3 unidad

Cuentas de orden

Concepto Las cuentas de orden registran valores reales de la empresa, pero no afectan de
manera directa ni modifican las cuentas de Balance General y del Estado de Resultados, o
sea todo el grupo de cuentas que conforman los Estados Financieros (Activos, Pasivos,
Capital, Ingresos, Costos y Gastos), lo que significa que son la representacin de valores
contingentes (Derechos y obligaciones contingentes) que nos sirven para efectos de
controles administrativos o recordatorias, lo que significa que de conformidad con la partida
doble debemos abrir dos cuentas de mayor una de naturaleza deudora y otra de naturaleza
acreedora que especifiquen claramente el registro que representan.

Valores contingentes: Son los que no afectan o modifican el activo, pasivo o

capital. En tanto que la contingencia (cosa que puede o no suceder) subsiste,
pues una vez que se realiza, se convierten en valores reales).

Valores reales: Son los que afectan o modifican a las cuentas de balance
(cuentas de activo o pasivo) y resultados (ingresos y egresos) de la empresa.

Los valores reales se registran en cuentas de activo, pasivo y resultados, en

tanto que los valores contingentes se anotan en cuentas de orden y en ellas
figurarn mientras subsiste la contingencia.

Las cuentas de orden son aquellas que se emplean para el registro de

operaciones que no afectan o modifican el activo, pasivo o capital de la
empresa pero que, a pesar de ello, es necesario registrar en libros, para
consignar los derechos u obligaciones contingentes que entraan, con fines de
recordatorio, o bien, para controlar algunos aspectos de la administracin.

2. CLASIFICACIN.
Las cuentas de orden, para su presentacin en el balance general se clasifican
en 3 grupos:
Valores ajenos.
Valores contingentes.
Cuentas de registro.

Valores ajenos: A este grupo pertenece el total de los valores y bienes ajenos
que se reciban.

Valores contingentes: A este grupo lo forma el importe total de los derechos y

obligaciones contingentes, as como la emisin de obligaciones.
Cuentas de registro: A este grupo lo forma el importe total de las operaciones,
las cuales, ya asentadas, su registro se duplica con fines de control desde un
punto distinto.

Ejemplos de cuentas de orden segn grupo:

Valores ajenos: Depsitos en prenda, mercancas en comisin.

Valores contingentes: Documentos descontados y endosados, avales

otorgados, juicios
pendientes, seguros contratados

De registro o control: Activo depreciable.

Nomenclatura de las cuentas de orden.

Los nombres o ttulos de las cuentas de orden deben dar una idea clara y
precisa de las operaciones que en ellas se registran, con el fin de interpretar
fcilmente su objeto y movimiento.
Invariablemente se deben establecer en grupos de dos, de las cuales una es
deudora y la otra, acreedora. Tambin se acostumbra agregar las palabras
"debe y haber". Ejemplo: Mercancas en comisin "debe" y Mercancas en
comisin "haber".

3. REGISTRO, AUXILIARES E INFORMES.

Debido a que se establecen en grupos de 2, de las cuales la primera es

deudora y al segunda acreedora, su movimiento es complicado y sus saldos
iguales, aunque de naturaleza contraria, o sea, uno deudor, y el otro acreedor.

Existen 2 procedimientos para registrar el movimiento de las cuentas de

orden:

Directo o paralelo.
Cruzado.

El movimiento directo o paralelo consiste en saldar las cuentas de orden una

contra la otra, sin que intervengan las cuentas de balance.

El movimiento es cruzado cuando en el asiento intervienen cuentas de balance

o resultados, cuando en un asiento aparezca como deudora una cuenta de
orden y como acreedora una cuenta de balance o resultados y viceversa, en el
siguiente asiento. Despus del segundo asiento las cuentas de orden debern
arrojar saldos numricamente iguales.

4. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES.

Entidad.
Realizacin.
Revelacin suficiente.

5. REGLAS DE PRESENTACIN.
Las cuentas de orden se presentan al pie del balance general, esto es, en su
parte interior, de manera inmediata siguiente a la presentacin de todas las
cuentas de Activo, Pasivo y Capital.

Caractersticas

NOMBRE
Este debe dar una idea clara y precisa de las operaciones que en ellas se registran, con el fin
de interpretar fcilmente su objeto y movimiento.
Teniendo en consideracin que las cuentas de orden se llevan con arreglo al sistema de
contabilidad por partida doble, invariablemente se deben establecer en grupos de dos, de las
cuales la primera debe de ser deudora y la segunda, acreedora

Formas de asignacin de nombre a la cuenta

a) Nombre de cuenta deudora distinta a la cuenta acreedora, pero semejantes entre s.
Ejemplo: DOCUMENTOS DESCONTADOS y DESCUENTO DE DOCUMENTOS
b) Nombre de cuenta deudora igual a la acreedora posponiendo la palabra contra
Ejemplo: JUICIOS PENDIENTES y JUICIOS PENDIENTES CONTRA
c) Agregar al nombre de la cuenta de orden deudora la palabra debe y a la acreedora, la
palabra haber.
Ejemplo: MERCANCIAS EN COMISIONDEBE Y MERCANCIAS EN COMISION HABER

2.- PRESENTACION EN BALANCE GENERAL

La prctica profesional ms utilizada consiste en que el nombre y el saldo de las cuentas de
orden deben anotarse al final del balance, es decir, despus de la suma del activo y de la
suma del pasivo y capital.
La forma mas generalizada de presentar las cuentas de orden en el balance general consiste
en agruparlas dentro de la clasificacin: valores ajenos, valores contingentes y cuentas de
registro.

Mercancas en comisin
Comisin Mercantil: es el mandato o encargo aplicado a actos concretos de comercio,
denominndose Comitente a la persona que confiere la comisin y Comisionista a quien la
desempea.

Caractersticas

* El mandato o encargo no es necesario que conste en escritura pblica

* El mandato o encargo se puede referir a varios actos concretos de comercio (entre ellos la
compra venta por cuenta ajena)
* El comitente otorga al comisionista la facultad de negociar con las mercancas, pero no su
propiedad por lo tanto, no aumentan el activo del comisionista.
* El comisionista es libre de elegir si realia o no el mandato
* El comisionista se sujetar estrictamente a las instrucciones recibidas del comitente.

Por su actuacin en la venta de mercancas, el comisionista cobra al comitente una cuota

determinada llamada comisin, la cual, generalmente se calcula sobre el monto de las ventas.
* Peridicamente, el comisionista rendir cuenta al comitente de las ventas, cobros, gastos,
etc. realizados por l.
* Etc.

Considerando que, tanto las mercancas que recibe el comisionista, como el importe de las
ventas efectuadas al contado y los cobros a clientes por las ventas a crdito no son de su
propiedad, pues le pertenecen al comitente, no los puede considerar dentro de sus cuentas de
activo, sino registrarlos en cuentas de orden.

Las cuentas de orden que se establecen para el control de la mercancas que recibimos en
comisin, pertenecen al grupo de Valores Ajenos, por tratarse de valores que no son
propiedad del comisionista.

Mercancas en Comisin (cuenta deudora)

Se carga:

* Del precio de costo de las mercancas recibidas del comitente para su venta
* Del precio de costo de las mercancas devueltas por los clientes al comisionista
Se abona:
* Del precio de costo de las mercancas vendidas por el comisionista
* Del precio de costo de las mercancas devueltas por el comisionista al comitente

Depsitos en prenda

Valores ajenos: todos lo bienes y derechos que no sean de la empresa pero que los
administre.
Bienes y documentos recibidos en prenda
Esta cuenta se utiliza para registrar las operaciones de bienes y documentos recibidos en
prenda, relacionados con operaciones de venta a crdito, para garantizar en su caso la falta
de pago y la recuperacin del crdito otorgado.
En estas circunstancias, al recibir los bienes o documentos en prenda no pueden registrarse
en las cuentas de activo del ente econmico por que son propiedad del cliente. Deben
registrase en cuentas de orden con el fin de informar en los estados financieros, de
conformidad al principio de revelacin suficiente, sobre los bienes y documentos que se tienen
en prenda.
El nombre de las cuentas de orden que pueden emplearse son: depsitos en prenda de
naturaleza deudora, que es la cuenta que controla el depsito; y como contracuenta, la cuenta
prendas en depsito.

La cuenta de orden es de naturaleza deudora y es la que controla los bienes y documentos

recibidos en prenda.
Depsitos en prenda
* Crditos otorgados por la empresa
* Cuentas por cobrar
* Clientes
* Documentos por cobrar
* Deudores diversos

Depsitos de prenda |
a) Valor de los bienes dejados como garanta de algn crdito | a) Valor del bien dado en
garanta, al salvar su adeudo. |
b) Si se atrasa un pago no se le da tiempo de gracia, y se apropia la empresa del depsito
en prenda. | b) Valor del bien dado en garanta al incluir cumplimiento de pago. |
||

Al saldar las cuentas reales por la cantidad a saldar, la diferencia se manda a otros productos
a ganancia extraordinaria y depende de que prenda haya dejado.

Avales otorgados

El aval es una manera de garantizar un crdito contrado por el o los giradores de un ttulo de
crdito. La obligacin contrada por alguno de los signatarios de un ttulo de crdito o por una
persona de pagar dicho ttulo en todo o en parte, en defecto de alguno de los obligados del
mismo ttulo. Mediante al aval se garantiza en todo o en parte el pago de una letra de cambio.
AVALADO.- Deudor por el que se otorga un aval.
AVALAR.- Garantizar por medio de aval. respaldar una operacin o dicho.
AVALISTA.- Persona que otorga el aval.
Al Aceptar ser aval de otra entidad, estamos adquiriendo una responsabilidad, que si bien es
cierto no es inmediata y en ese momento no afecta el activo, pasivo, capital o resultados,
tambin es cierto que debe quedar constancia en los estados financieros de la responsabilidad
solidaria y contingente del pago.

SE CARGA: Del importe del valor nominal de los ttulos por los cuales la Empresa
firm como avalista.
SE ABONA: Del importe del valor nominal de los ttulos que se le informe han sido pagados
por el suscriptor del ttulo. Del importe del valor nominal de los ttulos que se le informe no
fueron liquidados por el suscriptor del ttulo y que se convierten en un pasivo real.
SU SALDO Es deudor y representa la responsabilidad contingente de la Empresa por los
ttulos, (y por los montos aceptados), en los cuales se firm como aval.
Los nombres de las cuentas de orden se pueden emplearse son:
Deudora Acreedora

Juicios pendientes

En ocasiones, cuando un empleado es despedido de la entidad y este considera que se ha

cometido una injusticia, promueve un juicio laboral para obtener su reincorporacin a sus
actividades laborales o la liquidacin legal que le corresponde.

Si consideras que Juan Valencia, empleado del rea de ventas fue despedido

y ha demandado a la entidad una liquidacin que a la fecha asciende a $200,000. Debers realizar
el siguiente asiento:

DEBE HABER

Juicios pendientes 200, 000

Responsabilidad por juicios pendientes 200, 000

Te avisan que se ha dictado sentencia a favor de Juan Valencia y su liquidacin asciende a

$250,000.

Procedes a registrar en cuentas de orden lo siguiente:

2 DEBE HABER

Responsabilidad por juicios pendientes 200, 000

Juicios pendientes 200, 000

Te falta reconocer el gasto que representa para la empresa

el que la sentencia haya sido favorable para el trabajador.

DEBE HABER

Gastos de venta 250,000

Bancos 250,000
Seguros concentrados

Es requisito de control interno, la poltica de asegurar los activos de

una entidad ante diferentes riesgos (contingencias), tales como:
incendios, inundaciones, terremotos, robos, daos a terceros,
responsabilidad civil, defensa legal, etc., como medida de proteccin,
as como, procurar al solicitante o contratante del seguro, la reposicin
de los mismos al menor costo posible, en caso de prdida parcial o
total.
Por lo anterior, es necesarios realizar un estudio de los activos y sus
valores de reposicin actuales; datos que permitan determinar la suma
por asegurar y efectuar los contratos necesarios que protejan en todo
momento y que se especifiquen en la pliza de seguros, as como el
detalle de lo que se asegura.
La cantidad asegurada no representa un valor que modifique la
situacin financiera pero si la suma hasta por la cual la compaa
de seguros pagar en caso de un siniestro, es conveniente tener
informacin de las cantidades aseguradas durante la vigencia de
los seguros, para vigilar que los activos siempre se encuentren
protegidos.

El Boletn C-5 Pagos anticipados (NIF). Establece el concepto:

Los pagos anticipados representan una erogacin efectuada por
servicios que se van a recibir o por bienes que se van a consumir
en el uso exclusivo del negocio y cuyo propsito no es el de
venderlos ni utilizarlos en el proceso productivo. (prrafo 3).
Los pagos anticipados, al igual que los Activos Intangibles, constituyen en la
mayora de los casos un bien incorpreo, que implica un derecho o privilegio
y para que puedan reconocerse debern ser capaces de generar beneficios o
evitar desembolsos en el futuro; ambos representan costos que se aplicarn
contra resultados futuros.

El Boletn C-9 Pasivo, Provisiones, Activos y Pasivos Contingentes y

Compromisos; seala con respecto a los Reembolsos:

Depreciaciones

El clculo de la depreciacin origina un asiento que se refleja por una

parte en cuentas de resultados por ser una partida que disminuye la
utilidad o incrementa la prdida; y por otra, una aplicacin en la cuenta
complementaria correspondiente. Esta depreciacin para efectos
contables y de informacin para la entidad puede calcularse siguiendo
cualquier mtodo o procedimiento haciendo uso de los porcentajes
considerados ms convenientes.
Para efectos fiscales la SHCP autoriza solo la aplicacin de
determinados porcentajes. Ante esta situacin, los entes que
contablemente utilizan porcentajes diferentes a los autorizados, tienen
la necesidad de controlar e informar de la depreciacin que
fiscalmente pueden utilizar para poder correr los asientos
correspondientes y determinar la utilidad o prdida para efectos
fiscales.