EMPRESA MINERA VINALUP

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

I. IDENTIFICACION DE LA UNIDAD FUNCIONAL II. ESTRUCTURA ORGANICA

1.1 UNIDAD FUNCIONAL

GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

1.2 DEPENDENCIA

GERENCIA GENERAL

III. FUNCIONES DEL AREA

Son funciones del Jefe Departamento de Administracin y Finanzas:

-Formular y proponer a la Gerencia General los objetivos y lineamiento de polticas, estrategias, planes
y programas para el desarrollo de actividades en su mbito funcional, buscando optimizar el uso de los
recursos de la Empresa;
-Brindar informacin oportuna en lo que a su rea compete y participar activamente en los procesos de
formulacin del Plan Maestro Optimizado, Plan Estratgico Institucional, Plan Operativo Anual,
Presupuesto Anual, Memoria Anual y otros documentos de gestin;
-Ejecutar y controlar el Plan y Presupuesto Operativo Anual de las actividades administrativo-
financieras de la Empresa de acuerdo a las polticas, normas y estrategias establecidas por la Alta
Direccin.
-Desarrollar estrategias para obtener recursos financieros en base a presupuestos, prioridades,
distribuir entre las diferentes unidades de la Empresa.
-Fijar polticas de manejo, control de los activos de la Empresa en coordinacin con el Gerente General.
-Convocar a reuniones espordicamente, realizar diagnsticos definiendo estrategias, solucin de
problemas que podran presentarse con las unidades de contabilidad, activos fijos, inventarios,
tributacin y costos.
-Exigir la entrega de informes al personal de su dependencia, de sus actividades estrictamente
laborales.
-Conocer el sistema impositivo, asesorar en las transacciones impositivas por pagos mensuales,
trimestral y anual.
-Conocer puntualmente los saldos de las cuentas bancarias de la central y sucursales.

-Delegar, asignar funciones de acuerdo a los niveles de responsabilidad.

-Elevar informes peridicos al Gerente General.

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I. IDENTIFICACION DE LA UNIDAD FUNCIONAL II. ESTRUCTURA ORGANICA

1.3 UNIDAD FUNCIONAL

RECURSOS HUMANOS

1.4 DEPENDENCIA

GERENCIA ADMINSTRACION Y FINANZAS

III. FUNCIONES DEL AREA

-Administrar, cumplir, controlar el cumplimiento de los preceptos contenidos en la Ley General del
Trabajo.
-Verificar e informar peridicamente al superior sobre vacaciones, partes de bajas, comisiones,
licencias, ascensos, cambios, despidos del personal.
-Preparar las planillas de sueldos e informar sobre las variaciones en el pago de haberes.
-Tener actualizados, los documentos y/o files del personal.
-Preparar los aportes para la seguridad social, formularios de pago de contribuciones al seguro social
obligatorio, aportes para vivienda a las AFPs Futuro y Previsin, Subsidios.
-Preparar, efectuar afiliaciones a la C.N.S. para los profesionales, empleados y obreros.
-Supervisar, controlar la aplicacin de las planillas mensuales de lactancia y prenatales.
-Establecer y ordenar las normas relacionadas, con promocin, control disciplinario, que no afecte el
orden y la moral pblica.
-Recibir denuncia de accidentes de trabajo en coordinacin con Seguridad Industrial y Medio
Ambiente.
-Elaborar cronograma de vacaciones, para los tcnicos, empleados y obreros.
-Elaboracin de memorndum para todo el personal.
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I. IDENTIFICACION DE LA UNIDAD FUNCIONAL II. ESTRUCTURA ORGANICA

1.5 UNIDAD FUNCIONAL

TESORERIA

1.6 DEPENDENCIA

GERENCIA ADMINSTRACION Y FINANZAS

III. FUNCIONES DEL AREA

Elaborar y realizar el seguimiento de la ejecucin presupuestaria de recursos y gastos.

-Elaboracin y conciliacin bancaria.
-Informar al inmediato superior sobre el cumplimiento de sus funciones.
-Analizar y considerar los impuestos, tasas, regalas mineras, subsidios y otras conversiones.
Elaboracin de Cuadros de ingresos diarios y mensuales
-Ingresos de los contratos por arrendamiento al Sistema OSIS.
-Atencin de Informes solicitados por el Jefe de la Oficina de Contabilidad y Finanzas y la
Subgerencia de Administracin, Promocin y Desarrollo Inmobiliaria.
-Emisin y revisin del Registro de Ventas mensual.
-Ingresos de las recaudaciones por los Servicios Higinicos administrados.
-Conciliacin mensual de Cuentas por Cobrar Comerciales.
-Pago Va tele crdito de Detracciones por alquileres.
-Pago de detracciones al Banco de la Nacin por Obras de encargos a EMILIMA S.A.
-Proceso de verificacin y actualizacin mensual para la migracin de datos del Sistema OSIS
al Sistema SISCONT de la Oficina de Contabilidad y Finanzas.
u. Permanente comunicacin con la Subgerencia de Administracin, Promocin y Desarrollo
Inmobiliaria referente a las situaciones contractuales y deudas de los Inquilinos.
v. Las dems funciones que le asigne o encargue el Jefe de la Oficina de Contabilidad y
Finanzas.
B. LINEA
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I. IDENTIFICACION DE LA UNIDAD FUNCIONAL II. ESTRUCTURA ORGANICA

1.7 UNIDAD FUNCIONAL

CONTABILIDAD

1.8 DEPENDENCIA

GERENCIA ADMINSTRACION Y FINANZAS

III. FUNCIONES DEL AREA

- Dirigir, coordinar con el jefe de almacenes la distribucin de productos y materiales, elevar informes,
arqueos de caja, conciliaciones bancarias.
-Revisin y registro de las notas de ingreso y egreso de la oficina central y del interior del Pas.
-Clasificar cronolgicamente la documentacin impositiva, impuestos a las utilidades sobre compra de
bienes, impuesto a las transacciones.
-Correcto uso y manejo de los recursos asignados a su cargo como fondos fijos.
-Apropiacin, registro diario de las transacciones econmicas, generadas por las diferentes funciones
administrativas y tcnicas.
-Control sobre la facturacin, notas de dbito, revisar la documentacin contable en cuanto se refiere en
clculos aritmticos, motivo de los asientos contables, imputacin contable, respaldado con
documentacin sustentatoria de la operacin y poniendo su visto bueno en cada comprobante de
contabilidad.
-Registrar correctamente las operaciones contables como indica el plan de cuentas.
-Controlar, custodiar las chequeras de los bancos en moneda nacional como en moneda extranjera.
-Llevar la contabilidad, las transacciones contables, financieras, patrimoniales con sujecin a normas,
procedimientos y disposiciones legales en vigencia.
-Analizar y enviar va internet los registros y libros de compras y ventas a Impuestos Nacionales.
-Llevar control sistemtico sobre impuestos que corresponden.
-Preparar cada fin de gestin el estado financiero y aplicacin de fondos.
-Revisin de planilla de sueldos RC/IVA, trabajadores y tcnicos, recargos nocturnos, eventuales, pagar
aportes caja nacional de seguro, AFP y otros.
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I. IDENTIFICACION DE LA UNIDAD FUNCIONAL II. ESTRUCTURA ORGANICA

1.9 UNIDAD FUNCIONAL

CONTADOR GENERAL

1.10 DEPENDENCIA

CONTABILIDAD

III. FUNCIONES DEL AREA

-Verificar y comprobar la conformidad de los documentos sustentatorios para los registros

contables.
-Efectuar el registro del ingreso o egreso de fondos en el Sistema Informtico, verificando
la conformidad de las cuentas contables.
-Emitir reportes, notas contables y otros de su competencia.
-Participar en las conciliaciones bancarias de ingresos y egresos de fondos.
-Efectuar los registros de los ingresos de devengados.
-Las dems funciones que le asigne o encargue el Jefe de la Oficina de Contabilidad y
Finanzas.
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I. IDENTIFICACION DE LA UNIDAD FUNCIONAL II. ESTRUCTURA ORGANICA

1.11 UNIDAD FUNCIONAL

CONTADOR ASISTENTE

1.12 DEPENDENCIA

CONTABILIDAD

III. FUNCIONES DEL AREA

-Participar en la elaboracin y revisin de informes u otros documentos tcnicos.

-Elaborar e interpretar cuadros estadsticos y resmenes variados.
-Efectuar actividades relacionadas a los sistemas administrativos u otros procesos tcnicos,
de acuerdo a su especialidad.
-Apoyar en el desarrollo de eventos y otras actividades administrativas.
-Puede corresponderle organizar y coordinar reuniones de trabajo
-Ejecutar labores de apoyo administrativo relacionadas con el rea de su competencia.
-Las dems funciones que le asigne o encargue el Gerente de Proyectos.
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I. IDENTIFICACION DE LA UNIDAD FUNCIONAL II. ESTRUCTURA ORGANICA

1.13 UNIDAD FUNCIONAL

AUXILIAR CONTABLE

1.14 DEPENDENCIA

CONTABILIDAD

III. FUNCIONES DEL AREA

-Asesorar al Jefe de la Oficina de Contabilidad y Finanzas en temas relativos a la gestin de

la contabilidad de la Entidad.
- Programar y ejecutar los procesos tcnicos del sistema administrativo de contabilidad, de
conformidad con las disposiciones legales y normas tcnicas vigentes.
-Planificar, organizar, dirigir y controlar los procesos y actividades relacionadas a la gestin
de contabilidad en la Entidad.
-Formular y presentar oportunamente los Estados Financieros mensual, trimestral y anual
con sus respectivas notas explicativas, de acuerdo a la normatividad vigente.
- Controlar, analizar y evaluar mensualmente la situacin econmica - financiera, como
resultado de la gestin presupuestal y patrimonial.
- Realizar los anlisis de cuentas y los ajustes contables de acuerdo a las normas vigentes.
- Coordinar y efectuar las conciliaciones exigidas por el Sistema de Contabilidad del Sector
Pblico para el anlisis y sustento de las diversas cuentas contables.
-Coordinar y supervisar las Conciliaciones de Cuentas de Enlace con la Direccin Nacional
de Tesoro Pblico y la Ejecucin Presupuestal con la Oficina General de Planificacin,
Presupuesto y Racionalizacin.
i. Supervisar la toma del Inventario Fsico de Suministros, Bienes de Activo Fijo y No

Depreciables, Arqueo de Fondos y Valores.

j. Coordinar las actividades relacionadas con los exmenes de auditora interna y/o externa.

k. Implementar medidas correctivas a la gestin administrativa, financiera, contable y

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I. IDENTIFICACION DE LA UNIDAD FUNCIONAL II. ESTRUCTURA ORGANICA

1.15 UNIDAD FUNCIONAL

LOGISTICA

1.16 DEPENDENCIA

GERENCIA ADMINSTRACION Y FINANZAS

III. FUNCIONES DEL AREA

-Efectuar las actividades de auditoras a los estados financieros, presupuestarios y de gestin;

- Efectuar las acciones o actividades de control de acuerdo a los procedimientos, tcnicas y
mtodos correspondientes;
-Efectuar la evaluacin de pruebas de descargo, presentados por los rganos o unidades
orgnicas auditadas;
- Brindar asistencia tcnica y absolver consultas relacionadas al mbito de su competencia;
- Participar en la organizacin y programacin de las acciones y actividades de control.
- Las dems funciones que le asigne o encargue el Jefe del rgano de Control Interno.
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I. IDENTIFICACION DE LA UNIDAD FUNCIONAL II. ESTRUCTURA ORGANICA

1.17 UNIDAD FUNCIONAL

JEFE DE LOGISTICA

1.18 DEPENDENCIA

LOGISTICA

III. FUNCIONES DEL AREA

-Programar, dirigir, ejecutar, coordinar y controlar las actividades de planificacin,

presupuesto, racionalizacin administrativa y estadstica de EMILIMA.
- Coordinar y asesorar a las unidades orgnicas de EMILIMA en lo referente a los sistemas de
planificacin, presupuesto, racionalizacin y estadstica.
- Promover y conducir el proceso de elaboracin del Plan Estratgico Institucional.
- Programar, dirigir, asesorar y consolidar el Plan Operativo Anual de EMILIMA, evaluando
semestralmente su ejecucin.
- Coordinar con las unidades orgnicas de EMILIMA y asesorarlas durante el desarrollo del
proceso de planeamiento estratgico y operativo.
- Realizar el seguimiento y evaluacin de los planes, programas y proyectos formulados por los
rganos de EMILIMA los cuales deben enmarcarse en las Polticas Generales de la
institucin.
- Conducir y asesorar el proceso de racionalizacin administrativa de los diferentes rganos de
la institucin y la elaboracin de los instrumentos de gestin como son el Reglamento de
Organizacin y Funciones (ROF), el Manual de Organizacin y Funciones (MOF.)
Asignacin de Personal (CAP), el Presupuesto Analtico de Personal (PAP), y los Manuales de
Procedimientos (MAPRO), de ser el caso.
h. Actualizar los instrumentos de gestin ROF, MOF, CAP, PAP, MAPRO, con el aporte oportuno

de las diversas Unidades Orgnicas de EMILIMA.

i. Liderar y asesorar la formulacin de las polticas institucionales segn las competencias

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I. IDENTIFICACION DE LA UNIDAD FUNCIONAL II. ESTRUCTURA ORGANICA

1.19 UNIDAD FUNCIONAL

ASISTENTE DE COMPRAS

1.20 DEPENDENCIA

LOGISTICA

III. FUNCIONES DEL AREA

-Apoyar en la distribucin y recoger segn instrucciones, la documentacin administrativa o

tcnica de la Gerencia de Proyectos.

-Preparar las carpetas de trabajo que se le encomiende para las reuniones de trabajo.

-Acondicionar las salas de reuniones y brindar el apoyo que se le requiera.

-Fotocopiar los documentos que se le encargue.

-Las dems funciones inherentes al cargo que le asigne o encargue.

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