MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya

el quehacer cotidiano de las diferentes reas de una empresa.

En los manuales de procedimientos son consignados, metdicamente

tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a
cabo las funciones generales de la empresa. Adems, con los manuales
puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades
anteriormente programadas en orden lgico y en un
tiempo definido. ,.
Los procedimientos, en cambio, son una sucesin cronolgica y secuencial
de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de
efectuar un trabajo dentro de un mbito predeterminado de aplicacin.

Todo procedimiento implica, adems de las actividades y las tareas del

personal, la determinacin del tiempo de realizacin, el uso de recursos
materiales, tecnolgicos y financieros, la aplicacin de mtodos de trabajo
y de control para lograr un eficiente y
eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:

a. Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.

b. Auxilian en la induccin al puesto.
c. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
d. Facilitan la interaccin de las distintas reas de la empresa.
e. Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.
f. Permiten que el personal operativo conozca los diversos
pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de
rutina.
g. Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs
de un flujo eficiente de la informacin.
h. Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al
personal.
i. Proporcionan una visin integral de la empresa al personal.
j. Se establecen como referencia documental para precisar las
fallas, omisiones y desempeos de los empleados
involucrados en un determinado procedimiento.
k. Son guas del trabajo a ejecutar.
Un sistema est basado en varios procedimientos interdependientes.

Elaboracin

Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes

pasos:

1. Definir el contenido:
Introduccin.
Objetivos.
reas de aplicacin.
Responsables.
Polticas.
Descripcin de las operaciones.
Formatos.
Diagramas de flujo.
Terminologa.

2. Recopilacin de informacin.
3. Estudio preliminar de las reas.
4. Elaboracin de inventario de procedimientos.
5. Integracin de la informacin.
6. Anlisis de la informacin.
7. Graficar los procedimientos.
8. Revisin de objetivos, mbito de accin, polticas y reas responsables.
9. Implantacin y recomendaciones para la simplificacin de los
procedimientos.

Las fuentes de informacin ms comunes son:

Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.

Los mtodos para compilar la informacin son:

Encuestas.
Investigacin documental.
Observacin directa.
Recomendaciones generales de presentacin

La presentacin es muy importante, para lo cual hay que

considerar:
a. Logotipo.
b. Nombre de la empresa.
c. Lugar y fecha de elaboracin.
d. Responsables de la revisin y autorizacin.
e. ndice con la relacin de captulos que forman el manual.
f. Cartula, portada, ndice general, introduccin, parte
sustancial del manual, diagramas y anexos.
g. Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisin y
actualizacin en tamao carta u oficio.
h. Utilizar el mtodo de reproduccin en una sola cara de las
hojas.
i. Utilizar separadores de divisiones para los captulos y
secciones del manual.

Revisin, aprobacin, distribucin e implantacin

Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que
la informacin est completa, que sea veraz y no tenga
contradicciones.

El responsable de cada rea de la empresa debe aprobar el contenido para

su impresin, difusin y distribucin con los ejecutivos y empleados que
deben tenerlo. Para implantar el manual se requiere capacitar al personal
encargado de realizar las actividades.

Actualizacin

Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados.

mediante revisiones peridicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de
la operacin.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
1. Introduccin
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de
actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos o ms de ellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participacin.
Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las
labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en
los empleados y en sus jefes de que el trabajo se esta realizando o no
adecuadamente.
2. Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de
tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal
ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de
tiempos, delegacin de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteracin arbitraria.
Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo
deben hacerlo.
Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades

Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y mtodos.
3. Conformacin Del Manual
A) IDENTIFICACIN
Este documento debe incorporar la siguiente informacin:
Logotipo de la organizacin.
Nombre oficial de la organizacin.
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular
debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboracin.
Nmero de revisin (en su caso).
 Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en
segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la
forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero
debe colocarse un guin o diagonal.
B) NDICE O CONTENIDO
Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del
documento.
C) PRLOGO Y/O INTRODUCCIN
Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e

importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima

autoridad de las reas comprendidas en el manual.
D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores;
facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del
control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si
el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la
eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.
E) REAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
Esfera de accin que cubren los procedimientos.
Dentro de la administracin pblica federal los procedimientos han sido
clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a sus alcances, en:
procedimientos macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o
sectoriales.
F) RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en
cualquiera de sus fases
G) POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN
En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que
se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de
las distintas instancias que participaban en los procedimientos.
Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las
situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los
procedimientos. A continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben
considerarse en su planteamiento:
Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el
marco general de actuacin del personal, a efecto de que est no incurra en
fallas.
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean
comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo.
Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a
los niveles jerrquicos superiores