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UNIONPYME EASY
MANUAL DE
IMPLEMENTACIN
Manual de Implementacin Unionpyme Easy
manual de implementacin
soporte@unionpyme.com o info@solucioncontable.com
Autores:
Eduardo Alcvar B.
Viviana Alcvar M.
Editores:
Viviana Alcvar M.
Daniel Alcvar M.
Diseo e Imagen:
Javier Alcvar M.
Manual de Implementacin Unionpyme Easy
Indice
1 BIENVENIDO A UNIONPYME EASY 8
2 TRMINOS DE USO 9
3 POR QU UNIONPYME EASY ? 15
4 ANTES DE EMPEZAR 18
4.1 Requerimientos de Sistema 3
4.2 Instalando Unionpyme Easy en Windows 8 o superior 5
4.2.1 Para Instalar Unionpyme Easy desde un cd
4.2.2 Para Instalar Unionpyme Easy con un instalador descargado de internet
4.2.3 Desinstalar Unionpyme easy
4.3 Configurar Windows 8 para usar UNIONPYME EASY
4.3.1 Configuracion Regional 10
1
Bienvenido a
Unionpyme EASY
Unionpyme Easy es un Sistema Administrativo-Contable conformado por Nueve
mdulos totalmente integrados. Est disponible en tres versiones principales que son:
Unionpyme Easy versin DEMO, Unionpyme Easy versin DG (Distribucin Gratuita),
Unionpyme Easy versin POS, Unionpyme Easy versin PRO Comercial de
Productos, Unionpyme Easy versin Industrial, y Unionpyme Easy versin
multi-usuario de las anteriores
El software disponible para descargar desde este sitio Web (el "Software") es propiedad
de UNIONPYME. Este Software est protegido por leyes de copyright y est a su
disposicin nica y exclusivamente para su uso segn lo estipulado segn los trminos y
condiciones del siguiente Contrato de licencia de Software. Cualquier uso, reproduccin
o redistribucin del Software que contravenga el Contrato de licencia de Software
UNIONPYME queda expresamente prohibido por la ley y puede constituir un delito civil
o penal.
Manual de Implementacin Unionpyme Easy
3. Propiedad. El Software no se vende, sino que se concede una licencia para su uso
nicamente bajo los trminos y condiciones de este Contrato y UNIONPYME S.A.S. se
reserva todos los derechos no concedidos al usuario explcitamente en este Contrato.
UNIONPYME S.A.S. o los otorgantes de licencia conservan la titularidad del Software y
todos los derechos de propiedad intelectual sobre ste.
12. Trminos y condiciones generales. Este Contrato est sujeto y debe ser interpretado
segn la legislacin de Estados Unidos y el estado de California, sin tener en cuenta y
sin aplicar otros principios y leyes relativos a la preferencia de jurisdiccin. Si por la
razn que fuera un juzgado de la jurisdiccin competente dictase que alguna de las
disposiciones de este Contrato no puede ser respetada, esa disposicin se cumplira en
la mayor medida posible permitida por la ley, con el fin de lograr la intencin de las
partes, y el resto del Contrato seguir teniendo vigencia y efecto absolutos. Este
Contrato constituye el contrato ntegro y nico entre las partes en lo que concierne al
uso del Software, y anula cualquier otro escrito precedente o simultneo, comunicacin
o convenio, escrito o verbal, en relacin con este tema. UNIONPYME S.A.S. puede, a su
entera discrecin, modificar cualquier parte de este Contrato en cualquier momento
UNIONPYME S.A.S. puede notificar a los usuarios acerca de cualquier cambio por medio
de notas en las pginas Web de UNIONPYME S.A.S. o por medio del correo electrnico,
postal u otros medios. Al continuar utilizando el Software tras una notificacin de
cambios, el usuario acepta las modificaciones del Contrato correspondientes. Si no
acepta estas modificaciones, debe dejar de utilizar el Software inmediatamente y
destruir todas las copias de ste que estn en su posesin o bajo su control.
3
Por qu Unionpyme
Easy
Permite vender y comprar al contado o a crdito con una o varias formas de pago,
pudiendo adems establecer las fechas y montos.
Anlisis de ventas por productos por mes, rentabilidad por producto, ventas por
agente, por cliente, por zona, ruta, sectores, tipo de clientes.
4
Antes de
Empezar
Requerimientos de Sistema
REQUERIMIENTOS MONO-USUARIO
Requerimientos mnimos:
Requerimientos recomendados:
Requerimientos Multi-usuario
Si Ud. est instalando en un Sistema operativode 64 Bits como Windows 8 de clic con
el botn Derecho, de clic en la funcin Ejecutar como Administrador
Lee y acepta los trminos de la Licencia, en caso de no estar de acuerdo con ellos da
clic en el botn cancelar y el proceso de instalacin se suspender.
Si deseas continuar la instalacin, da clic en el botn siguiente estar listo para que
programainstale los archivos del programa
1) Configuracion Regional
2) Agregar excepcin al Firewall
3) Configuracin de Resolucin de Pantalla
Manual de Implementacin Unionpyme Easy
1) CONFIGURACION REGIONAL
8) En el espacio de smbolo de
separador de listas digite el punto y
coma (;).
Manual de Implementacin Unionpyme Easy
2 archivos de Estructura
2 archivos de Datos
Esto se hace sin tocar la informacin de su Empresa, que est en los archivos de Datos.
Los 2 archivos de estructura llevan el nombre Easy*.4DB y Easy*.4DR con una
extensin de acuerdo a la versin actualizada.
Los podr reconocer porque su nombre termina con la extensin: ".4DB" y ".4DR"
"Easy_14_Pro.4DB y Easy_14_Pro.4DR"
Ejemplo_Unionpyme.4DD y Ejemplo_Unionpyme.4DR
EjemploColombiaPuc.4DD y EjemploColombiaPuc.4DR
Manual de Implementacin Unionpyme Easy
Da clic en Conectar.
Nota: En caso de tener varias empresas o llevar varias contabilidades en futuros ingresos
al programa, para poder elegir en que archivo queremos trabajar, despus de poner la
contrasea y mientras das clic en el botn Conectar , mantn presionada la tecla
ALT del teclado (ALT+Conectar).
Siempre el archivo donde estn sus datos es un archivo con extensin *.4DD
Ud. Ha ingresado al Sistema Administrativo Contable Unionpyme Easy, Una vez abierto el
archivo se le presenta la pantalla de Fondo o splash de Unionpyme Easy..
En los siguientes captulos aprenderemos a conocer las funciones y mdulos del Programa.
Crear Empresa
Crear empresa o contabilidad en el Sistema Administrativo Contable NIIF
Unionpyme Easy
Una vez que ha recorrido el archivo ejemplo y para que Ud. pueda empezar a trabajar
con su informacin, debe Crear una base de datos nueva de su empresa.
Para Crear tu Empresa tienes dos Opciones
a) Desde la Barra de Men
b) Desde el Mdulo de SISTEMAS
A Continuacin escribe el nombre del archivo sin ninguna extensin por ejemplo, escribe
MI_EMPRESA. Y das Da clic en "OK"
Ahora el Programa Administrativo Unionpyme Easy, empieza crear tu archivo, una vez
cubierta la primera fase, el Sistema te muestra una pantalla de dialogo para el Ingreso, eso
significa que has salido del Archivo ejemplo y ests ingresando en tu nuevo Archivo
Debes escribir el usuario y la contrasea
En la pantalla siguiente, elije el Pas en el que te encuentras, y luego das clic en botn verde
con el Visto Bueno
Manual de Implementacin Unionpyme Easy
A continuacin el Programa terminar de crear el archivo, (Este proceso puede demorar unos
30 segundos y un mximo de 2 minutos dependiendo de la Memoria RAM y de la velocidad
del Procesador de tu PC).
Nota: El archivo que se crear es un archivo totalmente nuevo sin transacciones; no borrar el
archivo ejemplo, el mismo que tambien podr se abierto cuando desee para prcticas, pero el
archivo ejemplo cuando supera el nmero de transacciones autorizadas, elimina la informacin
de las excedentes.
Nota: Antes de Contratar o usar la versin Gratuita (DG) puedes probar la versin PRO
Gratuitamente durante un periodo de 30 das, 200 transacciones o 60 accesos , durante este
tiempo puedes solicitar apoyo de soporte tcnico por medio de:
a) mail soporte@unionpyme.com o
b) por medio del FORO de nuestra website o los diferentes tutoriales
Para empezar a ingresar tu informacin hemos incluido un Asistente De Implementacin, el
cual es una excelente herramienta que te guiar paso a paso en el proceso de
Implementacin... estamos seguros que con esta gua tu implementacin ser sencilla y
rpida.
Manual de Implementacin Unionpyme Easy
6
Asistente de
Implementacin
QU ES EL ASISTENTE DE IMPLEMENTACIN?
1) Contiene los pasos necesarios para establecer de una manera correcta la Configuracin
General del Software Contable Niif Unionpyme Easy versin Gerencial, a fin de facilitar los
procesos automticos entre los mdulos de Contabilidad, Expedientes, Inventarios,
Compras y Ventas
2) Permite una sencilla forma de de Ingresar el Estado de Situacion Inicial y los Auxiliares
de Bancos, Cuentas Por Cobrar, Cuentas Por Pagar, Inventarios, y Activos Fijos
4) Permite registrar de manera automtica los saldos del Conteo Inicial de Inventarios
Siga los procesos en el orden que estn establecidos; as, Ud. y nosotros estaremos
seguros que su implementacin ser un xito.
El Asistente de Implementacin est dividido en 8 secciones claramente definidas, las
cuales son :
DATOS BASICOS
1) Seleccione el CONTINENTE
2) Seleccione el Pais, si el suyo no figura en la lista, agrguelo por medio del botn
Modificar y luego clic en el botn Insertar.
3) Escriba el Estado - Region 4) Elija el Departamento Provincia
5) Seleccione o ingrese Ciudad - Pueblo 6) Esciba Sector - Colonia - Barrio
7) Seleecione la Moneda
Se abre una ventana de detalle en la cual Ud. podr ir llenando los diferentes campos
con sus datos personales y los de su empresa,
Manual de Implementacin Unionpyme Easy
NOTA: Para aprender a Crear, Editar Y Eliminar Cuentas, vea el Manual De Usuario
Seccin -> Contabilidad Tema -> Catlogo De Cuentas(Pgina
NOTA: Para aprender a Importar Cuentas, vea el Manual De Usuario Seccin -> Sistemas
Tema-> Importacion De Cuentas(Pgina
IMPUESTOS
NOTA: Para aprender a Crear Tasas De Iva vea el Manual De Usuario Seccin ->
Contabilidad Tema-> Tasas De Iva (Pgina
NOTA: Para aprender a Crear Tasas De Ice vea el Manual De Usuario Seccin ->
Contabilidad Tema-> Tasas De Ice (Pgina
Manual de Implementacin Unionpyme Easy
CREAR RETENCIONES
Si su Empresa es una Persona MORAL o JURIDICA ( S.A. S.A.S. S.R.L C.A.) o est
obligado a llevar Contabilidad por parte del Servicio de Rentas de su Pas, es obligatorio que
configure las TASAS de RETENCIONES por los diferentes Conceptos Retnciones por el IVA
(reteIVA) retenciones por la Renta (retefte), Retenciones al Comercio , y otras que se apliquen
en su Pas; las cuales aplicar en los procesos de Ventas, compras, Notas de Dbito yNotas de
Crdito Comerciales
NOTA: Para aprender a Crear Tasas De Retenciones vea el Manual De Usuario Seccin ->
Contabilidad Tema-> Retenciones (Pgina
LIGAR CUENTAS
El proceso de Ligar Cuentas le permite pre-definir las cuentas que de manera
automtica el Programa Unionpyme Easy utilizar en los diferentes funciones para mantener
integrado el Mdulo de Contabilidad con los Otros Mdulos. En esta fase debe Ligar las
Cuentas de los Mdulos de Contabilidad, Ventas, y Compras.
Es importante que Ud. ligue todas las Cuentas solicitadas, ya que as siempre estar
seguro que sus transacciones estn siendo contabilizadas adecuadamente. Si Ud. observa que
hay una cuenta que no necesita ligar porque no la usar, aun as le sugerimos lo haga;
considerando que si no hay transacciones, esta Cuenta no aparecer en sus Estados
Financieros, y si las hubiera, sus diarios estarn adecuadamente cuadrados. Esto le permitir
de manera fcil luego efectuar cualquier ajuste o traspaso de valores que necesite.
LIGAR CUENTAS DE CONTABILIDAD
De doble clic en la Cuenta elegida o de clic en el botn de Visto Bueno Color verde
de Aceptar
Haga el mismo proceso con las siguientes Cuentas
4) Ligue la Cuenta Perdida del Ejercicio (OBLIGATORIO)
5) Ligue la Cuenta de Resultados del Ejercicios Anteriores (OBLIGATORIO)
6) Ligue la Cuenta Prdida por Diferencial Cambiario (segn el pas
OBLIGATORIO)
7) Ligue la Cuenta Utilidad por Diferencial Cambiario (segn el pas
OBLIGATORIO)
8) Ligue la Cuenta Productos en Proceso (tmp), Esta es una Cuenta Temporal
que sirve como Cuenta Puente en el proceso de Ordenes de Produccin automtico.
El Proceso de Produccin genera 2 diarios de inventarios, el primero debita sta
Cuenta temporal y el segundo diario Acredita la misma Cuenta, La misma siempre ser
neteada.
Esta Cuenta No es la cuenta que normalmente usan las empresas Industriales llamada
Inventarios de Productos en proceso.
9) Ligue la Cuenta Valores por Aplicar, Esta es una Cuenta Temporal que sirve
como Cuenta Puente en el proceso de Anticipos de Clientes o a Proveedores.
Los Procesos Anticipos de Clientes o a Proveedores genera 2 diarios, el primero
debita sta Cuenta temporal y el segundo diario Acredita la misma Cuenta, La misma siempre
ser neteada.
10) Ligue la Cuenta Saldos Iniciales.
Esta es una Cuenta Temporal que sirve como Cuenta Puente en el proceso de Registro del
Estado de Situacin Inicial, y nos permitir controlar adecuadamente el registro de los
Valores de los Auxiliares.
11) Ligue la Cuenta Utilidad en Venta de Activos (OBLIGATORIO si usa el Mdulo
de ACTIVOS FIJOS)
12) Ligue la Cuenta Prdida en Venta de activos (OBLIGATORIO si usa el Mdulo de
ACTIVOS FIJOS)
Registrar Ao Actual: A continuacin determine el ao en que iniciar Operaciones, asi por
ejemplo si va registrar sus operaciones en el ao 2015, y quisiera tener registrado el balance
del ao pasado (2014) al 31/12/2014, escriba en el campo ao Actual 2014.
Si no tiene operaciones o no empieza operaciones el 01/01/15 escriba en ao Actual 2015
Definir Primer da Ao Fiscal: Escriba el primer dia en que va a empezar a registrar sus
operaciones,
Nota: El programa calcular el periodo anual y escribir el ltimo dia del ao Fiscal en los
dos casos mencionados, serian 31/12/2015, y en el segundo caso escribiria 31/03/2015
Manual de Implementacin Unionpyme Easy
Establecer el Primer mes del Ao Fiscal: Escriba el primer MES en que va a empezar a
registrar sus operaciones,
Nota: El programa escribir el ltimo MES del ao Fiscal y el mismo MES ser usado como
MES de Conversin, Este es el mes en el que inicia las operaciones.
13) Al finalizar, de ligar las Cuentas de Contabilidad, de clic en el Crculo Verde con el
Visto Bueno para Aceptar lo realizado. Y el Programa Administrativo Contable Unionpyme
Easy le preguntar si ya termin de Ligar las Cuentas automticas de Contabilidad, y si la
respuesta es SI, marcar el proceso y Ud. podr continuar en la siguiente etapa de la
implementacin.
Ligar Cuentas de Compras
6) Ligar Cuenta para los Descuentos como Mayorista. Cuando Ud. registra una
compra y en ella determina los descuentos otorgados por sus proveedores por compras al
por Mayor esos valores se reflejaran en esta cuenta (OBLIGATORIO).
7) Ligar Cuenta para los Intereses pagados. Los intereses de financiamiento
registrados al ingresar una compra se reflejaran en esta cuenta (OBLIGATORIO).
8) Ligar Cuenta para el IVA Pagado (OBLIGATORIO). Defina cual ser la Cuenta
nica para el IVA al comprar, recuerde todos valores del IVA en compras se reflejaran en esta
Cuenta, si en su Pas acostumbran usar una Cuenta por cada tipo de bienes ( IVA en Bienes,
IVA en Servicios IVA Activos, etc) o existen diferentes tasas de IVA , Ud. podr
adicionalmente, predefinirla con cada tipo de IVA que cree ms adelante en la funcin Tasas
de IVA (OBLIGATORIO).
9) Ligar Cuenta para el ICE cobrado (OPCIONAL). Debe seleccionar una
cuenta para el ICE (Impuestos a los consumos especiales) que se registran al COMPRAR,
para en ella asignar las transacciones del ICE o cualquier otro impuesto diferente al IVA (
Impuesto al Valor Agregado) que en su Pais se incorpore a las Compras .
10) Elija Lnea adicional al comprar. Si su empresa necesita agregar alguna
informacin adicional en las lneas de detalle de las compras, adems de ingresar cada uno
de sus productos en su particular lnea debe elegir SI caso contario dejarlo en NO ( Si no
est seguro djelo NO). (OPCIONAL solo en la Opcin PRO).
11) Escriba el nombre del Impuesto al Valor Agregado o Aadido que se utiliza
en su Pais (IVA, VAT, IGV, ITBIS, GST, TPS, HST, TVN, IGIC , IV, ISV, ITBMS, IPI , ICMS)
12) Defina si usar un solo IVA para todas sus transacciones de compras o varios
tipos por ejemplo ( Iva en Compras al Gasto, Iva en Compras de Productos, (OBLIGATORIO).
a) Elegir la Cuenta (1) aparece una pantalla con todas las cuentas de registro o detalle
del Grupo 1 Activos, de las cuales Ud. Elegir la Cuenta que usar para que se
registren los dbitos y crditos al Vender y Cobrar a sus Clientes, y luego de clic en el
botn Aceptar". o
b) Si la Cuenta no existiera, puede Crearla directamente desde esta pantalla, para ello de
clic en el Boton Crear Cuenta (2)
2) Ligar Cuenta de cobro a Clientes Determine cual ser la Cuenta que usar el
Programa por defecto para los cobros, sin embargo Ud. podr decidir en el momento de
cobrar, cual Cuenta de Caja o Banco utilizar para cobrar al momento de efectuar el cobro
(OBLIGATORIO)
3) Ligar Cuenta para Anticipos a Clientes Si desea puede establecer una
Cuenta para los Anticipos de sus Clientes (OBLIGATORIO)
4) Ligar Cuenta para los Fletes cobrados Establezca cual ser la Cuenta en la
que se registrarn los valores que por transporte Ud. facture a sus clientes en sus ventas
5) Ligar Cuenta para Descuentos por Pronto Pago Para los valores que otorga
como descuentos por cobros anticipados al recibir un cobro y deseen se reflejen
contablemente (OBLIGATORIO)
6) Ligar Cuenta para los Descuentos otorgados para ccuando Ud. registra una
venta y en ella se registren los descuentos otorgados a sus clientes, por descuentos al por
mayor. (OBLIGATORIO)
7) Ligar Cuenta para los Intereses cobrados por financiamiento registrados al
ingresar una venta los cuales se reflejaran en esta cuenta (OBLIGATORIO)
8) Ligar Cuenta para el IVA cobrado Defina cual ser la Cuenta nica para el
IVA al vender, recuerde todos valores del IVA en ventas se reflejaran en esta Cuenta.
(OBLIGATORIO)
Nota: Si en su Pas acostumbran usar una Cuenta por cada tipo de IVA bienes ( IVA en Bienes,
IVA en Servicios etc) o existen diferentes tasas de IVA , Ud. podr adicionalmente, predefinir
cada tipo de IVA que cree, ms adelante en la funcin Tasas de IVA
9) Ligar Cuenta para el ICE cobrado. Para ello debe seleccionar una cuenta para
el ICE (Impuestos a los consumos especiales) que se registran al vender, para asignarle las
transacciones del ICE o cualquier otro impuesto diferente al IVA (Impuesto al Valor Agregado)
que en su Pas se incorpore a las ventas
Nota: A fin de que pueda tener un buen manejo de su efectos en CAJA, el Programa de
Contabilidad UNIONPYME EASY, separa los valores de cobros en Cajas transitorias por
tipo, desde la cuales Ud. podr fcilmente controlarlos y a su vez enviarlos a depsito
permitiendo, tener siempre una lista de cuales estn en su poder an.
Puede usar unas sola Cuenta para los tres tipos pero le sugerimos crear una por cada tipo
CONFIGURAR EXPEDIENTES
Crear Categorias
NOTA: Para aprender a Crear Categorias vea el Manual De Usuario Seccin ->
Expedientes Tema-> Crear Categorias (Pgina
CREAR EXPEDIENTES
NOTA: Para aprender a Crear Expediente vea el Manual De Usuario Seccin ->
Expedientes Tema-> Crear Expediente (Pgina
Manual de Implementacin Unionpyme Easy
IMPORTAR EXPEDIENTES
Nota: Para mayor informacin sobre como efectuar una Importacin de Expedientes, dirijase
al -> Manual de usuario -> mdulo SISTEMAS -> Importar Informacin -> Importar
EXPEDIENTES Pgina
CONFIGURAR INVENTARIOS
Imprimir al Facturar
Cobrar al Facturar
Si ud. Desea que se emita un recibo al cobrar cuando recibe una cuota inicial o pago
total del programa, marque este casillero, (Opcional)
Imprimir Proformas
Si utilizar el Programa Contable UNIONPYME EASY para imprimir sus Proformas
el momento de emitirlas, marque este casillero, en caso de que las imprima luego de su
emisin puede dejar desmarcado y luego imprimirlas con la funcion Imprimir
Proformas. (Opcional)
Cuando termine de llenar los datos de esta seccin, el Software Contable Unionpyme
Easy , le preguntara si ya termin de llenar los datos de su Empresa, y si la respuesta
es SI, marcar el proceso y Ud. podr continuar en la siguiente etapa de la
implementacin.
Las Retenciones sobre Impuestos; son anticipos porcentuales que en determinadas transacciones
comerciales los Gobiernos establecen para que los contribuyentes, separen o retengan sobre el
valor neto de una Compra o Venta o sobre determinados impuestos establecidos,. es decir son
pagos a cuenta de determinado impuestos, como IVA, ganancia o ingresos brutos y lo que hacen
es permitir recaudar un impuesto en el momento en que ocurre el hecho generador del mismo.
La retencin en la fuente, es pues una forma de recaudar un impuesto lo ms pronto posible, sin
tener que esperar a que transcurra el perodo del impuesto
As tenemos que, cuando se hace una venta se obtiene un ingreso, y un ingreso por venta de
productos o servicios es una transaccin que lleva a que el contribuyente normalmente
incremente su Patrimonio, por lo que es un ingreso que puede estar gravado con el impuesto de
renta, por este motivo, al momento que el cliente hace el pago, ste debe retener un valor por
concepto de impuesto de renta. Es por eso que si la venta es de US $1000 el cliente pagar slo
US $ 990,oo pues los otros US $10.oo los retiene como anticipo o pago anticipado del impuesto
de renta, as que al momento de hacer cada venta, el contribuyente va pagando el impuesto que
va generando, de suerte que al finalizar el ao, muy posiblemente ya haya pagado todo el
impuesto que le corresponde por ese ao, y quizs hasta le sobre generando un saldo a favor.
En la pantalla que se nos presenta a continuacin creamos las Retenciones y definimos las
Cuentas Automticas de ellas.
Escriba un valor alfanumerico ( letras y/o nmeros ) de una
Cdigo UP longitud maxima de 3, que sera nico para esta Retencin,
(obligatorio)
Ligar Cuenta para Establezca cual ser la Cuenta en la que los valores de sta
Retencin Retencin se contabilizaran, para hacerlo, de un clic en el casillero
vaco junto a Cdigo de la Cuenta .
Si va a ligar una Cuenta del Activo digite UNO (1) ; si va aligar una
Cuenta del Pasivo digite DOS (2) (obligatorio)
El Programa le presentar las cuentas del Grupo elegido y en el Ud.
Podr con Doble clic o seleccionando la Cuenta y luego dando un
clic en en la Lupa Blanca, predefinir la cuenta que estar ligada a
esa Transaccin
Tipo de Retencin Defina si la Retencin que est creando o editando es del tipo del
Impuesto al Valor Agregado IVA o de la Renta (obligatorio)
Detalle de la Retencin Si desea incorporar alguna Nota acerca de cuando se aplica esta
Retencin o algn comentario con respecto a ella, use este
campo. (Opcional)
Una vez que llen todos los campos se enciende el Boton Aceptar y entonces Ud podr
Agregar una nueva retencin o regresar a la Lista de Retenciones.
Si desea eliminar una Retencin de clic en el botn del tacho de basura color blanco.
Nota. Si Ud, ha llegado a este proceso desde el Asistente de Implementacin, al final de terminar
de Crear Retenciones y ligar las Cuentas de esta seccin, el Programa Administrativo Contable
UNIONPYME EASY, le preguntar si ya termin de hacerlo, y si la respuesta es SI, marcar el
proceso y Ud. podr continuar en la siguiente etapa de la implementacin.
La base imponible del IVA es el valor total de los bienes muebles de naturaleza
corporal que se transfieren o de los servicios que se presten, calculado a base de sus
precios de venta o de prestacin de servicio, que incluyen impuestos, tasas por
servicios y dems gastos legalmente imputables al precio.
En las importaciones, la base imponible es el resultado de sumar al valor CIF los
impuestos, aranceles, tasas, derechos, recargos y otros gastos que figuren en la
declaracin de importacin y en los dems documentos pertinentes.
Manual de Implementacin Unionpyme Easy
Tipo de Tasas de IVA Defina si la Tasas de IVA que est creando o editando es del
tipo Impuesto al Valor Agregado de BIENES o de SERVICIOS
(obligatorio)
Nombre Resumido Escriba un Nombre corto que identifique a la Tasa de IVA en las
transacciones de Compras y ventas
Este Nombre es automtico segn el cdigo precedente
seleccionado. Ud. Puede editarlo a su gusto, (sugerimos no
dejarlo en blanco y ser muy corto no mayor a 30 dgitos)
Ligar Cuenta para Establezca cual ser la Cuenta en la que los valores de sta Tasas
Tasas de IVA de IVA se contabilizaran, para hacerlo, de un clic en el casillero
vaco junto a Cdigo de la Cuenta .
Nota. Si es un IVA para gastos puede usar cualquier cuenta para
ligar
Imp. Al Gasto o Marque si la tasa de Iva que est creando se aplica como Gasto
Crdito Fiscal el programa el momento de comprar o vender desglosar los
montos de IVA pero los enviara a la cuenta del mismo gasto,
Detalle de la Tasas de Si desea incorporar alguna Nota acerca de cuando se aplica esta
IVA Tasas de IVA o algn comentario con respecto a ella, use
este campo. (Opcional)
Cdigo de Tasas de Escriba hasta 1dgito de el Cdigo es para diferenciar si por
IVA en el Servicio de ejemplo en su Pasi usa 3 tipos de iVA en el mismo documento
Rentas (SRI SAT DIAN ejemplo articulos del 11% articulos al 16% y articulos 20% la
DGI SUNAT) primera Tasa de IVA seria el 1, la segunda el 2 y la ltima el 3
(obligatorio)
Aplica en Debe marcar que la tasa de IVA que esta creando es para ser
utilizada en las Ventas o dejar sin marcar si se usar en Compras
Asi por ejemplo debe crear una Tasa de IVA 12% para compras y
otras Tasa de Iva 12% para ventas ( Obligatorio)
Una vez que llen todos los campos se enciende el Boton Aceptar y entonces Ud podr
Agregar una nueva Tasas de IVA o regresar a la Lista de Tasas de IVA.
Si desea eliminar una Tasas de IVA de clic en el botn del tacho de basura color blanco.
En esta opcin creamos los Centros de Costos y definimos las cuentas automticas de
ellas. El sistema le muestra una pantalla tipo listado. Para crear un Centro de Costo de
clic en el botn Agregar Actividad.
Para editar algn Centro de Costos seleccione alguno de ellos y luego de clic en el
botn de la Lupa Azul.
Una vez haya dado clic en Agregar Centro de Costos o en la Lupa azul Ud. Podr
trabajar en el, llenando cada uno de los campos de ese registro.
Una vez que llen todos los campos se enciende el Botn Aceptar y Ud. podr.
Agregar una nuevo Centro de Costos o regresar a la lista de Actividades.
2. Expedientes
En la fase de configuracion de Expedientes, deber establecer parmetros bsicos para
llevar un registro completo de sus expedientes tanto de proveedores, clientes, empleados
y otros. Debera configurar sus categoras, zonas, sectores, sub-sectores, rutas, transporte,
y expedientes.
.2.1 Categoras
El software de Contabilidad UNIONPYME EASY , permite establecer Categoras para sus
Expedientes, lo cual le permitir posteriormente tener reportes sobre ventas, compras por
cada tipo de Categora
En esta opcin creamos las Categoras. El sistema le muestra una pantalla tipo listado.
Para crear Categora de clic en el botn Ingresar Categora.
Para editar alguna Categora seleccione alguna de ellas y luego de clic en el botn de la
Lupa Azul
Una vez haya dado clic en Ingresar Categora o en la Lupa azul Ud. podr trabajar en
ella, llenando cada uno de los campos de ese registro.
Una vez que llen todos los campos se enciende el Botn Aceptar y Ud. podr.
Agregar una Categora o regresar a la lista de Categoras.
Si desea eliminar una Categora determinada, de clic en el botn del tacho de basura
color verde.
.2.2 Expedientes
El programa de control de Clientes y Proveedores UNIONPYME EASY , permite
que sea sencillo administrar sus cuentas por cobrar, cuentas por pagar, ventas,
compras, devoluciones en compras y ventas, al tener un mdulo de Expedientes en
el cual podr crear Clientes, Proveedores, Empleados, en sus diferentes variables;
ayudando tambin que Ud. pueda llevar una Agenda de procesos automticos o
eventos manuales que le ayudaran en la planificacin de sus citas, recordatorios, y
otros registros acerca de cada uno de ellos.
Para los Proveedores tiene una opcin con la cual registrar los datos de sus
documentos fiscales para incorporarlos en sus facturas de compras.
Para editar algn Expediente seleccione alguno de ellos (1) y luego de clic en el
botn de la Lupa Azul (2).
Una vez haya dado clic en Agregar Expediente o en la Lupa azul Ud. Podr
trabajar en l, llenando cada uno de los campos de ese registro.
expediente
Botones de la pantalla
Una vez que llen todos los campos se enciende el Botn Aceptar y Ud.
podr. Agregar un nuevo Expediente o regresar a la lista de Expedientes.
Manual de Implementacin Unionpyme Easy
3. Inventarios
En la fase de configuracin de Inventarios, deber establecer parmetros bsicos para
llevar un registro completo de sus Inventarios. Deber configurar sus Grupos, sub-grupos,
marcas, bodegas, configurables y creacin de productos.
.3.1 Grupos
En esta opcin creamos los Grupos. El sistema le muestra una pantalla tipo listado.
Para crear un Grupo de clic en el botn Ingresar Grupo.
Para editar algn Grupo seleccione alguno de ellos y luego de clic en el botn de la
Lupa Azul".
Una vez haya dado clic en Ingresar Grupo o en la Lupa azul Ud. Podr trabajar en
el, llenando cada uno de los campos de ese registro.
Una vez que llen todos los campos se enciende el Botn Aceptar y Ud. podr.
Agregar un Nuevo Grupo o regresar a la lista de grupos.
Si desea eliminar un Grupo determinado, de clic en el botn del tacho de basura color
verde.
.3.2 Subgrupos
En esta opcin creamos los Subgrupos. El sistema le muestra una pantalla tipo listado
de los Grupos. Para crear un Subgrupo se selecciona el Grupo respectivo y se da clic en
la Lupa azul.
Una vez que llen todos los campos del Subgrupo puede ingresar ms Subgrupos
dando clic en el Botn Aadir Lnea o con el teclado con el comando Ctrl+ (aplastar
Tecla Control + el signo ms simultneamente) se enciende el Botn Aceptar y Ud.
regresar a la lista de Grupos.
.3.3 Marcas
En esta opcin creamos las Marcas. El sistema le muestra una pantalla tipo listado.
Para crear una Marca de clic en el botn Ingresar Marca.
Para editar alguna Marca seleccione alguna de ellas y luego de clic en el botn de
la Lupa Azul.
Una vez haya dado clic en Ingresar Marca o en la Lupa azul Ud. podr trabajar
en ella, llenando cada uno de los campos de ese registro.
Una vez que llen todos los campos se enciende el Botn Aceptar y Ud. podr.
Agregar un Nueva Marca o regresar a la lista de Marcas.
Si desea eliminar una Marca determinada, de clic en el botn del tacho de basura
color verde.
.3.4 Bodegas
Para editar alguna Bodega seleccione alguna de ellas y luego de clic en el botn
de la Lupa Azul.
Una vez haya dado clic en Ingresar Bodega o en la Lupa azul Ud. Podr trabajar
en ella, llenando cada uno de los campos de ese registro.
Una vez que llen todos los campos se enciende el Botn Aceptar y Ud. podr.
Agregar un Nueva Bodega regresar a la lista de Bodegas.
Si desea eliminar una Bodega determinada, de clic en el botn del tacho de basura
color verde.
.3.5 Configurables
Para ello primero debe establecer estas clasificaciones para ello de clic en el
desplegable de los configurables (Flecha Azul).
Para editar algn Modelo seleccione alguna de ellos y luego de clic en el botn de
la Lupa Azul.
Una vez haya dado clic en Ingresar Modelo, Origen o como haya renombrado el
Configurable 1 o en la Lupa azul Ud. Podr trabajar en el, llenando cada uno de los
campos de ese registro.
Una vez que llen todos los campos se enciende el Botn Aceptar y Ud. podr.
Agregar un Nueva Modelo u Origen regresar a la lista de Modelos, Origen etc.
Al terminar de ingresar los Modelos y cada uno de los Configurable que Ud.
renombr y est trabajando , el Sistema Contable integrado Administrativo
Contable UNIONPYME EASY , le preguntar si ya concluy, y si la respuesta es SI,
marcar el proceso y Ud. podr continuar en la siguiente etapa de la implementacin.
.3.6 Productos
Por medio de esta seccin Ud. podr ingresar toda su lista de productos. Deber llenar
todos los campos marcados con asterisco rojo (*).
Manual de Implementacin Unionpyme Easy
Se le abre una ventana de Ingreso de Artculos en la cual Ud. podr ir llenando los
diferentes campos con el detalle de sus productos.
Ingrese una descripcin para el producto (es recomendable que esta sea muy
descriptiva ya que este nombre el que aparece impreso al facturar).
Ubquese en la vieta cuentas ligadas. Aqu debe ligar las cuentas de costos, ingresos
e inventario, que sern afectadas por el movimiento de este producto.
Una vez que el producto tenga movimiento, no podr eliminarlo ni modificar las
cuentas ligadas, por lo que le recomendamos elegir bien dichas cuentas.
Esos son los datos bsicos de ingreso de un producto. Ahora de clic en aceptar para
guardar el producto.
4. Saldos Iniciales
Los Saldos Iniciales, es la informacin inicial con la que arranca tu empresa al empezar a
trabajar con el sistema. sta informacin la obtienes del balance inicial. Este balance
puede ser al inicio de operaciones, o un corte a una fecha determinada desde la cual te
gustara empezar con el sistema. A continuacin veremos la forma de registrar esta
informacin.
Los Saldos Deudores de bancos, son los saldos iniciales con valor positivo que
tengamos en nuestra cuenta(s) bancaria(s).
En unionpyme Easy, se ingresan por medio de la funcin Nota de Crdito bancaria. Esta
funcin se encuentra en la seccin ingresos del mdulo de Bancos. Si tenemos varias
cuentas deberemos realizar una transaccin (registro de nota de crdito) por cada una
de las cuentas que tengamos.
En la parte superior izquierda, veras el campo Emitida por, da clic en el botn caf
para seleccionar la cuenta del banco que emite la nota de crdito; es decir, el banco al
que vas a acreditar el saldo inicial.
Selecciona la fecha del saldo inicial, dando clic en el botn fecha . Recuerda
imagen v inculada.
Puede que se hay a
mov ido, cambiado de
nombre o eliminado el
archiv o. Compruebe
que el v nculo seala al
archiv o y ubicaciones
correctos.
que todos los saldos iniciales deben ser ingresados a una misma fecha.
contrapartida.
Una vez realizado esto, se enciende el botn aceptar para que puedas guardar el
registro. Revisa la informacin antes de aceptar.
Los Saldos Acreedores de bancos, son los saldos iniciales con valor negativo que
tengamos en nuestra cuenta(s) bancaria(s).
En Unionpyme Easy, se ingresan por medio de la funcin Nota de Dbito Bancaria. Esta
funcin se encuentra en la seccin Egresos del mdulo de Bancos. Si tenemos varias
cuentas deberemos realizar una transaccin (registro de nota de dbito) por cada una
de las cuentas que tengamos.
En la parte superior izquierda, veras el campo Emitida por, da clic en el botn caf
para seleccionar la cuenta del banco que emite la nota de dbito; es decir, el banco del
que vas a debitar el valor.
Selecciona la fecha del saldo inicial, dando clic en el botn fecha . Recuerda
imagen v inculada.
Puede que se hay a
mov ido, cambiado de
nombre o eliminado el
archiv o. Compruebe
que el v nculo seala al
archiv o y ubicaciones
correctos.
que todos los saldos iniciales deben ser ingresados a una misma fecha.
contrapartida.
Una vez realizado esto, se enciende el botn aceptar para que puedas guardar el
registro. Revisa la informacin antes de aceptar.
Los Saldos Iniciales de Cuentas por Pagar, son los valores que tengamos por pagar al
momento de registrar nuestro balance inicial.
En Unionpyme Easy, se ingresan por medio de la funcin nota de dbito bancaria. Esta
funcin se encuentra en la seccin Egresos del mdulo de Bancos. Si tenemos varias
cuentas deberemos realizar una transaccin (registro de Nota de Dbito) por cada una
de las cuentas que tengamos.
Escriba el detalle de la OTRAS COMPRAS por ejemplo Saldo inicial por pagar y
digite la tecla tab. o Enter(grande)
Se encender el botn ms + . Presinelo cada vez que quiera pedir una nueva
lnea. Para retroceder una lnea, presione el botn menos. Una vez que haya pedido la
lnea de clic en el campo cuenta e Ingrese el nmero de la cuenta. Si no lo recuerda,
ingrese solamente el primer nmero para
que aparezca la lista de cuentas. Escriba el prefijo del grupo de la cuenta que desea
incluir, por ejemplo si es una gasto digite 6 y aplaste la tecla
Enter (grande).
Los Saldos Iniciales de Cuentas por Pagar, son los valores que tengamos por pagar al
momento de registrar nuestro balance inicial.
En Unionpyme Easy, se ingresan por medio de la funcin Nota de Dbito Bancaria. Esta
funcin se encuentra en la seccin egresos del mdulo de bancos. Si tenemos varias
cuentas deberemos realizar una transaccin (registro de nota de dbito)por cada una de
las cuentas que tengamos.
Escriba el detalle de la OTRAS COMPRAS por ejemplo Saldo inicial por pagar y
digite la tecla tab. o Enter(grande)
Se encender el botn ms . Presinelo cada vez que quiera pedir una nueva
lnea. Para retroceder una lnea, presione el botn menos. Una vez que haya pedido la
lnea de clic en el campo cuenta e Ingrese el nmero de la cuenta. Si no lo recuerda,
ingrese solamente el primer nmero para
que aparezca la lista de cuentas. Escriba el prefijo del grupo de la cuenta que desea
incluir, por ejemplo si es una gasto digite 6 y aplaste la tecla
Enter (grande).
Los Otros Saldos Iniciales, son aquellos saldos iniciales que estn en tu balance inicial
que no pertenecen a las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, saldos de bancos, o
saldos de inventarios, ya que como lo vimos anteriormente esos saldos son ingresados
de forma nica por medio de auxiliares. Los otros saldos iniciales los ingresamos de la
siguiente forma.
Aqu debers escribir el concepto del diario en el campo concepto. Por ejemplo,
"otros saldos iniciales al 01/01/2011".
Cambia la fecha por medio del botn calendario.
Recuerda que todos los saldos iniciales deben ser ingresados a una misma fecha.
Recuerda no poner las cuentas de cuentas por pagar, cuentas por cobrar, inventarios
y bancos.
Da clic en Aadir Lnea cada vez que quieras agregar una cuenta; y en eliminar lnea si
quieres eliminarla del diario.
Debers poner los valores tal como los tienes en el balance inicial, si son activos al debe
y si son pasivos o cuentas de patrimonio al haber.
Una vez que hayas ingresado todas las cuentas, revisa los valores y verifica que estn
todos correctos. En la parte inferior vers los totales.
Tambin podrs ver que tienes un valor en "importe fuera de balance". Debes Aadir
una lnea y llamar a la cuenta del grupo 2 (pasivos) Saldos Iniciales. Ah debers poner
en importe el valor que tengas fuera de balance. Si el valor fuera de balance est al
debe, entonces debers cargarlo en la cuenta saldos iniciales al haber; y si est en el
haber, debers cargarlo al debe. Una vez que hagas esto, tu balance estar cuadrado y
en importe fuera de balance no vers ningn valor.
Una vez cuadrado el balance, se encender el botn aceptar. Da clic para guardar el
registro.
5. Configuracin
La Configuracin en Unionpyme Easy es un muy sencilla y te permitir implementarte
correctamente para aprovechar mejor las ventajas que te ofrece el programa. Por
medio del asistente de implementacin podrs configurar los seriales de documentos,
y elegir los documentos que vas a poder presentar en reportes en pantalla o impresos.
Los documentos configurados en el programa son genricos. La configuracin de
documentos personalizados como Factura, nota de crdito, comprobantes de
retencin, etc. es un servicio con costo adicional. Si deseas documentos
personalizados, debes enviar un ticket de soporte a Unionpyme por medio del centro
de soporte de nuestra pgina web.
Una vez dentro del programa, da clic en la palabra mdulo de cualquier elemento de la
barra de men principal.
Luego da clic en el botn rojo con flecha blanca , de la opcin "Configurar Seriales".
Estos tipos no deben ser eliminados. Si deseas agregar un tipo ms, puedes hacerlo
dando clic en "aadir lnea".
Para establecer el nmero que quieres al tipo necesario, puedes cambiarlo ubicndote
en la lnea correspondiente, en el campo nm. Factura. Por ejemplo, si quieres que tu
facturacin inicie con el nmero 250, debes ubicarte en la lnea de Factura, en el campo
Nm. Factura y cambiar el 0000001 por 0000250.
Una vez dentro del programa, da clic en la palabra mdulo de cualquier elemento de la
barra de men principal.
No se pude mostrar la
imagen v inculada. Puede
que se hay a mov ido,
Documentos".
Contabilidad
Bancos
Compras
Ventas
Expedientes
Inventarios
Luego da clic en Aceptar. El programa te pregunta si estn correctos los datos. Da clic
en OK. Luego te indica que la configuracin se ha realizado correctamente. Da clic en
OK para continuar.
Busca los dos archivos de datos que son los que contienen la informacin de tu
empresa. Son los 2 archivos que creaste con el nombre de tu empresa.
Selecciona ambos archivos, y luego ubica sobre ellos. Da clic con el botn derecho
del mouse y vers la opcin aadir al archivo. Da clic en ella.
Ingresa a http://www.solucioncontable.com
Adems, puedes Enviar un ticket de soporte si necesitas ayuda sobre algn tema que no
est en la base de conocimiento, alguna duda en general o si necesitas soporte tcnico
especfico.
Para acceder al centro de soporte primero debes regstrate en el sitio web por medio
de la opcin registrarse del men principal.
Una vez que hayas terminado toda la fase de implementacin y hayas realizado las
transacciones iniciales. Podrs visualizar los mdulos del sistema. Para esto debes dar clic
en Aceptar o Cancelar en la pantalla del asistente de implementacin. La siguiente vez
que entres al programa, veras un mensaje preguntando si deseas ocultar el asistente de
implementacin. Seleccionar la opcin Ocultar, para empezar a trabajar en los mdulos
del sistema.
MODULO DE CONTABILIDAD
FUNCION: CATALOGO DE CUENTAS
Crear Cuentas
Para crear una cuenta:
Los cdigos del catlogo son secuenciales. El primer nmero es establecido por
defecto al seleccionar el tipo de cuenta (por ej. 1 para activos, etc).
Repita los pasos del 1 al 5, esta vez con los grupos restantes.
Una vez que haya terminado de ingresar sus cuentas, de clic en cancelar para regresar
al asistente de implementacin.
Modificar Cuentas
Una vez que haya terminado de modificar sus cuentas, de clic en cancelar para
regresar al asistente de implementacin.
Eliminar Cuentas
Si la cuenta que desea eliminar es una cuenta de control, debe primero modificarla
para que sea una cuenta de registro. Luego podr eliminarla.
Una vez que haya terminado de modificar sus cuentas, de clic en cancelar para
regresar al asistente de implementacin.
b) Al hacerlo podr modificar todo el PLAN DE CUENTAS , y guardarlo como archivo XLS
c) Una vez que lo respalde como archivo de Formato de Excel, debe guardarlo como ARCHIVO
DE TEXTO SEPARADO POR TABULACIONES (txt)
Una vez que haya guardado su archivo en formato TXT, de clic en la opcin IMPORTAR INFORMACION
y el programa le presenta la pantalla para Importar informacin.
El Programa le presenta 3 columnas, trayendo en la columna del centro los campos de la tabla
Cuentas,, luego de clic en el Botn ARCHIVO A IMPORTAR y podr buscar el archivo guardado como
ARCHIVO DE TEXTO SEPARADO POR TABULACIONES (txt).
Cuando lo haya elegido el programa trae los encabezados del archivo txt en la primera columna y
entonces Ud podr relacionar los campos importados con los campos el Programa.