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Introduo
A finalidade principal de um SIG ajudar uma organizao a atingir as suas metas, fornecendo aos
administradores uma viso das operaes regulares da empresa, de modo que se possa
organizar, controlar, planejar mais eficaz e eficientemente. Em resumo, um SIG fornece aos
administradores informaes teis para obter um feedback para as operaes empresariais.
As informaes reduzidas, que so fundamentais para que os gerentes executem as suas funes
na empresa (processos de deciso), so apresentadas atravs de vrios relatrios resumidos.
Estes relatrios resumidos podem ser obtidos pela filtragem e anlise de dados altamente
detalhados em bancos de dados de processamento de transaes e apresentao de resultados
aos administradores de forma que faam sentido.
A maior parte dos subsistemas funcionais, claro, compartilha certos recursos de hardware, dados
e, freqentemente, at pessoas. Alguns subsistemas, porm, no o fazem. Esses subsistemas so
totalmente auto-suficientes dentro de uma rea funcional e so teis para finalidades especficas.
Ento, deve-se projetar um SIG para que ele seja uma coleo integrada de subsistemas
funcionais dentro da organizao. Para tanto, recursos de hardware e banco de dados devem ser
compartilhados para que haja a integrao.
Quando uma abordagem funcional adotada, necessrio tentar ligar os vrios sistemas de
informao gerencial. Um meio de unificar e integrar vrios sistemas atravs de um banco de
dados compartilhado. O uso de banco de dados comum serve no apenas para integrar os vrios
SIG como tambm pode ligar os diversos SPTs da organizao, tornando mais fcil o acesso a
informaes reduzindo custos e aumentando a eficincia e eficcia dos relatrios gerenciais.
Como outros recursos corporativos, o investimento em SIG deve ser maximizado pela reduo e
da subutilizao.
Embora o aumento da eficincia global do SIG seja importante, todos os administradores (incluindo
os gerentes de SI) devem considerar que um importante papel do SIG aperfeioar a eficcia
atravs do fornecimento da informao certa pessoa certa da maneira certa e no momento certo.
Clientes, fornecedores, concorrentes e acionistas cujos dados no foram coletados pelo SPT.
O SIG usa os dados obtidos dessas fontes, processando-os em informaes mais teis para
administradores do que mera coleta de dados, basicamente atravs do fornecimento de relatrios
predeterminados. Por exemplo, mais do que apenas obter uma listagem cronolgica das atividades
de vendas durante as ltimas semanas, um gerente nacional de vendas poderia obter os dados
semanais de venda da sua organizao, em um formato tal que ele possa facilmente ver a
atividade de vendas por regio, por representante local de vendas, por produto e mesmo em
comparao s vendas do ltimo ano.
40 horas na semana outro exemplo de relatrio de exceo. Como acontecem com os relatrios
indicadores de pontos crticos, os relatrios de exceo so freqentemente usados para monitorar
aspectos crticos para o sucesso de uma organizao. Em geral, quando um relatrio de exceo
produzido, um gerente ou executivo toma uma atitude.
Exemplo: se um gerente quer um relatrio que contenha todos os projetos do seu oramento de $
100,00 para cima, ele pode descobrir que quase todos os projetos da empresa excedem o seu
oramento em no mnimo esta quantia. O ponto de corte $100,00 provavelmente muito baixo. Um
ponto de partida de $5000,00 poderia ser mais apropriado.
Orientaes Explicaes
Ajustar cada relatrio s necessidades do usurio.Requer o envolvimento do usurio e a alimentao
de dados.
Gastar tempo e esforos na produo apenas Uma vez institudos, muitos relatrios continuam a
daqueles relatrios que sero usados. ser gerados mesmo que ningum os usem mais;
eles ficam apenas esquecidos.
Prestar ateno ao contedo e apresentao do Mostrar a informao que a mais procurada de
relatrio. forma mais destacada. No sobrecarregue o
relatrio com dados desnecessrios. Use palavras e
frases de aceitao geral.
Ao relatar, usar gerenciamento por exceo Alguns relatrios s devem ser produzidos quando
h um problema a ser solucionado a uma ao que
deve ser tomada.
Estabelecer parmetros cuidadosamente Baixos parmetros podem resultar em relatrios em
excesso; altos parmetros podem negligenciar
informaes valiosas.
Produzir todos os relatrios pontualmente Relatrios desatualizados so de pouco ou nenhum
valor.
Gerar relatrios de formatos fixos e padronizados Exemplo: relatrios para controle de estoque podem
conter os mesmos tipos de informaes colocados
nos mesmos locais nos relatrios.
Produo de relatrios impressos e em tela de Podem ser realizados relatrios apresentados em
computador. tela, mas que apresentem o mesmo formato que os
relatrios impressos.
Muitas vezes, comum a solicitao de relatrios por parte dos usurios sem muita formalidade, o
que acarreta, muitas vezes, em falta de prioridade, necessidade, podendo comprometer o
funcionamento do SIG.
Contabilidade
Relatrios de
Contabilidade
Finanas
Relatrios
Financeiros
Recursos
Humanos Relatrios de RH
Industrial
Relatrios de
Industriais
Marketing
Relatrios de
Marketing
Outras reas
funcionais Relatrios de
Outras reas
Administrao
Geral Relatrios Adm
Geral
Figura 1: Ilustrao de um Sistema SIG corporativo, onde cada SIG realizado para cada rea funcional.
Para que esse tipo de sistema seja eficiente importante interligar as reas correlacionadas. Caso contrrio,
a organizao teria uma coleo de vrios sistemas separados e ineficientes.
Ttico
Operacional
BANCO DE DADOS
Desde dos primrdios da computao comercial, as finanas tm sido uma rea funcional
importante na maioria das organizaes. A rea financeira monitora o fluxo de caixa e a
lucratividade. Sistemas financeiros sofisticados so capazes de fornecer aos gerentes e executivos
financeiros informaes imediatas, fator crtico para o sucesso na atual economia global acelerada.
As decises que recebem suporte do SIG financeiro requerem diversos dados e informaes. As
fontes de dados internas e externas so discutidas resumidamente a seguir.
Um SIG financeiro pode ser composto de subsistemas. Cada subsistema interage com o SPT de
forma especializada e funcional e tem sadas informativas que auxiliam os administradores
financeiros a tomarem as melhores decises. Esses relatrios incluem relatrios de previso
Ter uma estimativa de fluxos de caixas futuros pode ser um dos primeiros passos para uma boa
administrao. Administradores e executivos financeiros usam essa informao valiosa para
projetar futuras necessidades de caixa. Por exemplo, os administradores de uma organizao
sabero com antecedncia que, em alguns meses, poderia ser necessrio um caixa adicional,
enquanto em outros meses o excesso de caixa dever ser investido. O fluxo de caixa administrado
inadequadamente uma das principais causas de fracasso das empresas.
A previso financeira pode ajudar executivos financeiros a evitar problemas de fluxo de caixa
atravs da previso das necessidades de fluxo de caixa. A figura 3 mostra um exemplo do
resultado de um programa estilizado de previso.
Figura 3: Um exemplo de previso financeira. O software de previso pode predizer uma tendncia constante
de crescimento, as vendas reais podem aumentar em forma de curva.
SIG de Marketing
Mais do que outras reas funcionais, o SIG de marketing se baseia em fontes externas de dados.
Essas fontes incluem a concorrncia, clientes, jornais, revistas e outras publicaes. H tambm
importantes fontes internas de dados.
2. Fontes Internas: SPT. O SPT contm uma grande quantidade de dados de vendas e
marketing sobre produtos, clientes e fora de vendas. Os dados de venda sobre produtos
podem revelar quais os produtos que esto vendendo em grandes volumes e quais os mais
lentos nas vendas. Os relatrios resumindo dados de pedidos poderiam incluir atividade de
venda por cliente, por produto e por rea do pas. O SIG de marketing organizaria esta
informao de modo a ser til na formulao de planos de vendas e promocionais. Os dados
de vendas por clientes podem ser usados para determinar que clientes contribuem mais para a
lucratividade global. O desempenho da fora de vendas pode tambm ser monitorado a partir
dos dados coletados no SPT, de modo que bnus e programas de incentivos possam ser
desenvolvidos para premiar os representantes de vendas com melhor atuao.
3. Fontes Externas: A concorrncia. Dados sobre concorrentes tais como novos produtos e
servios, estratgias de fixao de preos, pontos fortes e fracos de uma linha de produto de
um concorrente, embalagem, marketing e distribuio de produtos para clientes so
importantes para a maioria das empresas. Saber como os concorrentes esto fazendo ou
capazes de fazer no futuro de grande utilidade para o projeto de novos produtos e servios.
Dados da concorrncia podem ser obtidos de muitas fontes. Materiais de Marketing, brochuras
e programas de vendas oferecidos pela concorrncia so fontes tpicas. Os clientes e outros
associados comerciais tambm fornecem dados. O processo de obteno de informaes
sobre o concorrente freqentemente chamado de inteligncia de marketing.
4. Fontes Externas: O mercado. Uma fonte externa adicional de informaes teis para o SIG
de marketing o mercado para os produtos da empresa. Uma grande quantidade de dados
teis sobre o mercados que j esto servidos pela empresa pode ser obtida do SPT, porm a
viso do comportamento e preferncias do comprador em novos mercados s pode ser obtida
de fontes de fora da empresa.
Existem programas de computador que ajudam a determinar a elasticidade dos preos e vrias
polticas de preos (figura 4).
A anlise de vendas tambm importante para identificar os produtos, fora de vendas e clientes
que tm contribudo para o lucro e os que no tm. Diversos relatrios podem ser gerados para
ajudar os administradores de marketing a tomar boas decises de vendas (figura 5).
O relatrio de vendas por produto lista todos os principais produtos e suas vendas em um
determinado perodo de tempo, como um ms, por exemplo. Esse relatrio mostra quais os
produtos que esto se saindo bem e quais os que necessitam de melhorias, ou que deveriam ser
completamente descartados.
O relatrio de vendas por vendedor lista as vendas totais por cada vendedor em cada semana ou
ms. Esse relatrio pode ser subdividido por produto, para mostrar quais produtos que esto sendo
vendidos por cada vendedor.
O relatrio de vendas por cliente um bom meio de identificar clientes de alto e baixo volume de
negcios.
Figura 4: Uma curva de suprimento e demanda tpica, usada para anlise de preos.
Figura 5: Relatrios gerados para ajudar os administradores de marketing a tomar boas decises. No alto:
Este relatrio de vendas por produto lista todos os principais produtos e suas vendas de agosto a dezembro.
No centro: Os relatrios de vendas por vendedor listam as vendas totais para cada vendedor no mesmo
perodo. Embaixo: Este relatrio de vendas por cliente listam as vendas por cada cliente no perodo. Como
todos os relatrios de SIG, os totais so fornecidos automaticamente pelo sistema, a fim de mostrar aos
administradores de forma instantnea a informao de que eles necessitam para tomar decises acertadas.
Bibliografia:
STAIR, R.M, 1998. Princpios de Sistemas de Informao uma abordagem gerencial. ITP. So
Paulo.
BRIEN, J.A, 2001. Sistemas de Informao e as Decises Gerenciais na era da Internet. Saraiva.
So Paulo.
EXERCCIOS
1. Explique o que um sistema de informaes gerenciais SIG.
3. Para o desenvolvimento de um SIG, quais as fontes de entrada de dados internas e externas devem ser
consideradas?
6. Qual a importncia da integrao dos SIGs de uma empresa no que se refere a funcionalidade entre
reas ou departamentos?