Informe Final de Auditoria Proceso Recursos Humanos

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
Proceso: RECURSOS HUMANOS
Lder de Proceso: CARLOS MANUEL PEA IRRAGORRI
Objetivo de la Auditora: Evaluar la gestin del proceso de Recursos Humanos,

incluyendo la identificacin de riesgos que impactan el
cumplimiento del objetivo del mismo, para efectos de
establecer acciones que permitan la toma de decisiones,
en pro de su mejoramiento.
Alcance de la Auditora: Inicia con la identificacin de los riesgos, asociados al

proceso a partir del anlisis de los factores internos y
externos que inciden en el cumplimiento de su objetivo
misional; tomando en cuenta aspectos tales como su
organizacin, personal que labora en la dependencia,
distribucin de las tareas, tiempos establecidos para cada
uno de los trmites y diligencias a cargo, cumplimiento de
los mismos, al igual que los plazos legales; verificacin y
anlisis de la informacin consignada en la anterior
auditora realizada, seguimiento a las recomendaciones
formuladas, finaliza con la entrega del informe y las
recomendaciones correspondientes.
Criterios de la Auditora: En el desarrollo de la presente auditora, se tuvo en

cuenta la base normativa descrita en la caracterizacin
del proceso de Recursos Humanos. La metodologa
definida para la realizacin de auditoras, las actividades
descritas en el procedimiento de auditora interna, el
mapa de riesgos y los planes de acciones preventivas y
correctivas.
Equipo Auditor : RITA CECILIA COTES COTES

Jefe Oficina Control Interno
MARIA MERCEDES CABRA DUSSAN

Auditor - Contratista
Tipo de Informe : Informe Final
FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

Tramitado y Proyectado por Mara Mercedes Cabra Dussn 30/10/2015
Revisado para firma por Rita Cecilia Cotes Cotes 30/10/2015
Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo
tanto, bajo nuestra responsabilidad, lo presentamos para la firma.
SISTEMA GESTIN DE LA CALIDAD Calle 24A No. 59-42 Torre 4 Piso 3 Centro Empresarial Sarmiento Angulo Bogot D.C., Colombia
Cdigo: : FOR-CI-7400-009 Centro de Informacin para el Ciudadano CIC Avenida el Dorado No 69-63 OF 509/510 Torre 26
Fecha aprobacin: 21/02/2014 PBX: 57 - 1 6577565 Lnea gratuita nacional: 01 8000 119703
Versin: 3 www.supervigilancia.gov.co
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AUDITORIAS INTERNAS
Metodologa:
La metodologa utilizada fue la descrita en el Manual de Control Interno y el procedimiento de

Auditora Interna. La documentacin que se tuvo en cuenta tiene relacin directa con cada uno
de los procedimientos que se auditaron.
Se procedi a estudiar el Proceso de Recursos Humanos, las funciones a cargo del Grupo de
Recursos Humanos, los procedimientos que tienen identificados para su cumplimiento; el
Manual de Funciones, plan de accin, indicadores, entre otros temas para la vigencia 2014. A
partir de estos datos, se realiz una programacin con el fin de acercarse a la prctica que se
ejecuta en el da a da.
A la evaluacin, se le aplicaron las tcnicas y normas de auditora generalmente aceptadas, bajo

los criterios y principios de independencia, con el fin de evaluar la gestin realizada por la
dependencia; por lo tanto se requiri de planeacin y ejecucin del trabajo con miras a
fundamentar directamente lo que se consigna en este informe.
La Auditora se basa en el anlisis de pruebas seleccionadas a partir de muestra selectiva; que

permiten obtener evidencias con los debidos soportes documentales que respaldan el actuar de
la gestin del Grupo de Recursos Humanos, como son los papeles de trabajo que reposan en
la Oficina de Control Interno de esta Entidad y que incluyen un CD.
La Comisin de Auditora, conformada por Rita Cecilia Cotes Cotes, en su condicin de Jefe de
la Oficina de Control Interno; lder de la auditora, y Mara Mercedes Cabra Dussn (contratista
auditora) fue atendida por los funcionarios de la dependencia.
Limitaciones
.- No existe memoria histrica, ni traza documental sobre varios de los temas requeridos al
Grupo de Recursos Humanos.
:- De algunas de las respuestas suministradas por el Grupo de Recursos Humanos, no es
posible hacer claridad sobre los temas preguntados.
.- Hay informacin solicitada al rea auditada, que no fue remitida a la Oficina de Control Interno,
o no se realiz dentro de los plazos programados, lo que hizo necesario ampliar el plazo para la
entrega del informe preliminar y de la Ejecucin de la Auditora.
Reunin de Apertura Ejecucin de la Auditora

PLAZO
Da 03 Mes 07 Ao 2015 Desde 06/07/2015 Hasta 30/10/15

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En cumplimiento con lo dispuesto por la Ley 87 de 1993 y dems normas reglamentarias, y en

consideracin al Programa de Auditoras vigencia 2015, debidamente aprobado por el Comit de
Coordinacin del Sistema de Control Interno, Acta No. 1 del 09 de marzo de 2015, el Equipo
Auditor conformado por RITA CECILIA COTES COTES, Jefe Oficina Control Interno y MARIA
MERCEDES CABRA DUSSAN, contratista auditora se practic Auditora Interna al Proceso de
Recursos Humanos, desde el 03 de julio hasta al 30 de octubre de 2015.
DESARROLLO DE LA AUDITORA
Una vez revisado el mapa de riesgos del proceso y los factores internos y externos que puedan
llegar a afectar la consecucin de su objetivo; y teniendo en cuenta que uno de los aspectos con
porcentaje ms significativo en la priorizacin de los procesos a auditar, es la identificacin de
los riesgos, para el enfoque de la presente auditoria, se tuvieron en cuenta los siguientes
riesgos. Se hace la salvedad, que el ltimo, fue identificado por el Equipo Auditor:
INCUMPLIMIENTO E INOPORTUNIDAD EN EL EJERCICIO DE LAS FUNCIONES Y

EN LAS ACTIVIDADES DESCRITAS EN LA CARACTERIZACIN DEL PROCESO
Tenido en cuenta, por cuanto su materializacin podra exponer a la Entidad, a fallos en

su contra e incumplimiento de los objetivos y metas institucionales.
INADECUADA ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO POR INAPLICABILIDAD

A LA NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE
Estimado como riesgo, por cuanto la ausencia de carrera administrativa, puede ocasionar
un direccionamiento incorrecto del talento humano, afectando entre otros, la estabilidad
laboral, el clima organizacional y los resultados en el desempeo de los procesos.
Para el desarrollo de la auditora, se procedi a realizar una revisin normativa y a comparar con
lo encontrado en la realidad en el Grupo de Recursos Humanos y en los documentos soportes
que se suministran. Se procedi a manejarlo en cuatro (4) captulos a saber:
1.- GESTION ADMINISTRATIVA

2.- APLICACIN NORMATIVA
3.- EXPEDIENTES REVISADOS Y TEMAS RECURRENTES EN ELLOS
4.- REVISIN MEDIDAS TOMADAS FRENTE A LOS RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS
INTERNAS REALIZADAS POR LA OFICINA DE CONTROL

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En cada uno de ellos (captulos), el Equipo Auditor establece lo que se pretende observar, lo
que se evidencia, las pruebas, las posibles causas y las sugerencias que considera oportuno
realizar.
1.- GESTION ADMINISTRATIVA
Se seleccionaron los temas que se indican a continuacin, teniendo en cuenta que conforman la
parte estructural para el desarrollo de las funciones; se establece la norma que lo respalda y se
revisa como se cumple en la realidad y la evidencia documental, as:
1.1. UBICACIN EN LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD
1.2.- FUNCIONES, RELACIN CON EL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS Y SUS

PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS PARA VERIFICAR SU CUMPLIMIENTO.
1.2.1.- Funciones Secretara General

1.2.2.- Funciones del Grupo de Recursos Humanos
1.3.- CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS, COMPARACIN DE

FUNCIONES DEL GRUPO DE RECURSOS HUMANOS CON SUS PROCEDIMIENTOS
ASOCIADOS:
1.3.1. Caracterizacin del Proceso de Recursos Humanos.

1.3.2.- Comparacin de las Funciones del Grupo con los Procedimientos Existentes.
1.4.- VERIFICACIN DE LOS AVANCES EN EL SISTEMA DE INFORMACIN Y GESTIN

DEL EMPLEO PBLICO SIGEP
1.5.- PERSONAL QUE CUMPLE LOS PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL PROCESO DE

RECURSOS HUMANOS.
1.6.- DERECHOS DE PETICIN.
1.7. INDICADORES DE GESTIN APLICADOS AL PROCESO DE TALENTO HUMANO
1.8.- RESOLUCIN POR MEDIO DE LA CUAL SE HACE LA DISTRIBUCIN DE CARGOS DE

LA PLANTA GLOBAL.
1.9.- MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS A NIVEL DE CARGO
1.10. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES
2. APLICACIN NORMATIVA

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3.- EXPEDIENTES REVISADOS Y TEMAS RECURRENTES EN ELLOS.
4.- REVISIN MEDIDAS TOMADAS FRENTE A LOS RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS

INTERNAS REALIZADAS POR LA OFICINA DE CONTROL
DESARROLLO
1.- GESTIN ADMINISTRATIVA
1.1.- UBICACIN EN LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD
Se parte de lo establecido en el Decreto 2355 de 2006 Por la cual se modifica la estructura de la

Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y se dictan otras disposiciones.
Artculo 5. Estructura. La Superintendencia de Vigilancia Privada tendr la siguiente estructura:
1. DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE. ...
2. DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA LA OPERACION DE LOS

SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA
3. DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA EL CONTROL
4. SECRETARIA GENERAL
1.2.- FUNCIONES, RELACIN CON EL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS Y SUS

PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS PARA VERIFICAR SU CUMPLIMIENTO.
1.2.1.- FUNCIONES SECRETARIA GENERAL
Se parte de las funciones que le son asignadas por el Decreto 2355 de 2006, Por la cual se
modifica la estructura de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y se dictan otras
disposiciones, a la Secretara General; pues de ellas se desprenden, las que cumple el Grupo
de Recursos Humanos.
Artculo 13. Funciones de la Secretara General. Corresponde a la Secretara General, el

desarrollo de las siguientes funciones:
1. Asesorar al Superintendente en la formulacin de polticas, normas y procedimientos

para la administracin de recursos humanos, fsicos, econmicos y financieros de la
Superintendencia.
2. Coordinar y programar las actividades de administracin de personal, seguridad
industrial y relaciones laborales del personal, de acuerdo con las polticas de la
Superintendencia y las normas legales sobre la materia.

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3. Realizar estudios sobre la planta de personal y mantener actualizado el manual de

funciones y de competencias laborales de la Superintendencia.
4. Dirigir y controlar en todos los niveles, los procesos administrativos y financieros de la
institucin..
13. Velar por la debida aplicacin del sistema de desarrollo administrativo, relacionado con
las polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de carcter administrativo
y organizacional para la gestin y el manejo de los recursos humanos, tcnicos, materiales,
fsicos y financieros del organismo, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el
desempeo institucional, de conformidad con las normas legales.
14. Recibir y atender oportunamente las quejas y reclamos que se presenten en relacin con la
institucin.
18. Las dems inherentes a la naturaleza de la dependencia y las que le sean asignadas por el
Jefe del Organismo y las normas legales.
1.2.2 FUNCIONES DEL GRUPO DE RECURSOS HUMANOS
- Resolucin No. 3572 del 03/10/2006 Por el cual se crean y organizan grupos Interno de
Trabajo en la Superintendencia de vigilancia y Seguridad privada y se asignan funciones
Artculo 1.- Conformar en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, los siguientes

Grupos de trabajo, bajo la directa supervisin y coordinacin de las siguientes Dependencias:
DEPENDENCIA Y DENOMINACIN DEL GRUPO

1.- DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE
4.- SECRETARIA GENERAL
4.1.-
4.4.- Grupo Recursos Humanos.
Artculo 11. FUNCIONES DEL GRUPO DE RECURSOS HUMANOS: El Grupo de Recursos

Humanos tendr a cargo principalmente la coordinacin, administracin y manejo de todos los
procesos referentes al recurso humano de la Entidad, as como la coordinacin y administracin
de los procesos de seleccin, capacitacin, calificacin, incentivos, carrera administrativa y todas
las novedades de personal que se presenten, de acuerdo con las disposiciones legales y las
directrices sealadas para el efecto, en desarrollo de lo cual adelantar las siguientes funciones:
1.- Asesorar al Superintendente y al Secretario General en el estudio, preparacin y ejecucin de

los planes y programas de la dependencia identificando necesidades, indicadores, normatividad
y acciones que deben seguirse para la mejor administracin del recurso humano de la Entidad.
2.- Adelantar la organizacin y ejecucin de los procesos de carrera administrativa, seleccin,
clasificacin, registro y desarrollo del personal al servicio de las dependencias de la
Superintendencia de conformidad con la ley.
3.- Orientar el estudio y revisin los actos administrativos referentes a nombramientos,
remociones y dems situaciones administrativas del personal; tramitar novedades y expedir las
certificaciones que corresponda.

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4.- Adelantar el estudio, elaboracin y ejecucin de los programas de bienestar y capacitacin

para el personal del organismo para el personal de organismo.
5.- Preparar y elaborar las nminas del personal de la Entidad, as como los diferentes pagos por
concepto de parafiscales y dems gastos de personal de acuerdo con la normatividad y
procedimientos vigentes.
6.- Planear, ejecutar y controlar la poltica institucional en las reas de reclutamiento, seleccin,
promocin, induccin, capacitacin y desvinculacin del recurso humano de la Superintendencia.
7.- Coordinar y asesorar la preparacin y gestin de las modificaciones de la planta de personal,
segn las instrucciones del Superintendente.
8.- Coordinar y administrar programas tendientes a garantizar bienestar social y laboral de los
empleados.
9.- Llevar las hojas de vida de los funcionarios, mantener actualizados sus datos y expedir las
respectivas certificaciones.
10.- Proponer al Superintendente las modificaciones al manual de funciones y requisitos de la
entidad.
11.- Mantener sistemas de control de horarios de trabajo del personal de la Superintendencia .y
velar por su cumplimiento.
12.- Coordinar los trmites necesarios para la liquidacin y cancelacin de las prestaciones
sociales de los exfuncionarios de la Superintendencia.
13.- Suministrar la informacin necesaria a la Secretara General para la elaboracin de nminas
y la cancelacin de todo tipo de emolumentos devengados por los funcionarios de la entidad.
14.- Asesorar a las dependencias de la Superintendencia en lo relacionado con la administracin
del recurso humano.
15.- Llevar y mantener actualizado el sistema de Informacin Administrativa.
16.- Adelantar todos los procesos relacionados con los concursos para la provisin de empleos y
la calificacin de servicios, de acuerdo con la normatividad legal vigente.
17.- Preparar, para la firma del Superintendente o del Secretario General los actos
administrativos que deciden cualquier situacin administrativa a cargo de la Superintendencia y
que corresponde resolver al rea bajo su competencia.
18.- Las dems que le sean asignadas por el Superintendente o el Superintendente Delegado y
que correspondan a los objetivos del rea.
Decreto 091 de 2007 Por el cual se regula el Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa y
se dictan unas disposiciones en materia de administracin de personal. Fij a los Grupos de
Talento Humano de las entidades Descentralizadas del Sector Defensa, las siguientes funciones:
ARTCULO 65.- FUNCIONES DE LOS GRUPOS TALENTO HUMANO. Los grupos de Talento
Humano o las dependencias que hagan sus veces en el sector defensa, adems de las
funciones que tengan fijadas, desarrollaran las siguientes:
a) Elaborar los planes estratgicos del Talento Humano

b) Elaborar el plan anual de vacantes y remitirlo a la Comisin Administradora del Sistema
Especial de Carrera del Sector Defensa.
c) Elaborar los proyectos de plantas de personal, as como los manuales de funciones y
requisitos.

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d) Determinar los perfiles de los empleos que debern ser provistos mediante proceso de
seleccin por mritos.
e) Participar en el diseo y administracin de los programas de formacin, capacitacin,
bienestar y estmulos.
f) Organizar y administrar un registro sistematizado del Talento Humano de la entidad o
dependencia, que permita la formulacin de programas internos y la toma de decisiones.
g) Implantar el sistema de evaluacin del desempeo al interior de cada entidad o dependencia
de acuerdo con las normas vigentes para el sector.
h) Velar por el debido desarrollo del Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa. Declarada
inexequible
i) Ponderar la calificacin de la evaluacin del desempeo durante el periodo de prueba o lapso
evaluable segn el caso, cuando el evaluado haya tenido durante el periodo evaluable diferentes
jefes inmediatos.
j) Todas las dems que le sean atribuidas por la ley, el reglamento o el manual de funciones.
Una vez establecidas las funciones que le compete cumplir al Grupo de Recursos Humanos, se
procede a revisar el PROCESO DE RECURSOS HUMANOS, con el fin de establecer la forma
como se articulan y como se cumplen a travs de la ejecucin de sus procedimientos asociados.
1.3.- CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS, COMPARACIN DE

FUNCIONES DEL GRUPO DE RECURSOS HUMANOS CON LOS PROCEDIMIENTOS DEL
PROCESO
1.3.1. CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS.
Se encuentra en la SUITE VISION EMPRESARIAL e indica:
OBJETIVO: Propender por el bienestar e idoneidad del recurso humano de la SuperVigilancia

para que realicen sus funciones con calidad y velar para que tengan la educacin, formacin,
habilidades y experiencia apropiados para su desarrollo laboral.
ALCANCE: Incluye las actividades correspondientes para la gestin del recurso humano de la
SuperVigilancia, a travs de la vinculacin de personal, implementacin de programas de
Bienestar social, Capacitacin y Salud ocupacional, gestin de novedades y liquidacin de
nmina, pago de viticos, gastos de viaje y su desvinculacin cuando corresponda.
RESPONSABLE DEL PROCESO: Asesor del Grupo de Recursos Humanos.
PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS
Para el cumplimiento del objetivo del proceso, se encuentran en la SUITE VISION

EMPRESARIAL los siguientes procedimientos:
.- Procedimiento Bienestar Social.

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.- Procedimiento Capacitacin
.- Procedimiento Viticos y Gastos de Viaje
.- Procedimiento Vinculacin de Personal
.- Procedimiento Gestin de Novedades de desvinculacin, traslados y licencias.
.- Procedimiento Liquidacin de Nmina.
.- Procedimiento Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
De los documentos con los que cuenta el Proceso, se encontraron:
.- Manual de Funciones
.- Manual de Induccin y Reinduccin
.- Instructivo situaciones administrativas
1.3.2- COMPARACIN DE LAS FUNCIONES DEL GRUPO CON LOS PROCEDIMIENTOS

EXISTENTES:
FUNCIN PROCEDIMIENTO OBSERVACIN

Asesorar al Superintendente y al No se encuentra No se cuenta con traza
Secretario General en el estudio, definido. de su cumplimiento.
preparacin y ejecucin de los planes
1. y programas de la dependencia
identificando necesidades,
indicadores, normatividad y acciones
que deben seguirse para la mejor
administracin del recurso humano de
la Entidad.
Adelantar la organizacin y ejecucin No se encuentra No se evidencia
de los procesos de carrera definido. cumplimiento con esta
administrativa, seleccin, clasificacin, funcin
2. registro y desarrollo del personal al
servicio de las dependencias de la
Superintendencia de conformidad con
la ley.
Orientar el estudio y revisin de los
.- Vinculacin de
actos administrativos referentes a personal, solo
nombramientos, remociones y dems aplicable a
3. situaciones administrativas del
empleados
personal; tramitar novedades y pblicos de libre
expedir las certificaciones que
nombramiento y
corresponda. remocin.
.- Entrega del
Cargo
Adelantar el estudio, elaboracin y .- Bienestar
4.- ejecucin de los programas de .- Capacitacin

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bienestar y capacitacin para el

personal del organismo para el
personal de organismo.
Preparar y elaborar las nminas del .- Liquidacin de
personal de la Entidad, as como los nmina
5. diferentes pagos por concepto de
parafiscales y dems gastos de
personal de acuerdo con la
normatividad y procedimientos
vigentes.
Planear, ejecutar y controlar la poltica No se encuentra No se suministr
institucional en las reas de definido. documento que
6. reclutamiento, seleccin, promocin, contenga la poltica que
induccin, capacitacin y vigente para el ao 2014
desvinculacin del recurso humano de
la Superintendencia.
Coordinar y asesorar la preparacin y No se encuentra En los documentos
gestin de las modificaciones de la definido. suministrados no se
7. planta de personal, segn las encuentra avance del
instrucciones del Superintendente. tema en el ao 2014
Coordinar y administrar programas .- Bienestar Social
8. tendientes a garantizar bienestar
social y laboral de los empleados.
9. Llevar las hojas de vida de los .- Vinculacin de
funcionarios, mantener actualizados Personal.
sus datos y expedir las respectivas
certificaciones
Proponer al Superintendente las No se encuentra En el ao 2014 se
10. modificaciones al manual de funciones definido. realiz una modificacin
y requisitos de la entidad. al Manual de Funciones
Mantener sistemas de control de No se encuentra .- Se indic que la
11. horarios de trabajo del personal de la definido. cumple para el ao
Superintendencia .y velar por su 2015, el tcnico que
cumplimiento. tiene a cargo el
Procedimiento de
Viticos y Gastos de
Viaje.
12. Coordinar los trmites necesarios para .- Procedimiento
la liquidacin y cancelacin de las de Nmina
prestaciones sociales de los
exfuncionarios de la
Superintendencia.
13.- Suministrar la informacin necesaria a No se encuentra El Grupo de Recursos
la Secretara General para la definido. Humanos liquida la
elaboracin de nminas y la nmina, se sugiere

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cancelacin de todo tipo de revisar el alcance de

emolumentos devengados por los esta funcin.
funcionarios de la entidad.
14.- Asesorar a las dependencias de la No se encuentra No se encontr traza de
Superintendencia en lo relacionado definido. la forma como se
con la administracin del recurso cumple esta funcin
humano.
15.- Llevar y mantener actualizado el .- Corresponde al No fue para el ao 2014
sistema de Informacin Administrativa SIGEP y la responsabilidad de una
persona persona que labore en la
responsable debe planta y se tiene
ser la que maneje separada de los
los procedimientos que lo
Procedimientos de alimentan.
Vinculacin y
Desvinculacin
16.- Adelantar todos los procesos No se encuentra No se suministr
relacionados con los concursos para definido. evidencia de su
la provisin de empleos y la cumplimiento
calificacin de servicios, de acuerdo
con la normatividad legal vigente.
Preparar, para la firma del Se sugiere
17.- Superintendente o del Secretario revisarla, en
General los actos administrativos que principio se
deciden cualquier situacin encuentra que
administrativa a cargo de la debe forman parte
Superintendencia y que corresponde de las establecidas
resolver al rea bajo su competencia. en el numeral 3.
18.- Las dems que le sean asignadas por No se encuentra .- No se hace mencin
el Superintendente o el definido. del Secretario General
Superintendente Delegado y que que es el Jefe.
correspondan a los objetivos del rea. .- No se entiende por
qu se cita al
Superintendente
Delegado en este tema.
CONCLUSIONES CON RELACION A LA FUNCIONES
No se observa en la caracterizacin del Proceso y dentro de los Procedimientos, la existencia de

actividades encaminadas a dar cumplimiento a los numerales 1, 2, 6, 14, 15 y 16 del artculo 11
de la Resolucin No. 3572 del 03/10/2006 Por el cual se crean y organizan grupos Internos de
Trabajo en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada y se asignan funciones.

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En relacin con la funciones establecidas en el Decreto 091 de 2007 Por el cual se regula el
Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa y se dictan unas disposiciones en materia de
administracin de personal. No se suministr traza sobre las establecidas en los literales a y g,
las cuales rezan as:
a) Elaborar los planes estratgicos del Talento Humano

g) Implantar el sistema de evaluacin del desempeo al interior de cada entidad o
dependencia de acuerdo con las normas vigentes para el sector.
En cuanto a la funcin No. 18 Las dems que le sean asignadas por el Superintendente o el
Superintendente Delegado y que correspondan a los objetivos del rea, descrita en la
Resolucin No. 3572 del 03/10/2006, se observa que existe error al citar al Superintendente y
Superintendente Delegado, teniendo en cuenta que el Superior a mencionar es el Secretario
General.
CON RELACIN AL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS Y SUS PROCEDIMIENTOS

ASOCIADOS
Revisado el objetivo del Proceso, se observ que este no incluye las actividades relacionadas
con la seleccin, vinculacin y evaluacin del personal; que complementan los dems aspectos
citados por l.
Se evidencia que a travs del Proceso y los Procedimientos existentes, no se abarca la totalidad
de las funciones competencia del Grupo, muchas de las cuales quedan sin traza en su
cumplimiento y varias de ellas no se encuentran asignadas a ningn servidor.
De otra parte, en la SUITE VISION EMPRESARIAL figura el Procedimiento SISTEMA DE

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, sin que se suministrara traza sobre la forma como se
cumpli durante el ao 2014 y el servidor pblico responsable del mismo.
RECOMENDACIN
A partir de la revisin de la normatividad vigente y las directrices impartidas por la Alta Direccin,
definir los criterios de actuacin frente a los temas de seleccin, vinculacin, evaluacin y dems
que sean necesarios para su cumplimiento.
Realizar la revisin de los procedimientos asociados al proceso, a fin de establecer su

conformidad con las funciones asignadas y realizar los ajustes necesarios.
Documentar cada uno de los procedimientos, a partir de los registros que se definan en los
mismos, de tal manera que sea de fcil la verificacin de su trazabilidad. Asimismo, indicar el
responsable de la ejecucin de cada una de las actividades, all definidas.

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1.4.- VERIFICACIN AVANCES SISTEMA DE INFORMACIN Y GESTIN DEL EMPLEO

PBLICO SIGEP
En relacin con la funcin No. 15 Llevar y mantener actualizado el sistema de Informacin

Administrativa, el cual corresponde en la actualidad al SIGEP, y que se materializa con el
cumplimiento de lo dispuesto en el artculo 7 del Decreto 2842 de 2010, Por el cual se dictan
disposiciones relacionadas con la operacin del Sistema de Informacin y Gestin del Empleo
Pblico (SIGEP) y se deroga el Decreto 1145 de 2004., que reza:
Artculo 7. Responsabilidades de los representantes legales de las instituciones pblicas que

se integren al SIGEP y de los jefes de control interno. Las entidades y organismos a quienes se
aplica el presente decreto son responsables de la operacin, registro, actualizacin y gestin de
la informacin de cada institucin y del recurso humano a su servicio.
Es responsabilidad de los representantes legales de las entidades y organismos del Estado velar
porque la informacin que se incorpore en el SIGEP se opere, registre, actualice y gestione de
manera oportuna y que esta sea veraz y confiable (...)
Se procedi a solicitar la trazabilidad de las acciones ejecutadas para dar cumplimiento a esta
obligacin, la cual no fue suministrada por el auditado; Sin embargo, se inform sobre la
suscripcin de un contrato de prestacin de servicios, el cual tena por objeto dentro de otros, la
actualizacin de la informacin en el SIGEP.
Se procedi a confirmar la informacin y se solicit al Grupo de Contratos el prstamo del

expediente correspondiente al contrato No. 009 del 10 de enero de 2014, cuyo objeto fue:
PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA APOYAR LA GESTIN EN EL

GRUPO DE RECURSOS HUMANOS DE LA SUPERVIGILANCIA, EN EL SEGUIMIENTO Y
CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ESTABLECIDAS Y
EN LA REVISIN, ACTUALIZACIN Y GESTIN DEL SIGEP
Se revisaron los informes de supervisin que reposan en el expediente, evidencindose lo

siguiente, en relacin con la actualizacin y gestin del SIGEP:
No. MES ACTIVIDADES PRUEB No. DE FOLIO

A DOCUMENTO
REVISADO
1.-. FEBRERO Se encontr bloqueado y se realiz Correos 64 REVERSO
trmite correspondiente enviados
al SIGEP
MAYO Actividades de actualizacin Hojas de Informaci 82 Reverso
4.- Vida SIGEP: n
.- Solicitud verbal documentos para SIGEP
adjuntar 7 personas.

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AUDITORIAS INTERNAS
.- Revisin 15 hojas de vida , verificando

informacin y anexando los documentos
.- Revisin y aprobacin de la
informacin en el Sistema junto con los
funcionarios.
5.- JUNIO Actividades de actualizacin Hojas de Informaci 88 Reverso
Vida SIGEP: n
.- Solicitud verbal documentos para SIGEP
adjuntar 24 personas.
.- Revisin 35 hojas de vida, verificando
informacin y anexando los
documentos.
.- Se dio de baja del sistema a 1 hoja de
vida.
.- Se escanearon documentos de 10
personas
JULIO Se reprogram reunin con Helmy Ninguno 95 Anverso
6.- Enciso, funcionario DAFP para aclarar
dudas frente a la informacin del
aplicativo.
CONCLUSIN CON RELACIN AL NUMERAL 1.4
No se suministr por parte del Auditado soporte documental que permita evidenciar trazabilidad
en las acciones ejecutadas para dar cumplimiento a la funcin en estudio, durante la vigencia
2014; as mismo, no es posible identificar para el cierre de la misma vigencia, cules fueron los
resultados finales del trabajo que se cumpli en desarrollo del contrato No. 009 de 2014, toda
vez que revisados los informes de supervisin incluidos en el expediente contractual, se observa
la realizacin de algunas actividades relacionadas con el tema.
RECOMENDACIN
Con el propsito de dar cumplimiento a la normatividad legal vigente, se recomienda documentar

todas las actuaciones adelantadas por la Entidad, as como las limitaciones o inconvenientes
que impidan el cumplimiento de las obligaciones de su competencia.
1.5.- PERSONAL QUE CUMPLE LOS PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL PROCESO DE

RECURSOS HUMANOS
De acuerdo con las Entrevistas verbales y escritas, los procedimientos se encontraban

asignados en el ao 2014 as:
No. CARGO GRADO RESPONSABILIDAD No.

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AUDITORIAS INTERNAS
PROCESO Y procedimien
PROCEDIMIENTOS tos a cargo
1.- ASESOR RECURSO Proceso Recursos Humanos
HUMANOS
2.- PROFESIONAL DE 3-1 08 Este cargo no se encontraba
DEFENSA asignado en el ao 2014 al
Grupo de Recursos
Humanos.
3.- TECNICO PARA APOYO DE 5-1 31 Procedimiento Viticos y 1
SEGURIDAD Y DEFENSA Gastos de Viaje
4.- TECNICO PARA APOYO DE 5-1 31 Procedimiento Liquidacin de 1
SEGURIDAD Y DEFENSA Nmina
5.- TECNICO PARA APOYO DE 5-1 26 Procedimientos Bienestar 2
SEGURIDAD Y DEFENSA Social y Capacitacin
6.- TECNICO PARA APOYO DE 5-1 26

SEGURIDAD Y DEFENSA No tiene asignado ninguno
7.- AUXILIAR PARA APOYO 6-1- 26 Procedimientos Vinculacin 2
DE SEGURIDAD Y de Personal y Gestin de
DEFENSA Novedades de
desvinculacin, traslados y
licencias
CONCLUSIONES CON RELACIN AL NUMERAL 1.5
.- No figura ningn servidor como responsable del Procedimiento Sistema de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
.- No se suministr evidencia sobre la forma como se planeaba cumplir o se vena dando

cumplimiento del Decreto 1443 de 2014 Por el cual se dictan disposiciones para la
implementacin del Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), o como
se ejerci esta tarea en desarrollo de la Resolucin No. 1016 de 1989 Por la cual se reglamenta
la organizacin, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben
desarrollar los patronos o empleadores en el Pas..
1.6.- DERECHOS DE PETICIN
Teniendo en cuenta que en la Auditora de Gestin a la vigencia 2014 practicada a la Oficina

Jurdica, al realizar la seleccin de la muestra al Procedimiento de Tutela se observ que la
totalidad de la muestra fue tutelada y que corresponda a respuestas que por competencia
corresponda al Grupo de Recursos Humanos, se transcribe el aparte correspondiente as:

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PROCEDIMIENTO DE TUTELAS
Para realizar el anlisis de la informacin del Procedimiento de Tutelas, se tuvo en cuenta una
muestra de 2 expedientes, la cual representa un porcentaje del 4.76 % de un universo de 42
expedientes; se estim una proporcin de xito del 1 % y un margen de error de 10 %; la
seleccin de los 2 expedientes, se realiz a travs de una muestra selectiva.
No
No radicaci Autoridad y Peticionario Motivo DECISION
. n y expediente
fecha
2014- RAUL Un Derecho de Peticin Se tutel el Derecho
330- Tribunal FERNANDO radicado el 13 de agosto de
1.- 003317- Administrativo JARAMILLO 2013, fue contestado por
2 del de ARANGO Recursos Humanos el 27 de
Cundinamarca febrero de 2014, sin verificar
26/02/20 250002341000 que se hubiera realizado la
14 201400237-00 debida notificacin.
MARGARITA Expedicin de Certificacin Tutela el Derecho de la

2.- 2014- Juzgado 28 TORRES donde consten mes a mes Accionante, y ordena
330- Civil del GAONA todos los factores salariales que se proceda a remitir
018345- Circuito de que devengu en los dos "la contestacin de la
2 Bogot ltimos aos que labor en la solicitud presentada a
110013103028 entidad, derecho de peticin la direccin de
201400807 00 con ms de un (1) mes de notificacin".
radicacin sin respuesta.
Posibles causas:
- Posibles fallas en el procedimiento que regula la respuesta de los Derechos de Peticin en la

Entidad, aspecto que es necesario verificar en Talento Humano.
Consecuencias:
- El no dar respuesta oportuna en otras dependencias a los Derechos de Peticin, trae como
consecuencia que se afecte la labor de la Oficina Jurdica, pues la interposicin de una Tutela la
conlleva a la priorizacin de esta respuesta por encima de cualquier otro trmite que se est
adelantando. (Analizar las causas y formular las acciones y evaluar el impacto del dao
antijurdico)

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Recomendaciones:
- Realizar la revisin del procedimiento documentado que incluya este trmite con miras a
realizar los ajustes necesarios para que no se presenten estas situaciones.
- Establecer si existe desconocimiento del personal de la Entidad sobre el trmite de los

Derechos de Peticin y proceder a realizar una capacitacin sobre el tema y las consecuencias
que trae esta conducta omisiva; en especial en Talento Humano. (Analizar las causas y formular
las acciones y evaluar el impacto del dao antijurdico).
CONCLUSIN CON RESPECTO AL NUMERAL 1.6
.- Los temas de los derechos de peticin presentados y que fueron tutelados, eran competencia
del Grupo de Recursos Humanos; sin embargo, no se evidenci gestin oportuna para su
respuesta, en cumplimiento con lo dispuesto en la Ley 1437 de 2011(vigente para la fecha).
.- Si bien es cierto, exista para la poca un administrador de PQR, no lo es menos que la

competencia para suministrar la informacin requerida por el peticionario, se encontraba en
cabeza del Grupo de Recursos Humanos.
Las anteriores situaciones generaron la materializacin del riesgo: Fallos en contra de la

Superintendencia y sanciones administrativas.
1.7.- INDICADORES DE GESTIN APLICADOS AL PROCESO DE TALENTO HUMANO
Se revisaron los indicadores del Proceso de Recursos Humanos que se encuentran reportados
en la SUITE VISION EMPREARIAL, as:
1.7.1.- CLIMA ORGANIZACIONAL
Descripcin
Este indicador compara las mediciones del clima organizacional de un ao a otro, con la finalidad
de medir el grado de satisfacciones de los funcionarios en la entidad
Variables
Medicin actual- medicin anterior .

---------------------------------------------------------- * 100
Medicin anterior .

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Fuente de Informacin
Encuesta y tabulacin DAFP

Encuesta y tabulacin DAFP
Responsable Toma de Datos
PROFESIONAL RECURSOS HUMANOS
1.7.2.- CUMPLIMIENTO PROGRAMA DE CAPACITACIONES
Descripcin
Evala el cumplimiento del programa de capacitaciones.
Variables
Suma resultados de las evaluaciones

---------------------------------------------------------
Total evaluaciones .
Evaluacin de capacitaciones
Programa de capacitacin
1.7.3.- ROTACIN DE PERSONAL
Descripcin
Evala el comportamiento de la planta de personal por renuncias presentadas por los

funcionarios
Variables
No de empleados que se retiran .

-------------------------------------------------------- * 100
Personal de planta .

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Planta de personal
Planta de personal
1.7.4.- VALOR CALIDAD
Descripcin
Evala de forma individual cada pregunta de la encuesta de valores de la entidad. Un resultado

superior al 90 % indica un alto nivel de comprensin de los valores, en el anlisis se evala cual
es el valor menos conocido y/o aplicado en la entidad para establecer los respectivos planes de
accin.
Se califican como respuestas afirmativas las dos escalas ms altas de cada pregunta.
Variables
No total de respuestas afirmativas por pregunta .

------------------------------------------------------------ * 100
Puntos posibles .
Encuesta de valores
Encuesta de valores
Funcionario Grupo de Recursos Humanos

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1.7.5.- VALOR COMPROMISO
Descripcin

accin.
Variables

------------------------------------------------------------ * 100
Puntos posibles .
Encuesta de valores
Encuesta de valores
1.7.6.- VALOR RESPETO
Descripcin

accin.

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Variables

------------------------------------------------------------ * 100
Puntos posibles .
Encuesta de valores
Encuesta de valores
1.7.7.- VALOR RESPONSABILIDAD
Descripcin

accin.
Variables

------------------------------------------------------------ * 100
Puntos posibles .
Encuesta de valores
Encuesta de valores

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1.7.8.- VALOR TRANSPARENCIA
Descripcin

accin.
Variables

------------------------------------------------------------ * 100
Puntos posibles .
Encuesta de valores
Encuesta de valores
CONCLUSIN CON RESPECTO AL NUMERAL 1.7
Al revisar las fichas de los Indicadores que se encuentran en la SUITE VISION EMPRESARIAL,
se observ que el objetivo, las descripciones fijadas y las frmulas, no permiten llevar a cabo la
medicin del tema para el cual fueron planteados y que son su razn de ser.
Asimismo, se evidencia que los indicadores fijados, no permiten analizar el desempeo del
Proceso de Recursos Humanos, ni el cumplimiento del objetivo legal que le corresponde; ni
llevar a cabo anlisis que sirvan de fuente para la implementacin de acciones de mejora, la
prevencin de materializacin de riesgos, reorientacin de las polticas y estrategias respecto de
su gestin.
En cuanto a la revisin de sus resultados, se observ lo siguiente:
- Cumplimiento en el Programa de Capacitaciones, no se realiz la medicin del indicador.

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- Clima Organizacional, la meta propuesta no fue alcanzada; a pesar de que no se

evidenci un anlisis de causa, se justific su incumplimiento indicando entre otras, que
la meta propuesta en su momento fue muy alta y a que los funcionarios no les gusta
responder las encuestas, consultados los planes de Acciones Correctivas y Preventivas,
no se observ la identificacin de acciones, como resultado del anlisis del indicador.
- Valor Respeto, la meta propuesta no fue alcanzada; consultados los planes de Acciones
Correctivas y Preventivas, no se observ la identificacin de acciones, como resultado
del anlisis del indicador:

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RECOMENDACIN
Bajo la asesora de la Oficina de Planeacin, se recomienda revisar los indicadores del Proceso,
para efectos de verificar si los existentes, permiten su medicin real; asimismo, debe procederse
a formular las acciones correspondientes como resultado de su anlisis.
El Equipo Auditor sugiere solicitar la asesora de la Oficina de Planeacin, con miras a que el
Proceso y los Procedimientos cuenten con indicadores que posibiliten medir sus avances y
resultados; cumpliendo como debe ser, con el fin esencial que les corresponde.
1.8.- RESOLUCIN POR MEDIO DE LA CUAL SE HACE LA DISTRIBUCIN DE CARGOS DE

LA PLANTA GLOBAL
Se pretende verificar el cumplimiento del artculo 115 de la Ley 489 de 1998, y de los Decretos
que contienen la Planta de Personal: Artculo 2 del Decreto 4171 del 29 de octubre de 2007 y
1787 del 28 de agosto de 2012, en relacin con la obligacin fijada en la Ley y en los decretos
de Planta, que indican que es responsabilidad del Superintendente distribuir los cargos de la
planta global.
.- Ley 489 de 1998, artculo 115 distribuir los cargos de acuerdo con la estructura, las
necesidades de la organizacin y sus planes y programas
.- Decreto 4171 de 2007 Artculo 2. El Superintendente de Seguridad y Vigilancia Privada,

mediante resolucin, distribuir los cargos de la Planta Global y ubicar el personal teniendo en
cuenta la estructura, los planes, los programas y las necesidades del servicio.
Adems en la "Gua de Modernizacin para las entidades pblicas" elaborada por el DAFP,
se lee:
Adicionalmente, para el manejo adecuado de la planta global, se ha de otorgar facultad al

Ministro, Director de Departamento, Gobernador, Alcalde, Director, Gerente o Presidente de

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organismo o entidad nacional o territorial, para distribuir los empleos y ubicar el personal, de
acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio de las funciones, la organizacin
interna, las necesidades del servicio y los planes, programas y proyectos trazados por la
entidad. (Anexo 16, Anexo 17, Anexo 18). Pginas 71 y 72
Solicitada la Resolucin mediante cual se distribuyeron los cargos en la SuperVigilancia, no fue

suministrada por el auditado, indicando que este acto corresponda al Manual de Funciones,
situacin que no es acorde con lo dispuesto en el 115 de la Ley 489 de 1998, artculo 115 y el
artculo 2 del Decreto 4171 de 2007 .
A manera de ejemplo, se anexa al presente informe copia de las resoluciones de Distribucin de

Cargos y del Manual de Funciones vigentes en el INVIMA, para que se observe que
corresponden a dos (2) actos administrativos diferentes en su reglamentacin de respaldo y
fines.
Lo anterior, adems de dejar en evidencia que la distribucin del Recurso Humano, no

corresponde a una planeacin acorde con las prioridades del servicio, planes programas y
proyectos; que permitan el cumplimiento oportuno y adecuado de los objetivos y misin de la
Entidad, teniendo en cuenta que las normas corresponden a los aos 2006 y 2007, genera
incumplimiento a las normas vigentes, relacionadas con la distribucin de cargos.
1.9.- MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS A NIVEL DE CARGO
Se revis el Manual aprobado por medio de la Resolucin No. 20143100099857 del 24 de

noviembre de 2014, con el fin de verificar el cumplimiento de la normatividad legal vigente,
encontrando:
No se evidencia el cumplimiento de lo dispuesto en el artculo 31 de Decreto 1785 de 2014, en el

cual se establece como obligacin tener en cuenta en los manuales, los lineamientos all
definidos:
Artculo 31. MANUALES ESPECFICOS DE LAS ENTIDADES CON SISTEMAS

ESPECIALES. Los lineamientos sealados sern tenidos en cuenta por las entidades pblicas
del orden nacional con sistemas especiales de nomenclatura y clasificacin de empleos que no
se rigen por el presente Decreto cuando se trate de elaborar, actualizar, o modificar sus
manuales especficos, sin perjuicio de sus disposiciones especficas sobre la materia.
Lo anterior, a pesar de que el Decreto bajo estudio, es aplicable a la Entidad, de acuerdo con lo
dispuesto en el artculo 31 de esta norma, en concordancia con el artculo 35 ibdem, mediante el
cual se establece el plazo para su cumplimiento.
Por otra, se evidenci en el Manual:

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.- Transcripcin de las competencias comportamentales del Decreto 1666 de 2007 Por el cual
se determinan las competencias y requisitos generales con la nomenclatura y clasificacin para
los diferentes empleos pblicos de las entidades que conforman el Sector Defensa y se dictan
otras disposiciones, al Manual de Funciones de esta Entidad, las cuales no se ajustan a las
caractersticas especiales de los empleos de la SuperVigilancia, como se observa en las
descritas para los niveles directivo y asesor.
.- Se consignan requisitos de estudios para el Nivel Tcnico, Ttulo de formacin tecnolgica

en Derecho, Economa, Administracin de Empresas, Administracin Pblica, lo cuales al ser
consultados en el SNIES no se encontraron activos, ni inactivos, es decir, no existen.
.- Se requieren ttulos especficos en reas del conocimiento a saber:
.- tcnico profesional en administracin hotelera,

.- licenciada en informtica,
Se sugiere se consignen de manera general y no especfica:
.- Tcnico profesional en administracin y

.- Licenciado
Teniendo en cuenta que no existe evidencia documental de la Resolucin de distribucin de

cargos en la Entidad, se procedi a verificar la distribucin de cargos en la Oficina de Control
Interno, a travs de la aplicacin del Manual de Funciones y a revisar los cargos establecidos
con perfil y destinacin para ella, encontrando lo siguiente:
La Oficina de Control Interno, cuenta en el Manual con cuatro (4) cargos profesionales Cdigo 3-
1, Grados 19, 16, 10 y 8, adems del Jefe, de los cuales solo se haba destinado el Profesional
Cdigo 3-1 Grado 8, en la vigencia 2014.
Al revisar los requisitos de experiencia fijados para el ejercicio de este cargo, consignados en el
Manual, se indica:
Catorce (14) meses de experiencia relacionada o,
- Dos (2) aos de experiencia tcnica relacionada, por un (1) ao de experiencia profesional
relacionada o,
- Tres (3) aos de experiencia laboral relacionada por un (1) ao de experiencia profesional
relacionada.
Lo anterior, desconoce lo dispuesto en el artculo 14 del Decreto 1785 de 2014 Por el cual se
establecen las funciones y los requisitos generales para los empleos pblicos de los distintos
niveles jerrquicos de los organismos y entidades del orden nacional y se dictan otras
disposiciones., teniendo en cuenta que conforme a la explicacin siguiente, en cumplimiento a

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la norma de la referencia, la experiencia consignada como equivalente en el cargo Profesional

Cdigo 3-1, Grado 8, no corresponde al nivel jerrquico del cargo que exige que sea profesional.
ARTCULO 14. EXPERIENCIA. Se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades
y las destrezas adquiridas o desarrolladas mediante el ejercicio de una profesin, arte u oficio.
Para los efectos del presente decreto, la experiencia se clasifica en profesional, relacionada,
laboral y docente.
Experiencia Profesional: Es la adquirida a partir de la terminacin y aprobacin del

pnsum acadmico de la respectiva formacin profesional, en el ejercicio de las actividades
propias de la profesin o disciplina acadmica exigida para el desempeo del empleo.
En el caso de las disciplinas acadmicas o profesiones relacionadas con el Sistema de

Seguridad Social en Salud, la experiencia profesional se computar a partir de la inscripcin o
registro profesional.
La experiencia adquirida con posterioridad a la terminacin de estudios en las

modalidades de formacin tcnica profesional o tecnolgica, no se considerar
experiencia profesional.
Experiencia Relacionada. Es la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que

tengan funciones similares a las del cargo a proveer. Negrilla fuera del texto
1.10.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES
No evidencia que el Grupo de Recursos Humanos est dando cumplimiento a la totalidad de las
funciones fijadas en artculo 11 de la Resolucin 3573 del 03 de octubre de 2006, al igual que las
establecidas en el artculo 65 del Decreto 091 de 2007 Por el cual se regula el Sistema Especial
de Carrera del Sector Defensa y se dictan unas disposiciones en materia de administracin de
personal, lo que lleva a presumir la inobservancia de la Ley relacionada con la materia.
Teniendo en cuenta lo anterior, se sugiere:
- Revisar y ajustar la caracterizacin del Proceso de Recursos Humanos y sus procedimientos,

con miras a incluir la totalidad de las funciones que se encuentran asignadas y las normas que
las respaldan.
- Modificar el objetivo del Proceso del Grupo de Recursos Humanos, de tal manera que incluya
la totalidad de aspectos que le compete manejar, reflejando su razn de ser conforme a las
exigencias normativas vigentes.
- Asignar tiempo a las actividades de los procedimientos, que garanticen el cumplimiento

oportuno al plazo fijado por las normas legales vigentes, e incluir los puntos de control

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suficientes, que garanticen la calidad del producto final y el cumplimiento del objetivo del
Proceso fijado por la Ley.
- Incluir las actividades que no estn descritas en los procedimientos que permitan el
cumplimiento de las funciones exigidas por la normatividad y la interaccin de procesos y
procedimientos.
- Estudiar la posibilidad de elaborar Manuales o Instructivos en donde se refleje de manera

detallada, la totalidad de los aspectos que permitan dar cumplimiento inequvoco a las
exigencias legales; teniendo en cuenta que el impacto del Proceso es transversal y tiene
incidencia en el actuar de la Entidad.
- Revisar los indicadores del proceso, para efectos de garantizar que se cuenten con
indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad.
- Revisar el Manual de Funciones de la Entidad y realizar las correcciones correspondientes,

que permitan dar cumplimiento a las normas vigentes.
- Elaborar la Resolucin de distribucin de cargos, de conformidad con las normas que la

regulan, en la que se consignen las directrices de la Alta Direccin, que contenga las prioridades
sobre las cuales se orienta su gestin y realizar las acciones tendientes a su implementacin.
2.- APLICACIN NORMATIVA
Con el fin de establecer el cumplimiento de las normas, en relacin con los temas que ella regula
para el ejercicio del proceso de Recursos Humanos del orden Nacional, partiendo de las
evidencias encontradas en el desarrollo de la auditora; informacin que se consigna a travs del
siguiente cuadro:
EVALUACIN DE DESEMPEO
HALLAZGO SITUACIONES NORMTIVIDAD CONCEPTO
1.- Empleados de GENERAL Comisin Nacional del Servicio Civil No.

libre nombramiento .- Constitucin art. 125 2014EE6577 del 27 de Febrero de 2014.
y remocin del Nivel .- Ley 909 de 2004
Directivo, Gerencia
Pblica. ESPECIFICA
(corresponde a
Secretario General, .- Ley 909 de 2004,
Superintendentes arts. 47, numerales 3 y
Delegados y Jefes 48 numerales 5 y 6 en
FALTA DE de Oficinas) concordancia con el
EVALUACIN Decreto 1227, artculo
DE 78 pargrafo.
DESEMPEO

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LABORAL EN 2.-Empleados de .- Decreto 1227, art. Comisin Nacional del Servicio Civil No.
LA libre nombramiento 78, pargrafo: 2014EE6577 del 27 de Febrero de 2014.
VIGENCIA y remocin, que no Los dems
2014 corresponden al empleados de libre
Nivel Directivo. nombramiento y
remocin sern
evaluados con los
criterios y los
instrumentos que se
aplican en la entidad
para los empleados de
carrera.
3.- Empleados La norma que aplica Comisin Nacional del Servicio Civil No.
pblicos para este nivel de 2014EE6577 del 27 de Febrero de 2014:
provisionales servidores pblicos, es esta resulta procedente siempre y
la Ley 909, para cuando se desarrolle a travs de
servidores de carrera instrumentos especficos diseados por la
administrativa entidad para tal fin, dentro de un marco
de apoyo y seguimiento a la gestin de la
entidad, para lo cual en el instrumento
especfico deber sealarse de manera
expresa que la misma no genera derechos
de carrera ni los privilegios que la ley
establece para los servidores que ostentan
esta condicin
.- Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica, concepto No.
29136000047321 del 02 de abril de 2013.
De acuerdo con la normativa se concluye
que la evaluacin del desempeo laboral
tiene como destinarios a los empleados de
carrera administrativa, en perodo de
prueba y a los de libre nombramiento y
remocin, lo cual significa que no se aplica
a los empleados provisionales. No
obstante, la entidad podr someterlos a la
evaluacin del desempeo para efectos de
poder establecer la eficiencia y eficacia de
dichos empleados en el desempeo de sus
funciones, pero es facultativo y no tiene los
efectos que se le atribuyen en relacin con
el empleado de carrera administrativa.
ASIGNACIN DE FUNCIONES
HALLAZGO SITUACIONES CONCEPTO

Esta situacin se evidencia en el Las funciones que pueden ser asignadas, dice la
Grupo de Recursos Humanos en Corte Constitucional en sentencia T-.105 de
relacin con la Resolucin No. 2002, al dar aplicacin a: Las dems funciones

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20157000036617 del 30 de Junio de que se le asignen por el jefe inmediato, deben

2015 Por medio de la cual se ser manejadas dentro de los siguientes criterios:
constituye la Caja Menor de la
Superintendencia de Vigilancia y Se considera del caso precisar, que dicha funcin
Seguridad Privada, en la cual se de amplio contenido no puede ser ilimitada, sino
ASIGNACIN asigna la responsabilidad del manejo que debe referirse siempre y en todos los casos a
DE de la caja menor a la seora LUZ un macro funcional y concreto, esto es, que
FUNCIONES JANETH SUAREZ SOSSA, del Grupo dichas funciones deben hacer referencia a la
QUE NO de Recursos Humanos, situacin que funciones propias del cargo que se
CORRESPOND desnaturaliza el propsito del cargo desempea por el funcionario a quien se
EN CON LAS consignado en el Manual de Funciones asignan. No es procedente su
PROPIAS DEL Desarrollar y aplicar planes y descontextualizacin, de tal manera que el jefe
CARGO. programas de gestin que dirijan, inmediato si puede asignar otras funciones
controlen y supervisen la ejecucin diferentes a las expresamente contempladas en el
presupuestal en cuanto a lo respectivo Manual de Funciones y Requisitos de
relacionado con el procesamiento, la entidad, de acuerdo a las necesidades del
programacin y pago de la nmina a servicio, a los fines y objetivos propios de
los funcionarios de la Entidad . cada entidad, pero dentro del contexto de las
funciones propias del funcionario y acordes al
Esta situacin se conoci en la cargo que ejerce y para el cual ha sido
entrevista personal con la servidora nombrado.
pblica al preguntarle las actividades
que cumpla en desempeo de sus
funciones.
ENCARGO
NORMATIVIDAD CONCEPTO
HALLAZGO SITUACIN
.- Ley 909 de 2004, Concepto del Departamento Administrativo de la
NOMBRAMIENTOS En la vigencia articulo 26 Funcin Pblica No. 100 -11 - 2014 del 26 de
DE PROFESIONALES 2014, se noviembre de 2014
EN CALIDAD DE evidenci el .- Decreto 1950 de
ENCARGO EN LOS nombramiento 1973, art. 50. en el sentido de que slo es
NIVELES en calidad de procedente asignar funciones de un
DIRECTIVOS SIN EL encargo de dos .- Decreto 770 de empleo de mayor responsabilidad dentro del
LLENO DE LOS profesionales 2005 mismo nivel o uno de superior jerrquico, en
REQUISITOS con atencin a que las funciones asignadas a
EXIGIDOS POR LA nombramiento cada empleo en el manual deben corresponder
LEY. provisional a la naturaleza del mismo, al igual que las
como Jefes de funciones adicionales que se les asignen por
las Oficinas de parte de la autoridad competente, a fin de
Planeacin y no desvirtuar la naturaleza del empleo.
Jurdica.
Acerca de los niveles y funciones generales de los
empleos, debemos recordar que los mismos se
encuentran consignados en el Decreto 770
de 2005, para los empleos de las entidades del
orden nacional, en los cuales se contemplan
los siguientes niveles de empleos, en orden
jerrquico:
Nivel Directivo

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Nivel Asesor
Nivel Profesional
Nivel Tcnico
Nivel Asistencial
GRUPOS DE TRABAJO
NORMATIVIDAD
HALLAZGO SITUACIONES
En la vigencia 2014, de acuerdo con lo .- Artculo 115 de la Ley 489 de 1998 Por la
INCUMPLIMIENTO verificado, se observ que el Grupo de Trabajo cual se dictan normas sobre la
A LAS NORMAS de Recursos Humanos, se encuentra bajo la organizacin y funcionamiento de las
QUE responsabilidad de un servidor de Nivel entidades del orden nacional, se expiden
ESTABLECEN Asesor, el cual, de acuerdo con lo dispuesto las disposiciones, principios y reglas
LAS en el artculo 8 del Decreto 2539 de 2005, no generales para el ejercicio de las
COMPETENCIAS, tiene las competencias para el liderazgo de atribuciones previstas en los numerales
POR EL Grupos de Trabajo y Toma de decisiones 15 y 16 del artculo 189 de la Constitucin
NOMBRAMIENTO requeridas para el cabal manejo de personal. Poltica y se dictan otras disposiciones.
DE UN SERVIDOR
DE NIVEL .- Artculo 8 del Decreto 2539 de 2005 Por
ASESOR COMO el cual se establecen las competencias
RESPONSABLE laborales generales para los empleos
DE UN GRUPO pblicos de los distintos niveles
DE TRABAJO. jerrquicos de las entidades a las cuales
se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de
2005.
PROVISIONALIDAD
HALLAZGO SITUACIN NORMATIVIDAD
FALTA DE No se suministr en el desarrollo de la Auditora informacin que

DECRETO 1227
IMPLEMENTACIN permitiera verificar las acciones ejecutadas para la implementacin de la
de 2005, Por el
DE LA CARRERA carrera administrativa en la Entidad, durante el ao 2014.
cual se
ADMINISTRATIVA
reglamenta
EN LA ENTIDAD, La documentacin aportada fue:
parcialmente la
DE
Ley 909 de 2004 y
CONFORMIDAD .- Dos (2) carpetas identificadas como Presentacin Estudio Tcnico el Decreto-
CON DISPUESTO 2013 y Actas de Funciones para el Manual Especfico 2013 ley 1567 de
EN LA LEY 909 DE
1998., artculo 9
2004

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PLANES
OBSERVACIN SITUACIN NORMATIVIDAD
Con relacin a los Planes de Capacitacin, de

NORMAS GENERALES
Bienestar e Incentivos, se remiti el
No fue posible documento titulado: Planes de Gestin Ley 909 de 2004
verificar, la Recursos Humanos para el ao 2014,
ejecucin de la
totalidad de las CAPACITACIN
actividades
planificadas, en Se remiti un Cronograma en el cual se NORMAS ESPECIALES
los Planes de describen las actividades a realizar durante el
Capacitacin, primer semestre del ao 2014, en donde se DECRETO 1567 DE 1998, Por el cual
Bienestar y observan algunas programadas con fechas se crean (sic) el sistema nacional de
Recreacin de la 31/03/13 y 30/04/13. Las ltimas fechas capacitacin y el sistema de
vigencia 2014, por corresponden al mes de julio del ao 2014 y estmulos para los empleados del
cuanto no fue de estos datos en adelante el cuadro no se Estado.: Artculo 6.- Principios
suministrada la encuentra diligenciado Rectores de la Capacitacin. Las
informacin por entidades administrarn la capacitacin
parte del auditado aplicando estor principios.
en forma oportuna No se remitieron los resultados obtenidos, el
nmero de personas capacitadas, los temas g.- Prelacin de los Empleados de
y adecuada.
que cada una de ellas recibi, la evaluacin Carrera. Para aquellos casos en los
que el personal le dio a las capacitaciones cuales la capacitacin busque adquirir y
impartidas y si stas fueron tiles para el dejar instaladas capacidades que la
cumplimiento de las tareas asignadas. entidad requiera ms all del mediano
. plazo, tendr prelacin los empleados de
carrera. Los empleados vinculados
PLAN DE BIENESTAR Y RECREACION
mediante nombramiento provisional,
2014, se anex un documento en el que se
dada la temporalidad de su vinculacin,
describen las actividades a cumplir, se indican
slo se beneficiarn de los programas
las fechas y en el aparte SEGUIMIENTO,
de induccin y de la modalidad de
solo se observa diligenciado para cuatro (4)
entrenamiento en el puesto de trabajo
actividades; no se suministr al respecto
ninguna traza para determinar el
cumplimiento; de otra parte, adems se
program una actividad para el mes de Marzo
de 2013.
REUBICACIN LABORAL
HALLAZGO SITUACIN NORMATIVIDAD CONCEPTOS
Reubicacin Se aplica la figura para personal de Ley 909 de 2004 y Cartilla Laboral Empleo, Situaciones
laboral de servidores pblicos provisionales, dems normas Administrativas, Jornada Laboral y
servidores cuando la norma la tiene establecida vigentes sobre la Retiro de Empleados del Sector
pblicos para el personal de Carrera materia. Pblico, pgina 24 Y 25
provisionales Administrativa y Empleados de Libre
Nombramiento y Remocin. La reubicacin de empleos es una
figura utilizada por la administracin

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
que tiene como finalidad ubicar el

personal y distribuir los empleos en las
reas que se requieran dentro de las
plantas de personal global, de acuerdo
con los perfiles requeridos para el
ejercicio de las funciones, la
organizacin interna, las necesidades
del servicio y los planes, programas y
proyectos trazados por la entidad. De
tal manera, la administracin podr
distribuir los empleos y ubicar el
personal, de acuerdo con los perfiles
requeridos para el ejercicio de las
funciones, la organizacin interna, las
necesidades del servicio y los planes,
programas y proyectos trazados por la
entidad. Se debe tener en cuenta la
viabilidad de la reubicacin de los
empleos tratndose de planta de
personal global; sobre este aspecto se
precisa que dicha figura no podr
darse entre entidades, sino que se
trata del manejo de personal de la
entidad. Tomada de la Cartilla
Laboral Empleo, Situaciones
Administrativas, Jornada Laboral y
Retiro de Empleados del Sector
Pblico, pgina 24 Y 25
TRASLADO
HALLAZGO SITUACIN NORMATIVIDAD CONCEPTOS
Traslado de Se aplica la figura para personal de Ley 909 de 2004 y Cartilla Laboral Empleo, Situaciones
Personal de servidores pblicos provisionales, normas vigentes sobre Administrativas, Jornada Laboral y
Servidores cuando la norma la tiene establecida la materia Retiro de Empleados del Sector
pblicos para el personal de Carrera Pblico, pgina 22 a 24
provisionales Administrativa y Empleados de Libre
Nombramiento y Remocin., como una 1.4.3. Traslado
forma definitiva para provisin de
empleos pblicos Otra de las formas de provisin
definitiva de los empleos pblicos, de
acuerdo con el Decreto 1950 de 1973,
es el traslado, el cual se produce
cuando se provee un cargo en
vacancia definitiva con un empleado
en servicio activo, observando que el
empleo a proveer tenga funciones
afines al que desempea, de la misma
categora y para el cual se exijan

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
requisitos mnimos similares. Tambin

hay traslado cuando la administracin
hace permutas entre empleados que
desempeen cargos de funciones
afines o complementarias, que tengan
la misma categora y para los cuales
se exijan requisitos mnimos similares.

Las normas y la jurisprudencia del
Consejo de Estado coinciden, en
trminos generales en que el traslado
del empleado pblico, ya sea de
libre nombramiento y remocin o
de carrera, es procedente por
necesidades del servicio, siempre y
cuando no se desmejore al empleado
en sus condiciones laborales,
salariales y personales, especialmente
en lo relacionado con la estabilidad de
su ncleo familiar, salud y educacin
entre otros. Sin embargo, cada caso
debe ser considerado individualmente
frente a las condiciones que lo rodean.
3. EXPEDIENTES REVISADOS Y TEMAS RECURRENTES EN ESTOS
Los expedientes no se encuentran debidamente foliados y organizados en orden

cronolgico, no reposan en ellos la totalidad de los documentos que forman parte de la
actuacin.
No existe en las carpetas revisadas una Hoja de Ruta en la que se indiquen las
actuaciones que all deben reposar, de acuerdo con el trmite al que pertenecen.
Las carpetas no cumplen la norma sobre su identificacin.
Se encuentran documentos sin firma de las personas a quienes les corresponde en la

carpeta Actas de Funciones para el Manual Especfico 2013, cuenta con 141 folios
numerados en la parte inferior derecha; los siguientes contienen documentos titulados
Actas, sin las firmas completas: 11, 16, 21, 26, 31, 36, 41, 44, 51, 62, 65, 90 y 102
A las carpetas no es posible llevarles la trazabilidad correspondiente, pues no aplica un

criterio unificado para el archivo de la documentacin.

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
4.- REVISIN MEDIDAS TOMADAS FRENTE A LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA

INTERNA REALIZADA POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO, CORRESPONDIENTE A
LA VIGENCIA 2013
ACCIN Fecha Max

OBSERVACIONES RECOMENDACIN PREVENTIVA O Ejecucin SEGUIMIENTO
CORRECTIVA
No obstante, existir un No se observa
Manual de Induccin y Re en la suite las
induccin, el cual no ha sido acciones
actualizado, es necesario formuladas
que en el mismo, se definan frente a la no
las obligaciones de los jefes conformidad
de las reas en relacin con
En la Hoja de Vida de Miguel
el personal que ingresa a la
Mauricio Suarez Ulloa, no obra
Entidad y el personal que
documento que acredite que al
es trasladado, definiendo
funcionario le fueron dadas a
los trminos para la
conocer las funciones
realizacin de las
generales y especificas
actividades, en
relacionadas con el cargo que
cumplimiento con lo
desempea, situacin que
dispuesto en los artculos
adems fue posible verificar
54 y 55 del Decreto 1950 de
con el funcionario, en reunin
1973, para efectos de
sostenida en la Oficina de
garantizar la prestacin del
Control Interno,
servicio, bajo parmetros de
desconocindose as lo
calidad.
dispuesto en los artculos 54 y
55 del Decreto 1950 de 1973.
De igual forma, se
recomienda disear un
Asimismo, se evidencia que en
programa de Induccin y Re
los planes que lidera el Grupo
induccin, como
de Recursos Humanos, no se
herramienta del rea de
observan actividades
Talento Humano, en favor
relacionadas con los programas
de la Entidad, a fin de lograr
de induccin y re induccin,
que los funcionarios se
con las caractersticas
adapten y se identifiquen
particulares que los orientan,
con ella, para mantener
de conformidad con lo
elevados los estndares de
dispuesto en el artculo 7 del
calidad de servicios y para
Decreto 1567 de 1998.
formar y conservar
trabajadores eficientes,
altamente motivados,
estimulados y capacitados,
en cumplimiento con lo
dispuesto en el artculo 7
del Decreto 1567 de 1998.
El Plan de Bienestar, no Definir criterios, parmetros, Presentar ante el 15/may/2014
responde a un estudio de polticas, insumos, recursos Comit de Aunque se
conformidad con un anlisis de que se tendrn en cuenta al Promocin de realizaron las
la evaluacin de resultados de momento de elaborar el Talento Humano actividades
las actividades realizadas en la diagnstico, formular, las directrices, planificadas, en
vigencia 2012, a fin de propiciar aprobar, socializar y evaluar polticas y la vigencia

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
la mejora continua, tampoco peridicamente la ejecucin disposiciones 2014, y se

evidencia la formulacin y del programa de bienestar que se debern formul el
aplicacin de actividades con social, a fin de realizar una tener en cuenta 03/mar/2014 plan de
base en las prioridades planeacin eficaz, eficiente para la bienestar, an
detectadas como resultado del y efectiva e identificar formulacin del persisten
estudio de necesidades de los oportunamente las Plan de debilidades
empleados y de sus familias, modificaciones que sean Bienestar. relacionadas
realizado por Colsubsidio, necesarias para el con la
mediante encuesta; de tal cumplimiento de los informacin de
manera, que dichas objetivos, estrategias y los resultados
actividades, cumplan con el metas trazadas. de las
logro de los fines descritos en Consignar en un actividades del
el artculo 21 del Decreto 1567 acta las plan, las cuales
de 1998; asimismo, no se decisiones no permiten
cuenta con una evaluacin y adoptadas por el concluir su
seguimiento, a fin de verificar la Comit de impacto frente
eficacia del mismo y decidir Promocin de al desempeo
sobre su modificacin o Talento Humano de los
continuidad. frente al Plan de funcionarios y
Bienestar su bienestar.
Todo lo anterior, desconoce lo
dispuesto en el numeral 8.5.1
de la NTCGP1000:2009,
artculo 20 y literal d) del
artculo 25 del Decreto 1567 de
1998, respectivamente.
De conformidad con el No se observa

artculo 75 del Decreto 1227 en la suite las
En relacin con el rediseo, no de 2005, se recomienda acciones
se evidencia evaluacin sobre disear y ejecutar un formuladas
la adaptacin al cambio programa que incluya frente a la no
organizacional, ni acciones de acciones que permitan conformidad
preparacin frente al cambio, lo evaluar la adaptacin y
cual desconoce lo dispuesto en preparacin frente al
el numeral 75.2 del artculo 75 cambio organizacional, en
del Decreto 1227 de 2005. relacin con el proceso de
rediseo que se adelanta
en la Entidad.
Las condiciones para acceder a Actualizar el
las capacitaciones, los insumos procedimiento 31/jul/2014
para la elaboracin del conforme a las
diagnstico de necesidades de decisiones
capacitacin, la fecha de adoptadas por el Aunque se
formulacin del Plan, los Elaborar un documento en comit de ejecutaron las
trminos para su evaluacin y el que se definan los Promocin de actividades,
seguimiento, no se encuentran criterios, parmetros, Talento Humano segn lo
definidos; no se realiza informe polticas, insumos, recursos planificado, en
peridico sobre la evaluacin que se tendrn en cuenta al el trascurso de
de la ejecucin del respectivo momento de elaborar el Consignar en un la auditoria se
plan, a fin de establecer si el diagnstico, formular, acta las pudo evidenciar
mismo requera o no ajustes, lo aprobar, socializar y evaluar decisiones que no fueron
cual desconoce lo dispuesto en peridicamente la ejecucin adoptadas por el 01/mar/2014 efectivas, toda
el literal c) del artculo 11 del del Plan de Capacitacin, Comit de vez que no fue
Decreto 1567 de 1998 y el as como las condiciones Promocin de posible

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AUDITORIAS INTERNAS
numeral 8.5.1 de la NTCGP para acceder al mismo, a fin Talento Humano establecer los
1000:2009, respectivamente. de alcanzar el cumplimiento frente al Plan de insumos que
de los objetivos trazados. Capacitacin sirvieron de
soporte para la
Presentar ante el formulacin del
Comit de plan de
Promocin de capacitacin de
Talento Humano 20/feb/2014 la vigencia
las directrices, 2014.
polticas y
disposiciones
que se debern
tener en cuenta
para la
formulacin del
Plan de
Capacitacin.
Ajustar el Se ejecutaron
procedimiento de las actividades
liquidacin y planificadas, no
Ajustar el procedimiento de
pago de nmina, se evidenciaron
liquidacin y pago de 31/mar/2014
incluyendo nuevos eventos
nmina, incluyendo
actividades y relacionados
actividades y puntos de
puntos de control con el hallazgo.
control previos, que
permitan verificar las
La asignacin bsica mensual, novedades originadas que
factor para liquidar las pueden afectar la
Elaborar
vacaciones de la funcionara liquidacin de la nmina.
un Memorando
Magda Trillaras, no
en el que se
corresponde a la asignacin Revisar la liquidacin
disponga que el
con la que la misma gozaba al correspondiente a las
pago de las
momento de iniciar el disfrute vacaciones de la
vacaciones
del respectivo periodo funcionaria Magda Trillaras,
solamente se
vacacional, desconocindose formulando y ejecutando
efectuar frente
as lo dispuesto en los artculos acciones correctivas,
al disfrute total
48, 18 y 16 de los Decretos tendientes al
de las mismas,
1848 de 1969, 1045 de 1978 y reconocimiento de los
salvo interrupcin
1029 de 2013, valores que fueron dejados
o aplazamiento
respectivamente. de cancelar a la funcionaria,
por estrictas
para efectos de darle
necesidades del
aplicacin a lo dispuesto en
servicio
los artculos 48, 18 y 16 de
justificada por el
los Decretos 1848 de 1969,
Superintendente,
1045 de 1978 y 1029 de 31/dic/2013
Secretario
2013, respectivamente.
General,
Superintendentes
Delegados
Segn se verific, el mes de Establecer y aplicar un
marzo, fue el nico mes en que punto de control en el
la nmina fue allegada a procedimiento de
Recursos Financieros de forma Liquidacin y pago de 28/feb/2014
oportuna, de acuerdo a las nmina, el cual permita una De acuerdo con
fechas establecidas en el revisin previa por parte del lo verificado
cronograma, los dems meses rea de Recursos esta funcin se

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
(enero, abril, mayo y junio), la Financieros, para efectos Asignar un asign

nmina se alleg el mismo da de identificar y solucionar funcionario exclusivamente
de pago, a excepcin del mes oportunamente los exclusivo para la a un servidor
de febrero, pues aunque no se inconvenientes o actividad de la pblico del
le envo en el da programado, inconsistencias que se elaboracin y Grupo de
se envi un da antes del pago. puedan presentar en el liquidacin de la Recursos
desarrollo del mismo. nmina. Humanos.
Lo anterior, desconoce lo
dispuesto en el numeral
8.5.1de la NTCGP 1000.2009, De otra parte,
por cuanto se trata de una se revis
recomendacin que se ha aleatoriamente
venido haciendo en los el Resumen de
informes de auditora de la Reporte de
Oficina de Control Interno, para Nmina de los
efectos de identificar y meses de
solucionar los inconvenientes e enero, junio,
inconsistencias que se puedan agosto y
presentar de forma oportuna. noviembre de
2014y se
evidenci que
la nmina se
entreg dentro
de los plazos
fijados en el
documento
Programacin
Liquidacin y
pago Nmina.
Vigencia 2014
Equipo Auditor:
Original Firmado Original Firmado

____________________________ ___________________________________
RITA CECILIA COTES COTES MARIA MERCEDES CABRA DUSSAN
Jefe Oficina Control Interno Profesional Contratista Auditor


Informe Final de Auditoria Proceso Recursos Humanos

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INFORME DE

Proceso: RECURSOS HUMANOS

Lder de Proceso: CARLOS MANUEL PEA IRRAGORRI

Objetivo de la Auditora: Evaluar la gestin del proceso de Recursos Humanos,

Alcance de la Auditora: Inicia con la identificacin de los riesgos, asociados al

Criterios de la Auditora: En el desarrollo de la presente auditora, se tuvo en

Equipo Auditor : RITA CECILIA COTES COTES

MARIA MERCEDES CABRA DUSSAN

Tipo de Informe : Informe Final

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

La metodologa utilizada fue la descrita en el Manual de Control Interno y el procedimiento de

A la evaluacin, se le aplicaron las tcnicas y normas de auditora generalmente aceptadas, bajo

La Auditora se basa en el anlisis de pruebas seleccionadas a partir de muestra selectiva; que

Reunin de Apertura Ejecucin de la Auditora

Da 03 Mes 07 Ao 2015 Desde 06/07/2015 Hasta 30/10/15

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

En cumplimiento con lo dispuesto por la Ley 87 de 1993 y dems normas reglamentarias, y en

INCUMPLIMIENTO E INOPORTUNIDAD EN EL EJERCICIO DE LAS FUNCIONES Y

Tenido en cuenta, por cuanto su materializacin podra exponer a la Entidad, a fallos en

INADECUADA ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO POR INAPLICABILIDAD

1.- GESTION ADMINISTRATIVA

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

1.- GESTION ADMINISTRATIVA

1.1. UBICACIN EN LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD

1.2.- FUNCIONES, RELACIN CON EL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS Y SUS

1.2.1.- Funciones Secretara General

1.3.- CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS, COMPARACIN DE

1.3.1. Caracterizacin del Proceso de Recursos Humanos.

1.4.- VERIFICACIN DE LOS AVANCES EN EL SISTEMA DE INFORMACIN Y GESTIN

1.5.- PERSONAL QUE CUMPLE LOS PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL PROCESO DE

1.6.- DERECHOS DE PETICIN.

1.7. INDICADORES DE GESTIN APLICADOS AL PROCESO DE TALENTO HUMANO

1.8.- RESOLUCIN POR MEDIO DE LA CUAL SE HACE LA DISTRIBUCIN DE CARGOS DE

1.9.- MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS A NIVEL DE CARGO

1.10. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

3.- EXPEDIENTES REVISADOS Y TEMAS RECURRENTES EN ELLOS.

4.- REVISIN MEDIDAS TOMADAS FRENTE A LOS RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS

1.- GESTIN ADMINISTRATIVA

1.1.- UBICACIN EN LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD

Se parte de lo establecido en el Decreto 2355 de 2006 Por la cual se modifica la estructura de la

Artculo 5. Estructura. La Superintendencia de Vigilancia Privada tendr la siguiente estructura:

1. DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE. ...

2. DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA LA OPERACION DE LOS

1.2.- FUNCIONES, RELACIN CON EL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS Y SUS

1.2.1.- FUNCIONES SECRETARIA GENERAL

Artculo 13. Funciones de la Secretara General. Corresponde a la Secretara General, el

1. Asesorar al Superintendente en la formulacin de polticas, normas y procedimientos

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

3. Realizar estudios sobre la planta de personal y mantener actualizado el manual de

1.2.2 FUNCIONES DEL GRUPO DE RECURSOS HUMANOS

Artculo 1.- Conformar en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, los siguientes

DEPENDENCIA Y DENOMINACIN DEL GRUPO

Artculo 11. FUNCIONES DEL GRUPO DE RECURSOS HUMANOS: El Grupo de Recursos

1.- Asesorar al Superintendente y al Secretario General en el estudio, preparacin y ejecucin de

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

4.- Adelantar el estudio, elaboracin y ejecucin de los programas de bienestar y capacitacin

a) Elaborar los planes estratgicos del Talento Humano

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

1.3.- CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS, COMPARACIN DE

1.3.1. CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS.

Se encuentra en la SUITE VISION EMPRESARIAL e indica:

OBJETIVO: Propender por el bienestar e idoneidad del recurso humano de la SuperVigilancia