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Conceptos Inherentes a la compra

MATERIAL DE LECTURA: Semana 1: Conceptos y Terminologa de compra


1. Conceptos y Terminologas de compra

Esta semana exploraremos los


conceptos bsicos y las terminologas
que resultan fundamentales para
comprender la funcin de compra.

L a compra se refiere a una empresa u


organizacin que intenta adquirir bienes
o servicios para alcanzar las metas
de su emprendimiento. Si bien existen varias
La compra tambin puede incluir
a_El desarrollo y la revisin de las especificaciones
de un producto,
b_La recepcin y el procesamiento de solicitudes,
organizaciones que intentan establecer estndares c_El anuncio de licitaciones,
en el proceso de compra, los procesos pueden d_La evaluacin de la licitacin,
variar significativamente entre una organizacin e_El otorgamiento de contratos de suministro,
y otra. Generalmente, la palabra compra f_La inspeccin de los bienes recibidos,
no se utiliza indistintamente con la palabra g_Su correspondiente almacenamiento y
adquisicin ya que la adquisicin generalmente liberacin.
incluye despacho, calidad del proveedor, trfico y
logstica (T&L), adems de la compra.

Los objetivos de la compra son:


1_Mantener la calidad y el valor de los productos
de una compaa,
2_Minimizar la inmovilizacin de efectivo en el
inventario,
3_Mantener el flujo de suministros para mantener
el flujo de productos,
4_Fortalecer la posicin competitiva de la
organizacin.

SEMANA 1
CONCEPTOS Y TERMINOLOGAS INHERENTES A LA COMPRA

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1. Conceptos y Terminologas de compra

MDULO 1: Formacin de concepto

Es importante advertir que la compra es bsicamente la adquisicin de servicios y/o bienes. En lo que respecta a la
comprensin de los conceptos y la terminologa sobre la compra, el objetivo es reconocer, como ocurre con varias reas
especializadas, los trminos que se utilizan en la industria.

Existen numerosas fuentes de glosarios y otros recursos de trminos comunes sobre compras y adquisiciones. Como
mencionamos anteriormente, la adquisicin es similar a la compra, pero no es exactamente lo mismo. Adems de
despacho, calidad del proveedor, trnsito y logstica (T&L), la adquisicin es la compra de bienes, servicios o trabajos
de una fuente externa ajena. Es favorable que los bienes, servicios o trabajos sean adecuados y que se adquieran al
mejor costo posible para satisfacer las necesidades del comprador en trminos de calidad y cantidad, plazos y ubicacin.
Las sociedades annimas y los organismos pblicos a menudo establecen procesos diseados para promover una
competencia justa y abierta para su negocio mientras minimizan la exposicin al fraude y a la conspiracin (Adquisicin,
2014).

Despus de leer el Captulo 1, analice algunos de estos trminos para comenzar a familiarizarse con ellos.

Pregunta de aprendizaje aplicado: Si tuviera que enumerar diez trminos que usted considera fundamentales para
comprender la funcin de compra, Cules seran y por qu los elegira?

Mientras reflexiona sobre esta pregunta de aprendizaje aplicado, considere los objetivos de la funcin de compra:
obtener bienes y servicios conforme a requisitos especficos, con los mejores costos y trminos, con alta calidad y
proveedores/vendedores serios. Tambin tenga en cuenta los plazos de tiempo. Por ejemplo, Cul es el plazo de
entrega requerido? Qu implica realmente el proceso de la orden? Qu sucede cuando el proveedor/vendedor
recibe la orden? Y qu hay de los trminos y opciones de envo? Cmo es gestionada y manejada la recepcin en la
organizacin? El ciclo completo de adquisicin, conforme lo aprender ms adelante en este curso, es importante para
comprender el proceso de planificacin.

SEMANA 1
CONCEPTOS Y TERMINOLOGAS INHERENTES A LA COMPRA

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1. Conceptos y Terminologas de compra

Revisemos algunos de los trminos, y mientras revisamos sus definiciones pensemos por qu son importantes para la
gestin de la cadena de suministro y la funcin de compra:

Cul es la diferencia entre un Agente de compras y un Agente comprador? Cmo explicara la diferencia? El agente
comprador es un individuo o compaa que encuentra suministros al mejor precio y con los mejores trminos, y (si es
necesario) los almacena o los combina en un solo envo en nombre de un comprador local o extranjero. Tambin se lo
llama agente de exportacin/importacin.
El agente de compra es un administrador que asiste en la seleccin y compra de bienes y servicios mediante la
recoleccin y el anlisis de informacin sobre productos, precios y proveedores. El agente tambin puede solicitar
licitaciones a proveedores y otorgar contratos de compra.

Por qu es importante el Plazo de compra? El plazo de entrega de la compra es el intervalo entre la decisin de
comprar un producto y su recepcin en el depsito o la tienda. Es el tiempo total de preparacin de la orden, el tiempo
de liberacin de la orden, el plazo de entrega del proveedor, el tiempo de envo o de trnsito, y el tiempo de recepcin,
inspeccin, y almacenamiento.

Qu es el Ciclo de compra? Es la frecuencia en la que un artculo del inventario es solicitado, o en la que los
consumidores compran un bien o servicio.

Qu es Planificacin de la adquisicin? Es la coordinacin de las actividades del personal que participa en la


compra de un activo o suministro para asegurar su adquisicin oportuna y rentable.

Qu es un Programa de entrega? Es el plazo o tiempo de entrega conforme lo exija el comprador, o conforme se


acuerde entre el comprador y el vendedor, de bienes o servicios comprados para un perodo de entrega futuro.

Qu es una Tasa fija? Qu otro tipo de tasas encuentra en el glosario? Cargo por servicios o tarifa de publicidad sin
descuento para clientes habituales o compras en volumen.

Qu es Gestin de materiales? Es la planificacin y el control de las funciones que respaldan todo el ciclo (flujo) de
los materiales, y el flujo asociado de informacin.

Estas funciones incluyen:


1) Identificacin, 8) Control de calidad,
2) Creacin de catlogos, 9) Embalaje,
3) Estandarizacin, 10) Almacenamiento,
4) Determinacin de necesidades, 11) Control de inventario,
5) Programacin, 12) Distribucin,
6) Adquisicin, 13) Eliminacin. Tambin se lo llama
7) Inspeccin, planificacin de materiales.

SEMANA 1
CONCEPTOS Y TERMINOLOGAS INHERENTES A LA COMPRA

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1. Conceptos y Terminologas de compra

Qu es un Contrato abierto? Un contrato cuyos trminos no


constituyen el acuerdo total entre las partes del contrato, y cuyas
clusulas o disposiciones pueden modificarse o alterarse sin mutuo
consentimiento. Algunos contratos de construccin o suministro son
contratos abiertos donde una parte (generalmente el contratista o
vendedor) puede aumentar el precio o modificar algn otro elemento.

Qu es un Acuerdo de precios en comparacin con una


Negociacin de precios? Cules son algunas de las diferencias? El
acuerdo de precios es un documento que describe cmo un contratista
formular los precios durante el perodo del contrato, y qu datos o
comparaciones sern requeridas o utilizadas. Una negociacin de
precios es la base a partir de la cual un cliente (cliente o mandante)
acuerda pagar a un contratista, como un arreglo de reembolso de
costos o un arreglo de precio fijo.

Qu es una Solicitud de compra y cules son las diferencias con una


Orden de compra? En primer lugar, la solicitud de compra tambin es
conocida como requisito de compra, que es un documento generado
por un departamento de usuarios o por personal de una tienda
para notificar al departamento de compras qu elementos necesita
solicitar, las cantidades de los mismos y los plazos. Asimismo, puede
incluir la autorizacin para proceder con la compra. Un documento
generado por un comprador que autoriza la transaccin de una
compra. Cuando el vendedor la acepta, se convierte en un contrato
vinculante para ambas partes.

Una orden de compra establece las descripciones, las cantidades, los


precios, los descuentos, los trminos de pago, la fecha de ejecucin o
envo, y otros trminos y condiciones relacionadas; a su vez, identifica
un vendedor especfico. Tambin se la llama orden.

Qu es una Cotizacin? Es el clculo de cul ser el costo o


precio probable.

Qu es un Precio razonable? Es un precio que ofrece el mejor valor


total que abarca la disponibilidad, el plazo de entrega, la capacidad
para lograr el objetivo, los trminos de pago, la calidad, la cantidad,
y el servicio. Un precio razonable no necesariamente es el precio ms
bajo.

SEMANA 1
CONCEPTOS Y TERMINOLOGAS INHERENTES A LA COMPRA

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1. Conceptos y Terminologas de compra

Cul es la diferencia entre una Solicitud de Licitacin, una Solicitud de Informacin, una Solicitud de Propuesta y
una Solicitud de Cotizacin (RFB, RFI, RFP y RFQ, por sus respectivas siglas en ingls)?

Solicitud de licitaciones = RFB - invitacin para que posibles proveedores presenten una licitacin.

Solicitud de informacin = RFI - solicitud de informacin durante la etapa de planificacin donde las expectativas de
lo que se necesita no son claras. Una RFI indica en forma clara que no se otorgar un contrato en forma inmediata.

Solicitud de propuestas = RFP - documentos utilizado en procedimientos de adquisicin mediante licitaciones en


pliego cerrado a travs de los cuales un comprador asesora a los posibles proveedores sobre:
1) La declaracin y el alcance del trabajo,
2) Las especificaciones,
3) La planificacin y el cronograma,
4) El tipo de contrato,
5) Los requisitos de datos,
6) Los trminos y condiciones,
7) La descripcin de los bienes y/o servicios que desean adquirirse,
8) Los criterios generales utilizados en el procedimiento de evaluacin,
9) Los requisitos especiales del contrato,
10) Los objetivos tcnicos,
11) Las instrucciones para la preparacin de propuestas tcnicas, de gestin, y/o costos. Las RFP son anunciadas
en forma pblica y los proveedores responden con una propuesta detallada, y no solo con la cotizacin de un
precio. Ofrecen negociaciones antes de que las propuestas cerradas se abran, y el otorgamiento del contrato no
necesariamente ser para el licitador con la cotizacin ms baja.

Solicitud de cotizaciones = RFQ - documento utilizado en la solicitud de precios y la cotizacin de entregas que
cumplen con las especificaciones mnimas de calidad para una cantidad especfica de bienes y/o servicios en
particular. Generalmente, las RFQ no se anuncian en forma pblica, y se utilizan habitualmente para:
1) Artculos estndar y disponibles para la venta,
2) Artculos diseados segn especificaciones conocidas,
3) Artculos requeridos en cantidades pequeas, o
4) Artculos cuyo precio de compra no entra en el umbral de precio de la licitacin en pliego cerrado.
Los proveedores responden a una RFQ con cotizaciones de la compaa, y generalmente la cotizacin con el precio
ms bajo es la que obtiene el contrato.

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1. Conceptos y Terminologas de compra

Qu son los Trminos de envo? Son las disposiciones en un contrato


de venta que rigen los costos, el seguro, el modo, los requisitos y la
transferencia de responsabilidad de los envos.

Qu es Seleccin de fuentes? Es el proceso formal empleado en la


adquisicin de bienes y servicios; consiste en:
1) Una invitacin a licitar (ITB, por su sigla en ingls), propuestas,
cotizaciones, u ofertas,
2) Evaluacin de las respuestas recibidas,
3) Lista breve de las fuentes ms adecuadas,
4) Otorgamiento de contrato u orden.

Qu es Abastecimiento estratgico? Es un mtodo de gestin de


procesos de adquisicin de una organizacin donde los procedimientos,
mtodos y fuentes se vuelven a evaluar en forma constante a fin de
optimizar el valor para la organizacin. El abastecimiento estratgico,
que es considerado un aspecto clave de la gestin de la cadena
de suministro, involucra elementos como la examinacin de los
presupuestos de compra, el contexto del mercado de suministro, la
negociacin con los proveedores, y las evaluaciones peridicas de las
transacciones de suministro.

SEMANA 1
CONCEPTOS Y TERMINOLOGAS INHERENTES A LA COMPRA

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1. Conceptos y Terminologas de compra

Qu es Riesgo de suministro? Es la probabilidad de prdida que resulta de la falta de disponibilidad de la materia


prima necesaria.

Qu es un Sistema de suministro? Es el equipamiento, las instalaciones, los mtodos, y el personal empleados


para la provisin precisa y oportuna de artculos necesarios en un proceso, un programa o un proyecto.

Qu es una Clusula de terminacin? Es la disposicin de un contrato que permite su terminacin en circunstancias


especficas. Tambin se la llama disposicin de terminacin.

Qu es un Descuento comercial? Es un monto o una tasa mediante la cual el precio de catlogo, de lista o de venta
minorista de un artculo se reduce cuando se vende a un revendedor. El descuento comercial refleja el margen de
ganancia del revendedor y generalmente vara en forma directamente proporcional a la cantidad de artculos comprados.

Qu son los Trminos comerciales? Es el acuerdo entre el comprador y el vendedor respecto de los descuentos, el
perodo de pago, los gastos y plazos de entrega, las devoluciones, y el significado estndar de la terminologa utilizada
en las transacciones y en los documentos comerciales.

Qu es Precio integral? Es una variante de adhesin de costo al precio donde una compaa calcula los costos
fijos agregando el dinero pagado a los proveedores para aumentar el precio de un bien o servicio. El precio integral es
popular entre minoristas ya que facilita la contabilidad.

Ahora que usted est familiarizado con algunos de los trminos y conceptos bsicos que son fundamentales para
la compra, comenzaremos a analizar la funcin de compra y las relaciones con los proveedores. Como siempre, es
importante crear un contexto para lo aprendido de modo que no memoricemos trminos solo para memorizarlos, sino
para comprenderlos por completo en un contexto aplicado y prctico.
Tal como lo descubriremos en las prximas semanas, es necesario comprender estos y otros trminos relacionados
con las prcticas de compra, como la evaluacin y el desarrollo de proveedores, el ciclo de compra, y las estrategias de
adquisicin.

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CONCEPTOS Y TERMINOLOGAS INHERENTES A LA COMPRA

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Bibliografa

Adquisicin electrnica Gestin de la Calidad Total (TQM)


http://www.youtube.com/watch?v=cVtPU5qsYXM http://asq.org/learn-about-quality/total-
quality-management/overview/overview.html
Adquisicin estratgica - Oportunidades de
mejora Gestin de la Calidad Total
http://www.youtube.com/watch?v=danXsbr8WD4 http://www.youtube.com/watch?v=Pd_
uRGy5RKY
BusinessDictionary.com
http://www.businessdictionary.com/terms-by- Los pasos clave del proceso de compra
subject.php?subject=34) http://www.youtube.com/watch?v=Ph4tr_
RtoJM
Chopra, S., & Meindl, P. (2013). Supply Chain
Management: Strategy, Planning, and Operation Seis Mejores Prcticas en la Gestin de
(5th Ed.). Boston: Pearson. Costes
http://scm.ncsu.edu/scm-articles/article/six-
El proceso de adquisicin y el ciclo de compra best-practices-in-cost-management
http://www.youtube.com/watch?v=aPO3fwYnaXA
Planificacin de Requerimientos de
Materiales (MRP)
http://www.youtube.com/watch?v=E4OYh890IRE