A U T O - E VA L U A C I O N D E C A PA C I D A D E S

La herramienta
AUTOCAP
Cmo preparar a la organizacin
para AUTOCAP: qu es una evaluacin
organizacional?
Esta seccin examina lo que es una organizacin, lo que es una evaluacin, y por qu es impor-
tante realizar una evaluacin organizacional. Puede ser necesario trabajar esta seccin con quienes
participarn en la evaluacin, para ayudarles a entender el valor de lo que usted est haciendo.

Organizaciones
Una organizacin es un grupo de personas que trabajan juntas para lograr un propsito
comn.
Si estamos pensando realizar una evaluacin organizacional, es importante considerar cmo son
las organizaciones.
visin

Cmo El comparar a las organizaciones con cosas que nos son misin
vemos a las familiares a nuestro alrededor puede ayudarnos a valores e
organizaciones? entender cmo stas trabajan, y por tanto cmo pueden identidade
mejorarse. Las imgenes son tiles puesto que nos
ayudan a pensar acerca de una organizacin y dialogar
sobre ella de manera sencilla. sistemas

Podemos compararlas, por ejemplo,

actividades
con el cuerpo humano. La cabeza
refleja la visin y la misin de la
organizacin. El corazn representa
sus valores e identidad. El flujo de sangre representa sus sistemas, y los
brazos y piernas representan lo que hace la organizacin.
O podemos compararlas con rboles o plantas. Las races reflejan la misin, los
valores, la identidad y la visin. El tronco o tallo representa los sistemas y
estructuras de la organizacin. Las ramas, hojas y frutas reflejan lo que hace
y produce la organizacin.

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Si bien hay cierto peligro de simplificar demasiado la realidad de la organizacin, el dibujar

imgenes es una forma til de comenzar a pensar acerca de la naturaleza de las organizaciones
y de cmo estas funcionan.
Tearfund ha empleado imgenes para pensar acerca de cmo opera como organizacin. La
estructura de la herramienta AUTOCAP se ha basado en dos modelos: el modelo de cebolla, y
los crculos entrelazados (que con frecuencia se describen como el elefante).

El modelo La imagen de una cebolla se utiliza para examinar en mayor detalle la organizacin interna.
de cebolla Podemos pelar las capas de una cebolla hasta llegar al centro. Una organizacin tambin tiene
El concepto del modelo un ncleo central: su visin, misin, valores e identidad, los cuales se reflejan en todos los
de cebolla se deriva de
dems aspectos de la organizacin. Una organizacin saludable tiene en claro estos aspectos
INTRAC, y fue adaptado
por Bill Crooks centrales. Ellos moldean la visin que tiene la organizacin de la sociedad, y de su propsito
dentro de sta. Ello a su vez moldea la estrategia que debe adoptar y las tareas que deben
realizarse. A partir de ello, pueden identificarse las estructuras y sistemas, el personal y los
recursos requeridos. Esta imagen de una cebolla es una forma til para analizar si hay
coherencia entre lo que una organizacin cree (el ncleo central) y la manera en que funciona
(las capas externas).

Visin, misin, valores e identidad

Estrategia

Estructuras y sistemas

Recursos humanos

Capital y recursos financieros

Crculos Tres crculos entrelazados muestran cmo las tres partes principales de una organizacin
entrelazados/ interactan y se apoyan entre s. Tambin se puede dibujar un elefante para representar estas
elefante partes. Los crculos representan:
Fuente del diagrama
de crculos entrelazados: LA ORGANIZACION INTERNA Representa lo que la organizacin
INTRAC desea llegar a ser. Se expresa por medio de su visin,
misin, valores e identidad. Se espera que stos se
reflejen en las estrategias, sistemas y estructuras ORGANIZACION
de la organizacin. Si se usa la imagen del INTERNA
elefante, la cabeza del elefante representara
este aspecto central de la organizacin.
VINCULOS
EXTERNOS PROYECTOS

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VINCULOS Estos se enfocan en la manera en que la organizacin se relaciona con los dems.
Ellos son importantes para el fortalecimiento de capacidades: para fortalecer las relaciones
informales y formales con otras organizaciones y grupos de personas, por ejemplo con redes o
alianzas, iglesias, donantes y entes o departamentos del gobierno, a fin de obtener recursos y
apoyo adicionales. La trompa del elefante representa la forma como la organizacin se relaciona
con otros.
PROYECTOS Estos se relacionan con lo
Organizacin
que hace la organizacin, con cmo se
interna
desempea, y con el nivel de impacto que
tiene sobre aquellos a quienes procura servir. Proyectos
Los proyectos pueden ser muy variados:
desde la provisin de servicios hasta la
movilizacin de comunidades y de organi-
zaciones locales para la transformacin
social. Es de suma importancia que los
proyectos sean coherentes con la misin y la
visin general de la organizacin. El cuerpo Vnculos externos
del elefante y sus piernas representan los
diferentes proyectos o programas de la
organizacin.
Una organizacin no existe en el vaco. Existe en el contexto de la cultura, las tradiciones e
historia de las personas a quienes est sirviendo. Puede tambin haber otros factores a tener
en cuenta, tales como las situaciones de conflicto civil prolongado.
Los tres mdulos de AUTOCAP examinan estos tres elementos de las organizaciones a fin de
identificar qu tan saludable es una organizacin y qu mejoras pueden hacerse.

Caractersticas Qu es una buena organizacin? Piense en una organizacin con quien usted ha trabajado
de una buena que le brind una buena experiencia. Qu hizo que fuera buena? Cmo habra podido
organizacin mejorarse la experiencia?
Existen muchas maneras de describir y de definir a una buena organizacin. A continuacin
hay algunas ideas:
un propsito claro de a dnde se desea llegar
planes claros acerca de cmo desea lograr su propsito
valores firmes que moldean el trabajo y cultura de la organizacin
proyectos que sean efectivos y que se ajusten a los principios de buena prctica
liderazgo fuerte
lneas claras de toma de decisiones y de rendicin de cuentas
buenos sistemas de control financiero y de administracin
buenas relaciones con otras organizaciones
apertura para aprender y reflexionar y deseo de mejorar.

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Presiones que Las organizaciones enfrentan diferentes tipos de presiones. Algunas de estas presiones son
enfrentan las externas. A veces es poco lo que se puede hacer respecto a ellas y es necesario aprender a
organizaciones adaptarse y ser flexible a fin de hacerles frente.
Las presiones externas pueden incluir:
cambios a nivel poltico que dificultan el trabajo de ONGs cristianas
desastres que exigen cambios en el tipo y naturaleza del trabajo que realiza su organizacin
disminucin de fondos recibidos de los donantes.
Las presiones internas pueden incluir:
falta de habilidades y experiencia del personal clave
una alta rotacin del personal
alta carga laboral y presiones para cumplir fechas tope
falta de financiacin para cubrir todas las necesidades.
Cules de estas presiones son relevantes a su organizacin? Puede usted pensar en otras
presiones? Cmo pueden enfrentarlas?
Es posible que estas presiones puedan manejarse al interior de su organizacin como se
hace hasta el momento. De otra parte, hay ocasiones en que se requiere una evaluacin
organizacional que ayude a todo el personal a detenerse para trabajar juntos en la
identificacin de problemas y el desarrollo de soluciones.

Evaluacin
Todas las personas hacemos evaluaciones cada da de
nuestra vida. Es posible que no las llamemos necesaria-
mente evaluaciones, pero todos deseamos saber cmo
vamos, cmo nos vemos y cmo nos sentimos acerca de
nosotros mismos.
La necesidad de evaluar algo surge de una variedad de
motivos. Estos podran incluir: la preocupacin sobre la
presentacin personal, el desarrollo personal y el
mejoramiento de habilidades, o el logro del mejor
negocio posible con nuestro dinero.
Una organizacin es un grupo de personas que trabajan juntas para lograr un propsito
comn. Cada organizacin tiene una cultura y una forma nica de trabajar. Como sucede
con los seres humanos, cada organizacin tiene una compleja gama de funciones y de
caractersticas que interactan entre s para lograr las metas y los propsitos deseados.
La decisin de evaluar una organizacin debe formar parte del proceso de nutrirla y de
transformarla de forma que sta pueda fortalecerse y mejorarse para lograr su potencial
completo. Como seres humanos, las organizaciones pasan por ciclos de cambio, de forma que
es importante estar conscientes de las necesidades de una organizacin en diferentes etapas de
su desarrollo. El objetivo de las evaluaciones organizacionales es ayudar a la organizacin a
mantenerse saludable y pertinente frente a las personas a quienes procura servir.

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Preguntas Haga una lista de las diferentes formas en que usted se auto-evala durante la semana.
para discusin Cul es su motivo para auto-evaluarse en esta forma?
Cules son las similitudes entre una evaluacin personal y una evaluacin de una
organizacin?
Haga una lista de todas las formas en las cuales usted evala a su organizacin.

Por qu evaluar su organizacin?

La mayora de las organizaciones se auto-evalan todo el tiempo: a veces lo hacen
formalmente, por medio de cuentas financieras o reportes de proyectos terminados, a veces
informalmente por ejemplo mediante el estado anmico del personal.
Un punto de vista es que la mayora de organizaciones a medida que maduran, atraviesan
diferentes etapas de desarrollo de la misma manera que los seres humanos. Algunas personas
diran que todas las organizaciones atraviesan cinco etapas principales: nacimiento, infancia,
adolescencia, madurez, muerte o renacimiento.
Cada una de estas etapas refleja diferentes estilos de liderazgo, de cultura organizacional y
formas de trabajar. La transicin entre estas diferentes etapas puede ser difcil y dolorosa, al
igual que liberadora y emocionante en la medida en que se abren nuevas oportunidades.
Las organizaciones que trabajan con personas vulnerables y marginadas enfrentan un nmero
creciente de presiones provenientes de diferentes fuentes, por ejemplo de las pautas
gubernamentales.
Las asociaciones con donantes con frecuencia tienen un nivel alto de exigencia y se requieren
cambios para ajustarse a sus requerimientos. El trabajar al lado de otras organizaciones puede
generar oportunidades para compartir recursos, lo cual requiere de una planeacin cuidadosa.
Las influencias polticas y sociales a nivel nacional, regional y global pueden exigir nuevas
respuestas y cambios al interior de la organizacin. Este tipo de cambios est sucediendo a un
ritmo creciente, especialmente en el campo de la tecnologa de informacin.

Entonces qu significa todo esto?

El cambio es inevitable ya sea que lo aceptemos o no. Por tanto una evaluacin organizacional
es una forma til de examinar dnde se encuentra ahora su organizacin, a fin de planear y
prepararse para el futuro.
Puede ser til pensar en una evaluacin organizacional de las siguientes formas:
UN ESPEJO que nos da una oportunidad de mirarnos ms de cerca

UNA FOTOGRAFIA AEREA que nos da una visin general y una perspectiva fresca de cosas que
normalmente se ven a nivel del suelo
UN CHEQUEO MEDICO que nos da una oportunidad de conocer el estado de nuestra salud y de
lo que podemos requerir para mejorarla.

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Ciclo de vida de
MADUREZ
una organizacin Organizacin
establecida, RENACIMIENTO
reconocida y segura Identifica una
de su rol y de su nivel necesidad de cambio
ADOLESCENCIA de competencia. y encuentra nuevas
Necesidad de establecer su energas y propsito.
identidad entre los dems.
Tensiones entre el alto uso de
energa y la necesidad de
colocar sistemas y estructuras
para ser ms estratgicos.

MUERTO EN VIDA
INFANCIA Prdida de direccin.
Enfoque visionario firme. Cultura Cultura exageradamente
activista, aprendiendo cmo sobrevivir burocrtica, no
como una organizacin viable. consciente de su rol.

NACIMIENTO
Lanzamiento de la organizacin
con una visin firme.

Preguntas Haciendo uso de la curva de crecimiento indicada arriba, en qu etapa del ciclo colocara
para discusin usted a su organizacin y por qu?
Cules son algunas de las presiones principales ejercidas sobre su organizacin en la
actualidad? Y qu desafos enfrentarn en los prximos cinco aos?
En qu formas podra usted evaluar su organizacin de manera formal e informal?
De qu manera podra ser til una evaluacin organizacional que cubre la mayora de
aspectos de la vida organizacional?

Principios de la En este punto usted puede desear usar la Investigacin Participativa para animar a la organizacin a
Investigacin ver en forma positiva la evaluacin. Los principios de la Investigacin Participativa son:
Participativa
ETAPA PRINCIPIO ACCION
1 Descubrir lo bueno de la organizacin Lluvia de ideas
2 Soar acerca del potencial futuro de la organizacin Explorar la visin
3 Identificar las deficiencias y lo que es necesario fortalecer AUTOCAP
4 Desarrollar un plan de fortalecimiento de capacidades Plan de accin de AUTOCAP

Despus de trabajar las primeras dos etapas, usted puede pasar a trabajar los mdulos de AUTOCAP.

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Formato de los mdulos AUTOCAP

Cada seccin de los mdulos se divide en siete etapas. Es importante que usted se familiarice
con estas etapas antes de que inicie el proceso. Usted deber dar a los participantes una visin
general breve de las etapas antes de que inicien el trabajo con los mdulos. Luego, usted
tendr que explicar cmo trabajar cada etapa a medida que avanza en el proceso.
Es importante trabajar todas las etapas para sacar el mximo provecho de la evaluacin.

Etapa 1 Esta etapa estimula a los participantes a pensar en forma creativa e interesante sobre un
ACTIVIDAD aspecto de la organizacin, de modo que los ejercicios de asignacin de puntajes reflejen la
PARA INICIAR perspectiva que ellos tienen de la organizacin en el momento. En cada seccin del mdulo
LA DISCUSION se dan detalles adicionales, puesto que la actividad para iniciar la discusin es diferente
cada vez.

Etapa 2 Cada participante recibe una copia del CUESTIONARIO. El cuestionario contiene indicadores
CUESTIONARIO enumerados que se relacionan con las reas clave del mdulo. Cada rea clave se apoya por lo
menos en cuatro indicadores. En el cuestionario los indicadores estn mezclados entre s. Los
participantes completan el cuestionario a solas, asignando a cada indicador un puntaje de:
1 si sienten que el indicador rara vez describe a la organizacin
2 si sienten que el indicador ocasionalmente la describe
3 si sienten que el indicador con frecuencia describe a la organizacin
4 si sienten que el indicador siempre refleja a la organizacin.
El cuestionario debe tomar entre 10 y 15 minutos para completar.

Ejemplo de un
Cuestionario

Indicador Nmeros para

transferir a la Hoja de
Resumen de Puntajes

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Etapa 3 En esta etapa se establece una correspondencia entre los indicadores del CUESTIONARIO y las
HOJA DE RESUMEN reas clave. Cada participante recibe una copia de la HOJA DE RESUMEN DE PUNTAJES, la
DE PUNTAJES cual contiene un nmero de pequeas TABLAS DE AREAS CLAVE. Cada tabla representa un
rea clave. Los participantes transfieren sus puntajes para cada indicador, al espacio correspon-
diente. Cuando se han llenado todos los espacios, los participantes suman los puntajes en cada
tabla y escriben el total en el espacio correspondiente.
Dado que algunas reas clave contienen ms indicadores que otras, es importante encontrar un
puntaje promedio para cada rea clave de forma que puedan compararse los puntajes de las
reas clave. El puntaje total en cada tabla de reas clave debe dividirse por el nmero de
indicadores para esa rea clave.
El puntaje promedio deber estar entre 1 y 4. Si el promedio no es un nmero entero,
entonces debe redondearse al nmero entero ms cercano. As por ejemplo, un puntaje
promedio de 2.5 debe redondearse a 3, y un puntaje de 2.4 debe redondearse a 2.

Ejemplo de una
Tabla de un Area Area clave
Clave en la Hoja de
ESTRATEGIA
Resumen de 3 Planes organizacionales
4
Puntajes
7 Evaluacin 2
24 Sensibilizacin del personal 3
26 Pertinencia de la estrategia 3
28 Involucramiento de las personas
interesadas 1
Total 13 Puntaje que se ha de transferir a la Hoja
(Para encontrar el promedio, de Puntajes de la Plenaria
divida el total por 5 y redondelo
al nmero entero ms cercano) PROMEDIO 3 (es decir: el total 13, dividido por 5, es
igual a 2.6 y por tanto se redondea a 3)

Los participantes deben estar listos para compartir sus puntajes promedio con todo el grupo.
Si algunos participantes terminan antes que otros, anmelos a compartir sus resultados con
otros que hayan terminado, y a examinar cules indicadores generan puntajes altos y bajos
dentro de cada rea clave, y los motivos por los cuales ello sucede.

28 R E C U R S O S R O O T S D E T E A R F U N D
 A U T O - E VA L U A C I O N D E C A PA C I D A D E S

Etapa 4 Una tabla de puntajes se dibuja sobre una cartelera grande de papel de forma que todos puedan
PUNTAJES DE verla.
LA PLENARIA
La TABLA DE PUNTAJES DE LA PLENARIA que se presenta a continuacin corresponde a la
Seccin 1 del Mdulo 1 Misin y valores. Para otras secciones, esta tabla debe adaptarse
incluyendo las reas clave relevantes.
Uno por uno, cada participante anuncia su puntaje promedio para cada rea clave. Si usted
tiene acceso a etiquetas adhesivas, coloque una etiqueta por participante en el espacio
correspondiente. Si usted no tiene etiquetas adhesivas, marque cada puntaje con un marcador.
El ejemplo a continuacin muestra donde se debe marcar si un participante tiene un puntaje de
2 para el rea clave Misin.

Ejemplo de una
Tabla de Puntajes
de una Plenaria

Cuando todos los participantes hayan reportado sus puntajes, el nmero de etiquetas adhesivas
o marcas en cada fila, debe ser igual al nmero de participantes.

Etapa 5 El grupo analiza las tendencias de los puntajes sobre la TABLA DE PUNTAJES DE LA PLENARIA.
ANALISIS El propsito del anlisis es identificar cules son las principales fortalezas y debilidades de la
organizacin. Se debe discutir sobre los motivos por los cuales hay alguna(s) diferencia(s) de
opinin.
Los participantes deben examinar reas en las cuales ha habido puntajes coherentes, y lo que
ello revela acerca de la organizacin.

Ejemplo de
una Tabla de
Puntajes de Plenaria
completada para
diez participantes

Las reas ms fuertes de esta organizacin son la estrategia y el distintivo como

cristianos. Cul puede ser la causa de esto?
La mayor debilidad de esta organizacin esta en su misin, su compasin y en la
no-discriminacin. Cul puede ser la causa de esto?

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 A U T O - E VA L U A C I O N D E C A PA C I D A D E S

Tambin es til saber qu aspectos en particular requieren mejorarse de las reas clave dbiles.
Esto se hace analizando las diferencias en los puntajes de los indicadores para cada rea clave
dbil.
Debe dibujarse una TABLA DE INDICADORES para cada rea clave, sobre un cartel grande de
papel. Los participantes deben referirse a sus HOJAS DE RESUMEN DE PUNTAJES y anunciar
sus puntajes para cada indicador. Debe colocarse una marca o etiqueta adhesiva por
participante, en el espacio correspondiente.
La tabla de indicadores a continuacin corresponde al rea clave de estrategia en la Seccin 1
del Mdulo 1 Misin y valores. Esta tabla debe adaptarse para incluir otras reas clave que
usted identifique como dbiles.
Los participantes deben examinar reas con puntajes consistentes y lo que ellas pueden revelar
acerca de la organizacin. Deben discutirse los motivos que generan cualquier diferencia de
opinin.

Ejemplo de
una Tabla de
Indicadores para
diez participantes

Esta organizacin parece tener una estrategia pertinente. Por qu piensan algunas
personas que la organizacin no tiene una estrategia pertinente?
El punto ms dbil de esta organizacin es en la planificacin. Cules pueden ser los
motivos de ello?

Etapa 6 Del anlisis realizado, seleccione las tres reas

JERARQUIZACION ms dbiles en las cuales debe fortalecerse la
DE PRIORIDADES capacidad. Los participantes discuten cmo
PARA EL FORTALE- se abordarn estas reas y qu recursos se
CIMIENTO DE requerirn.
CAPACIDADES

Etapa 7 Esta es la parte ms importante del proceso y no debe realizarse con afanes. La planeacin de
PLANIFICACION acciones ayuda a los participantes a establecer un plan respecto a cmo abordarn las reas
DE ACCIONES dbiles que ellos han priorizado. Un aspecto clave de este proceso es establecer quin se
responsabiliza de asegurar que sto suceda, y cundo. En la pgina 31 se presenta un ejemplo
de un plan de accin. Al final de cada seccin de mdulo, se incluye una planilla para el plan
de accin, la cual puede fotocopiarse y completarse.

30 R E C U R S O S R O O T S D E T E A R F U N D
 Plan de Accin MISION Y VALORES

AREA CLAVE INDICADOR DEFINICION PUNTAJE COMENTARIOS ACCION REQUERIDA QUIEN DEBERA PARA QUE
PROMEDIO REALIZARLA? FECHA?

Distintivo 14 Tiempo La organizacin destina un 2 Los miembros del Acordar un tiempo Director Inmedia-
como para la tiempo regular para la oracin personal no oran juntos cuando se renan todos tamente

cristianos oracin en forma peridica por los miembros del personal

T E A R F U N D

el trabajo de la para orar

organizacin
Organizar un da de Director agosto de
oracin y de ayuno 2003

Estrategia 24 El personal puede explicar 1 No todo el personal Realizar una reunin de Director septiembre
2 0 0 3

Sensibili- las estrategias de la puede explicar cules todo el personal en el cual de 2003
zacin del organizacin y cmo stas se son las estrategias el liderazgo explique las
personal relacionan con su trabajo estrategias de la
organizacin

No- 27 La organizacin brinda 2 No se da capacitacin Identificar un curso de Director septiembre

discriminacin Capaci- capacitacin sobre capacitacin y un de de 2003
personal
tacin del no-discriminacin a instructor adecuados
personal todo el personal
Invitar a participar en el Director noviembre
taller, a todo el personal de
personal
de 2003
que requiere capacitacin
31