AudAituadrietarefoarm

fourm
leluolrelor A 39

Auditarea formulelor
Vi s-a \ntmplat probabil s` crea]i o formul` complex` care s`
returneze rezultate nea[teptate. A]i divizat-o pe mai multe coloane pentru
a vedea dac` este ceva ce v-a sc`pat, apoi a]i reconstruit-o.
Excel v` ofer` \nc` o solu]ie, mai eficient`: s` evalua]i formula dvs. cu
ajutorul barei de instrumente Auditarea formulelor.
Facilit`]ile pe care aceasta le ofer` sunt de cele mai multe ori indis-
pensabile pentru a descifra formule imbricate pe multe niveluri [i/sau cu
multe argumente.

Cuprins

Auditarea cu tasta F9 ............................................................ A 39/002

Bara de instrumente pentru audit .......................................... A 39/003

Auditarea formulelor pas cu pas .......................................... A 39/007

List` de control .................................................................... A 39/013

Informa]iile din acest capitol v` ajut` la...

RENTROP & STRATON

... verificarea rapid` a formulelor folosind tasta F9

... identificarea rapid` a referin]elor implicate \ntr-o formul`

... verificarea pas cu pas a unei formule

R&S

Consilier Excel pentru afaceri

A 39/002 Auditarea formulelor

Auditarea cu tasta F9
V.S.: Lucrez \n Departamentul de Resurse Umane [i
am preluat atribu]iile unui coleg care s-a pensionat.
Acesta a creat un fi[ier cu toate datele angaja]ilor. |n fi[ier
exist` o formul` complex` pentru validarea codului
numeric personal. Exist` vreo posibilitate de a vedea u[or
ce anume returneaz` fiecare argument [i de a verifica ast-
fel corectitudinea datelor?

Atunci cnd trebuie s` evalua]i un argument sau o

parte a unei formule, tasta F9 v` scoate din impas. Este
suficient s` intra]i \n celul` (fie cu dublu clic, fie cu F2)
Tasta F9
sau direct \n bara de formule, s` selecta]i expresia a c`rei
valoare dori]i s-o vede]i [i s` ap`sa]i F9. |n locul expre-
siei va ap`rea afi[at chiar rezultatul acesteia.

Selec]ia din exemplul de mai sus, LEN(A2), este

\nlocuit` cu 12, valoarea func]iei (vezi imaginea urm`toare).

Consilier Excel pentru afaceri

 Auditarea formulelor A 39/003

Astfel, pute]i vedea con]inutul unei referin]e, valoarea

returnat` de o func]ie simpl` sau chiar rezultatul \ntregii
expresii.

Dup` folosirea tastei F9 p`r`si]i celula ap`snd tasta

Esc pentru a preveni alterarea expresiei. Dac` totu[i a]i
ap`sat Enter [i dori]i s` reveni]i la forma ini]ial`, apela]i
imediat (\nainte de salvarea fi[ierului) meniul Edit
Undo (sau combina]ia de taste Ctrl + Z).

Bara de instrumente pentru audit

|n Excel 97 pute]i afi[a bara de intrumente pentru
audit accesnd meniul View Toolbars Customize.
Aici bifa]i Auditing [i apoi \nchide]i fereastra de dialog.

Primul buton, Trace Precedents, genereaz` la

ap`sare s`ge]i dinspre celula curent` c`tre celulele impli- Butonul 1
cate \n formul`.

Dac` celula curent` nu con]ine o formul`, ve]i auzi

doar un semnal sonor, f`r` vreo afi[are vizual`. Dac`
celulele la care se face referire con]in la rndul lor for-
RENTROP & STRATON

mule, la o a doua ap`sare, vor fi afi[ate alte s`ge]i, dinspre

cele din urm` spre formulele ce le con]in.
R&S

Consilier Excel pentru afaceri

A 39/004 Auditarea formulelor

Al doilea buton, Remove Precedent Arrows,

Butonul 2
\nl`tur` succesiv s`ge]ile, \n ordinea invers` afi[`rii lor.

Al treilea buton, Trace Dependents, permite identifi-

carea celulelor ce fac referire \n formulele pe care le
Butonul 3 con]in la celula curent`. La fel ca [i Trace Precedents,
prin ap`s`ri succesive pe buton, se pot identifica toate
celulele care au ca referin]` indirect` celula curent`.

Acest buton este deosebit de util cnd dori]i s` [terge]i

o celul` [i trebuie s` v` asigura]i c` ea nu este implicat` \n
vreo formul` care ar putea s` fie astfel alterat`.

Al patrulea buton, Remove Dependent Arrows,

Butonul 4
\nl`tur` succesiv s`ge]ile, \n ordinea invers` afi[`rii lor.

Consilier Excel pentru afaceri

 Auditarea formulelor A 39/005

S`ge]ile pot fi de trei feluri: 3 tipuri

de s`ge]i
continue-albastre, avnd \ntr-un cap`t o bulin`
(celula la care se face referire), iar \n cel`lalt un vrf
(celula care con]ine referin]a). Acestea indic`
celulele din aceea[i foaie de calcul cu formula;

\ntrerupte-negre, avnd \ntr-un cap`t o bulin`, iar

\n cel`lalt iconi]a unui tabel. Acestea indic` referin]e
din alte foi de calcul (sau chiar fi[iere) dect foaia
curent`;

continue-ro[ii, indic` celulele care genereaz` erori.

Dublu clic pe linie v` permite selectarea celulei din

cap`tul cel`lalt al s`ge]ii. |n cazul \n care referin]a este
c`tre o alt` foaie sau fi[ier deschide fereastra de dialog
Go To unde pute]i selecta celula pe care dori]i s-o vede]i.

Al cincilea buton, Remove All Arrows, [terge toate

Butonul 5
s`ge]ile din fi[ierul curent.
S`ge]ile vor fi [terse la orice introducere de date \ntr-o
celul` oarecare sau la salvarea fi[ierului. Dac` dori]i s`
p`stra]i aceste s`ge]i, pute]i doar s` printa]i zona dorit`
cnd acestea sunt afi[ate.

Al [aselea buton, Trace Error, func]ioneaz` \n

aceea[i manier` cu Trace Precedents, dar numai \n cazul
\n care celula examinat` con]ine o eroare. Diferen]a
RENTROP & STRATON

Butonul 6
const` \n faptul c` toate s`ge]ile pn` la ultima referin]`
sunt afi[ate de la prima ap`sare.
R&S

Consilier Excel pentru afaceri

A 39/006 Auditarea formulelor

V.S.: Pe coloana Validare din foaia de calcul

Validare CNP apare eroarea #VALUE!. |n acela[i
timp, \ntr-o celul` al`turat` exist` o alt` eroare #DIV/0!.
Aceast` celul` n-ar fi trebuit s` con]in` nimic.

Iat` cum pute]i identifica de unde vine eroarea \n ve-

derea corect`rii acesteia:
verifica]i dac` formula seam`n` cu cele de mai sus
Identificarea [i/sau mai jos;
erorilor identifica]i celulele implicate \n formul` folosind
Trace Error;
cnd \n celul` se face referire la o alt` celul` cu
eroare, verifica]i-o [i pe aceasta.

|n cazul nostru este vorba despre o formul` diferit` de

cele din jur, cu referire la o celul` ce con]ine eroare.
Corec]ia se face u[or prin:
[tergerea con]inutului celulei singulare (C6);
copierea pe coloana Validare a formulei corecte, fie
de mai sus, fie de mai jos.

Al [aptelea buton, New Comment, are aceea[i func]ie

Butonul 7 ca meniul Insert Comment: permite inserarea unui
comentariu.

Consilier Excel pentru afaceri

 Auditarea formulelor A 39/007

Al optulea buton, penultimul, Circle Invalid Data,

\ncercuie[te toate celulele care nu respect` regulile sta-
bilite la validare. |n foaia Validare CNP, pentru coloana
CNP s-a facut validarea ca celula s` nu accepte dect
[iruri de lungime 13 caractere. Validarea f`cdu-se doar Butonul 8
la introducerea datelor, [i nu la afi[area lor prin formule
(se execut` doar cnd se iese din modul editare prin
ap`sarea tastei Enter), celulele pot avea [i valori care nu
respect` condi]iile puse. Astfel de celule vor fi \ncercuite,
ca \n figura de mai jos.

Al nou`lea buton, ultimul, Clear Validation Circles,

\nl`tur` toate cercurile de validare. Butonul 9

Auditarea formulelor pas cu pas

RENTROP & STRATON

|n Excel 2003 pute]i afi[a bara de instrumente pentru

audit accesnd meniul View Toolbars Formula
Auditing.

Trei butoane
R&S

\n plus

Consilier Excel pentru afaceri

A 39/008 Auditarea formulelor

Excel 2003 aduce \n plus trei butoane primul [i ulti-

mele dou` (vezi imaginea de pe pagina anterioar`): Error
Checking, Show Watch Window [i Evaluate Formula.

Primul buton, Error Checking, permite verificarea

Butonul Error fiec`rei formule ce returneaz` mesaj de eroare (#DIV/0!,
Checking #NAME? etc).

|n figura de mai jos este evaluat` celula singular` ce

con]ine o \mp`r]ire la zero [i afi[eaz` mesajul #DIV/0!.

Op]iunea Help on this error deschide fereastra de

ajutor pentru eroarea curent`.
Op]iunea Show Calculation Steps deschide fereastra
de evaluare pas cu pas [i are aceea[i func]ie ca [i ultimul
buton de pe bara de instrumente Formula Auditing.
Op]iunea Ignore Error permite trecerea la eroarea
urm`toare f`r` evaluarea celei curente.
Op]iunea Edit in Formula Bar mut` cursorul \n bara
de formule [i permite corectarea formulei.

Consilier Excel pentru afaceri

 Auditarea formulelor A 39/009

Op]iunea Options deschide urm`toarea fereastr` de

dialog:

Set`rile pe care aceast` fereastr` le permite sunt: Set`ri

permise
Enable background error checking bifa]i pentru
a permite Excel s` afi[eze posibilele erori pe m`sur`
ce lucra]i. Afi[area const` \ntr-un mic triunghi co-
lorat \n col]ul din stnga sus al celulei suspecte.
Culoarea implicit` este verde.

Error Indicator Color permite alegerea culorii

triunghiului de semnalizare a posibilelor erori.
RENTROP & STRATON

Evaluates to error value debifa]i dac` dori]i ca

Excel s` nu evalueze celulele ce con]in formule care
au ca rezultat erori.

Text date with 2 digit years bifa]i dac` dori]i ca

R&S

Excel s` considere eroare celulele formatate ca text [i

Consilier Excel pentru afaceri

A 39/010 Auditarea formulelor

care con]in date calendaristice cu anul format din

2 cifre.

Number stored as text debifa]i dac` dori]i ca

Excel s` nu evalueze celulele ce con]in numere [i
sunt formatate ca text.

Inconsistent formula in region bifa]i dac` dori]i

ca Excel s` semnaleze celule ce con]in formule
diferite de cele din regiunea din care fac parte.

Formula omits cells in region bifa]i dac` dori]i

ca Excel s` semnaleze formulele ce omit celulele
adiacente.

Unlocked cells containing formulas bifa]i dac`

dori]i ca Excel s` considere celulele neblocate ce
con]in formule ca eroare [i s` afi[eze un mesaj de
avertizare. |n cazul prezentat, pute]i proteja fi[ierul,
l`snd neblocate doar celulele din foaia de calcul
Baza date, unde se introduc datele, pentru a preveni
[tergerea sau modificarea accidental` a formulelor
de validare de c`tre ter]e persoane.

Formulas referring to empty cells bifa]i dac`

dori]i ca Excel s` considere referin]ele c`tre celule
goale ca erori [i s` le semnaleze.

List data validation error bifa]i pentru a permite

Excel s` afi[eze o list` cu posibilele ac]iuni corec-
tive, asociat` fiec`rei celule cu eroare.

Reset Ignored Errors ap`sa]i acest buton \n cazul

\n care a]i ales s` ignora]i anumite erori [i dori]i
totu[i s` le reevalua]i.

Consilier Excel pentru afaceri

 Auditarea formulelor A 39/011

Op]iunile Next [i Previous permit trecerea la eroarea

urm`toare, respectiv la cea precedent`.

Urm`toarele nou` butoane de pe bara de instrumente

Formula Auditing au aceea[i func]ie ca [i \n Excel 97.

Butonul Show Watch Window deschide fereastra cu

ajutorul c`reia se pot urm`ri valorile returnate de formule Butonul
la modificarea datelor \n foaia de calcul sau \n fi[ier. Show Watch
Aceasta este util` mai ales atunci cnd celula cu formula Window
se afl` \n alt` foaie dect celula la care se face referire.
|n figura urm`toare, este urm`rit` celula B2 din foaia
de calcul Validare CNP, aceea care con]ine mesajul retur-
nat de func]ia de validare. Introducnd un alt CNP \n
celula C2 din foaia Baza date, celul` la care se face
referire \n foaia Validare CNP, se poate vedea rezultatul
returnat de formul` f`r` a fi nevoie s` v` \ntoarce]i la ea.
RENTROP & STRATON

Butonul Evaluate Formula permite evaluarea pas cu Butonul

pas a argumentelor formulei, dar [i evaluarea referin]elor Evaluate
imbricate. Formula
|n figura urm`toare, este evaluat` formula din celula
B2 a foii Validare CNP (indicat` la Reference prin
R&S

Validare CNP!$B$2). |n caseta Evaluation, pute]i

Consilier Excel pentru afaceri

A 39/012 Auditarea formulelor

vedea exact formula introdus` \n celula analizat`. Primul

argument pe care Excel \l va calcula este subliniat.

Argumentul
evaluat

La fiecare ap`sare a butonului Evaluate, un argument

este \nlocuit \n caseta Evaluation cu valoarea acestuia,
iar linia de subliniere se mut` la urm`torul argument pe
care Excel \l va calcula.
Dac` valoarea returnat` este tot o referin]` [i dori]i s`
o urm`ri]i [i pe aceasta, pute]i ap`sa butonul Step In \n
mod repetat pn` ajunge]i la o valoare. Pute]i reveni la
pasul anterior ap`snd Step Out.

|n figura de mai sus, la prima ap`sare a butonului Step

In, referin]a subliniat`, A2, a fost \nlocuit` cu valoarea ei,

Consilier Excel pentru afaceri

 Auditarea formulelor A 39/013

adic` Baza date!C2. Aceasta fiind tot o referin]`, la o

nou` ap`sare a butonului Step In, va fi evaluat` la rndul
ei, ob]inndu-se valoarea pe care o con]ine, adic` CNP
corespunz`tor.
Step In va fi activ att timp ct evaluarea returneaz` o
referin]`, dezactivndu-se \n momentul \n care a fost
returnat` o constant` (num`r, text etc).

Ap`snd repetat Step Out, pa[ii sunt executa]i \n sens

invers. Cu o nou` ap`sare pe Evaluate, pute]i trece la
urm`torul argument.
Pute]i \ncheia \n orice moment auditarea ap`snd pe
Close.

Spre deosebire de F9, evalu`rile efectuate cu func]ia

Evaluate Formula nu altereaz` formula. De asemenea,
Evaluate va afi[a toate argumentele \n ordinea \n care
Excel le calculeaz`, nefiind posibil` o evaluare par]ial` ca Evaluare
\n cazul folosirii tastei F9. par]ial`

List` de control
Pentru evaluarea rapid` a unui argument sau a unei
por]iuni dintr-o formul`, selecta]i bucata dorit` [i
ap`sa]i F9. Anula]i ap`snd tasta Esc.

Pentru a ajunge u[or dintr-o celul` la referin]a pe care

RENTROP & STRATON

o con]ine, ap`sa]i Trace Precedents [i apoi executa]i

dublu clic pe s`geata ce indic` acea referin]`.

Pentru a afi[a toate s`ge]ile c`tre celulele implicate

\ntr-o formul` ce are ca rezultat o eroare, ap`sa]i Trace
Error.
R&S

Consilier Excel pentru afaceri

A 39/014 Auditarea formulelor

Pentru a g`si rapid toate celulele care nu respect`

valid`rile dintr-o foaie de calcul ap`sa]i Circle Invalid
Data.

Pentru a urm`ri valoarea unei formule aflate \ntr-o alt`

foaie de calcul dect celula analizat` folosi]i Show
Watch Window.

Pentru
a evalua pas cu pas o formul` folosi]i Evaluate
Formula.

Consilier Excel pentru afaceri