Documento informativo sobre el procedimiento de:

Migracin a Versin 2
Educamos
16/12/2015
 Procedimiento Migracin a Versin 2

Indicaciones a seguir en el
proceso de migracin

Ha llegado el momento de dar el paso a la nueva versin de Educamos y disfrutar de

todas las mejoras y nuevas funcionalidades que conlleva.
Para ello, en este documento aportamos una serie de indicaciones importantes a tener
en cuenta:

1. NUEVA DIRECCIN URL PARA

VUESTRO CENTRO

https://sfjcabrini-mscj-madrid.educamos.com

2. USUARIOS Y CONTRASEAS
Se migrarn los usuarios y contraseas que se estn utilizando actualmente en v1
para que los usuarios puedan usarla para entrar fcilmente en v2. Por tanto no hace
falta regenerar claves.

3. DOCUMENTOS ENTREGABLES
Junto con este documento explicativo del proceso de migracin a la nueva versin de
Educamos, os hacemos llegar tambin los siguientes documentos:
- Gua validacin versin 2 Educamos (en pruebas).xlsx: Documento para
apoyar al centro a hacer la validacin de que todo est correcto en la nueva
versin.

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- Gua rpida v2.pdf Explicacin de novedades generales de la nueva versin

de Educamos para perfiles supervisores.
- Guas rpidas de novedades para perfiles especficos:
o Gua rpida v2 PROFESOR.pdf
o Gua rpida v2 FAMILIAS.pdf
Con estos documentos garantizamos que todas las personas de la comunidad
educativa podrn seguir funcionando con normalidad para hacer las mismas cosas
que venan haciendo hasta ahora con la versin 1 pero con las mejoras y novedades
que trae la versin 2.
Recomendacin: lo primero que debemos conseguir es que el colegio se acostumbre a
la nueva versin con lo mismo que vena utilizando hasta ahora y, a continuacin, se
comenzarn a usar funcionalidades nuevas que no existan en la versin 1.
Educamos organizar sesiones de formacin colectivas para todos los centros para
que podis conocer estas nuevas funcionalidades y comenzar a utilizarlas a partir de
la formacin. Os iremos informando sobre ello.

4. PLAZOS
A partir de este momento, contis con un perodo de pruebas para que podis
comprobar que toda la migracin se ha hecho correctamente y adaptaros sin
problemas al nuevo entorno de trabajo utilizando la documentacin explicativa y
formativa que se os entrega junto a este documento. Durante este perodo de pruebas
el colegio seguir operando con la antigua versin 1 con total normalidad.
En ese sentido os propondremos una fecha, consensuada previamente con vosotros,
para poder pasar a trabajar de forma definitiva con la versin 2 de Educamos en
real.
Ese da/hora acordados haremos una nueva migracin con toda la informacin que
hayis registrado en la versin 1 hasta ese momento.
Por tanto, podris hacer todas las pruebas que consideris oportunas durante este
periodo sin miedo a estropear nada de la base de datos, puesto que, una vez acabado
el periodo de pruebas se volver a migrar todo para que ya podis utilizar la
plataforma en su versin 2 de forma real.
Eso s, deberis tener en cuenta que en la versin de pruebas, en principio todo
funciona correctamente, por lo que cualquier proceso que se ejecute funcionar con
normalidad y tendr sus repercusiones de envos de correos electrnicos, avisos a
familias a sus direcciones personales de email Aconsejamos hacer las pruebas de
forma controlada.
MUY IMPORTANTE: para evitaros posibles problemas con las familias aqullos
que tenis contratado el mdulo de comunicaciones avanzadas, os daremos
desactivados por defecto en la plataforma de pruebas los checks de envo de
mensajes y notificaciones automticas por correo electrnico a familias. De esta

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 Procedimiento Migracin a Versin 2

forma, podris hacer las pruebas pertinentes sin que las familias se vean
afectadas en absoluto.

A partir de que el colegio haya pasado a trabajar en real con la versin 2, y para
vuestra tranquilidad, os dejaremos un acceso nico con perfil supervisor a la antigua
plataforma (versin 1) por si tuvierais que consultar algn dato o cualquier otra
cuestin que os pudiera surgir.

5. FORMACIN/APRENDIZAJE DE LA
NUEVA VERSIN
Con la entrega de la URL de la nueva versin se os hace llegar unos documentos-gua
por perfiles de usuario explicando las novedades y principales cambios.
Tambin entregaremos documentacin para que el centro pueda personalizar y enviar
a las familias informando de las novedades y poniendo en valor los nuevos servicios
que podrn tener con el colegio.
Una vez que los usuarios hayan estudiado estos documentos y hayan practicado con
la plataforma, entendemos que, en general, ser suficiente para poder seguir
operando con normalidad. Os daris cuenta que la mayora de procedimientos se
ejecutan de forma idntica a la versin 1.

6. CUESTIONES QUE NO SE
MIGRARN A LA NUEVA VERSIN
DE EDUCAMOS
Hay una serie de aspectos que, a consecuencia de que en la nueva versin se van a
utilizar unas herramientas distintas a la anterior, no se van a poder migrar desde la
versin 1 a la 2, hemos intentado que sean las mnimas y que tengan la menor
repercusin posible. Sern las siguientes:
- Plantillas de Boletines de Notas: la nueva versin incorpora una nueva
herramienta de diseo de informes y boletines con ms posibilidades. Por lo
tanto, las plantillas de boletines se debern volver a hacer con el nuevo
generador de informes y boletines personalizados de la versin 2.

- Mensajera y listas de distribucin: el sistema anterior de mensajera

interno desaparece y ser sustituido por la nueva suite de comunicacin y

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 Procedimiento Migracin a Versin 2

colaboracin (O365) por lo tanto, no se migrarn los mensajes que tuvieran

archivados los usuarios en su buzn de mensajera. Tienen este tiempo de
pruebas para poder recuperar lo que les parezca oportuno y copiar el texto
del mensaje en sus discos duros correspondientes.

- Intranet: todo lo que hubiera en la antigua Intranet de Educamos no ser

migrado a la nueva puesto que son dos herramientas totalmente distintas.

- Permisos en perfiles: la poltica de privilegios y permisos en los perfiles de

usuario ser bastante ms amplia y completa en la nueva versin, por lo
tanto, deberis volver a revisar y crear todos los permisos/privilegios de los
perfiles que tengis. Los perfiles s se migrarn pero los permisos irn con
la configuracin bsica del rol base. Los usuarios tambin estarn
asociados a los perfiles antiguos.

IMPORTANTE: para que cuando hagamos el paso a la versin

definitiva todo el mundo al acceder tenga ya sus privilegios
asociados, hemos montado un proceso en le cual, el colegio
deber configurar los permisos de los perfiles en la Versin 2 de
pruebas y desde Educamos, esto se migrar directamente a la
Versin 2 definitiva para que todo est perfecto cuando se abra a
profesores, familias, etc en modo real.

- Campos de direccin de los usuarios: para los campos de direccin de

los usuarios, en la nueva versin, tenemos la posibilidad de separar en
distintos campos la direccin (tipo de va, nmero,) para responder mejor
a la documentacin oficial de muchas de las Comunidades Autnomas. Os
recomendamos que hagis una actualizacin de los campos afectados para
que las direcciones de los usuarios queden correctas en la versin 2.
Para hacer ms fcil esta tarea, podris hacerlo fcilmente desde la nueva
funcionalidad de Edicin Rpida de la versin 2 (desde Datos/Usuarios),
donde se puede actualizar la informacin de las direcciones a la nueva
estructura. Se trata de traspasar el contenido del campo Calle (donde se
ha migrado la direccin completa de v1) a los campos correspondientes.

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- Prematriculaciones: para que se carguen correctamente las

prematriculaciones, es imprescindible haber creado antes de la migracin
definitiva el calendario del ao siguiente.
Todos estos cambios definitivos se debern hacer con la versin 2 en real,
pues lo que hagis durante el periodo de pruebas se tirar y no servir para
nada. Excepto los permisos de los perfiles que habr que hacerlo en la versin 2
de pruebas y nosotros nos encargaremos de migrarlos a la real como se
indicaba en el apartado correspondiente.

7. SOPORTE
Se mantiene el procedimiento y los canales habituales (plataforma de casos, telfono,
mail) para apoyaros en cualquier incidencia o duda que tengis con respecto a la
nueva plataforma.

8. INFORMACIN SOBRE
FUNCIONALIDADES CONCRETAS
8.1 Plantillas de Boletines de calificaciones
Las nuevas plantillas de boletines se pueden confeccionar durante el periodo de
pruebas, pues luego se podrn reutilizar sin problemas al entorno definitivo de versin
2.

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 Procedimiento Migracin a Versin 2

Para ello, recibiris un manual especial sobre este tema y un apoyo concreto de
personal de soporte desde nuestra central.

8.2 Nuevo entorno de comunicacin y

colaboracin
En el periodo de pruebas no estar accesible el entorno de comunicacin y
colaboracin (Office 365).
Una vez se haya pasado el perodo de pruebas y se vaya a utilizar la versin 2
definitiva en el colegio, es cuando encontraris esta funcionalidad y podris empezar a
usar el nuevo entorno de comunicacin y colaboracin integrado con Educamos.
El centro podr incorporar su dominio al nuevo sistema de mensajera/correo
electrnico. Para ello recibiris un manual explicativo de todo el procedimiento cuando
se haga el paso definitivo a la versin 2.

8.3 Configuracin de Ciclos Formativos

En la versin 2, se incorpora una funcionalidad especfica para configurar los Ciclos
Formativos de forma independiente al resto de etapas.
Para garantizar que la migracin de datos relativos a la configuracin de Formacin
Profesional (Ciclos formativos y PCPI) se realiza correctamente, el centro debe
revisar que su configuracin cumple estrictamente las siguientes premisas.
Sobre todo se trata de garantizar que la configuracin no vara entre los distintos
calendarios escolares:

1. CONFIGURACIN GENERAL: La definicin del ciclo formativo, en la pantalla de

niveles educativos, debe ser la misma en todos los calendarios escolares:
a. El cdigo de ciclo debe ser el mismo
b. Las horas anuales del ciclo deben ser las mismas

2. CUALIFICACIONES PROFESIONALES: La definicin de las cualificaciones

profesionales, debe ser idntica para todos los calendarios escolares:
a. El nombre debe ser exactamente el mismo
b. El reducido debe ser exactamente el mismo

3. MDULOS: Los mdulos deben estar configurados de la misma manera en todos los
calendarios escolares:

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a. Deben ser del mismo tipo: materia o submateria

b. Deben pertenecer al mismo nivel educativo: primero o segundo del ciclo
c. El nombre debe ser exactamente el mismo
d. El reducido debe ser exactamente el mismo
e. El cdigo oficial debe ser exactamente el mismo
f. El cdigo de mdulo debe ser exactamente el mismo

4. UNIDADES DE COMPETENCIA DE LOS MDULOS: Su configuracin debe ser

idntica en todos los calendarios escolares:
a. Deben tener el mismo tipo de unidad de competencia
b. Deben tener asociadas las mismas cualificaciones profesionales (si es que
tienen asociada alguna)
c. El mdulo al que estn asociadas debe ser el mismo.
d. El nombre debe ser exactamente el mismo
e. El reducido debe ser exactamente el mismo

8.4 Comedor
Con la nueva versin de Educamos la gestin del comedor se realizar desde una
APP de movilidad que funcionar en todos los sistemas operativos (Windows 8.1, IOs
7 y superior y Android 4 y superior). Esta APP (Aplicacin Educamos Comedor) se
podr descargar gratuitamente desde las distintas plataformas de distribucin de
aplicaciones siempre desde dispositivos formato Tablet. Y Tambin para ordenadores
con Windows 8.1. No estar disponible para mviles o smartphones.
Por lo tanto, el antiguo sistema que se utilizaba con lectura a travs de PDA
desaparecer y estos dispositivos no servirn con la nueva versin de Educamos. La
gestin a travs de la APP del Tablet es mucho ms completa y prctica.

8.5 Entorno Virtual de Aprendizaje

En caso de tener contratado el EVA, os informamos de que no estar disponible en el
entorno de v2 de pruebas que os estamos entregando.
Estar ligado a la versin 2 una vez se haga la migracin y paso definitivo a la misma.
De momento, podis seguir entrando desde la Versin 1.

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8.6 Mis Libros

Durante el periodo de pruebas no estar disponible el apartado mis libros donde
profesores y alumnos visualizan los libros digitales que estn utilizando. Ser migrado
cuando empecis a utilizar el entorno definitivo.

8.7 Google Apps

En el momento inicial de pruebas, tampoco ser posible acceder al servicio de
contrasea nico de Google Apps, a la espera del paso al entorno definitivo.

8.8 Repositorio de contenidos

Esta funcionalidad desaparece con V2. Les recomendamos que antes de la migracin
definitiva hagan una copia de seguridad en sus equipos de los contenidos que les
interesen alojados en este repositorio.

8.9 Cuadros de mando

Los cuadros de mando estarn activos cuando migremos el colegio a la versin 2
definitiva, por lo tanto, durante la fase de pruebas no lo podris utilizar.

Hasta aqu las principales indicaciones a tener en cuenta en el proceso de migracin a

la versin 2 de Educamos.

Como siempre, desde el equipo de asesora y soporte estamos a vuestra disposicin

para acompaaros en todo lo que necesitis para que este cambio sea exitoso y
realmente ayude a seguir evolucionando en bsqueda de la excelencia educativa que
perseguimos.