Sunteți pe pagina 1din 81

100

INTREBARI SI RASPUNSURI
DIN GESTIUNE

Tot ce ai nevoie sa stii


despre contabilitatea de gestiune
doar intr-un singur ghid

Cu Smart Bill ai raspunsuri


la 100 de intrebari despre gestiune
Cuprins

1. Ce este gestiunea si cine are nevoie de ea?..................................................................................................5


2. Pentru cine este obligatorie gestiunea? .........................................................................................................6
3. Care este legislatia care trebuie cunoscuta in ce priveste contabilitatea de gestiune? ............6
4. Ca gestionar, cate gestiuni poti tine? .............................................................................................................7
5. Este obligatoriu sa numesti un gestionar? .....................................................................................................8
6. Trebuie sa i se retina gestionarului o garantie gestionara? .....................................................................8
7. Ce informatii pot obtine persoanele juridice cu privire la contabilitatea de gestiune? .................9
8. Cine organizeaza contabilitatea de gestiune? ..............................................................................................9
9. Cate tipuri de gestiuni exista si care este diferenta intre ele? .............................................................10
10. In comertul cu amanuntul este obligatorie metoda global-valorica? .............................................11
11. Ce inseamna gestiunea furnizorilor? ...........................................................................................................12
12. Ce inseamna gestiunea clientilor? ...............................................................................................................13
13. Cum stabilesti valoarea de intrare a bunurilor la data intrarii in entitate? .....................................14
14. Ce este costul de achizitie si cum se determina? ..................................................................................15
15. Cum se reflecta transportul in costul stocurilor? ...................................................................................16
16. Cum se calculeaza costul bunurilor iesite din gestiune? .....................................................................17
17. Ce presupune metoda FIFO? .........................................................................................................................18
18. Ce presupune metoda LIFO? .........................................................................................................................18
19. Ce presupune metoda CMP? .........................................................................................................................18
20. Ce metoda sa alegi: FIFO, LIFO, CMP? .......................................................................................................19
21. Ce este metoda costului standard si metoda pretului cu amanuntul? ..........................................19
22. Cum calculez adaosul comercial? ................................................................................................................20
23. Cum sunt clasificate costurile in contabilitatea de gestiune? ...........................................................21
24. Ce sunt returul si stornarea in contabilitatea de gestiune? ................................................................22
25. Ce diferenta este intre anularea si stornarea unei facturi? ................................................................23
26. Ce este o factura recurenta? .........................................................................................................................23
27. Cat de des trebuie efectuata inventarierea patrimoniului? ................................................................24
28. Care este data de referinta in efectuarea inventarului? ......................................................................25
29. Care este diferenta dintre inventarul permanent si inventarul intermitent? ................................25
30. Greseli care pot aparea la inventarierea stocurilor ...............................................................................25
31. Ce solutii sunt pentru o inventariere rapida? ...........................................................................................26
32. Ce avantaje are lucrul cu codul de bare in gestiune? ...........................................................................27

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 2


33. Cu ce ma ajuta daca folosesc coduri de produse? ...............................................................................27
34. Care sunt elementele pentru care trebuie sa faci inventarierea? ...................................................28
35. Cum introduci in gestiune rezultatul inventarierii? ................................................................................29
36. Inregistrarea plusurilor si minusurilor la inventar. Consecinte ..........................................................29
37. Ce tipuri de reduceri comerciale poti sa oferi? .......................................................................................31
38. Cum se poate aplica discountul pe o factura de vanzare cu mai multe linii? .............................32
39. Cum se poate stabili discountul? .................................................................................................................33
40. Am voie sa emit o factura cu discount 100%? ........................................................................................34
41. Cine raspunde de intocmirea documentelor justificative? ................................................................34
42. Care este documentul de baza in vederea gestionarii stocurilor? ..................................................35
43. Ce este registrul stocurilor? .........................................................................................................................35
44. Cand folosesc bonul de consum? ...............................................................................................................36
45. Ce elemente obligatorii trebuie sa trec pe nota de receptie? ...........................................................37
46. Ce informatii sunt obligatorii pe factura? ..................................................................................................38
47. Stampila si semnatura pe documente mai sunt necesare? ............................................................40
48. La facturile emise catre persoane fizice este obligatoriu CNP-ul? .................................................40
49. Cine este raspunzator cu alocarea seriilor pe documente? ..............................................................41
50. Ce implicatii are proforma asupra contabilitatii? ....................................................................................42
51. Cum pot arhiva documentele gestiunii ? ...................................................................................................43
52. Pot sa trimit factura numai pe e-mail? ........................................................................................................44
53. Cand folosesc bonul si cand folosesc chitanta? ....................................................................................45
54. Ce obligatii am legat de facturare atunci cand sunt platitor de TVA la incasare? .....................45
55. Ce scadenta pot pune la facturi? ..................................................................................................................46
56. Este permisa trecerea pe stoc negativ ? ...................................................................................................47
57. Care sunt toate documentele obligatorii pentru gestiunea stocurilor? ........................................47
58. Ce este avizul de insotire a marfii si cand il folosesc? .........................................................................48
59. Ce diferenta este intre factura proforma si aviz? ...................................................................................49
60. Ce este un NIR si cand se intocmeste? ......................................................................................................49
61. La ce se utilizeaza nota de receptie? ..........................................................................................................50
62. Care sunt documentele de iesire din gestiune? .................................................................................... 51
63. Cum se evidentiaza vanzarile prin casa de marcat in contabilitate? Pe baza fiecarui bon
sau a raportului Z? ............................................................................................................................................. 51
64. Factura de servicii ce trebuie sa mentionez pe aceasta? ................................................................52
65. Ce servicii am voie sa prestez si ce produse am voie sa vand? .......................................................52
66. Cum pot sa imi dimensionez optim stocurile?..........................................................................................53

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 3


67. Viteza de rotatie a stocurilor ..........................................................................................................................54
68. Ce prevede legislatia cu privire la mentionarea TVA-ului pe facturi? .............................................54
69. Cu cate zecimale trebuie sa lucrez la stocuri? ........................................................................................55
70. Cum influenteaza durata medie de incasare a creantelor clienti cash-flow-ul entitatii?..........56
71. Corelatia stocului fizic cu inregistrarile din contabilitate ....................................................................57
72. Poti avea in aceeasi locatie o gestiune cu amanuntul si una cu ridicata? .....................................57
73. Cum transferi marfa intre gestiuni? .............................................................................................................58
74. Ce reguli se aplica magazinelor on-line? ...................................................................................................58
75. Se mai intocmeste raportul de gestiune la descarcarea gestiunii? ................................................59
76. Se poate schimba metoda de tinere a evidentei stocurilor pe parcursul exercitiului
financiar?................................................................................................................................................................59
77. Care este durata de pastrare a documentelor gestiunii stocurilor in arhiva unitatii? ..............59
78. Se pot utiliza metode diferite de evaluare a stocului la intrare? .......................................................60
79. Vanzare sub pretul de achizitie - este posibil? ........................................................................................60
80. Cum se scoate din gestiune marfa distrusa? Ce documente se folosesc? .................................62
81. Numerotarea documentelor ..........................................................................................................................62
82. Cate serii se pot defini pentru un anumit document? ...........................................................................64
83. Care sunt documentele pentru gestionarea casieriei? ........................................................................64
84. Este permisa utilizarea chitantelor catre persoane fizice? .................................................................66
85. Care sunt restrictiile la platile in numerar? ................................................................................................67
86. Care sunt cele mai importante informatii despre stocuri? .................................................................68
87. Schimbarea preturilor in gestiunea cu amanuntul .................................................................................69
88. Ce regimuri speciale pot exista pentru facturile de vanzari? .............................................................70
89. Cum se poate stabili modul de utilizare a documentelor in cadrul companiei? ..........................71
90. Cum se pot corecta documentele financiar-contabile? ......................................................................72
91. Controlul operatiunilor si operatorilor in gestiune .................................................................................72
92. Facturi in lei pentru produse si servicii cu preturi exprimate in valuta ...........................................73
93. Salvarea datelor si securitatea datelor .....................................................................................................74
94. Plati in valuta intre rezidenti ............................................................................................................................75
95. Ce sunt costurile fixe? Dar cele variabile? ................................................................................................76
96. Care sunt cele trei tipuri de bugete importante pentru orice entitate? .........................................76
97. Cum intocmesti un buget de venituri si cheltuieli? ................................................................................77
98. Ce probleme pot sa apara la intocmirea bugetelor? ...........................................................................78
99. Cateva strategii prin care iti poti imbunatati cash-flow-ul ..................................................................79
100. Cum stabilesti pretul produselor tale? ....................................................................................................80

100 de ntrebri i rspunsuri despre gestiune Pagina 4


01. Ce este gestiunea si cine are nevoie de ea?
Gestiunea se poate defini in cel mai simplu mod ca fiind organizarea interna a activitatii
entitatii.

In timp ce contabilitatea financiara este destinata in principal obtinerii de raportari catre


organisme externe - de exemplu ANAF (in vederea impozitarii companiei), actionarilor, bursei,
bancilor etc., gestiunea este destinata in principal sprijinirii si furnizarii de informatii catre
interiorul organizatiei si in special catre managementul companiei in vederea fundamentarii
deciziilor de business.

Gestiunea ofera informatii mult mai detaliate decat poate oferi contabilitatea, cum ar fi:

pp valoarea stocurilor pe tipuri, locatii;

pp valoarea stocurilor expirate, fara miscare, informatii privind produsele cele mai cerute;

pp valoarea vanzarilor/achizitiilor pe clienti si produse;

pp situatia facturilor neincasate pe scadente;

pp date privind costul aferent obtinerii unei unitati de produs etc.

Toate acestea sunt informatii esentiale pentru cei care conduc o afacere, indiferent de
marimea ei.

In cadrul gestiunii, un loc important il ocupa gestiunea stocurilor, prin care se intelege
organizarea activitatilor cu stocuri la nivelul entitatii. Mai concret:

pp cumpararea stocurilor in cantitatile necesare, la momentul potrivit;

pp inventarierea periodica;

pp evidentierea facturilor de vanzare;

pp urmarirea stocurilor si a miscarilor lor pe coduri de produse, pe furnizori/clienti si pe locatii.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 5


02. Pentru cine este obligatorie gestiunea?
Reglementarile legale (Ordinul 1826 /2003 si legea contabilitatii) prevad ca este obligatorie
contabilitatea de gestiune pentru urmatoarele tipuri de entitati:

pp societati comerciale;

pp societati/companii nationale;

pp regii autonome;

pp institute nationale de cercetare-dezvoltare;

pp societatile cooperatiste;

pp celelalte persoane juridice.

03. Care este legislatia care trebuie cunoscuta in ce priveste


contabilitatea de gestiune?
Actele normative care reglementeaza aceasta latura a contabilitatii sunt:

pp Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata in Monitorul Oficial nr. 454 din 18 iunie 2008, cu
modificarile si completarile ulterioare, care iti explica:

pp entitatile care au obligatia de a tine contabilitatea financiara;

pp obligatia de a efectua inventarierea;

pp raspunderea administratorului in conducerea contabilitatii;

pp cateva reguli contabile de baza privind inregistrarea diferitelor elemente patrimoniale;

pp Registrele de contabilitate si situatiile financiare.Ordinul ministrului finantelor publice nr.


1802/2014 pentru aprobarea Reglementarilor contabile privind situatiile financiare anuale
individuale si situatiile financiare anuale consolidate, publicat in Monitorul Oficial nr. 963 din
30 decembrie 2014, cu modificarile si completarile ulterioare, care contine informatii mai
tehnice destinate in principal contabililor cu privire la:

pp metodele de evaluare a stocurilor la intrare si la iesire;

pp schimbarea metodelor de evaluare in cursul anului;

pp conturile contabile folosite.

pp Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind
organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor
proprii, publicat in Monitorul Oficial nr. 704 din 20 octombrie 2009, care iti explica detaliat
regulile dupa care se efectueaza inventarierea.

pp Ordinul ministrului finantelor publice nr.2634 din 05 noiembrie 2015 privind documentele

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 6


financiar contabile, publicat in Monitorul Oficial nr.910 din 9 decembrie 2015, care contine
regulile si recomandarile privind formatul si continutul documentelor utilizate in contabilitatea
entitatii.

pp Legea nr 227 / 2015 articolul 91 lit.e), 94 alin.(11), 97 alin.(5) sau pe scurt Codul fiscal, care
iti explica ce taxe trebuie sa platesti ca urmare a derularii activitatiii tale.

pp Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.826/2003 pentru aprobarea Precizarilor privind
unele masuri referitoare la organizarea si conducerea contabilitatii de gestiune, publicat in
Monitorul Oficial nr. 23 din 12 ianuarie 2004 care contine recomandari cu privire la:

pp obligativitatea tinerii contabilitatii de gestiune pentru anumite entitati;

pp informatiile care se obtin din contabilitatea de gestiune;

pp calculatia costurilor.

pp Ordonana nr. 99/2000 privind comercializarea produselor i serviciilor de pia care contine
prevederi importante referitoare la derularea activitii de comert, printre care:

pp cerintele necesare desfasurarii activitatii comerciale;

pp practici comerciale: regulile privind vanzarile cu pret redus;

pp orarele de functionare;

pp reguli privind ambalarea si etichetarea;

pp reguli privind afisarea pretului etc.

04. Ca gestionar cate gestiuni poti tine?


Potrivit Legii nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea
in legatura cu gestionarea bunurilor agentilor economici, autoritatilor sau institutiilor publice,
nu se precizeaza o limita cu privire la numarul de gestiuni pe care le poate conduce un
gestionar.

Asadar, in cadrul unei entitati se pot aloca unui gestionar mai multe gestiuni.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 7


De exemplu, in Smart Bill, in etapa de definire a gestiunilor, se poate atribui
fiecarei gestiuni un gestionar, asa cum se poate observa mai jos:

05. Este obligatoriu sa numesti un gestionar?


Punctul 2 alin. 4 din Normele privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de
natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii (O 2861/2009) prevede ca toate elementele
de natura activelor trebuie sa fie date in raspundere gestionara sau in folosinta, dupa caz,
salariatilor ori administratorilor entitatii.

Asadar, daca nu este numit un gestionar, activele vor trebui date in folosinta salariatilor ori
administratorilor entitatii.

06. Trebuie sa i se retina gestionarului o garantie gestionara?


Potrivit articolului 1 din Legea 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii
si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor agentilor economici, autoritatilor sau
institutiilor publice cu modificarile ulterioare, gestionarul este un angajat al unei persoane
juridice prevazute la art. 176 din Codul penal care are ca atributii principale de serviciu
primirea, pastrarea si eliberarea de bunuri aflate in administrarea, folosinta sau detinerea, chiar
temporara, a acesteia.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 8


Art. 176 din Codul penal definesteautoritatile publice, institutiile publice sau alte persoane
juridice care administreaza sau exploateaza bunurile proprietatepublica. Asadar, prevederile
legii sunt incidente gestionarilor entitatilor publice.

Articolul 10 al Legii 22/1969 prevede obligatia gestionarului unei astfel de entitati de a depune
o garantie in numerar.

In concluzie, in cazul institutiilor publice gestionarul trebuie sa depuna o garantie gestionara.


In cazul entitatilor private nu exista aceasta obligatie.

07. Ce informatii pot obtine persoanele juridice cu privire la


contabilitatea de gestiune?
Contabilitatea de gestiune te ajuta sa obtii informatii cu privire la:

pp costul bunurilor, lucrarilor sau serviciilor suportat de catre persoanele juridice care
desfasoara activitati de productie sau prestari de servicii, precum si la costul bunurilor
vandute, in cazul persoanelor juridice care desfasoara activitati de comert;

pp elementele care stau la baza bugetarii si controlului activitatii de exploatare;

pp datele necesare analizelor financiare in vederea fundamentarii deciziilor manageriale privind


conducerea activitatii interne;

pp alte elemente impuse de realizarea unui management performant.

Aplicatia Smart Bill iti pune la dispozitie toate informatiile legate de gestiunea
stocurilor, gestiunea clientilor si furnizorilor, a trezoreriei precum si a
cheltuielilor efectuate.
Poti urmari elemente precum evolutia cifrei de afaceri, ciclicitatea business-ului tau, stocul
de produse la un moment dat, produsele fara miscare, invechite, produsele cel mai bine
vandute, facturile neincasate etc.

08. Cine organizeaza contabilitatea de gestiune?


Legislatia in domeniu prevede ca obligatia de a organiza contabilitatea de gestiune apartine
administratorului persoanei juridice.

Aceasta nu inseamna ca administratorul trebuie sa tina el gestiunea si sa inregistreze


tranzactiile. El este responsabil doar de organizare.

Cum se poate realiza acest lucru in cel mai simplu mod? Iata doua solutii:

pp poate apela la ajutorul unui contabil si

pp poate utiliza o aplicatie de gestiune.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 9


In special daca lucreaza cu stocuri, gestiunea este aproape imposibil de organizat fara o
aplicatie de gestiune.

Aceasta trebuie insa aleasa cu grija pentru a raspunde tuturor necesitatilor. Excelul nu este o
optiune.

Smart Bill este o aplicatie extrem de utila si online prin care poti accesa
sistemul de gestiune de oriunde te afli, atata timp cat esti conectat la internet.
Poti astfel intra pe aplicatie de pe laptop sau de pe mobil, de la birou sau din vacanta, in
timpul unei intalniri de afaceri, in mijlocul unei sedinte sau de acasa.

09. Cate tipuri de gestiuni exista si care este diferenta dintre


ele?
O entitate poate organiza gestiunile dupa una dintre metodele descrise mai jos:

pp Metoda cantitativ-valorica sau

pp Metoda global-valorica.

Iata pe scurt care sunt caracteristicile fiecareia:

Gestiunea cantitativ-valorica Gestiunea global-valorica


Bunurile sunt evaluate la cost de achizitie Bunurile sunt evaluate lapret de vanzare
Potrivita atat pentru magazine, cat si pentru Potrivita pentru magazine mici
depozite
Flexibila Inflexibila
Utilitate maxima in cazul produselor
Utila atat pentru gestiunea marfurilor,
numeroase care se ruleaza rapid si la care
materiilor prime, cat si a consumabilelor.
marjele sunt similare.
Verificarea corectitudinii inregistrarilor din Contabilitatea analitica a marfurilor se tine
evidenta de la locurile de depozitare si din global-valoric, atat la gestiune, cat si in
contabilitate se efectueaza prin punctajul contabilitate, iar verificarea concordantei
periodic dintre cantitatile operate in fisele de inregistrarilor din evidenta gestiunii si din
magazie si cele din fisele de cont analitic din contabilitate se efectueaza numai valoric, la
contabilitate. perioade stabilite deunitate.

Cea mai simpla si mai flexibila metoda este cea cantitativ-valorica: ideala pentru orice tip
de gestiune, usor de realizat cu un soft de evidenta a stocurilor, aceasta nu presupune calcule
suplimentare de preturi de vanzare si adaosuri ca in cazul metodei global-valorice. Permite un
control mai bun al stocurilor.

Aplicatia Smart Bill iti da posibilitatea de a alege una dintre cele doua metode
de gestiune, in etapa de creare a unei gestiuni.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 10


Astfel, dupa cum se poate observa din imaginea de mai jos, poti seta oricate gestiuni doresti,
potrivit structurii afacerii tale, fiecare functionand dupa regulile ei:

Fiecare metoda are regulile ei specifice, de aceea este bine sa fie stabilite corect de la
inceput tipurile corespunzatoare.

In Smart Bill, gestiunile definite si tipul lor, precum si detaliile fiecareia


(e.g. adresa, gestionarul desemnat) pot fi regasite in lista din meniul
Nomenclatoare > Gestiuni:

10. In comertul cu amanuntul este obligatorie metoda global-


valorica?
O entitate poate tine contabilitatea analitica a stocurilor utilizand fie metoda cantitativ-
valorica, fie cea global-valorica.

Metoda global-valorica nu este obligatorie pentru magazine este doar o alternativa la


metoda cantitativ-valorica.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 11


11. Ce inseamna gestiunea furnizorilor?
Gestiunea furnizorilor are un impact deosebit in organizarea oricarei firme.

Gestiunea furnizorilor consta in:

pp administrarea informatiilor privind furnizorii in vederea inregistrarii documentelor primite de


la ei (CUI, adresa, contact etc.);

pp inregistrarea documentelor de intrare primite de la acestia;

pp plata la scadenta a facturilor: este important sa stii ce ai de platit si la ce data pentru a-ti
putea optimiza cash-flow-ul. Platind doar la scadenta poti beneficia de creditul furnizor si pe
de alta parte, avand o astfel de evidenta a scadentelor, nu risti sa ajungi in intarziere de plata,
fapt care ar putea dauna relatiilor cu partenerii de afaceri;

pp analiza achizitiilor pe furnizori preturi si volume, in vederea luarii celor mai bune decizii de
business. De exemplu, daca achizitionezi frecvent si in cantitati mari bunuri de la un anumit
furnizor, ai putea considera ca la un moment dat sa ii soliciti anumite discounturi de volum.

In special in cazul firmelor care au achizitii frecvente, in cantitati mici si cu preturi diferite, este
important un bun control al furnizorilor.

Totodata, in astfel de firme, gestionarea furnizorilor este o activitate destul de costisitoare


ca timp si ca volum de documente: necesita de regula o persoana angajata care sa le
intocmeasca, sa pregateasca receptiile, sa gestioneze situatiile atipice, cum ar fi retururile sau
corectiile. In plus, daca facturile nu sunt platite corect si la timp, firma ar putea rata discounturi
semnificative.

Cu titlu de exemplu, in Smart Bill gestiunea furnizorilor se realizeaza in doua


etape:
pp introducerea datelor;

pp obtinerea rapoartelor.

In ceea ce priveste rapoartele disponibile, acestea sunt situatii ale facturilor de la furnizori se
pot selecta facturile pe furnizori, moneda, statusul platii, perioada etc. Este un raport complex
care poate fi restrans prin aplicarea filtrelor dorite asa cum se poate observa mai jos:

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 12


Iata cum arata un astfel de raport:

12. Ce inseamna gestiunea clientilor?


Gestionarea clientilor este o activitate destul de costisitoare si presupune:

pp administrarea informatiilor privind clientii in vederea inregistrarii documentelor emise catre


ei (CUI, adresa, contact etc.);

pp inregistrarea vanzarilor (facturi) si livrarilor (avize);

pp gestionarea situatiilor atipice stornari, anulari etc.;

pp evidenta incasarilor;

pp urmarirea facturilor neincasate;

pp notificarea clientilor rau-platnici.

Daca entitatea nu incaseaza la timp facturile emise clientilor, aceasta poate intra in probleme
grave de cash-flow.

Spre deosebire de furnizori, gestionarea relatiei cu clientii este mai delicata, presupunand
comunicari mai dese, trimiterea de documente, emiterea de notificari etc.

Fiind o activitate destul de costisitoare si cu impact potential asupra cashflow-ului, este


important ca aceasta sa fie bine realizata. Astfel, este esential sa stii in orice moment ce sume
ai de incasat, de la cine, ce intarzieri ai la incasare, ce clienti trebuie notificati astfel incat sa eviti
intarzierile etc.

Cu siguranta nu ai putea sa faci aceste lucruri fara o aplicatie de gestiune.


Astfel, aplicatia ofera:

pp gestionarea online a facturilor emise, inclusiv expedierea acestui format catre clienti;

pp comunicarea lor catre clienti, in varianta electronica (prin e-mail);

pp atentionari asupra facturilor scadente;

pp grafice ale facturilor emise si incasarilor.

Din aplicatie se pot trimite automat clientilor documentele emise si notificari, cu posibilitatea
de a personaliza mesajul in functie de dorinta utilizatorului, asa cum se poate observa mai jos:

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 13


Se pot seta si trimite pana la 3 notificari in functie de optiunea utilizatorului:

13. Cum stabilesti valoarea de intrare a bunurilor la data intrarii


in entitate?
Potrivit OMFP 1802 din 2014, la data intrarii in entitate, bunurile se evalueaza si se
inregistreaza in contabilitate la valoarea de intrare, care se stabileste astfel:

pp la cost de achizitie pentru bunurile procurate cu titlu oneros;

pp la cost de productie pentru bunurile produse in entitate;

pp la valoarea de aport stabilita in urma evaluarii pentru bunurile reprezentand aport la capitalul
social;

pp la valoarea justa pentru bunurile obtinute cu titlu gratuit sau constatate in plus la inventariere.

In functie de modul de intrare in entitate, se utilizeaza una din modalitatile de mai sus.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 14


14. Ce este costul de achizitie si cum se determina?
Potrivit OMFP 1802 din 2014, costul de achizitie al bunurilor cuprinde:

pp pretul de cumparare;

pp taxele de import (cu exceptia acelora pe care persoana juridica le poate recupera de la
autoritatile fiscale);

pp cheltuielile de transport;

pp cheltuielile de manipulare;

pp alte cheltuieli care pot fi atribuite direct achizitiei bunurilor respective.

Relatia de calcul a costului de achizitie este urmatoarea:

Cost de achizitie = Pret de cumparare + Taxe nerecuperabile + Cheltuieli de


transport si manipulare + Alte cheltuieli direct atribuibile achizitiei
Daca furnizorul acorda discounturi la achizitie, acestea ii vor diminua costul.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 15


15. Cum se reflecta transportul in costul stocurilor?
Costul de achizitie a bunurilor cuprinde, pe langa pretul de cumparare si cheltuielile de
transport si manipulare, alte cheltuieli care pot fi atribuite direct achizitiei bunurilor respective.
Cheltuielile de transport sunt incluse in costul de achizitie si atunci cand functia de
aprovizionare este externalizata.

Smart Bill, aplicatie de facturare si gestiune in cloud, permite evidentierea


cheltuielilor cu transportul, dupa cum se poate observa mai jos.
Cum se repartizeaza transportul in valoarea fiecarui produs?

Iata un exemplu de rezolvare practica de la Smart Bill:

Presupunem ca se achizitioneaza 100 markere tip X la un pret de 20 lei si transport 100 lei.

Se introduce nota de receptie cu 2 linii:

- prima linie pentru 100 de bucati din produsul marker tip X

- a doua linie pentru serviciul transport

Aplicatia emite automat o notificare de repartizare atunci cand pe o receptie se introduce o


linie de tip serviciu astfel:

Repartizarea se poate face in trei feluri:

pp dupa valoare;

pp dupa cantitate;

pp personalizat.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 16


Presupunem ca repartizam cantitativ. Ca urmare a repartizarii, nota de receptie va reflecta
costul de achizitie plus transportul care revine fiecarui produs, asa cum se vede mai jos:

Asa cum se repartizeaza transportul, se poate repartiza orice cheltuiala direct atribuibila
achizitiei.

16. Cum se calculeaza costul bunurilor iesite din gestiune?


Pentru a calcula costul bunurilor iesite din gestiune, se pot utiliza trei metode posibile:

pp metoda costului mediu ponderat (CMP);

pp metoda primul intrat-primul iesit (FIFO First In, First Out);

pp metoda ultimul intrat-primul iesit (LIFO Last In, First Out).

Acestea sunt singurele metode legale de a determina costul bunurilor fungibile iesite din
gestiune. Nu vei putea alege un produs anume cu costul de achizitie pe care il consideri cel mai
potrivit calculelor tale, ci va trebui sa utilizezi costul propus de metoda aleasa.

Mai mult, o data stabilita metoda, aceasta trebuie aplicata in mod consecvent. Nu se poate
aplica astazi FIFO si in alta zi LIFO sau CMP.

In aplicatia Smart Bill se poate utiliza metoda primul intrat-primul iesit (FIFO),
deoarece este cel mai des utilizata.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 17


17. Ce presupune metoda FIFO?
Bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau de productie al primei
intrari.

Pe masura epuizarii lotului, bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau de
productie al lotului urmator, in ordine cronologica.

18. Ce presupune metoda LIFO?


Bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau de productie al ultimei
intrari (lot).

Pe masura epuizarii lotului, bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau
costul de productie al lotului anterior, in ordine cronologica.

19. Ce presupune metoda CMP?


Presupune calcularea costului fiecarui element pe baza mediei ponderate a costurilor
elementelor similare aflate in stoc la inceputul perioadei si a costului elementelor similare
produse sau cumparate in timpul perioadei.

Media poate fi calculata periodic sau dupa fiecare receptie. Perioada de calcul nu trebuie sa
depaseasca durata medie de stocare.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 18


Exemplu de calcul CMP dup fiecare intrare:

20. Ce metoda sa alegi : FIFO, LIFO, CMP?


Cand esti contabil la o societate comerciala si ti se cere parerea cu privire la metoda de
descarcare de gestiune, pentru a putea corect prioritiza, poti sa ai in vedere urmatoarele
elemente:

pp marea majoritate a entitatilor folosesc FIFO fiindca este o optiune logica. Exista insa cateva
industrii in care optiunea logica este LIFO, de exemplu in industria petroliera, sau cea a
utilitatilor;

pp in conditii de inflatie, daca se utilizeaza FIFO, primul articol care este vandut este cel mai
ieftin, prin urmare se raporteaza costuri ale bunurilor vandute mai mici => profit mai mare =>
impozit pe profit mai mare; invers se intampla in cazul LIFO;

pp in conditii de deflatie, FIFO determina un cost al bunurilor vandute mai mare => profit mai
mic => impozit pe profit mai mic; invers se intampla in cazul LIFO;

pp IFRS (Standardele internationale de contabilitate) nu permit utilizarea metodei LIFO;

pp LIFO poate determina pastrarea unei arhive laborioase pe termen lung, datorita faptului ca
primul articol intrat poate ajunge sa fie eliminat dupa foarte mult timp;

pp CMP se utilizeaza cu succes atunci cand stocurile achizitionate sunt atat de amestecate si
omogene, incat este imposibil de atribuit un cost unui anumit element de stoc.

21. Ce sunt metoda costului standard si metoda pretului cu


amanuntul?
In functie de specificul activitatii, pentru determinarea costului pot fi folosite:

pp metoda costului standard, in activitatea de productie sau;

pp metoda pretului cu amanuntul, in comertul cu amanuntul

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 19


Costul Standard presupune stabilirea la nivelul firmei a unui cost care ramane nemodificat
in decursul unei anumite perioade (de exemplu o luna), determinat in ipoteza unei activitati
normale.

De exemplu, in cursul lunii octombrie, toate intrarile in gestiune din materia prima X se reflecta
la costul standard de 5 lei/buc. Toate tranzactiile din cursul perioadei se inregistreaza la acest
cost.

Nivelul sau trebuie revizuit periodic si modificat in functie de contextul economic.

La finalul perioadei se stabilesc diferentele de pret dintre costul de achizitie/productie si costul


standard, diferente care se inregistreaza si ele in contabilitate.

De exemplu, daca in cursul lunii pretul furnizorului creste la 6 lei/buc., diferenta de 1 leu/buc.
va fi inregistrata ca diferenta de pret. Repartizarea diferentelor de pret asupra valorii bunurilor
iesite si asupra stocurilor se efectueaza cu ajutorul unui coeficient de repartizare.

In ce priveste metoda pretului cu amanuntul aceasta este foarte des intalnita in comertul cu
amanuntul. Utilitatea este maxima in cazul produselor numeroase care se ruleaza rapid si la
care marjele sunt similare.

In ce consta metoda?

pp costul bunurilor vandute se calculeaza prin deducerea valorii marjei brute din pretul de
vanzare a stocurilor;

pp orice modificare a pretului de vanzare presupune recalcularea marjei brute.

Pretul de vanzare cu amanuntul = cost de achizitie + adaos comercial+ TVA. Astfel, pentru un
produs care are cost de achizitie 100 lei si adaos 30%, TVA 20%, pretul se determina astfel:

Cost de achizitie = 100 lei

Adaos comercial = 100 lei * 30% = 30 lei

TVA = (cost de achizitie + adaos comercial) * 20 % = 26 lei

Pretul de vanzare = 100 lei + 30 lei + 26 lei = 156 lei

22. Cum calculez adaosul comercial?


Pentru a ajunge la pretul final, fiecare comerciant isi adauga un adaos comercial la costul de
achizitie pentru a ajunge la pretul final cu care isi vinde bunurile.

Marimea sa relativa, respectiv rata adaosului comercial, se stabileste fie in mod liber, fara nicio
restrictie, fie pe baza unor reglementari.

Potrivit ratiunii sale economice, adaosul comercial trebuie sa asigure atat acoperirea
cheltuielilor de functionare efectuate de comerciant, cat si obtinerea unui anumit profit.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 20


La stabilirea adaosului trebuie sa se tina cont de mai multe aspecte:

pp dorinta intreprinzatorului de a obtine un profit mai mic sau mai mare, dupa caz;

pp concurenta care este pe piata (daca exista mai multe produse similare celui pe care
il produci/comercializezi, nu este fezabil sa stabilesti un pret mult mai mare decat al
competitorilor doar pentru ca doresti un anumit procent de profit, deoarece s-ar putea sa nu
mai gasesti niciun cumparator pentru produsele tale).

In aplicatia Smart Bill poti seta listele finale de preturi de vanzare in Nomenclatoare > Lista de
preturi, astfel:

Adaosul comercial nu reprezinta si discountul maxim pe care il poti acorda. Acest lucru este
bine de stiut dinainte, pentru a evita situatiile de vanzare in pierdere.

Iata un exemplu:

Pentru simplificare, nu luam n considerare TVA.

Pretul de achizitie este 100 lei. Adaosul practicat este 25%.

Pretul de vanzare este prin urmare 125 lei.

Presupunem ca la vnzare se acorda un discount de 20%, ceea ce inseamna 25 de lei.

Valoarea vanzarii este prin urmare 125 lei 25 lei = 100 lei

Profitul din vanzare in aceasta situatie este nul.

Asadar, trebuie actionat cu prudenta pentru a evita situatiile de vanzare fara profit, sau chiar
pe pierdere.

23. Cum sunt clasificate costurile in contabilitatea de gestiune?


Potrivit ordinului nr. 1826/2003, pentru a determina costurile unitare astfel incat bunurile,
lucrarile, serviciile sa poata fi evaluate si recunoscute in contabilitatea financiara, iar preturile
de vanzare sa poata fi stabilite si verificate, precum si pentru analiza costurilor si a eficientei
activitatii, in contabilitatea de gestiune cheltuielile se clasifica in:

pp costuri de achizitie;

pp costuri de productie;

pp costuri de prelucrare;

pp cheltuieli ale perioadei.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 21


Aplicatia Smart Bill iti pune la dispozitie o lista cu posibile cheltuieli pe care o
societate le poate inregistra.
De exemplu: utilitati (energie electrica, gaz, apa, etc); servicii (contabilitate, consultanta,
servicii online, transport etc); auto (combustibil, intretinere etc).

In felul acesta poti sa ai o evidenta si a elementelor de cost indirecte, nu doar a cheltuielilor


legate de stocuri.

24. Ce sunt returul si stornarea in contabilitatea de gestiune?


Retururile reprezinta restituirea produselor cumparate de catre clienti, din diferite motive:
produse defectuoase, produse care nu corespund asteptarilor clientilor sau chiar fara niciun
motiv.

Stornarile sunt corectii ale unor inregistrari precedente. Pot fi facturi de storno, stornari de
note contabile etc. Stornarea poate fi aferenta unui retur, insa are o arie mult mai larga de
cuprindere.

Cele doua notiuni adesea au acelasi inteles in practica si pot fi privite atat din perspectiva de
cumparator, cat si de vanzator.

In Smart Bill exista posibilitatea efectuarii atat a retururilor optiune


disponibila in cadrul meniului Achizitii, cat si a stornarilor optiune disponibila
in cadrul meniului Vanzari.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 22


25. Ce diferenta este intre anularea si stornarea unei facturi?
Anularea facturilorse poate realiza atata timp cat nu au fost expediate catre clienti. O factura
anulata nu genereaza inregistrari contabile.

Stornarea facturilorpresupune intocmirea unei facturi identica cu cea care se storneaza, dar
cu toate valorile pe minus. Se introduc in contabilitate atat factura storno, cat si cea originala.

Smart Bill ofera utilizatorilor atat posibilitatea de anulare, cat si cea de


stornare a facturii emise catre clienti.
In cazul unei facturi anulate, seria si numarul acesteia raman blocate si urmatoarea factura
emisa va avea numarul urmator.

26. Ce este o factura recurenta?


O factura recurentaeste o factura care va fi emisa unui client, periodic, la intervale de timp
prestabilite.

Facturile recurente sunt emise de regula in baza unui contract in care sunt stipulate valoarea,
data de facturare si conditiile de facturare. Factura recurenta poate fi emisa, de exemplu,
pentru chirii, servicii pe baza de abonament etc., iar valoarea acestora nu se modifica de la o
factura la alta.

In Smart Bill exista posibilitatea emiterii de facturi recurente foarte simplu si intuitiv:

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 23


In functie de frecventa setata, se va proceda automat la inregistrarea facturilor recurente.

27. Cat de des trebuie efectuata inventarierea patrimoniului?


Potrivit OMFP 2861/2009, entitatile au obligatia sa efectueze inventarierea patrimoniului cel
putin o data in cursul exercitiului financiar pe parcursul functionarii lor, in cazul fuziunii sau
incetarii activitatii, precum si in urmatoarele situatii:

pp la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau a altor organe prevazute
de lege;

pp ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune, care nu pot fi stabilite cert
decat prin inventariere;

pp ori de cate ori intervine o predare-primire de gestiune;

pp cu prilejul reorganizarii gestiunilor;

pp ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora;

pp in alte cazuri prevazute de lege.

Aplicatia Smart Bill permite utilizatorilor


efectuarea operatiunii de inventariere a
stocurilor din meniul Tranzactii pe stoc >
Inventar.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 24


28. Care este data de referinta in efectuarea inventarului?
De multe ori se considera ca inventarierea trebuie facuta fix la finalul anului, cu data de
referinta 31 decembrie. Insa nu este obligatoriu.

O entitate (de regula cu o activitate complexa) poate efectua inventarierea inaintea datei de
incheiere a exercitiului financiar, cu conditia asigurarii valorificarii si cuprinderii rezultatelor
inventarierii in situatiile financiare anuale intocmite pentru exercitiul financiar respectiv.

Data de referinta a inventarului se stabileste in fiecare an, prin decizie scrisa a conducerii
unitatii.

O entitate poate face oricate inventare doreste in cursul anului, insa o data pe an este
obligatoriu.

Poate face inventare partiale, ciclice sau pe anumite produse unde stocul este important sa fie
foarte exact.

29. Care este diferenta dintre inventarul permanent si inventarul


intermitent?
Potrivit reglementarilor contabile,contabilitatea stocurilor se tine cantitativ si valoric sau
numai valoric,prin folosirea inventarului permanent sau a inventarului intermitent.

In conditiile utilizarii inventarului permanent, in contabilitate se inregistreaza toate


operatiunile de intrare si iesire, ceea ce permite stabilirea si cunoasterea in orice moment a
stocurilor, atat cantitativ, cat si valoric. Este prima solutie la care s-ar putea gandi oricine.

In conditiile utilizarii inventarului intermitent, nu se poate cunoaste stocul la un moment dat,


decat la final de luna/perioada, cand se efectueaza inventarierea.

Modul de lucru este urmatorul:

pp Intrarile se evidentiaza normal;

pp La sfarsitul fiecarei perioade se efectueaza un inventar pe baza caruia se determina iesirile,


dupa regula :

pp Sold initial + Intrari - Iesiri = Sold final.

30. Greseli care pot aparea la inventarierea stocurilor


La inventarierea stocurilor pot aparea foarte multe erori care au consecinte importante asupra
situatiilor financiare. Erorile la inventarierea stocurilor denatureaza atat profitul, cat si activele
entitatii.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 25


Cateva dintre astfel de erori pot fi:

pp numararea gresita a produselor din stoc, de altfel foarte des intalnita. Daca in urma
numararii rezulta un numar de produse mai mare decat cel care ar trebui, eroarea va genera
o crestere a stocurilor (deci a activului entitatii) concomitenta cu recunoasterea unui venit
(cresterea profitului). Daca in urma numararii rezulta un numar de produse mai mic decat cel
corect, situatia este inversa: ajustarea cu minus a pozitiei de stocuri in corespondenta cu
recunoasterea unei cheltuieli.

pp la aceasta situatie se poate ajunge fie prin numararea gresita, fie prin centralizarea gresita a
listelor de inventariere (erori de operare).

pp numararea produselor care apartin tertilor. Astfel, desi in depozit exista stocuri puse la
dispozitia companiei de catre unii dintre furnizori, acestea nu trebuie numarate, ele nefiind
in proprietatea companiei. De regula, pentru acestea furnizorul organizeaza un inventar
separat, pentru a se asigura de integritatea lor. Aici apare si eroarea inversa, cand compania
este cea care are stocuri la terti si omite sa le inventarieze. Acestea trebuie trecute pe liste
de inventariere separate.

pp erori legate de nepregatirea corespunzatoare a inventarului: la data decisa pentru


efectuarea inventarierii se opresc toate miscarile de stocuri, urmand ca procesele sa fie
reluate dupa finalizare. Unele companii, pentru a nu opri procesul de productie, neglijeaza
acest aspect, putandu-se astfel ajunge la situatia in care sa fie numarate produse care
ajung in depozit pe parcursul derularii inventarului, dar care vor fi inregistrate doar ulterior in
contabilitate.

pp utilizarea unor unitati de masura necorespunzatoare. De exemplu, in sistemul de gestiune un


anumit stoc se tine la 1000 de bucati, in timp ce inventarierea faptica s-a efectuat pe bucata,
de unde erori de reconciliere intre faptic si scriptic.

pp erori de introducere a datelor in sistem, pe care nici chiar cel mai performant sistem
informatic nu le poate evita.

O solutie foarte buna pentru eliminarea acestor erori este numararea ciclica (cycle counting).

Astfel, prin numararea periodica, prin rotatie, a cate unui tip de produs, se pot identifica si
corecta din timp potentialele erori.

31. Ce solutii sunt pentru o inventariere rapida?


Pentru o inventariere cat mai rapida si corect intocmita este bine sa folosesti aplicatii special
concepute pentru gestionarea stocurilor.

Smart Bill este o astfel de aplicatie.


Aplicatia permite lucrul cu coduri de produs si coduri de bare, ceea ce usureaza munca fizica a
echipei de inventariere. Membrii comisiei pot sa se deplaseze in teritoriu cu un cititor de coduri
de bare conectat la laptop sau telefon si astfel pot sa culeaga informatia rapid.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 26


Rezultatele inventarierii pot fi introduse pe masura constatarii lor si in masura timpului disponibil
al operatorului. Daca acesta intrerupe introducerea datelor pentru diverse motive, va putea
relua ulterior introducerea de unde a ramas, fara a se teme ca va pierde datele introduse.

Aceasta optiune faciliteaza si inventarierile ciclice, pentru anumite produse, in anumite locatii.

32. Ce avantaje are lucrul cu codul de bare in gestiune?


Codul de bareeste o reprezentare dedatecodificata, destinata a fi citita pe cale optica.
Codurile de bare sunt folosite in multe domenii, mai ales in cele industriale.

Iata cateva avantaje rezultate in urma folosirii codurilor de bare:

pp eficienta in colectarea informatiilor: utilizand cititor si coduri de bare, se poate inregistra


foarte rapid informatia, se proceseaza rapid datele si produsele sunt identificate cu
exactitate;

pp scade timpul alocat inventarului;

pp se reduc erorile de operare, rezultatul direct fiind reducerea costurilor sau economia de
timp in corectarea lor.

33. Cu ce ma ajuta daca folosesc coduri de produse?


Optiunea de a folosi cod de produs este foarte utila daca:

pp identifici produsele prin denumire si cod;

pp cauti frecvent un produs dupa cod;

pp vrei sa folosesti un cititor de coduri de bare;

pp folosesti aceeasi denumire pentru produse diferite.

Optiunea de a nu folosi cod de produs este foarte utila daca:

pp denumirea produselor este suficienta pentru identificare;

pp nu vrei sa folosesti un cititor de coduri de bare.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 27


In Smart Bill acest lucru se poate stabili in Preferinte generale din meniul
Configurari.

34. Care sunt elementele pentru care trebuie sa faci


inventarierea?
Conform Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, entitatile au obligatia sa efectueze
inventarierea elementelor de natura:

pp activelor

pp datoriilor si

pp capitalurilor proprii detinute.

Aceasta inseamna detaliat, inventarierea:

pp tuturor bunurilor entitatii: de la cladiri, terenuri, mobilier, pana la stocuri de toate felurile;

pp capitalului social, contului de profit, rezervelor;

pp sumelor neincasate de la clienti (acestora li se trimit scrisori de confirmare a soldului);

pp sumelor neplatite catre furnizori (datorii comerciale);

pp sumelor de platit sau de recuperat catre bugetul de stat si asigurarile sociale;

pp cheltuielilor platite in avans;

pp conturilor la banci, numerarului din casierie;

pp alte detineri fara substanta materiala.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 28


35. Cum introduci in gestiune rezultatul inventarierii?
Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor gasite fizic, prin numarare (sau
alta metoda) si inscrise in listele de inventariere, cu cele furnizate din contabilitate.

Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii, se procedeaza la o analiza a tuturor stocurilor


inscrise in fisele de magazie si a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate.

Erorile descoperite cu aceasta ocazie trebuie corectate operativ, dupa care se


procedeaza la stabilirea rezultatelor inventarierii.
Pe de alta parte, rezultatele inventarierii se consemneaza intr-un proces verbal.

36. Inregistrarea plusurilor si minusurilor la inventar. Consecinte


In urma inventarierii patrimoniului pot rezulta plusuri sau minusuri de inventar, fiecare cu
consecintele lor.

In prima etapa se poate incerca compensarea lor:


Conform Ordinului 2861/09.10.2009, compensarea intre plusurile si minusurile constatate la
inventar poate avea loc daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:

pp sa existe riscul de confuzie intre sorturile aceluiasi bun material, din cauza asemanarii in
ceea ce priveste aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte
elemente;

pp diferentele constatate in plus sau in minus sa se refere la aceeasi perioada de gestiune si la


aceeasi gestiune.

Nu se admite compensarea in cazurile in care s-a facut dovada ca lipsurile constatate


la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorata
vinovatiei persoanelor care raspund de gestionarea acestor bunuri.

Compensarea se face pentru cantitati egale intre plusurile si lipsurile constatate.

Cu Smart Bill acest lucru se poate realiza prin optiunea Ajustare stoc, mentionand ca este
vorba de compensare la inventar in campul dedicat mentiunilor.

In a doua etapa se inregistreaza plusurile si minusurile in gestiune:


Cum se inregistreaza plusurile si minusurile de inventar in Smart Bill?

Se acceseaza Tranzactii pe stoc > Inventar, dupa care se adauga produsele inventariate (cate
unul sau toate odata prin butonul Adauga produsele), asa cum se vede mai jos.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 29


Apoi, se completeaza cantitatea faptica: aceasta poate fi egala cu scripticul, mai mare
(rezultand astfel plus de inventar) sau mai mica (minus de inventar).

In urma salvarii se genereaza lista de inventar:

Este suficient sa introduci cantitatile faptice si aplicatia va genera si valoarea in lei a diferentelor
de inventar.

Lista poate fi predata contabilului care va putea efectua inregistrarile contabile direct pe baza
ei, fara a fi necesare punctaje si verificari suplimentare.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 30


In a treia etapa se analizeaza consecintele fiscale:
pp plusul de inventar nu implica ajustarea TVA;

pp minusul de inventar implica ajustarea TVA, cu anumite exceptii.

Baza legala a ajustarii:

La punctul 78, alin. (6) din Normele metodologice de aplicare a art. 304 din Codul fiscal se
precizeaza : (6) In baza art. 304 alin. (1) lit. c) din Codul fiscal, persoana impozabila realizeaza o
ajustare pozitiva sau, dupa caz, trebuie sa efectueze o ajustare negativa a taxei deductibile in
situatii precum: a) bunuri lipsa in gestiune din alte cauze decat cele prevazute la art. 304 alin.
(2) din Codul fiscal. In cazul bunurilor lipsa din gestiune care sunt imputate, sumele imputate
nu sunt considerate contravaloarea unor operatiuni in sfera de aplicare a TVA, indiferent daca
pentru acestea este sau nu obligatorie ajustarea taxei.

37. Ce tipuri de reduceri comerciale poti sa oferi?


In categoria reducerilor comerciale se includ: rabatul, remiza si risturnul.

Rabatulreprezinta reducerea practicata, in mod exceptional, asupra pretului de vanzare


convenit anterior intre furnizor si client, tinandu-se cont de uneledefectede calitate sau de
neconformitate a bunurilor comercializate, fata de clauzele prevazute in contract.

Remiza este o reducere practicata in mod exceptional asupra pretului curent de vanzare,
tinandu-se cont de volumul vanzarilor sau de importantacumparatorului in clientela
vanzatorului. Remiza corespunde in general unui procent aplicat asupra pretului brut, procent
prevazut in oferta de preturi a intreprinderii sau care rezulta din negocierea intre cei doi
parteneri contractuali.

Risturnul reprezinta o reducere de pret calculata asupraansambluluioperatiilor efectuate de


acelasi cumparator pe operioada determinata.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 31


In Smart Bill poti emite facturi de vanzare care sa contina astfel de discounturi
comerciale sub diferite forme: discount per produs sau per intreaga suma de
pe factura.

38. Cum se poate aplica discountul pe o factura de vanzare cu


mai multe linii?
Sa verificam cum se poate aplica undiscountla o factura de vanzare in
aplicatiaSmart Bill si ce alte situatii concrete putem intalni.
Pentru a emite o factura cu discount inSmart Bill, se selecteazaVanzari si achizitii > Vanzari
> Factura, dupa care se introduc produsele sau serviciile care se vor vinde. Pentru a activa un
discount, sunt disponibile cele doua optiuni de discount marcate in imaginea de mai jos:

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 32


De ce sunt doua optiuni ?

pp Una dintre ele se utilizeaza atunci cand dorim sa aplicam discountul la nivel de linie;

pp A doua optiune apare atunci cand dorim sa activam discountul la nivelul intregii facturi.

Exemplu:
Cazul 1: Discount la nivel de linie: se intalneste in situatia in care dorim sa acordam discount
doar pentru un anumit produs din lista de produse facturate.

Cazul 2: Alegand a doua optiune, se aplica discountul la toate produsele facturate, intr-o
singura suma, la finalul facturii.

Cum trateaza aplicatiaSmart Billcazul mixt, in care dupa ce discountul a fost


aplicat pentru una dintre linii, se aplica si optiunea de discount la nivel de
factura?
In acest caz, discountul nu se va mai aplica la linia care are deja discount (cu alte cuvinte nu se
aplica discount la discount), doar la restul liniilor facturii.

Aceasta este o solutie corecta sicare asigura mare flexibilitate atunci cand suntem pusi in
situatiile complexe din activitatea de zi cu zi.

39. Cum se poate stabili discountul?


In aplicatiaSmart Billgasim doua cazuri practice:

pp a) Discount acordat sub forma de procent: de exemplu 10% din tot ce s-a facturat;

pp b) Discount acordat sub forma de suma fixa, caz in care trebuie sa stabilim care este TVA
din aceasta suma, asa cum se vede mai jos :

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 33


Tine de optiunea fiecaruia sa stabileasca modul in care prefera sa acorde discounturi.

40. Am voie sa emit o factura cu discount 100%?


Da, se poate emite factura cu discount 100% - valoare zero. Primirea unor bunuri cu valoare
zero sau cu discount de 100% se incadreaza in categoria reducerilor care acopera in
totalitate contravaloarea bunurilor achizitionate.

Reducerile comerciale acordate de furnizor si inscrise pe factura de achizitie ajusteaza in


sensul reducerii costul de achizitie a bunurilor.

Atunci cand achizitia de produse si primirea reducerii comerciale sunt tratate impreuna,
reducerile comerciale primite ulterior facturarii ajusteaza, de asemenea, costul de achizitie a
bunurilor.

41. Cine raspunde de intocmirea documentelor justificative?


Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza
raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au
inregistrat in contabilitate.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 34


42. Care este documentul de baza in vederea gestionarii
stocurilor?
Documentul de baza este fisa de magazie.

Potrivit OMFP 2634/2015, controlul exactitatii inregistrarilor din evidenta gestiunilor si din
contabilitate se asigura prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fisele de magazie in
registrul stocurilor.

Fisele de magazie sunt utile evidentei cantitative, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare,
iar in contabilitate controlului operatiunilor inregistrate de gestionar sau persoana desemnata,
preluarii in registrul stocurilor a cantitatilor aflate in stoc, precum si calculului valorii bunurilor
existente in stoc la sfarsitul lunii (perioadei), in scopul confruntarii cu datele din contabilitatea
sintetica.

Iata un model din Smart Bill :

43. Ce este registrul stocurilor?


Incepand cu 1 ianuarie 2016, prin intrarea in vigoare a O 2634/2015 privind documentele
financiar-contabile, registrul stocurilor nu mai figureaza in randul acestora.

Vechea reglementare (O 3512/2008) prevedea existenta Registrului stocurilor ca document


de evaluare a stocurilor de bunuri si de verificare a concordantei inregistrarilor efectuate in
fisele de magazie si in contabilitate.

Se intocmea de compartimentul financiar-contabil la sfarsitul fiecarei luni, pe feluri de materiale,


obiecte de inventar si produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual
subgrupe sau in ordine alfabetica, prin inscrierea stocurilor din fisele de magazie si evaluarea
lor la preturile de inregistrare.

Desi nu mai exista in legislatie ca document, este totusi un raport util pentru efectuarea
verificarilor, reprezentand practic o centralizare a fiselor de magazie.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 35


In Smart Bill, acest raport poarte denumirea Stoc la zi:

Se poate exporta in excel si prelucra in functie de necesitati:

44. Cand folosesc bonul de consum?


Potrivit OMFP 2634/2015, bonul de consum serveste ca:

pp document de eliberare din magazie a materialelor;

pp document justificativ de scadere din gestiune a materialelor consumabile;

pp document justificativ de inregistrare incontabilitatea consumurilor de materiale.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 36


In Smart Bill poti genera bonul de consum astfel: Tranzactii pe stoc > Consum:

Pentru primul bon se solicita definirea unei serii si a unui numar:

45. Ce elemente obligatorii trebuie sa trec pe nota de receptie?


Informatiile de baza care trebuie trecute intr-o nota de receptie si constatare de diferente
sunt:

pp denumirea unitatii;

pp denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

pp numarul facturii/avizului de insotire a marfii;

pp numarul curent;

pp denumirea bunurilor receptionate;

pp U/M;

pp cantitatea conform documentelor insotitoare;

pp cantitatea receptionata, pretul unitar de achizitie si valoarea;

pp numele, prenumele si semnatura membrilor comisiei de receptie, in conditiile in care se


face receptia marfii primite direct de la furnizor sau data primirii in gestiune si semnatura
gestionarului in situatia in care apar diferente;

pp pretul de vanzare si valoarea lapret de vanzare, dupa caz, pentru unitatile cu amanuntul.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 37


Iata cum arata in Smart Bill fereastra de introducere a NIR-ului:

46. Ce informatii sunt obligatorii pe factura?


Informatiile cu privire la facturare se regasesc in articolul 319 din Codul fiscal (legea
227/2015).

Iata mai jos ce trebuie sa cuprinda factura in mod obligatoriu:

pp a) numarul de ordine, in baza uneia sau a mai multor serii, care identifica factura in mod unic;

FACTURA
pp b) data emiterii facturii;

pp c) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in
masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii;

pp d) denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau, dupa caz, codul
de identificare fiscala ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;

pp e) denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit in Romania si care


si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de
inregistrare in scopuri de TVA, ale reprezentantului fiscal;

pp f) denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de


inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala ale beneficiarului, daca
acesta este o persoana impozabila ori o persoana juridica neimpozabila;

pp g) denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat


un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare ale
reprezentantului fiscal;

pp h) denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum si


particularitatile prevazute la art. 125^1 alin. (3) in definirea bunurilor, in cazul livrarii
intracomunitare de mijloace de transport noi;

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 38


pp i) baza de impozitare a bunurilor si serviciilor ori, dupa caz, avansurile facturate, pentru
fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si
rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret, in cazul in care acestea nu sunt
incluse in pretul unitar;

pp j) indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de
cotele taxei;

pp k) in cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului,


mentiunea autofactura;

pp l) in cazul in care este aplicabila o scutire de taxa, trimiterea la dispozitiile aplicabile din
prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice alta mentiune din care sa rezulte ca livrarea de
bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;

pp m) in cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA, mentiunea taxare inversa;

pp n) in cazul in care se aplica regimul special pentru agentiile de turism, mentiunea regimul
marjei agentii de turism;

pp o) daca se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta,
obiecte de colectie si antichitati, una dintre mentiunile regimul marjei bunuri second-
hand, regimul marjei opere de arta sau regimul marjei obiecte de colectie si
antichitati, dupa caz;

pp p) in cazul in care exigibilitatea TVA intervine la data incasarii contravalorii integrale sau
partiale a livrarii de bunuri ori a prestarii de servicii, mentiunea TVA la incasare;

pp r) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe
facturi ori documente pentru aceeasi operatiune.

In Smart Bill se pot seta in etapa de configurare elementele obligatorii:


pp denumire/nume; adresa; judet; localitate; CUI; numar de identificare in Registrul Comertului;
capital social; platitor/neplatitor de TVA / la incasare.

Pe langa aceste elemente obligatorii, factura emisa din Smart Bill poate contine si elemente
optionale privind emitentul:

pp telefon; fax; adresa de e-mail; adresa web; sigla firmei; stampila si semnatura etc.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 39


47. Stampila si semnatura pe documente mai sunt necesare?
Potrivit prevederilor Codului Fiscal, semnarea si stampilarea facturilor nu constituie elemente
obligatorii pe care trebuie sa le contina factura.

Cu toate acestea, unele entitati procedeaza prin politicile proprii la semnarea si stampilarea
acestora in mod optional.

Si aplicatia Smart Bill permite in mod optional inserarea unor campuri


dedicate pentru semnatura si stampila.

48. La facturile emise catre persoane fizice este obligatoriu


CNP-ul?
Din punct de vedere fiscal, codul fiscal prevede la art. 319 alin. (20) elementele obligatorii
ale facturii.

Nu le vom enumera pe toate, vom prezenta doar cerinta pentru a identifica beneficiarul:

f) denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de


inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala ale beneficiarului, daca
acesta este o persoana impozabila ori o persoana juridica neimpozabila. Art 269 din Codul
fiscal prevede ca este considerata persoana impozabila orice persoana care desfasoara,
de o maniera independenta si indiferent de loc, activitati economice, oricare ar fi scopul sau
rezultatul acestei activitati.

Asadar, persoanele fizice nu intra la obligativitate conform punctului f).

In Codul de procedura fiscala se prevede la art 82 ca:

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 40


Codul de identificare fiscala este:

pp a) pentru persoanele juridice, precum si pentru asocieri si alte entitati fara personalitate
juridica, cu exceptia celor prevazute la lit. b), codul de inregistrare fiscala atribuit de organul
fiscal;

pp b) pentru persoanele fizice si juridice, precum si pentru alte entitati care se inregistreaza
potrivit legii speciale la registrul comertului, codul unic de inregistrare atribuit potrivit legii
speciale;

pp c) pentru persoanele fizice care desfasoara activitati economice in mod independent sau
exercita profesii libere, cu exceptia celor prevazute la lit. b), codul de inregistrare fiscala
atribuit de organul fiscal;

pp d) pentru persoanele fizice, altele decat cele prevazute la lit. c), codul numeric personal
atribuit potrivit legii speciale;

pp e) pentru persoanele fizice care nu detin cod numeric personal, numarul de identificare
fiscala atribuit de organul fiscal.

Avand in vedere cele doua articole de mai sus, pentru facturille emise catre persoanele fizice,
nu trebuie trecut in mod obligatoriu CNP-ul.

Ce se intampla daca obligi beneficiarii sa isi comunice CNP-ul ?


Intri sub incidenta legii prelucrarii datelor cu caracter personal.

Aceasta este legea 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu
caracter personal si libera circulatie a acestor date.

Potrivit acestei legi, prelucrarea codului numeric personal sau a altor date cu caracter
personal avand o functie de identificare de aplicabilitate generala poate fi efectuata numai
daca:

pp a)persoana vizata si-a acordat in mod expres consimtamantul sau

pp b)prelucrarea este prevazuta in mod expres de o dispozitie legala.

Prelucrarea acestor date presupune inregistrarea prealabila ca operator de date cu caracter


personal.

49. Cine este raspunzator cu alocarea seriilor pe documente?


Cei ce sunt raspunzatori de organizarea si conducerea contabilitatii au obligatia sa numeasca
printr-o decizie scrisa persoana care sa aiba atributii in ceea ce priveste alocarea de serii si
numere documentelor financiar-contabile.

Alocarea seriilor in Smart Bill se poate face din etapa de introducere a


documentelor sau din etapa de configurare a aplicatiei.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 41


50. Ce implicatii are proforma asupra contabilitatii?
Factura proforma nu este un document justificativ prevazut in legislatia fiscala sau contabila.
In practica, exista societati care decid folosirea proformelor ca instiintari de plata in avans
pentru clientii carora le vand bunuri/servicii.

Asadar, factura proforma nu are implicatii contabile.

O proforma arata exact ca si o factura. Iata un exemplu din Smart Bill:

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 42


La fel ca factura, modelul de proforma, culorile si designul pot fi modificate in
Smart Bill, astfel incat sa se adapteze imaginii companiei tale:

51. Cum pot arhiva documentele gestiunii?


Din 2016 documentele pot fi arhivate atat pe suport de hartie, cat si pe suport electronic.
Potrivit reglementarile incluse in Ordinul MFP nr.2634/2015, documentele se pot pastra pe
suporturi tehnice in cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor
informatice.

Totusi, exista si o conditie: ca ele sa poate fi listate in orice moment, fie atunci cand entitatea
are nevoie, fie la cererea organelor de control. Totodata, legislatia aflata in vigoare stabileste ca
documentele financiar-contabile pot fi pastrate, in baza unor contracte de prestari servicii, si de
catreoperatorii economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice.

In Smart Bill, documentele emise pot fi vizualizate, listate, exportate oricand


dupa emitere, din Rapoarte >Documente emise.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 43


Acestea pot fi salvate imediat dupa emitere, la sfarsitul zilei, lunar sau de cate ori este nevoie
conform politicii companiei.

52. Pot sa trimit factura numai pe e-mail?


Avand in vedere faptul ca stampilarea si semnarea facturilor nu mai este obligatorie, entitatile
au posibilitatea de a transmite clientilor facturile si pe e-mail, fiind modalitatea cea mai
comoda.

Alte alternative mai putin comode de trimitere a facturilor ar putea fi: prin posta, curier sau
transmiterea personala a facturii.

Cu ajutorul aplicatiei de facturare si gestiune in cloud Smart Bill, veti putea


trimite foarte usor si rapid un e-mail pe adresa clientului in care sa atasati
factura acestuia.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 44


53. Cand folosesc bonul si cand folosesc chitanta?
Atat bonul, cat si chitanta sunt documente care atesta tranzactii de decontare cu numerar.

Exista insa unele particularitati in utilizarea lor.

Bonul fiscal este documentul emis numai de aparatul de marcat electronic fiscal cu ocazia
efectuarii livrarilor de bunuri sau prestarilor de servicii si detaliaza informatiile referitoare la
acestea, in functie de specificul activitatii desfasurate, se mentioneaza inHG nr. 479/2003
privind aprobarea Normelor de aplicare a OUG nr. 28/1999.

Operatorii economici care efectueaza livrari de bunuri cu amanuntul, precum si prestari de


servicii direct catre populatie au obligatia de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale
(art. 1 alin. (1) al OUG 28/1999). Aceasta obligatie este valabila pentru activitati desfasurate cu
caracter permanent.

Nu intra in aceasta categorie eventualele livrari de bunuri si prestari de servicii direct catre
persoane fizice efectuate intamplator de catre agentii economici, altii decat comerciantii cu
amanuntul.

Bonul fiscal este obligatoriu pentru persoanele fizice.

Chitanta este un document justificativ pentru inregistrarea in registrul de casa si in


contabilitate a incasarilor si platilor efectuate in numerar, precum si a depunerilor de sume la
casieria entitatii.

Pentru vanzari catre persoane juridice se pot utiliza fie chitanta, fie bonul, dupa caz.

54. Ce obligatii am legat de facturare atunci cand sunt platitor


de TVA la incasare?
Persoanele care aplica TVA la incasare sunt obligate sa completeze pe facturile emise
mentiunea TVA la incasare pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii cu TVA din
Romania.

Poti seta in Smart Bill din Configurari faptul ca esti entitate care aplica sistemul
de TVA la incasare iar facturile vor avea in continut acest text.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 45


Iata si un extras de pe factura:

55. Ce scadenta pot pune la facturi?


Scadenta facturilor se stabileste conform intelegerii contractuale dintre parti.

In aplicatia Smart Bill este simplu sa iti alegi scadenta pentru facturile emise.
In configurare se poate seta o scadenta fixa pentru toate facturile (de exemplu 30 de zile) sau
se poate seta manual pentru fiecare factura.

Daca setezi manual scadenta la emitere, se poate deschide calendarul si alege data scadentei,
ca si in imaginea de mai jos:

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 46


56. Este permisa trecerea pe stoc negativ?
Aplicatia Smart Bill nu permite utilizatorilor sa intocmeasca facturi si sa descarce din
gestiune un numar mai mare de produse decat cele existente in stoc la momentul de
referinta, atata timp cat este bifata optiunea <Descarca gestiunea la finalizarea facturii>.

Utilizatorul primeste un mesaj de avertizare:

Prin bifare se poate proceda la continuarea facturii.

Aceasta optiune este utila atunci cand nu ti-ai incarcat inca stocul cu nota de intrare-receptie,
dar vrei sa vinzi rapid produsele. Notele de intrare-receptie se pot procesa ulterior, astfel, se
pot fluidiza fluxurile de gestiune, iar activitatea poate continua fara intrerupere.

57. Care sunt toate documentele obligatorii pentru gestiunea


stocurilor?
Documentele reglementate de lege pentru gestiunea stocurilor (Ordinul 2634/2015) sunt:

pp Nota de receptie si constatare de diferente;

pp Bon de predare, transfer, restituire;

pp Bon de consum;

pp Bon de consum (colectiv);

pp Lista zilnica de alimente;

pp Dispozitie de livrare;

pp Aviz de insotire a marfii;

pp Fisa de magazie;

pp Fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta;

pp Lista de inventariere;

pp Lista de inventariere (pentru gestiuni valorice).

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 47


58. Ce este avizul de insotire a marfii si cand il folosesc?
Avizul este un:

pp document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz;

pp document ce sta la baza intocmirii facturii, dupa caz;

pp dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale


aceleiasi unitati;

pp document de primire in gestiune, dupa caz;

pp document de descarcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.

Se intocmeste de catre entitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul


livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale, precum si in alte situatii stabilite prin
procedurile proprii ale entitatii.

In conditiile in care datele valorice (pretul unitar si valoarea) nu se inscriu in document, aceste
date trebuie sa se regaseasca intr-un alt document justificativ care sta la baza inregistrarii in
contabilitate a valorii bunurilor.

In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi entitatii, dispersate teritorial, precum
si al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vanzarii
sau testari la locul de desfacere, premii, materiale promotionale etc.), avizul de insotire a marfii
va purta mentiunea Fara factura.

Pe avizul de insotire a marfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti se
face mentiunea Pentru prelucrare la terti. In alte situatii decat cele prevazute mai sus se face
mentiunea cauzei pentru care s-a intocmit avizul de insotire a marfii si nu factura.

In Smart Bill, la emiterea primului aviz se va introduce seria, daca aceasta nu a


fost definita anterior.
Apoi vei fi notificat ca dupa emiterea avizului vei putea factura direct din raportul de avize,
nefiind necesara reintroducerea datelor pentru factura.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 48


59. Ce diferenta este intre factura proforma si aviz?
O factura proforma contine aceleasi elemente ca o factura fiscala, insa nu este un document
justificativ, respectiv nu se inregistreaza in contabilitate.

Este documentul ce evidentiaza intentia de tranzactionare, respectiv cea a vanzatorului de a


livra si cea a cumparatorului de a achizitiona marfuri sau servicii.

Avizul este un document utilizat de regula ca document de insotire a marfii pe timpul


transportului, ce sta la baza intocmirii facturii.

Un aviz genereaza note contabile si efecte asupra gestiunii (descarcare de stoc).

60. Ce este un NIR si cand se intocmeste?


Prescurtarea NIR vine de la Nota de intrare receptie marfa si constatare diferente.

Acest document se intocmeste la sosirea marfurilor de la furnizor si la intrarea acestora in


gestiunea unitatii.

Se completeaza in baza facturilor sau a avizului de insotire a marfii.

Cand este obligatorie o NIR?


Nota de receptie si constatare de diferente se foloseste ca document de receptie obligatoriu
numai in cazul:

pp bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care fac parte din
gestiuni diferite;

pp bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare;

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 49


pp bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;

pp bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;

pp bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie;

pp marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare.

In cazurile in care nu este obligatorie intocmirea NIR-ului, receptia se face pe baza


documentului de livrare care insoteste transportul (factura, avizul de insotire a marfii etc.).

Asadar, cu toate ca nu este obligatorie intocmirea notei pentru orice factura, aceasta este
recomandata, fiind un document de mare ajutor in contabilitate, mai ales cand apar si elemente
suplimentare: cheltuieli de trasport, produse cu cote de TVA diferite etc.

Iata mai jos un model de NIR generat direct din Smart Bill.

61. La ce se utilizeaza nota de receptie?


Celmai utilizat document si care este necesar aproape in fiecare societate estenota de
receptie si constatare de diferente. Nota de receptie este un document justificativ, fara regim
special care serveste la:

pp receptia bunurilor aprovizionate;

pp incarcarea in gestiune;

pp inregistrarea in contabilitate;

pp act de proba in litigiile cu furnizorii;

pp stabilirea diferentelor constatate la receptie.

Acest document se intocmeste de catre gestionarul care receptioneazamarfasau de catre


comisia de receptie, dupa caz.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 50


62. Care sunt documentele de iesire din gestiune?
Documentele de iesire din stoc sunt:

pp a) bonul de consum: se utilizeaza atunci cand se dau in consum materialele din magazie
(scaderea din gestiune) si pe baza lui se inregistreaza in contabilitate consumul de materiale.

pp b) avizul de insotire a marfii

pp c) factura reflecta o iesire din gestiune a bunurilor si trebuie sa indeplineasca cerintele de


continut mentionate in Codul Fiscal.

pp d) bonul de transfer este un document de predare a elementelor de stoc intre diverse


gestiuni.

pp e) inventarul (prin procesul verbal privind rezultatele inventarierii) asigura descarcarea de


gestiunesi reprezinta o operatiune obligatorie cel putin o data pe an, fiindca pune de acord
inregistrarile din contabilitate cu situatia concreta, fizica si constituie baza pentru intocmirea
situatiilor financiare.

pp f) bonul fiscal si acesta poate sa descarce gestiune, mai ales daca nu se intocmeste o
factura pe baza lui.

63. Cum se evidentiaza vanzarile prin casa de marcat in


contabilitate? Pe baza fiecarui bon sau a raportului Z?
Documentul justificativ care evidentiaza orice vanzare efectuata prin intermediul casei de
marcat este bonul fiscal.

Comerciantii sunt obligati sa utilizeze case de marcat fiscale si, in consecinta, sa emita bonuri
fiscale atunci cand vand produse sau presteaza servicii catre populatie.

Nu fiecare bon insa se introduce in contabilitate. Documentul pe baza caruia se evidentiaza


vanzarile in contabilitate este raportul Z.

Raportul Z este documentul de finalizare a zilei de lucru, extras din casa de marcat, care contine
date cu privire la cuantumul vanzarilor efectuate in acea zi.

BON

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 51


64. Factura de servicii ce trebuie sa mentionez pe aceasta?
Indiferent ca este vorba de o factura de servicii sau de produse, in momentul in care aceasta
se emite, trebuie sa indeplineasca toate conditiile stabilite de Codul Fiscal la art.319.

In cadrul serviciilor prestate conform contractelor comerciale este important sa fie mentionat
si contractul, iar in cazul in care contravaloarea serviciilor se exprima intr-o valuta, se va trece
si suma in valuta si cursul de schimb utilizat.

65. Ce servicii am voie sa prestez si ce produse am voie sa


vand?
Serviciile pe care le poti presta si produsele pe care le vinzi trebuie sa fie in conformitate
cu codul/codurile CAEN al/ale societatii. Cand stabilesti codul CAEN, trebuie sa ai in vedere
ce activitati vei desfasura. In acest mod, vei include toate codurile CAEN care au legatura cu
obiectul principal de activitate si cu activitatile pe care crezi ca le vei realiza in viitor.

CAEN reprezinta acronimul de la Clasificarea activitatilor din economia nationala si este o


clasificare statistica nationala a activitatilor economice din Romania. Scopul acestui cod este
pur statistic.

Orice companie are un singurobiect principalde activitate caruia ii corespunde un singur cod
CAEN, care este declarat la constituire in actul constitutiv.

Acesta este codul prevazut in actul constitutiv sitiparit pe certificatul de inregistrare.

Pe langa codul principal, oentitatetrebuie sa treaca in actul constitutiv si potentialele coduri


pentruactivitati secundare.

Atentie! Va aducem astfel in atentie o lege poate mai putin cunoscuta: Legea nr. 12/1990
protejarea populatiei impotriva unor activitati de productie, comert sau prestari de servicii ilicite
care a fost republicata in 2014.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 52


Aceasta lege prevede ca urmatoarele fapte reprezinta activitati de productie, comert sau
prestari de servicii ilicite si constituie contraventii, daca nu au fost savarsite in astfel de
conditii incat sa fie considerate, potrivit legii penale, infractiuni:

pp efectuarea de activitati de productie, comert sau prestari de servicii, dupa caz, fara
indeplinirea conditiilor stabilite prin lege;

Nu se specifica insa concret care sunt aceste conditii.

Consideram ca in contextul unei astfel de exprimari o potentiala contraventie ar putea-o


constitui desfasurarea de activitati fara a fi regasite intr-un cod CAEN mentionat in actele
societatii.

Contraventiile prevazute mai sus, savarsite de catre persoane juridice, se sanctioneaza cu


amenda de la 2.000 lei la 20.000 lei.

Contravenientul poate achita, pe loc sau in termen de cel mult 48 de ore de la data incheierii
procesului-verbal ori, dupa caz, de la data comunicarii acestuia, jumatate din minimul amenzii,
agentul constatator facand mentiune despre aceasta posibilitate in procesul-verbal.

In plus, bunurile care au servit sau au fost destinate sa serveasca la savarsirea vreuneia dintre
faptele prevazute mai sus, daca sunt ale contravenientului, precum si sumele de bani si bunurile
dobandite prin savarsirea contraventiei, se confisca.

66. Cum pot sa imi dimensionez optim stocurile?


De ce este necesara dimensionarea corecta a stocurilor?

Aceasta este necesara datorita consecintelor acestora asupra:

pp desfasurarii ciclului de exploatare,

pp nivelului de blocare a capitalului si

pp costurilor.

Nivelul optim al stocului este acela care tine seama de conditiile reale de aprovizionare,
tehnologice, de productie si comercializare, de reducere a capitalurilor blocate si a costurilor si
este orientat spre accelerarea vitezei de rotatie, spre cresterea eficientei economice.

Controlul stocurilor reprezinta echilibrarea nevoii de a mentine un anumit nivel al stocurilor


versus costurile asociate acelor stocuri. Responsabilii cu gestiunea stocurilor lucreaza de
regula sub presiunea departamentelor de vanzari pentru a mentine un nivel cat mai ridicat al
acestora, pentru a se asigura ca se pot onora cat mai repede comenzile clientilor.

In acelasi timp, departamentele financiare creeaza presiune in vederea minimizarii nivelului


stocurilor, astfel incat sa nu existe foarte mult numerar imobilizat in astfel de active.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 53


67. Viteza de rotatie a stocurilor
Un indicator foarte important al gestiunii este viteza de rotatie a stocurilor care arata
eficienta cu care sunt utilizate stocurile entitatii. Aproximeaza de cate ori stocul a fost rulat de-a
lungul exercitiului financiar.

Cu cat viteza de rotatie este mai mare, cu atat volumul de stocuri necesar pentru obtinerea
unei anumite productii este mai mic sau productia obtinuta intr-o anumita perioada de timp cu
acelasi volum de stocuri este mai mare.

Se poate calcula in doua variante:

pp a) Ca numar de rotatii, caz in care se utilizeaza formula: N = CV/Sm, unde:

pp N= numar de rotatii

pp CV= costul vanzarilor

pp Sm= stoc mediu (calculat dupa formula: (Stoc initial+Stoc final)/2)

pp b) Ca durata in zile a unei rotatii: Durata = T/N, unde:

pp T=durata perioadei de referinta (de regula anul 365 de zile, dar pot fi si alte perioade:
180 de zile, 30 de zile etc.)

pp N=numar de rotatii

Accelerarea vitezei de rotatie se exprima prin cresterea numarului de rotatii ale stocurilor in
cursul unei perioade sau prin reducerea duratei unei rotatii.

Reducerea duratei de stocare se poate face prin accelerarea procesului de productie.


Accelerarea procesului de productie nu trebuie facuta cu derogari de la calitatea asteptata a
produsului finit.

68. Ce prevede legislatia cu privire la mentionarea TVA pe


facturi?
Potrivit Codului fiscal (Legea 227/2015) art. 319, factura trebuie sa contina, in mod
obligatoriu:

pp cota de TVA aplicata si

pp suma taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei.

Pe de alta parte, in cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA, factura trebuie
sa includa mentiunea taxare inversa sau, in cazul in care vanzatorul este platitor de TVA la
incasare, factura va trebui sa contina textual TVA la incasare.

De regula, atunci cand utilizezi o aplicatie de facturare va trebui sa iti configurezi cotele de taxa
pe care le vei aplica si regimul de impozitare.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 54


Ca sa ai o privire de ansamblu asupra a ce cote sa setezi, iti prezentam o
imagine extrasa din Smart Bill
In meniul Configurari se pot seta optiunile de TVA care sa apara pe factura, astfel:

69. Cu cate zecimale trebuie sa lucrez la stocuri?


Nu este prevazut in legislatie un numar minim sau maxim de zecimale pentru lucrul cu
stocurile.

Aplicatia de facturare Smart Bill permite utilizatorilor efectuarea automata a


tuturor calculelor cu 2, 3 sau 4 zecimale.

Dupa efectuarea acestei setari, la factura de exemplu, se activeaza un camp: Precizie, de unde
se pot selecta 2, 3 sau 4 zecimale.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 55


70. Cum influenteaza durata medie de incasare a creantelor
clienti cash-flow-ul entitatii?
Durata medie de incasare a clientilor este un indicator economico-financiar care masoara
eficienta vanzarilor din perspectiva incasarilor si a generarii de numerar pentru companie,
pentru o anumita perioada de timp.

Durata medie de incasare a creantelor clienti trebuie sa fie cat mai redusa, pentru a nu afecta
stabilitatea financiara a entitatii, respectiv cash-flow-ul acesteia (incasari - plati).

Cu cat durata medie de incasare a clientilor este mai redusa, cu atat efectul este mai benefic
asupra cash-flow-ului.

Cum se calculeaza?
Exista doua variante:

pp a) Numar de rotatii:

pp N= CA/sold mediu clienti

pp N= viteza de rotatie a creantelor clienti

pp CA= cifra de afaceri

pp b) Ca durata in zile a unei rotatii:

pp Dz = T/N= (Sold mediu clienti/CA) * T

pp Dz = durata in zile a unei rotatii

pp T = perioada de referinta, de ex. 365 zile

O valoare in crestere a indicatorului poate indica probleme legate de controlul creditului


acordat clientilor si, in consecinta, creante mai greu de incasat (clienti rau platnici).

Acest indicator este important sa fie corelat cu durata de plata a furnizorilor. Este important
pentru un cash-flow sanatos ca durata de incasare a clientilor sa fie inferioara duratei de plata a
furnizorilor. Altfel spus, trebuie sa incasezi mai repede decat platesti.

Cand nu se intampla acest lucru trebuie sa iei masuri: reducerea termenului de plata acordat
clientilor, de exemplu, sau cresterea duratei de plata a furnizorilor.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 56


71. Corelatia stocului fizic cu inregistrarile din contabilitate
In calitate de antreprenor este important sa te asiguri ca stocul existent faptic in gestiune
este si cel inregistrat in contabilitate.

Cum poti sa faci asta, chiar daca nu esti un specialist in domeniul financiar?
Cel mai simplu mod este sa faci aceasta verificare la inventariere, prin compararea valorii
stocurilor obtinute din inventariere cu suma comunicata de contabilitate.

Practic, totalul listelor de inventariere trebuie sa coincida cu totalul din contabilitate.

In afara inventarierii, poti face aceasta verificare prin compararea sumelor comunicate de
contabilitate cu totalul fiselor de magazie.

De multe ori se vor gasi diferente, in special in firmele cu rulaj foarte mare. Este important insa
sa nu existe diferente semnificative.

72. Poti avea in aceeasi locatie o gestiune cu amanuntul si una


cu ridicata?
Baza legala este O.G. 99/2000 privind comercializarea produselor si a serviciilor de piata,
republicata, care prevede interzicerea exercitarii de activitati de comert cu ridicata si
comert cu amanuntul in aceeasi structura de vanzare/suprafata de vanzare.

Potrivit acestei ordonante:

pp comert cu ridicata/de gros este activitatea desfasurata de comerciantii care cumpara


produse in cantitati mari in scopul revanzarii acestora in cantitati mai mici altor comercianti
sau utilizatori profesionali si colectivi;

pp comert cu amanuntul/de detail este activitatea desfasurata de comerciantii care vand


produse, de regula, direct consumatorilor pentru uzul personal al acestora;

pp structura de vanzare este spatiul de desfasurare a unuia sau mai multor exercitii comerciale;

pp suprafata de vanzare este o suprafata destinata accesului consumatorilor pentru


achizitionarea produsului/serviciului, expunerii produselor oferite, platii acestora si
circulatiei personalului angajat pentru derularea activitatii. Nu constituie suprafete de
vanzare cele destinate depozitarii si pastrarii marfurilor, productiei, birourilor si anexelor.

Trebuie astfel sa existe doua spatii diferite.

Exercitarea de activitati de comert cu ridicata si comert cu amanuntul in aceeasi structura de


vanzare, respectiv suprafata de vanzare se sanctioneaza cu amenda de la 2.000 lei la 10.000
lei si cu interzicerea uneia dintre cele doua activitati (in cazul persoanelor juridice limitele
minime si maxime ale amenzilor se dubleaza).

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 57


73. Cum transferi marfa intre gestiuni?
In cazul gestiunilor situate in aceeasi locatie se utilizeaza bonul de transfer.

In cazul gestiunilor dispersate teritorial se utilizeaza avizul de insotire a marfii.

Chiar daca nu cunosteai acest aspect procedural, la utilizarea optiunii de


transfer intre gestiuni dispersate teritorial, in Smart Bill esti avertizat cu privire
la aceste lucruri.

De asemenea, in Smart Bill bonul de transfer se utilizeaza doar pentru


transferuri intre gestiuni de tip cantitativ-valorice.
Cand se folosesc locatii diferite sau cand in transfer intra cel putin o gestiune de tip global-
valorica, nu se mai intocmeste bon de transfer, ci se face transfer pe baza de Aviz cu NIR.

Motivul este unul simplu dar mai putin evident: necesitatea de a avea doua tipuri de preturi
pentru evaluarea stocului.

De exemplu: se transfera materii prime dintr-o gestiune global-valorica la cost de 50 lei/buc


catre o gestiune de tip magazin in care bunurile sunt evaluate la pretul cu amanuntul de 85 lei/
buc.

Asadar, solutia propusa de aplicatie pentru a inregistra corect iesirea la 50 lei si intrarea la
85 lei, este de a genera automat un Aviz din gestiunea din care se trimit bunurile si un NIR in
gestiunea in care se primesc bunurile. Si ca sa pastreze toate informatiile legate si simplu de
inteles se genereaza si un Proces verbal de transfer care cuprinde toate informatiile.

74. Ce reguli se aplica magazinelor online?


In cazul magazinelor online se urmeaza aceleasi reguli ca si in cazul magazinelor fizice.

Nu este obligatorie evidenta marfurilor din magazin la pret cu amanuntul, nici macar
recomandata, mai ales daca ai un magazin in care preturile se modifica frecvent. Pentru fiecare
modificare de pret va trebui sa intocmesti procesul verbal de modificare de pret.

Modul in care tii evidenta se stabileste prin politicile contabile ale entitatii.

Metoda pretului cu amanuntul este o alternativa la evidenta cantitativ-valorica si de regula


se utilizeaza atunci cand entitatea nu dispune de resursele necesare unei altfel de evidente.
Principalul dezavantaj este ca valoarea informationala este minima: nu poti sa stii de exemplu
care este castigul pe fiecare produs in parte, informatie destul de importanta in structurarea
portofoliului de produse.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 58


75. Se mai intocmeste raportul de gestiune la descarcarea
gestiunii?
Incepand cu 1 ianuarie 2016, de cand se aplica prevederile OMFP 2634/2015, raportul de
gestiune nu mai apare mentionat in textul de lege.

Ordinul anterior care a fost abrogat (O 3512/2008) prevedea utilizarea acestui raport in
contextul utilizarii metodei global-valorice alaturi de Fisa de cont pentru operatiuni diverse.
Acest ordin vechi mai prevedea ca raportul de gestiune se completeaza pe baza documentelor
de intrare si de iesire a marfurilor si ambalajelor si de depunere a numerarului din vanzare.

76. Se poate schimba metoda de tinere a evidentei stocurilor pe


parcursul exercitiului financiar?
Legislatia prevede ca metoda aleasa trebuie aplicata cu consecventa pentru elemente similare
ale stocurilor de la un exercitiu financiar la altul.

Daca, in situatii exceptionale, administratorii decid sa modifice metoda pentru un anumit


element de stocuri, in notele explicative trebuie sa se prezinte urmatoarele informatii:

pp motivul modificarii metodei, si

pp efectele sale asupra rezultatului.

In plus, modificarea politicilor contabile este permisa doar daca este ceruta de lege sau are
ca rezultat informatii mai relevante sau mai credibile referitoare la operatiunile entitatii.

Asadar, trebuie analizat daca metoda de evidenta genereaza informatii mai relevante sau mai
credibile cu privire la situatia entitatii. Daca se intampla acest lucru, este posibila schimbarea
metodei, insa trebuie mentionat acest lucru in notele explicative la situatiile financiare.

77. Care este durata de pastrare a documentelor gestiunii


stocurilor in arhiva unitatii?
Termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani,
cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

Ca exceptie, documentele prevazute mai jos se pastreaza pe o perioada de 5 ani in conditiile


in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai
mare:

pp Nota de receptie si constatare de diferente;

pp Bon de predare, transfer, restituire;

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 59


pp Bon de consum;

pp Bon de consum(colectiv);

pp Lista zilnica de alimente;

pp Dispozitie de livrare;

pp Fisa de magazie;

pp Lista de inventariere;

pp Lista de inventariere (pentru gestiuni valorice).

Practic toate documentele cu privire la stocuri se pot arhiva pe 5 ani, cu 2 exceptii care
trebuie arhivate pe 10 ani :

pp Aviz de insotire a marfii si

pp Fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta

78. Se pot utiliza metode diferite de evaluare a stocului la


intrare?
Pentru stocurile care nu au aceeasi natura si aceeasi utilizare se pot utiliza metode diferite de
evaluare.

De exemplu, se poate utiliza ca metoda de evaluare a stocurilor la intrare, metoda costului


standard pentru o anumita categorie de stocuri (materii prime, materiale auxiliare, materiale
pentru ambalat) si metoda costului de achizitie pentru o alta categorie de stocuri (materiale
consumabile, piese de schimb, ambalaje);

Important! Metodele de evaluare a stocurilor trebuie prezentate in politicile contabile ale


societatii si aprobate de catre conducatorul acesteia.

79. Vanzare sub pretul de achizitie, este acest lucru posibil?


Prin vanzare in pierdere se intelege orice vanzare la un pret egal sau inferior costului de
achizitie.

Este interzis oricarui comerciant sa ofere sau sa vanda produse in pierdere, cu exceptia
situatiilor prevazute mai jos :

pp vanzari de lichidare;

pp vanzari de soldare;

pp vanzari efectuate in structuri de vanzare denumite magazin de fabrica sau depozit de fabrica;

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 60


pp vanzari ale produselor destinate satisfacerii unor nevoi ocazionale ale consumatorului, dupa ce
evenimentul a trecut si este evident ca produsele respective nu mai pot fi vandute in conditii
comerciale normale;

pp vanzari ale produselor care intr-o perioada de 3 luni de la aprovizionare nu au fost vandute;

pp vanzari accelerate ale produselor susceptibile de o deteriorare rapida sau a caror conservare
nu mai poate fi asigurata pana la limita termenului de valabilitate ;***)

pp vanzarea unui produs la un pret aliniat celui legal practicat de ceilalti comercianti din aceeasi
zona comerciala, pentru acelasi produs, determinat de mediul concurential. Zona comerciala
poate fi asimilata unei arii geografice in care functioneaza structuri de vanzare asemanatoare
in conditii de concurenta relativ omogene.

pp vanzarea produselor cu caracteristici identice, ale caror preturi de reaprovizionare s-au


diminuat, precum si in cazul produselor aflate in pachete de servicii. In categoria produselor
aflate in pachete de servicii intra: painea sau apa minerala oferite gratuit consumatorilor,
in cazul serviciilor de alimentatie publica, telefonul oferit gratuit consumatorilor, in cazul
pachetelor de servicii telefonice sau alte asemenea cazuri.

Baza legala: art. 17 din OG 99/2000

***) In categoria vanzarilor accelerate ale produselor susceptibile de o deteriorare rapida


intra:

a) produsele agroalimentare si produsele horticole, inclusiv seminte, atunci cand acestea sunt
amenintate de o alterare rapida datorita apropierii datei de depasire a termenului de valabilitate
sau, dupa caz, a datei durabilitatii minimale, precum si produsele agroalimentare perisabile,
cum ar fi, dar fara a se limita la: carne si preparate din carne, peste si fructe de mare, lapte si
preparate din lapte, unt, oua, produse de cofetarie-patiserie si preparate culinare care necesita
pastrarea in vitrine, alte spatii frigorifice sau sisteme de climatizare, a caror conservare nu mai
poate fi asigurata pana la limita termenului de valabilitate datorita defectarii din cauze obiective,
independente de vointa comerciantului sau a personalului din structura de vanzare respectiva,
a spatiilor frigorifice in care acestea sunt pastrate;

b) unele produse nealimentare, cum ar fi, dar fara sa se limiteze la lacuri si vopsele, atunci
cand acestea sunt susceptibile de o deteriorare rapida datorita apropierii datei de depasire a
termenului de valabilitate.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 61


80. Cum se scoate din gestiune marfa distrusa? Ce documente
se folosesc?
In cazul in care cu ocazia inventarierii se constata ca anumite marfuri sunt degradate, se va
mentiona acest lucru in procesul verbal de inventariere.

Apoi, dupa aprobarea scoaterii din gestiune se va intocmi Procesul-Verbal de scoatere din
functiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale.

Daca este cazul, bunurile pot fi predate unor firme de colectare/distrugere/reciclare a


deseurilor. Trimiterea lor se va face pe baza de aviz de insotire a marfii.

In Smart Bill se poate opera scoaterea din gestiune prin optiunea : Inventar
sau Ajustare de stoc.

81. Numerotarea documentelor


Entitatile trebuie sa asigure un regim intern de numerotare a documentelor financiar-
contabile, astfel:

pp persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin


decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind
alocarea si gestionarea numerelor aferente;

pp fiecare document va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, numar sau serie ce
trebuie sa fie secvential(a), stabilit(a) de entitate. In alocarea numerelor se va tine cont de
structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;

pp entitatile vor emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii, dupa caz,
prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul sau seria de la
care se emite primul document.

Cu Smart Bill stabilirea seriilor se poate face in doua moduri:

pp In etapa de configurare a aplicatiei Configurare > Serii documente:

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 62


pp Sau pe masura ce documentele sunt introduse chiar din fereastra de introducere a
documentelor

De exemplu, la emiterea primei chitante se deschide o fereastra de dialog care solicita


introducerea unei serii:

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 63


82. Cate serii se pot defini pentru un anumit document?
Nu exista o limita impusa prin legislatie (O 2634/2015) cu privire la numarul de serii care poate
fi utilizat pentru documente, insa este obligatoriu sa existe cel putin una.

Numarul de serii trebuie sa fie rezonabil insa, astfel incat entitatea sa le poata urmari
corespunzator.

83. Care sunt documentele pentru gestionarea casieriei?


Documentele de gestionare a casieriei sunt:

pp Chitanta

pp Dispozitie de plata/incasare catre casierie

pp Registrul de casa

pp Borderou de achizitie

pp Decont pentru operatiuni in participatie

(conform Ordinului 2634/2015)

Pe langa aceste documente standard, se mai utilizeaza si altele, astfel:

pp Bon fiscal

pp Raport Z

pp Ramburs

pp Foaie de depunere

Iata ce operatiuni de casa se pot efectua din Smart Bill:

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 64


100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 65
84. Este permisa utilizarea chitantelor catre persoane fizice?
In baza OUG nr. 28/1999 cu modificarile si completarile ulterioare, operatorii economici care
incaseaza, integral sau partial, cu numerar sau prin utilizarea cardurilor de credit/debit sau a
substitutelor de numerar contravaloarea bunurilor livrate cu amanuntul, precum si a prestarilor
de servicii efectuate direct catre populatie sunt obligati sa utilizeze aparate de marcat
electronice fiscale.

Exista insa si unele exceptii cum ar fi:

pp comertul ocazional cu produse agricole efectuat de producatorii agricoli individuali in piete,


targuri, oboare sau alte locuri publice autorizate;

pp serviciile de alimentatie publica efectuate in mijloace de transport public de calatori;

pp vanzarea de ziare si reviste prin distribuitori specializati;

pp transportul public de calatori pe baza de bilete sau abonamente tiparite, precum si cu


metroul;

pp activitatile desfasurate ca profesii libere sub toate formele de organizare care nu implica
crearea unei societati comerciale, precum si activitatile economice desfasurate in mod
independent de persoanele fizice autorizate potrivit legii, cu exceptia activitatilor de
taximetrie auto pentru marfuri si persoane;

pp vanzarea bunurilor de folosinta indelungata;

pp serviciile de instalatii, reparatii si intretinere a bunurilor, efectuate la domiciliul clientului etc.

Astfel, cu exceptiile de mai sus, in cazul in care o entitate vinde catre populatie, tranzactia se
realizeaza pe baza de bon fiscal. La cererea persoanelor fizice entitatea este obligata sa
emita si factura.

Chiar daca nu cunosti aceste restrictii, utilizand Smart Bill esti avertizat cu
privire la acest lucru. Iata mai jos mesajul trimis de aplicatie:

Smart Bill permite si lucrul cu casa de marcat, care se activeaza in etapa de


configurare a aplicatiei.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 66


85. Care sunt restrictiile la platile in numerar?
Cele mai importante limitari sunt:

1.Incasarile de la persoane juridice, PFA, II, IF, liber profesionisti, persoane fizice care
desfasoara activitati in mod independent, asocieri si alte entitati cu sau fara personalitate
juridica, pot sa aiba loc in limita unui plafon zilnic de 5.000 lei de la o astfel de persoana;

2. Incasarile efectuate de catre magazinele de tipul cash and carry, in limita unui plafon zilnic de
10.000 lei de la o persoana asa cum sunt enumerate la punctul 1;

3. Plati catre aceleasi persoane (prevazute la punctul 1), in limita unui plafon zilnic de 5.000 lei/
persoana, dar nu mai mult de un plafon total de 10.000 lei/zi;

4. Plati catre magazinele de tipul cash and carry, care sunt organizate si functioneaza in baza
legislatiei in vigoare, in limita unui plafon zilnic total de 10.000 lei;

Stiai ca Smart Bill te avertizeaza daca intentionezi sa operezi o tranzactie cu o


valoare mai mare de 5.000 lei ?

Dupa citirea mesajului poti sa continui sau sa anulezi operatiunea.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 67


86. Care sunt cele mai importante informatii despre stocuri?
Cele mai importante informatii despre stocuri sunt:

a. Cantitatea si valoarea stocului la un moment dat, pe fiecare gestiune

Acest raport furnizeaza informatii importante cu privire la cantitatile disponibile spre


tranzactionare, stocurile epuizate, stocurile sub un nivel minim etc.

Acest raport in Smart Bill arata astfel:

In plus :

pp este disponibil spre consultare oriunde ai acces la internet;

pp este intotdeauna actualizat: in orice moment il accesezi poti sa fii sigur ca este actualizat cu
ultimele documente introduse de colegii din alta locatie;

pp poate fi filtrat dupa data, gestiune, produs, asa cum se vede mai jos:

pp poti selecta daca sa ti se afiseze si valorile sau nu.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 68


pp b. Miscarile pe stocuri (Fisa de magazie)

Pe baza acestui raport poti vedea care sunt stocurile cu cel mai mare rulaj, cele mai cautate, dar
si stocurile care nu au miscare, greu vandabile, care pun probleme gestiunii.

Iata cum arata acest raport in Smart Bill:

87. Schimbarea preturilor in gestiunea cu amanuntul


Documentul care se utilizeaza la schimbarea de pret in comertul cu amanuntul este procesul
verbal de schimbare de pret.

Orice modificare a pretului de vanzare presupune recalcularea marjei.

Presupunem ca am stabilit pretul de vanzare pentru un produs in Smart Bill pe care ulterior vrem
sa il modificam:

Din aceasta fereastra se acceseaza butonul modificare care conduce la deschiderea unei noi
ferestre care solicita introducerea noului pret. In aceasta fereastra se poate introduce:

pp cresterea de pret procentuala;

pp se poate bifa daca se modifica pretul cu TVA inclus sau nu;

pp modul de rotunjire.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 69


Dupa salvare se genereaza automat procesul verbal de schimbare de pret:

Nota: Se mai poate face acest lucru si direct din vanzari: aplicatia te va notifica atunci cand
schimbi pretul si daca decizi sa continui va genera procesul verbal de modificare de pret. Acest
lucru este valabil pentru gestiunea global-valorica.

88. Ce regimuri speciale pot exista pentru facturile de vanzari?


Facturile de vanzari pot fi sub unul din regimurile speciale:

ART. 310 - Regimul special de scutire pentru intreprinderile mici

ART. 311 - Regimul special pentru agentiile de turism

ART. 312 - Regimuri speciale pentru bunurile second-hand, opere de arta, obiecte de colectie si
antichitati

ART. 313 - Regimul special pentru aurul de investitii

ART. 314 - Regimul special pentru serviciile electronice, de telecomunicatii, de radiodifuziune


sau de televiziune prestate de catre persoane impozabile nestabilite in Uniunea Europeana

ART. 315 - Regimul special pentru serviciile electronice, de telecomunicatii, de radiodifuziune


sau de televiziune prestate de catre persoane impozabile stabilite in Uniunea Europeana, dar
intr-un alt stat membru decat statul membru de consum

In cazul in care sunt incidente prevederile art 311 sau 312, anumite mentiuni trebuie efectuate pe
factura.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 70


Trebuie sa cunosti aceste aspecte fiscale chiar daca nu esti specialist in domeniu?

Nu, desigur ca nu, va trebui sa ceri ajutorul contabilului tau pentru a stabili ce si cum trebuie sa
mentionezi pe factura.

Smart Bill permite efectuarea mentiunilor automat prin bifarea casetei


corespunzatoare din Configurare > Preferinte personale.

89. Cum se poate stabili modul de utilizare a documentelor in


cadrul companiei?
Circuitul documentelor financiar-contabile si numarul de exemplare al acestora se stabilesc
prin proceduri proprii privind organizarea si conducerea contabilitatii, aprobate de
administratorul entitatii, ordonatorul de credite sau alta persoana care are obligatia
gestionarii entitatii respective.

Asadar, este recomandat ca fiecare entitate sa dispuna de un manual de proceduri de


gestionare a documentelor contabile.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 71


90. Cum se pot corecta documentele financiar-contabile?
Iata cateva prevederi legale pe care este bine sa le cunosti:

pp in documentele financiar-contabile nu sunt admise stersaturi, modificari sau alte asemenea


procedee, si nici lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea sau file lipsa.

pp erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, concomitent
inscriindu-se alaturi textul sau cifra corecta. Corectarea se face in toate exemplarele
documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul,
mentionandu-se si data efectuarii corecturii.

pp in cazul documentelor financiar-contabile la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe


baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, ori al altor documente
pentru care normele de utilizare prevad asemenea restrictii, documentul intocmit gresit se
anuleaza si se pastreaza sau ramane in carnetul respectiv.

pp la corectarea documentului justificativ in care se consemneaza operatii de predare-primire


a valorilor materiale si a mijloacelor fixe este necesara confirmarea, prin semnatura, atat a
predatorului, cat si a primitorului.

pp in cazul completarii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare


automata a datelor, corecturile sunt admise numai inainte de prelucrarea acestora.

91. Controlul operatiunilor si operatorilor in gestiune


Atunci cand doresti sa pastrezi controlul datelor din gestiunea ta este bine sa utilizezi un
sistem intern de control.

In cadrul sistemului intern de control se inscriu si drepturile utilizatorilor privind introducerea


datelor.

Unii utilizatori ai aplicatiei pot sa introduca date, altii sa le vizualizeze doar.

In Smart Bill se poate face acest lucru din meniul Utilizatori. Pentru fiecare operator se pot
seta drepturi de:

pp Administrator

pp Vizualizare documente

pp Emitere documente

pp Editare documente

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 72


De asemenea mai pot fi setate drepturi cu privire la:

pp Limitarea accesului pe anumite gestiuni

pp Limitarea posibilitatii de editare a documentelor din trecut

pp Control al accesului pe fiecare tip de document

pp Acces la nomenclatoare

92. Facturi in lei pentru produse si servicii cu preturi exprimate


in valuta
De foarte multe ori se intampla ca pretul produselor sau serviciilor in cadrul contractelor
comerciale sa fie exprimat in valuta, insa potrivit reglementarilor financiar-bancare, plata
poate fi efectuata numai in lei.

Cursul de schimb utilizat este cel mentionat in contractele comerciale.

Poate fi de exemplu: cursul BNR din ziua curenta, din ziua precedenta, un curs BNR plus un
anumit procent etc.

Cursul BNR se publica la ora 13.

Cum poti gestiona aceasta situatie astfel incat sa nu pierzi timpul cautand cursul de schimb si
covertind sumele in lei?

Smart Bill vine cu o rezolvare practica usoara.


Mai intai se configureaza modul de lucru cu preturi cu moneda de referinta in valuta, dupa
care se stabileste cursul de schimb dorit, curs care se va prelua de pe internet:

Apoi se emite factura selectand:

pp Moneda de facturare: leu

pp Valuta de referinta : valuta in care este exprimat pretul

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 73


In factura finala, pretul apare doar in lei, astfel:

Este o solutie rapida si eleganta pentru a gestiona facturile in lei pentru produse exprimate in
valuta.

93. Salvarea datelor si securitatea datelor


O etapa importanta in organizarea gestiunii este procesul de salvare si de securitate a
datelor.

Indiferent de solutia de gestiune pe care o utilizezi, este important sa stii ca poti avea oricand
acces la datele si la arhiva ta.

Poti sa pastrezi arhiva pe un suport local sau poti sa o pastrezi in cloud.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 74


Este important sa arhivezi datele periodic si sa nu te abati de la aceasta rutina datorita
riscurilor aferente functionarii oricarei aplicatii/echipament tehnic.

Smart Bill este o astfel de aplicatie gazduita in cloud. Mai concret, aplicatia
este gazduita de Amazon Web Services (AWS), cel mai important furnizor de
infrastructura Cloud din lume.
Backup-ul bazei de date a Smart Bill se efectueaza zilnic.

94. Plati in valuta intre rezidenti


Regula generala este ca platile intre rezidenti pe teritoriul Romaniei sa fie facute numai in lei.

Exista si cateva exceptii:

pp a) persoanele juridice care efectueaza plati si incasari nemijlocite decurgand din contracte
de comert exterior si prestari de servicii externe (export-import de bunuri si servicii), pe baza
contractelor de comision incheiate intre comisionar si comitent sau intre comisionarul unui
nerezident si beneficiarul rezident, precum si a contractelor de comert exterior respective;

pp b) persoanele juridice care efectueaza nemijlocit plati si incasari pe baza contractelor


de subantrepriza decurgand din contracte de colaborare (cooperare) economica
internationala, contracte de export al unor obiective complexe si al unor produse cu ciclu
lung de fabricatie;

pp c) persoanele fizice, juridice si alte entitati, pentru operatiuni care decurg din acte de
comert derulate in porturi, in zonele din aeroporturi si punctele de trecere a frontierei de
stat, asimilate zonelor libere), ori din acte de comert derulate pe parcurs extern in trenuri
internationale, la bordul aeronavelor si navelor;

pp d) persoanele fizice, juridice si alte entitati, pentru operatiuni stipulate de prevederi legale
exprese;

pp e) persoanele fizice, pentru operatiuni efectuate intre acestea cu caracter ocazional;

pp f) persoanele fizice, juridice si alte entitati, pentru operatiuni nemijlocite ce decurg din
organizarea si/sau prestarea de servicii externe, cum ar fi transportul international de
marfuri si de persoane si turismul international;

pp g) persoanele fizice, juridice si alte entitati, pentru operatiuni nemijlocite decurgand din
contracte externe de prelucrare in regim lohn, pe baza contractelor de colaborare, in
masura in care colaboratorii rezidenti sunt nominalizati in autorizatia de perfectionare activa;

pp h) persoanele fizice, juridice si alte entitati, pentru operatiuni efectuate in strainatate;

pp i) persoanele juridice si alte entitati, pentru plati efectuate catre furnizorii si subfurnizorii de
bunuri si servicii pentru produsele si serviciile exportate.

Asadar, daca operatiunile pe care le derulezi se incadreaza in categoria de mai sus, poti sa le
decontezi in valuta.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 75


95. Ce sunt costurile fixe? Dar cele variabile?
Costurile variabile sunt acele costuri care evolueaza proportional cu volumul productiei.

Costurile fixe sunt acele costuri care raman neschimbate pe o anumita perioada de timp,
indiferent de nivelul productiei.

O delimitare corecta a costurilor in costuri fixe sau variabile este utila in efectuarea de
previziuni si implicit la luarea de decizii la nivel de management.

Exemplu. In productia de aparate radio, compania X achizitioneaza difuzoare, costul unui


difuzor fiind de 10 euro pe bucata. Acesta este un cost variabil pentru X , fiindca este direct
corelat cu volumul productiei. Daca productia este de 1.000 de bucati, atunci va achizitiona
1.000 difuzoare, iar daca volumul productiei se dubleaza si cheltuiala cu acestea se va dubla.

Unul dintre costurile variabile cele mai reprezentative este salariul muncitorilor direct
productivi. Acesta variaza in general direct proportional cu volumul productiei.

Presupunem ca X detine un spatiu inchiriat pentru hala de asamblare. Indiferent de nivelul


productiei acest cost ramane constant. Cu cat volumul productiei creste, costul fix care revine
pe unitatea de produs scade.

In timp ce costurile variabile au o flexibilitate ridicata in sensul ca se adapteaza foarte usor


nivelului productiei (resursele se achizitioneaza pe masura necesitatilor), costurile fixe nu se
adapteaza atat de usor pentru a reflecta nivelul necesarului de resurse.

Diferentierea intre fix si variabil se face pentru fiecare entitate in parte fiindca un tip de cost
ce pentru o anumita entitate poate fi variabil, pentru alta poate avea caracter fix.

In plus, acelasi cost poate avea atat o componenta fixa cat si una variabila. Exemplul clasic
este cel al achizitionarii unui abonament de telefonie, unde tariful pana la un anumit nivel este
fix, dupa care creste proportional cu volumul convorbirilor.

96. Care sunt cele trei tipuri de bugete importante pentru orice
entitate?
Managementul prin bugete reprezinta o practica frecventa pentru firmele care doresc sa isi
optimizeze performantele. Prin intermediul bugetelor, orice firma isi poate proiecta evolutia
financiara pentru un an sau pentru o alta perioada. La elaborarea bugetelor firmei se vor lua in
considerare toti factorii care pot influenta, intr-un fel sau altul, performantele viitoare ale firmei.

In practica se elaboreaza in general trei bugete centralizatoare: bugetul de venituri si


cheltuieli, bugetul de investitii/dezinvestitii si bugetul de numerar .

Bugetul de venituri si cheltuieli reprezinta planificarea veniturilor si cheltuielilor unei firme pe


o anumita perioada de timp. Acesta va fi fundamentat tinandu-se cont de vanzarile influentate
de evolutia cererii de consum si a puterii de cumparare a clientilor tinta, corelate cu volumul de

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 76


activitate si cu nivelul de resurse necesar pentru sustinerea vanzarilor.

Bugetul de investitii/dezinvestitii: contine informatii legate de tipul si destinatia investitiilor, a


necesarului de finantare si a surselor de finantare, dar si informatii referitoare la dezinvestitii,
respectiv vanzarea de active la pretul pietei.

Bugetul de numerar: evidentiaza proiectia incasarilor si platilor generate de activitatea de


exploatare, de investitii/dezinvestitii si de finantare; cu ajutorul bugetului de numerar se pot
anticipa riscurile de lipsa a lichiditatilor si se poate interveni din timp pentru reglementarea
acestei situatii.

97. Cum intocmesti un buget de venituri si cheltuieli?


Ca antreprenor cu siguranta esti interesat de predictibilitatea business-ului tau.

Bugetul este un instrument utilizat pentru a aproxima care vor fi rezultatele viitoare ale
companiei tale. Acesta iti ofera informatii cu privire la veniturile pe care le vei realiza si valoarea
cheltuielilor pe care le vei antrena.

Pentru a asigura un echilibru intre venituri si cheltuieli, iata mai jos cateva sfaturi:

pp ar trebui sa autorizezi doar acele cheltuieli pentru care exista in contrapartida si incasari
viitoare;

pp daca pe parcusul anului incep sa apara deviatii intre asteptarile conform bugetului si situatia
reala, poti lua masuri pentru ajustarea cheluielilor conform rezultatelor reale;

Cum se creaza un model de buget?


pp Estimarea venitului este o abordare pragmatica ce pleaca de la rezultatele anului
precedent, la care se aplica:

pp constrangerile anului curent,oricare ar fi ele (cash limitat, posibilitati de livrare limitate


etc.);

pp estimarile angajatilor din vanzari. Astfel, rezulta venitul estimat pe anul curent.

pp Estimarea cheltuieilor, structurata astfel:

pp Estimarea salariilor in conformitate cu nivelul prognozat al vanzarilor se poate estima


numarul de angajati necesari pentru a sustine acest volum crescut de vanzari. Apoi, in
functie de importanta si experienta necesare fiecarei pozitii se poate estima costul total
al fortei de munca si al taxelor aferente.

pp Cheltuielile administrative. Se pleaca de la cheltuielile anului precedent la care se aplica


eventuale modificari ale chiriei lunare sau alte modificari estimate. Trebuie tinut cont de
faptul ca un numar mai mare de angajati determina o crestere a cheltuielilor cu utilitatile
si eventual cu chiria, daca spatiul devine insuficient.

pp Cheltuielile de productie. Aici trebuie analizate urmatoarele: daca va creste cheltuiala

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 77


cu materiile prime: de exemplu, daca in ultimii ani a existat o crestere cu 0.5% a pretului
materiilor prime, se poate estima ca aceasta situatie se va aplica si anul urmator; daca
va creste cheltuiala cu transportul, un cost deloc neglijabil in structura costului de pro-
ductie etc.

La sfarsitul acestor operatii rezulta o structura bruta a bugetului la care se poate incepe sa se
lucreze in detaliu pe tipuri de cheltuieli si de venituri.

Daca ai o companie mare, atunci fiecare departament poate deveni responsabil pentru o
anumita estimare: marketing-ul pentru cheltuielile de reclama si protocol, resursele umane
pentru costul fortei de munca, administrativul pentru cheltuielile administrative.

98. Ce probleme pot sa apara la intocmirea bugetelor?


La intocmirea bugetelor, practica arata ca pot sa apara, in general, urmatoarele probleme:

pp Lipsa de acuratete a datelor: in situatia in care mediul in care opereaza entitatea se schimba,
structura de venituri si de costuri a acesteia poate sa se modifice radical;

pp Timpul scurt disponibil: intocmirea bugetului se poate dovedi o activitate consumatoare de


timp. Pentru eficientizare se poate construi o procedura de lucru si se poate implementa un
soft adecvat;

pp Discutii si anxietate intre departamentele companiei: daca un department nu isi indeplineste


indicatorii din buget poate sa considere vinovat de acest esec un alt department pentru ca
nu a oferit suportul corespunzator;

pp Datorita faptului ca un buget presupune cifre, tinde sa concentreze atentia managementului


doar asupra aspectelor financiare, neglijand celelalte aspecte necuantificabile in termeni
monetari: calitatea serviciilor, modul in care sunt tratati clientii, care in final, sunt aspectele
de baza care genereaza vanzari si profitabilitate;

pp Incercarea de a pacali sistemul: managerii mai experimentati pot incerca sa reduca in mod
deliberat estimarile cu privire la vanzari si sa creasca estimarile privind cheltuielile pentru a
obtine diferente favorabile fata de estimari;

pp Utilizarea bugetului alocat la maxim o alta tendinta care apare la sfarsit de an atunci cand
se constata ca bugetul alocat nu a fost consumat integral este sa se faca demersuri pentru
a cheltui tot, existand teama ca daca bugetul alocat nu a fost consumat, in anul urmator,
departamentul va beneficia de un buget mai scazut.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 78


99. Cateva strategii prin care iti poti imbunatati cash-flow-ul
Cash-flow-ul este important pentru orice firma. O entitate ar putea rezista o anumita perioada
fara profit dar cu siguranta nu poate rezista fara numerar.

Iata cateva sfaturi:

1. Stabileste un pret corect pentru produsele tale

Acesta trebuie sa tina cont de tipul de client caruia se adreseaza produsele, cantitatea
disponibila spre vanzare, modul de distributie, concurenti etc.

2. Redu costurile directe de productie si cheltuielile indirecte

In felul acesta, iti vei spori marja (calculata ca diferenta intre venitul din vanzari si costul
produselor vandute). O marja crescuta are impact pozitiv asupra profitului dar si asupra
numerarului.

Ca sa reduci costurile de productie trebuie sa incerci sa negociezi preturile cu furnizorii de


materii prime. Pentru urmarirea cheltuielilor indirecte de productie un instrument util este
bugetul. Prin permanenta comparatie intre cheltuielile bugetate si cele realizate, se pot trage
concluzii utile cu privire la evolutia cheltuielilor si se pot lua masuri de evitare a deviatiilor.

3. Controlul incasarilor

Un sistem bun de management a creditului acordat clientilor este de importanta colosala intr-o
afacere. Cum poti sa te asiguri ca iti vei creste sansele de incasare a facturilor?

pp Verifica prealabil istoricul clientului si situatia lui financiara;

pp Acorda discounturi pentru plata in avans;

pp Verifica periodic situatia facturilor neincasate si pentru cele cu scadenta depasita


contacteaza partenerii de afaceri in vederea platii.

4. Controlul stocurilor

Regula de baza: Nu tine stocuri mai mari decat ai nevoie. Stocurile in depozit inseamna bani
imobilizati. Stocurile peste limita iti vor ocupa spatiul de depozitare si vor antrena costuri
suplimentare pentru pastrare.

5. Controlul platilor catre furnizori

Ideal ar fi sa negociezi termene cat mai intinse pentru plata facturilor de la furnizori, sau cel
putin durata de plata a furnizorilor sa depaseasca durata de incasare a facturilor pentru a nu
avea probleme de cash flow. Cum ar fi daca ai incasa facturile la 30 de zile, insa tu ar trebui sa iti
platesti furnizorii la 15 zile?

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 79


Felicitari! Ati ajuns la intrebarea cu numarul 100.

100. Cum stabilesti pretul produselor tale?


Exista mai multe strategii de stabilire a pretului unui produs al unei companii. Alegerea
facuta depinde foarte mult de contextul in care opereaza firma.

Iata cateva sfaturi utile mai jos:

Strategii pornind de la cost: aceasta este strategia care se aplica natural si implica stabilirea
pretului produsului pornind de la costul de productie si adaugand o marja.

Astfel, putem identifica o strategie de:

pp Break even adica stabilirea unui pret la un nivel la care compania nu obtine nici profit, dar
nu se afla nici in pierdere. Poate fi o strategie pentru o firma aflata la inceput care doreste
sa cucereasca piata prin preturi competitive. Nu este insa o strategie pe termen lung. Fara
profit, o companie nu isi justifica functionarea.

pp Cost marginal preturile sunt stabilite la nivelul costului marginal necesar pentru a produce
un articol, de regula pentru a profita de avantajul utilizarii unei capacitati de productie, in alt
context neutilizata.

pp Cost plus o anumita marja (de regula la nivelul marjei folosite in industria in care compania
opereaza);

Strategii bazate pe pret in aceasta categorie intra abordari de marketing si amintim doar
cateva:

pp Premium pricing adica stabilirea unui pret mai ridicat decat pretul pietei pentru a crea
impresia de produs premium;

pp Value pricing adica preturile sunt stabilite in functie de valoarea pe care produsul sau
serviciul o are pentru client;

pp Freemium pricing adica oferirea unui serviciu de baza gratuit, urmat de taxarea serviciilor

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 80


de calitate superioara.

Ti-a placut ce ai citit?

La Smart Bill ne dorim sa devenim cei mai buni prieteni ai


antreprenorului roman atat prin produsul oferit cat si prin
ecosistemul creat in jurul sau, din care face parte acest ghid dar si
blogul Smart Bill.

Pe blog, gasesti know-how actionabil, sfaturi oferite de


antreprenori si specialisti din diferite domenii, raspunsuri la
intrebari financiar contabile.

Ne dorim sa ajutam antreprenorii sa gaseasca solutii pentru


problemele intampinate in bussiness-ul lor. Daca ai o intrebare la
care nu gasesti raspuns, scrie-ne la askbill@smartbill.ro si, daca
este o problema de larg interes, vom face tot posibilul sa o tratam
intr-un articol.

100 de intrebari si raspunsuri despre gestiune Pagina 81