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MANUAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS

ACTIVIDAD #1

COMPRAS Y SUMINISTROS

NRC: 5374

Estudiantes:
JANNEHT SOFIA VARGAS PARRA ID 464698

GLORIA ISABEL RODRIGUEZ TRIANA ID 461870

ESNEIDER ANGARITA HERMOSA ID 405452

DIANA CRISTINA SAAVEDRA MORENO ID 474412

CORPORACIN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

PROGRAMA DE ADMON EN SALUD OCUPACIONAL

MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO

NEIVA HUILA

2017 2
MANUAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS

ACTIVIDAD #1

COMPRAS Y SUMINISTROS

NRC: 5284

PRESENTADO A:

Tutora / Alba Luz Ocaa Cortez

CORPORACIN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

PROGRAMA DE ADMON EN SALUD OCUPACIONAL

MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO

NEIVA HUILA

2017 2
TABLA DE CONTENIDO

1. ALCANCE ......................................................................................................... 3

2. PROPSITO ..................................................................................................... 3

3. DEFINICIONES ................................................................................................. 3

4. RESPONSABLES ................................................................................................4

5. GESTIN DE COMPRAS Y PROVEEDORES

5.1 Solicitud o pedido del bien o servicio .........................................................4

5.2 Informacin de compras ................................................................................4

5.3 Verificacin del bien y/o servicio comprado ...................................................... 5

5.4 Seleccin, evaluacin y reevaluacin de proveedores ............................. 6

5.4.1 Etapa de Seleccin ............................................................................................ 6

5.4.2 Etapa de Evaluacin inicial ...............................................................................7

5.4.3 Etapa de reevaluacin ....................................................................................... 7


OBJETIVOS

GENERAL

Comprender los pasos para la elaboracin del manual de compras y suministros

de una empresa

ESPECIFICOS

Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de compras

Reconocer los participantes y requisitos en el proceso de compra.

Identificar las etapas del proceso.


INTRODUCCION

El presente manual tiene por objeto guiar el desarrollo de las actividades que se ejecutan

en la Gestin de Compras de una empresa, as como fijar polticas, normas, procedimientos,

pautas de seguimiento, evaluacin y control, teniendo en cuenta que este es la

consolidacin de las necesidades de la organizacin, incluyendo los participantes que

intervienen en el proceso de comprar y suministros.


Manual de Compras Pelican & Asociados

1. ALCANCE

Este documento rige a partir del momento de su emisin y publicacin en las


instalaciones de la empresa, en el proceso de gestin de compras y contrataciones, cada vez
que se requiera realizar una compra de bienes y/o servicios a proveedores avalados por la
organizacin.

2. PROPSITO

Establecer lineamientos claros a seguir para realizar el proceso de compras y


contrataciones, controlando dicha gestin en lo que tiene que ver con la adecuada seleccin,
evaluacin y re-evaluacin de proveedores y la verificacin del producto/servicio comprado.

3. DEFINICIONES

Producto: para fines de este procedimiento, hace referencia a los bienes y/o
servicios que la empresa necesita comprar para realizar su fin misional. Incluye:
Productos tangibles en esta categora se encuentran los bienes como:
equipos, herramienta, materia prima, insumos, etc., necesarios para ejecutar las
actividades planificadas en los procesos. Ejemplo: maquinaria, herramienta, papelera,
software, elementos de proteccin personal, sealizacin, agregados ptreos, insumos
para maquinaria y equipo como: combustibles, aceites, llantas, repuestos, etc.

Productos intangibles en esta categora se incluyen todos los servicios como


asesoras tcnicas de especialistas, subcontratos de obras civiles, topografa, realizacin
de ensayos de laboratorio y calibracin de equipos, alquiler de equipos, mantenimiento
general de zonas, vehculos de apoyo de terceros para la prestacin de servicios de vas
en concesin como gras, ambulancias, etc., transporte de valores en estaciones de peaje,
servicios de monitoreo y mediciones ambientales y de seguridad y salud en el trabajo,
realizacin de exmenes mdicos ocupacionales, servicios de capacitacin,
entrenamiento y/o formacin, transporte de materiales y equipo, transporte y disposicin
final de residuos, servicios de fotocopiado y litografa, etc.

Proveedor: persona natural y/o jurdica que suministra un producto de


acuerdo a requisitos establecidos por la concesin.

4. RESPONSABLES

El Director de proyecto asigna los recursos necesarios para la adecuada


implementacin y mantenimiento de lo contemplado en este procedimiento.
El Director administrativo y Coordinador de compras, aseguran que los lineamientos
establecidos en el presente documento, se desarrollen de acuerdo a lo aqu
planificado.
El Coordinador de compras y Directores y Jefes de rea, son responsables de ejecutar
las etapas de seleccin, evaluacin inicial y re-evaluacin de proveedores, segn
aplique, de acuerdo a los lineamientos establecidos en el presente procedimiento.

5. GESTIN DE COMPRAS Y PROVEEDORES

Como respuesta a una necesidad, cualquiera de las reas / procesos, pueden solicitar la
adquisicin de bienes o servicios, indispensables para llevar a cabo las actividades asignadas.
Teniendo en cuenta lo anterior, en trminos generales, el proceso de compras debe surtir las
siguientes etapas:

5.1 Solicitud o pedido del bien o servicio


Se debe realizar utilizando el formato establecido en la organizacin.

5.2 Informacin de compras

Como primera medida, se debe asegurar que el proveedor est creado en la base de datos
de la empresa, para lo cual el proveedor debe diligenciar completamente el formato de
creacin de proveedor, anexando todos los documentos soporte como: RUT, certificado de
cmara y comercio, certificados varios, etc.
Antes de realizar la compra de un bien o servicio a excepcin de compras por caja menor,
se debe solicitar una cotizacin al(os) proveedor(es) que previamente haya(n) sido
aprobado(s) mediante un proceso de seleccin establecido. Si se requiere, ya sea por la
importancia del producto / servicio o por el monto de la compra, se debe solicitar mnimo
tres (3) cotizaciones y diligenciar un comparativo de cotizaciones. La cotizacin aprobada,
debe ser firmada por el Director de proyecto o por quien este delegue y se convierte en uno
de los documentos de compra.
Se hace claridad que cuando ya exista un proveedor seleccionado con precios negociados
se podr solicitar directamente sin pasar de nuevo por el proceso de solicitud de cotizaciones.
Con la cotizacin aprobada se contina el proceso de compra en la plataforma del Sistema, a
travs de la elaboracin de la Orden de compra para el caso de bienes y el Contrato para
el caso de servicios. Dichos documentos describen claramente los criterios del bien y/o
servicio comprado entre ellos: cantidades, unidades, valores pactados, referencia de normas
de cumplimiento, especificaciones, planos, elementos de control al contratista, tipo de
embalaje, requerimientos de pago y entrega, etc.

5.3 Verificacin del bien y/o servicio comprado

Para formalizar la entrega del bien o servicio comprado por parte del proveedor asegurar
que este cumple los criterios de compra previamente establecidos, la empresa debe realizar
una verificacin al momento de entrega, la cual para el caso de bienes se lleva a cabo de
conformidad con lo establecido en el procedimiento y para los servicios ejecutados por los
contratistas del proyecto, de acuerdo a lo indicado en el procedimiento.

5.4 Pagos a proveedores

El pago se debe realizar de acuerdo a lo establecido en los documentos de compra


en cuanto a forma, cuanta y periodicidad de pago.
5.5 Seleccin, evaluacin y re-evaluacin de proveedores

El desarrollo de estas actividades incluye la aplicacin de una serie de evaluaciones


dirigidas a los proveedores de bienes o servicios, que buscan garantizar que dicho
proveedor cumple los criterios establecidos por el proyecto en sus diferentes etapas.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Deben ser realizadas nicamente en la plataforma del sistema.
Deben ser aplicadas de acuerdo al tipo de proveedor ya sea de bienes, servicios
o ambas si es del caso.
Cada rea o frente de trabajo debe evaluar los proveedores a los cuales le
compra bienes y/o servicios, as estos sean evaluados simultneamente en otras
reas o frentes.
Si el resultado de aplicacin de cualquiera de las pruebas determina que el
proveedor No Cumple los criterios de evaluacin establecidos en alguna de las
etapas especficas, el proveedor no podr ser aceptado, por lo tanto, no se le
podr realizar ningn tipo de compras en el rea o centro de trabajo que lo evalu.
Se puede dar el caso que a un proveedor se le compre bienes o servicios en
varias reas y/o centros de trabajo simultneamente, por lo tanto, la aceptacin o
rechazo del mismo se hace efectiva nicamente para el rea o centro de trabajo que lo
evalo, pudindose dar el caso que en una parte si cumpla y en otra
no.
El listado de proveedores por rea o centro de trabajo se puede visualizar
directamente en la plataforma del sistema.
6. Etapa de Seleccin
Este tipo de evaluacin debe ser aplicada al proveedor solamente UNA VEZ, en lo
posible inmediatamente despus de la creacin del proveedor en el sistema, con el fin de
garantizar de esa manera que el mismo cumple los criterios de calificacin para esta etapa, y
puede ser clasificado como ACEPTADO como proveedor de la empresa.
La aplicacin de la evaluacin en esta etapa es responsabilidad del Coordinador de
compras y se debe realizar directamente en la plataforma del sistema, aplicando una de las
siguientes evaluaciones de acuerdo al tipo de proveedor:
Seleccin proveedores de bienes
Seleccin proveedores de servicios

6.1. Etapa de Evaluacin inicial

Este tipo de evaluacin debe ser aplicada al proveedor solamente UNA VEZ, despus de
realizada la primera compra del bien o servicio a uno de los proveedores seleccionados como
Aceptado y una vez el bien o servicio haya sido recibido a satisfaccin por parte de la
empresa, lo anterior con el fin de confirmar que el proveedor cumple los criterios de
calificacin en esta etapa, y puede continuar siendo clasificado como ACEPTADO como
proveedor de la empresa.
La aplicacin de la evaluacin en esta etapa es responsabilidad del Coordinador de
compras o Director / Coordinador de rea y se debe realizar directamente en la plataforma
del sistema, aplicando una de las siguientes evaluaciones
de acuerdo al tipo de proveedor:
Evaluacin inicial proveedores de bienes
Evaluacin inicial proveedores de servicios

6.2. Etapa de Re-evaluacin


Este tipo de evaluacin debe ser aplicada al proveedor ANUALMENTE, generalmente
durante los tres primeros meses del ao posterior al de anlisis, por ejemplo: durante los
meses de enero a marzo de 2017 se debe realizar la reevaluacin de proveedores a los cuales
se les realiz compras en el ao 2016, lo anterior con el fin de confirmar que el proveedor
cumple los criterios de calificacin en esta etapa, y puede continuar siendo clasificado como
ACEPTADO como proveedor del proyecto.
Para lo anterior y nicamente para esta etapa, el Coordinador de compras, de acuerdo a
los informes emitidos por el sistema, debe revisar la lista total de proveedores a los cuales la
empresa hizo compras en el ao de anlisis, con el fin de hacer los respectivos filtros de
informacin y determinar as a qu proveedores debera aplicarse la prueba de Re-evaluacin,
teniendo en cuenta cualquiera de los siguientes criterios para depurar la lista:
1. Proveedores que suministren bienes o servicios que incidan en la calidad del
producto final, la Seguridad y Salud en el Trabajo y en la gestin ambiental.
2. Proveedores que suministren bienes o servicios que en total en el ao de anlisis se
le hayan realizado pagos por montos iguales o superiores a $50.000.000
3. Proveedores que suministren bienes o servicios a los cuales en el ao de anlisis se le
haya realizado mnimo de 10 pagos.
La aplicacin de la evaluacin en esta etapa la deben realizar los Directores de rea/
Coordinadores responsables de los productos / servicios comprados y se debe realizar
directamente en la plataforma del sistema SINCO ERP, aplicando una de las siguientes
evaluaciones de acuerdo al tipo de proveedor:
Re-evaluacin inicial proveedores de bienes
Re-evaluacin inicial proveedores de servicios
Bibliografa

Victor M. Jaramillo, 1998,Manual de procedimientos de compras y suministros


CEPEP, Tomado el da 01/10/2017 de
http://aulas.uniminuto.edu/mdl_201765/pluginfile.php/2660367/mod_resource/content/1/M
anual%20de%20procedimientos%20de%20compra%20y%20suministros%20CEPEP%20
%20USAID.pdf.