BIENVENIDO AL

ENTRENEMIENTO EN LA ESCRITURA
DE REPORTES
A-3 (O.P.R)

A-3 Titulo/Tema

Medidas
Situacion Correctivas

Targets Implementacion

= Analisis Seguimiento
 Propositos
Ensear a los
Empleados como
escribir los tres
tipos de A-3s
 AGENDA
Que es un A3?
Ejemplos
Como puede Ud. Crear un A-3
Guias para el Formateado
Actividades en Grupo
 QUE?
Un A-3 es un formato de One Page Report que incluye toda

la informacin necesaria para el lector, para que pueda :

Tomar una decisin sobre una PROPUESTA o PROBLEMA,
especifico.

communicar el STATUS de un plan o planes para una meta

TITULO DEL PLAN SUGERIDO

especifica. PLAN
SITUACION

Titulo

ANALISIS
Nombre SEGUIMIENTO
Fecha

MEDIDAS
CORRECTIVAS

7
 CUATRO TIPOS DE A-3s

PROPUESTA

SOLUCION DE PROBLEMAS

REPORTE DE STATUS

INFORMATIVO
 Permitamonos mirar las PROPUESTAS DE A-3:

Use un FORMATO
de PROPUESTA cuando...

No existe un plan o meta,

pero existe un valor en la
compaia que no esta siendo
logrado,

Existe un plan o una meta,

pero el valor de la meta o la
politica ha cambiado.

Frase Clave:
PROPONIENDO UN
CAMBIO O NUEVA ACTIVIDAD
Historia de la Propuesta (Titulo va aqui A:
De:

OBJETIVO Propuesta Cont

INTRODUCCION

PLAN

PORQUE? Que Cuando

PROPUESTA COMO?

QUE? ASUNTOS PENDIENTES

Fecha:
Historia de la Propuesta (Titulo Aqui) A:
De:
INTRODUCCIN Propuesta, Cont.
PORQUE (The reasons you chose this topic)

I. Condicin de la unidad de Trabajo

Comparada con:
PLAN
II. Que esta haciendo Bien la Casa Matriz

PROPUESTA

QUE

Items Especificos, procesos, etc. Cambios o

mejoras on a traer al Depto. de otra
sucursales o Plantas.

Que se necesita que suceda para conseguir la

Asuntos no Resueltos
prpuesta implementada?

Date:
Historia de la Propuesta (Titulo aqui) A:
De:
INTRODUCCIN Propuesta, Cont.

PLAN
COMO IMPLEMENTAR QUIEN CUANDO

PROPUESTA
COMO

Asuntos No Resueltos

Fecha:
 Standardized Work
Putting Drayton Plains Carload Picking On Track
THEME

Begin the Kaizen process for picking carload tags in the Service Warehouse by establishing
Standardized Work.

INTRODUCTION

The joint parties agreed to focus on three Quality Network Action Strategy Initiatives in 1996. They are
Planned Maintenance, Workplace Organization and Visual Controls, and People Focused
Practices.
Our plant has begun the process of implementing the first two, but we have not made any progress

WHY
towards establishing People Focused Practices.
We need to address this because we do not have common processes and this results in increased
injuries and illnesses, customer dissatisfaction, and less than competitive productivity.
We need to continue building on current initiatives.
NUMMI utilizes standardized work to prevent health and safety hazards, to minimize quality problems,
and it can be used to identify elements for productivity improvements.

PROPOSAL

1. Establish standardized work for the carload tag picking process.

2. The goal is pick the same number of carload tags everyday.
3. We should choose one picking area as a pilot to establish standardized work.
4.
5. WHAT
We should have the pickers thoroughly involved in determining job elements and times.
We should make the standardized work form highly visible.
 To: B.F. (Your Supervisor)
Date: May 3, 1996 From: Tom S.

PROPOSAL - contd.

6. Conduct training on standardized work, verify and enforce the standard.

7. Kaizen the process (ongoing).

PLAN

WHAT WHO WHEN

Review this plan with the plant management group T.S. May 10
Review this plan with the departmental supervisors T.S. May 15
Review this plan with shop committee representatives T.S. May 22
Review this plan with all employees in the department T.S. June
Choose the appropriate picking area T.S. /Supervisors June

HOW
Develop training program T.S. June 30
Train supervisors and pickers T.S. July
Define job elements Pickers/Supervisors August 15
Post standardized work form Pickers/Supervisors Sept. 1
Audit shipments using elements as criteria Pickers/Supervisors Sept. 15 - 30
Establish standard times Pickers/Supervisors October 3

UNRESOLVED ISSUES

Whether or not the shop committee will support having represented employees establishing standards is a
question that will have to be answered.
How to motivate the affected employees to be involved in the process (tangible rewards, recognition, etc.).
EJEMPLOS DE
A-3 PROPUESTA
 CUATRO TIPOS DE A-3s

PROPUESTA (Frase Clave?)

PROPONIENDO UN CAMBIO O NUEVA

ACTIVIDAD
 CUATRO TIPOS DE A-3s

PROPUESTA

SOLUCIN DE PROBLEMAS
 USE UN FORMATO DE
SOLUCIN DE PROBLEMAS Cuando:
Un plan, meta o estandar
existe, pero no los estamos
logrando
Pintura Daada
Y necesitamos identificar la
causa-raiz del problema

Frase Clave: DETERMINAR LA CAUSA-AIZ PARA

SOLUCIONAR EL PROBLEMA
 Reporte de Solucin de Problema
A: _______________

De_______________

Situacin del Problema Medidas Correctivas

(COMO)
SOLUCIN A LA CAUSA-RAIZ
CUAL ES EL PROBLEMA

Implementacin
QUE QUIEN CUANDO
Target / Meta
SOLUCIN DESEADA PLAN (COMO)

Analisis de las Causas

Problema: Seguimiento
Por que?
Por que? Descubriendo
Por que? COMO CHEQUEAR EL PROGRESO
la Causa Raiz
Por que? DEL PLAN / MEDIDAS CORRECTIVAS
Por que?

Fecha: _______________
 A: ___________________
Reporte de Solucin de Problemas
De: _________________

Situacin del Problema Medidas Correctivas

(Resultantes del analisis de las causas-raiz)
Cual es el Estandar (Que deberia estar pasando?) Medidas temporales Sugeridas
Situacin Actual (Que esta pasando actualmente?) Medidas Correctivas a Largo Plazo Sugeridas
Discrepancia / Extensin del problema
Racionales para escoger el problema
(Importancia para la actividad, metas o valores del Implementacin
negocio u organizacin) Que Quien Cuando
Target / Meta Acciones a Persona Target
ser tomadas Responsable Fechas
Description of what you want to change

Costo
Analisis de las Causas
Problema:
Seguimiento
Causas Potenciales:
Causas mas Probables Asuntos no resueltos acciones para
- Por que? direccionarlos
- Por que? Como chequeara los efectos de la mejora?
- Por que? Como reportara los hallazgos?
-Por que?
Cuando reportara los hallazgos?
Causa Raiz: therefore
Asuntos No resueltos

Posibles Problemas No Controlables

Fecha: _________
 A: _______________

Disponibilidad de contenedores reciclables De: _______________

Situacin Problema Medidas correctivas

El Estandar Medidas correctivas permanentes:
Todos los contenedores reciclables cerca de las impresoras
Situacin actual Delegate a responsible person to order bins from
No recycling bin located near printers in both quality Office Supply
control office and Information Managements office.
Racional: Provide centrally located recycling bins near printers
Situation must be addressed in order to maintain our Encourage recycling awareness among people
uncompromising program for protecting the environment
Bins available at no cost by We Cycle Office Waste
Paper (WOW)
Target / Meta
Initiate immediate placement Implementacin
60
of recycling bins by or near
printers in both offices; 59 Que: Quien: Cuand:
thereby enabling 100% Establish location for bin - (stated) Barbara 3/6/97
58
recycling capabilities Send memos to inform people of Sandy 3/6/97
57
Ja n Feb
bin locations
Printers Bins plegar posters to encourage Both 3/6/97
recycling
Analisis de Causas
Problema: People throwing out recyclable materials
Causa Potencial: No recycling bins near printers Seguimiento
Porque?
People accustomed to putting scrap paper in trash Anualmente Chequee que todo los
baskets contenedores estan en su lugar.
Porque?
Trash baskets were centrally located
Porque?
Everyone in office had access to trash baskets
Porque?
Each person took responsibility for their own waste.

Date: _______________
 A: _______________
S istema de Sugerencias Kaizen de Empleados
De: _____________

Situacin Problema Busqueda de Resultados

SSKE. operating since 1980. Activity Participation / Timely
Participation rose yearly to a high of 92% in 1991. usqueda de
Jan-July 1 92 participation level: 36% Delco Evaluators receive 10% of department awards
Jan-July 1 91 participation level: 67%
Resultados Evaluators of the month published in 90% / 90 %
Difference: 31% company newspaper
Racional:
Higher participation levels in employee suggestion Ford Evaluator of the year sent to Hawaii for 1 week 87% / 86%
system must be regained July- Dec. in order to
meet 92 target of 92% which supports company
wide cost reduction efforts.
Medidas Correctivas
Target / Meta What How Responsibility
1. Evaluators of the month 50 Pgm Adm.
Increase current participation level in E.S.S. 2. Evaluators of the year 500 Pgm Adm.
by 56% by Dec. 31st 1992. 3. Suggestion award 5% of
Pgm Adm.
points to evaluator dep.. total
Semi Annually
Cause Analysis
Problem: Employees reluctant to Cost $5,900
participate in E.S.S.
Cause: Suggestions not evaluated in a
timely manner. Implementacin
Root Activity Month Aug 1 Sept 1 Oct 1 Dec 1 Jan 1
Cause: Evaluators place low priority Evaluator of the Month
Publicize
in evaluation of suggestions.
Award
Evaluator of the Year
Publicize
Dinner
Award points to evaluator
Publicize
Distributor
Award

Seguimiento
N o M o ti v a ti o n

E v a lu a t i o n o n t i m e
Evaluator Survey Oct 92
In v o lv e d w i t h o t h e r p r o j e c t s
Monitor Employee Participation Monthly
Monitor Processing time Monthly
Report to Management Monthly
Date: _________
 EJEMPLOS DE
A-3s: SOLUCIN DE PROBLEMA
 CUATRO TIPOS DE A-3s

PROPUESTA (Frase Clave)

- Proponiendo un Cambio o Nueva Actividad

SOLUCIN DE PROBLEMA (Frase

Clave)
- Determinando la causa-raiz del Problema

REPORTE DE STATUS
 USE UN FORMATO DE
REPORTE DE STATUS
CUANDO:

Ud. esta reportando el status

de algunas metas y/o

Ud. esta establesciendo

actividades para una nueva
meta

Frase Clave: REPORTE EL STATUS DE LAS METAS

 REPORTE DE STATUS:

PROPOSITO

ANTECEDENTES

PORQUE?

OBJETIVO

CUAL ES EL PROPOSITO?
 A:

DE:

EFECTO TOTAL

NUEVAS METAS Y OBJETIVOS

PLAN

PLAN DE ACCIN

QUE? QUIEN? FECHA INICIO FECHA CIERRE

DETALLES DEL PLAN

FECHA:
 CUATRO TIPOS DE A-3s

PROPUESTA (Frase clave)

- Proponiendo un Cambio o Nueva Actividad

SOLUCIN DE PROBLEMAS (Frase clave)

- Determinando la causa-raiz del Problema

REPORTE DE STATUS
- Reporte el status de las Metas
 CUANDO...
Usar un One Page Report
Cualquier momento que ud. desee presentar
un plan claramente, especialmente cuando ud.
desee simplificar o
clarificar un asunto complicado.
Cuando ud. desee cortar desperdicios
(papel, tiempo, procesamiento, etc.)
Cuando ud. desee que su informe sea leido por
otros.
 PORQUE Usar
El Formato A-3 ?
Por que un Reporte A-3...
 Incrementa el Pensamiento Logico - Que/Como cumplir una
meta
 Mejora la toma de decisiones - All facts thought out & included
 Provee un Metodo estandarizado de Comunicacin - es facil a
cada departmento/division entender y leerlo
 Foco en Actividades de Solucin de Problemas 5 Porque
usado en vez de tratar se resolver simplemente el problema
percibido
 Eliminata desperdicio - Procesamiento, Inventario, Movimiento,
Espera, Movimiento del Material
 Lo fuerza a ud. A preguntarse:
Porque debemos hacer esto?
Tiene sentido?
 PORQUE
PRACTICAS
FOCALIZADA A3 es una propuesta estandarizada para la comunicacin en los negocios
EN LA GENTE Usada para desarrollar la gente
REDUCTION DE

LAS VARIACIONES Formato Estandarizado; Un tipo de formato usado por todos

RAPIDO SET-UP Fprmato Estandarizado; Herramienta facil; layou familiar

REDUCCIN DEL Promueve la rapida toma de decisiones menos lectura de material

LEAD TIME
Conciso, Comunicacin clara
ERROR
Facil de evidenciar sus efectos menos que revisar
PROOFING
CONTROLES
VISUALES Debido a que es un formato estandarizado - Visualmente "User Friendly"

Elimina Desperdicios
Costos mas bajos
Mejora los beneficios
 PORQUE
La Relacin Entre
PDCA y el A-3
Formato A-3 Reporte de Problemas
Proceso de Solucin de Problemas

Title/ Objective

ACTION PLAN
Identify Situacin Medidas Correctivas
PLAN
Standardize
or start again
situation
Analyze
DO situation
Targets Implementacin
CHECKCHECKDO
Recommend
Follow upACT
countermeasure
Implement
Analisis Seguimiento
 PORQUE?
La relacin entre
PDCA y el A-3
Formato A-3 de Reportar Problemas fr Toyota

Proceso de Solucin de Problemas de Toyota

Titulo/
Titulo/Objetivo
Objetivo

ACCIN PLAN
Standardize
Situacin Med. Correctivas
Identifique & Situacin
or start again Med. Correctivas
Analize
situacin
Targets Implementacin
CHEQUEAR HACER Targets

Analisis Seguimiento
Analisis
 PORQUE
La Relacin Entre
PDCA y el A-3
Formato A-3 de Reportar Problemas de Toyota
Proceso de Solucin de Problemas de Toyota

Titulo / objetivo

ACTION PLAN
Identifique y
Situacin Medidas Correctivas
Analice la
situacin

CHECK DO Targets Implementacin

Medidas
correctivas
recomendadas
Implementadas
Analisis Seguimiento
 PORQUE
La Relacin Entre
PDCA y el A-3
Formato A-3 de Reportar Problemas en Toyota
Proceso de Solucin de Problemas de Toyota

Titulo/ Objetivos

ACTION PLAN
Identify
situation Situacin Medidas Correctivas
Analyze
situation

CHECK DO
Targets Implementacin
Medidas
Seguimiento Correctivas
Implementadas
Analisis Seguimiento
 PORQUE
La Relacin Entre
PDCA y el A-3
Formato de Reportar Problemas
Proceso de Solucin de Problemas

Titulo / Objetivo
ACTION PLAN
Identifique Situacin Medidas Correctivas
Estandarice o situacin
comience de Analice
nuevo situacin
Targets Implementacin
CHECK DO
Medidas
Seguimiento Correctivas
Sugeridas
Implementadas Analisis Seguimiento
 QUIEN es el Cliente
Nemawashi
Preparando las Raices

Buscar
Intercambiar
Cultivar
 COMO
Determine su Meta.
Cual es el PROPOSITO

Analice su informacin
-Cartas y, Graficos
Decida el tipo de A-3

Visualice su A-3
Decida y construya su historia. Cuenta una historia?
Debe satisfacer las necesidades de sus lectores Es breve y Concisa?

Provea informacin para Llegaste a alguna conclusion?

Soportar su historia Cual es su recomendacin?
Llego a cumplir su meta?
 COMO

INTRODUCCIN / (Situacin Problema)

Describa brevemente la situacin en su division:

1.Por que hay un problema? Cual es el problema

que usted esta encontrando? ; describa en detalles;
que procesos no estan en el sitio.
 COMO
INTRODUCCIN / (Situacipon Problema)

2. Describa la situacin en su casa matriz

y que puede usted aprender de ella , que pudiera ayudarlo
a usted a resolver su problema.
 COMO

TARGET /META / SELECCIN DE PROPUESTAS

QUE LE GUSTARIA A USTED ALCANZAR?

Dadas las responsabilidades de su trabajo

, que mejoras podria ud. Hacer en su planta?
Son las areas que estan bajo su control
Las que a usted le gustaria ver mejoradas?
 COMO

ANALISIS DE CAUSAS

1. Existe alguna Barrera para el logro de sus objetivos?

si asi fuera, por favor identifiquelas.
 COMO

ANALISIS DE CAUSAS

2. Aplique "5 porque" para conseguir la raiz del problema

averiguar por que existen las barreras.
 COMO

IMPLEMENTACIN DE MEDIDAS CORRECTIVAS

1. Direccione la raiz del problema(s) identificado.

(Causa mas Probable)

2. COMO implementara usted. su plan?

 COMO
.

SEGUIMIENTO

Despues de la implementacin:
que hara usted para chequear
que todo esta bien?
 COMO

ASUNTOS NO RESUELTOS
Areas de Preocupacin que no pueden
ser direccionadas aqui
 GUIAS PARA EL FORMATEADO
Foco en el Contenido, sin embargo...
A: FECHA
Sub raye el encabezado DE:__________________
ENCABEZADO
Use numeros y lista de
14 tamao de letra bullets para efecto
N todo el encabezado Texto
va en Mayusculas 1.
& 2.
3.
No repita lo 90
80
que ha sido 70
60
50
expresado 40
30
East
West Alinie las cajas
North
graficamente 20
10
Por los bordes
0
1st 2nd 3rd 4th
Qtr Qtr Qtr Qtr

Puntos a Recordar:
Remitente, destino, y fecha
Establezca el hecho; Deje el titulo a Interpretacin
Escriba a la audiencia
No deletree errores
Chequee todo para ver el balance
Puede ser escrito a mano si fuese necesario