C.P.C.C. Rafael J.

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DOCUMENTOS INTERNOS

Son documentos que cada empresa emite y utiliza segn sus necesidades, no
existiendo normatividad legal que obligue su utilizacin. Estos documentos deben
estar firmados y sellados en seal de aprobacin y autorizacin.

RECIBO DE INGRESO Y EGRESO DE CAJA

Son documentos simples que dejan constancia ya sea de un prstamo
otorgado o recibido, de un cobro, amortizacin, o cualquier otro concepto. Este
documento de uso interno; se redacta por duplicado; el original para el que otorga
y la copia para el que recibe.

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Casos prcticos

Con fecha 01/02/2012 Inversiones Pacfico SAC con RUC 20100017484 cancela
S/. 2,000.00 a cuenta de la F/. 001-5687 a Hotel Palma Real por separacin de su
auditorio para los das 26 y 27 de febrero.

Con fecha 01/02/2012 Hotel Palma Real, cancela la cantidad de S/. 150.00 al
seor Carlos Rodrguez Mndez por concepto de eliminacin de desmonte.

Solucin:

2,000.00

Inversiones Pacfico SAC

Dos mil y 00/100 nuevos soles

Pago a cuenta por separacin del auditorio

Para los das 26 y 27 de febrero del 2012

01 febrero 12

150.00

Ciento cincuenta y 00/100 nuevos soles

Eliminacin de desmonte

01 febrero 12

Carlos Rodrguez M

32961735

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VALE
Es un documento interno que emiten las empresas u organizaciones a su
personal, otorgndoles suma de dinero o productos para ser canjeados por el
departamento de tesorera o el departamento de almacn.

Modelo de vale

VAL E

CANT. DETALLE

ALMACENERO

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Caso prctico:

Con fecha 02/03/2012 el seor Manuel Quispe Araujo con DNI 32568574 chofer
de la empresa de transportes El Nazareno solicita autorizacin para retirar de
los almacenes 50 galones de petrleo; el cual ser utilizado para realizar el
transporte de 100 llantas a la ciudad de Huarmey.

VAL E

02 03 2012
Manuel Quispe Araujo

CANT. DETALLE
50 Galones de petrleo S/. 600.00

S/. 600.00

ALMACENERO

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NOTA DE PEDIDO O VENTA

Es el documento que utilizan las empresas, para que a travs de l, los

clientes soliciten los artculos deseados; indicando cantidad, detalle e importe. Se
extienden por duplicado o triplicado, segn las necesidades de la empresa, el
original queda para la empresa y la copia se entrega al cliente para que pueda
controlar su pedido.(5)

(5) http://www.monografias.com/trabajos14/do

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Caso prctico

Con fecha 05/03/2012 Ferretera y Distribuidora Diana SAC atiende el pedido No.
4587 del seor Javier Lozano Rojas con DNI 32858715 domiciliado en Urb. Los
pinos A-14

- 50 varillas de fierro de 3/8.

- 100 bolsas de cemento Pacasmayo.
- 40 kilos de alambre.
- 200 vueltas de alambrn.

4587
05 03 12
Javier Lozano Rojas
Urb. Los Pinos A-14 32858715

50 Varillas de fierro 3/8 S/. 1,250.00

100 Bolsas de cemento Pacasmayo S/. 2,500.00
40 Kilos de alambre S/. 160.00
200 Vueltas de alambrn S/. 800.00

S/. 4,710.00
05 marzo 12

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PROFORMA
Documento utilizado por las empresas, para dar a conocer sus productos
con los que cuenta su negocio indicando cantidad, calidad, precio unitario y
condiciones de venta y que a travs de l, los clientes soliciten los artculos
deseados; se extienden por duplicado o triplicado, segn las necesidades de la
empresa, el original se enva al cliente y la copia queda en poder de la empresa.

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Caso prctico:

El seor Juan Lpez Moran propietario y director de la Orquesta de Musical Baha

Tropical con motivo de renovar sus instrumentos musicales solicita una proforma
a la empresa Importaciones Tropical Music SAC consistente en:

- 3 guitarras elctricas.
- 01 batera electrnica Korg 600
- 02 consolas.

3425675
Juan Lpez Morn
Urb. El Acero Mza. 19 Lote 20

03 Guitarras elctricas Kramer Neptune S/. 4,500.00

01 Batera electrnica Marca Korg S/. 2,500.00
02 Consolas marca Behringer SL 3242 S/. 6,000.00

x 05 03 12
Martn Hidalgo Gonzales

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SOLICITUD DE COMPRA

Documento interno utilizado por el departamento de almacn para

comunicar y solicitar al encargado del departamento de logstica la necesidad de
efectuar la adquisicin de nuevas mercaderas o productos que l, o los dems
departamentos requieren, en virtud de las cuales se indica la cantidad modelo
color etc. Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios
a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aqul que
ofrezca, como es natural, las condiciones ms favorables.

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Caso prctico:

El seor Diego Prez Castillo encargado del departamento de ventas de la empresa

Agropecuaria El Chino EIRL. solicita al jefe de compras abastecernos con los
siguientes productos:

- 100 sacos de urea.

- 200 cajas de insecticidas.
- 150 paquetes de semilla de alfalfa.
- 250 Sacos de nitrato de amonio.

Solicitud No. 001263 Sr. Diego Prez

03/04/2012 Urea 100 Sacos

03/04/2012 Insecticidas 200 Cajas
03/04/2012 Semillas de alfalfa 150 Paquete
03/04/2012 Nitrato de Amonio 250 Sacos

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ORDEN DE COMPRA
Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar
mercaderas a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma
localidad y el proveedor no enva vendedores para ofrecer el producto.(6)
Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para
solicitar la mercadera que requiere. Debe ser concreto, claro y especfico en lo que
se solicita.(6)
Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de
cotizacin a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las
mercaderas requeridas las cotizaciones por los proveedores se proceder a emitir
la orden de compra a nombre del proveedor elegido.(6)
Se extiende el documento por duplicado el original se enva al proveedor y la
copia queda en la empresa que solicita la mercadera.(6)

Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisicin

autorizada por la empresa. Si est tiene un departamento de compras, la orden de
compra suele hacerse en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede
consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su
subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al
representante del proveedor.

Caso prctico:

Con fecha 01/02/2010 Inversiones Pacfico SAC con RUC 20100017484 emite la
orden de compra No. 1200 a la empresa Confecciones Per SAC con RUC
20123456789 para que se nos enve la siguiente mercadera:

- 150 pantalones talla 32 color azul noche marca piers.

- 100 camisas talla M color blanca marca John Holden

El original es enviado al proveedor, una copia al almacn y una segunda copia a

contabilidad. La operacin ser cancelada dentro de 30 das fecha.

(6) http://www.monografias.com/trabajos14/do

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Modelo de Orden de Compra

Inversiones Pacfico SAC

RUC: 20100017484 Numero: ................

ORDEN DE COMPRA

Seores: ............................................. Fecha......../........./...........

RUC:..................................................

Condiciones: ..............................

Srvanse atender el siguiente pedido :

tem Cdigo Descripcin Color Cantidad P. Unitario P. venta

LAS FACTURAS DEBERAN VENIR ACOMPAADAS DE ESTA

ORDEN DE COMPRA PARA SER CANCELADAS
IMPORTE

SON: ...........................................................................................

SUB TOTAL

IGV

JEFE DE COMPRAS TOTAL

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Modelo de Orden de Ingreso al Almacn

Inversiones Pacfico SAC Nmero: ......................

RUC: 20100017484

Fecha......../........./.........

ORDEN DE INGRESO AL
ALMACEN

tem Cdigo Descripcin Cantidad Unidad

OBSERVACIONES :
ORDEN DE COMPRA:
......................................

V.B ALMACENERO GUIA DE REMISION:

......................................

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Solucin caso prctico

Modelo de Orden de Compra

Inversiones Pacfico SAC

RUC: 20100017484 001-1200
Numero: ................

ORDEN DE COMPRA

Confecciones Per SAC

Seores: ............................................. 01 02 12
Fecha......../........./...........
20123456789
RUC:..................................................
Pago a 30 das
Condiciones: ..............................

Srvanse atender el siguiente pedido :

tem Cdigo Descripcin Color Cantidad P. Unitario P. venta

001 ATS 0100 Pantaln T-32 Azul 150 80.00 12,000.00

002 CTM 0520 Camisas T- M Blanca 200 60.00 6,000.00

LAS FACTURAS DEBERAN VENIR ACOMPAADAS DE ESTA

ORDEN DE COMPRA PARA SER CANCELADAS
IMPORTE S/. 18,000.00

Dieciocho mil y 00/100 nuevos soles

SON: ...........................................................................................

SUB TOTAL 15,254.23

IGV 2,745.76
JEFE DE COMPRAS TOTAL S/.18,000.00

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Solucin caso prctico

Modelo de Orden de Ingreso al Almacn

Inversiones Pacfico SAC 001

Nmero: ......................
RUC: 20100017484

04 02 12
Fecha......../........./.........

ORDEN DE INGRESO AL
ALMACEN

tem Cdigo Descripcin Cantidad Color

001 ATS 0100 Pantaln T-32 150 Azul

002 CTM 0520 Camisas T- M 200 Blanca

OBSERVACIONES :
ORDEN DE COMPRA:
......................................
001-1200

V.B ALMACENERO GUIA DE REMISION:

......................................

001-8240

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KARDEX DE ALMACN

Es un libro auxiliar donde se registran las entradas y salidas de existencias del

almacn, vale decir aplicable en control de mercaderas, de materias primas,
materias auxiliares, de suministros diversos, permitiendo determinar la fecha de
adquisicin, cdigo, precio unitario, modelo, talla, medida, caracterstica y
principalmente la cantidad de unidades valorizadas.(7)

El Kardex debe ser elaborado y clasificado por cada existencia para facilitar su
identificacin y su stock; mantener en inventario permanente; por qu no decir
que el objetivo principal es el control minucioso de las entradas y salidas de
existencias. Las empresas obligadas a llevar son las comerciales e industriales,
siempre y cuando posean mayor cantidad de existencias.(7)

Empresas comerciales

Mercaderas

Empresas industriales

Productos terminados.
Subproductos, desechos y desperdicios.
Productos en proceso.
Materias primas.
Materiales auxiliares, suministros y repuestos.
Envases y embalajes
Existencias por recibir.

Control fsico de los inventarios

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El objetivo de contar con un Control Fsico de Inventarios, es el de asegurar en

forma confiable que las existencias fsicas existentes en el almacn sean iguales a
las del Sistema de Kardex Fsico, lo cual permitir:

a. Una adecuada planeacin para la reposicin de stocks,

b. El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento.
c. La transparencia de los rubros de existencias y costo de ventas en los
estados financieros.

Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control fsico de las existencias,

normalmente, est a cargo del Almacn; la transparencia y veracidad de sus saldos
recae en el departamento de contabilidad, debido al impacto directo que tiene
sobre el balance general y los Resultados del ao. Obviamente la responsabilidad
final de ambos recaera en la Gerencia de Administracin y Finanzas.

(7) GIRALDO JARA, Demetrio Contabilidad Intermedia teora y practica, Editora Fecat, Edicin 1996

pag. 117

Control fsico de inventarios

El Control Fsico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario fsico, que

segn las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se
encuentran, debe realizarse como una accin integral y con una metodologa que
asegure su xito final.

Metodologa de un buen inventario fsico

Las metodologas pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodologa de
inventario fsico debe estar dividida en tres fases importantes claramente
definidas. A continuacin describimos grficamente un tipo de metodologa entre
las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su
almacenamiento, su codificacin y su control contable.

Valor agregado de un inventario fsico

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Un Inventario Fsico realizado con una buena metodologa tendr siempre un valor
agregado de:

Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas.

Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar
elegido por la Empresa.
Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del
inventario.
Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las
autoridades tributarias.
Contar con el Sistema de Kardex de Almacn totalmente actualizado,
respecto a:

Cdigo de ubicacin.

Cdigo de producto.

Saldos correctos.

Conciliacin con los libros contables

La informacin resultante del conteo fsico no es un elemento suficiente, pues,

debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kardex Fsico. A esta fase
se le denomina conciliacin y el objetivo final es la correcta determinacin de las
diferencias que producirn el ajuste contable, de acuerdo al mtodo de costeo
utilizado por la Empresa.

Actualizacin del control de inventarios

Si bien un inventario fsico total es el inicio de un control fsico de existencias, los

inventarios fsicos permanentes son en definitiva la clave para el buen
funcionamiento de un Sistema de Control de Inventarios. Por lo que, la Gerencia
de Contabilidad y principalmente la Gerencia de Logstica y Administracin, debe
siempre realizarlos con la periodicidad que considere conveniente.

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Ordenamiento previo del stock.

Codificacin del stock por ubicacin.
Verificacin fsica de la ubicacin del stock.
Emisin y colocacin de Tarjetas de Conteo Fsico.
Verificacin de colocacin de las Tarjetas de Inventario.
Corte Documentario.
Ordenamiento de stock de difcil conteo.

Incidencia tributaria

Este Control es tambin necesario al momento de preparar la informacin para el

fisco; ya que las diferencias halladas en los Inventarios tienen un tratamiento
tributario, tanto para el Impuesto General a las Ventas (IGV), como para el
Impuesto a la Renta. Vale decir, que un inventario fsico de existencias realizado
con una metodologa coherente y que tenga el sustento competente, evitar
sanciones por presuncin de ingresos omitidos.

A. Elaborar el Libro Kardex de Almacn (Producto Arroz Superior por

Sacos) de la Empresa Comercial Distribuidora del Norte SAC con
No. De RUC 20445307022 domiciliado en Av. Jos Pardo 646, si
presenta el siguiente movimiento econmico durante el mes de
enero.

03/01.Saldo inicial de apertura 50 sacos valor unitario S/. 80.00

05/01.Compra segn F/ 1-2560 a la empresa Tanny EIRL 50 sacos a un valor

unitario de S/85.00

07/01.Compra segn F/. 1-152 a Favisa SAC 40 sacos a un valor de S/90.00

10/01.Vende a los Sres. Industrias Marino SAC 60 sacos de arroz F/ 001 - 250 el
cliente cancelar a los 30 das.

12/01.Vende a 20 sacos de arroz a Comercial Per SAC F/ 001- 251 para ser
enviados a la ciudad de Moro

15/01.Industrias Marino SAC devuelve 10 sacos de arroz por encontrarse en mal

estado la empresa emite la nota de crdito No. 001-50 e ingresa los productos
a los almacenes de la empresa.

19/01.Segn Autorizacin interna No.1 el gerente general ordena se le done a la

Parroquia San Pedrito 15 sacos de arroz.

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23/01.Se compra 50 sacos de arroz a la empresa Comercial Universo Eirl. A un

precio total incluidos IGV de S/. 5,900.00 segn factura 001-1263

25/01.Se vende 30 sacos de arroz al comedor el popular F/001-252

28/01.El gerente general segn informe del almacenero decide retirar de los
almacenes 10 sacos de arroz por encontrarse en mal estado segn orden 02

31/01.Se decide comprar un lote de 100 sacos arroz superior a los agricultores del
Valle del Santa a un valor de S/. 84.00 para lo cual la empresa emite una
liquidacin de compra No. 001-2560 por qu los seores agricultores carecen
de RUC.

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KARDEX MES DE ..
ARTICULO: UNIDAD DE MEDIDA:

MARCA : STOCK MINIMO:

MODELO : STOCK MAXIMO

ENTRADAS SALIDAS SALDOS

FECHA Doc. DETALLE
Cant. C. U. C.T Cant. C. U. C.T Cant. C. U. C.T

TOTALES

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Desarrollo caso prctico:

ARTICULO : ARROZ UNIDAD DE MEDIDA : SACOS

MARCA : COSTEO STOCK MINIMO : 50

MODELO : SUPERIOR STOCK MAXIMO : 100

ENTRADA SALIDA SALDOS

Fecha Doc. Detalle CANT. C.U. C.T. CANT. C.U. C.T. CANT. C.U. C.T.

03-
ene Saldo inicial 50 80 4000

05-
ene 1-2560 Tanny EIRL 50 85 4250 100 82.5 8250

07-
ene 1-152 Favisa SAC 40 90 3600 140 84.64 11850

10-
ene 1-250 Ind. Marino SAC 60 84.64 5078.4 80 84.65 6771.6

12-
ene 1-251 Com. Per SAC 20 84.65 1693 60 84.64 5078.6

15-
ene 1-50 Ind. Marino SAC 10 84.64 846.4 70 84.64 5925

19-
ene 001 Parrq. San Pedro 15 84.64 1269.6 55 84.64 4655.4

23-
ene 1-1263 C. Universo EIRL 50 100 5000 105 91.96 9655.4

25-
ene 1-252 C. El Popular 30 91.96 2758.8 75 91.95 6896.6
28-
ene 002 Retiro d M ercad. 10 91.95 919.5 65 91.96 5977.1
29-
ene 1-2560 Agricult. Santa 100 84 8400 165 87.13 14377.1

TOTALES 250 22096 135 11719

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