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Assis
Ano 2010
Assis
Ano 2010
CDD:658
Biblioteca da FEMA
DEDICATRIA
Aos Familiares, minha filha, meu pai, minha me, minhas irms e meu irmo que
tanto amo.
RESUMO
Because it is a change in routine work and involved many different activities was
investigated key concepts surrounding this issue.
To understand the use of POPs was chosen as the human resources sector, to
demonstrate a practical case in detail and procedures for some tasks.
INTRODUO ......................................................................................12
CAPTULO l CONCEITOS DO POP PROCEDIMENTO
OPERACIONAL PADRO ....................................................................13
3.1 Procedimentos ............................................................................ 13
3.1.1 Fluxograma .............................................................................. 14
3.2 Operacionalidade ........................................................................ 15
3.3 Gesto pela Qualidade ............................................................... 16
3.4 Padro ........................................................................................ 18
3.4.1 Vantagens e Desvantagens para a Empresa ........................... 19
3.4.2 Vantagens para o Executante .................................................. 20
3.4.3 Vantagens para o Supervisor ................................................... 20
CAPTULO lI JOHN DEERE .................................................................21
1.1 John Deere .............................................................................. 21
1.2 Histria da John Deere no Brasil ................................................. 22
1.2.1 Produtos .................................................................................. 23
1.2.1.1 Tratores................................................................................. 23
1.2.1.2 Plantadeiras .......................................................................... 24
1.2.1.3 Colheitadeiras ....................................................................... 24
1.2.1.4 Colhedora de Cana ............................................................... 25
1.3 Avaliao de excelncia da John Deere ..................................... 25
CAPTULO llI DESCRIO DA EMPRESA PESQUISADA:UNIMAQ .26
2.1 Representatividade dentro das concessionrias John Deere ...... 26
2.2 Estrutura Organizacional ............................................................. 26
2.3 Produtos e Servios .................................................................... 28
2.4 Raio de atuao da Empresa ...................................................... 28
CAPTULO IV IMPLANTAO DO PROCEDIMENTO OPERACIONAL
PADRO ...............................................................................................31
4.1 Fase Inicial .................................................................................. 31
4.2 Descrio do formulrio .............................................................. 32
4.3 Mtodo 5W1H ............................................................................. 34
4.4 Estgios de Maturidade na Padronizao ................................... 43
4.4.1 Estgio de Desconhecimento................................................... 44
4.4.2 Estgio do Conhecimento ........................................................ 45
4.4.3 Estgio da Competncia .......................................................... 45
4.4.4 Estgio da Excelncia .............................................................. 45
CONSIDERAES FINAIS ..................................................................46
REFERNCIAS .....................................................................................48
Anexo l .................................................................................................49
Anexo ll ................................................................................................51
Anexo lll ...............................................................................................53
12
INTRODUO
Com uma forma prtica de padronizar as tarefas dos colaboradores e fazendo com
que no haja retrabalho e perda de tempo ser apresentada para os administradores
esse procedimento no setor administrativo e operacional.
3.1 Procedimentos
O procedimento um guia de como fazer, por isso ele ajuda a organizao a dirigir
suas atividades para que chegue a seus objetivos diminuindo o tempo e evitando
custos de verificaes. Alm do que os subordinados podem tomar as decises
dentro dos limites colocados pela Administrao.
3.1.1 Fluxograma
Fluxograma Vertical: ele indica a sequncia das rotinas e das tarefas em linha
atravs de smbolos, ele utilizado nas rotinas de trabalho de um setor qualquer,
este fluxograma tem maior utilidade em trabalhos de levantamento.
Fluxograma Horizontal: tambm so usados os mesmos smbolos do fluxograma
vertical e enquadram as pessoas e procedimentos envolvidos na tarefa ou rotina.
Atravs do fluxograma, conforme descrito por Cruz (1997, p. 114) que ainda hoje
sem dvida uma das maneiras mais usadas para se descrever passo a passo como
as pessoas interagem dentro da empresa, ou entre o funcionamento interno e os
clientes todo o processo, procedimentos e normatizao desenvolvida juntos dos
mesmos.
15
3.2 Operacionalidade
Uma empresa uma organismo vivo, formada por pessoas que exercem funes
obedecendo uma hierarquia. A funo estabelece o tipo de trabalho e cargo a
posio dentro da organizao.
o Propiciar aos clientes os meios que lhes permitem exercer os seus direitos de
receberem servios com a necessria qualidade;
3.4 Padro
O termo padro pode ter diversos conceitos, de acordo com a rea em que
utilizado.
As vantagens para a empresa, que adota o pop que com a falta do colaborador em
caso de frias ou outros motivos, o outro colaborador com os pops em mos
encontrar menos dificuldades para executar as tarefas, j que estaro detalhadas e
como dever ser executadas.
Outra vantagem para a empresa que com este procedimento o pop dificulta os
erros na execuo das tarefas do dia a dia, assim o colaborador poder seguir a
seqncia a ser executada.
O Fundador John Deere logo que chegou vila de Grand Detour, Illinois, percebeu a
necessidade de um ferreiro, dois dias depois j estava fazendo ferraduras de cavalo
e reparos de arados. Ento ficou sabendo do srio problema que os fazendeiros
tinham para cultivar suas terras, foi onde estudou os problemas dos fazendeiros e
desenvolveu o primeiro arado autolimpante em 1837. Com a fundao da empresa
em 1837 na proximidade do rio Mississipi levou a empresa a mudar para Moline pela
facilidade de transportes e matrias primas.
No Brasil, alm das trs fbricas, a John Deere mantm um escritrio regional em
Porto Alegre, que centraliza o comando das operaes na Amrica do Sul, o Banco
John Deere, tambm sediado em Porto Alegre, o Centro de Distribuio de Peas
para a Amrica do Sul, sediado em Campinas (SP) e a Unidade de Negcios Cana,
localizada em Ribeiro Preto (SP).
1.2.1 Produtos
1.2.1.1 Tratores
24
1.2.1.2 Plantadeiras
1.2.1.3 Colheitadeiras
A Unimaq foi fundada pelo Sr Marco Antonio Cardoso e alguns scios de onde saiu
o nome Unimaq Uni (unio por causa dos scios) Maq. (maquinas rea
escolhida). Foi fundada em Palmital a primeira loja em 1990, em 2005 conseguiu a
concesso da John Deere atravs de uma avaliao atingindo assim os pontos
necessrios, alm desta avaliao tinha um compromisso de abrir uma filial em
Ourinhos no prazo de dois anos.
A Unimaq uma organizao que cresceu no ltimo ano, e agora que comearam a
organizar seus departamentos, criando assim alguns e estruturando os que j
existiam.
Diretoria
Coordenador de
Loja
Departamento de Departamento de
Vendas Peas
Departamento de Departamento
Ps Venda Administrativo/Finan
Departamento de
Recursos Humanos
Fonte: Autora
Na figura acima somente foi desmembrado a Unidade de Assis (Matriz), por ser
objeto de estudo.
28
Unimaq Assis
Figura 2 : Unimaq Assis
Unimaq Ourinhos
Unimaq Avar
Figura 4: Unimaq Avar
O setor de Recursos Humanos foi escolhido como rea piloto para a padronizao, a
empresa est em constante crescimento e preciso uma linguagem comum entre
matriz e filiais. O primeiro procedimento ser o das atividades realizadas no
momento da contratao de um colaborador, estabelecendo assim um padro a ser
utilizado, em outro momento, na demisso de colaboradores e para outras tarefas.
O pop muito til nas novas contrataes, pois facilita o aprendizado das tarefas e
rotina de trabalho. Na contratao de um novo colaborador, temos que ensinar toda
a tarefa e com o mximo de cuidado e bem detalhado. Isso s vezes no acontece
pelo pouco tempo que temos em razo de muitas tarefas a fazer. Com o pop
podemos ensinar poucas vezes e depois ele pode seguir cada tarefa e rotina de
trabalho e apenas tirar algumas dvidas.
Todo colaborador tem que ter sua responsabilidade, ele pode ter autoridade para
executar algumas tarefas, mas sempre obedecendo a seu limite como subordinado.
Aliado as obrigaes est tambm a competncia que gera condies para que os
colaboradores tenham possibilidade de realizar as tarefas. No site
www.wikipedia.org.
Para melhor entendimento dos formulrios do pop vamos descrever cada item que o
contem:
33
Setor :
Estabelecido em:
PROCEDIMENTO OPERACIONAL
UNIMAQ
PADRO Revisado em :
N da Reviso:
TAREFA-
EXECUTANTE-
OBJETIVO DA TAREFA-
MATERIAIS NECESSRIOS-
PROCESSO:
CUIDADOS ESPECIAIS-
Setor: neste campo colocamos o setor que ser implementado e usado o pop;
Cuidados Especiais: Devero ser colocados os cuidados que devem ser tomados
na execuo da tarefa, para que no haja erros;
Na Unimaq ele um check list utilizado para garantir que a operao seja conduzida
sem nenhuma dvida por parte de todos, tanto os supervisores ou subordinados.
(WHY) Quando Quando esta operao ser conduzida? A que horas? Com que
periodicidade?
(WHERE) Por Que Porque esta operao necessria? Ela pode ser omitida?
PADRO Revisado em :
UNIMAQ N da Reviso:
TAREFA
Contratao Colaborador
EXECUTANTE-
Recursos Humanos
OBJETIVO DA TAREFA
Contratao de Colaborador
MATERIAIS NECESSRIOS-
Seleo aprovada
Autorizao do Supervisor e Gerente Geral
Processo:
Aps os exames prontos enviar e-mail para Marcelo Tcnico de Segurana, responsvel pelo departamento da
contratao e Tatiana, para que seja marcada a data da Integrao, entrega dos documentos necessrios e Inicio das
atividades;
Entrar em contato com os colaboradores para informar data e hora da realizao da Integrao e solicitao dos
documentos originais:
2 foto ;
Carteira de Trabalho;
RG;
CPF;
Titulo de Eleitor;
Comprovante de Residncia;
Certido de Casamento;
Certido de Nascimento de filhos (menores de 14 anos);
Carteira de Vacinao dos filhos (menores de 14 anos);
Comprovante de freqncia escola dos filhos (maiores de 7 anos e menores de 14 anos);
Comprovante de certificados de Cursos realizados;
Antes do inicio da integrao atender os colaboradores para :
Fazer carta de abertura de conta salrio no Banco do Brasil, conforme modelo (dep-administrativo-recursos
humanos-formulrios-N 001);
Tirar duas cpias dos documentos, conferirem os documentos que no ficarem legveis;
Assim que tiver todos os documentos e resultado do exame admissional encaminhar uma cpia para Escritrio
juntamente com formulrio N. 002 contendo as seguintes informaes:
Cargo
Setor
Valor de Salrio
Horrio da Jornada
Uma cpia abrir pasta do colaborador e efetuar cadastro na planilha Cadastro e Controle de Colaboradores 2010 (depto. -
Recursos Humanos), Sibrax e Banco do Brasil quando houver conta;
Enviar e-mail para Supervisor do setor avisando dia e hora que ir iniciar as atividades na empresa;
Efetuar entrega do Crach provisrio (menos para o departamento Uniservice);
Depois de enviado, aguardar o retorno do escritrio junto aos documentos necessrios para assinatura do Empregado.
CUIDADOS ESPECIAIS-
Iniciar as Atividades na empresa somente depois de efetuado a Integrao.
O departamento Uniservice entrega somente equipamentos de EPIs.
AES EM CASO DE NO CONFORMIDADE
1. Quaisquer desvios desse procedimento devem ser imediatamente avisados os responsveis ou, em sua falta, ao
Gerente Geral da Unimaq.
2. Na falta de ambos, tome a melhor deciso. Anote sua deciso, o porqu a tomou, a data e a hora.
ELABORADO / REVISADO POR APROVADO POR PG. 1 DE 1
Tatiana Benvenuto Medeiros Flvio Luiz Verruma
Encarregada de Recursos Humanos Gerente Geral
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PADRO Revisado em :
UNIMAQ N da Reviso:
TAREFA -
Incluso e Excluso de Convnios
EXECUTANTE
Recursos Humanos
OBJETIVO DA TAREFA
Incluir e Excluir colaboradores dos Convnios
MATERIAIS NECESSRIOS
Solicitao de Incluso
Solicitao de Excluso
Processo:
CUIDADOS ESPECIAIS-
Somente com a solicitao de incluso e excluso dar procedimento ao processo
PADRO Revisado em :
UNIMAQ N da Reviso:
TAREFA -
Relao de Aniversariantes
EXECUTANTE
Recursos Humanos
OBJETIVO DA TAREFA
Comunicar todas as unidades
MATERIAIS NECESSRIOS
Relao dos aniversariantes de todas as Unidades
Processo:
CUIDADOS ESPECIAIS
Atualizar sempre a planilha para que no haja erro ou esquecimento de algum aniversariante.
Colocar e enviar os aniversariantes antes do dia 1 de cada ms.
PADRO Revisado em :
UNIMAQ N da Reviso:
TAREFA -
Seleo
EXECUTANTE
Recursos Humanos
OBJETIVO DA TAREFA
Selecionar candidatos s vagas em aberto
MATERIAIS NECESSRIOS
Currculos
Processo:
Separao dos currculos juntamente com o supervisor do setor solicitado, verificar no banco de
dados se os candidatos selecionados j no passaram pela avaliao anteriormente;
Verificar a existncia de todos os dados pessoais do candidato;
Caso faltem alguns dados, entrar em contato com o mesmo para solicitao e preenchimento do
formulrio (ficha para coleta de dados via fone);
Enviar para a RHF os dados pessoais e essenciais para a consulta de antecedentes criminais,
assim faremos uma triagem dos candidatos antes da avaliao psicolgica;
Dados a enviar: Nome Completo, CPF, RG com data de expedio, Data Nascimento e local, Nome
da Me e do Pai.
Aps o retorno das consultas da RHF Talentos, enviar para o supervisor que solicitou a vaga para
anlise;
Aps o de acordo do supervisor, lanar na planilha de currculos os reprovados e agendar
entrevista dos aprovados com o supervisor e na RHF Talentos para o mesmo dia;
CUIDADOS ESPECIAIS
No dar prosseguimento no processo de avaliao sem autorizao do Supervisor.
PADRO Revisado em :
UNIMAQ N da Reviso:
TAREFA -
Demisso-Colaborador
EXECUTANTE
Recursos Humanos
OBJETIVO DA TAREFA
Demisso do Colaborador
MATERIAIS NECESSRIOS
Solicitao do Coordenador ou Colaborador
Formulrio de Demisso Preenchido e Assinado pelo Coordenador e Gerente Geral.
Processo:
Preenchimento do Aviso Prvio para assinatura do colaborador
Marcao do Exame Demissional: de preferncia marcar exame demissional com o mesmo
mdico que efetuou o exame admissional;
Solicitao da Carteira de Trabalho;
Levantamento dos dbitos (vale, John Deere Colection, Emprstimos, Multh Corretora e
Uniodonto);
Levantamento dos Crditos (Horas Extra e Adicional Noturno);
Preenchimento do formulrio de Dbitos e Crditos;
Fazer Baixa do colaborador na planilha Cadastro e Controle de Colaborador, Sibrax e
Banco do Brasil quando possuir conta corrente;
Enviar para Escritrio: Formulrio, Carteira de Trabalho, Aviso Prvio; ( enviar por e-mail o
aviso e formulrio para adiantar o processo pessoal@ormeco.net A/C Reginaldo);
Conferir Resciso;
Ligar para Ex-colaborador para avisar o mesmo;
Assinatura do ex-colaborador na resciso, entrega da carteira de trabalho, assinatura no
Livro de Registro;
CUIDADOS ESPECIAIS
O prazo de 10 dias para efetuar o pagamento da resciso ao ex-colaborador.
Ficar atento data de devoluo da Resciso para pagamento do ex-colaborador.
Confirmar baixas na planilha de funcionrios, Sibrax e Banco do Brasil.
AES EM CASO DE NO CONFORMIDADE
1 - Quaisquer desvios desse procedimento devem ser imediatamente avisados os responsveis ou, em sua falta, ao
Gerente Geral da Unimaq.
2- Na falta de ambos, tome a melhor deciso. Anote sua deciso, o porqu a tomou, a data e a hora.
PADRO Revisado em :
UNIMAQ N da Reviso:
TAREFA -
ASO- Atestado de Sade Ocupacional
EXECUTANTE
Recursos Humanos
OBJETIVO DA TAREFA
Conferir e Instruir o mdico para Preenchimento do ASO
MATERIAIS NECESSRIOS
Exames solicitados de acordo com a funo de cada colaborador
Processo:
Preenchimento completo dos dados da empresa conforme formulrio do ASO;
Razo Social;
CNPJ;
Endereo e Cidade.
Preenchimento completo dos dados do colaborador;
Nome;
RG;
Data de Nascimento
Sexo;
Funo;
Data Admisso;
Setor e CTPS.
Preenchimento correto dos Riscos de acordo com os exames efetuados;
Quando houver audiometria marcar o campo de Agentes Fsicos e Rudos;
Quando houver exame de Colinesterase marcar o campo de Agentes Qumicos e
Defensivo e Hidrocarbonetos;
Quando houver exame de Hemograma verificar juntamente com o Tcnico Segurana do Trabalho
qual o tipo de Acidente ser marcado;
Preenchimento correto do tipo de ASO; Admissional, Demissional, Perodico, Mud Funo e Ret
Trab de acordo com a solicitao;
Preenchimento Correto nas datas dos exames complementares;
CUIDADOS ESPECIAIS
O ASO no pode esta com a data anterior dos exames complementares;
A funo dos colaboradores tem que ser igual o da carteira de trabalho e CBO, no sistema Sibrax
tem a funo;
Os Exames Peridicos tero que ser feitos uma vez por ano;
TAREFA -
ASO- Atestado de Sade Ocupacional
ELABORADO / REVISADO POR APROVADO POR PG. 1 DE 1
Tatiana Benvenuto Medeiros Flvio Luiz Verruma
Encarregada de Recursos Humanos Gerente Geral
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PADRO Revisado em :
UNIMAQ N da Reviso:
TAREFA -
Solicitao de Crachs
EXECUTANTE
Recursos Humanos
OBJETIVO DA TAREFA
Solicitar confeco de Crachs
MATERIAIS NECESSRIOS
Dados do Colaborador
Foto Escaneada
Processo:
Dados do Colaborador: Nome, CPF, RG, Data de Admisso, funo e tipo sangneo;
Foto digitalizada
Enviar para a Empresa que as confecciona quando tiver ( antirion@antirion.com.br ),
(produo@antirion.com.br ).
CUIDADOS ESPECIAIS
Somente com a solicitao de incluso e excluso dar procedimento ao processo
TAREFA -
ASO- Atestado de Sade Ocupacional
ELABORADO / REVISADO POR APROVADO POR PG. 1 DE 1
Tatiana Benvenuto Medeiros Flvio Luiz Verruma
Encarregada de Recursos Humanos Gerente Geral
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4.4 Estgios de Maturidade na Padronizao
Segundo Arantes (1998, p.109) Durante seus ltimos anos, pensou muito em um
assunto e resolveu chamar de Maturidade na Padronizao.
Para Facilitar se trabalho e a tabulao dos dados ele utilizou uma tabela, onde
consta os elementos bsicos de um sistema de padronizao onde eram
questionados quanto ao seu domnio. Segue os elementos: as diretrizes gerais; a
atuao do comit de padronizao da unidade; o desempenho dos escritrios de
padronizao; a educao e treinamento e os padres elaborados.
Este estgio no teve oportunidade de tirar concluses, com base nos critrios de
qualidade se estabelece sete categorias que seriam: Liderana do gerente; Gesto
para a qualidade do processo; Gesto de dados e informao; Anlise e uso dos
dados sobre a implantao; Planos para o desenvolvimento da padronizao;
Planejamento e gesto de recursos humanos; Envolvimento dos funcionrios com os
padres; Educao e treinamento voltados para a rotina; Desempenho e
reconhecimento dos funcionrios; Bem estar e satisfao dos funcionrios;
Resultados obtidos com a padronizao.
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CONSIDERAES FINAIS
Com este trabalho verificamos que a marca John Deere conquistou uma posio de
maior produtora de tratores e de equipamentos industriais, apontada como lder
mundial na fabricao de equipamentos agrcolas, equipamentos pesados para a
construo, movimentao de materiais e florestamento, e ainda fornecem peas
originais para todos os produtos John Deere. Alm disso tem participao no
mercado financeiro com a John Deere Credit que opera nos principais mercados
agrcolas mundiais.
Com todo esse apoio administrativo foi criada a Unimaq que uma concessionria
John Deere, a empresa que conta atualmente em mdia com 165 colaboradores,
atuando nas regies de Assis, Ourinhos e Avar compreendendo 72 municpios e
participao de 10% do estado de So Paulo.
O principal intuito deste trabalho foi aplicar o procedimento operacional padro POP
na Unimaq, que se constitui de uma metodologia de auxilio aos colaboradores e
serve de um guia de como fazer, por isso ele ajuda a organizao a dirigir suas
atividades para que chegue a seus objetivos diminuindo o tempo e evitando custos
desnecessrios. Alm do que os subordinados podem tomar as decises dentro dos
limites colocados pela Administrao.
Com isto acontecer menos erros na execuo das tarefas, e assim o colaborador
poder realizar um trabalho com mais segurana.
REFERNCIAS
Cruz, Tadeu Sistemas, Organizao & Mtodos Estudo Integrado das Novas
Tecnologias de Informao. Ed Atlas, So Paulo, 1997.
http://www.univen.edu.br/revista/n009/A%20PADRONIZA%C7%C3O%20DOS%20P
ROCESSOS%20-%20UMA%20FERRAMENTA%20GERENCIAL.pdf acesso dia
09/07/2010 s 13h15min.
http://books.google.com.br/books?id=wUBEqDwTL0AC&pg=PA13&dq=gest%C3%A
3o+de+qualidade&hl=pt-
BR&ei=FuCoTPPiMYGdlgf9w6yrDQ&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=1&ve
d=0CDMQ6AEwADgK#v=onepage&q=gest%C3%A3o%20de%20qualidade&f=false
acesso dia 03/10/2010 s 17h00min.
49
Anexo l
Fluxograma
Documento qualquer
Inutilizao de documento
Documento.
51
Anexo ll
Fabrica Horizontina RS
52
53
Anexo lll
6) Foi sempre essa mesma idia que o motivou? Ou tinha outras motivaes
e de repente surgiu a oportunidade de trabalhar com o que faz
atualmente?
A idia e o objetivo foram sempre os mesmos, inclusive por que se tratava
de uma rea que tnhamos amplos conhecimentos e contatos, domnio,
experincia e conhecimento so bsicos p/ o sucesso de um negcio.
iniciante, por isso preferimos iniciar por uma cidade menor, mas com
potencial e sustentabilidade p/ o negocio, identificamos e optamos por