Cuarto Encuentro Nacional de
Referentes del Programa BERA, Control de Autoridades
16 de mayo 2008
Silvia Texidor
Control de Autoridades
Qu es el control de autoridad
Es el proceso de mantener la consistencia de la forma
usada para representar un punto de acceso (autor, ttulo
o materia) en un catlogo bibliogrfico y mostrar adems
las relaciones entre dichos puntos de acceso. Este
proceso se concreta en una serie de operaciones que
permiten elaborar un registro de autoridad; el conjunto de
estos registros se denomina catlogo de autoridad.
En qu se basa
z Se basa exclusivamente sobre los
documentos que posee la biblioteca y se
construye contemporneamente al catlogo.
z No es posible construirlo previamente por
razones obvias.
z Es inadecuado construirlo con posterioridad por
la dificultad de recordar todas las variantes
encontradas.
Qu es?
Para qu sirve?
Cmo se aplica?
Qu es el control de autoridad
z Es el control morfolgico de los puntos de
acceso.
z Constituye la autoridad en la cual hay que
verificar si un encabezamiento fue utilizado y
para guiarse en la creacin de un nuevo
encabezamiento.
Para qu sirve?
z Para garantizar que el catlogo responda a
las demandas de los usuarios.
z Para asegurar que el punto de acceso (autor
personal, autor institucional, ttulo o tema)
sea unvoco y uniforme.
z Para trasmitir las relaciones de las formas
no normalizadas con las normalizadas.
Asegurar
z Unvoco: el control discrimina los
homnimos (misma forma, pero distinto
significado)
z Uniforme: evita que la misma
entidad* sea representada de
diferente forma
*se entiende por entidad (ente: persona u organizacin o cosa:
tema) un encabezamiento.
Funciones de un catlogo de autoridad
z El catlogo de autoridades documenta las
decisiones tomadas por el catalogador cuando
elige el punto de acceso* apropiado para un
a) nuevo registro bibliogrfico y cuando
formula b) nuevos puntos de acceso.
z Un nombre, trmino, cdigo, etc., por el que se puede buscar, encontrar e
identificar un registro bibliogrfico, de autoridad o referencia/ segn se
definen en las Directrices para registros de autoridad y referencias:
Funciones de un catlogo de autoridad
z El catlogo de autoridades puede utilizarse para
controlar las formas de los puntos de acceso en los
registros bibliogrficos, que cambian automticamente
cuando lo hacen los mismos registros de autoridad.
z Un catlogo de autoridades favorece el acceso a los
registros bibliogrficos, dirigiendo al usuario de la forma
del nombre que ha buscado a la forma del nombre
utilizada en el catlogo bibliogrfico.
Trasmitir
z No normalizada: la que no se usa
z Normalizada: la que se usa
Funciones de un catlogo de autoridad
z La informacin en un catlogo de autoridad sirve como
herramienta de referencia para esas dos funciones (a
y b) , as como para proporcionar informacin que
pueda ser utilizada para diferenciar una persona,
entidad corporativa y obra de otra.
z Tambin puede servir de ayuda al catalogador para
determinar que ninguno de los puntos de acceso en el
fichero de autoridades es apropiado y que se necesita
crear un punto de acceso nuevo..
Funciones de un catlogo de autoridad
z Por ltimo, se puede utilizar un catlogo de
autoridades para relacionar el catlogo
bibliogrfico y el de autoridades, de manera
que, por ejemplo, permitan la conversin de los
elementos de informacin a lenguas y
escrituras ms apropiadas a las necesidades
del usuario.
Instrumentos Normativos
z Recomendaciones de la IFLA
z Reglas de Catalogacin (AACR2)
z GARE GARR (directrices)
z GSARE
z Formato MARC para registros de autoridad
GARR
z Son directrices para la creacin de presentacin y
visualizacin de registros de autoridad, ya sea en
soporte impreso o en una pantalla de ordenador .
z Las GARR determinan los tipos de registros de
autoridad, los elementos que los constituyen, su
organizacin en reas y la puntuacin que marca cada
rea y separa los elementos dentro de ella .
z Cumplen para los puntos de acceso una funcin
parecida a la que tienen ISBD en la descripcin
bibliogrfica de los documentos.
Procedimiento
z El concepto de investigacin de las
autoridades incluye el esfuerzo intelectual
involucrado en la creacin y actualizacin de
los registros:
1. Determinar la forma correcta segn normas
aceptadas.
2. Consignar las variantes no aceptadas.
3. Establecer las relaciones.
4. Especificar uso y alcance del encabezamiento.
Aplicacin
z A travs de las normas GARR* (Guidelines for
Authority records and References) siguiendo
una secuencia de construccin.
* Antes GARE (Guidelines for Authority and Reference Entries)
MARC
z Es el formato de aplicacin mediante el que se efecta el
proceso de automatizacin de los registros de
autoridad. Sigue, en lneas generales, las irectrices
marcadas por las GARR/GSARE y permite el intercambio
de informacin de este tipo entre las bibliotecas y centros
de documentacin de un pas, as como entre las de un
pas y las de otros pases, al ser compatible con el
formato internacional UNIMARC/Autoridades (2001).
Procedimiento
z 1 Determinar el nombre
z 2 Armar la red de relaciones*
2.a. Diferentes formas de un mismo nombre
2.b. Varios encabezamientos que identifican a la
misma persona (distinta entidad)
2.c. Nombres anteriores y sucesivos de una
organizacin
z * Esto formara el Sistema de Autoridad (sin red de relaciones no
hay Sistema de Autoridad)
 Procedimiento Tipos de registro

z Autoridad: es el encabezamiento admitido para usar en

z 3 Fundamentar con documentacin. todos los registros asociados a una persona, entidad u
obra
z Referencia: es el que remite al usuario desde un
z 4 Registrar la fecha de establecimiento de la encabezamiento utilizado para hacer la bsqueda al
forma definitiva (o hasta que se cambie encabezamiento uniforme o autorizado establecido por
nuevamente). el centro catalogador.
z Explicativo: no dirige al usuario a un encabezamiento
uniforme especfico, sino a un grupo o clase de
encabezamientos.

Registro de autoridad Registro de referencia

z Encabezamiento autorizado = British Columbia Youth Soccer Asso

ciation
z Nota de informacin = El nombre sustituy en 1977 al de
British Columbia Juvenile Soccer Association
z Trazado de referencia de vase = < B.C. Youth Soccer Association
z Trazado de referencia de vase adems = << British Columbia
Juvenile Soccer Association
z Area de fuente = National Library of Canada/Bibliothque Nationale du
Canada; AACR2, 1981-08-01
z Area del ISADN = NCL/BNC 0011-A-0719
z Encabezamiento de referencia = B.C. Youth Soccer Association
z Encabezamiento autorizado = >British Columbia Youth Soccer
Association
z Encabezamiento de referencia = British Columbia Juvenile Soccer
Association
z Nota de informacin = Nombre sustituido en 1977 por British
Columbia Youth Soccer Association
z Frase introductoria = Vase tambin el encabezamiento posterior:
z Encabezamiento autorizado = >>British Columbia Youth Soccer
Association

Smbolos utilizados como puntuacin

Asiento explicativo general* prescrita.

z Encabezamiento explicativo = Departamento de

z Nota de informacin = Los departamentos se dan bajo el nombre de
la entidad o gobierno al que estn subordinados (p. ej., University of > Vase, Bsquese bajo precede al encabezamiento autorizado
Reading. Department of Geography; United States. Department of the < Usado por, Vase desde precede al encabezamiento variante
Interior; etc.). >> Vase adems precede al encabezamiento relacionado
<< Vase adems desde precede al encabezamiento autorizado
* Asiento que sirve para informar a un usuario de una lista, catlogo,
bibliografa, etc., sobre una convencin que se aplica, bien de forma
general o a una categora particular de encabezamientos, dando as
pautas de bsqueda de dichos encabezamientos.
 Contexto de aplicacin
z Contexto manual
independiente del catlogo
z Contexto automatizado
1) independiente del catlogo
2) coordinado con el catlogo
3) como parte del catlogo
4) en conexin electrnica con el catlogo
Tendencia
z La IFLA aboga por el hecho de que las
autoridades sean establecidas por las
agencias bibliogrficas nacionales de
acuerdo con las convenciones lingsticas y
las particularidades culturales propias del
pas que las crea. Incluso es absolutamente
partidaria del uso de la lengua propia del pas
del centro catalogador para redactar algunos
sub elementos propios del encabezamiento,
tales como adiciones, aclaraciones,
calificadores, etc .
Tendencia
z Dado el grado de desarrollo informtico cada vez mayor,
ahora resulta posible establecer vnculos entre registros de
autoridad creados en un pas conforme a unas reglas de
catalogacin y los realizados en otro, ello con el fin de
compartir esos recursos, siendo potencialmente posible
tambin con la ayuda informtica desplegar
visualizaciones de formas autorizadas.
z En la actualidad, el formato de lectura por ordenador
recomendado y apoyado por la IFLA para el intercambio
de datos de autoridad es el UNIMARC/A
Contexto de aplicacin
En conexin electrnica con el catlogo
se convierte en un archivo dinmico como
elemento estructural del OPAC
agrega
descarta
modifica
La estructura y la red de relaciones es visible para el
catalogador, pero no para el usuario
Tendencia
z Esto quiere decir que la forma autorizada para un
mismo punto de acceso puede diferir de un pas a
otro . Por ejemplo, en el catlogo de una biblioteca
inglesa, la autoridad para el rey Alfonso X el
Sabio, ser
Alfonso X, King of Castile and Leon
mientras que en una biblioteca espaola ser
Alfonso X, Rey de Castilla y Len
Tendencia
z Agencia Bibliogrfica Nacional se presenta como
la responsable a la hora de establecer la forma
autorizada del nombre de los autores de su pas,
tanto si estos autores son personas fsicas como
instituciones, y lo mismo al elaborar las listas de
autoridad de los autores del pas, personales o
corporativos
 Tendencia - ISADN
ISADN (International Standard Authority Data Number) es el nmero
normalizado propuesto para identificar y agrupar entidades
(personas fsicas, entidades, etc.) con independencia de los
encabezamientos de autoridad nacionales.
En IFLA 2005 el Grupo de Trabajo FRANAR present el
seguimiento de esta iniciativa:
z Estudiar la viabilidad (ventajas y desventajas),
z Definir su posible utilidad y usuarios, determinar para qu tipo de
registros de autoridad es necesario el ISADN,
z Examinar la posible forma y estructura del nmero y el tipo de
organizacin que sera necesario para su gestin
Conclusiones
z La gestin de autoridades es un requisito cada vez ms relevante
para la consecucin de bases de datos bibliogrficas de calidad.
z Es evidente que la automatizacin de stas, no slo no ha
solucionado los problemas de la recuperacin de informacin,
sino que los ha agudizado en la medida que no se poseen los
recursos tecnolgicos y humanos capaces de realizar esta tarea
en forma eficiente.
Bibliografa
z IFLA. (2001). Guidelines for authority records and references. 2nd ed. Rev.
by the IFLA Working Group on GARE Revision. Mnchen . K. G. Saur .UBCIM
Publications , New Series Vol. 23. www.ifla.org/VII/s13/index.htm#Publications
z IFLA (2004). Directrices para registros de autoridad y referencia /
traduccin de Justo Garca Melero. 2 ed. Madrid. Ministerio de Cultura.
http://www.ifla.org/VII/s13/garr/garr-es.pdf
z JIMNEZ PELAYO, Jess y GARCA BLANCO, Rosa (2002). El catlogo de
autoridades: creacin y gestin en unidades documentales. Gijn: Trea,
Biblioteconoma y Administracin Cultural; 56. ISBN 84-9704-027-9.
Tendencia VIAF
z VIAF (Fichero de Autoridades Vitual Internacional) Uniendo los
ficheros de autoridad de persona de la Deutsche Bibliothek y la
Library of Congress
z La Deutsche Bibliothek, la Library of Congress, y OCLC estn
desarrollando conjuntamente un fichero de autoridades virtual
internacional (VIAF) de nombres de persona que relaciona registros
de autoridad de las agencias bibliogrficas nacionales del mundo, y
que estar libremente accesible en la red. Los objetivos del proyecto
son comprobar la viabilidad de unir automticamente registros de
autoridad de diferentes ficheros nacionales y demostrar sus
beneficios.
Bibliografa
z Formato MARC 21 Conciso para Autoridades Campos que contienen
Nmeros y Cdigos (01X-09X)
http://www.loc.gov/marc/authority/spanish/ecadnumb.pdf
z GARCIA, Ageo. (2004). Normas MARC21 para el llenado de la plantilla
cca de captura de registros originales de autoridades de
encabezamientos temticos / adaptado del "SACO Participants' Manual
(2001) http://www.binal.ac.pa/archivos/catcoop/marcautmat.pdf
z HERRERO PASCUAL, Cristina. (1999). El control de autoridades pp. 121-
136. EN Anales de documentacin, n 2.
http://www.um.es/fccd/anales/ad02/AD08-1999.PDF
Sitios Web
z http://net.lib.byu.edu/~catalog/catalogwebsite/a
uthority/index.htm
z http://www.bne.es/esp/servicios/documentosbi
bliotecarios.htm
Muchas gracias!!!
silviat@cenep.org.ar