Secretara de Desarrollo Econmico y Portuario

Manual General de Procedimientos

Procedimiento

Nombre: Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Mobiliario y Equipo de Oficina.

Realizar los tramites administrativos necesarios a fin de que se lleven a cabo los
Objetivo: mantenimientos y/o reparaciones del mobiliario y equipo de oficina, con que
cuenta la Secretaria a fin de mantenerlos en buenas condiciones.

Frecuencia: Eventual.

Normas
La Oficina de Servicios Generales tendr la obligacin de atender los requerimientos que hagan las
reas de trabajo de la Secretaria sobre los desperfectos y/o fallas que se observen en su mobilia-
rio y/o equipo que tienen bajo su resguardo tales como; escritorios, sillas, sillones, calculadoras,
equipo audiovisual, fotogrfico, etc.

Es importante que las reas cuenten con disponibilidad presupuestal para llevar a cabo las repara-
ciones a las que haya lugar.

Ser responsabilidad del Resguardante de Mobiliario y Equipo de Oficina, de reportar al Departa-

mento de Recursos Materiales y Servicios Generales, en tiempo y forma toda anomala que obser-
ve de los bienes que tiene bajo su resguardo.

Toda reparacin y/o mantenimiento del mobiliario y equipo de oficina deber ser cotizado para su
evaluacin, ya que de ello depende si es conveniente o no efectuar el mantenimiento.

En caso de no ser costeable la reparacin se propondr la baja del bien ante el Subcomit de Ad-
quisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenaciones de Bienes Muebles de la Secretaria.

Fecha Elabor Revis Autoriz

Elaboracin Autorizacin Unidad Departamento Secretara de
Administrativa de Recursos Desarrollo
Marzo de 2009 Junio de 2009 Materiales y Econmico y
servicios Portuario
Generales

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Secretara de Desarrollo Econmico y Portuario
Manual General de Procedimientos

rea Actividad Descripcin

Oficina de 1 Recibe por parte de las reas de trabajo, el reporte de mobiliario
Servicios y equipo de oficina en malas condiciones.
Generales
2 Acude y revisa fsicamente en las reas de trabajo, los bienes
muebles que se han reportado.

3 Acuerda con el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y

Servicios Generales la probable reparacin y elabora Orden de
Servicio y/o Reparacin en original y copia, recaba firma del
Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Ge-
nerales.

4 Prepara Pase de Salida en original del bien mueble, entrega al

Proveedor y/o Prestador del servicios la Orden de Servicio y/o
Reparacin en original as como el Mobiliario y/o Equipo en
original, acuerdan fecha de entrega de la cotizacin, recaba acu-
se de recibo en la copia de la Orden de Servicio y/o Repara-
cin y la archiva de manera cronolgica temporal en el Expe-
diente de mantenimiento de bienes muebles.
Pasa el tiempo.
5
Recibe del Proveedor y/o Prestador del servicio la Cotizacin
de la reparacin del bien mueble en original y acuerdan con el
Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Ge-
nerales la posible reparacin.

Es procedente la Reparacin?

5A En caso de no Proceder la Reparacin:

Acuerda con el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y
Servicios Generales proceder a la baja del bien mueble por con-
siderar incosteable la reparacin, Informa al rea de trabajo la
determinacin de la Baja.

Fin.

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Secretara de Desarrollo Econmico y Portuario
Manual General de Procedimientos

rea Actividad Descripcin

Oficina de 6 En caso de proceder la Reparacin:
Servicios Autoriza va telefnica al Proveedor y/o Prestador del servicio
Generales lleve a cabo la reparacin, acuerda fecha de entrega del bien
mueble y archiva de manera cronolgica permanente la Cotiza-
cin en original en el Expediente de mantenimiento de bienes
muebles.

Pasa el tiempo.

7 Recibe del Proveedor y/o Prestador de servicio, el Mobiliario y/

o Equipo reparado junto con la Factura original.

8 Entrega al rea de la Secretara el Mobiliario y/o Equipo, reca-

ba firma de conformidad del Jefe del rea en la Factura en origi-
nal.

9 Accesa al Modulo del SIAFEV, elabora la Orden de Compra en

original y copia para dar inicio al trmite de pago por el servicio y
recaba en esta firma del Jefe de Departamento de Departamen-
to de Recursos Materiales y Servicios Generales.

10 Integra y enva a la Oficina de Ordenes de Pago y Caja, la Or-

den de Compra en original y copia, Factura en original y copia,
y Orden de Servicio y/o Reparacin en original y copia, recaba
acuse de recibo en la copia de cada documento y los archiva de
manera cronolgica permanente en el Expediente de manteni-
miento bienes muebles

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

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Manual General de Procedimientos

Diagrama de Flujo
Nombre del Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Mobiliario y Equipo de Oficina.
Procedimiento
Proveedor y/o 1
Inicio Prestador de
Servicios

reas de trabajo Recibe

El reporte de mobiliario y
equipo de oficina en
Recibe
malas condiciones
Bien Mueble

Fsicamente en las reas

Acude y revisa de trabajo los bienes Factura O
Jefe de Departamento de muebles reportados
Recursos Materiales y
servicios Generales
Acuerda, elabora y rea de la
recaba firma Su probable Entrega y recaba firma
Secretara
reparacin
Orden de Servicio
y/o Reparacin O Bien Mueble de conformidad
1
Factura O
Jefe de Departamento de
Recursos Materiales y
Proveedor y /o servicios Generales
Prepara enva y acuerda Prestador de Accesa, elabora y recaba
Servicio firma
Pase de
Salida O SIAFEV
Orden de
Servicio y/o O Orden de
Reparacin
Compra O

Bien Mueble 1

Orden de Servicio
y/o Reparacin 1
Oficina de Ordenes
Integra y enva de Pago y Caja
Expediente de
mantenimiento de
C Orden de
Proveedor y/o bienes muebles
Compra O
Prestador de Servicio
Orden de
Jefe de Departamento Servicio y/o O
Recibe y acuerda Reparacin
de Recursos Materiales
y Servicios Generales
Cotizacin O Factura O
Orden de
Compra 1
Orden de
Servicio y/o 1
Reparacin
No
Es Procedente Factura 1
la reparacin?

Jefe de Departamento de Recursos

Acuerda Materiales y Servicios Generales C Expediente de
Si mantenimiento de
Proceder la baja Fin Bienes muebles
Proveedor y/o del bien mueble
Autoriza y acuerda Prestador de Servicio
Informa Jefe de rea de
Va telefnica el
trabajo
Cotizacin O servicios de reparacin
y fecha de entrega del
bien mueble Determinacin
Fin de la baja
C Expediente de
1 mantenimiento de
bienes muebles

Fecha Elabor Revis Autoriz

Elaboracin Autorizacin Unidad Departamento Secretara de
Administrativa de Recursos Desarrollo
Marzo de 2009 Junio de 2009 Materiales y ser- Econmico y
vicios Generales Portuario
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