RESUMEN GERENCIAL

Los sistemas de informacin de logstica se dividen en la actualidad en dos grandes campos:

ERP (Enterprise Resource Planning) y Best of Breed. Sin embargo cual de ellos es el mejor para
implementar en determinada empresa, depender mucho de las necesidades, tamao,
cantidades de reas y manera de administracin de cada empresa.
Los sistemas integrados ERP dan a la empresa las capacidades y recursos necesarios
para integrar y sincronizar las funciones salidas en un proceso continuo de negocios. Fueron
diseados a comienzos de los aos setenta y sus antecedentes fueron el MRP y MRPII.(Material
Requierment Planning). Hoy da existen tres modelos de este tipo de sistemas: Herramienta,
Aplicacin Parametrizable y Aplicacin Fija.
Para decidir cual de las anteriores aplicaciones es la ms conveniente para la realidad de
la empresa, debe de considerarse aspectos como la adaptabilidad, el nivel de funcionamiento
correcto de la aplicacin a lo largo de todas sus funcionalidades, economicidad, rapidez de
implantacin, facilidad de actualizacin y la capacidad de utilizar el mismo sistema.
Las caractersticas fundamentales que debe poseer un sistema para que pueda ser
considerado como un ERP toma en cuanta variables como: Flexibilidad, Modular y abierto,
Comprensivo, Ms all de la compaa, Los mejores procesos de negocios, Simular la realidad.
El trmino Best of breed es frecuentemente utilizado durante el proceso de seleccin
de un software. La mayora de personas que emplean este trmino estn de acuerdo en que
esto significa utilizar la mejor solucin de software para un trabajo en particular.
Existen muchas aplicaciones conocidas dentro de los best of breed, entre las ms
comunes tenemos, Warehouse Management System (WMS) Sistema de Administracin de
Almacenes, Stock Management System (SMS) Sistema de Stock, Milk Run Managemen
System Sistema de recoleccin consolidada, el Trucking Management System (TMS) Sistema
de Transporte, Distribution Management System (DMS) Sistema de Distribucin, etc.
Posteriormente, se analizan algunos casos especficos de software Best of Breed como
lo son el Servisat y el WAREHOUSE EXPLORER, adems de examinar el desarrollo e
implementacin de algunos ERP en Costa Rica como SAP y Exactus.
 INDICE

1 INTRODUCCIN.................................................................................................................1

2 SISTEMAS DE INFORMACIN DE LOGSTICA.........................................................2

3 ENTERPRISE RESOURCE PLANNING..........................................................................2

3.1 MODELOS DE LOS SISTEMAS ERP....................................................................................3
3.2 CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS ERP.......................................................................4
3.3 CARACTERSTICAS TCNICAS...........................................................................................5
3.4 COSTO Y TIEMPO DE IMPLEMENTACIN DE LOS ERP.......................................................5
4 APLICACIONES BEST OF BREED..............................................................................6
4.1 EJEMPLOS DE SOFTWARE BEST OF BREED..................................................................10
5 COMPARACIN ENTRE ERP Y BEST OF BREED....................................................12

6 SITUACIN MERCADO EN COSTA RICA...................................................................15

7 EXACTUS..............................................................................................................................16
7.1 MDULOS DE EXACTUS.................................................................................................17
7.2 MDULO DE VENTAS Y LOGSTICA.................................................................................18
7.2.1 Facturacin por Pedido........................................................................................18
7.2.2 Pronstico de Ventas.............................................................................................18
7.2.3 Compras................................................................................................................19
7.2.4 Control de Inventarios...........................................................................................20
7.3 CASO DE APLICACIN DE EXACTUS................................................................................21
8 CONCLUSIONES...............................................................................................................24

9 Bibliografa............................................................................................................................25
SISTEMAS DE INFORMACIN
DE LOGSTICA CONTROL DE
OPERACIONES

1 INTRODUCCIN

En el mundo y ambiente de negocios tan fieramente competitivo, debe existir una relacin e
interaccin muy fuerte entre los productores y sus clientes. Esto significa que, para producir
bienes y/o servicios de calidad segn los requerimientos del cliente, y cumplir con despachos al
tiempo pedido y de forma rpida, la empresa debe mantenerse cerca con sus proveedores y sus
clientes. En orden de lograr estos buenos despachos, bajar los tiempos morosos y perdidos
dentro de la produccin y mejorar la eficiencia y efectividad de su andar, los productores
necesitan tener una administracin, y mas que eso, una planificacin y sistema de control
eficiente que permita una muy buena sincronizacin y planificacin en todo el proceso de
organizacin. Hoy, sin embargo, el desafo es intenso y requiere una fuerte integracin en la
cadena de valor. Enterprise Resource Planning es una herramienta de estrategia, que equipa a
la empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones
asiladas en un proceso continuo de negocios en miras de ganar una competitividad en el
turbulento ambiente de los negocios. Adems, estos sistemas pueden ser complementados con
sistemas ms especializados conocidos como Best of Breed, los cuales se implementan en una
Rea especfica de la organizacin para que cumplan una funcin independiente de las dems
aplicaciones.

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DE LOGSTICA CONTROL DE
OPERACIONES

2 SISTEMAS DE INFORMACIN DE LOGSTICA

El xito de la logstica est en sustituir los inventarios por informacin con el objetivo de
lograr la satisfaccin del cliente. La inversin logstica debe invertir en tecnologa de la
informacin.
Los inventarios es un proceso desequilibrado con un alto costo; la administracin de la
informacin mejora el funcionamiento logstico. Se cree que al mejorar el contenido y velocidad
de la comunicacin se reducen tiempos rectores e incrementa la flexibilidad y sensibilidad de la
organizacin ante demandas.
Actualmente los sistemas de informacin de logstica se dividen en dos tipos: ERP
(Enterprise Resource Planning) y Best of Breed.

3 ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

Enterprise Resource Planning o sistemas de planeamiento de recursos de la empresa, es

una herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las capacidades y recursos
necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de
negocios. Los sistemas proveen una arquitectura que cumple con los requisitos internos y
externos para soportar todos los procesos integrados a travs de la cadena de suministro.
Los sistemas ERP fueron diseados a comienzos de los aos setenta y sus antecedentes
fueron el MRP y MRPII. El MRP (Materials Requirements Planning) permita a un fabricante
contar con los materiales correctos donde se les necesita y a en el momento adecuado sin
acumulaciones innecesarias y el MRPII es un sistema con base en computadoras que dirige la
planeacin y el control de la produccin mediante la integracin de informacin procedente de
los departamentos de finanzas, contabilidad, personal y comercializacin entre otros.
El ERP poco a poco han ido cambiando el manejo de los negocios. Tras las primeras
soluciones de tipo especfico que mejoraban parte de la gestin operativa de una empresa, los
software buscaron la integracin de todas las facetas del negocio como ingeniera, planificacin,
manufactura, ventas, recursos humanos y marketing, con el fin de disminuir los costos de

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OPERACIONES

produccin, aumentar la competitividad y automatizar los procesos. De esta manera, por medio
del ERP se logra visibilidad global y control sobre el negocio. Y es que muchas veces la realidad
de la empresa es que cada unidad de negocio opera como una isla de informacin. A ello ha
contribuido el hecho de que una compaa normalmente va adquiriendo un software distinto
para sus diferentes reas de negocios, los cuales no estn asociados a una estrategia global.
Esto lleva a que la gerencia general, que es la que en definitiva toma las decisiones, no tenga
informacin cabal de su negocio. Lo que ocurre es que la informacin est distribuida. Y las
fuentes de error en el clculo de los indicadores de gestin de la empresa son muy altas. En
este sentido, el rol de los ERP es integrar la informacin de una empresa en uno solo sistema.
Los sistemas ERP permiten, al tener informacin veraz y accesible en la organizacin,
mejorar la atencin al cliente, bajar los costos, aumentar los volmenes de ventas, reducir
tiempos ociosos en las empresas, alertar sobre posibles crisis, apoyar las decisiones para
mejorar la efectividad, monitorear el desempeo a travs de indicadores, mejorar la
comunicacin entre reas de produccin y reducir la duplicidad de la informacin, entre otros.

3.1 MODELOS DE LOS SISTEMAS ERP

Segn el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de
sistemas:

Herramienta: es una aplicacin a la medida, capaz de funcionar totalmente de acuerdo con

las necesidades del usuario. Son sistemas muy sofisticados que permiten utilizar rutinas ya
confeccionadas y que proporcionan un lenguaje de programacin de alto nivel para aadir
cdigo (programacin) de manera muy eficiente y rpida con vistas a cumplir con los requisitos
buscados.

Aplicacin Parametrizable: incluye las funcionalidades empresariales totalmente

terminadas y listas para trabajar, con capacidad de ajuste a necesidades mediante la definicin
de parmetros. En teora ste es el sistema ideal, ya que supuestamente contiene todas las
posibilidades de uso ya programadas requiriendo simplemente la indicacin de los

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DE LOGSTICA CONTROL DE
OPERACIONES

procedimientos y datos se quieren usar. Sin embargo, es imposible contemplar y programar de

antemano todos los posibles procedimientos que cualquier empresa pueda necesitar por lo que
se considera suficiente para evitar la programacin adicional pero no cubre todo el espectro de
necesidades.

Aplicacin Fija. Es la que lleva ya la programacin terminada con los procedimientos

preconcebidos e inmutables. Es la ms econmica pero tambin es la ms rgida, al no permitir
variaciones sobre el diseo original.
Para decidir cual de las anteriores aplicaciones es la ms conveniente para la realidad de
la empresa, debe de considerarse aspectos como la adaptabilidad, el nivel de funcionamiento
correcto de la aplicacin a lo largo de todas sus funcionalidades, economicidad, rapidez de
implantacin, facilidad de actualizacin y la capacidad de utilizar el mismo sistema, aunque con
las necesarias adaptaciones, a otros pases con diferentes idiomas, legislacin y costumbres
operativas.

3.2 CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS ERP

Cualquier sistema debe poseer un mnima cantidad de caractersticas para ser calificado
como una verdadera solucin para el tema ERP:
Flexibilidad: para responder a las necesidades cambiantes de las organizaciones.
Modular y abierto: cualquier modulo pude ser separado o interceptado en cualquier
momento que sea necesario, sin afectar a los dems mdulos.
Comprensivo: Tiene que ser capaz de soportar una variedad de funciones organizacionales
y debe ser adecuado para un amplio rango de empresas
Ms all de la compaa: no debe estar amarrado slo a los limites de la compaa, sino
que tendr permitir conectare a otras entidades del negocio de la organizacin.
Los mejores procesos de negocios: debe contener una coleccin de los mejores
procesos para negocios aplicables mundialmente.

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SISTEMAS DE INFORMACIN
DE LOGSTICA CONTROL DE
OPERACIONES

Simular la realidad: Debe simular la realidad del proceso, del negocio, en el computador.
Por ningn motivo debe tener el control ms all del negocio y debe asignar responsabilidad a
los usuarios detrs del sistema.

3.3 CARACTERSTICAS TCNICAS

Las aplicaciones ERP estn construidas con lenguajes de programacin como C, Visual
C++, Visual Basic, Java, Delphi, y las herramientas de programacin visual como Power Builder,
Visual Age, y otros similares.
En cuanto a la arquitectura utilizada la ms recomendada es la de Cliente-Servidor en
tres capas; por sus altas prestaciones, seguridad y flexibilidad.
Los sistemas operativos en los que funciona son Windows NT, Novell Netware, OS/2,
Unix y Linux y las bases de datos que se recomiendan son las que se han convertido en
universales y tienen detrs una empresa de software de garanta, como SQL Server de
Microsoft, Oracle, Btrieve de Pervasive, Informix, y DB2 de IBM.

3.4 COSTO Y TIEMPO DE IMPLEMENTACIN DE LOS ERP

El costo de implementar incluye Software en aproximadamente un17%, Hardware en un

14%, servicios profesionales en un 46% y costos del staff interior de alrededor del 23%. El
promedio de costo para una implantacin de ERP es de $ 15.000.000.
El tiempo de implementacin del sistema ERP y sus aplicaciones tiene un rango de 18
meses a 26 meses, y el tiempo para alcanzar a notar beneficios cuantificables se toman entre 9
a 12 meses desde el trmino del perodo de implementacin. Pasan alrededor de 2.5 aos
desde la iniciacin del proyecto antes de lograr lo que se conoce como Retorno a la Inversin
(ROI).

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DE LOGSTICA CONTROL DE
OPERACIONES

4 APLICACIONES BEST OF BREED

El trmino Best of breed es frecuentemente utilizado durante el proceso de seleccin de
un software. La mayora de personas que emplean este trmino estn de acuerdo en que esto
significa utilizar la mejor solucin de software para un trabajo en particular. Este trabajo puede
ser manejar un centro de distribucin, administrar un programa de beneficios para los
empleados o un plan de mantenimiento en la empresa.
Es cualquier solucin que mejor se ajuste a los requerimientos funcionales de la
organizacin. En un mundo globalizado como el actual la solucin tiene que ser parte de un
gran rompecabezas, por lo tanto este debe ajustar con otras piezas relacionadas, la integracin
juega un rol en la determinacin de un best of breed.
Asimismo una empresa best of breed hace referencia a aquella que se enfoca en un
eslabn de la cadena de valor, best of breed significa escoger el mejor producto disponible
para cada funcin del negocio. Las compaas que estn buscando agilidad y efectividad en su
negocio, competir ms efectivamente en nuevos mercados, ven la solucin best of breed
como el mejor camino; por la velocidad de la implementacin y la evidencia tangible; es decir
se muestran resultados rpidamente.
Podramos hacer la pregunta best of breed significa utilizar los mejores paquetes
funcionales junto con la integracin tanto como sea posible?
Para contestar esta pregunta en necesario tomar en consideracin un factor muy importante; el
costo. Los aplicaciones funcionales producen beneficios tangibles, pero tambin se incurren en
costos de adquisicin, implementacin y administrativos. Por lo tanto una solucin best of
breed es aquella que produce un mejor retorno.
Otro factor a considerar es el riesgo. La implementacin de un software best of
breed puede ser terriblemente compleja, sobregiros en el presupuesto, tiempos de finalizacin
excedidos y otros que pueden ser atribuidos al pobre manejo y conocimiento del paquete.
No es fcil decidir cual best of breed escoger ya que lo que trabaja para una compaa
puede que no funcione para otra.
Best of breed significa muchas cosas. Significa tomar la mejor solucin para la
situacin, significa tener el mejor retorno sobre la inversin y significa vivir con un nivel de
riesgo.

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OPERACIONES

Algunas de las aplicaciones ms comunes desarrolladas como best of breed se presentan a

continuacin:

Warehouse Management System (WMS) Sistema de Administracin de

Almacenes

Funciones
Definicin del LAY OUT
Actualizacin de Posiciones
Relacin Tipo de Artculo - Ubicacin
Relacin Familia de Artculo - Ubicacin
Funciones
Relacin Artculo - Ubicacin
Das de bsqueda F.I.F.O
Reporte del LAY OUT

Stock Management System (SMS) Sistema de Stock

Funciones Funciones
Carga de Movimientos en Preparacin Ficha de Stock
Procesar Informes de Recepcin Saldo de Stock por depsito
Procesar Ordenes de Carga Saldo de Stock a una fecha
Confirmacin de Informes de Recepcin Histrico de posiciones
Confirmacin de Ordenes de Carga Control de Carga
Confirmacin de Guas en Bultos Seguimiento de Lotes
Reimpresin de planillas Estadstica de ocupacin de depsito
Anulacin de comprobantes pendientes Totales de movimientos por artculo
Carga de movimientos de Stock Comprobantes pendientes de preparacin
Transferencias entre posiciones Comprobantes en proceso de preparacin
Transferencias a Picking Reportes de Stock
Confirmacin de transferencias a Picking Control de Accesos
Conteo Cclico Ficha de Stock

Milk Run Managemen System (MMS) Sistema de recolecin consolidada

Funciones Funciones
Generacin de Recolecciones Fijas Estado de Flota
Armado de Orden de Retiro Gestin y Emisin de Carta de Porte
Armado de Viaje Emisin y Seguimiento de Remitos
Asignacin de Flota Manejo de Fleteros
Cierre de Viaje Control de Documentacin
Anulacin de Viaje Mdulo de Performance
Listados de Servicio de Transporte

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OPERACIONES

Trucking Management System (TMS) Sistema de Transporte

Funciones Funciones
Generacin de Servicio Estado de Flota
Armado de Viajes Gestin y Emisin de Carta de Porte
Asignacin de Flota Emisin y Seguimiento de Remitos
Carga de Remitos Cliente Manejo de Fleteros
Cierre de Viaje Control de Documentacin
Anulacin de Viaje Mdulo de Performance
Anulacin de Remitos Control de Accesos
Listados de Servicios de Transporte Estado de Flota

Distribution Management System (DMS) Sistema de Distribucin

Funciones Funciones
Carga de Pedidos Comprobantes pendientes de distribucin
Carga de Remitos Clientes Listado de Viajes pendientes de Cierre
Carga de Ordenes de Despacho Estado de Flota
Armado de Viajes Operaciones con Redespacho
Asignacin de Flota Emisin y Seguimiento de Remitos
Emisin de Hoja de Ruta Manejo de Fleteros
Emisin de Carta de Porte Control de Documentacin
Emisin de Guas Mdulo de Performance
Anulacin de Viajes Control de Accesos
Cierre del Viaje Comprobantes pendientes de distribucin
Carga de Pedidos Listado de Viajes pendientes de Cierre
Carga de Remitos Clientes

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Container Management System (CMS) Sistema de Administracin de

Contenedores

Funciones
Retiro de Contenedores
Transporte de Contenedores
Devolucin de Contenedores
Asignacin de Flota
Emisin de Carta de Porte de Retiro
Emisin de Carta de Porte de Transporte
Emisin de Carta de Porte de Devoluciones
Armado de Orden de Retiro
Cierre de Viaje
Anulacin de Viaje
Anulacin de Cierre de Viaje
Gestin y Emisin de Carta de Porte
Retiro de Contenedores
Transporte de Contenedores
Devolucin de Contenedores
Funciones
Emisin y Seguimiento de Remitos
Manejo de Fleteros
Control de Documentacin
Mdulo de Performance
Control de Accesos
Movimientos de Locator de Contenedores
Reserva Automtica de Ubicaciones
Confirmacin de Arribos
Programacin de Ubicaciones de Arribos
Programacin de Descargas
Confirmacin de Movimientos
Transferencias entre posiciones
Emisin y Seguimiento de Remitos
Manejo de Fleteros
Control de Documentacin

Financial Management System (FMS) Sistema de Administracin Financiera

Funciones Funciones
Facturacin de Servicios MENU PRINCIPAL
Cuentas a Pagar Archivos Maestros
Cuentas a Cobrar Facturacin
Caja y Bancos Cuentas Corrientes Deudores
Contabilidad General Gestin de Proveedores
Facturacin de Servicios Administracin de Caja y Bancos
Control de Ventas
Contabilidad General
Depuraciones
Cierres Diarios

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OPERACIONES

4.1 EJEMPLOS DE SOFTWARE BEST OF BREED

Algunos ejemplos de las soluciones best of breed son las siguientes:

Servisat (control de flotas satelitales)

La empresa Satrack ha desarrollado el software SERVISAT el cual permite tener control sobre
las flotas de vehculos de la empresa. El funcionamiento del sistema es como sigue:

Se le instala un dispositivo a cada uno los vehculos.

Desde Internet se puede ubicar el vehculo en tiempo real.
Se programa el dispositivo para que se enve la posicin peridicamente o cuando
ocurra algn evento de importancia
Si el evento es de suma importancia, tal como abandono del rea de trabajo, botn
de emergencia, etc. (Prioridad Alta) se contacta inmediatamente al propietario o
encargado para tomar las medidas necesarias
Si el evento es nicamente informativo, tal como un reporte peridico de posicin,
este ser almacenado en la base de datos para ser consultado posteriormente por el
usuario a travs de la Internet.

Los servicios que presta la empresa por medio de este sistema son los siguientes:
Localizacin: Ubicacin instantnea (en tiempo real) en trminos de calle y carrera, y en
puntos especficos de vas interdepartamentales. Informacin de velocidad y estado del
motor (encendido o apagado).
Control de apagado: Desde la central se puede apagar o permitir que se encienda el
motor del vehculo.
Bloqueo de puerta trasera: Adicionalmente, desde la central se puede bloquear y
desbloquear la puerta trasera del vehculo.

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SISTEMAS DE INFORMACIN
DE LOGSTICA CONTROL DE
OPERACIONES

Los principales beneficios que se obtienen al implantar un sistema como este son:
Mximo control en la operatividad de su flota
Aumenta la efectividad operativa con sus clientes
Garantiza el aumento en la seguridad de sus vehculos y mercancas
Ayuda en la reduccin de los costos de operacin
Permite minimizar los riesgos

Software manejo de bodegas

La empresa Logisoft (logistics software corporation) tiene como producto principal el

paquete WAREHOUSE EXPLORER.
Este producto est diseado para trabajar en un ambiente de poco uso de papelera,
utilizando la ltima tecnologa en identificacin de cdigo de barras incluyendo radio frecuencia.
Explorer warehouse puede operar en muchos ambientes de negocio acomodando las
necesidades de los distribuidores y empresas de manufactura.
Se puede implementar Warehouse Explorer como un sistema bsico y luego agregar los
mdulos adicionales de acuerdo al cambio en los requerimientos. La conexin en tiempo real

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SISTEMAS DE INFORMACIN
DE LOGSTICA CONTROL DE
OPERACIONES

utilizando la tecnologa de cdigo de barras permite lograr ahorros en tiempo y dinero tomando
la informacin que se necesita saber en el momento justo.
La flexibilidad del diseo permite realizar interfaces con bases de datos ya existentes y
otras utilidades como soluciones de cdigo de barras y reportadores .

5 COMPARACIN ENTRE ERP Y BEST OF BREED

Ahora bien, una vez definido los diferentes tipos de paquetes de software diseados para la
administracin de una empresa, ya sea parcial o total, es importante conocer las caractersticas
de cada uno con respecto a algunos factores de importancia.
Si lo que se busca es una solucin ptima en cada rea en la empresa, la mejor de opcin es
un best of breed pues normalmente proporciona una mayor funcionalidad , satisfaciendo a
ms usuarios. Pero en cuestin de ahorro, conveniencia, y eficacia a la hora de compartir datos,
pueden hacer a un sistema integrado muy atractivo.
Los sistemas integrados proporcionan mltiples aplicaciones y una base de comn datos y una
interfase consistente para el usuario donde todos los mdulos tengan una mirada y percepcin
familiar.
Los sistemas Best of Breed, diseados para aventajar en una o algunas aplicaciones
especficamente, tambin puede proponer desafos, como aumentar la capacitacin y el
soporte, interfaces complejas con otros sistemas, doble entrada de los datos, y el
almacenamiento redundante de los datos.

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SISTEMAS DE INFORMACIN
DE LOGSTICA CONTROL DE
OPERACIONES

As qu no existe todava una respuesta final de cual sistema debe ser mejor, pero si se
muestran a continuacin algunos factores determinantes que considerar a la hora de decidir
cual implementar.

Costo
Los ERP pueden tener costos de la autorizacin menores y no requieren interfaces costosas,
por lo que normalmente son menos costosos.
Sin embargo, Best of Breed, los rasgos especializados pueden crear una ventaja competitiva
que tambin puede servir para bajar costos o aumentar la productividad.

Influencia
Si una empresa es cliente instalado de una compaa que vende ERP, su poder de decisin en
la relacin puede disminuirse significativamente, y cuando se desee agregar nuevos mdulos,
se tendr menos impacto en la negociacin de trminos y precio. Y por otra parte, si decide no
agregar los mdulos, la perspectiva de reemplazar el sistema entero es inoperante si lo
comparamos con la sustitucin de uno o dos aplicaciones independientes como lo son los Best
of Breed.

Recursos humanos
En un ambiente donde se trabaja con Best of Breed, el personal debe entrenarse para
usar y dar soporte a los sistemas mltiples con plataformas de hardware potencialmente
diferentes, sistemas operativos, bases de datos, y lenguajes de programacin. La escasez de
personal capacitado quienes puedan integrar y mantener sistemas dispares son una gran
ventaja en el acercamiento integrado.

Soporte
La paradoja en la cual el vendedor del hardware culpa al vendedor del software y viceversa
se agranda al adquirir un desarrollo Best of the Breed. Si un sistema se cae, ms personas hay
que sealar cuando hay mltiples vendedores envueltos. Por el contrario, cuando un problema
en un ERP, es ms fcil de tratar con un solo vendedor o compaa, que muchas compaas
diferentes.

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SISTEMAS DE INFORMACIN
DE LOGSTICA CONTROL DE
OPERACIONES

Datos Compartidos
Muchos de los llamados sistemas integrados son el resultado de adquirir varias compaas
especializadas en sistemas Best of Breed. Si el vendedor ofrece plataformas del hardware
diferentes, bases de datos, o sistemas operativos para cada mdulo, hay una buena
oportunidad de los sistemas de juntarse a travs de las adquisiciones, pero pueden que no sean
fciles de unir.
Con un sistema integrado ERP real desarrollado por una sola compaa, es ms fcil y rpido
acceder los datos compartidos de una misma base de datos.

Funcionalidad
Mientras el atractivo ms fuerte de los sistemas Best of Breed es su rica funcionalidad, los
sistemas integrados ERP estn comenzando alcanzar esto con unos sistemas primos llamados
"sistemas de boutique" .
Todava en aquellas reas dentro de una organizacin que sean muy dinmicas y competitivas y
que necesiten perfeccionamientos regulares, que mejor que proporcionar un Best of Breed.
Esto pues en los sistemas ms especializados ERP toma ms mucho tiempo para las compaas
re-disear una coleccin entera de aplicaciones.

Conclusin
Escoger entre un sistema integrado ERP o Best of Breed, puede depender mucho del
tamao de la organizacin, cultura y estilo de administracin. Si las sub-reas dentro de la
organizacin son grandes o complejas, puede que mejor requieran la funcionalidad avanzada
que slo un Best of Breed puede proporcionar.

En una organizacin empresa donde la toma de decisiones esta altamente centralizada, el fcil
acceso a los datos compartidos tomar probablemente prioridad. Por lo tanto, aquellos sistemas
especializados que no proporcionen la funcionalidad crtica se sacrificarn por el mejor
compartimiento de datos y las eficiencias de los sistema s integrados.

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SISTEMAS DE INFORMACIN
DE LOGSTICA CONTROL DE
OPERACIONES

6 SITUACIN MERCADO EN COSTA RICA

El mercado de software en logstica est tomando un rumbo en el cual las empresas

transnacionales y por lo general lderes en su campo, estn implementando sistemas ERP en su
operacin de tal forma que tambin sea compatible con sus sistemas best of breed existentes.
Como ejemplo de esto tenemos a la embotelladora Panamco Tica, la cual es la encargada de
distribuir los producto de la compaa Coca Cola.
La corporacin Panamco tiene operaciones en: Costa Rica, Guatemala, Nicaragua, Brasil,
Colombia, Venezuela y Mxico.
En algunos pases como Venezuela ya se est trabajando con el software SAP el cual es un ERP.
En el caso de Costa Rica, la empresa inici un proceso de implementacin desde hace
aproximadamente nueve meses (Proyecto Istmo) en el cual se tom colaboradores de la
empresa para iniciar junto con los consultores a adaptar el sistema a la realidad de la
operacin. Este proceso culmin con el inicio de la utilizacin del software SAP el da 1 Abril del
presente. Como se coment anteriormente se implementaron solamente algunos mdulos
como son: FI (Finanzas), CO (Controlling), MM (Materiales) y MO (Mantenimiento). Los otros
bloques de la empresa como son RH (Recursos Humanos) continuarn utilizando su sistema
best of breed ADAM, y todo lo referente a la distribucin de la empresa que es uno de los
puntos crticos del negocio se seguir manejando con el sistema BASIS.
De esto se concluye que aunque los sistemas ERP presentan una solucin integral para el
negocio, siempre debern estar acompaados de sistemas Best of Breed en lo referente a las
actividades especficas de la empresa.

A continuacin se mostrarn un archivo resumido de las ventajas y desventajas se SAP y sus

soluciones (evaluado por META Group de Chile).

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SISTEMAS DE INFORMACIN
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OPERACIONES

VENTAJAS DESVENTAJAS

SAP R/3 es capaz de integrar informacin La implementacin de R/3 tiene grandes

Y procesos a lo largo de toda la empresa mas costos y lleva largo tiempo en sus largas
all de una conexin HUB instalaciones
SAP esta involucrada en la mayora de las Existe algo de arrogancia en atender a
implantaciones de sistemas ERP en grandes pequeas empresas
empresas
SAP est enfocada en los beneficios de la Su altos costos de implantacin requiere de
empresa implementacin especial y costosa, adems
de complicada
SAP R/3 es una solucin robusta y completa Las organizaciones de consultora de SAP no
y tiene un gran mercado de sus acciones realizan implementaciones, por lo tanto los
clientes estn forzados a usar sistemas
integradores de tercera mano.
SAP invierte grandes cifras en R&D
(Reserach & Development)
Clientes de SAP no reportan descontentos
con sus productos

Otro caso importante es el software Exactus, en cual analizaremos a continuacin.

7 EXACTUS

Para garantizar su competitividad en un mercado cada vez ms agresivo, las empresas

necesitan de un sistema integrado que les permita contar con herramientas que agilicen la
toma de decisiones y les permita alcanzar sus metas en un corto plazo.

EXACTUS es un sistema integrado administrativo y de manufactura que ha sido

especialmente diseado para satisfacer los requerimientos de las empresas industriales,
multinacionales, de distribucin y grupos corporativos.

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SISTEMAS DE INFORMACIN
DE LOGSTICA CONTROL DE
OPERACIONES

7.1 MDULOS DE EXACTUS

Asegurar la adaptacin ptima de Exactus al proceso de negocio y a las necesidades de

la empresa es el objetivo del servicio de implantaciones de EXACTUS. Este proceso proporciona
una magnfica oportunidad de realizar una reingeniera, o bien, un estudio del ciclo de negocio.
EXACTUS se compone de cuatro grandes reas: Ventas & Logstica, Finanzas &
Contabilidad, Manufactura, y Recursos Humanos & Nomina.

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SISTEMAS DE INFORMACIN
DE LOGSTICA CONTROL DE
OPERACIONES

7.2 MDULO DE VENTAS Y LOGSTICA

A continuacin se presentan los cuatro principales mdulos del mdulo principal de ventas y
logstica.

7.2.1 Facturacin por Pedido

El mdulo de Facturacin est integrado a las actividades de contabilidad, control de inventarios
y control de cobros, lo cual le permitir administrar sus ventas de una forma gil y segura, al
realizar todas las labores contables y de inventario conexas simultneamente. Desde el ingreso
de un pedido Exactus le proporcionar la informacin necesaria para la agilizacin del proceso
de ventas.
Beneficios:
Le permite disponer de informacin real en el momento preciso para la toma de
decisiones y para realizar un mejor control y seguimiento de las ventas.
Le proporciona flexibilidad operativa, ya que permite un trabajo simultneo de
mltiples usuarios, registrando y administrando informacin, de una manera
integrada y consistente.
Le brinda informacin actualizada y consistente debido a la integracin con los otros
mdulos.
Impulsa la eficiencia en la labor de ventas de su empresa.
Es de gran utilidad para corporaciones multinacionales y empresas exportadoras, al
permitir la emisin de facturas en mltiples monedas.

7.2.2 Pronstico de Ventas

El mdulo de Pronstico de Ventas le permite calcular las proyecciones de ventas de una

manera rpida y confiable, utilizando como fuentes de datos, ya sea las transacciones de
inventarios o la facturacin de ventas realizadas. Tambin permite estimar la demanda hacia el
futuro, basndose en informacin histrica generada por el movimiento de productos del
mdulo de Control de Inventarios o por las ventas del mdulo de Facturacin.

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SISTEMAS DE INFORMACIN
DE LOGSTICA CONTROL DE
OPERACIONES

Beneficios:

Apoyo a la toma de decisiones por parte de las Gerencias de Mercadeo, Ventas y

Produccin al proveerlos con informacin congruente y exacta, la cual se calcula
utilizando modelos matemticos de pronstico, datos histricos del comportamiento
de las ventas y el juicio de los ejecutivos representantes de cada departamento
involucrado de la empresa.

Mayor seguridad en el manejo de la informacin relacionada con las ventas de la

empresa.

Gran flexibilidad en la elaboracin de pronsticos y para la creacin y comparacin

de mltiples escenarios para efectos de anlisis de ventas proyectadas.

Apoya las decisiones del departamento de Ventas de una manera eficaz y oportuna,
al pronosticar los lineamientos de los productos y las demandas establecidos dentro
del Plan Maestro de Produccin.

7.2.3 Compras

El mdulo de Compras de Exactus le permitir la administracin sencilla y gil del ciclo de

adquisiciones de materias primas y suministros de los que se abastece la empresa. Los
requerimientos de las diferentes reas de la empresa son ingresados al sistema y utilizados en
la elaboracin de las rdenes de compra. Mediante este mdulo, las existencias en el inventario
se actualizan y tambin se encarga de registrar los movimientos asociados con la compra de
materias primas y suministros en la contabilidad de la empresa.

Beneficios:

Le brinda un amplio control sobre el ciclo de compra.

Le permite mantener un flujo de informacin constante y actualizada entre los

departamentos involucrados.

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SISTEMAS DE INFORMACIN
DE LOGSTICA CONTROL DE
OPERACIONES

Le brinda mayor eficiencia en las labores de produccin, gracias a la generacin

automtica de rdenes de compra como producto del resultado obtenido en la
explosin de materiales.

Promueve un balance adecuado de la carga de trabajo y de segmentacin de

responsabilidad de los funcionarios.
Reduce el potencial de error humano debido a las funciones automticas de
generacin de pedidos o solicitudes de compra, gracias a la integracin con otros
sistemas.
Le brinda la posibilidad de dar seguimiento a todos los pedidos realizados, desde el
momento que se comunican al proveedor hasta que se hace el ingreso a la bodega.
La integracin de Compras con Control de Inventario le permite actualizar
directamente las existencias de los artculos, registrar los costos y determinar la
ubicacin donde se almacenarn los mismos.

7.2.4 Control de Inventarios

El mdulo de Control de Inventario de Exactus ha sido diseado pensando en las necesidades
de las empresas manufactureras, de distribucin y servicio. Control de Inventario es el corazn
de las actividades de manufactura debido a que integra todos los movimientos transaccionales
que tienen relacin con consumos, ventas, ingresos, etc; realizados directamente en l o desde
los dems mdulos con los que interacta.

Beneficios:

Satisface los requerimientos de control de inventarios de una gran variedad de

compaas de los sectores comerciales, de distribucin y de manufactura.

Se constituye en una herramienta eficaz para aumentar la rotacin de los inventarios

ya que ofrece un amplio conjunto de funciones para el control y administracin de
los mismos.

Aumenta la capacidad de su empresa para brindar un mejor servicio a sus clientes al

suplirlos con los productos en el momento en que stos as lo requieran.

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SISTEMAS DE INFORMACIN
DE LOGSTICA CONTROL DE
OPERACIONES

Le facilita la administracin de los inventarios a travs del particionamiento de

bodegas en localizaciones y beneficia las labores de control de calidad, control de
vencimientos, etc.
Le asegura la confiabilidad de los datos a travs del uso de funciones de registro de
movimientos con capacidad para revisin, modificacin e impresin antes de su
aplicacin.
Le brinda un apoyo en la toma de decisiones al ofrecer flexibilidad para brindar
reportes con informacin actualizada sobre el manejo de inventarios .

7.3 CASO DE APLICACIN DE EXACTUS

Corporacin Musmanni
Fundada en 1902, Musmanni inici como una empresa de corte familiar que con el tiempo se
transform en uno de los lderes de la regin en la industria de la panificacin. Corporacin
Musmanni se convirti en la primer empresa en su nicho de mercado en Latinoamrica que
logr certificarse en ISO 9001.
Musmanni ha incursionado con gran xito en el mercado latinoamericano, como pionera en la
fabricacin de bienes congelados. Actualmente cuentan con 145 puntos de venta en Costa Rica
y con 7 franquicias en Panam y 5 en Nicaragua. Corporacin Musmanni ha sido nombrado
suplidor para la regin Centroamericana y del caribe de reconocidas cadenas de comidas
rpidas tales como Pizza Hut, Subway y Select, entre otros.
Uno de los objetivos ms importantes para Musmanni es garantizar la calidad mediante un
excelente control en el rea de produccin y en la eficiencia de su personal, el cual es
capacitado permanentemente a travs de la Universidad del Pan, misma que capacita a los
franquiciados y operarios de los mismos.
Es por esta razn que en 1995, Corporacin Musmanni vio la necesidad de buscar un sistema
integrado que les brindara una gran seguridad en la manipulacin de las fuentes de informacin
as como eficiencia y exactitud en todos sus procesos.
En vista de que la innovacin y la actualizacin tecnolgica siempre han sido prioritarias para
Musmanni, para mantenerse en constante desarrollo, en el 2000 se decidi despus de grandes
anlisis de diferentes opciones cambiar a los sistemas de informacin de Exactus. Algunos de

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SISTEMAS DE INFORMACIN
DE LOGSTICA CONTROL DE
OPERACIONES

los factores que tuvieron mucho peso y ayudaron a Musmanni para decidirse por este Exactus
fueron las buenas referencias que les dieron los clientes de este sistema as como la excelente
relacin existente entre el costo de l software y los beneficios que ste les poda dar.
Segn Patricia Pacheco, Directora Administrativa y Financiera de la Corporacin, El sistema es
sumamente flexible y gil, sin dejar de ser seguro. Lo importante es que el sistema nos brinda
informacin que nos ayuda a la toma de decisiones.
Con la utilizacin de Exactus, Corporacin Musmanni cuenta con reportes que se generan con
informacin confiable, pueden fcilmente monitorear las ventas y llevar un mayor control sobre
la informacin de sus clientes. Todo lo anterior da como resultado un importante ahorro en los
tiempos.
El sistema permite a la compaa contar con ms de la informacin que antes se manejaba,
este es uno de los factores relevantes que destaca la seora Pacheco a cerca del aporte de
Exactus a su compaa.
Por su funcionalidad multimoneda, Exactus permite registrar sin ningn problema las ventas
que se hagan en otras monedas.
El hecho de que Exactus tenga presencia en otros pases de Latinoamrica y que sea un
sistema escalable son factores que la gerencia de Musmanni ve con buenos ojos ya que, como
lo dijo la seora Pacheco el sistema apoya los planes de expansin de la Corporacin.
Exactus provee al personal con nuevas herramientas que simplifican los procesos y optimizan el
tiempo laboral de sus empleados. El personal de Musmanni est muy contento con los
resultados obtenidos de Exactus y se sienten muy motivados por el apoyo incondicional que han
recibido. Se han identificado rpidamente con el software de Exactus al ser ste un sistema
seguro que hace ms eficientes sus labores.
El proceso de implementacin ha sido un xito, el tiempo de planeacin que se le dedic antes
de empezar el proceso ha sido clave. Se hicieron mltiples reuniones con los diferentes
departamentos para definir bien la informacin que se quera y la manera en que se iba a
implantar. Esto acompaado al apoyo incondicional que hemos recibido departe del personal
de Exactus que nos han acompaado tanto en la planeacin como en las largas jornadas de
arranque, se han entregado plenamente al proyecto y cuentan con personal muy calificado en
todas las reas.

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SISTEMAS DE INFORMACIN
DE LOGSTICA CONTROL DE
OPERACIONES

8 CONCLUSIONES
Las tendencias actuales muestran como las organizaciones estn empezando a adoptar
una estrategias basadas en los sistemas integrados ERP y adems estn llenando mejor sus
deficiencias o huecos con sistemas Best of Breed. Muchas empresas de este tipo de
software se han dedicado a unir varios de estos sistemas en sistemas integrados, que
puedan compartir mejor los datos, y si todava siguen ocurriendo problemas de
compatibilidad de plataformas, el vendedor se compromete a hacer la integracin sin costo
adicional.

Escoger entre un sistema integrado ERP o Best of Breed, depende del tamao de la
organizacin, la cultura y estilo de administracin de la misma.

Antes de escoger entre un best of breed o un ERP debe tomarse en consideracin un

factor muy importante como lo es el costo, el cual al final determinar la capacidad de la
empresa de adquirir uno u otro software, sino el presupuesto necesario para darle
mantenimiento y modernizacin.

En la actualidad la empresas desarrolladoras de software best of breed estn buscando

la manera de tratar de unir sus aplicaciones para lograr una integracin compativa que
adems no requiera de personal especializado para su utilizacin.

hay dos variables criticas que se deben tomar en cuanta a la hora adquirir un sistema
logstico, primero si el soporte tcnico es eficiente y segundo si es necesario contar con
personal especializado para la utilizacin y mantenimiento del sistema.

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SISTEMAS DE INFORMACIN
DE LOGSTICA CONTROL DE
OPERACIONES

9 BIBLIOGRAFA
Articulo: Best of Breed vs. Integrated Systems. www.olsoft.com/select_0800.htm
Articulo: The ERP Dilemma: Packed Solution or Best of Breed?.
www.stores.org/eng/archives/oct98cover.html.
Trabajo final sobre ERP. Annimo. www.rincondelvago.com
Informacin suministrada por la empresa Soporte Logstico. Argentina. 2001

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