Sunteți pe pagina 1din 14

METODOLOGIE DE LUCRU IN CADRUL GL2.

COLABORAREA CU
CELELALTE GRUPURI

Structura proiectului Elaborarea Strategiei de Cercetare-Dezvoltare-Inovare

Structura proiectului
Proiectul este coordonat de un Comitet de Coordonare (CC), care conlucreaz cu 5
grupuri de lucru (PL 1-5): PL1 - Management, PL2- Situaia actual a sistemului CDI,
PL3- Foresight, PL4- Strategia cercetrii, PL5- Planul Naional de CDI. Fiecare Grup
de lucru este format din 15-25 de experi, care pot lucra la rndul lor cu experi
juniors. Grupurile de experi au fost aprobate de ctre CC. Grupurile lucreaz
independent, avnd sarcini precise desemnate n planul de lucru.

Comitet de Coordonare
Rapporteur

Rapporteur

Rapporteur
Rapporteur

GRUP DE EXPERI STRINI

Conductor
Conductor
Grup de
Lucru GL2

PANELURI DE EXPERI

1
HLEG2

HLEG3
Conductor
Conductor Conductor
Conductor
Grup de Grup de
Lucru GL3 Lucru GL4
11-16

HLEG4

HLEG5

2
Management de
proiect
(GL1)
Conductor
Conductor Director
Grup de

Comitetul tiinific al
Lucru GL5
Director
Adjunct

Proiectului
Conductori
grup de lucru

Raportori

Experi:

- financiar;
- comunicare
- ICT
- asistent
de proiect

3
Planul general al bornelor temporale n proiect

Managementul i Organizarea GL2

4
Organizarea GL2
GL2 ataat Pachetului de lucru 2 (PL2) se mparte pe subtemele grupului:
1. Raport asupra metodologiei de evaluare a performanelor i organizrii CDI
2. Raport de evaluare a performanelor CDI
3. Raport de evaluare a organizrii sistemului CDI
4. Raport de evaluare a mediului intern i influena asupra performanelor
sistemului CDI
5. Raport de evaluare a mediului extern i influena asupra performanelor
sistemului CDI

Aceste rapoarte trebuiesc finalizate pn la data de 15 Decembrie. Activitatea GL2 va


continua ns i dup aceast dat, pe ntreg parcursul proiectului, prin activitatea de
rafinare a datelor primare i prin construirea PNCDI 2 mpreun cu GL5. n acest
scop, primele activiti prefigurate vor fi:

6. Survey pentru evaluarea calitativ a strii actuale a sistemului CDI (ncepe n


Septembrie 2005 i se termin n Iunie 2006 chestionar i interviuri)
7. Analiza SWOT (ncepe n Noiembrie 2005 i se termin n Iunie 2006)
8. Baz de date structurat pe programele de cercetare cu indicatori i valori
numerice pe fiecare program (construcia ncepe n Septembrie 2005 i
umplerea bazei de date se termin n Decembrie 2006)

ntreaga activitate a GL2 este coordonat de profesorul universitar Paul erban


Agachi, coordonatorul PL2 (Chairperson PL2), asistat de Ec. Radu Gheorghiu
(raportor). Activitatea este supervizat de Profesorul universitar Lanyi Szabolcz,
persoana desemnat din CC pentru activitile PL2.
GL2 este mprit n subgrupuri pe temele date de rapoarte, dar i pe activiti
complementare: analiz pe baz de chestionar i interviu pentru completarea datelor
statistice referitoare la cercetare, Baza de date a activitii de cercetare. Fiecare
subgrup are un coordonator propus/desemnat de ctre coordonator i care este
responsabil pentru produsul subgrupului.

Managementul PL2
Conform Termenilor de Referin (TR), coordonarea activitilor din PL2 se face de
ctre coordonatorul desemnat. Acesta poart responsabilitatea elaborrii documentelor
conform TOR la timpul stabilit prin graficul de lucru acceptat. Membrul desemnat al
SC va facilita comunicarea cu CC i va superviza toate documentele n form
intermediar sau final. Fiecare subrup din HLG va avea o persoan Responsabil de
subgrup, desemnat de coordonator i care va rspunde n faa acestuia de calitatea
materialului livrat i de respecatrea termenului de livrare.

Circulaia documentelor
Documetele HLG vor avea urmtorul traseu, parcurs n etape succesive, care s duc
la validarea lor final:

5
-- expert
Variant -- ---- ----------------------------------------------------------------
Variant expert ---- ------ Variant expert . Variant expert
1 SG1 m SG1 1 SGn m SGn

.....................................................................................................
Coordonator SG 1 Coordonator SG n

Variant rapoarte R0-R4 coordonator GL2

Variant GL2
Dezbatere in plen

Panel experi externi GL2


Dezbatere coordonatori SGi, coordonator GL2, experti

Variant rapoarte R0-R4 Management GL1

CC CS

6
Beneficiar
Comunicaia
Pentru a facilita comunicarea in cadrul proiectului "Elaborarea strategiei CDI" a fost
creata o platform informatic, sub forma unui site cu acces prin parol. Prin
intermediul acesteia se are acces la sursele de documentare ale PL2 (Evaluarea strii
actuale a sistemului CDI), putnd de asemenea posta alte materiale.

La inceputul lunii septembrie cnd proiectul va beneficia de un ntreg portal


informatic, toate documentele ce privesc PL2 vor fi transferate pe acest portal.

Pe de alt parte, fiecare subgrup i va forma un grup de discuii pe e-mail, o


platform proprie unde s aib acces doar membrii subgrupului, membrul desemnat al
SC pentru PL2, coordonatorul (Chairperson) i raportorul.

7
Termenii de referin (TR)
Aceti Termeni de Referin se refer la Pachetul de lucru 2 Evaluarea situaiei
actuale a sistemului CDI, nfiinat de Consoriul care are ca sarcin Elaborarea
strategiei naionale CDI pentru perioada 2007-2013, pe baza unor elemente de
planificare strategic. Aceast sarcin se desfoar n cadrul proiectului cu acelai
nume finanat de ctre Mininsterul Educaiei i Cercetrii (MEdC).
Termenii de referin stabilesc cadrul general, obiectivele, operaiunile i materialele
ce vor fi livrate de ctre grupul de experi 2 (GL2).

Obiective finale
GL va trebui sa livreze sub form de rapoarte o analiz a situaiei actuale a
sistemului CDI din Romnia, lund in considerare urmtoarele aspecte:
Metodologia de analiz a sistemului CDI (organizare, resurse i
performane)
Funcionarea sistemului CDI (rezultate, resurse umane i materiale,
mangement etc)
Instituiile ce coordoneaz sistemul
Factorii interni (naionali) care induc condiionaliti asupra sistemului
Factorii externi (internaionali) care influeneaz starea sistemului CDI
De asemenea, GL va trebui s sintetizeze rezultatele celor cinci rapoarte ntr-o analiz
SWOT a situaiei sistemului CDI din Romnia
Cele cinci rapoarte elaborate, precum i tabloul SWOT vor servi ca input pentru
pachetele de lucru 3, 4 i 5 ale proiectului.
n paralel cu elaborarea rapoartelor i, mai apoi, n continuarea proiectului, GL va
elabora o baz de date referitoare la toate programele de cercetare, pentru a se putea
utiliza, pe viitor, toate rezultatele cercetrilor anterioare, fapt ce ar duce la o cheltuire
judicioas a resurselor de cercetare.
De asemenea, membrii GL vor construi un chestionar, urmat de un interviu, care s
constitui baza unui sondaj online la nivelul persoanelor din cadrul sistemului CDI.
Concluziile, analiza rezultatelor acestui sondaj vor fi incluse n rapoartele finale.
GL va contribui, n prelungirea activitii ce se ncheie n 2005, la alctuirea PNCDI2
mpreun cu PL5.

Obiective specifice
Fiecare dintre cele patru rapoarte din decembrie (privind funcionarea sistemului CDI,
instituiile, factorii interni i factorii externi) va fi rezultatul unui proces care va
parcurge urmtoarele etape:
1. Elaborarea metodologiei
2. Elaborarea unui document de fundamentare
3. Analiza diagnostic
4. Tabloul SWOT

8
Att analiza dignostic ct i tabloul SWOT se vor realiza att pentru fiecare dintre cele
patru domenii n parte, ct i pe ansamblu.
Metodologia reprezint o structur foarte detaliat a documentelor de fundamentare,
dublat de sursele de informare pentru fiecare subpunct. n acest mod metotodologia
trebuie s constituie o faz n realizarea efectiv a documentelor de fundamentare.
Documentul de fundamentare va fi un text foarte struturat care sintetizeaz toate
informaiile disponibile referitoare la aspectele cheie identificate ale situaiei actuale a
sistemului CDI.
Analiza diagnostic va reprezenta interpretarea dat informaiilor cuprinse n
documentul de fundamentare. Concluziile sale vor trebui s fie complet justificate de
coninutul documentului de fundamentare.
Tabloul SWOT reprezint un element sintetic care reflecta analiza diagnostic.
Pentru completarea informaiilor privind starea actual a sistemului CDI, echipa de
experti va elabora macheta unui chestionar care vizeaz activitatea persoanelor din
domeniul CDI din Romnia. Dup efectuarea sondajului n cadrul unei activiti
paralele, rezultatele sale vor fi integrate n documentele de fundamentare i respectiv
n cele de sintez.
Astfel, raportul din septembrie va cuprinde:
1. Metodologia de evaluare a performantelor sistemului CDI
2. Metodologia de evaluare a organizarii sistemului CDI
3. Metodologia de evaluare a factorilor interni de influenta asupra CDI
4. Metodologia de evaluare a factorilor externi de influenta asupra sistmului CDI
5. Macheta chestionarului privind sistemul CDI
6. Metodologia de organizare a grupului
Acest raport ce va fi avizat de Comitetului de Coordonare i Consiliul tiinific i
predat ctre Ministerul Educaiei i Cercetrii la sfritul lunii septembrie.

Metoda de lucru
Activitatea grupului este una orientat ctre elaborarea de materiale scrise. Aceasta se
va realiza pe baza unor metode colaborative, vizndu-se coroborarea expertizei
diferitelor persoane implicate n proiect.
Elaborarea materialelor se va efectua att direct n cadrul ntrunirilor grupului, ct i
n cadrul unor grupuri restrnse compuse din membrii grupului i eventual experi
juniori atrai de ctre acetia.
Toate materiale realizate de ctre subgrupuri vor fi analizate n cadrul GL2 (vezi
schema de lucru).
Avnd n vedere c o parte dintre membrii GL2 vor fi implicai n elaborarea
materialelor i n afara ntrunirilor, aceast contribuie va fi remunerat corespunztor.
Activitatea GL2 va avea la baz o metodologie de evaluare a situaiei sistemului CDI,
pe care membrii grupului o vor agreea la primele ntruniri.

Obiective specifice
GL2 va trebui s:

9
identifice principalele aspecte relevante pentru evaluarea strii sistemului CDI
din punct de vedere al funcionrii sale, a instituiilor, mediului naional i a
celui internaional
sintetizeze studiile i rapoartele existente n domeniu
realizeze comparaii internaionale pentru a evalua poziia real a sistemului
CDI din Romnia
analizeze critic sursele de informaie existente i s le completeze acolo unde
este posibil
coreleze analiza sistemului CDI cu cea a beneficiarilor rezultatelor acestuia, n
special a industriei
s asigure o prezentare sintetic n forme adecvate a principalelor concluzii

Operaionalizarea
Conductorul grupului va pregti agenda ntrunirilor, va conduce ntrunirile, va
organiza munca membrilor grupului (inclusiv contribuiile scrise ale membrilor) i va
rezuma principalele concluzii i aciuni naintea nchiderii fiecrei ntruniri.
Conductorul grupului va asigura n primele stadii ale activitii urmtoarele:
Realizarea unui plan de lucru al grupului
Stabilirea calendarului ntrunirilor (inclusiv o prim ntrunire dedicat stabilirii
programului de lucru, aciunilor i responsabilitilor)
Identificarea subgrupurilor de lucru acolo unde este cazul i specificarea a
ceea ce acestea trebuie s livreze
Stabilirea cerinelor privind materialele livrate i formatul acestora, precum i
procedurile de control al calitii.
Raportorul, lucrnd mpreun cu Conductorul grupului, va pregti rapoartele finale
ale grupului, subliniind i exploatnd principalele puncte evideniate de ctre experi
n materiale scrise sau discuii.
Fiecare membru va contribui la activitatea GL2 prin:
participarea la ntrunirile grupului
elaborarea individual sau n grup de materiale scrise n domeniul su de
expertiz, agreate de Conductorul grupului i prezentate n cadrul
ntrunirilor
comentarii referitoare la contribuiile celorlali membrii ai grupului
n funcie de necesar, coordonare experilor juniori mobilizai pentru
elaborarea anumitor materiale
Un membru al Comitetului de Coordonare va pstra legtura cu chairperson i
raportorul pentru a facilita activitatea grupului, i va participa la ntruniri pentru a
furniza informaii i orientri adecvate.
Conductorul grupului i raportorul vor conduce mpreun pregtirea (compilarea i
editarea) rapoartelor GL2.

ntrunirile
GL2 va avea 5 ntruniri.

10
Drepturile de proprietate intelectual
Drepturile de proprietate intelectual asupra materialelor elaborate n cadrul
proiectului aparin beneficiarului acestuia, respectiv MEdC. Membrii GL i experii
juniori neleg s nu utilizeze aceste produse n afara proiectului fr acordul prealabil
al beneficiarului. Rapoartele publicate vor meniona contribuiile membrilor grupului
de experi.

11
Planul de activiti al Pachetului de lucru 2

Metoda general
Din punctul de vedere al coninutului tiinific, rapoartele finale vor avea la baza o
metodologie (structur cadru) i vor consta propriuzis dintr-un document de
fundamentare i dou documente de sintez, respectiv analiza diagnostic i tabloul
SWOT. Documentele de sintez vor trebui s cuprind numai informaii derivate din
documentele de fundamentare.
Structura general a materialelor de fundamentare este de tip arborescent, n sensul n
care experii propun domenii de analiz care vor fi grupate n categorii. Pentru fiecare
categorie se vor constitui grupuri de experi care vor elabora materialele
corespunztoare.

Planul de activiti
Pregtirea primei ntruniri (luna august) include urmtoarele activiti:
n cadrul unei echipe restrnse de experi se elaboreaz o propunere de
structur a celor cinci rapoarte prin care se evalueaz starea actual a
siatemului CDI.
Un grup de experi elaboreaz o versiune de start a chestionarului ce vizeaz
culegerea prin sondaj de informaii complementare celor existente despre
sistemul CDI.
Se ncepe colectarea materialelor ce vor constitui baza de informare a
proiectului
S-a realizat deja o propunere preliminar de alocare a persoanelor pe rapoarte
si alte activiti
Fiecare expert va primi cu cel puin trei zile nainte de ntrunire materiale pregtitoare
elaborate, pentru a le putea studia.
1
Prima ntrunire Discuie Draft Prim Metodologie (12 septembrie) va viza:
Prezentarea modului de lucru n cadrul grupului de experi i a platformei
informatice de comunicare.
Dezbaterera i amendarea drafturilor de raport elaborate de subgrupurile de
experi deja activi. Se va avea n vedere n prim instan structura rapoartelor
i evitarea suprapunerilor intre echipele de lucru. Aceast dezbatere se va
realiza n prim instan prin nregistrarea tuturor propunerilor participantilor,
urmat de analiza critic i urmrirea consensului n cadrul grupului.
Constituirea subgrupurilor de lucru, n funcie de specializarea fiecrui expert
Consemnarea angajamentelor subgrupurilor privind contribuiile la
metodologie i la rapoartele finale.
Propunerea de experi juniori
Propuneri privind materielele informative ce vor trebui colectate

12
ntrunirea se organizeaz la Bucureti.

Pregtirea celei de a doua ntruniri va presupune circularea n cadrul grupului a


materialelor elaborate i feedback din partea echipei de management i a celorlai
membri. Dup integrarea acestui feedback se va constitui o versiune a materialelor
care va fi trimis pe grup ca baz pentru dezbaterile din cadrul celei de a doua
ntruniri, cu cel puin trei zile naintea acesteia.
n acelai timp, raportorul se va ngriji de colectarea materialelor informative propuse
de experi i asigurarea accesului la acestea. De asemenea, echipa de management va
pregti realizarea efectiv a sondajului, astfel nct odat chestionarul finalizat,
procesul de colectare a rspunsurilor s nceap imediat.

A doua ntrunire Analiza draftului final al metodologiei- (21 septembrie) va


cuprinde:
Analiza critic a materialelor elaborate de subgrupuri, respectiv draftul 2 al
raportelor de metodologie, inclusiv a formei revizuite a chestionarului.
Propuneri privind armonizarea formei materialelor.
Reorganizarea acolo unde este cazul a grupurilor de experi pe teme n vederea
trecerii la elaborarea documentului de fundamentare
Consemnarea angajamentelor privind contribuia n continuare a fiecrui
expert la finalizarea raportului de la sfriul lunii septembrie.
ntalnirea se va realiza la Bucureti.

Finalizarea raportului privind metodologa de analiz a strii actuale a


sistemului CDI se va realiza prin circularea n cadrul grupului a materialelor
elaborate de experi. Versiunea final a acestui raport va fi constituit cel trziu la 25
septembrie, pentru a obine avizul Comitetului de Coordonare i a Consiliului
Stiinific nainte de sfritul lunii.
Dup avizarea de ctre Comitetul de Coordonare a raportului de metodologie,
echipa de managament va declana procesul de realizare a sondajului la nivelul
sistemului CDI pe baza chestionarului agreat. Acest sondaj va trebui finalizat pn la
mijlocul lunii noiembrie. De asemenea, echipa de management va transmite ctre
experi mesajul Comitetului de Coordonare i Consiliului Stiinific privind abordarea
propus n metodologie.

A treia ntrunire Analiza draftului avansat al documentului de fundamentare


(sfritul lunii octombrie) va include :
Analiza documentelor elaborate de ctre grupurile de experti
Consemnarea angajamentelor privind contribuia n continuare a fiecrui.
Eventuale noi propuneri de experi juniori.
ntlnirea se desfoar la Cluj.

13
Pregtirea celei de a patra ntruniri va presupune:
Circularea n cadrul grupului prin intermediul platformei informatice a
versiunilor materialelor elaborate.
Asigurarea colectrii tuturor informaiilor disponibile despre sistemul CDI.

Cea de a patra ntrunire Finalizarea documentelor de fundamentare i


demararea documentelor de sintez- (sfritul lunii noiembrie) va cuprinde:
Analiza critic a materialelor elaborate n vederea finalizrii documentelor de
fundamentare.
Prezentarea metodologiei de elaborare a diagnozelor i analizelor SWOT ce
vor sintetiza informaiile din rapoarte.
Consemnarea angajamentelor unor experi privind integrarea rezultatelor
sondajului n documentele de fundamentare.
Consemnarea angajamentelor privind contribuia n continuare a fiecrui
expert, privind elaborarea analizei diagnostic i a tabloului SWOT.
La aceast ntrunire vor participa i experii romni domiciliai n strintate, precum
i experii straini invitai.
ntrunirea se organizeaz la Bucureti.

Ce de a cincea ntrunire Dezbaterea documentelor de sintez- (10 decembrie) va


viza:
Analiza critic a noii versiuni a materialelor de fundamentare
Analiza critic a materialelor de sintez, n special a corespondenei dintre
acestea i documentele de fundamentare
Consemnarea angajamentelor experilor privind finalizarea analizei diagnostic
i a tabloului SWOT.
La aceast ntrunire vor participa i experii romni domiciliai n strintate, precum
i experii strini invitai
ntrunirea se organizeaz la Bucureti.

Finalizarea rapoartelor se va realiza prin circularea materialelor prin intermediul


platformei informatice, beneficiind de feedback din partea tuturor experilor i a
echipei de management. Versiunea final a rapoartelor va fi disponibil pn pe 15
decembrie, dup care va fi supus aprobrii Cmitetului de Coordonarea i Consiliului
Stiinific.
Dup aprobarea rapoartelor finale, echipa de management va organiza tot n cursul
lunii decembrie o conferin de prezentare a rapoartelor finale.

14