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A DESCOMPLICADA CONTRATAO DE TI

NA ADMINISTRAO PBLICA

Antnio Daud Jr e Wesley VAz

1. Introduo

1.1 Contratao e governaa de TI

1.2 Legislao aplicvel s contrataes de TI

2. Planejamento da contratao

2.1 Necessidade do planejamento da contratao

2.2 Planejamento da contratao Introduo

2.3 Planejamento da contrataao envio do DOD e instituio da equipe de planejamento

2.4 Planejamento da contratao estudo tcnico preliminar

2.5 Planejamento da contratao Anlise de riscos

2.6 Planejamento da contratao Projeto Bsico (PB) ou Termo de Referncia (TR)

2.7 Temas especficos do planejamento

3. Seleo do fornecedores

3.1 A seleo do fornecedor Introduo

3.2 Sistema de Registro de Preos

3.3 Direito de preferncia em licitaes de TI

4. Gesto contratual

4.1 Introduo

4.2 O papel do fiscalizador do contrato

4.2 O papel do preposto da contratada

4.3 Gesto do Contrato Iniciao

4.4 Gesto do Contrato Encaminhamento de Demadas

4.5 Gesto do Contrato Monitoramento da Execuo Parte 1

4.6 Gesto do Contrato Monitoramento da Execuo Partte 2

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4.7 Gesto do Contrato Transio e Encerramento

5. Consideraes Finais

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2.3 Planejamento da contratao Envio do DOD e instituio da Equipe de Planejamento

A figura abaixo ilustra a primeira etapa do planejmaneto da contratao, segundo descritono


art. 11 da IN 4/2014. O Guia IN 4/2014 chama essa etapa de Instituio da Equipe de Planejamento
da Contratao (no h mais a etapa de iniciao do planejamento, prevista na IN 4/2010), que
deflagrada pelo envio do Documento de Oficializao da Demanda (DOD) rea de TI.

Figura 1: PCTI - Instituio da Equipe de Planejamento da Contratao

Da leitura do caput do art. 11 da IN 4/2014, depreende-se que a rea requisitante da soluo


de TI, baseada no PDTI e no plano estratgico da instituio, elabora o DOD e envia-o para a rea
de TI. Esse o primeiro artefato importante produzido do processo de contratao de TI, produzido
pela rea requisitante da soluo e verificado pela rea de TI. Observem:

Art. 11 A fase de Planejamento da Contratao ter incio com o recebimento pela rea de

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Tecnologia da Informao do Documento de Oficializao da Demanda (DOD), a cargo da rea


requisitante da Soluo, para instiuio da Equipe de Planejamento da Contratao, que conter no
mnimo:

E do que composto um DOD?

O seu contedo mnimo est previsto no art. 11, incisos I a IV, transcritos a seguir:

Art. 11, I necessidade da contratao, considerando os objetivos estratgicos e as


necessidades corporativas da instituio, bem como o seu alinhamento ao PDTI;

II Explicitao da motivao e demonstrativo de resultados a serem alcanados com a


contratao da Soluo de Tecnologia da Informao;

III indicao da fonte dos recursos para a contratao; e

IV indicao do Integrante Requisitante para a composio da Equipe de Planejamento


da Contratao.

O importante aqui constatar que a contratao de TI motivada mediante um


problema existente e oficializado por um demandante. A partir daqui, nota-se que h uma
formatizao da demanda pela contratao de TI, envolvendo no somente o profissional de TI, mas
quem far uso da soluo de TI adquirida para resolver um problema de negcio.

Importante notar que aqui, novamente, h meno ao PDTI e aos planos estratgicos e
corporativos da instituio, bem como necessidade de tornar explcita a motivao e os resultados
que se pretendem atingir com a contratao (incisos I e II).

No se espera que a declarao de necessidade da contratao seja algo do tipo: a


motivao para a contratao da soluo 'x' melhorar a rea de atendimento ao pblico do
Ministrio 'y'. necessrio estabelecer os indicadores-objetivos que se esperam atingir com a
aquela contratao, vinculados ao que estabelece o PDTI. Declarao vlida para esse caso seria,
por exemplo: a motivao para a contratao da soluo 'x' diminuir, no prazo de um ano, pela
metade o tempo mdio de atendimento aos cidados no Ministrio 'x'.

Isso porque a motivao explcita e o demonstrativo dos resultados desejados so

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obrigatrios para as contrataes de bens e servios de TI por quem regido pal IN 4/2014.

O disposto no inciso III torna obrigatrio que conste do DOD a indicao da fonte dos
recursos para a contratao. Note, ento , que, para iniciar o processso de contratao
propriamente dito, necessrio descrever objetivamente as necessidades, prever os resultados
alcanados e demonstrar a existncia de recursos para a contratao.

Por fim, o quarto elemento do DOD (ar. 11, IV) consiste na indicao de um servidor da rea
requisitante da soluo de TI (aquela que elaborou o DOD) para compor a equipe de planejamento
da contratao. Esse ator denominado integrante requisitante da equipe de planejamento da
contratao.

Uma vez finalizado, o DOD enviado para rea de TI que verificar o seu contedo
mnimo, avaliar o alinhamento da contratao ao PDTI (checagem no prevista na IN 4/2010) e
indicar o integrante tcnico para composio da equipe de planejamento da contratao (art. 11, 1
da IN 4/2014). Ou seja, indicar um servidor da rea de TI para fazer parte da equipe de
planejamento da contratao (integrante tcnico).

Depois da anlise e de eventuais interaes entre rea de TI e rea requisitante da soluo,


rea de TI enviar o DOD para a autoridade competente da rea administrativa (art. 11, 2, da IN
4/2014).

Ateno que, embora haja uma anlise do DOD feita pela rea de TI, quem decide pela
contratao n a rea de TI. Em um passado muito recente, era a TI quem decidia comprar ou
no solues di TI para seus clientes interenos. Isso causava, como se pode imaginar, uma sria de
transtornos e conflitos internos dentro das organizaes. No se esqueam de que a TI s existe para
atender ao que o negcio estabelece e, em virtude disso, no cabe rea de TI decidir
definitivamente sobre as contrataes de bens e servios de TI.

Portanto, a verificao realizada pela rea de TI no tem como escopo a verificao do


mrito da contratao, somente do contedo e da forma como o Documento de Oficializao da
Demanda foi redigido pela rea Requisitante da Soluo e seu alinhamento ao PDTI.

Caso a demanda no estaja alinhada ao PDTI, a rea de TI devolve o DOD rea


requisitante da soluo e esta unidade, caso deseje, poder solicitar uma autalizao do PDTI ao

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Comit de TI, para que o PDTI passe a permitir a contratao da demanda constante do DOD.

Agora observem o contedo do pargrafo segundo d art. 11, que contm as


responsabilidades da autoridade competente da rea administrativa:

2 O DOD ser encaminhado autoridade competente da rea Administrativa, que dever:


I decidir motivadamente sobre o prosseguimento da contratao;
II indicar o Integrante Administrativo para composio da Equipe de Planejamento da
Contratao, quando da continuidade da contratao; e
III instituir a Equipe de Planejamento da Contratao, conforme exposto no art. 2, inciso IV.

Portanto, quem decide pela contratao a autoridade competente da rea


administrativa, normalmente um diretor de administrao de determinado rgo ou de determinada
entidade. Ateno porque a contratao dever ser sempre motivada e baseada ns termos do DOD.

Uma vez decidido pelo prosseguimento da contratao, composta ento a equipe de


planejamento da contratao, composta por um integrante administrativo (indicado pela
autoridade competente da rea), um integrante requisitante (constante dos termos do DOD) e um
integrante tcnico, indicado pela rea de TI (art. 2, IV, IN 4/2014). A autoridade competente da
rea administrativa deve instituir a equipe de planejamento da contratao em documento prprio, o
qual consiste no segundo artefato do planejamento da contratao.

Em relao equipe de planejamento da contratao, observa-se que a IN 4/2014 inovou ao


prever que, quando determinado pelas reas competentes, a equipe de planejamento da contratao
dever realizar todas as atividades deo planejamento da contratao ou, at mesmo, da fase de
seleo do fornecedor.

Logicamente que tudo isto dever observar a denifinio das atribuies do regimento
interno de cada organizao pblica, de modo que os atores dessa equipe no surupem as
prerrogativas de outras unidades ou de outros atores, como os pregoeiros da instituio.

Alm disso, a IN 4/2014 deixou clara a obrigatoriedade de a equipe de planejamento manter


registro histrico de fatos relevantes do planejamento (reunio com fornecedores, audincias
pblicas etc) e de documentos gerados e/ou recebidos durante o planejamento. Portanto, as verses

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dos artefatos do planejamento da contratao elaborada ao longo do processo, bem como as


interaes com as autoridades da organizao, devero ser objeto de registro por parte dos membros
da equipe de planejamento. Vejam:

IN 4/2014, art. 10. A Equipe de Planejamento da Contratao dever acompanhar, apoiar e/ou
realizar, quando determinado pelas reas responsveis, todas as atividades das fases de
Planejamento da Contratao e Seleo de Fornecedor.
Pargrafo nico. A Equipe de Planejamento da Contratao dever manter registro histrico de:
I fatos relevantes ocorridos, a exemplo de comunicao e/ou reunio com fornecedores,
comunicae e/ou reunio com grupos de trabalho, consulta e audincia pblicas, deciso de
autoridades competente, ou quaisquer outros fatos que motivem a reviso dos artefatos do
Planejamento da Contratao; e
II documentos gerados e/ou recebidos, a exemplo dos artefatos previstos nesta norma,
pesquisas de preos de mercado, e-mails, atas de reunio, dentre outros.
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