Sunteți pe pagina 1din 20

Scoala cu cl.

I-VIII PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1


Crucea privind gestionarea riscurilor pentru Nr.de ex.: 3
_______________ activitatea de secretariat Revizia: -
Departament: Nr.de ex. : -
Managementul
Calitatii Pagina din
(SECRETARIAT) Cod: P.O. 14
Exemplar nr.: 1

ANEXA 2

__________________
AVIZAT DIRECTOR,

TABEL
cuprizand obiectivele specifice si riscurile inerente asociate la nivelul Compartimentului financiar contabil
Nr.
Denumirea obiectivelor specifice Denumirea activitatii/activitatilor corespunzatoare obiectivelor specifice
crt.
0 1 2
1. ORGANIZAREA 1.Registrul de intrare-ieire a documentelor(corespondenei)
REGISTRELOR SI
DOSARELOR CURENTE
2. Registrul de evidena a actelor de studii
Scoala cu cl.I-VIII PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1
Crucea privind gestionarea riscurilor pentru Nr.de ex.: 3
_______________ activitatea de secretariat Revizia: -
Departament: Nr.de ex. : -
Managementul
Calitatii Pagina din
(SECRETARIAT) Cod: P.O. 14
Exemplar nr.: 1
Denumirea activitatii/activitatilor
Nr. Denumirea obiectivelor specifice corespunzatoare obiectivelor specifice
crt.
0 1 2
3.Registrul de evidena a deciziilor

4.Registrul de evidena a contractelor de munc

5.Registrul de evidena a carnetelor de munc;

6.Registrul de evidenta a delegaiilor pentru deplasari;

7.Registrul de evidena a sigiliilor i tampilelor;

8.Registrul de eviden a elevilor i precolarilor

9.Registrul de evidena a salariailor(forma scris i electronic);

10.Registrul inventar arhiv;

11.Dosare curente-organizate i numerotate , pe activittii, conform Nomenclatorului arhivistic.


Scoala cu cl.I-VIII PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1
Crucea privind gestionarea riscurilor pentru Nr.de ex.: 3
_______________ activitatea de secretariat Revizia: -
Departament: Nr.de ex. : -
Managementul
Calitatii Pagina din
(SECRETARIAT) Cod: P.O. 14
Exemplar nr.: 1
Scoala cu cl.I-VIII PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1
Crucea privind gestionarea riscurilor pentru Nr.de ex.: 3
_______________ activitatea de secretariat Revizia: -
Departament: Nr.de ex. : -
Managementul
Calitatii Pagina din
(SECRETARIAT) Cod: P.O. 14
Exemplar nr.: 1
1.Activitatea de completare la zi a registrelor
2. CONDUCEREA ACTIVITATII mentionate la poziia 1-(Registrele 1-10);
2.Activitatea de clasificare a corespondenei i organizarea n dosarele curente (11);
ORGANIZAREA SISTEMULUI 1.Asigurarea calittii,exactittii datelor, a termenelor de raportare ctre management,ISJ sai MECI;
3. DE RAPORTARE A DATELOR

PLAN DE ACTIUNE PENTRU a)existena unei agende de lucru zilnice cu termene de fectuare i raportate a datelor pentru activitatile
4. MINIMIZAREA RISCURILOR curente;
b( existena unei baze de date coerente, actualizate cu date recente i reale.
5. FIABILITATEA SISTEMULUI 5.1.-atribuirea responsabilittilor persoanei care are acces la sistemul informatic;
DE INFORMATIE 5.2-pregtirea profesionala a persoanei implicate n utilizarea sistemului informatic;
5.3-procesarea datelor in cadrul sistemului informatic
5.4-sistemul de prevenire, detectare a acesrilor, modificrilor neautorizate ale bazelor de date
(parole,programe, etc .)
6.
ORGANIZAREA SI 6.1.-desemnarea persoanei autorizate s execute arhivarea documentelor conform standardelor
EFECTUAREA ARHIVARII 6.2.-cadrul normativ i procedural privind arhivarea documentelor;
DOCUMENTELOR 6.3.-sistemul de pstrare a documentelor pn la arhivare;
6.4.-locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor
6.5.-activitatea de arhivare
Scoala cu cl.I-VIII PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1
Crucea privind gestionarea riscurilor pentru Nr.de ex.: 3
_______________ activitatea de secretariat Revizia: -
Departament: Nr.de ex. : -
Managementul
Calitatii Pagina din
(SECRETARIAT) Cod: P.O. 14
Exemplar nr.: 1

ANEXA 3

__________________ AVIZAT DIRECTOR,

STABILIREA FACTORILOR DE RISC

1.NIVELUL DE APRECIERE A RISCURILOR :


*1-exist proceduri i se aplic;
*2-exist proceduri,sunt cunoscute, dar nu se aplic;
*3-nu exist proceduri.

2.IMPACT LA :
a)aprecierea cantitativ :
*1-impact sczut;
*2-impact normal;
*3-impact ridicat

b)apreciere calitativ
*1-vulnerabilitate mic;
*2-vulnerabilitate medie;
*3-vulnerabilitate mare
Scoala cu cl.I-VIII PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1
Crucea privind gestionarea riscurilor pentru Nr.de ex.: 3
_______________ activitatea de secretariat Revizia: -
Departament: Nr.de ex. : -
Managementul
Calitatii Pagina din
(SECRETARIAT) Cod: P.O. 14
Exemplar nr.: 1

ANEXA 4
__________________

AVIZAT,
Data:___________

DIRECTOR
STABILIREA NIVELULUI RISCULUI
ACTIVITATEA DE SECRETARIAT

Nr.
crt Obiective Obiecte Descrierea riscului
. Obiecte Descrierea riscului

1. ORGANIZAREA 1.Registrul de intrare- 1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a regis
REGISTRELOR SI ieire(documente 2.Completarea eronat a registrului fr respectarea rubricaiei acestuia
DOSARELOR corespondent)
CURENTE 2.Registrul-evidenta 1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire
actelor de studii 2. Nedesemnarea persoanei responsabile cu completarea
3. Completarea incorect
4.Inexistena registrului tipizat
3.Registrul de eviden a 1.Nedesemnarea persoanei responsabile
deciziilor. 2. Completarea incorect a registrului
Scoala cu cl.I-VIII PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1
Crucea privind gestionarea riscurilor pentru Nr.de ex.: 3
_______________ activitatea de secretariat Revizia: -
Departament: Nr.de ex. : -
Managementul
Calitatii Pagina din
(SECRETARIAT) Cod: P.O. 14
Exemplar nr.: 1
1.Nentocmirea contractelor de munca i
4.Registrul de eviden a nregistrarea lor n Registru
Contractelor de munc 2.Nedesemnarea persoanei responsabile cu completarea registrului;
5.Registrul de evident a 1.Nenregistrarea carnetelor de munc din unitate(la preluare i la ieire);
Carnetelor de munc 2.Nedesemnarea persoanei autorizate;
6. Registrul de evident a 1.Nenregistrarea delegaiilor primite pentru deplasri n interes de serviciu;
delegaiilor pentru depla- 2.Nerespectarea rubricaiei cerute de registru;
sri 3.Inexistena registrului
7.Registru1 de eviden 1.Inexistena registrului;
sigilii i tampile 2.Completarea eronat a datelor de intrare ieire din uz a tampilei unitii;
3.Nedesemnarea persoanei cu pstrarea, aplicarea, scoaterea din uz a tampilei
8.Reg.evidenta elevilor 1.Inexistena registrului,
i prescolarilor
2.Neactualizarea datelor privind micarea elevilor i prescolarilor
9.Registrul de eviden a
salariailor 1.Nentocmirea registrului n forma scris sau electronic;
2.Neactualizarea datelor i transmiterea lor In format electronic la ITM
3.Nedesemnarea persoanei autorizate
Scoala cu cl.I-VIII PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1
Crucea privind gestionarea riscurilor pentru Nr.de ex.: 3
_______________ activitatea de secretariat Revizia: -
Departament: Nr.de ex. : -
Managementul
Calitatii Pagina din
(SECRETARIAT) Cod: P.O. 14
Exemplar nr.: 1
1.Inexistena registrului
10.Registrul inventar 2.Inexistena de proceduri operaionale privind activ.de arhivare
arhiv 3.Nedesemnarea persoanei responsabile

1.Nerepartizarea corespondenei n dosarele curente;


11.Dosarele curente
pedomenii de activitate
conform nomenclato-
rului n vigoare
1.Inexistena unor proceduri operaionale
1.Activitatea de 2.Necompletarea n termen i de cdalitate a registrelor
2. CONDUCEREA
completare n termen i
ACTIVITATII de calitate a registrel 1-9; 1.Nerepartizarea corespondenei
2.Activitatea de
rezolvare . clasificare a
corespondenei n
dosarele curente
ORG.SITEMULU
3. I DE 1.Inexistena unei agende de lucru zilnice care s cuprind terme.de raportare
1.Asigurarea exactitii
la management , ISJ MECI
termenelor de raportare
Scoala cu cl.I-VIII PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1
Crucea privind gestionarea riscurilor pentru Nr.de ex.: 3
_______________ activitatea de secretariat Revizia: -
Departament: Nr.de ex. : -
Managementul
Calitatii Pagina din
(SECRETARIAT) Cod: P.O. 14
Exemplar nr.: 1

RAPORTARE A
DATELOR 1.Inexistena agendei;
4. 2.Inexistena unei baze de date organizate
a)existena unei agende
de lucru zilnice;
PLAN DE b)existena unei baze de
ACTIUNE date bine organizate
5. MINIMIZARE
5.1-atribuirea 1.Neatribuirea responsabilittilor
RISCURI
responsabilitilor
FIABILITATEA privind accesul la
sistemul informatic
SISTEMULUI
INFORMATIC
5.2-pregtirea 1.Incadrarea pe post a unor persoane care nu fac fa cerinelor activittii
profesional a persoanei
desemnate
Scoala cu cl.I-VIII PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1
Crucea privind gestionarea riscurilor pentru Nr.de ex.: 3
_______________ activitatea de secretariat Revizia: -
Departament: Nr.de ex. : -
Managementul
Calitatii Pagina din
(SECRETARIAT) Cod: P.O. 14
Exemplar nr.: 1
1.Neprocesarea datelor n cadrul sistemului
5.3-procesarea datelor n informatic
cadrul sistemului
informatic; 1.Nedesemnarea prin decizie a persoanei autorizate s folosescda baza de date a unittii
5.4-sistemul de prevenire pentru activitatea de secretariat;
a accesului i 2.Nemenionarea n fia postului a atribuiilor n acest sens, precum i a sanciunilor
modificarilor prevzute de lege privind gestionarea bazei de date
neautorizate a bazei de
date;
6.
1.Cadrul normativ Si
procedural privind
1.Inexistenta procedurilor operaionale privind arhivarea documentelor
ORGANIZAREA arhivarea documentelor
rezultate din activitatea
SI EFECTUAREA
de secretariat
ARHIVARII
DOCUMENT. 2.Desemnarea persoanei 1.Nedesemnarea persoanei responsabile
responsabile cu arhivarea
documentelor 2.Neinstruirea persoanelor cu atribuii de arhivare

3.Sistemul de pstrare a
documentelor pn la 1.Inexistena unor proceduri scrise privind pstrarea documentelor n timpul anului
predarea n arhiv
Scoala cu cl.I-VIII PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1
Crucea privind gestionarea riscurilor pentru Nr.de ex.: 3
_______________ activitatea de secretariat Revizia: -
Departament: Nr.de ex. : -
Managementul
Calitatii Pagina din
(SECRETARIAT) Cod: P.O. 14
Exemplar nr.: 1

4.Locaiile de depozitare 1.Neasigurarea unui speiu corespunztor arhivrii


provizorii i definitive a
documentelor de
secretariat
5.Activitatea de arhivare
1.Pregtirea necorespunztoare a documentelor n vederea arhivrii

ANEXA 5
__________________
AVIZAT,
Data:___________
DIRECTOR

PLAN DE ACTIUNE
Pentru minimizarea riscurilor inerente identificate n cadrul Compartimentului secretariat
Scoala cu cl.I-VIII PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1
Crucea privind gestionarea riscurilor pentru Nr.de ex.: 3
_______________ activitatea de secretariat Revizia: -
Departament: Nr.de ex. : -
Managementul
Calitatii Pagina din
(SECRETARIAT) Cod: P.O. 14
Exemplar nr.: 1
Persoanele
Nr. Denimirea riscurilor inerente Denumirea aciunii de minimizare a Data limit de
responsabilee cu
Cr. riscurilor implementare a
implementarea
actiunii de
aciunii de
minimizare a riscului
minimizare a
inerent
riscului inerent
1. Inexistena unor proceduri scrisee/monografii privind Intocmirea procedurilor scrise privind modul Secretar
modul de ntocmire a registrelor prevazite la anexa 2 de intocmire a registrelor prevzute la anexa 2

Organiozarea activittii n funcie de


2.Ineficiena conducerii activitatii termenele la care trebuie completate registrele Secretar
sau ntocmirea i emiterea situaiilor curente

Crearea unei baze de date reale, corecte i


bine organizate, referitoare la domeniul de Secretar
3.Inexistena unui sistem de raportare a datelor activitate pentru care se cereraportarea

Intocmirea unui program de lucru zilnic prin


agend de lucru, cu activitaile care trebuie
Secretar
desfsurate
4..Inexistenta unui plan de aciune pt.minimizarea
riscurilor
Scoala cu cl.I-VIII PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1
Crucea privind gestionarea riscurilor pentru Nr.de ex.: 3
_______________ activitatea de secretariat Revizia: -
Departament: Nr.de ex. : -
Managementul
Calitatii Pagina din
(SECRETARIAT) Cod: P.O. 14
Exemplar nr.: 1
Persoanele
Nr. Denimirea riscurilor inerente Denumirea aciunii de minimizare a Data limit de
responsabilee cu
Cr. riscurilor implementare a
implementarea
actiunii de
aciunii de
minimizare a riscului
minimizare a
inerent
riscului inerent
Prin agenda de lucru zilnic se noteaz
situaiilke ce trebuie ntocmite,culegerea
5.Carene n sistemul nformatic informaiilor din baza de date sau din alte Secretar
surse interne sau externe ale unittii
Raportarea n termen a situaiilor ctre
management,ISJ sau MECI

Desemnarea persoanelor autorizate


Alegerea locaiilor de depaozitare a
documentelor
6..Nearhivarea documentelor de secretariat Instruirea persoanelor responsabile cu Secretarul colii
arhivarea documentelor sau dup caz alt
Asigurarea cadrului normativ i procedural persoan instruita
privind arhivarea documentelor i desemnat
Scoala cu cl.I-VIII PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1
Crucea privind gestionarea riscurilor pentru Nr.de ex.: 3
_______________ activitatea de secretariat Revizia: -
Departament: Nr.de ex. : -
Managementul
Calitatii Pagina din
(SECRETARIAT) Cod: P.O. 14
Exemplar nr.: 1
Persoanele
Nr. Denimirea riscurilor inerente Denumirea aciunii de minimizare a Data limit de
responsabilee cu
Cr. riscurilor implementare a
implementarea
actiunii de
aciunii de
minimizare a riscului
minimizare a
inerent
riscului inerent

ANEXA 6

1.REGISTRE TIPIZATE:
*registrul intrare-ieire coresponden
*registrul de evidena a actelor de studii
*registrul de eviden al salariailor(forma scris)
*registrul de eviden a elevilor
*registrul de evidena a precolarilor

2..MODEL REGISTRE PRECONSTITUITE


Scoala cu cl.I-VIII PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1
Crucea privind gestionarea riscurilor pentru Nr.de ex.: 3
_______________ activitatea de secretariat Revizia: -
Departament: Nr.de ex. : -
Managementul
Calitatii Pagina din
(SECRETARIAT) Cod: P.O. 14
Exemplar nr.: 1

1.REGISTRUL DE EVIDENTA A DECIZIILOR

Nr. Data Temeiul legal/ Data Persoana Funcia Decizia Semn- Persoana Funct. Semnat. Unitatea
decizie emiterii Coninut pe punerii n emitent de tura care emitent
scurt aplicaie numire ntocmete
decizia

2.REGISTRUL DE EVIDENTA A DELEGATIILOR


Scoala cu cl.I-VIII PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1
Crucea privind gestionarea riscurilor pentru Nr.de ex.: 3
_______________ activitatea de secretariat Revizia: -
Departament: Nr.de ex. : -
Managementul
Calitatii Pagina din
(SECRETARIAT) Cod: P.O. 14
Exemplar nr.: 1

Nr.crt. Numele i prenumele Funcia Motivul Locul i data Semntura de Observaii


persoanei creia i se deplasrii primire a
elibereaz delegaia delegaiei

3.REGISTRUL DE EVIDENTA A SIGILIILOR / STAMPILELOR


Cuprinde 3 pri:
1.EVIDENTA INTRARII IESIRII STAMPILELOR
Instituia care folosete Textul Nr. Data primirii Data scoaterii din uz Persoana desemnat prin decizie
tampila imprimarea n tu a nscris pe exemplare cu pstrarea i folosirea tampilei
sigiliului tampil
Scoala cu cl.I-VIII PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1
Crucea privind gestionarea riscurilor pentru Nr.de ex.: 3
_______________ activitatea de secretariat Revizia: -
Departament: Nr.de ex. : -
Managementul
Calitatii Pagina din
(SECRETARIAT) Cod: P.O. 14
Exemplar nr.: 1
2.DISPOZITIE-pentru persoana
desemnat cu pstrarea i aplicare tampilei ;
3.PROCESE VERBALE DE PREDARE-PRIMIRE TEMPORARA A STAMPILEI CU MENTIONAREA MOTIVULUI:
Proces-verbal ncheiat astzi
Subsemnatul.avnd funcia de.desemnat prin decizia nr.din..cu pstrarea i aplicarea tampilei unittiiam
predate sigiliul dlui/dnei..avnd funcia de.
Motivul predrii.
Am predat .data..Am primit
(numele si prenumele, semntura) (numele i prenumele,semntura)
Am primit.data.Am predat
(numele i prenumele,semntura) (numele i prenumele, semntura)

4.REGISTRUL DE EVIDENTA A CONTRACTELOR DE MUNCA


ANUL Nr.contractului Numele i Funcia/ Actul n baza Perioada(nedeterminat/ Observaii
prenumele postul cruia s-a fcut determinat
persoanei creia i ncadrarea
se ncheie
Scoala cu cl.I-VIII PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1
Crucea privind gestionarea riscurilor pentru Nr.de ex.: 3
_______________ activitatea de secretariat Revizia: -
Departament: Nr.de ex. : -
Managementul
Calitatii Pagina din
(SECRETARIAT) Cod: P.O. 14
Exemplar nr.: 1

5.REGISTRUL DE EVIDENTA A CARNETELOR DE MUNCA

NR.CRT. Numele i prenumele titu- Seria i nr. Data intrrii n Data ieirii Unitatea Semnt.de Observaii
larului carnetului de carnetului de unitate din unitate emitent predare/
munc munc primire

6.REGISTRUL INVENTAR ARHIVA

Nr.crt.din registrul Numr dosar dup Coninutul pe Datele Nr.file Termen de Actul /nr./data scoaterii
de inventar nomenclator scurt al dosarului extreme pstrare din inventar
Scoala cu cl.I-VIII PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1
Crucea privind gestionarea riscurilor pentru Nr.de ex.: 3
_______________ activitatea de secretariat Revizia: -
Departament: Nr.de ex. : -
Managementul
Calitatii Pagina din
(SECRETARIAT) Cod: P.O. 14
Exemplar nr.: 1

3.DOSARE CURENTE(DUPA NOMENCLATOR)


UNITAREA SCOLARA..
DOSAR NR
CONTINUT PE SCURT (ex.,,Schema de ncadrare a unitii)
ANUL CALENDARISTIC..

11.Cuprins
Numrul
componentei
n cadrul Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale Pagina
procedurii
operaionale
Coperta
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup,caz, a reviziei
Scoala cu cl.I-VIII PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1
Crucea privind gestionarea riscurilor pentru Nr.de ex.: 3
_______________ activitatea de secretariat Revizia: -
Departament: Nr.de ex. : -
Managementul
Calitatii Pagina din
(SECRETARIAT) Cod: P.O. 14
Exemplar nr.: 1
n cadrul
ediiei procedurii operaionale
2. Situaia editiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale
3. Lista cupriznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup, caz, revizia din cadrul
editiei procedurii operaionale
4. Scopul procedurii operaionale
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaonale
6. Documentele de referin aplicabile activitaii procedurale
7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional
8. Descrierea procedurii operaionale
9. Responsabiliti i rspunderi i derularea activitii
10. Anexe, nregistrri, arhivri
11. Cuprins