Sunteți pe pagina 1din 31

Cuprins

1. Ce este Mobility Tool+ i la ce folosete? ......................................................................................... 3


2. Cum poate fi accesat MT+?............................................................................................................... 3
3. Ce informaii se gsesc n pagina principal? ................................................................................... 4
4. Seciunea Details ........................................................................................................................... 5
5. Seciunea Organisations ................................................................................................................ 7
6. Seciunea Contacts ......................................................................................................................... 8
7. Seciunea Project Management and Implementation ................................................................... 9
8. Seciunea Transnational project meetings................................................................................... 10
9. Seciunea Intellectual outputs ..................................................................................................... 13
10. Seciunea Multiplier Events.......................................................................................................... 16
11. Seciunea Learning Teaching and Training .................................................................................. 18
12. Seciunea Special Needs ............................................................................................................... 21
13. Seciunea Exceptional Costs ......................................................................................................... 22
14. Seciunea - Budget .......................................................................................................................... 24
15. Seciunea Reports ........................................................................................................................ 25

2
1. Ce este Mobility Tool+ i la ce folosete?

Mobility Tool+ (MT+) reprezint un sistem informatic care permite organizaiilor coordonatoare/
partenere din cadrul Programului Erasmus+ s acceseze i s gestioneze informaiile referitoare la
proiecte i s transmit Ageniilor Naionale rapoartele finale. De asemenea, Ageniile Naionale
utilizeaz Mobility Tool+ pentru a monitoriza i a valida informaiile despre proiecte introduse de
ctre organizaiile coordonatoare.

Mobility Tool+ este proiectat, dezvoltat i meninut de Comisia European.

2. Cum poate fi accesat MT+?


Accesul beneficiarilor la platforma MT+ este posibil dup trimiterea proiectului din baza de date
european n MT+ de ctre AN:

1. n momentul n care proiectul ajunge n Mtool+, sistemul trimite automat un mesaj de


ntiinare pe adresa de email a persoanei de contact din partea instituiei
coordonatoare/beneficiare (adresa mentionata in formularul de candidatur),
2. Accesarea platformei se face utiliznd link-ul din mesajul primit
( https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility/), pe baza contului ECAS creat cu adresa de e-
mail mentionata in aplicaie. Dac persoana de contact nu are cont ECAS, trebuie s urmeze
paii descrii n mesajul primit. Atenie, parola trebuie s aib cel puin 10 caractere de 3
tipuri diferite!
3. nainte de autentificare trebuie ales domeniul External, dac este predefinit un alt
domeniu se apas pe butonul Change it i se alege domeniul corect.

3
3. Ce informaii se gsesc n pagina principal?

- Definiia Mtool+
- Ghidul de utilizare Mtool+
- Proiectele n derulare
- Proiectele n consultare
- Proiectele finalizate

Limba de completare a informaiilor n MT+ i n raportul final trebuie sa fie limba de lucru a
proiectului. Dac limba de lucru este alta dect engleza sau franceza, se va anexa la raport o
traducere a acestuia n limba romn.

Pentru a schimba limba n care apare interfaa platformei, se utilizeaz butonul din bara de sus
Change language.

Accesarea proiectului se face apsnd direct pe numrul de proiect din caseta My ongoing projects
(proiectele n derulare).

4
4. Seciunea Details

Din momentul n care a fost accesat numrul proiectului, se deschide seciunea Project Details.

n partea de sus a paginii este vizibil bara de meniu ce cuprinde urmtoarele capitolele: Details,
Organisations, Contacts, Project Management and Implementation, Transnational Project Meetings,

Intellectual Outputs, Multiplier Events, Learning Teaching and Training Activities, Special Needs
Support, Exceptional Costs, Exceptional Cost Guarantee, Budget si Reports.

n vederea redactrii i trimiterii raportului final, coordonatorul va trebui sa completeze informaiile


necesare din fiecare capitol.

Seciunea Details cuprinde informaii de baz despre proiect (perioad, titlu, numr, acronim),
informaii privind instituia coordonatoare, istoricul modificrilor efectuate, tipul de acces/ drepturi
etc.

Pentru vizualizarea integral a datelor beneficiarului (Beneficiary Organisation information) se


poate apsa pe pictograma , informaiile care apar sunt preluate din fia codului PIC din Portalul
Participantului.

5
6
5. Seciunea Organisations

Seciunea cuprinde lista organizaiilor implicate n proiect. Utiliznd funcia Search se poate cuta
o anumit instituie n list.

De asemenea, baza de date permite exportul informaiilor ntr-un document de tip PDF, XLS sau CSV.

Informaiile care apar despre fiecare organizaie pot fi: numrul PIC, denumirea legal,
departamentul, tipul institutiei public sau nu, non-profit sau nu, ara, oraul, rolul n proiect.

Utiliznd butonul din partea stanga a paginii se pot selecta mai multe informaii (ex: telefonul

care sa apar pentru fiecare organizaie partener. La final se va apsa butonul .

n situaia n care pe durata implementrii, din motive ntemeiate, un partener s-a retras / a fost
nlocuit, organizaia coordonatoare nu poate terge instituiile menionate n list sau aduga noi
parteneri, aceast modificare poate fi fcut numai de AN.

7
6. Seciunea Contacts

n aceast seciune apar persoana de contact i reprezentantul legal indicai n candidatur pentru
fiecare instituie partener

Beneficiarul poate aduga, terge sau modifica/actualiza datele persoanelor de contact, ns nu


poate modifica datele reprezentanilor legali ai instituiilor partenere. Datele acestora pot fi
modificate doar de AN.

n momentul n care se dorete introducerea unei noi persoane de contact pentru o anumit

instituie partener, se apasa butonul si se completeaz cmpurile solicitate se poate


alege dac contactul este preferenial i care vor fi drepturile acestuia (editare sau vizualizare).

8
7. Seciunea Project Management and
Implementation

n aceast seciune se introduce suma aferent capitolului bugetar management i implementare pe


fiecare partener n parte, conform bugetului aprobat. Aceast sum poate fi diferit n situaia n
care au fost fcute transferuri ctre alte categorii bugetare.

Utilizand pictograma pentru fiecare partener se poate introduce suma aferent conform
bugetului aprobat. Pentru salvarea informaiilor introduse se apas pictograma .

n dreapta jos apare valoarea grantului total aprobat de AN pentru acest capitol bugetar.

9
8. Seciunea Transnational project meetings

n aceast seciune se introduc informaii despre fiecare ntlnire de proiect organizat n cadrul
parteneriatului. Baremele unitare utilizate sunt conform Ghidului Programului Erasmus+. Valoarea
final a sumei pe fiecare partener n parte este calculat de MT+ n funcie de banda de distan i
numrul de participani.

Iniial nu se regseste nicio informaie n aceasta seciune. Pentru a introduce detalii despre fiecare

ntlnire de proiect se apas butonul . Se va deschide o nou fereastr.

10
n aceast fereastr trebuie introduse informaii n toate cmpurile marcate cu semnul .
Perioada pe care o menionai n MT+ trebuie s coincid cu datele de pe certificatul de participare
acordat de instituia gazd.

Dup completarea tuturor cmpurilor, butonul din dreapta jos devine activ i se pot salva
informaiile introduse.

Ulterior se va activa o nou seciune Participants, n care trebuie introduse informaii despre

participanii fiecrei organizaii de trimitere. Acest lucru poate fi fcut apsnd butonul .

11
Toate cmpurile marcate cu semnul trebuie completate cu informaii.

Pentru verificarea distanei parcurs de participanii fiecrei organizaii pn n oraul n care s-a
desfurat ntlnirea de proiect se va utiliza calculatorul de distane ( ).

n funcie de banda de distan utilizat cmpurile Grant per participant i Total Calculated vor fi
completate automat de MT+.

Dup completarea tuturor cmpurilor, butonul din dreapta jos devine activ i se pot salva
informaiile introduse.

Pentru introducerea informaiilor despre participanii la o ntlnire de proiect, pentru fiecare

organizaie trebuie apsat butonul .

Dac se constat anumite erori n datele introduse se pot utiliza butoanele din dreapta ( -

vizualizare, - editare, - tergere) pentru efectuarea modificrilor necesare.

Pentru ntoarcerea la pagina principal cu lista ntlnirilor de proiect se apas pe butonul din partea

stnga sus .

Pentru introducerea informaiilor despre fiecare ntlnire de proiect realizat se vor relua paii
prezentai mai sus.

12
9. Seciunea Intellectual outputs

n aceast seciune se va introduce numrul de zile lucrate pentru realizarea produselor intelectuale
de fiecare partener n parte.

Seciunea este precompletat cu produsele intelectuale aprobate de AN.

Pentru introducerea informaiilor despre fiecare produs intelectual trebuie accesat butonul -
editare din dreapta fiecrui rezultat.

Se va deschide o nou seciune - Intellectual Outputs Details - n care se vor introduce informaiile
necesare despre rezultatul selectat. Aceast seciune are dou subseciuni:

- Intellectual outputs
- Organizations

n subseciunea Intellectual Outputs exist precompletate date formale privind rezultatul


intellectual, acestea fiind preluate din candidatur (codul de identificare O1, O2 etc, titlu, limbile n
care este disponibil, seciunea de descriere). Data de ncepere i de finalizare a rezultatului trebuie
modificat conform realitii. De asemenea , descrierea produsului trebuie sa fie actualizat
(informaiile fiind cele din candidatur).

13
n subseciunea Organisations pentru fiecare rezultat intelectual trebuie s se introduc numrul
de zile de lucru pe fiecare categorie de personal i pentru fiecare partener n parte. Acest lucru este
posibil dac se apas pe butonul - editare din dreapta fiecrei organizaii.

14
Dup introducerea numrului de zile, pe baza baremelor din Ghidul Programului Easmus+, MT+ va
calcula grantul utilizat. Atenie, numrul de zile trebuie s fie ntreg, nu utilizai fracii de zile.

Atenie, n cazul fiecrui produs intelectual trebuie s se bifeze partenerul coordonator de activiti

(se bifeaz csua ). Dac nu se bifeaz partenerul coordonator, NU se va putea transmite


raportul final online.

Dup completarea tuturor cmpurilor, butonul din dreapta jos devine activ i se pot salva
informaiile introduse.

15
10. Seciunea Multiplier Events

n aceast seciune se introduce numrul i tipul participanilor la fiecare eveniment de multiplicare


aprobat de AN. Seciunea este precompletat cu evenimentele de multiplicare aprobate de AN
(numrul evenimentului, titlul, ara n care se desfoar, descrierea i produsele intelectuale
prezentate) i cu grantul alocat pentru un participant strin i un participant local, conform Ghidului
Programului Erasmus+.

Pentru introducerea numrului de participani se va apsa pe butonul - editare din dreapta


fiecrui eveniment.

16
Pentru fiecare eveniment trebuie actualizat descrierea evenimentului (n MT+ apare descrierea din
candidatur) i menionat data de nceput i data de final. n vederea completrii numrului de
participani locali i strini trebuie apsat butonul - editare din dreapta fiecrei organizaii.

Valoarea final a sumei pe fiecare partener n parte este calculat de MT+ n funcie de numrul i
tipul participanilor. Grantul alocat/ participant este precompletat.

La final butonul din dreapta jos devine activ i informaiile introduse pot fi salvate.

n cazul n care au fost aprobate mai multe evenimente de multiplicare, pentru fiecare dintre ele se
vor relua paii prezentai mai sus.

17
11. Seciunea Learning Teaching and Training

n aceast seciune se introduce numrul participanilor la activitile de nvare/predare/formare


aprobate din partea fiecrei organizaii partenere.

Seciunea este precompletat cu tipul i numrul de activiti aprobate.

Pentru accesarea fiecrei activiti de nvare i introducerea informaiilor necesare, trebuie apsat
butonul - editare.

18
n noua fereastr care se va deschide, va trebui actualizat descrierea activitii (aceasta fiind
preluat din candidatur).

Pentru completarea informaiilor despre participani se va apsa butonul .

Cmpul Participant ID nu trebuie completat, el va fi generat ulterior.

Informaiile necesare de completat despre fiecare participant la o activitate de nvaare sunt: e-mail,
prenume (first name) i nume (last name).

Cmpul Mobility ID nu trebuie modificat.

Cmpurile din partea dreapt a paginii se vor bifa doar dac este cazul.

Cmpurile Start date (prima zi de activiti), i End date (ultima zi de activiti) vor fi completate
conform certificatului de participare, iar zilele suplimentare de transport (nainte i dup activiti),
dac au fost aprobate de AN, se vor meniona n cmpul Travel days (n caz contrar va fi lsat
valoarea zero).

19
Toate cmpurile marcate cu semnul trebuie completate cu informaii.

Pentru verificarea distanei parcurs de fiecare participant pn n oraul n care s-a desfurat
activitatea se va utiliza calculatorul de distane ( ).

Dac oraele de plecare i/ sau cel de destinaie sunt diferite de cele n care sunt situate institutiile
partenere (de trimitere i gazd), se va completa motivul n cmpul din dreapta.

n funcie de informaiile introduse, MT+ va calcula automat EU Travel Grant, EU Individual


Support i EU Mobility Total Grant (calculated).

Dup completarea tuturor cmpurilor, butonul din dreapta jos devine activ i se pot salva
informaiile introduse.

Pentru fiecare participant i pentru fiecare activitate de nvare se vor relua paii prezentai mai
sus.

20
12. Seciunea Special Needs

n situaia n care au fost aprobate de ctre AN costuri la capitolul bugetar Special Needs (nevoi
speciale) sau pe parcursul derulrii proiectului partenerii au transferat fonduri din alte capitole
bugetare la acesta (pentru implicarea n proiect a unor persoane cu nevoi speciale), se va accesa
aceast seciune pentru introducerea informaiilor despre costurile reale realizate pentru sprijinirea
mobilitilor i participrii persoanelor cu nevoi speciale n proiect.

Seciunea nu este precompletat cu informaii.

Pentru introducerea costurilor i a descrierii acestora se va apsa butonul .

n fereastra care se va deschide este necesar s se completeze toate cmpurile marcate cu semnul

Dup completarea tuturor cmpurilor, butonul din dreapta jos devine activ i se pot salva
informaiile introduse.

21
13. Seciunea Exceptional Costs

n situaia n care au fost aprobate de ctre AN costuri la capitolul bugetar Exceptional Costs
(costuri excepionale), se va accesa aceast seciune pentru introducerea informaiilor despre
costurile reale realizate cu subcontractarea anumitor servicii sau achizitionarea unor bunuri conform
bugetului aprobat.

Seciunea nu este precompletat cu informaii.

Pentru introducerea costurilor i a descrierii acestora se va apsa butonul .

n fereastra care se va deschide este necesar s se completeze toate cmpurile marcate cu semnul
.

n situaia n care pentru un anumit serviciu AN a aprobat suma de 750 de euro (75% din costul
total), n cmpul Full real cost (costul total real) se va introduce valoarea real a facturii de 1000
euro (costul de 100% necesar pentru serviciul respectiv), urmnd ca Mtool+ s calculeze automat
valoarea eligibil a costului de 75%.

22
Dup completarea tuturor cmpurilor, butonul din dreapta jos devine activ i se pot salva
informaiile introduse.

Foarte important!
Organizaiile care raporteaza costuri excepionale, dup transmiterea online a raportului final, vor
trebui s trimit prin post documentele justificative, conform contractului, n copie (facturi i
dovada pltilor).

23
14. Seciunea - Budget

Aceast seciune reprezint centralizatorul informaiilor bugetare introduse in capitolele anterioare.


Pentru orice modificri legate de cheltuielile realizate, trebuie s se revin la seciunea n cauz.

24
15. Seciunea Reports

n momentul n care se dorete nceperea completrii prii narative a raportului final se apas pe

butonul .

A se reine: aspectele de ordin financiar se preiau din seciunile anterioare i se actualizeaz automat
pe msur ce se introduc datele aferente acestora.

Dup generarea raportului, pentru a completa seciunile acestuia, se apas pe butonul .

Registrul persoanelor care acceseaz sau genereaz raportul final poate fi observat n partea a doua
a paginii.

25
Dup apsarea butonului Edit draft se deschide raportul. Capitolele acestuia pot fi observate in
partea stng a paginii. Capitolul Budget este completat automat cu informaii din seciunile
anterioare. De asemenea, sunt anumite seciuni care preiau informaiile din candidatur (ex: Project
summary). Acestea trebuie actualizate i modificate n funcie de rezultatele proiectului.

n partea stng sus poate fi observat procentul de completare al raportului. Imediat dup generarea
lui, procentul este de 4%. Doar n momentul n care procentul ajunge la 100%, raportul poate fi
transmis.

Pentru printarea raportului n orice moment al completrii acestuia se apas pe .

Prin apsarea butonului se poate reveni la pagina principal a raportului oricnd pe


perioada de completare.

26
Din pagina principal, dac se dorete continuarea completrii raportului se va apsa butonul

, iar dac se dorete ieirea din raport trebuie, de fiecare dat, s se apese

pe butonul .

Dup parcurgerea celor 7 capitole ale raportului, trebuie accesat seciunea Anexe pentru a putea
descrca Declaraia de Onoare precompletat cu datele proiectului.

27
Accesarea butonului permite descrcarea Declaraiei de Onoare. nainte
de semnarea i stampilarea (dac este cazul) declaraiei, aceasta trebuie citit cu atenie. Ulterior, ea
va fi anexat raportului final prin tragerea documentului ctre zona .

Dup ncrcarea documentului, acesta trebuie, obligatoriu, sa fie marcat prin apsarea butonului
. Doar n acest caz dup completarea seciunilor raportului i ataarea
declaraiei de onoare, procentul de completare a raportului final va fi de 100%, i se va putea ncepe
procedura de trimitere a acestuia online prin apsarea butonului din stanga sus

O nou fereastr se va deschide i se vor urma pas cu pas indicaiile din aceasta.

28
Se poate verifica nc o dat completarea corect i ataarea Declaraiei de Onoare i se trece la

pasul urmtor apsnd butonul .

Se citesc cu atenie informaiile din Notificarea privind protecia datelor i se apas butonul

pentru a putea merge mai departe.

29
Dup bifarea tuturor aspectelor din list (prin apsarea butonului acesta se transform n

), butonul devine activ i se poate trece la pasul urmtor.

Apsnd butonul se trimite online raportul final ctre baza de date


european.

Dup transmiterea raportului beneficiarul nu mai are acces la acesta. Printarea raportului poate fi
fcut numai nainte de transmiterea lui!

30
Foarte important!
nainte de trimiterea online a raportului final, toti beneficiarii trebuie s ncarce pe platforma EPRP
(Erasmus + Project Results Platform) rezultatele proiectului (ex: produsele intelectuale, logo-ul
proiectului, link-ul site-ului, brosuri, newslettere etc.)

Accesarea platformei se face pe baza aceluiasi cont ECAS urmand link-ul:


http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects

31