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MANTENIMIENTO, ADQUISICIONES,
PERMANENCIA ESCOLAR, ESTANCIA
ACADMICA PROFESIONAL E INGRESOS,
Referencia:
AI-01/16.
Informe de Auditoria Interna AI-FO-06
AI-01/2016
ndice: Pgina:
1. Objetivo 2
2. Alcance 2
3. Hallazgos de auditoria 3
5. Conclusiones 19
6. Anexos 19
CONTROL DE EMISIN:
Elabor: Revis y Autoriz:
Nombre Lderes del Equipo Auditor: Representante de la
y puesto Direccin
Araceli Amador Meza
Enedina Montoya Snchez
Jess Lizbeth Ereva Verduzco Jos Alfredo Inzunza
Adelina Verdugo Encinas Valenzuela
Mara del Carmen Bojorquez Valdez.
Firma
Informe de Auditoria Interna AI-FO-06
AI-01/2016
2. Alcance: La auditora contempl a una muestra de los procesos del Sistema de Gestin de la
Calidad, a citar: Mantenimiento, Adquisiciones, Ingresos, Permanencia Escolar y Estancia
Acadmica Profesional, mismos se notificaron en el plan de la auditoria.
El equipo auditor evalu las evidencias recopiladas durante la auditoria, determinando los
siguientes hallazgos:
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AI-01/2016
6.2.2 Competencia, El R.P de la unidad Los Mochis mostro evidencias que demuestra estudios C
formacin y toma de Licenciatura en arquitectura y constancia de haber participado en el SGC
de conciencia y capacitado en metodologa para el plan de accin y anlisis de causa.
En la Unidad Guamchil el RP cuenta con estudios en Lic. en Derecho con
capacitacin en el SGC. El auxiliar de mantenimiento cuanta con estudios
de psicologa educativa, teniendo experiencia emprica en soldadura,
electricidad, plomera, refrigeracin, cerrajera, carpintera etc. se capacito
en la norma ISO.
En la unidad Guasave el RP cuenta con estudios de Lic. en derecho y
ciencias sociales con maestra, tiene constancia de capacitacin en el SGC.
En Rectora el RP cuenta con estudios de Lic. en Administracin y Finanzas
con antigedad de 19 aos, recibi capacitacin en SGC en abril 2016 sobre
la norma ISO 9001-2015, tiene cursos en primeros auxilios y muestra
constancia de DIBA equipos y sistemas contra incendios en prevencin,
proteccin y combate de incendios de agosto 2010, constancia integral de
calidad en el taller de medicin, anlisis y mejora SGC.
7.2.3 Comunicacin Las Unidades auditadas mostraron evidencia de comunicacin con el cliente
con el cliente (personal docente y administrativo) a travs de correos, telfonos, verbal, y C
evolucin de satisfaccin (MT-FO-01)
8.3 Control del La unidad Guasave, Guamchil, Los Mochis y Rectora no ha presentado
Producto No producto no conforme, en la unidad los Mochis se present archivo
Conforme medicin de estado de habilitacin de los baos donde se identifican los C
baos que estn en mal estado y estn en espera de respuesta de rectora
8.4 Anlisis de En la unidad Guasave y los Mochis realizan anlisis de datos de los
datos siguientes requisitos y objetivo de satisfaccin del cliente, seguimiento al C
PNC, evaluar donde se puede realizar mejoras al proceso.
8.5.1 Mejora Por parte del RP de la unidad Guasave comenta que se est trabajando en
continua el incremento de un objetivo con dos metas rea verde e iluminacin. C
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Jul-dic/15 Ene-abr/16
Unidad M1 M2 M1 M2
Rectora 100% Desco- Desco- Desco-
noce noce noce
Mochis 90%
Guasave 100% 100% 100% 100%
Guamuchil Desco- Desco-
noce noce
7.2.3 Las partes auditadas tienen comunicacin con los clientes de manera
Comunicacin personal y a travs de correos electrnicos, llamadas telefnicas por redes C
con el cliente sociales ( facebook, whatsapp etc)
7.5.1 Control de
Los auditados mostraron diferentes controles en la prestacin del servicio
la produccin y
tales como archivos electrnicos pdf de sus computadoras (respaldo en usb,
de prestacin C
del servicio y laptop), para prestar el servicio el proceso emplea un sistema automatizado
denominado SIIA
8.2.2 Auditoras Los auditados conocen los resultados de auditora al proceso realizadas
Internas como sigue: Interna 2015; adems, identifican los informes de auditoras en C
la pgina web del SGC.
Hallazgo 201309-AQNC-AI-01.
5.4.1 Objetivos de la Calidad. 5.4.1 Objetivos de la Calidad.
En auditora AI022015, los auditados en Rectora y Los auditados presentaron medicin respecto al
Abierto
Unidades presentaron medicin respecto al objetivo del objetivo del proceso, relativo a requisiciones
proceso, relativo a requisiciones surtidas de coffee break, surtidas de coffee break, materiales, papelera y
materiales, papelera y consumibles. consumibles.
El proceso obtuvo una tasa de suministro de requisiciones
autorizadas y surtidas enero-junio 2014 = 88.03% y de julio- Unidad Julio-Dic. Ene-abr 2016
diciembre 2014 = 89.80%. Anual Institucional 88.91% 2015
Unidad Julio-Dic. 2014 Enero-Jun. 2015 Rectora 99.62% No lo indica la
Rectora 90.4% 95.15% agenda
Mochis No lo indica agenda 99.55% Mochis 12.8% Desconoce
Guasave 98.53% 97.44% medicin
Culiacn 97.73% 99.83% Guasave 100% No lo indica la
Guamchil 94.71% 95.35% agenda
Mazatln No cta. con 100% Culiacn No lo indica la No lo indica la
medicin agenda agenda
El Fuerte No lo indica agenda 93.75%
Con base en los criterios establecidos en el proceso, los
resultados de enero-junio 2015 son Satisfactorios.
Con base en los criterios establecidos en el
De enero-diciembre 2014 el resultado institucional fue proceso, los resultados de julio-diciembre 2015 son
Satisfactorios.
88.91% segn criterios de evaluacin es Suficiente, no se
realiz anlisis de causa y plan de accin preventivo,
contraviniendo con el requisito 8.2.3 de la norma ISO 9001,
el cual seala que cuando no se alcancen los resultado
planificados se efectuarn correcciones.
En la Unidad Mazatln no cuentan con la medicin del
proceso desconoce resultados de medicin al proceso de
julio-diciembre 2014.
El hallazgo se mantiene abierto dado que los datos
presentados por las Unidades difieren de las del informe
para la revisin por la direccin.
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Hallazgo 201309-AQ-NC-AI-07
8.5.2 y 8.5.3 Acciones correctivas y preventivas: Este hallazgo se considera abierto, considerando Abierto
En auditora AI012015 se verific el seguimiento a los que no se han tomado las acciones pertinentes, el
hallazgos al proceso con estatus abiertos a la fecha de la 201309-AQ-NC-AI-01
presente auditora; se constat la implementacin de 201309-AQ-NC-AI-03
acciones, sin embargo, no cuentan con anlisis de causas y 201309-AQ-NC-AI-05
plan de accin documentados de la auditora AI012014. 201309-AQ-NC-AI-06
Los hallazgos que se mantienen en proceso y que se 201309-AQ-NC-AI-07
describen en este informe son: 201309-AQ-NC-AI-01
201309-AQ-NC-AI-03, 201309-AQ-NC-AI-05, 201309-AQ-
NC-AI-06
201309-AQ-NC-AI-07
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4.2.4. Control Los auditados mostraron registros del proceso, tales como: control de actas,
de registros: comprobantes de reinscripcin, listado de inscritos, encuestas de satisfaccin del cliente.
C
5.4.1.
Objetivos de Los auditados mostrando los siguientes resultados de los objetivos del proceso.
la Calidad: Ob. 1. Mejorar la calidad de los servicios a travs de la modernizacin de los procesos
escolares y su impacto en la trayectoria escolar de los alumnos. C
Meta 1: Lograr el 75% de los trmites de reinscripcin a nivel institucional se realicen en
lnea; las Unidades de Mazatln y El Fuerte aumentar su porcentaje hasta llegar al 70%;
mientras que las dems Unidades deben mantenerse por encima del 70% con la
colaboracin de los Procesos de Soporte Tecnolgico e Ingresos.
Meta 2: Lograr que el 90% del total de alumnos a nivel institucional queden reinscritos
dentro de la primera semana de iniciado el periodo escolar con base a calendario y aumentar
el 80% de los trmites de reinscripcin antes de iniciados los cursos de acuerdo a calendario
escolar.
Meta 3: Lograr que el 100 % de las actas de evaluacin cuatrimestral enviadas por las Unidades
lleguen a la DAE en el menor tiempo posible teniendo como mximo 20 das que marca el
procedimiento.
5.5.3 Los auditados mostraron evidencia de comunicacin interna, a citar: Correos, circulares, oficios y C
Comunica- minutas de reuniones.
cin Interna:
6.2.2
Competencia Los auditados cumplen con el perfil de su puesto establecido, adems, demostraron conocimientos C
, formacin y generales y especficos del proceso.
toma de
conciencia:
7.2.3.
Comunica- La comunicacin con los clientes se ha fortalecido, esta se da a travs de Carteles, oficios, visita a C
salones de clases, pantalla informativa.
cin con el
cliente:
El proceso emplea diferentes controles en la prestacin del servicio, tales como actas de C
7.5.1 Control avaluacin, acuerdos, oficios, circulares, comprobantes de reinscripcin, registros en el sistema
de la
SASE.
produccin y
prestacin
del servicio
Las unidades auditadas mostraron resultados de la satisfaccin del cliente como sigue, de acuerdo C
8.2.1.
Seguimiento
a los criterios establecidos estos son satisfactorios.
y medicin
de la ENE-ABR/16 MAYO-AGO/16
satisfaccin
del cliente
UNIDAD No. Enc % No. Enc %
Institucional 5161 9 6972 9
Culiacn 1468 9 1939 9
Mazatln 321 9 427 9
El Fuerte 294 9.7 291 9.92
8.2.2 C
Auditoras En el ao 2015 El proceso se audit de manera externa en noviembre en la unidad Culiacn, no se
Internas: detect ningn hallazgo. De manera interna no se ha auditado.
8.3. Control De las unidades auditadas los actores de las unidades Mazatln y El Fuerte manifiestan no tener C
del producto PNC; en la unidad Culiacn registraron 8, dos por modificacin de calificacin, dos por falta de firma
no conforme: del profesor y cuatro actas daadas, a la fecha se encuentran cerradas.
En Rectora los auditados presentan el siguiente registro PNC.
8.5.1 Mejora C
Los actores del proceso manifiesta que el sistema de reinscripcin en lnea mejor, adems se hizo
Continua: la gestin ante la Direccin de Finanzas para que a los recibos de pagos se establezcan fecha de
vencimiento del recibo dos das antes del ltimo da de reinscripcin y que estos los impriman los
alumnos en lnea.
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En la unidad Mochis, las Durante la auditoria en Rectora se revisaron los registros respecto a la medicin
actas de evaluacin del del objetivo 1. Meta 3: Lograr que el 100 % de las actas de evaluacin
trimestre mayo-agosto y sep- Cerrado
cuatrimestral enviadas por las Unidades lleguen a la DAE en el menor tiempo
dic 2014, no se enviaron a la
DAE dentro de los 20 das posible teniendo como mximo 20 das que marca el procedimiento. Los auditados
hbiles siguientes al ltimo mostraron los resultados siguientes. Considerando que se ha superado el tiempo
da del examen establecido como meta y han transcurrido tres periodos se considera cerrado.
extraordinario programado UNIDAD May-ago Sep-dic Ene-abril
en el calendario escolar, 2015 2015 2016
contraviniendo con la poltica
Mochis 16 das 16 das 7 das
de operacin 3.1.3 del
procedimiento de Guasave 16 das 16 das 9 das
acreditacin de estudios. Culiacn 15 das 14 das 12 das
(201501-PE-NC-FA-01) Mazatln 16 das 16 das 15 das
Guamuchil 25 das 16 das 12 das
El Fuerte 16 das 16 das 11 das
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4.2.4. Control de
Se revisaron los siguientes registros a una muestra de expedientes de los
registros: alumnos que estn realizando EAP, como son: Plan de trabajo de EAP (EAP-FO- 201606-EA-
01), Solicitud de Inscripcin (EAP-FO-02), seminario de evaluacin y seguimiento NC-AI-02
de la estancia acadmica profesional (SEAPRO) (EAP-FO-03), Carta de
Presentacin para Estancia Acadmica Profesional (EAP-FO-08), Carta de
aceptacin; se encontraron las siguientes inconsistencias:
UNIDAD INCONSISTENCIAS
Mochis Carta de Presentacin para Estancia Acadmica
Profesional (EAP-FO-08), no se expide a
todos los organismos receptores.
Guasave Carta de Presentacin para Estancia Acadmica
Profesional (EAP-FO-08) no se expide a todos
los organismos receptores.
Mazatln Carta de Presentacin para Estancia Acadmica
Profesional (EAP-FO-08), cartas de aceptacin
con errores de datos, omisin de firma del
coordinador.
Todas las El reporte de Informe mensual (EAP-FO-03),
unidades existe confusin en cuanto al nmero de
semanas que se van a reportar.
7.2.3.
Comunicacin
El proceso emplea diferentes medios de comunicacin, con los alumnos a travs
con el cliente:
de reportes mensuales, llamadas telefnicas, correos, reuniones presenciales y C
con el sector productivo los asesores se comunican va telefnica y una
evaluacin del sector productivo que se realiza cuando el alumno finaliza la
estancia.
7.5.1 Control de la
produccin y El proceso emplea diferentes controles, tales como reportes mensuales que
prestacin del entregan los alumnos, llamadas telefnicas al organismo receptor durante la
servicio: prestacin de la estancia por parte de los asesores, actas en las cuales se
asienta la calificacin correspondiente a la estancia. C
8.2.1. Seguimiento El procedimiento cuenta con la herramienta de una encuesta para medir la
y medicin de la satisfaccin del cliente, an no se hace la medicin por ser un proceso de nueva
satisfaccin del incorporacin al SGC, se tiene establecido aplicar la misma al momento que el C
cliente: alumno concluya su estancia.
8.2.2 Auditoras El proceso de EAP es la primera vez que se audita, es de nueva incorporacin al
Internas.
SGC.
C
El procedimiento tiene definido el Producto No conforme, sin embargo a la fecha
8.3. Control del
no se ha presentado por ser de nueva incorporacin al SGC.
producto no
conforme.
En el proceso de EAP an no se han implementado Acciones correctivas y
8.5.2 y 8.5.3 preventivas, es de nueva incorporacin al SGC. C
Acciones
correctivas y
preventivas:
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Permanencia Escolar
Mantenimiento:
1.- Revisar y actualizar el procedimiento y objetivos del proceso.
2.- Determinar y publicar el perfil del puesto RP conforme a las funciones que estn establecidas por
los nuevos cambios.
Adquisiciones:
1.- Se actualice el procedimiento conforme la operacin del nuevo sistema SIIA, la versin 10.
2.- Se realicen formatos de seguimiento que proporcione informacin que aporte valor al proceso.
3.- Determinar el perfil del puesto RP conforme a las funciones que estn establecidas por los
cambios en el proceso
5.- Conclusiones:
Durante la presente auditoria se dio seguimiento a los hallazgos que estaban abiertos y se
determin el estatus siguiente.
Hallazgos cuyo estado estaban Determinacin de Estatus
Abiertos
PROCESO NO OBSERVACIN NO OBSERVACIN
CONFORMIDAD CONFORMIDAD
Permanencia Escolar 1 0 1 cerrada 0
Adquisiciones 5 1 5 abiertas 1 abierta
Mantenimiento 5 0 1 cerrada, 0
4 abiertas
Total