B 09

Cum s` ]ine]i
eviden]a clien]ilor
\ntr-o baz` de date
Avantajele utiliz`rii unei b`nci de date
Cum s` construi]i o baz` de date \n Access
RENTROP & STRATON

Cum s` efectua]i selectarea \nregistr`rilor dvs.

dup` anumite criterii
List` de control
R&S

CONSILIER Secretara perfect` 3/2005, pag. 1

 Cum s` ]ine]i eviden]a clien]ilor \ntr-o baz` de date B 09/001

Pe m`sur` ce activitatea dvs. se dezvolt`, acumula]i tot

mai multe informa]ii. De aceea, devine tot mai dificil s`
p`stra]i o eviden]` a acestora. Apar tot mai multe contracte
\ncheiate de firm` cu ter]i (contracte de publicitate, con-
tracte \ncheiate cu furnizorii de birotic`-papet`rie etc.).
Toate acestea sunt adunate \n bibliorafturi \ntregi. |ns`
atunci cnd c`uta]i o informa]ie anume, v` este peste
mn` s` r`sfoi]i zeci de contracte pentru a vedea exact anu-
mite detalii pe care le solicit` [eful dvs.
Acesta este motivul pentru care ne-am gndit ca \n
aceast` actualizare s` v` prezent`m cteva no]iuni ele-
mentare \n ceea ce prive[te crearea [i utilizarea unei mici
baze de date \n Access.
Ve]i descoperi astfel o serie de avantaje pe care le are
acest mod de lucru, printre care [i u[urin]a de a introduce
[i a reg`si, ulterior, o informa]ie.

Cuprins:

Avantajele utiliz`rii unei b`nci de date . . . . . . B09/002

Cum s` construi]i o baz` de date \n Access . . . B09/003

RENTROP & STRATON

Cum s` efectua]i selectarea \nregistr`rilor dvs.

dup` anumite criterii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B09/009

List` de control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B09/014

R&S

CONSILIER Secretara perfect` 3/2005, pag. 3

 B 09/002 Cum s` ]ine]i eviden]a clien]ilor \ntr-o baz` de date

Avantajele utiliz`rii unei b`nci

de date

{eful dvs. are nevoie, zilnic, de cte un num`r de

telefon? Trebuie s` suna]i furnizorii de birotic`-papet`rie
pentru a re\nnoi stocul de hrtie de scris, tonerul de la
imprimant`? Nu mai sti]i \n ce biblioraft a]i arhivat con-
tractul \ncheiat cu clientul X acum 2 luni?
Ei bine, aceste informa]ii pot fi stocate cu mare
u[urin]` \ntr-o baz` de date proprie, \ntocmit` de dvs.
astfel \nct s` o pute]i accesa imediat.

5 avantaje ale unei baze de date

1. permite \nregistrarea unui num`r mare de infor-

ma]ii;

2. asigur` g`sirea rapid` a informa]iei c`utate;

Num`r mare
de informa]ii 3. p`streaz` \ntr-un singur loc informa]ii de acela[i
\ntr-un gen;
singur loc
4. poate fi modificat` [i actualizat` cu u[urin]`;

5. permite selectarea \nregistr`rilor dup` criteriul

dorit, \n scopul efectu`rii diverselor lucr`ri de care
ave]i nevoie la un moment dat.

3/2005, pag. 4 CONSILIER Secretara perfect`

 Cum s` ]ine]i eviden]a clien]ilor \ntr-o baz` de date B 09/003

Cum s` construi]i o baz`

de date \n Access

S` presupunem c` vre]i s` construi]i o mic` baz` de

date \n care s` trece]i to]i furnizorii cu care lucreaz`
firma dvs.
Pentru aceasta, va trebui mai \nti s` stabili]i care Ce con]ine
sunt cmpurile pe care viitoarea baz` de date urmeaz` s` baza de date?
le con]in`. Cu alte cuvinte, care sunt informa]iile de care
ve]i avea nevoie pe viitor, astfel \nct s` ave]i o imagine
de ansamblu asupra acestora.

S` zicem c` vre]i s` crea]i o baz` de date \n care s`

\nregistra]i furnizorii cu care colaboreaz` firma dvs.
Primul pas este acela de a stabili care sunt cmpurile
de care considera]i c` ave]i nevoie \n baza dvs. de date.
Cele mai uzuale dintre acestea [i care, cu siguran]`, v`
vor ajuta s` ave]i o imagine corect` [i de ansamblu
sunt: numele furnizorului, persoana de contact, func]ia,
adresa, telefonul, fax-ul, adresa de e-mail la care poate fi
g`sit` persoana de contact, num`rul [i data \nregistr`rii
contractului.
Mai pute]i crea un cmp cu Observa]ii \n care s`
RENTROP & STRATON

trece]i informa]ii precum ce fel de materiale v-au fost

livrate \n baza ultimului contract \ncheiat etc.
R&S

CONSILIER Secretara perfect` 3/2005, pag. 5

 B 09/004 Cum s` ]ine]i eviden]a clien]ilor \ntr-o baz` de date

5 pa[i simpli pentru a crea

baza de date dorit`
1. Deschide]i Microsoft Access [i merge]i \n meniu, la
File.
2. Face]i clic pe New..., dup` care selecta]i Blank
Database.
3. Salva]i viitoarea baz` de date \n locul [i cu numele
dorit de dvs.
4. Merge]i apoi \n stnga ferestrei [i da]i dublu-clic pe
Tables. Aici urmeaz` s` construi]i scheletul bazei de
date.
5. Selecta]i din fereastra din dreapta op]iunea Create Ta-
ble in Design View. Prin aceast` op]iune, pute]i intro-
duce dvs. denumirea cmpurilor enumerate mai sus.
Fereastra care se deschide arat` astfel:

Denumirea
cmpului
Natura
cmpului

Scurt` descriere a
cmpului (op]ional)

3/2005, pag. 6 CONSILIER Secretara perfect`

 Cum s` ]ine]i eviden]a clien]ilor \ntr-o baz` de date B 09/005

La Denumirea cmpului ve]i introduce, pe rnd,

toate informa]iile de mai sus, \ncepnd de la Nume
furnizor [i pn` la cmpul de Observa]ii.
Natura cmpului presupune selectarea din lista
afi[at` de program a genului de \nregistrare ce 3 elemente
corespunde denumirii unui cmp. Dac` ave]i un cmp esen]iale
numeric (cum ar fi, de exemplu, num`rul de telefon), la \n definirea
natura cmpului ve]i selecta Numeric. unui cmp
Description este un cmp furnizat de Access a c`rui
completare este op]ional`. Dar v` poate ajuta pentru ca-
zul \n care dori]i s` evita]i \nregistr`rile gre[ite. {i pute]i
face asta prin descrierea foarte succint` a genului de in-
forma]ii care ar trebui \nregistrat \n cmpul respectiv.

Dac` lu`m ca exemplu cmpurile enumerate mai sus

pentru viitoarea baz` de date cu furnizori, acest schelet
va ar`ta a[a:
RENTROP & STRATON
R&S

CONSILIER Secretara perfect` 3/2005, pag. 7

 B 09/006 Cum s` ]ine]i eviden]a clien]ilor \ntr-o baz` de date

Acolo unde a]i trecut ca tip al cmpului de \nregis-

trare a datelor caracteristici de tip text, ]ine]i cont de
faptul c` orice \nregistrare din acel cmp va putea avea
un maxim de 255 de caractere.

Dup` ce a]i construit structura bazei de date, salva]i-o

astfel \nct, ori de cte ori vre]i s` lucra]i cu ea, s` v`
aminti]i u[or numele ei.
Introducerea efectiv` a furnizorilor firmei o vom face
\ntr-o interfa]` a acesteia.

Pentru a evita dublarea \nregistr`rilor, crea]i un pri-

mary key \n dreptul cmpului dorit din tabelul bazei de
date. Acesta poate fi creat foarte simplu, prin pozi]io-
narea mouse-ului \n dreptul cmpului respectiv, dup`
care clic dreapta [i selecta]i op]iunea men]ionat`.

Avantaj
Interfa]a permite \nregistrarea \ntr-un interval de
timp foarte scurt a unui num`r relativ mare de date.

Pentru a porni \nregistrarea efectiv` a furnizorilor \n

baza de date pute]i s` construi]i rapid interfa]a de lucru:
merge]i \n sec]iunea Forms a programului [i da]i dublu-
Evitarea
\nregistr`rilor clic pe Create form by using wizard.
duble Aceast` op]iune v` ajut` s` crea]i imediat o interfa]`
de lucru, pornind de la cmpurile definite \n structura
ini]ial` a bazei de date (nume furnizor, persoan` contact,
adres` etc.).

3/2005, pag. 8 CONSILIER Secretara perfect`

 Cum s` ]ine]i eviden]a clien]ilor \ntr-o baz` de date B 09/007

Fereastra care se deschide va ar`ta astfel: Selecta]i sursa de

unde interfa]a va lua
datele. |n cazul
nostru, ve]i selecta
numele cu care a]i
salvat tabelul ini]ial.

|n acest modul apar

toate cmpurile pe
care dvs. le-a]i
construit ini]ial.
Pentru cazul \n care
dori]i ca toate aceste
cmpuri s` figureze
\n interfa]a dvs.
da]i clic pe
s`geata dubl`.

Urma]i pa[ii care apar [i construi]i interfa]a final` \n

care introduce]i datele cu furnizorii:
RENTROP & STRATON
R&S

CONSILIER Secretara perfect` 3/2005, pag. 9

 B 09/008 Cum s` ]ine]i eviden]a clien]ilor \ntr-o baz` de date

Trecerea de la o \nregistrare la alta se poate face sim-

plu, prin ap`sarea cu mouse-ul pe simbolul s`ge]ii
Enter/tab urmate de o linie vertical` (sau prin ap`sarea
tastei enter sau tab).
Exemplu de cmpuri completate \ntr-o interfa]`:

|n momentul \n care sunte]i cu mouse-ul \ntr-unul

din cmpurile la care a]i trecut \n tabelul ini]ial ceva la
op]iunea Description, calculatorul va afi[a acea scurt`
descriere \n josul paginii de lucru. Aceast` descriere are
rolul de a v` reaminti ce anume trebuie \nregistrat corect
\n cmpul respectiv.

Dup` ce a]i terminat de \nregistrat to]i furnizorii,

salva]i interfa]a cu un nume pe care s`-l reg`si]i u[or
ulterior.

3/2005, pag. 10 CONSILIER Secretara perfect`

 Cum s` ]ine]i eviden]a clien]ilor \ntr-o baz` de date B 09/009

Dac` dori]i s` c`uta]i o \nregistrare dintr-un anumit

cmp, a[eza]i mouse-ul \n acel cmp [i ap`sa]i Ctrl+F.
|n fereastra care se deschide tasta]i cuvntul sau o parte
din cuvntul c`utat. Microsoft Acces v` va ar`ta pe
rnd toate \nregistr`rile ce con]in cuvntul c`utat.

Cum s` efectua]i
selectarea \nregistr`rilor dvs.
dup` anumite criterii
S` presupunem c` dori]i s` trimite]i celor mai noi
furnizori ai firmei o scrisoare de mul]umire pentru
\nceputul colabor`rii cu dvs.
Dac` unul dintre cmpurile pe care le-a]i trecut \n
baza de date este data \nregistr`rii unui contract (de
exemplu), atunci pute]i face o selec]ie a furnizorilor
dup` acest criteriu.

Etapele selec]iei \nregistr`rilor

dup` un criteriu ales:

deschide]i tabelul cu \nregistr`rile dvs.;

RENTROP & STRATON

\n meniu, merge]i la op]iunea Records [i selecta]i

Advanced Filter/Sort...;

\n fereastra care se deschide, \n dreptul cmpului

Field, selecta]i cmpul dup` care dori]i s` face]i
selec]ia (\n cazul nostru, data \nregistr`rii);
R&S

CONSILIER Secretara perfect` 3/2005, pag. 11

 B 09/010 Cum s` ]ine]i eviden]a clien]ilor \ntr-o baz` de date

bifa]i Ascendent sau Descendent dup` cum dori]i

s` fie afi[ate \nregistr`rile;

la Criteria tasta]i perioada de timp pe care o lua]i

\n calcul pentru a-i selecta pe cei pe care-i consi-
dera]i nou-veni]i ca furnizori;

merge]i \n meniu, la File [i salva]i numele tabelu-

lui astfel ob]inut.

Trimiterea unei scrisori personalizate,

folosind \nregistr`rile din baza de date

Pute]i personaliza anumite documente, cum ar fi o

Scrisori scrisoare pe care dori]i s` o trimite]i anumitor parteneri
adresate direct de afaceri, cu ajutorul Access-ului.
persoanelor Pentru aceasta, este suficient s` deschide]i baza de
selectate date cu furnizori, de exemplu, [i s` urma]i pa[ii de mai
jos:

merge]i \n meniu la Tools Office links Merge it

with Microsoft Word;

\n fereastra care se deschide, selecta]i una din cele

dou` op]iuni, respectiv: dac` ave]i deja un docu-
ment creat \n Word (scrisoare, \n exemplul nostru)
pe care dori]i s`-l folosi]i acum sau dac` dori]i s`
crea]i unul.

3/2005, pag. 12 CONSILIER Secretara perfect`

 Cum s` ]ine]i eviden]a clien]ilor \ntr-o baz` de date B 09/011

Dac` ave]i deja creat un model de scrisoare pe care

l-a]i mai folosit [i cu alte ocazii, bifa]i op]iunea Link
your data to an existing Microsoft Word document. Aceasta
v` permite s` deschide]i scrisoarea pe care vre]i s` o
folosi]i acum [i s` o personaliza]i cu ce date dori]i.

Cum s` personaliza]i o scrisoare

|n momentul \n care, conform pa[ilor de mai sus, a]i

deschis scrisoarea pe care o folosi]i ca model, fereastra
RENTROP & STRATON

calculatorului va ar`ta a[a:

R&S

CONSILIER Secretara perfect` 3/2005, pag. 13

 B 09/012 Cum s` ]ine]i eviden]a clien]ilor \ntr-o baz` de date

Insert Merge Field

Op]iune prin al c`rui
clic pute]i selecta
cmpurile din baza
de date cu furnizori,
care vre]i s` apar`
\n scrisoare.

Pozi]iona]i mouse-ul \n scrisoare acolo unde dori]i

s` insera]i un anumit cmp din baza de date.

(|n cazul nostru, vom a[eza mouse-ul dup` formula

de adresare.)
Clic pe op]iunea din submeniu Insert Merge Field,
de unde select`m Persoana contact [i apoi clic pe
Insert, dup` care Close.

3/2005, pag. 14 CONSILIER Secretara perfect`

 Cum s` ]ine]i eviden]a clien]ilor \ntr-o baz` de date B 09/013

Calculatorul va trece automat, dup` formula de

adresare de la \nceputul scrisorii, toate numele selectate
anterior din baza de date. Va crea astfel, pentru fiecare
nume din list`, o scrisoare separat`.

Acum totul este gata pentru a fi tip`rit frumos [i

trimis clien]ilor.
RENTROP & STRATON
R&S

CONSILIER Secretara perfect` 3/2005, pag. 15

 B 09/014 Cum s` ]ine]i eviden]a clien]ilor \ntr-o baz` de date

List` de control

|nainte de a crea baza de date dorit`, stabili]i exact

care sunt cmpurile de care ave]i nevoie.

Denumi]i fiecare cmp din viitoarea baz` de date ct

mai simplu, pentru a fi u[or de \n]eles ce fel de infor-
ma]ii trebuie \nregistrate acolo.

Crea]i primary key \n dreptul cmpurilor impor-

tante, pentru a evita \nregistr`rile duble.

Fi]i atent` la criteriile de selec]ie pentru cazul \n care

dori]i s` exporta]i informa]iile din baza de date \n
Word sau Excel.

2/2005, pag. 16 CONSILIER Secretara perfect`