ORGANIZACIN

CINTILLO

La gestin del tiempo como

factor clave para conseguir
satisfaccin en el trabajo
Si entendemos que la productividad es la relacin entre lo producido y los medios
empleados para conseguirlo y consideramos que el valor sostenible es el beneficio
generado, nos daremos cuenta de que todo depende de las personas y que cmo
administren un recurso escaso: el tiempo. Utilizando como base la matriz de gestin
del tiempo de Stephen R. Covey se puede visualizar que la productividad se explica
en funcin de dos variables, urgencia e importancia.
Guillermo Taboada, Director de Negocio de Interim Manager Consulting.
guillermo@interimconsulting.es

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QU ES LA PRODUCTIVIDAD Y EL VALOR
SOSTENIBLE?
efi nimos la productividad como la
relacin entre lo producido y los me-
dios empleados para conseguirlo y
entendemos por valor sostenible el
beneficio generado a corto, medio y
largo plazo para todos los miembros
de una organizacin, respetando el equilibrio entre el
desempeo personal, social, medioambiental y econ-
mico. Definidos los conceptos se deduce que el factor
clave o eje fundamental es la persona y sta tiene un
recurso escaso como es el tiempo y que adems no se
puede almacenar.
Utilizando como base la matriz de gestin del tiempo
de Stephen R. Covey, visualizamos de forma fcil que la
productividad aparece reflejada en el cuadrante de la
FICHA TCNICA
Autor: TABOADA, Guillermo.
Ttulo: La gestin del tiempo como factor clave para con-
seguir satisfaccin en el trabajo.
Fuente: Capital Humano, n 301. Septiembre, 2015.
Resumen: Si entendemos que la productividad es la re-
lacin entre lo producido y los medios empleados para
conseguirlo y consideramos que el valor sostenible es el
beneficio generado, nos daremos cuenta de que todo
depende de las personas y que cmo administren un
recurso escaso: el tiempo. Utilizando como base la ma-
triz de gestin del tiempo de Stephen R. Covey se puede
visualizar que la productividad se explica en funcin de
dos variables, urgencia e importancia. El autor propone
un mtodo de mejora de la gestin del tiempo en el que
se combinan a planificacin de tareas y objetivos, la utili-
zacin de la tecnologa y, por supuesto, el cumplimiento
de las denominadas Leyes del Tiempo.
Descriptores: Gestin del Tiempo / Productividad / Ca-
lidad
calidad, explicado en funcin de dos variables, urgencia
e importancia.
El cuadrante azul de la Calidad (Grfico 1), no urgente
e importante, nos indica una excelente administracin
del tiempo, que nos aporta fluidez y planificacin en los
procesos. Los cuadrantes necesidad, decepcin y desper-
dicio, son aquellos en los que trabajamos con un marcado
carcter urgente y en actividades de baja importancia y
por tanto no aportan productividad.
QU INDICAN LOS DATOS DE MEDICIN
DE LA PRODUCTIVIDAD?
Segn la Asociacin Nacional de Centros de e-Learning y
Distancia (ANCED), cualquier empresa con 100 empleados
y un sueldo bruto medio de 30.000 euros anuales pierde
todos los aos 750.000 euros en actividades no necesa- >
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 > rias. Segn datos de WoprkMeter, el 17% de la jornada
Las Leyes del Tiempo
LEY DE PARETO. El 20 por ciento del tiempo
de trabajo de una persona contribuye al 80 por
ciento de los resultados y viceversa
LA LEY DEL ABC. Una pequea parte del tiem-
po de trabajo produce la mayor parte de los
resultados: son las actividades A; las B son de
mediana productividad y las C poco importantes
o rutinarias.
LEY DE PARKINSON. Todo trabajo se dilata
indefinidamente hasta llegar a ocupar la totalidad
del tiempo disponible para su completa realiza-
cin. El tiempo invertido en un trabajo vara
en funcin del tiempo disponible.
LEYES DE CARLSON.Todo trabajo interrumpido
es menos eficaz y consume ms tiempo que si
se realiza de manera continua. Programar y
realizar una tarea larga supone dificultades muy
superiores a las que plantea una corta.
LEY DE ILLICH O DE LA PRODUCTIVIDAD
NEGATIVA. Despus de un cierto nmero de
horas, la productividad del tiempo invertido de-
crece primero y se hace negativa despus.
LEY DE MESKIMEN. Nunca hay tiempo para
pensar, planificar o hacer bien un trabajo, pero
siempre hay tiempo para repetirlo.
LEY DE ECLASIASTS. Hay un momento para
todo y un tiempo para cada cosa bajo el cielo.
LEY DE SWOBODA O LEY DE LOS RITMOS
BIOLGICOS. Cada persona est sometida a
mltiples ritmos biolgicos que deben ser teni-
dos en cuenta en la programacin de nuestras
actividades.
LEY DE FRAISSE O DE LA DISMINUCIN
SUBJETIVA DEL TIEMPO. El tiempo tiene una
dimensin objetiva y otra subjetiva o psicolgica,
que est en funcin del inters sentido por la
actividad ejercida
LEY DEL VALOR ECONMICO DEL TIEMPO.
Establecer el valor de cada hora de trabajo propia
es una medida til que nos aporta lo que cuesta
el tiempo perdido o improductivo.
LEY DE LA EFICIENCIA FORZADA.Nunca hay
bastante tiempo para hacerlo todo, pero siempre
hay bastante tiempo para hacer las cosas ms
importantes.
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media laboral se utiliza para gestionar el email.Tenemos
una media de 56 interrupciones diarias y empleamos
30 horas al mes en reuniones improductivas de las
cuales el 38 por ciento son imprevistas. Al da pasa-
mos una media de 9 horas y 19 minutos en la oficina,
de las cuales son productivas 6 horas y 34 minutos y
gastamos 62 minutos en micro-pausas de menos de
10 minutos. 81 segundos es el tiempo medio que un
empleado permanece en una aplicacin concentrado.
Efectivamente, todo parece indicar que gran parte de
nuestro trabajo est localizado en cuadrantes distin-
tos al de la calidad. Si a esto le aadimos el mito muy
generalizado de la separacin de la vida personal y la
profesional, tenemos una fotografa clara de nuestra
posicin productiva. Cmo podemos llegar al cua-
drante de la calidad?
Para romper el mito diremos que separar la vida
laboral de la vida personal es algo contra natura, la
diferencia es que a veces trabajas para las metas de
otras personas y otras trabajas hacia tus propias metas,
existiendo una sola vida. Con nuestra vida personal y
laboral en un nico sistema de productividad integral,
utilizamos el modelo de productividad inteligente
para llegar al cuadrante de la calidad, haciendo de la
gestin del tiempo un hbito, de la planificacin un
sistema y de la productividad una meta para conseguir
dos claros objetivos: la satisfaccin en el trabajo y el
valor sostenible.
Los 10 principios claves que propone el modelo para
situarnos en el cuadrante de la calidad son::
1. Definir de forma clara la visin empresarial o el
propsito personal.
2. Establecer objetivos medibles, ambiciosos, realistas,
temporales y especficos.
3. Crear nuevos hbitos estos tienen una conexin
directa con la excelencia.
4. Elegir primero lo eficaz para despus hacerlo efi-
ciente.
5. Cumplir las Leyes del Tiempo (ver recuadro).
6. Eliminar la multitarea.
7. Sistematizar los procesos crticos: planificar, orga-
nizar, gestionar, controlar y mejorar.
8. Utilizar el error como un sistema de aprendizaje
para que no se convierta en defecto
9. Medir lo que hacemos para poder mejorarlo.
10. Utilizar la tecnologa adecuada y optimizar las he-
rramientas ofimticas.
CUADRANTE DE LA PRODUCTIVIDAD
Fuente: Interim Manager Consulting, 2015.
CUADRO DE MANDO WORKMETER
uente: Interim Manager Consulting, 2015.
CUADRANTE DE LA EFICACIA
Fuente: Interim Manager Consulting, 2015.
Es posible un
solo modelo
de gestin?
Tenemos clara la impor-
tancia de la gestin del
tiempo, conocemos las
leyes que lo gobiernan,
creamos nuevos hbitos
que generan producti-
vidad y satisfaccin, y
todo ello con un mo-
delo que nos ayuda a
generar valor sosteni-
ble. El modelo pro-
ductividad inteligente
permite gestionar todas
las herramientas que lo
componen a travs de
un entorno tecnolgico
colaborativo que posibi-
lita tener todo accesible
desde un solo sistema
y disponible desde cual-
quier dispositivo.
Tenemos el modelo,
pero si no somos capa-
ces de medir la forma
en la que trabajamos,
cmo vamos a aumen-
tar nuestras horas productivas? Efectivamente, lo
que no se mide no se puede mejorar, para ello el
modelo cuenta con el sistema WorkMeter mediante
el cual obtenemos diversos ratios de medicin de la
productividad y adems toda la informacin necesaria
para poder conseguir el perfil ptimo en el trabajo.
El sistema de productividad inteligente ayuda a crear
una nueva dinmica donde la gestin del tiempo produce
satisfaccin en el trabajo, sta genera mayor produc-
tividad y nos lleva a ser eficazmente eficientes para
obtener valor sostenible. Los claros beneficios que
nos aporta al implementarlo son:
1. Productividad.
2. Valor sostenible.
3. Eficacia eficiente.
4. Satisfaccin en el trabajo.
5. Captacin y retencin del talento.
6. Colaboracin.
7. Reduccin de costes laborales.
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