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CONSULTAS

En bases de datos, una consulta es el mtodo para acceder a los datos en las bases
de datos. Con las consultas se puede modificar, borrar, mostrar y agregar datos en
una base de datos. Para esto se utiliza un lenguaje de consultas. El lenguaje de
consultas a base de datos ms utilizado es el SQL.

Tcnicamente hablando, las consultas a la base de datos se realizan a travs de un


lenguaje de manipulacin de datos (DML Data Manipulation Language). SQL es
un lenguaje DML, pero adems posee otras caractersticas de otros lenguajes. Por
ejemplo, permite tambin crear bases de datos.

Introduccin
Una consulta es una solicitud de los resultados de los datos, de las acciones de los
datos o de ambos. Puede usar una consulta para responder a una pregunta sencilla,
realizar clculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar,
cambiar o eliminar datos de una tabla. Las consultas que se utilizan para recuperar
datos de una tabla o realizar clculos se denominan consultas de seleccin. Las
consultas que agregan, cambian o eliminan datos se denominan consultas de
accin.
Crear consultas:

Crear una consulta de totales para obtener resmenes ms complejos


La fila Total de una hoja de datos es muy til, pero para preguntas ms complejas,
se utiliza una consulta de totales. Una consulta de totales es una consulta de
seleccin que permite agrupar y resumir los datos. Por ejemplo, suponga que desea
ver las ventas totales por producto. En una consulta de totales, puede usar Suma,
una funcin de agregado, para ver las ventas totales por producto.
Siga el procedimiento que se detalla a continuacin para modificar la consulta
Subtotales de productos para obtener subtotales resumidos por producto.

En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuacin, haga


clic en Vista Diseo.
Se abre la consulta Subtotales de productos en la vista Diseo.
En la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.
Aparece la fila Totales en la cuadrcula de diseo de la consulta.

1. Puede agrupar por valores de campo mediante la fila Totales en la cuadrcula


de diseo.

2. Puede agregar una fila Total de hoja de datos a los resultados de una
consulta de totales.

3. Cuando utiliza la fila Totales en la cuadrcula de diseo, debe elegir una


funcin de agregado para cada campo. Si no desea realizar un clculo en un
campo, puede agrupar por ese campo.
En la segunda columna de la cuadrcula de diseo, en la fila Total, seleccione
Suma en la lista desplegable.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

La consulta se ejecuta y, a continuacin, muestra una lista de productos con


subtotales.

Presione CTRL+G para guardar la consulta. Deje la consulta abierta.

Vista de diseo:

La vista Diseo de consulta permite la creacin y edicin de consultas de bases de


datos.
La vista Diseo: Para crear una consulta, haga clic en el icono Consultas de un
documento de base de datos y, a continuacin, haga clic en Crear consulta en vista
Diseo.
La consulta se define en el panel inferior de la vista Diseo. Para definir una
consulta, especifique los nombres de campos de la base de datos que se deben
incluir, as como los criterios de visualizacin de los campos. Para reorganizar las
columnas en el panel inferior de la vista Diseo, arrastre la cabecera a otra posicin,
o bien, seleccione la columna y oprima Ctrl + , , o .
En la parte superior de la ventana de la vista Diseo de consulta, se muestran los
iconos de las barras Diseo de consulta y Diseo.
Si desea probar una consulta, haga doble clic en el nombre de la consulta en el
documento de base de datos. El resultado de la consulta se muestra en una tabla
similar a la vista de origen de datos. Nota: la tabla que se muestra es temporal.

Teclas de la vista Diseo de consulta


Tecla Funcin

F4 Vista previa
F5 Ejecutar consulta

F7 Agregar tabla o consulta

Usar al Asistente para consultas para crear una consulta de una tabla principal
y una tabla relacionada

1. Asegrese de que las tablas tienen una Relacin definida en ventana


Relaciones.

Cmo?

a. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaa Herramientas de base de datos,


haga clic en Relaciones.

b. En el grupo Relaciones de la pestaa Diseo, haga clic en Todas las


relaciones.

c. Identifique las tablas que deben tener una relacin definida.

Si las tablas estn visibles en la ventana Relaciones, compruebe que se ha


definido una relacin.

Una relacin aparece como una lnea que conecta las dos tablas en un
campo comn. Puede hacer doble clic en una lnea de relacin para ver qu
campos de las tablas estn conectados por la relacin.

Si las tablas no estn visibles en la ventana Relaciones, debe agregarlas.

En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaa Diseo, haga clic en Nombres


de tabla.
Haga doble clic en cada una de las tablas que quiera mostrar y luego haga
clic en Cerrar.

d. Si no encuentra una relacin entre las dos tablas, cree una arrastrando un
campo desde una de las tablas a un campo en la otra tabla. Los campos en
los que se cree la relacin entre las tablas deben tener tipos de datos
idnticos.

NOTA: Puede crear una relacin entre un campo del tipo de datos Auto numeracin y un campo del tipo de
datos Nmero, si ese campo tiene un tamao de campo de tipo entero largo. Este suele ser el caso cuando se
crea una relacin de uno a varios.

Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones.

e. Haga clic en Crear para crear la relacin.

Para ms informacin sobre las opciones que tiene al crear una relacin, vea el
artculo Crear, modificar o eliminar una relacin.

f. Cierre la ventana Relaciones.

1. En la pestaa Crear, en el grupo Consultas, haga clic en Asistente para


consultas. Nota: Si usa Access 2007, en el grupo Otros de la pestaa Crear,
haga clic en Asistente para consultas.

2. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para


consultas sencillas y en Aceptar.

3. En el cuadro combinado Tablas/Consultas, haga clic en la tabla que contiene


la informacin bsica que quiere incluir en la consulta.
4. En la lista Campos disponibles, haga clic en el primer campo que quiere
incluir en la consulta y luego en el botn de una flecha a la derecha para
mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga lo mismo con cada
campo adicional de esa tabla que quiere incluir en la consulta. Puede tratarse
de campos que quiere que se devuelvan en el resultado de la consulta o de
campos que quiere usar para limitar las filas de la salida aplicando criterios.

5. En el cuadro combinado Tablas/Consultas, haga clic en la tabla que


contiene los datos relacionados que quiere usar para mejorar los resultados
de la consulta.

6. Agregue los campos que quiere usar para mejorar los resultados de la
consulta a la lista Campos seleccionados y luego haga clic en Siguiente.

7. En Desea una consulta de detalle o resumen?, haga clic en Detalle o, en


Resumen.

8. Si no quiere que la consulta realice ninguna funcin de agregado (Suma,


Media, Min., Mx., Contar, DesvEst o Var.), elija una consulta de detalle. Si
quiere que la consulta realice una funcin de agregado, elija una consulta de
resumen. Despus de realizar su eleccin, haga clic en Siguiente.

9. Haga clic en Finalizar para ver los resultados

Modificar consulta:
En el grupo Otros de la pestaa Crear, haga clic en Diseo de consulta.
Cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla.
En la ficha Diseo, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Definicin de
datos. ...
Escriba la siguiente instruccin SQL: ...
En el grupo Resultados de la pestaa Diseo, haga clic en Ejecutar.
CRITERIOS DE SELECCIN: Y(AND) FRENTE A O(OR), ENTRE, EN Y COMO

La introduccin de un criterio de seleccin en una consulta es similar a la


introduccin de una regla de validacin para un campo.

Los campos de texto han de ir entre comillas, Access las aade a los valores de
texto sencillos.

Es muy habitual cometer un error cuando se escribe un criterio utilizando


operadores O e Y para un nico campo. Dado que un campo no puede poseer ms
de un valor al mismo tiempo, en este caso el Y se resuelve como O.

Cuando se introducen criterios en varios campos de la consulta, hay que tener en


cuenta que Access realiza una operacin lgica Y entre los criterios de la misma fila
y una operacin lgica O en el caso de distintas filas.

Y: Utilizado para "unir" varias expresiones simples. Se debern cumplir todas para
que se valide la regla o criterio especificado. Ejemplo: edad >= 16 Y sexo="M". Se
deber cumplir que la edad sea mayor de 16 y el sexo sea M. Si no se cumpliera
cualquiera de las dos, no se validara la expresin.

O: Utilizado para "unir" varias expresiones simples. La expresin conjunta se


validar siempre que se cumpla alguna de ellas. Con el ejemplo anterior edad>= 16
O sexo="M", con que se cumpla una de las dos la expresin se evaluar como
cierta.

ENTRE: Determina si valor est comprendido entre un rango de valores. Ejemplo:


ENTRE (18 y 26). Es equivalente a >=18 y <=26.

EN: Determina si un valor es igual a cualquiera de los valores de una lista. Ejemplo:
EN (7,16,28). Tiene el mismo resultado que (7 O 16 O 28).

COMO: Comprueba que un campo texto o memo coincide con un modelo


determinado. Con este operador se podrn utilizar los siguientes comodines:

*: Sustituye cualquier patrn de caracteres. Ejemplo: "Car*", "C*". Se buscaran los


que empezasen por Car o por C, respectivamente. Se utiliza para definir caracteres
iniciales, finales, o cadenas incluidas en otras que no coinciden con ninguno de los
caracteres del modelo.

?: Sustituye un carcter por cualquiera. Ejemplo: "C?a". Se buscarn cadenas que


contengan como primera letra la C, como tercera la a, y la segunda podr ser
cualquiera.
#: Este comodn especifica que podr ser cualquier nmero.

[ ]: Para comprobar cierto rango de caracteres en una posicin.

: Sirve para indicar excepciones.