Gua esencial de herramientas basadas en el chat 1

Gua esencial de
las herramientas
basadas en el chat
4 maneras en las que capacitan a tu personal
 Gua esencial de herramientas basadas en el chat 2

Introduccin
Observaste el impacto que los equipos eficaces pueden tener en los negocios. Lo difcil es
Pero, y si pudieran conseguir ms? Qu pasara si tuvieran el espacio para ser
asegurarse de
ellos mismos, para compartir ideas al momento y fcilmente por las distintas
zonas geogrficas ygeneraciones mientras se sincronizan entre s? que existe una
plataforma para
En un mundo donde la colaboracin supone la manera en que se realiza el
trabajo, todos los equipos necesitan tener espacios de trabajo y herramientas
la colaboracin.
con las que se sientan cmodos. Y depende de las empresas facilitarles que Los equipos son
tengan ambas cosas. muy lquidos:
Las empresas deben reconocer que nunca hubo una gama ms amplia
necesitamos
de estilos de trabajo. Hay ms millenials que nunca entre el personal, el estar al da con
trabajo remoto es algo habitual y las herramientas usadas para trabajar se
la manera en
expandieron ms all de los correos electrnicos y los telfonos. Las empresas
necesitan proporcionar herramientas de colaboracin que se adapten a las que les gusta
diferentes personalidades, habilidades y satisfagan distintas necesidades. trabajar a nuestros
Los empleados hoy en da esperan que sus herramientas personales estn
empleados.
disponibles en el trabajo. Utilizaron herramientas de chat como los mensajes
Jason Warnke
de texto y las redes sociales con facilidad durante aos. El traspaso a formas Director general, TI interno
Accenture
similares de comunicacin en las empresas es el siguiente paso natural entre
el personal de la comunicacin instantnea que usaron primero la nube y el
celular.

Pero, participar en conversaciones empresariales modernas en el chat solo

se realiza correctamente si tu plataforma admite las necesidades de todos
los equipos. Por lo tanto, cul es el espacio de trabajo correcto para la
colaboracin basada en el chat? Necesita ser lo suficientemente flexible para
satisfacer las necesidades de todos los equipos, ser el centro de los trabajos en
equipo dispersos, que se pueda personalizar y que sea seguro.

Dicho espacio de trabajo es posible. Con escalabilidad, funciones de integracin

de aplicaciones, facilidad de uso y automatizacin a la vanguardia de las
herramientas que usas, puedes crear equipos de mayor rendimiento.

Aqu se muestran cuatro maneras en las que las herramientas basadas en el chat
capacitan a tus equipos:
 Gua esencial de herramientas basadas en el chat 3

01. Convocar al grupo,

mientras se aumenta la eficacia
Hoy en da, el lugar de trabajo ve una necesidad Tienes ese hilo
creciente y coherente para comunicarse en el
constante de
momento y que todo el mundo est actualizado.
Las grandes ideas a menudo tienen un comienzo comunicacin en
pequeo, entre unas pocas personas y, despus, el que puedes
crecen rpidamente para incluirse en un equipo ms
grande que les ayude a realizarse. Para conservar
volver atrs en el
ese impulso, es esencial una comunicacin rpida. historial y consultar.
Est todo ah en
En esos momentos, los equipos necesitan ser
capaces de comunicarse libremente y escalar
una sola interfaz.
vertical u horizontalmente segn sea necesario.
Matt Cochran
Los miembros de equipo adicionales deben poder Director de tecnologa de la informacin
Hendrick Motorsports
participar en la conversacin, mientras el equipo ms
grande sigue estando informado de las actividades.
Las conversaciones deben ser posibles en un
nivel de grupo o privado, y desde los dispositivos
yubicaciones de su eleccin.
 Gua esencial de herramientas basadas en el chat 4

Microsoft Teams, el espacio de trabajo basado en

el chat de Office 365, te permite crear un entorno
de equipo dedicado a ese proyecto, campaa
o departamento, lo que hace que el equipo se
comunique en tiempo real, tome decisiones ms 35%
rpidamente y comparta contenido como grupo.
El trabajo que tradicionalmente necesitaba una
reunin en persona sucede en este momento
en el espacio de trabajo (mediante mensajes
instantneos, videoconferencias de grupo Los empleados pueden ver
ms pequeas, archivos compartidos) ms hasta un 35% de reduccin
rpidamente que antes y desde cualquier lugar de en el tiempo invertido en
manera virtual.
la bsqueda de informacin
Reunir todas las conversaciones en un solo lugar de empresa cuando las
tambin te permite consultarlas ms tarde o que herramientas de mensajera social
miembros nuevos estn actualizados fcilmente. se usan de manera interna.1
No te acuerdas de una decisin que se tom
hace meses? Una bsqueda rpida revela un
registro completo de la conversacin. Se unieron
Ver la toma de decisiones de grupos en accin
miembros nuevos al equipo? Al agregarlos, se les Demostracin interactiva gratuita
proporcionar acceso a las conversaciones del
grupo y a los archivos a la vez.
 Gua esencial de herramientas basadas en el chat 5

02. S ms
productivo con una
integracin mejor
Cuando los equipos usan aplicaciones inconexas, la informacin
aislada puede hacer que la colaboracin parezca un esfuerzo largo
ycomplejo. Estos invertirn tiempo buscando los archivos, recordando
los diferentes inicios de sesin o cambiando de una aplicacin a otra.

Tu equipo necesita herramientas flexibles con las que trabajar.

Cuando las herramientas estn integradas con las aplicaciones
empresariales que los equipos ya estn usando, el trabajo se realiza
ms rpidamente, lo que permite una colaboracin y comunicacin
sencilla.

Diseamos Microsoft Teams, de manera que los empleados puedan La conexin entre
tener acceso al chat, el contenido, los contactos y las herramientas en los sistemas de
un solo espacio de trabajo, por lo que, en definitiva, invierten menos
comunicacin unificados
tiempo buscando y ms tiempo tomando decisiones. Pueden vincular
directamente archivos, documentos y correos electrnicos en las y el incremento de los
conversaciones instantneas dentro de la aplicacin. Tambin est ingresos operativos:2
integrado con herramientas familiares como SharePoint, OneNote
yPlanner, y funciona con Skype Empresarial para permitir las reuniones Adopcin correcta:
de voz, video y chat instantneas. +19.2% ingresos operativos
Adems: una solucin integrada puede afectar directamente atus Adopcin incorrecta:
resultados. El ao pasado, las organizaciones que adoptaron -32.7% beneficio operativo
correctamente un sistema de comunicacin unificado obtuvieron unos
enormes beneficios en comparacin con las que no lo hicieron.

Revisar documentos en tu chat

Demostracin interactiva gratuita
 Gua esencial de herramientas basadas en el chat 6

Microsoft Teams

00:02

Invitar a alguien
Actividad

Actualmente en esta reunin

Chat
Daniela Madera

Equipos Katherine Winsley

Reuniones
Noticar a otros miembros del equipo

DA David Aupry
Archivos
IA Ivan Averyanov

MB Marie Beaudouin
Daniela Madera Miguel Silva

KB Kadji Bell

EC Emiliano Ceballos

LC Louisa Cain

T Tereza ermkov

CD Cecily De Crum

CD Charlotte De Crum

YF Yuna Fujii

DF Daichi Fukoda
Comentarios

KB EC CG Carianne Gentry
Conguracin Jaxmine Simmons Katherine Winsley

Necesitas reunir a tu equipo? Programa una reunin en

Microsoft Teams e inicia la videollamada directamente
desde la aplicacin.

Cuando tus aplicaciones funcionan conjuntamente como lo Como forma parte del
hacen tus equipos, la productividad se dispara. Considera
conjunto de herramientas
esta situacin: los empleados nuevos solo tendrn que
aprender la interfaz de un programa nuevo, en lugar de de colaboracin de
la de seis. Con menos contraseas de las que acordarse Office 365, es una
ymenos bloqueadores, tu equipo podr realizar lo que ms
importa: su trabajo.
parte de lo que ya
hacemos. Es un centro
Por ltimo, todos los equipos deben poder colaborar en la esencial donde suceden
distancia. El trabajo en equipo debe ser tan sencillo online
como lo es en persona. A veces, las videoconferencias
las conversaciones.
salvarn el espacio cuando la comunicacin por texto no es Abre posibilidades
suficiente.
para la conexin y la
Teams tambin permite la comunicacin visual entre colaboracin que nunca
compaeros de equipo. Los empleados pueden compartir antes habramos pensado
imgenes y videos fcilmente, ya sea con fines de claridad,
nfasis o simplemente de una respuesta desenfadada.
que fuera posible.
Necesita contacto cara a cara? Mediante la integracin Domnick Parretta
Socio director, Valorem
con Skype Empresarial, los usuarios pueden iniciar una
videollamada de una conversacin en segundos.

62%
El 62% de los empleados
globales est de acuerdo
en que la ayuda en
inteligencia artificial puede
facilitar sus trabajos.3
Gua esencial de herramientas basadas en el chat 7
03. Personalizar
caractersticas para cada
equipo
Y no hay dos equipos que trabajen igual. Tu equipo de marketing
puede usar mensajes instantneos para compartir actualizaciones
sobre lderes de ventas y anlisis de sitio web, mientras que tu
departamento de servicio al cliente puede basarse en las llamadas
rpidas para resolver los vales de asistencia al cliente.
Tus herramientas necesitan considerar las necesidades nicas de los
equipos para que los espacios de trabajo se puedan personalizar.
Los equipos deben poder integrar sus herramientas preferidas
en sus espacios de trabajo, tener varias conversaciones e hilos de
trabajo, con un acceso sencillo a los archivos que usan normalmente.
La automatizacin, la configuracin de las notificaciones y los bots
de chat pueden proporcionar una compatibilidad adicional para
garantizar que todos tienen lo que necesitan.
Microsoft Teams habilita conversaciones en hilo dentro de un
canal para mantener las conversaciones organizadas e informar
a las partes interesadas principales. El trabajo que necesit
tradicionalmente una reunin en persona sucede en su lugar en el
canal.
 Gua esencial de herramientas basadas en el chat 8

Tambin permite que los usuarios personalicen

yautomaticen sus chats con docenas de bots de chat
de primeras partes e integraciones de aplicaciones de
terceros.

Los bots de chat pueden mejorar al instante la eficacia

de los empleados. En lugar de confiar en un empleado
para extraer datos o recuperar una alerta o un correo
electrnico, los bots de chat avisan a los equipos
cuando se necesita una accin o un informe est
listo. Proporcionar a los empleados la capacidad de
personalizar sus bots de chat y los espacios de trabajo
basados en el chat significa que pueden recibir todas
las alertas y notificaciones que quieran. La integracin
con aplicaciones de terceros significa que el trabajo que
empleabas en reservar el tiempo para finalizar el trabajo
puede provenir directamente de ti.

Esto es exactamente
lo que estbamos
esperando. As es como
creemos que funcionar
el mundo del maana.
Jason Warnke,
Director general, TI interno
Accenture

Observa lo que los bots de chat pueden hacer por tu empresa

Demostracin interactiva gratuita
 Gua esencial de herramientas basadas en el chat 9

04. Proporcionar la confidencialidad en

la que puedas confiar
Cuando se necesita la colaboracin, los empleados
encontrarn una manera de tenerla. Tanto si est aprobado

60%
por la empresa como si no lo est, usarn soluciones de chat
instantneas, espacios de documentos compartidos y mucho
ms, lo que aumenta los riesgos de seguridad. Tus directores
de TI estn en aviso probablemente de las herramientas que
no tienen los mismos estndares de cumplimiento y seguridad
que el resto de tus aplicaciones empresariales, pero algunas
herramientas no autorizadas seguirn estando presentes.
Aproximadamente el
En cambio, es posible proporcionar soluciones seguras sin que 60% de los profesionales
suponga una carga adicional para tu equipo de TI. Creamos
de TI creen que la
Microsoft Teams teniendo en cuenta una seguridad de nivel
empresarial y proporcionando un cifrado de datos para los informacin o los
datos en trnsito y en reposo en el correo electrnico, y en archivos confidenciales
el almacenamiento en la nube de la empresa. Los amplios no deben compartirse
estndares de cumplimiento y la autenticacin multifactor
mediante aplicaciones
ayudan a proteger la informacin confidencial de la empresa
desde varios ngulos. Adems, como todo proviene de un de chat de grupos.4
proveedor, TI no tendr que preocuparse de ms problemas
de cumplimiento y seguridad u otro punto de incumplimiento
posible.

Cuando se trata de mantener archivos y conversaciones

en privado, permitir que los empleados tengan acceso
aconversaciones relevantes hace que tu equipo de TI est
tranquilo.
 Gua esencial de herramientas basadas en el chat 10

Chateemos
Una vez que sabes lo que ests buscando, elegir la herramienta
correcta puede reforzar todo tu proceso de colaboracin. Un estudio
de Spiceworks indica que un 17% de organizaciones adicional planean
adoptar Microsoft Teams en los prximos 2 aos.4

Qu buscar en el espacio de trabajo basado en el chat:

Personalizacin de los equipos

Escalabilidad y bsqueda de organizaciones en crecimiento

Integracin de aplicaciones empresariales

Automatizacin

Facilidad de uso para los empleados y TI

Seguridad de un extremo a otro

 Gua esencial de herramientas basadas en el chat 11

Consulta nuestra demostracin interactiva

ygratuita para ver cmo los espacios de trabajo
basados en el chat implican el incremento de la
productividad para varios equipos:

E XPERIENCIA CON MICROSOF T TE AMS

Qu ests esperando?

Microsoft Teams: todos los equipos son bienvenidos.

 Gua esencial de herramientas basadas en el chat 12

Fuentes

"The Social Economy", 2012, McKinsey Global Institute

"Are workers ready for the workplace of the future?" 2016, Information Age

"Dell & Intel Future-Ready Workforce Study Global Report", 2016, Penn Schoen Berland

"Business Chat Apps in 2017: Top Players and Adoption Plans", 2017, Spiceworks

)2017 Microsoft Corporation. Todos los derechos reservados. Este documento se

proporciona "tal cual". La informacin y las opiniones expresadas en este documento,
incluidas las direcciones URL y otras referencias de sitios web de Internet, pueden
cambiar sin previo aviso. El uso del mismo implica que asume los posibles riesgos
asociados.

Este documento no le proporciona derechos jurdicos en relacin con la propiedad

intelectual de los productos de Microsoft. Puedes copiar y usar este documento con
fines de referencia internos.