2.

PLANTEAMIENTO DE ALTERNATIVAS PARA LA CADENA DE

ABASTECIMIENTO

Como lo hemos venido mencionando, en la empresa Distribuyamos se han venido

presentando algunos inconvenientes operacionales y administrativos, cuyo foco
principal es el rea de inventarios, que es el proceso ms crtico de la compaa
pero que aun as dichas secuelas y consecuencias han venido entorpeciendo el
resto de los procesos logsticos, por lo que se hace indispensable evaluar y
presentar nuevas estrategias que permitan eliminar reprocesos, errores y perdidas
en la operacin y de esta manera equilibrar y proyectar mejores resultados, por otro
lado queremos definir la estructura y roles de cada rea para que de esta manera
se pueda tener claridad de las actividades y tener una capacitacin apropiada con
todo el personal.

En esta compaa debe mejorarse el tema de la comunicacin entre reas, aceptar

errores, delegar tareas y asumir responsabilidades por lo que se hace necesario
una integracin mediante la cual puedan hacer cambio de roles y de esta manera
puedan entender la situacin del otro, capacitacin todos los sbados para ver
temas de una comunicacin efectiva, como debo dar una instruccin, cmo actuar
ante las novedades, como trabajar bajo presin, como dar solucin oportuna sin
que afecte a mi cliente, as mismo el rea de recursos humanos debe hacer
presencia y estar pendiente de todas las situaciones y as mismo intervenir y
organizar y crear espacios de esparcimiento que les permitan salir de la rutina,
interactuar ms entre reas.

Todos los das se presentaran indicadores de mejora continua por lo cual se

realizara una reunin diaria en la maana para ver los resultados de cada rea y en
general de la operacin, evidenciando las falencias y proponiendo planes de accin
para mejorarlo, aqu mismo se dar a conocer la escala emocional y en este mismo
tiempo se capacitara acerca de un proceso de la compaa para aclarar dudas y
que todos manejen la misma informacin.

Se realizara la implementacin de un sistema interno mediante el cual se podr

realizar la ejecucin de cualquier rea, es por esto que cada lder de proceso junto
con sus asistentes contaran con un usuario activo con las opciones del rea donde
pertenece, para la ejecucin de sus tareas diarias, lo que quiere decir que cada
registro llevara un control de quien realiza la tarea y solo tendr la opcin y manejo
de informacin de su rea, a menos de que requieran la activacin de otros tems
de la compaa.

Este sistema llamado Bplogcolombia est diseado para controlar tareas logsticas
y administrativas de una compaa, es un sistema en lnea y agrupa todas las
actividades logsticas, lo que lo hace ms compacto y til porque contaremos con
un solo sistema que le permitir el manejo de la informacin de todo en uno, y no
varios sistemas para cada rea.

4.1 AREA DE RECIBO Y LOGISTICA INVERSA: el recibo

es el primer paso por el que damos cabida a todo un proceso logstico,
mientras que la logstica inversa es la verificacin del material que es devuelto,
por esto para iniciar adecuadamente estas actividades se har la
estructuracin as: el equipo debe contar con mnimo 7 personas las cuales
estarn encargadas de:

Auxiliar de servicio al cliente: contaremos con una persona dedicada nicamente

a la comunicacin directa con los proveedores, esta se encargara de asignar y
confirmar la cita al proveedor, donde especifique da, hora cantidad de cajas a
entregar y la referencia del material, esta cita ser cargada en un sistema interno
de la compaa, donde el equipo de recibo tendr la visual de cuantas citas y que
volumen diario tienen, de esta manera podr planear y determinar los tiempos de
su operacin.

El tiempo mnimo de espera despus de la hora estipulada son 15 minutos, tiempo

en el que el proveedor se le dar chance en caso de imprevistos despus de este
tiempo si no llega se realizara la devolucin correspondiente.

Lder de recibo: es la persona encargada, de dar la visual a su equipo del nmero

de citas diarias, delegar tareas a su equipo, verificacin de los documentos del
proveedor y autorizacin para recibir, auditoria final de los documentos ingresados,
reporte cierre diario, reporte de novedades, presentacin de indicadores de gestin.

Auxiliares de bodega: se contara con 2 personas que son los encargados de

recibir la mercanca, verificarla, contarla, relacionar los documentos, estibarla y dar
el ok para que la ubiquen.

Se realizara la implementacin de un formato check list que especificara los datos

del proveedor y se detallara si tuvo o no novedades.
Auxiliar de procesos: se contara con 2 personas una de ellas se encargara de la
creacin del material en el sistema, registro fotogrfico, medidas, descripcin del
material, generar un cdigo a cada ref. de material.

La otra persona con ese cdigo generara el ingreso de las cantidades de material
que llego, cargabilidad, ubicacin, rtulos para la mercanca.

Auxiliar de logstica inversa: estar dedicado netamente a la verificacin del

material que es devuelto, relacionara los documentos, y de igual manera rotulara y
dar el ok para la ubicacin de la mercanca.

4.2 ALMACENAMIENTO: el foco principal de esta rea ser regular

y controlar que la mercanca se encuentre bien estiba, embalada, rotulada, que las
cajas se encuentren en buen estado para que no se dae el material, que se
apliquen las buenas prcticas de almacenamiento, optimizacin, identificar si hay
sobre peso o sobredimensionamiento para adecuar el material.

Se utilizaran racks de doble profundidad para almacenar la mercanca, estos

estarn demarcados e identificados, por lo cual no se permitir almacenamiento
en piso o arrumes negros, para evitar contaminacin, agentes externos,
animales, se contara con montacarguistas que sern los nicos autorizados para
el manejo y movimiento de la mercanca. (Picking)

4.3 PICKING: se contara con 2 montacarguistas que sern los encargados

de tomar y extraer las cantidades y referencias de mercancas solicitadas, la
finalidad de ellos es tomar el material de la ubicacin que el documento asigna y
llevadas al equipo de alistamiento, los montacarguistas son los encargados del
movimiento de la mercanca, de optimizar, de cambiar posiciones del reporte de
faltantes, de velar por el orden y que el material coincida fsica con el sistema.

4.4 ALISTAMIENTO Y PACKING: se realizara la implementacin

de mesas de alistamiento, donde se har la consolidacin del material y a su vez se
har separacin de lo que solicitan, utilizando un embalaje adecuado, enviando
ordenadamente las cantidades y referencias que piden, rotular las cajas
especificando nombre del punto de venta o cliente, direccin ciudad, contacto y
cantidad de cajas a despachar y por ultimo determinar el volumen del material y la
transportadora por donde se enviara.

4.5 INVENTARIOS: esta rea en este momento es la ms crtica pues

de esta se han venido evidenciando perdidas, faltantes y descontrol en el proceso
por lo cual pretendemos estandarizar un proceso para que no genera ms
percances as:

Se realizara la sectorizacin de clientes para evitar confundir el material, por lo cual

se identificara con letras donde quedara ubicado cada uno.
Se har la implementacin de cdigos QR por posicin, para agilizar las tareas y
controlar el inventario en tiempo real.

Para evitar desorden y desactualizacin del inventario, sobrantes y faltantes Se

realizaran inventarios cclicos quincenales con tcnicas ABC para cada cliente,
donde podamos enviar un reporte de los movimientos del material y de esta manera
ellos puedan tomar planes de accin tanto en la compra como en la implementacin
del mismo.

Para evitar que tengamos tanto material vencido Se implementara la tcnica del
peps que nos permitir tener un control sobre la mercanca y nos dar la visual de
material en stand by.

Para evitar la prdida de material de valor se implementara una jaula de seguridad

all se almacenara material tecnolgico y de valor y solo tendr acceso el
coordinador de plataforma, en caso de revisin se realizara frente al lder de
inventarios y auditorias para mayor control.

Para evitar el tema de averas se tendr en cuenta la aprobacin administrativa para

que enviar un reporte al cliente del estado de la mercanca y este a su vez determine
si se arregla o se destruye. Implementacin de actas de baja.

Para cada cierre de ao se realizara un inventario general por cliente donde se

enviara un reporte actualizado con lo que iniciara el nuevo ao dicho inventario es
cruzado con el sistema, lo ideal es que el fsico sea el mismo del sistema.

Presentar indicadores de gestin que permitan evaluar las falencias presentadas y

tomar acciones a corto mediano y largo plazo para mitigar tantos errores.

Presentar un status como semforo para que el cliente pueda evidenciar estado,
tiempo de stand by del material.

Mantener un equipo slido, activo y enfocado al control de inventarios, donde sus

prioridades sean garantizar y mantener un control fsico y sistemtico de la
mercanca.

Se organizara un equipo de auditoras externa para que evala y verifique la

exactitud del inventario, visitas mensuales y trimestrales para llevar un control ms
riguroso no solo del inventario sino de todos los procesos e instalaciones para lograr
una certificacin de calidad.

4.6 DESPACHO Y TRANSPORTE: este proceso debe contar con

un rea de auditoria que garantice que los despachos son apropiados, la mercanca
va en perfecto estado, las cantidades son correctas y el embalaje es ajustado.
Adems debemos contar con aliados estratgicos como lo es el transporte, que nos
garantice las entregas en los tiempos establecidos (Just In Time), trazabilidad en
lnea, reporte de novedades, cobertura a nivel local, nacional e internacional, precios
justos, competitividad, personal capacitado y con excelente servicio al cliente.

4.7 AREA ADMINISTRATIVA: es la encargada del manejo de la

facturacin y en general de los recursos de la compaa, a su vez es la encargada
del rea comercial, del contacto directo con el cliente, de la bsqueda de negocios,
del planteamiento y gestin y actividades.

Mediante las capacitacin organizadas lo que se pretende mejorar es la

comunicacin adecuada con otras rea, garantizar el respeto, establecer
prioridades, delegar tareas, y hacer parte de una sola compaa, interactuar con
todo el equipo, y hacerlos participes de los reconocimientos de los buenos
resultados, concientizarlos del valor tan importante de cada aporte de trabajo a sus
reas y mostrarles tambin los aspectos para mejorar, las falencias y aquellos
aspectos negativos que debemos eliminar, bajo los parmetros de respeto
cordialidad y trabajo en equipo.

Crear estrategias y mtodos que permitan, ayudar y evaluar el desempeo de cada

persona, as mismo crear planes de asensos y cosas motivacionales que los
impulse a crecer y a fidelizarse con la empresa (plan carrera)