, sub-fiier sau tom,
transferul sau exportul trebuie s includ:
(pentru clase) toate fiierele i nregistrrile din clas;
(pentru fiiere) toate tomurile i sub-fiierele din fiier;
Toate nregistrrile din toate fiierele, sub-fiierele sau tomurile;
Toate meta-datele sau cele selectate asociate cu toate cele menionate mai
sus;
Toate nregistrrile de audit sau cele selectate asociate cu toate cele
menionate mai sus.
REQ7.2.5.12. SGIE trebuie s fie capabil s transfere sau s exporte un fiier sau coninutul
clasei ntr-o consecutivitate de operaii, astfel nct:
Coninutul i structura nregistrrii electronice s nu fie schimbat;
Toate componentele unei nregistrri electronice, (cnd nregistrarea este
format din mai multe componente) s fie exportate ca un tot ntreg;
Toate legturile din cadrul nregistrrii, meta-datele i nregistrrile de audit
sunt pstrate;
Toate legturile ntre clase, fiiere, sub-fiiere, tomuri i nregistrri sunt
pstrate, pentru a fi reconstituite n SGIE-ul receptor.
REQ7.2.5.13. Sistemul trebuie s fie capabil de a transfera i exporta nregistrrile n formatul n
care ele au fost capturate.
REQ7.2.5.14. Sistemul trebuie s fie capabil de a transfera i exporta nregistrrile n orice
format(e) n care ele au fost prezentate.
REQ7.2.5.15. Sistemul trebuie s fie capabil de a exporta ntregul coninut al clasei schemei de
clasificare ntr-o secven de operaii, asigurndu-se c:
Locaia relativ a fiecrui fiier n schema de clasificare este meninut, astfel
ca structura de fiiere va putea fi reconstruit;
Au fost salvate i mutate suficiente meta-date, mpreun cu coninutul clasei,
pentru a putea fi reconstituit toat ramura clasei-printe.
REQ7.2.5.16. Sistemul trebuie s asigure c atunci cnd o nregistrare este marcat pentru
distrugere n final aceasta i toate versiunile sale sunt distruse.
7.2.6. GESTIUNEA FIIERELOR I NREGISTRRILOR FIZICE (NON-ELECTRONICE)

n plus fa de nregistrrile electronice, repozitoriul de nregistrri poate conine nregistrri non-
electronice. Acestea pot include nregistrri pe suport de hrtie i nregistrri pe suporturi media.
Acestea pot include, de asemenea, nregistrri digitale stocate pe suporturi portabile, cum ar fi CD-
uri, DVD-uri i benzi magnetice.
Sistemul trebuie s fi capabil s potriveasc referinele nregistrrilor fizice cu nregistrrile
electronice; precum i s gestioneze agregrile formate din nregistrri electronice i fizice. Clasele,
imaginile, sub-fiierele i tomurile pot conine orice combinaie de nregistrri electronice i
nregistrri fizice.
Pagina 30 din 45
Sistemul trebuie s ofere faciliti pentru a permite gestionarea containerelor fizice. n scopul
gestionrii nregistrrilor fizice sistemul trebuie s aib posibilitatea de a capta i de a gestiona
meta-datele lor. Aceste meta-date permite rolurilor administrative i de utilizator de a accesa,
localiza, urmri, prelua, revizui i aranja nregistrrile fizice, i de a oferi acces la acestea, la fel ca
i pentru nregistrrile electronice.
Ref Cerint
REQ7.2.6.1. Sistemul trebuie s permit unui rol administrativ s identifice clase, fiiere, sub-
fiiere i volume care exist n mod fizic.
REQ7.2.6.2. Funcionalitatea de urmrire trebuie nscrie s informaia despre mutarea
entitii fizice, care include:
Identificatorul unic;
Locaia curent;
Un rol administrativ definit numrul locaiilor precedente (numrul trebuie
de definit la momentul configurrii);
Data mutrii din locaie;
Data recepionrii pe locaie;
Utilizatorul responsabil de mutare (unde este cazul).
REQ7.2.6.3. Sistemul trebuie s permit unui rol s vizualizeze locaia curent a entitii fizice
introduse, custodele sale, precum i data la care a fost introdus, lund n
consideraie drepturile de acces.
REQ7.2.6.4. Sistemul trebuie s se comporte la fel atunci cnd se caut nregistrrile
electronice sau nregistrrile fizice:
Coninutul nregistrrilor electronice nu poate fi prezentat (n schimb, sistemul
afieaz meta-datele, locaia sa, a se vedea mai jos);
Diferite meta-date pot fi afiate pentru nregistrrile fizice i electronice.
7.3. Fluxul de lucru

Tehnologiile referitoare la fluxul de lucru transfer obiecte ntre participani cu ajutorul unui
program de gestiune automat. n contextul nostru, fluxul de lucru este utilizat pentru circulaia
fiierelor i/sau a documentelor i nregistrrilor electronice ntre utilizatori, departamente i
aplicaii.
Este utilizat pentru:
Gestiunea proceselor critice, cum ar fi nregistrarea i distrugerea fiierelor sau
nregistrrilor;
Verificarea i aprobarea nregistrrilor nainte de nregistrare;
Dirijarea nregistrrilor sau a fiierelor ntr-un mod controlat de la un utilizator la altul,
pentru aciuni specifice, de exemplu verificarea documentului, aprobarea versiunii noi;
Notificarea utilizatorilor despre disponibilitatea nregistrrilor;
Distribuirea nregistrrilor;
Gestionarea nregistrrilor prin procesele de lucru.
Sistemul trebuie s fie compatibil cu modelul de referin Workflow Management Coalition (WfMC).
Ref Cerin
REQ7.3.1.1. Sistemul trebuie s permit fluxuri de lucru, care constau dintr-o serie de pai
procedurali, fiecare pas fiind (de exemplu) circulaia unui document, nregistrare
sau un fiier de la un participant la altul pentru o aciune sau decizie.
REQ7.3.1.2. Sistemul trebuie s recunoasc n calitate de "participani" i utilizatorii i
grupurile de lucru.
REQ7.3.1.3. Sistemul trebuie s permit definirea fluxurilor de lucru pre-programabile de
ctre roluri administrative.
REQ7.3.1.4. Sistemul ar trebui s gestioneze fiiere i nregistrri n cozi, care pot fi
examinate i controlate de roluri administrative.
REQ7.3.1.5. Sistemul trebuie s permit utilizatorilor s monitorizeze progresele fluxurilor de
lucru iniiate de ei i n care sunt participani.
Pagina 31 din 45
REQ7.3.1.6. Sistemul ar trebui s fie capabil s se bazeze pe atribute prioritare i de s

organizeze elementele din cozile dup prioritate.
REQ7.3.1.7. Sistemul ar trebui s includ prelucrarea evenimentelor de rendez vous.
Acest lucru necesit de a fi ntrerupt fluxul de lucru pentru a atepta sosirea unui
document electronic sau nregistrare asociat. n cazul n care elementul ateptat
este primit, fluxul se reia n mod automat.
REQ7.3.1.8. Rolurile administrative trebuie s aib posibilitatea de a aloca permisiuni pentru
utilizatori individuali, astfel nct acetia s poat realoca sarcini/aciuni ntr-un
flux de lucru pentru un alt utilizator sau grup de utilizatori.
Un utilizator poate dori s trimit un fiier sau o nregistrare altui utilizator, din
cauza coninutului nregistrrii, deoarece utilizatorul cruia i este atribuit se afl
concediu, sau din alte motive.
REQ7.3.1.9. Sistemul ar trebui s permit participanilor s vad sarcinile de lucru care le
sunt asignate.
REQ7.3.1.10. Sistemul ar trebui s ofere fluxuri condiionate, care depind de datele introduse
de utilizator sau datele de sistem, pentru a determina direcia fluxului.
REQ7.3.1.11. Sistemul trebuie s notifice un utilizator participant, atunci cnd un fiier sau
nregistrare a fost primit de ctre utilizator i este n competena sa.
REQ7.3.1.12. Sistemul ar trebui s permit monitorizarea fiierelor i nregistrrilor prin
oferirea facilitilor, care permit unui utilizator s solicite o notificare pentru a
accesa fiierul sau nregistrarea la o dat ulterioar.
REQ7.3.1.13. Sistemul trebuie s furnizeze un mecanism ce ar permite utilizatorilor de a
notifica ali utilizatori despre nregistrrile care necesit atenia lor.
REQ7.3.1.14. Sistemul trebuie s permit recepionarea, n anumite dosare, a documentelor
electronice sau nregistrrilor pentru a declana fluxurile de lucru n mod automat
(fluxul de lucru fiind determinat de tipul documentului sau alte valori de meta-
date).
REQ7.3.1.15. Sistemul trebuie s se asigure c toate verificrile de acces sunt meninute n
permanen.
7.4. Gestiunea sarcinilor

Sistemul de gestiune a sarcinilor trebuie s furnizeze grupurilor de lucru un instrument flexibil de
administrare, care ofer acces la toate informaiile curente i istorice asociate cu sarcinile acestora.
Deoarece sistemul de gestiune a sarcinilor va sprijini colaborarea direct, comunicarea eficient va
fi semnificativ mbuntit.
Gestiunea eficient a sarcinilor presupune gestionarea tuturor aspectelor legate de o activitate,
inclusiv statutul su, prioritate, timp, alocarea resurse umane i resurselor financiare, recurene,
notificri i aa mai departe.
Ref Cerin
REQ7.4.1.1. Sistemul de gestiune a sarcinilor trebuie s fie capabil s gestioneze pentru fiecare
activitate resurse alocate.
REQ7.4.1.2. Sistemul de gestiune a sarcinilor ar trebui s permit adugarea notielor la sarcini
de ctre persoana responsabil de executarea sarcinii, care va putea stabili reguli
de vizualizare a acestor notie.
REQ7.4.1.3. Sistemul de gestiune a sarcinilor trebuie s prevad ataarea linkurilor la
documentele asociate unei sarcini. Sistemul trebuie s stocheze linkul astfel nct
s poat fi deschis din sarcina respectiv sau ataat la o notificare prin e-mail.
REQ7.4.1.4. Sistemul de gestiune a sarcinilor trebuie s permit gruparea sarcinilor prin
oferirea mai multor informaii. Aa cum administratorul de sistem seteaz dinamic
tipurile de sarcini, nu exist nici o restricie la numirea lor.
REQ7.4.1.5. Prioritatea unei sarcini deschise poate fi ridicat de client sau de proprietar, n
orice moment, i are menirea s escaladeze o problem i s mbunteasc
procesul de gestionare a sarcinii. Beneficiarii sarcinii trebuie s fie notificai prin
Pagina 32 din 45
email n momentul n care o sarcin a fost escaladat.

REQ7.4.1.6. Sistemul de gestiune a sarcinilor trebuie s permit generarea automat a
sarcinilor la intervale regulate. Sistemul va pstra un ablon de sarcin i va utiliza
data curent pentru a fi alocat ablonului, pentru a determina momentul n care o
sarcin a fost generat, apoi va utiliza perioada frecvena alocat acestui ablon
pentru a se calcula data urmtoare viitoare de generare a sarcinii.
REQ7.4.1.7. Sistemul de gestionare a sarcinilor trebuie s asigure o interfa, pentru ca
utilizatorii s programeze evenimente legate de o activitate. Interfaa trebuie s
furnizeze o imagine sptmnal a ntlnirilor cu privire la sarcini specifice n
sistem i s notifice utilizatorii prin e-mail despre evenimentele n ateptare.
REQ7.4.1.8. Sistemul de gestiune a sarcinilor trebuie s ofere notificri, care pot fi folosite
pentru a avertiza din timp, atunci cnd o sarcin trebuie s fie realizat.
7.5. Funciile administrative

Aceste faciliti permit rolurilor administrative de a gestiona schimbarea populaiei de utilizatori i
parametrii care afecteaz comportamentul sistemului. Sistemul trebuie s pun la dispoziie
monitorizare erorilor de sistem.
7.5.1. ADMINISTRAREA GENERAL

Aceast seciune cuprinde cerinele de gestionare parametrilor sistemului, gestiunea i
configurarea sistemului, administrare utilizatorilor. Funcionalitatea descris n aceast seciune
poate fi atribuit mai degrab la o funcie, dect la administrarea aplicaiei.
Ref Cerin
REQ7.5.1.1. Sistemul trebuie s permit rolurilor administrative s preia, afieze i
reconfigureze parametrii sistemelor i setrilor la momentul configurrii.
REQ7.5.1.2. Sistemul trebuie s permit rolurilor administrative s:
aloce funcii utilizatorilor i rolurilor;
aloce unul sau mai muli utilizatori unui rol.
REQ7.5.1.3. Sistemul trebuie s monitorizeze spaiul de stocare i s notifice rolurile
administrative cnd este nevoie de efectua anumite aciuni, atunci cnd spaiul
disponibil este mai mic dect cel setat la momentul configurrii, sau din cauza altei
erori.
7.5.2. RAPORTAREA
Se cere o funcionalitate de raportare flexibil pentru ca rolurile administrative s gestioneze
sistemul; astfel nct managementul s poat monitoriza sistemul pentru a se asigura c acesta
este utilizat corespunztor.
Sistemul trebuie s fie n msur s ofere un numr de rapoarte de management, de statistic i
ad-hoc, astfel nct rolurile administrative s poat monitoriza activitatea i statutul sistemului.
Aceast raportare este necesar n cadrul ntregului sistem, incluznd:
Schema de clasificare;
Fiierele i nregistrrile;
Activitatea utilizatorului;
Permisiunile de acces i securitate;
Activitatea de distrugere a documentelor i nregistrrilor.
Sistemul trebuie s pun la dispoziia rolurilor administrative un numr standard de rapoarte
configurabile i trebuie s fie uor de autorizat producerea la necesitate a rapoartelor ad hoc.
n mod ideal SGIE va include sau se va integra cu sub-sistem flexibil de scriere a rapoartelor.
Ref Cerin
REQ7.5.2.1. Sistemul trebuie s permit rolurilor administrative s produc rapoarte periodice
(zilnice, sptmnale, lunare, semestriale) i de a specifica rapoarte ad-hoc.
Pagina 33 din 45
REQ7.5.2.2. Un utilizator care vizualizeaz un raport n cadrul sistemului, trebuie s-l poat
captura ca nregistrare.
7.5.3. SCHIMBAREA, TERGEREA I REDACTAREA NREGISTRRILOR

Principiul de baz de pstrare a nregistrrilor este c acestea nu pot fi schimbate, i, cu
excepia sfritului ciclului lor de via, fiierele, sub-fiierelor, volumele i nregistrrile n mod
normal nu pot fi distruse.
Aceast seciune se refer la cerinele pentru situaii excepionale, n cazul n care coninutul
nregistrrii declarate poate fi necesar s fie modificat, sau ters i nlocuit.
Aciunea de tergere poate semnifica una din urmtoarele dou lucruri:
distrugerea;
retenia, nsoit de o notaie n meta-datele nregistrrii, c nregistrarea este considerat
eliminat din gestiune.
n ambele cazuri, eliminarea este o excepie, i astfel capacitatea de tergere trebuie s fie bine
controlat, n scopul protejrii integritii generale a nregistrrilor. n special, informaia despre
tergeri trebuie s fie stocat n nregistrrile de audit.
Rolurile administrative trebuie, uneori, s publice sau s dea acces utilizatorilor la nregistrri care
conin informaii sensibile, fr a dezvlui informaia sensibil. Acest lucru poate reiei din normele
de protecie a datelor, din considerente de securitate, riscuri comerciale, etc. Din acest motiv,
rolurile administrative trebuie s poat ascunde informaia sensibil, fr a afecta nregistrarea.
Procesul menionat mai sus poart denumirea de redactare. n cazul n care acest proces se
realizeaz, rezultatul este nregistrarea original (nemodificat), precum i o copie a nregistrrii,
care a fost mascat ntr-un fel (copia redactat, sau redactarea nregistrrii originale). Sistemul va
stoca ambele versiuni ale nregistrri original i redactat.
Ref Cerin
REQ7.5.3.1. Sistemul trebuie s permit rolurilor s marcheze clasele, fiierele, sub-fiierelor
volumele i nregistrrile ca i candidai pentru tergere.
REQ7.5.3.2. Sistemul trebuie s permit rolurilor administrative de a crea una sau mai multe
redacii a unei nregistrri pstrnd i versiunea original.
REQ7.5.3.3. La crearea unei redactri sistemul trebuie s declare n mod automat redactrile ca
nregistrri, clasificndu-le n aceeai agregare ca i nregistrarea original i s
anune creatorul nregistrrii despre:
Motivul redactrii;
Categoria de securitate (dac este cazul).
7.5.4. NCRCTURA ADMINISTRATORULUI DE SISTEM

MAEIE va opera volume semnificative de activiti de suport i asisten pentru a permite
personalului realizarea sarcinilor lor obinuite.
Este necesar ca SII s permit delegarea sarcinilor administrative ctre grupurile de lucru, astfel
nct ca cineva s preia rolul i responsabilitatea administrativ pentru rezultatele grupului de
lucru. Aceasta va reduce nevoia ca sarcinile administrative s includ toate cererile de la personal
cu privire la alocarea de drepturi, funcii disponibile etc.
n scopul reducerii ncrcturii administratorului de sistem, MAEIE are nevoie de o descriere clar a
sarcinilor administrative care pot fi delegate grupurilor de lucru, impactul posibil al erorilor, practici
de utilizare a acestor sarcini. Astfel, administratorii de sistem vor fi capabili de a evalua implicrile
i delegrile sarcinilor administrative n conformitate cu politicile organizaiei i, astfel, va fi capabil
de a reduce propria lor ncrctur.
Pagina 34 din 45
7.6. Integrarea cu website-ul MAEIE

n scopul de a facilita o imagine mai clare, consecvent a guvernului din Moldova i a serviciilor
oferite de acesta, soluia trebuie s includ un instrument centralizat de publicare, care ofer acces
la portalurile Web fiecrei ambasade, fr a necesita cunotine IT sofisticate.
Soluia va face mai accesibile serviciile guvernamentale, permind cetenilor de a accesa o mare
varietate de servicii electronice a consulatelor. Sistemul ofer un portal oficial, centralizat de tiri a
guvernului.
Portalul multilingv (romn/englez) va permite cetenilor de a personaliza experiena lor, n timp
ce platforma ncorporeaz cele mai recente standarde tehnologii de securitate.
Cerina pentru integrarea site-ului web MAEIE const din dou aspecte:
- Gestiunea coninutului Web Site-ului i rolul SII i
- Integrarea Web Site-ului MAEIE cu Portalul Guvernamental.
7.6.1. INTEGRAREA CU SISTEMELE DE GESTIUNE A CONINUTULUI (SGC)

SGC include i extinde funcionalitatea SGDE n toate formele de informaii (coninut), nu doar
nregistrri. Caracteristicile generale ale unui SGC sunt:
Publicarea informaiei, deseori pe site-uri web sau portaluri, i uneori pe mai multe canale ,
utiliznd diferite interpretri;
Gestiunea informaiei cu provenien din diferite surse;
Reformatarea informaiei i/sau migrarea ei ctre alte surs(e);
Expunerea diferitor versiuni, surse i traduceri pentru fiecare din documente;
Gestiunea componentelor documentelor.
7.6.2. PUBLICAREA CONINUTULUI WEBSITE-ULUI

La moment MAEIE opereaz cu un Web Site independent de alte sisteme ale MAEIE. Coninutul
publicat pe site este administrat manual de personalul MAEIE Administratorii Web Site-ului. La
etapa actual MAEIE nu intenioneaz s nlocuiasc soluia curent.
Totui Administratorii Web Site-ului ntlnesc dificulti la identificarea informaiei publicabile i ei
sunt nevoii s verifice i s confirme faptul c informaia poate fi publicat. Acest lucru determin
ntrzieri n publicarea coninutului pe site. Cu att mai mult, din cauza unor cunotine limitate ale
ntregului corp a documentelor, rezoluiilor i nregistrrilor produse n MAEIE, unele dintre
informaiile publicabile nu sunt niciodat publicate. Acest lucru reduce transparena activitii
MAEIE i are impact asupra ncrederii populaiei.
Prin urmare, este necesar ca SII automat s includ informaia/documentele publicabile n spaiul
de lucru al echipei Administratorilor de Web Site, astfel nct acetia s tie fiecare element de
informaie produs de MAEIE. Acest lucru este obinut prin utilizarea unui atribut publicabil/public al
nregistrri, fie manual sau automat, n cadrul fluxurilor de lucru.
Pentru anumite tipuri de documente i nregistrri Administratorii Web Site-ului pot defini fluxuri de
lucru suplimentare din cadrul SII, pentru ca n mod automat
- S verifice cu supervizorii nainte de a transfera informaia pe Web Site
- Publicarea automat a unor pri sau documente ntregi pe Web Site.
La momentul actual Administratorii Web Site-ului vor continua publicarea informaiei manual, adic
odat ce au confirmarea pentru elementele de informaie publicabile, le va transforma n formate
acceptabile pentru plasarea pe Web Site cu referire la originale.
7.6.3. INTEGRAREA WEBSITE-ULUI MAEIE CU PORTALUL GUVERNAMENTAL

Implementarea website-ului trebuie s fie realizat conform Hotrrii Guvernului Republicii
Moldova cu privire la Concepia Portalului guvernamental (nr. 916 din 06.08.2007) n vigoare.
Pagina 35 din 45
Pe scurt, acest lucru necesit extinderea Web Site-ului curent pentru punerea n aplicare a unui
mecanism de publicare cu portlet, care va permite Portalului Guvernamental de a se abona la
informaii din diverse zone ale Web Site-ului MAEIE pentru a fi publicate n portal.
Detaliile exacte de implementare vor fi obinute din decizia meninut i de la Administratorii
Portalului Guvernamental, care vor furniza cerinele exacte pentru integrare.
7.7. Integrarea mesageriei instant, mesageriei vocale i faxului

SII incorporeaz noua infrastructur pentru telefon, servicii fax i mesagerie instant. Acestea
funcioneaz transparent att intern ct i n locaii distante, astfel nct personalul MAEIE se poate
apela reciproc, fr a fi nevoie s tie exact modul n care mesajul este direcionat prin PSTN,
VoIP, mesagerie instantanee notificri sau fiiere ataate (faxuri i mail-uri vocale).
Este important ca schimbul facsimil nu este corupt de dependen de servicii vocale specifice, cum
ar fi VoIP.
Integrarea de telefonie i fax, servicii vocale pe Internet, mesagerie instant se bazeaz pe abiliti
specialistului i echipament. Aceste cerine i nevoi nu sunt enumerate aici i ar trebui s fie
clarificate, ca parte a unui exerciiu separat.
Mai jos sunt prezentate doar cerinele specifice pentru SII.
Ref Cerin
REQ7.7.1.1. SII trebuie s pstreze istoricul tuturor schimburilor efectuate prin telefon, fax,
mesaj vocal sau de mesagerie instantanee.
REQ7.7.1.2. Sistemul integreaz informaiile despre telefon, fax, mesaj vocal sau mesaj instant
n spaiul personal de lucru.
REQ7.7.1.3. Sistemul permite participanilor unui schimb s capteze ca nregistrri detaliile
conversaiei. Anexele unei conversaii ar putea fi captate individual.
REQ7.7.1.4. Schimburile euate sau anulate sunt nregistrate n calitate de notificri pentru
destinatarii apelului.
7.8. Sistemul de gestiune a licenelor software

Atunci cnd ntreprinderile i ageniile guvernamentale cer organizaiilor lor IT de a stabili o
practic de gestiune a licenelor de software, pentru a ndeplini standardele de conformitate i a
minimiza riscul de audit extern, liderii IT cuta tehnologii proiectate i furnizate de ctre vnztorii
comerciali. Ateptrile sunt aparent simple; oferirea funcionalitii de gestionare a licenelor de
software, care suport :
Identificarea produselor software instalate,
Potrivirea produselor software instalate cu licene software existente,
Raportarea respectrii statutului.
Sistemul de gestiune a soft-ului instalat trebuie s scaneze reeaua i s descopere automat s
descopere toate aplicaiile disponibile pe fiecare staie de lucru. Gestionarii de bunuri pot asigura
cu uurin respectarea conformitii, prin pstrarea unei liste de acorduri a aplicaiilor liceniate i
celor crora le-a expirat licena.
Ref Cerin
REQ7.8.1.1. Sistemul ar trebui s scaneze toate aplicaiile instalate n reea i s descopere
automat toate aplicaiile disponibile pe fiecare din staiile de lucru. Asta va ajuta s
neleag cte uniti de aplicaii instalate sunt disponibile n reea.
REQ7.8.1.2. Sistemul ar trebui s clasifice software-ul pltit pentru a reui s se concentreze n
mod eficient asupra gestionri licenelor de software, de a grupa a grupa aplicaiile
scanate ca Freeware, Open Source, Shareware, Interzise, i Excluse.
REQ7.8.1.3. Sistemul ar trebui s scaneze i descarce cheile Microsoft Windows i Office n
timpul inventarierii de audit IT. nscrie toate licene, care a fost cumprate mai
devreme, sistemul ar trebui s potriveasc licenele descoperite i licenele stoca
n mod automat la urmtoarea scanare.
Pagina 36 din 45
REQ7.8.1.4. Sistemul ar trebui s ajute persoana care gestioneaz bunurile de a urmri cu

uurin i s se asigure c software-ul instalat nu depete software-ul
achiziionat. S avertizeze violrile, atunci cnd software-ul instalat depete cel
cumprat. Gestionarilor de bunuri s achiziioneze noi licene software sau s
dezinstaleze instalrile existente pentru a asigura conformitatea.
REQ7.8.1.5. Aa cum oricine n reea poate instala software, conformitatea software-ului poate
fi nclcat oricnd. Sistemul va fi programat s scaneze respectarea conformitii
software-lui i va trebui s alerteze gestionarul de bunuri prin e-mail atunci cnd
cineva ncalc acesta.
8. CERINELE NON-FUNCIONALE FA DE SISTEM

8.1. Controlul, Securitatea i Integritatea Datelor
Odat cu trecerea la noul Sistem Integrat MAEIE dorete s poat controla permisiunile de acces la
nregistrri n diferite circumstane, aa cum nregistrrile pot conine informaii sensibile de ordin
personal, comercial sau operaional.
Restriciile de acces trebuie s fie aplicate i utilizatorilor externi, adic pentru a mpri unele pri
din repozitoriu cu partenerii organizaiei.
Orice acces la nregistrri, precum i toate celelalte activiti asupra lor i documente sau date
legate de ele, necesitat de a fi conectat la pista de audit pentru a se asigura admisibilitatea
juridic i de a ajuta la recuperarea de date. Securitatea nregistrrilor include, de asemenea,
capacitatea de a le proteja de la eecul sistemul prin mijloace de creare a copiilor de rezerv
(backup), precum i capacitatea de recuperare a nregistrrilor din copiile de rezerv.
nregistrrile vitale sunt nregistrri critice, care trebuie s fie recuperate rapid dup un dezastru.
8.1.1. ACCESUL
Controlul accesului la nregistrri este de obicei realizat prin specificarea i punerea n aplicare a
politicilor de securitate, i anume accesul la nregistrri este acordat pe baza de rolurilor individuale
n cadrul MAEIE. Utilizatorii sunt gestionai centralizat i sunt acordate simultan drepturi de acces
la o serie de sisteme din cadrul ministerului.
n plus fa de dreptul de acces la anumite pri ale schemei de clasificare, de asemenea, se
restricioneaz aciunile pe care le poate efectua un utilizator, rol sau de grup, asupra entitilor
din cadrul sistemului, cum ar fi inspectarea meta-datelor sau coninutului lor, modificarea sau
tergerea lor i crea sau vizualizarea entitilor de un anumit tip.
Permisiunile sunt aplicate la grupuri i sunt motenite de ctre membrii grupului. Aplicarea
permisiunilor la nivel de grup, mai degrab dect la nivel de utilizator, mbuntete gestionarea
sistemului n timp, odat cu venirea noilor utilizatori, i modificarea sau tergerea celor existeni.
Ref Cerin
REQ8.1.1.1. Sistemul nu trebuie s permit oricrei persoane de a efectua careva aciuni n
SGIE cu excepia cazului n care persoana este un utilizator autorizat, care este
identificat i autentificat cu succes.
REQ8.1.1.2. Sistemul trebuie s permit rolurilor administrative de a aloca acces la
nregistrri, sub-fiiere, fiiere, clase i meta-datele pentru utilizatorii i/sau
rolurile de utilizator i/sau grupurilor de utilizatori specificate i pentru perioade
de timp specificate.
REQ8.1.1.3. Sistemul trebuie s permit rolurilor administrative de a utiliza permisiuni de:
Restricionare a accesului la anumite fiiere sau nregistrri;
Restricionare a accesului la anumite clase sau schem de clasificare;
Restricionare a accesului conform nivelului s de securitate (unde este
cazul);
Restricionare a accesului la funcionaliti i funcii particulare (de
Pagina 37 din 45
exemplu citirea, actualizarea i/sau tergerea elementelor meta-data specifice);

Interzicerea accesului dup o dat specificat;
Acordarea accesului dup o dat specificat.
REQ8.1.1.4. Sistemul se bazeaz pe modul de autentificare integrat reea.
REQ8.1.1.5. Sistemul permite rolurilor administrative s creeze i s menin grupuri de
utilizatori.
REQ8.1.1.6. Exemplu de grupuri pot fi Resurse Umane, Departamentul Achiziionri.
REQ8.1.1.7. Sistemul trebuie s permit rolurilor cu dreptul de proprietate a nregistrrilor de
a specifica care ali utilizatori sau de grupuri pot avea acces la aceste
nregistrri.
REQ8.1.1.8. n cazul n care un utilizator efectueaz o cutare, care include cutarea
coninutului (de obicei, dar nu n mod necesar, o cutare de text sau de text
liber), sistemul nu trebuie s includ n lista rezultatelor orice nregistrare pentru
care utilizatorul nu are permisiuni de acces.
8.1.2. SEMNTURILE DIGITALE

Semntura digital este:
Trimiterea exclusiv la semnatar;
Capabil de a identifica semnatarul;
Creat prin mijloace pe care semnatarul le poate pstra sub controlul su;
Legat de datele (de exemplu nregistrarea) la care se refer, n aa fel nct orice
modificare ulterioar a datelor poate fi detectat.
Semnturile digitale sunt, de asemenea, folosite pentru a furniza non-repudierea repudiere se
refer la orice act de renun la responsabilitatea fa de un mesaj. Non-repudierea ofer dovada de
origine i de integritate a datelor, care pot fi verificate de ctre o ter parte, n orice moment.
Aceasta mpiedic o persoan fizic sau juridic de a refuza efectuarea unei aciuni speciale legate
de date, cum ar fi aprobarea, expedierea, primirea, de cunoatere (recunoscnd coninutul unui
mesaj primit) sau de livrare (primire i cunoatere).
Ref Cerin
REQ8.1.2.1. Sistemul trebuie s fie capabil s capteze, s verifice, dac este necesar, i s
stocheze, la data captrii nregistrrii, semnturile digitale, certificatele
electronice asociate i detalii legate de furnizorii de servicii de certificare.
REQ8.1.2.2. Sistemul trebuie s permit rolurilor administrative s configureze sistemul, fie
la momentul configurrii, sau la o dat ulterioar, de a pstra meta-datele de
verificare pentru nregistrrile cu semntur digital, inclusiv cheile publice, cu
nscrierea, la momentul captrii, n unul din urmtoarele moduri:
Faptul verificrii cu succes;
Informaia specific referitoare la procesul de verificare;
Toate datele de verificare.
REQ8.1.2.3. Sistemul trebuie s posede o interfa, n conformitate cu standardele, care
permite introducerea de noi tehnologii de semntur digital, odat ce ele vor fi
adoptate.
REQ8.1.2.4. Sistemul trebuie s fie capabil s verifice validitatea unei semnturi digitale,
inclusiv s verifice certificatul unei nregistrri, n momentul captrii, conform
unei liste de certificate electronice revocate i ar trebui s pstreze rezultatul de
la nscrierea meta-datelor nregistrrilor. Sistemul trebuie s raporteze orice
rezultat greit ctre un anumit utilizator sau rol administrativ.
REQ8.1.2.5. Cnd este primit un mesaj e-mail sistemul trebuie s fie capabil de a-l capta
automat, i s nscrie n calitate de meta-date detaliile despre procesul de
verificare a semnturii digitale, inclusiv:
Faptul c validitatea semnturii digitale a fost verificat;
Identitate individului care a iniiat verificarea (dac este cazul);
Certificatul emitentului;
Numrul de serie al certificatului electronic, verificnd semntura;
Pagina 38 din 45
Furnizorul de servicii de certificare cu care a fost validat semntura;

Data i ora verificrii.
REQ8.1.2.6. Sistemul trebuie s includ funcionaliti care s demonstreze c integritatea
nregistrrii purtnd semnturi digitale a fost meninut.
REQ8.1.2.7. Sistemul trebuie s aib posibilitatea de a stoca mpreun cu nregistrrile
electronice:
Semntura(ile) digitale asociate cu acea nregistrare;
Certificatul(ele) electronice care verific semntura.
8.1.3. CRIPTAREA
Criptarea este procesul de aplicare a unei transformri complexe a unui obiect electronic, astfel
nct el s nu poat fi prezentat de o aplicaie ntr-o form uor de citit i neles, n cazul n care
decriptarea corespunztoare nu a fost aplicat. Acest lucru poate fi folosit pentru a securiza
obiectele electronice, prin utilizarea de transformri care impun utilizarea de coduri electronice
securizate.
Cerinele n aceast seciune se aplic numai n cazul n care exist o cerin de a gestiona
nregistrrile criptate.
Ref Cerin
REQ8.1.3.1. n cazul n care o nregistrare electronic a fost trimis sau primit n form
criptat de o aplicaie software care posed interfee cu sistemul, sistemul
trebuie s fie capabil de a restriciona accesul la aceast nregistrare la
utilizatorii ce dein cheia de decriptare relevant, n plus fa de alte drepturi de
acces alocate acestei nregistrri.
REQ8.1.3.2. Sistemul trebuie s aib posibilitatea de a capta i stoca, la data captrii,
informaiile referitoare la criptare i detalii legate de ageniile de verificare.
REQ8.1.3.3. Sistemul trebuie s fie capabil s susin criptarea automat i distribuirea
aceluiai mesaj mai multor destinatari, de exemplu, o not circular efilor de
misiuni.
8.1.4. CATEGORIILE DE SECURITATE

Nivelele au prioritate fa de orice drepturi de acces, care ar putea fi acordate. Acest lucru se
realizeaz prin alocarea de uneia sau mai multor "Categorii de securitate" claselor, fiierelor, sub-
fiierelor, volumelor i/sau nregistrrilor.
Termenul de "Categorie de Securitate" este folosit n acest caiet de sarcini pentru a nelege "unul sau
mai muli termeni asociai cu o nregistrare care definete normele ce reglementeaz accesul la ea".
Utilizatorilor le poate fi alocat un singur nivel de securitate, care mpiedic accesul la toate
agregrile sau nregistrrile crora le-au fost alocate categorii de securitate mai mari.
Ref Cerin
REQ8.1.4.1. Sistemul trebuie s permit selectarea uneia din urmtoarele opiuni, la
momentul configurrii:
atribuirea categoriilor de securitate claselor, fiierelor, sub-fiierelor i/sau
volumelor (i nu nregistrrilor individuale);
atribuirea categoriilor de securitate nregistrrilor individuale (i nu claselor,
fiierelor, sub-fiierelor i/sau volumelor);
atribuirea categoriilor de securitate ambelor nregistrrilor individuale i
claselor, fiierelor, sub-fiierelor i/sau.
REQ8.1.4.2. Pentru cel puin una dintre sub-categorii, SII trebuie s accepte o ierarhie de
categorii de securitate de cel puin cinci niveluri - de la accesul nerestricionat la
cel mai nalt nivel pn la accesul foarte limitat la cel mai mic nivel.
REQ8.1.4.3. Sistemul trebuie s recunoasc nivelul de securitate alocat unui rol i motenit
de ctre utilizatori. n cazul n care un nivel de securitate este motenit de la un
rol, sistemul trebuie s permit aplicarea diferitor nivele de securitate la nivel
de utilizator individual.
Pagina 39 din 45
8.1.5. NREGISTRRILE VITALE

nregistrrile vitale sunt nregistrrile care sunt considerate absolut eseniale pentru MAEIE n
capacitatea de a-i exercita funciile. Identificarea i protecia unor astfel de nregistrri este de
mare importan pentru orice organizaie i probabil c acesta este motivul c aceste date vor
trebui s fie recuperate mai nti de toate n caz de dezastru.
nregistrrile pot fi considerate nregistrri vitale, fie pentru organizaie ca un ntreg sau o parte a
organizaiei.
8.1.6. NREGISTRRILE DE AUDIT

O nregistrare de audit este o nregistrare a aciunilor efectuare, care implic sistemul. Acestea
includ aciuni ntreprinse de ctre utilizatori sau roluri administrative, sau aciunile iniiate n mod
automat de ctre sistem, ca urmare a parametrilor sistemului. nregistrarea de audit arat dac
regulile de business au fost respectate i se asigur c pot fi identificate i urmrite activitile
neautorizate.
n vederea sporirii responsabilitii este esenial ca sistemul s fie capabil de a nscrie n
nregistrrile de audit orice aciune, n cazul n care orice proces automat sau asistat de main
este implementat n cadrul sistemului.
nregistrrile de audit sunt un factor cheie n sistem, ce va permite ndeplinirea cerinelor de
securitate, prin meninerea unui jurnal al tuturor aciunilor asupra fiecrei nregistrri (conform
constrngerii nivelului de securitate a mediului tehnic).
Ref Cerin
REQ8.1.6.1. Sistemul trebuie s pstreze o nregistrare de audit nealterabil, capabil s
capteze i stocheze n mod automat informaii despre:
Orice aciune asupra oricrei nregistrri, orice nscriere sau schem de
clasificare;
Utilizatorul care a realizat aciunea;
Data i ora aciunii.
Termenul de "nealterabil" n acest context nseamn c trebuie s fie imposibil
pentru orice utilizator sau rol de administrator de a modifica sau terge orice
parte a nregistrrii de audit.
REQ8.1.6.2. Parametrii nregistrrii de audit trebuie s fie configurabili, astfel nct rolurile
administrative poate configura aciunile care sunt n mod automat nscrise n
jurnal.
REQ8.1.6.3. Sistemul trebuie s menin nregistrarea de audit atta timp ct este necesar
pentru politica de nregistrri a organizaiei.
REQ8.1.6.4. Sistemul trebuie nscrie ntr-o nregistrare de audit toate aciunile efectuate
asupra nregistrrilor, volume, sub-fiiere, fiiere, clase i programe de retenie
i de tergere, indiferent dac aciunea afecteaz unul sau mai multe dintre ele.
REQ8.1.6.5. Orice modificare sau adnotare a unei nregistrri trebuie s fie nscris n
nregistrarea de audit.
8.1.7. COPIILE DE REZERV I RESTABILIREA DATELOR

Funcionalitile de back-up i restabilire se afl n zona operaiilor departamentului IT al
ministerului de aceea nu vor fi detaliate aici.
8.1.8. MIGRAREA DATELOR

MAEIE nu planific migrarea extins a datelor existente din repozitoriu de fiiere i baze de date.
Migrarea datelor nu va fi efectuat, ca parte a acestui proiect.
Totui, MAEIE intenioneaz s fac o serie de importuri masive din fiiere de pe calculator, precum i
prin scanarea nregistrrilor de pe hrtie, curente i arhivate, ntr-o faz mai trzie. S-ar putea necesita
consultan i asisten la momentul respectiv, dar aceasta va fi tratat ca un angajament separat.
Pagina 40 din 45
8.2. Gradul de usability

Cnd lum n considerare cerinele ne-funcionale n dezvoltarea unui caiet de sarcini, acesta
trebuie s includ gradul de comoditate de utilizare dorit, i modul n care aceasta urmeaz s fie
specificat. Aceasta depinde de tipul de utilizatori pentru care sistemul este destinat, precum i de
volumul de instruire ce urmeaz a fi oferit, pentru a determina dac aceasta este compatibil cu
modul n care oamenii lucreaz n situaii reale. Chiar dac un sistem integrat va conine toate
caracteristicile necesare de gestiune a nregistrrilor, documentelor, sarcinilor etc., implementarea
va reui doar dac utilizatorilor li se va prea c este uor de utilizat. Dac sistemul va prea
utilizatorilor dificil de utilizat, acesta va fi respins, n ciuda posibilitilor pe care le ofer.
Aceasta nseamn c un utilizator care efectueaz un proces trebuie s:
aib posibilitatea de a ndeplini sau nu procesul;
poat iniia funciile uor, de preferin, cu un singur clic, i fr a fi nevoie s reintroduc
informaiile introduse anterior;
trebui s poat alege s anuleze procesul nceput sau s revin la el, n acelai punct i cu
acelai statut ca nainte (fr a fi nevoie s reintroduc informaiile care au fost deja
introduse).
Ref Cerin
REQ8.2.1.1. Sistemul ar trebui s ofere o interfa de utilizator multilingv cu suport iniial
pentru limbile romn i englez. Adugarea suportului pentru alte limbi
trebuie s fie posibil.
REQ8.2.1.2. Sistemul trebuie s includ un ghid de utilizare a schemei de clasificare,
inclusiv, un acces uor la meta-datele ce descriu clasele, fiierele, sub-fiierele
i tomurile.
REQ8.2.1.3. Interfaa de utilizator trebuie s fie potrivit pentru utilizatorii cu cea mai larg
gam de necesiti i abiliti, n conformitate cu standardele i ghidurile
corespunztoare de accesibilitate, i compatibil cu produsele software
obinuite.
REQ8.2.1.4. Regulile i comportamentul interfeei de utilizator trebuie s fie n concordan,
n toate aspectele legate de utilizarea sistemului, inclusiv n ceea ce privete
ferestrele, meniurile i comenzile. Acestea trebuie de asemenea s fie n
concordan cu sistemul de operare i mediul n care funcioneaz sistemul.
REQ8.2.1.5. Tranzaciile executate frecvent trebuie proiectate astfel nct s poat fi
perfectate cu un numr mic de interaciuni (de exemplu, intrrile de la
tastatura sau click cu mouse-ul).
REQ8.2.1.6. Sistemul trebuie s fie strns integrat cu emailul organizaiei pentru a permite
utilizatorilor s fac uor schimb de nregistrri i agregri.
REQ8.2.1.7. Sistemul trebuie s permit utilizatorilor s defineasc referine ncruciate
ntre nregistrrile nrudite, att n cadrul aceleiai agregri, ct i n diferite
agregri, astfel facilitnd navigarea ntre nregistrri.
REQ8.2.1.8. Un utilizator ce lucreaz cu un fiier trebuie s fie capabil s gseasc uor i
rapid cuvintele-cheie asociate cu acest fiier.
REQ8.2.1.9. Sistemul trebuie s permit utilizatorilor definirea claselor, fiierelor i
nregistrri "favorite", astfel nct acestea s poat fi gsite cu uurin mai
trziu.
8.3. Performan i scalabilitate

Timpul de rspuns dorit de utilizatori de asemenea depinde de factori exteriori ai sistemului,
inclusiv:
limea benzii reelei;
utilizarea reelei;
latena reelei;
configurarea i utilizarea diferitor resurse ale serverului.
Pagina 41 din 45
Cerinele de performan vor fi verificate pe un mediu curat, utilizat la scar larg, folosind
browsere moderne agreate cu beneficiarul.
Ref Cerin
REQ8.3.1.1. Sistemul trebuie s ofere timp de rspuns adecvat pentru a satisface nevoile de
business, pentru funciile frecvent efectuate n condiii standard, de exemplu:
<50> utilizatori autentificai i activi;
<50%> din volumul total anticipat de documente gestionate de sistem;
Performana trebuie s fie consistent cel puin pentru <zece> tentative de
tranzacii.
REQ8.3.1.2. Sistemul trebuie s fie capabil s afieze rezultatele unei cutri simple n
termen de <5 secunde> i a unei cutri complexe (care combin patru sau mai
muli termeni) n decurs de <10 secunde>, indiferent de capacitatea de
depozitare sau de numrul de fiiere i nregistrri din sistem.
REQ8.3.1.3. Sistemul trebuie s poat prelua i afia n <5 secunde> prima pagin a unei
nregistrri care a fost accesat n ultimele <2> luni.
REQ8.3.1.4. Sistemul trebuie s poat prelua i afia n <20 secunde> prima pagin a unei
nregistrri care nu a fost accesat n ultimele <6> luni, indiferent de
capacitatea de depozitare sau de numrul de fiiere/nregistrri n sistem.
REQ8.3.1.5. Sistemul trebuie s ofere un rspuns comparabil odat ce schema de clasificare
crete semnificativ n dimensiuni, pentru a se ajusta necesitilor.
REQ8.3.1.6. Cerinele de mai sus nu se aplic pentru redarea fiierelor media, descrcri de
fiiere mari, elaborarea de rapoarte. Acestea nu sunt considerate "scenarii tipice
de utilizare".
8.4. Disponibilitatea sistemului

Introducere a unui sistem integrat va spori dependena utilizatorilor de reeaua IT, n msura n
care acetia nu vor avea posibilitatea s lucreze dac sistemul va deveni indisponibil. Din aceast
cauz trebuie luate msuri, astfel nct disponibilitatea sistemului s fie ct mai mare cu putin. n
afara de aceasta, sistemul trebuie s corespund unei serii de caracteristici care permit
utilizatorilor s efectueze sarcini obinuite i n mod offline similar cu utilizatorii la distan.
Ref Cerin
REQ8.4.1.1. Datorit distribuiei pe plan internaional a misiunilor diplomatice ale MAEIE,
sistemul trebuie s fie la dispoziia utilizatorilor <24> ore n <5> zile
lucrtoare.
REQ8.4.1.2. Indisponibilitatea planificat a sistemului nu trebuie s depeasc <3> ore
ntr-o perioad de <trei> luni.
REQ8.4.1.3. Indisponibilitatea neplanificat a sistemului nu trebuie s depeasc <3> ore
ntr-o perioad de <trei> luni.
REQ8.4.1.4. Numrul de incidente de indisponibilitate neplanificat nu trebuie s depeasc
<3> ntr-o perioad de <trei> luni.
REQ8.4.1.5. n cazul unui eec software sau hardware, trebuie s fie posibil restabilirea
sistemului ntr-o stare de funcionare n termen de cel mult <1 or>.
8.5. Standardele tehnice

Sistemul trebuie s se conformeze standardelor relevante. Este de dorit ca sistemul s se bazeze
pe interfee deschise.
Ref Exemplu de Cerin
REQ8.5.1.1. Sistemul trebuie s suporte stocarea nregistrrilor, folosind formate de fiiere i
de codificare, pe deplin documentate.
REQ8.5.1.2. Sistemul trebuie s pstreze toate datele ntr-un format compatibil cu ISO
8601, Elemente informaionale i formate de schimb reciproc Schimb de
informaii Reprezentarea datelor i timpului.
REQ8.5.1.3. Sistemul trebuie s pstreze numele limbilor ntr-un format compatibil cu ISO
Pagina 42 din 45
639, Codurile pentru reprezentarea numelor limbilor.

REQ8.5.1.4. Sistemul trebuie s gestioneze nregistrri n mai multe limbi, folosind caractere
non-englezeti, i s ofere suport pentru codificarea n format ISO 10646
(Unicode).
8.6. Conservarea pe termen lung i nvechirea tehnologiilor

nregistrrile electronice deinute pe termen lung se confrunt cu riscuri tehnologice de trei feluri:
Degradarea suportului media;
nvechirea hardware-ului;
nvechirea formatelor.
Detalii pot fi gsite n ISO 18492, i ntr-un numr mare de ghiduri publicate, produse de instituii
pentru pstrarea tezaurului cultural i altele.
Riscurile de degradare a suportului media i nvechirea hardware-ului trebuie atenuate prin
dependena de procedurile externe, procese i decizii. Una din msurile de atenuare este s se
bazeze pe medii i hardware de arhivare, utilizate la scar larg, precum i cu cel mai mic grad de
nvechire.
Problema cea mai dificil pentru o perioad mai lung de civa ani o prezint nvechirea
formatului. n prezent, nu exist nici o metoda simpl, generic care ar garanta acces la
nregistrrile electronice pe termen lung. Consensul ar putea fi obinut printr-o strategie de stocare
a informaiei numai n formate larg acceptate, stabile, deschise (de exemplu, formate, care sunt
complet documentate n specificaii disponibile public) i care au un timp de via lung, cum sunt
XML i PDF/A.
Ref Cerin
REQ8.6.1.1. Sistemul trebuie s fie capabil de a raporta formatul i versiunile fiierelor.
REQ8.6.1.2. Sistemul trebuie s fie capabil s genereze nregistrri din formatul lor original
n orice format pentru pstrare pentru un termen lung specificat, la momentul
captrii, n orice moment ulterior, sau la export.
REQ8.6.1.3. Cnd o nregistrare a fost generat ntr-un format de fiier de conservare,
sistemul trebuie s ofere faciliti corespunztoare pentru a redobndi formatul
original i/sau transpunerea lui, dac e cazul.
REQ8.6.1.4. Sistemul trebuie s dein cel puin urmtoarele elemente de meta-date pentru
o component de generare:
Formatul i versiunea original;
Data generrii.
REQ8.6.1.5. n cazul n care sistemul utilizeaz codificarea sau o structur de baz de date
particular, acestea trebuie documentate complet, documentaia fiind
disponibil rolurilor administrative.
9. INTEGRAREA CU RESURSELE INFORMAIONALE DE STAT

Toate resursele informaionale de stat departamentale i regionale, trebuie s fie integrate la
complet. Integrarea resurselor informaionale nseamn c fiecare resurs informaional conine
- informaia complet despre obiectele i nregistrrile proprii;
- informaia minim necesar (n perspectiv doar identificatori) despre obiectele i
nregistrrile mprumutate.
La faza de proiectare a SII al MAEIE va fi descris n detaliu integrarea resurselor informaionale de
stat. Din punct de vedere tehnologic integrarea se asigur prin:
Pstrarea obiectelor informaionale unice;
Utilizarea unei scheme generale a identificatorilor obiectelor informaionale;
Utilizarea unei scheme generale a clasificatorilor;
Bazarea pe o arhitectur de telecomunicaii unificat.
Pagina 43 din 45
O astfel de abordare permite posibilitatea de a oferi un spaiu informaional integrat cu pstrarea

autonomiei fiecrei componente n parte.
Trebuie de menionat faptul c SII se va integra cel puin cu:
- Autoritatea de Certificarea de Baz i Autoritile de Certificare a Guvernului din Moldova
pentru a stabili lanurile de ncredere pentru certificate digitale.
- Autoritile Guvernamentale i alte servicii ale Autoritilor Publice pentru a stabili
infrastructura unic de domenii de ncredere.
- Registrul de Stat al Populaiei, Registrul de Stat al Unitilor de Drept i Registrul de
Stat al Transportului. Accesul la aceste registre va fi fcut mai mult de la misiunile MAEIE
din strintate, pentru scopuri consulare (de a identifica persoane nedocumentate, etc.) i
reprezint o component important a muncii consulare;
- Bazele de date ale Serviciului de Frontier, Biroul Migraie i Azil al MAI, SIA al
Ministerului de Justiie. Acestea furnizeaz date cu privire la circulaia i migraia
persoanelor, cazierul judiciar, documentele statutare etc.
10. DOCUMENTAREA I INSTRUIREA

Este important s se asigure instruirea persoanelor n ceea ce privete principiile de gestionare a
informaiilor la toate nivelurile, n special n ceea ce privete disciplina captare a nregistrrilor, de
control a documentelor i de gestionarea a ciclului lor de via.
Nu va fi posibil trecerea n ntregime la noul sistem ntr-un singur pas i MAEIE se va baza pe IIS
gradual, din ce n ce mai mult, n conformitate cu acceptarea noului sistem de ctre personal.
Instruirea este necesar, de asemenea, pentru elucidarea aspectelor legate de serviciile de tip
relaii cu clienii (helpdesk) i furnizarea informaiei i, de asemenea, n ceea ce privete
standardele de gestionare a informaiei. Acest lucru va implica extensiv personalul administrativ la
primele etape de implementare a SII.
n cazul n care sunt disponibile treninguri externe pentru componentele COTS ale sistemului,
acestea ar trebui s fie enumerate i oferite estimri ale costurilor acestora.
n scopul asigurrii unui nivelul adecvat de competen, este necesar de a efectua instruiri
intensive pentru un grup de angajai din diferite departamente, inclusiv pentru administratorii de
sistem. Instruirea va fi oferit n limba romn, dar este de ateptat ca formatorii s poat
comunica i n limba rus. Urmtoarele treninguri sunt necesare:
- Formarea formatorilor trening extins pentru un grup de utilizatori, astfel nct acetia s
poat transfera cunotinele lor celorlali colegi.
- Formarea utilizatorilor trening de baz pentru a acoperi cea mai mare parte a personalului
local al MAEIE, cu privire la caracteristicile de baz ale sistemului i a rolurilor de utilizator.
Treningurile, de fapt, se vor extinde pentru o perioad mai lung de timp, astfel nct
personalul s poat participa fr a perturba activitile MAEIE.
- Formarea administratorilor instruire extins pentru un grup de 3-5 funcii
interne/administrative ale sistemului i a componentelor lor.
- Formarea managerilor sesiuni de scurt durat, care va iniia managerii de la diferite
nivele n specificul funciilor specifice de analiz, aprobare i semnare.
MAEIE ateapt un angajament din partea furnizorului, de a efectua treninguri i pe viitor n cadrul
unui acord separat.
Documentaia va include:
- Ghiduri de utilizator vor descrie utilizatorului caracteristicile sistemul cu care
interacioneaz. n cazul n care soluia se bazeaz pe mai multe componente, va exista un
ghid de utilizator pentru fiecare dintre ele.
- Ghiduri de administrare vor descrie funcionalitile de administrare, configurare i
ntreinere a sistemului. n cazul n care soluia se bazeaz pe mai multe componente, va
exista un ghid de utilizare pentru fiecare dintre ele.
Pagina 44 din 45
- Ghiduri de instalare inclusiv ghidul general de instalare, n cazul n care soluia se bazeaz
pe mai multe componente.
- Materiale de instruire pregtite pentru treningurile menionate de mai sus.
- Cunotinele de baz, care includ rspunsuri la ntrebrile frecvente, cele mai bune practici, etc.
Documentaia va fi pregtit ntr-o singur limb i trebuie s includ i un format electronic.
Documentaia pe suport de hrtie este opional i poate fi inclus ca parte a ofertei.
Orice cod surs i setri de configuraie dezvoltat n timpul acestui proiect vor fi transferate MAEIE,
astfel nct acesta s fie capabil s continue dezvoltarea i configurarea n viitor.
11. SUPORTUL I ACCEPTAREA SISTEMULUI

MFAEI solicit includerea unei perioade de acceptare i a unei perioade de suport a sistemului.
Acceptarea va avea lor pe durata a 6 sptmni timp n care MAEIE va opera cu sistemul i va
raporta lipsa conformitii. Criteriile de acceptare se vor baza pe cerinele actuale i vor fi
convenite la etapa de analiz i proiectare a sistemului. Neconformitile vor fi reparate n
ntregime de ctre furnizor. Neconformitile critice vor extinde perioada de acceptare cu alte 2
sptmni dup livrarea coreciilor.
MAEIE necesit cel puin 6 luni de suport i de mentenan a SII. Nivelul de suport va fi propus de
ctre furnizor. Acesta ar trebui s ia n considerare faptul c sistemul va fi operaional 24 ore n
zilele lucrtoare i furnizorul trebuie s abordeze i acest aspect n ofert.
Pagina 45 din 45

04 Cerintele Tehnice

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

04 Cerintele Tehnice

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Anexa VII

Documentul a fost elaborat n cadrul proiectului Programului Naiunilor Unite pentru

- Acorda consultan conducerii MAIEI referitor la etapele de adopie i motivarea

4.2. Termeni-cheie utilizai n document

Clasificare (n managementul nregistrrilor) - Identificarea i aranjarea sistematic a activitilor

Schem de clasificare Aranjare ierarhic a claselor, fiierelor, sub-fiierelor, tomurilor i

Document Informaie nregistrat sau obiect care poate fi tratat ca un ntreg.

nregistrare electronic nregistrare n form electronic.

Fiier Unitate organizat de nregistrri grupate pe principiul legturii cu acelai subiect,

Meta-date Date ce descriu contextul, coninutul i structura nregistrrilor i managementul lor

nregistrare Informaie creat, recepionat i pstrat ca dovad i informaie de ctre o

Sub-fiier Subdiviziune logic a unui fiier.

Tom Subdiviziune a unui sub-fiier.

nregistrrile pot fi privite ca fiind compuse din:

ISO 15489 descrie nregistrrile autorizate ca fiind nregistrri cu urmtoarele caracteristici:

Fiier electronic, sub-fiier i tom

Rolurile de utilizator i rolurile administrative

Specificaiile folosesc conceptul de utilizator pentru a reprezenta orice persoan cu permisiuni

- Acreditarea corpului diplomatic strin i a jurnalitilor,

6.2. Rolurile de business

Nr. Denumirea serviciului Notie

3. Capturarea i declararea Capturarea informaiei (nregistrrilor, meta-datelor, i

6.4. Scenariile serviciilor

Tabloul sarcinilor curente

Crearea spaiilor de lucru noi

6.4.2. GESTIUNEA DOCUMENTELOR I NREGISTRRILOR

Gestiunea Documentelor Electronice

Gestiunea nregistrrilor Electronice

- Captarea obiectelor, documentelor, nregistrrilor informaionale, adic declararea versiunii

6.4.3. GESTIUNEA FLUXURILOR DE LUCRU

Assess and Issue

Rev iew Response,

Response Copy Identify Document

Figura 1 Fluxul de lucru al documentelor generice

6.4.4. GESTIUNEA SARCINILOR

6.4.5. INTEGRAREA WEBSITE-ULUI MAEIE

- Dezvoltarea tehnic i mentenana serviciilor mobile i online i coordonarea lor cu alte

6.4.6. INTEGRARE TELEFONIE I FAX

6.4.7. GESTIUNEA LICENELOR PRODUSELOR SOFTWARE

7. CERINELE FUNCIONALE FA DE SISTEM

7.1.1. INTERFAA SII / TABLOUL SARCINILOR CURENTE

7.1.2. ACCESUL DISTRIBUIT I LA DISTAN

Lucrul offline i la distan

REQ7.1.2.5. Sistemul trebuie s permit utilizatorilor opiunea de verificare a documentelor n

7.1.3. INTERFA PENTRU SISTEMUL DE FIIERE

7.2. Gestiunea documentelor i nregistrrilor

7.2.1. GESTIUNEA DOCUMENTELOR

REQ7.2.1.3. SGDE trebuie s aib posibilitatea de a trece, n mod automat, documentele

7.2.2. CUTAREA, EXTRAGEREA I PREZENTAREA

Prezentarea: afiarea nregistrrilor

7.2.3. CAPTAREA I DECLARAREA NREGISTRRILOR

Mecanismele de intrare / ieire

Fax Secretariat Management Personnel Management Secretariat Fax

Manual Decision Decision File

Figura 2 - Mecanismele de intrare / ieire

trebuie s capteze toate componentele ei.

Scanarea i crearea imaginilor

7.2.4. SCHEMA DE CLASIFICARE I ORGANIZARE A FIIERELOR

Schema de clasificare i ierarhia elementelor

statale ale Republicii Moldova i cele strine, Registre a

21 Probleme de pres Comunicate de pres ale serviciului diplomatic al

relaiile R.M. UE, etc.

Configurarea Schemei de Clasificare

7.2.5. RETENIA I DISTRUGEREA