GESTION DE EVENTOS

1. EL PROTOCOLO EN LOS EVENTOS Y CONGRESOS

1.1. El mercado de reuniones: protocolo oficial y empresarial

El mercado de reuniones es el segmento del mercado turstico que comprende la organizacin

de actos pblicos o privados a los que asisten personas con una finalidad comn; el intercambio
de ideas, dar a conocer nuevos productos, etc.

Un aspecto fundamental para el anlisis de este mercado es el conocimiento de los tipos de

actos que existen. En efecto, para realizar una adecuada gestin de un evento, es preciso tener
en cuenta las caractersticas del acto que se celebra.

Los tipos de actos que existen son los siguientes:

ACTOS INTERNOS :

Son aquellos actos en los que los protagonistas son personas de la propia empresa que organiza
el acto. En este tipo de actos tiene una gran importancia la calidad del servicio que ofrecen los
hoteles y restaurantes, ya que no suele ser habitual que intermedie una empresa especializada
en la organizacin de eventos.

ASAMBLEAS son reuniones peridicas del consejo de administracin con sus

accionistas o socios. Tienen el objetivo de informar, analizar resultados, repartir dividendos o
solucionar cualquier problema. Es un tipo de acto de organizacin sencilla ya que no suele
requerir de la cooncertacin de salas al organizarse. Normalmente se realizan en la propia sede
de la empresa.

CONVENCIONES son reuniones cerradas, organizadas por y para los miembros de una
determinada organizacin, ya que constituyen la reunin anual de una empresa. Su organizacin
implica menor nmero de personas y se realiza mediante negociaciones a nivel individual. Un
aspecto muy valorado en la celebracin de convenciones es la calidad del servicio de la comida.
En este aspecto, la experiencia previa del proveedor tiene un papel muy importante en la
decisin final de la empresa. Los aspectos relacionados con la organizacin y elpersonal del
hotel tienen gran importancia en este tipo de actos.

VIAJES DE INCENTIVOS son premios que los trabajadores de la empresa reciben por
alcanzar una determinada meta. Constituye un viaje totalmente pagado por la empresa que
puede encargarse de negociar personalmente los servicios con el hotel, as como con los
proveedores de la comida y desplazamientos, o bien contratar a una empresa de inbcentivos,
que son empresas especializadas en este tipo de viajes, para que se encargue de la
organizacin del viaje. En este ltimo caso, el hotel debe mantener, en todo momento, el
contacto con la empresa de incentivos, ya que ser la encargada de tomar decisiones.

1.2. El protocolo: concepto y tipos

El protocolo es la disciplina que determina las estructuras o formas bajo las cuales se realiza una
actividad humana importante.

El protocolo, como regla de cortesa, es la herramienta imprescindible para un servicio con

garanta de xito.
SABER SER+SABER ESTAR+SABER SERVIR = SABER VIVIR

Terminologa bsica usada en protocolo

PROTOCOLO : Conjunto de reglas a seguir, oficiales (vinculacin por ley) o tradicionales

(vinculacin personal voluntaria)

CEREMONIAL : Conjunto de formalidades en un acto determinado que vienen determinadas por

el protocolo.

ETIQUETA : Se refiere a los estilos, usos y costumbres aplicados tanto a la indumentaria como
en el comportamiento.

AUTORIDAD : Ostentacin de cargo pblico por designacin o eleccin.

ACTO : celebracin pblica o solemne.

PRECEDENCIA : Lugar que corresponde a una persona o autoridad en todo acto o solemnidad a
que concurra con otras.

PRESIDENCIA : Es el lugar de mximo honor en un acto, que viene en funcin de la precedencia

previamente establecida.

1.2.1. TIPOLOGAS DE PROTOCOLO

Se debe distinguir diferentes tipos de protocolo segn su mbito de aplicacin:

PUBLICO

ACTOS OFICIALES : Son acontecimientos realizados por las instituciones del estado. Se
clasifican en :

* Actos de caracter general (Corona y Administracin del Estado)

* Actos de caracter especial (actos militares y civiles)

PRIVADO

ACTOS NO OFICIALES : Eventos organizados por instituciones, empresas, asociaciones,

organizaciones en el mbito privado.

1.3. Precedencias

La precedencia es la norma que establece el orden jerrquico entre las personas que asisten a
un evento por sus rangos o cargos.

El ordenamiento que regula los actos en los que acuden autoridades pblicas se recoge en el
Real Decreto 2099/1983 de 4 de Agosto.

Real Decreto 2099/1983 (PDF)

Cuando se encuentran cargos que no vienen descritos en el Real Decreto hay algunos criterios
bsicos que facilitan la tarea de establecer las precedencias:

* 1.CRITERIO DE REPRESENTATIVIDAD : en un acto, cuando coinciden dos cargos

iguales, por ejemplo, un director de una empresa privada y otro de una pblica, tiene
precedencia ste ltimo al representar a una institucin del Estado.

* 2. CRITERIO DE ANTIGUEDAD : Hay actos en los que concurren dos personas de

igual rango y de dos instituciones del mismo nivel de importancia. En este caso, la persona
representante de la institucin ms antiga debe tener mayor precedencia.

* 3. CRITERIO ALFABETICO : Consiste en utilizar el orden alfabtico, en el idioma del

pas anfitrin, para proceder al ordenamiento de losparticipantes del acto.

* 4. CRITERIO DE ASIMILACION : La mujer asimila la jerarqua de su marido. Este

principio solo tiene efecto en la esfera pblica.

* 5. CRITERIO DE JURISDICCIONALIDAD : Cuando un acto se celebra dentro del

trmino de un lugar, el mximo representante del mismo es el que tiene la mayor precedencia o
el sitio de honor.

* 6. CRITERIO DE RESPONSABILIDAD : En algunas ocasionbes, ciertos eventos son

organizados por el responsable de una organizacin. La mxima precedencia o sitio de honor
debe ser ostentado por este responsable.

* 7. CRITERIO DE CORTESIA : Consiste en ceder por cortesa la precedencia a una

persona que oficialmente no le corresponde ese orden.

1.4. La simbologa en los actos protocolarios: las banderas y su colocacin

Posicionar las banderas para un encuentro o reunin requiere conocimiento y experiencia,

porque stas deben tener un orden determinado adems de depender del mbito de actuacin
del evento.

En acontecimientos pblicos y nacionales, la bandera nacional siempre debe ocupar el lugar de

mayor honor.

POSICIONAMIENTO DE LAS BANDERAS EN UN ACTO PROTOCOLARIO

1. En el caso de que el nmero de banderas sea impar, se coloca en el centro la bandera

espaola, y a continuacin las dems (partiendo de su derecha) alternando las posiciones
derecha e izquierda del resto de banderas. (4 2 1 3 5)

2. Si elnmero de banderas es par, entonces la de mayor importancia se coloca en el

centro de la base (3 1 2 4) y empezando por su izquierda se van colocando las benderas por
orden de importancia y alternndolas a izquierda y derecha de la bandera nacional.

3. En el mbito privado, muchas empresas u organizaciones tienen su propia ensea. Y,

en un evento que no tiene caracter oficial, la bandera de la empresa no debe ubicarse nunca
junto a las banderas oficiales, sino que aparte de las mismas. ( C.A. ESPAA CIUDAD ---
PEUGOT)

Si en los actos que organiza una empresa o institucin privada no intervienen o asisten
autoridades, no deberan figurar banderas oficiales. Si hay invitados nacionales y/o de otros
pases, se pueden colocar las banderas de sus respectivos pases, empezando por el pas
anfitrin, y colocando el resto por orden alfabtico.

1.4.1. SIMBOLOGA COMPLEMENTARIA EN LOS ACTOS PROTOCOLARIOS

En protocolo existe un conjunto de smbolos, emblemas, insignias y ttulos que requieren un

estudio de sus caractersticas, orden de colocacin y utilizacin. Estos son: las banderas, los
escudos, los ttulos nobiliarios y los himnos.

SIMBOLOGIA COMPLEMENTARIA EN ACTOS PROTOCOLARIOS

* Vexicologa : es la ciencia que estudia las banderas bajo todos sus aspectos, sus
historia, su simbolismo, utilizacin, etc..
* Herldica : Es la ciencia que estudia los blasones o escudos de armas, o las reglas de
composicin de los escudos de armas.
* Nobiliaria : Estudia los orgenes y evolucin de la nobleza e instituciones.
Conocimientos imprescindibles al protocolo a la hora de establecer las precedencias.
* Himnos : Hacen referencia a las caractersticas y personalidad de un pueblo. Se basan
en rasgos patriticos y/o religiosos y se utilizan en versiones completas o breves.

1.5. Tratamientos

El tratamiento es el ttulo de cortesa que se da a una persona por razones de rango o categora.

Es fundamental una correcta utilizacin del tratamiento por el contacto que cualquier personal de
hostelera puede tener con los asistentes a un determinado banquete o servicio en un hotel.

La regulacin de los tratamientos oficiales viene determinada por ley y los dems tratamientos no
oficiales (personas de empresa, titulados universitarios, etc.) vienen determinados por la
educacin y la cortesa.

A continuacin, se enumerar algunas normas de tratamientos ms utilizadas:

1. Su/vuestra Majestad : reyes, reinas, emperadores

2. Su /vuestra Alteza : prncipes, infantes
3. Excelencia : presidentes, vice-presidentes, ministros, embajadores, obispos,
marqueses, barones, duques, condes.
4. Ilustrsimo : directores generales, auditores, fiscales, alcaldes de capitales, decanos,
secretarios generales.
5. Seora : jueces, alcaldes de municipios, jueces de paz, miembros del senado y
congreso.
6. Seor Don : comandante y capitn de corbeta, capitn y teniente de navo, secretarios
de embajadas.
7. Su Santidad : el Papa.
8. Reverendsimo : cardenales, obispos, abades, superiores de rdenes religiosas.

1.6. El banquete: su organizacin

En algunos eventos puede incluirse un servicio de comida en funcin de la organizacin del

evento y su duracin. Esta comida es lo que se conoce como banquete. El banquete se refiere
a la organizacin, planificacin y desarrollo de un servicio de almuerzo, cena, cctel o aperitivo.
Constituye el acto social de mayor relevancia en el mercado de reuniones.
En las grandes comidas, banquetes o reuniones, los tipos de mesas ms comunes son:

1. RECTANGULAR : Es la forma ms tradicional utilizada en los eventos. Entre las

ventajas estn : la perfecta distribucin que se puede hacer en cuanto al orden de precedencias
y la facilidad de acoplar nuevas mesas, pudiendo formar mesas en T, mesas en forma de U, etc.
Sin embargo, su utilizacin suele depender del nmero de invitados y si se quiere mantener un
clima de conversacin uniforme. Generalmente se da tres focos de conversacin. En cenas de
gala o de importancia no es correcto colocar a nadie en las cabeceras de la misma.

2. CUADRADA : Son nicamente utilizadas en restaurantes, algunas cadenas de

establecimientos y bares pequeos. Estos, recurren a esta tipologa para obtener un
aprovechamiento del espacio, disminuyendo su tamao mximo para que el cliente permanezca
nicamente el tiempo imprescindible de la comida al sentirse relativamente "incmodo" en la
misma. No deben ser utilizadas en comidas de gala o grandes banquetes.

3. REDONDAS : Las principales ventajas de este tipo de mesa es la maximizacin del

espacio, la posibilidad de que todos los invitados se vean y conversen entre s. No obstante, es
ms complicado establecer las presidencias, precedencias y jugar con las formas para poder
acoplarlas a otras mesas.

4. OVALADA : Es ms aprovechable el espacio al poder colocar a los invitados en las

cabeceras de la misma. Por esto es ms fcil la distribucin de precedencias. Si es pequea,
todos los invitados pueden verse y establecer conversaciones uniformes. No ocurre lo mismo si
es amplia. Igualmente, no es posible acoplarla a ningn otro tipo de forma.

5. FORMA DE U : Es considerada perfecta para banquetes y otras reuniones en las que

acuden muchas personas. Permite la excelente distribucin de precedencias y suelen
establecerse varios focos de conversacin. No se debe ubicar invitados en la parte frontal interior
de la mesa.

6. FORMA DE HERRADURA : Este modelo facilita el establecimiento de las

precedencias. Al igual que la forma anterior, no deben colocarse invitados frente a la presidencia.
Es muy utilizada en reuniones de delegaciones de varios pases, departamentos de empresas,
etc, porque permite mantenber una conversacin o debate.

7. FORMA DE T : Es una de las formas menos utilizada para cualquier tipo de evento
porque dificulta la conversacin, la visin de los invitados entre ellos. As mismo, la colocacin no
es elegante, al no encontrarse todos los invitados enfrentados.

8. FORMA DE PEINE : Al igual que la anterior, est en desuso en la actualidad porque

no se deben colocar a los invitados enfrentados en la presidencia. Tienen las mismas
desventajas que la mesa en forma de T (conversacin, visin delos invitados entre s, etc.). La
nica ventaja posible es la posibilidad de maximizar el espacio en una sala, pero no es
recomendable su utilizacin.

1.7. Colocacin de invitados

El lugar situado a la derecha del anfitrin es el puesto de mayor honor en una mesa y la
colocacin de los invitados debe seguir uno de los dos sistemas existentes: el denominado
sistema del reloj o el sistema cartesiano.
Banquete o celebracin
* SISTEMA DEL RELOJ : El orden de colocacin de los invitados sigue el movimiento de las
agujas del reloj. Es ms utilizado para comidas donde acuden hombres y mujeres. Se define un
espiral concntrico alrededor de las presidencias. Los invitados sern ubicados de la forma..
(colocacion_invitados_reloj.jpg)

* SISTEMA CARTESIANO : El sistema cartesiano, tambin llamado sistema de la X sigue la

direccin de las aspas de una X en la colocacin de los invitados. Sobre el plano de una mesa y
utilizando el sistema francs, se ubicarn los invitados de ls forma (colocacon_cartesiana.jpg)

1.8. Colocacin y orden de los diferentes elementos que componen la mesa

La composicin de la mesa debe considerarse objeto de gran atencin porque todos los
elementos que la componen deben estar en perfecta armona. La colocacin de la cubertera se
rige por dos reglas bsicas:

* Los tenedores se colocan a la izquierda y los cuchillos y cucharas a la derecha.

* Se comienza utilizando los cubiertos situados ms al exterior, avanzando plato tras plato hacia
los situados ms al centro.

La colocacin de la cristalera tambin tiene sus reglas:

* Vasos y copas : Pueden colocarse en forma horizontal, media curva o de forma

inclinada de arriba-abajo.
* Orden de colocacin : (ver vajilla_colocacion.jpg)

Adems de las caractersticas mencionadas, la decoracin de la mesa tambin se compone por

otros elementos:

* Mantelera : Los manteles deben ser de tonos claros : blancos, beige o crema.
* Centros de mesa : Pueden ser de flores o plantas que no impidan la visin de los
dems comensales.
* candelabros : Pueden ser de plata, bronce o porcelana y deben ir intercalados con los
centros de mesa.

1.9. El protocolo internacional

Las relaciones internacionales entre pases y la organizacin de actos o eventos que impliquen a
diferentes estados y organismos requieren el conocimiento de un conjunto de normas
protocolarias que deben aplicarse en su organizacin.

La Unin Europea sigue sus propias reglas de protocolo en las conferencias y actos en los que
intervienen las diferentes instituciones o pases miembros. El orden de colocacin de los Jefes
de Estado se realiza en funcin del orden en el que se ha colocado previamente la bandera de
su pas correspondiente. No obstante, los Jefes de Estado tienen su propia precedencia que se
corresponde con la toma de posesin del cargo, es decir, la antigedad.

Los representantes permanentes de los Estados Miembros en la UE se sitan detrs de los

presidentes de los Parlamentos de la Comunidades, Presidentes de los Consejos de Ministros y
Miembros de los Consejos de Ministros de las Comunidades Europeas. No debe confundirse un
representante permanente con un embajador.

El orden que se debe respetar entre los altos cargos de la Unin Europea es el siguiente:

1. Presidentes del Parlamento y del Consejo de Europa

 2. Presidentes de los Consejos de Ministros de las Comunidades Europeas.
3. Miembros de los Consejos de Ministros de las Comunidades Europeas (Ministro de
Asuntos Exteriores)
4. Miembros de los Consejos de Ministros de las Comunidades Europeas (excepto
Ministro de Asuntos Exteriores)
5. Presidente de la Comisin de las Comunidades Europeas.

En el caso de otros organismos, como la ONU o la OTAN, las normas de protocolo son similares
a las descritas.

IDEAS CLAVES

1.El mercado de reuniones es el segmento del mercado turstico que comprende la organizacin
de actos pblicos o privados a los que asisten personas con una finalidad comn; el intercambio
de ideas, dar a conocer nuevos productos etc.

2.El protocolo es el instrumento necesario para llevar a cabo un servicio con garanta de xito.
Es la disciplina que determina las estructuras o formas bajo las cuales se realiza una actividad
humana importante.

3.Es posible distinguir dos tipos de protocolo: el de mbito pblico (actos oficiales, de carcter
general o de carcter especial); y el de mbito privado.

4.Los criterios fundamentales para la determinacin de las precedencias son: de

representatividad; de antigedad; alfabtico; de asimilacin; de jurisdiccionalidad; de
responsabilidad; de cortesa; del sentido comn.

5.Se pueden encontrar dos maneras de establecer las presidencias de las mesas: segn el
sistema anglosajn (en las cabeceras de la mesa) y el francs (en la parte media de los lados de
la mesa).

6.Existen otras simbologas complementarias al protocolo, estas son: vexilologa (banderas),

herldica (blasones), nobiliaria (ttulos de nobleza) e himnos.

7.La composicin de la mesa debe considerarse objeto de gran atencin porque todos los
elementos que la componen deben estar en perfecta armona.

8.Las relaciones internacionales entre pases y la organizacin de actos o eventos que impliquen
a diferentes estados y organismos requieren el conocimiento de un conjunto de normas
protocolarias que deben aplicarse en su organizacin.

2. LA GESTION DE EVENTOS Y CONGRESOS

2.1. Gestin de eventos: caractersticas generales

Segn datos de Turespaa, los congresos y eventos constituyen el segundo mercado turstico
ms importante, despus del turismo de sol y playa y, adems, atraen a un turismo de gran
calidad.

Turespaa

Debido a las caractersticas de la demanda corporativa, la estrategia de ventas a seguir debe ser
diferente a la que se utiliza para consumidores individuales, ya que los compradores corporativos
deben enfrentarse a decisiones de compra ms complejas.
El nmero de asistentes es un aspecto relevante a tenerse en cuenta, ya que determinar la
capacidad que debe tener el hotel para alojar a todos los participantes.

De forma general, se puede clasificar en cuatro grupos los factores que influyen en las
decisiones de los compradores corporativos:

* Factores ambientales : situacin econmica, situacin poltica del pas, etc. En pocas
de recesin econmica, las empresas reducen sus presupuestos de viajes y, por tanto,
disminuye el nivel de demanda de viajes de negocios.

* Factores propios de la Organizacin corporativa : La empresa turstica que trabaje para

una empresa que decide organizar un evento, debe conocer su organizacin, el nmero de
personas que participan en la decisin de compra, quienes son, cuales son los criterios de
evaluacin de los proveedores y las polticas de compra de la empresa.

* Factores que dependen de las personas de contacto : Slo se retiene en la decisin de

compra, suelen intervenir varias personas que tienen distintos niveles de inters, autoridad y
capacidad de persuasin. A la hora de negociar con los compradores corporativos, el hotel debe
conocer las funciones de las personas que intervienen en las decisiones y saber cuales son las
que tienen ms autoridad.

* Factores individuales : Cada persona que interviene en el proceso de decisin de

compra en el mercado de eventos tiene motivos, percepciones y preferencias personales. De
esta manera, la edad, la educacin, la personalidad y las actitudes son factores personales que
influyen en el proceso de compra.

El anlisis de estos factores nos ayudar a conocer cules son los motivos que llevan a una
empresa a elegir un proveedor u otro.

2.2. Entidades participantes en la gestin de eventos

A la hora de organizar un evento, las corporaciones pueden negociar directamente con las
distintas entidades involucradas en la celebracin del acto para obtener los mejores precios y
calidad de servicio o recurrir a los intermediarios obtener informacin y asesora en la
organizacin. stos sern los encargados de ponerles en contacto con los hoteles, empresas de
transporte, etc. o de responsabilizarse directamente de la gestin.

Por tanto, en el mercado de eventos, interviene una serie de entidades que cumplen una funcin
determinada en la organizacin de estos actos. Por ello, es necesario conocer cmo funciona
cada uno y cmo se complementan entre s.

1. GENERADORES DE EVENTOS : Existe una gran variedad de organizaciones,

intituciones y empresas, tanto de caracter pblico como privado, que organizan eventos o
reuniones por diferentes motivos. As, podemos establecer como principales organizadores de
eventos las asociaciones, fundaciones, colegios profesionales, universidades y entidades
pblicas o privadas de los distintos sectores econmicos.

2. OPERADORES PROFESIONALES : Para participar en la organizacin operativa y

profesional de eventos, las entidades deben establecerse como : AGENCIA DE VIAJES
ESPECIALIZADA u OPERADOR PROFESIONAL DE CONGRESOS (OPC).
 3. CONVENTION BUREAU : Son organismos que ofrecen gratuitamente sus servicios a
los organizadores de eventos con el fin de captar turismo de negocios para su ciudad. Entre sus
principales funciones se destacan : asesora en la organizacin, apoyo a la presentacin de la
candidatura de la ciudad para la organizacin del evento y apoyo intitucional en recepciones y
visitas especiales, bienvenidas y presentaciones.

4. SPAIN CONVENTION BUREAU : El SCB asesora a las empresas organizadoras de

eventos y les proporciona informacin sobre los lugares ms idneos para realizar el evento. As
mismo, pone en contacto las empresas organizadoras de eventos con las distintas oficinas de
congresos municipales, de forma que cada ciudad pueda ofrecerles informacin tursticaa de la
ciudad, detalles tcnicos de los servicios ofrecidos, etc.

5. ASOCIACIONES : Constituye una agrupacin de empresas dedicadas a la

organizacin de eventos con el fn de conseguir la infraestructura necesaria para obtener mayor
informacin para el desarrollo de su actividad. Entre las principales asociaciones se destacan :
asociacin internacional de congresos y convenciones (ICCA); asociacin internacional de
operadores profesionales de congresos (IAPCO); federacin espaola de empresas OPC;
asociacin internacional de palacios de congresos (AIPC).

Aparte de las entidades profesionales organizadoras de eventos, intervienen los distintos

proveedores que van a ofrecer sus servicios para que el evento pueda celebrarse y que
colaboran estrechamente con los organizadores profesionales.

2.3. Herramientas de gestin

Los actos corporativos se enmarcan dentro de las polticas de comunicacin empresarial con el
objetivo de proyectar en sus pblicos una imagen positiva. Por ello, es necesario establecer
criterios a la hora de organizar un evento.

Se pueden estructurar los actos de la siguiente forma: planificacin, celebracin y post-evento.

1. PLANIFICACION : Es un factor clave que condiciona el xito o fracaso de un evento.

Para realizar una buena planificacin, es necesario identificar adecuadamente los objetivos
concretos que persigue la empresa a travs del evento. A partir de esta primera etapa, todas las
actividades de organizacin del evento se realizarn con una orientacin hacia ellogro de los
objetivos.

Actividades

* elegir fecha y lugar * invitaciones

* solicitud de permisos * entradas
* contratos de locales y personal * fichero de asistentes

* elecciones de proveedores * catering

* preparacin de la lista de invitados * notas de empresas
* configuracin de presidencias/precedencias * publicidad
* programas de menus * calendario

2. CELEBRACION : Los das previos a la celebracin de un evento requieren una total

coordinacin entre e organizador y los proveedores para asegurar que todos los servicios estn
preparados y el personal de todas las empresas sepan exactamente lo que espera el
organizador. Es muy importante asegurarse de que se dispone del material y equipo necesario.
Tambin es importante comprobar que las diferentes salas en las que se desarrollar el evento
estn debidamente equipadas y montadas. La sala debe contar con el equipo necesario
(diapositivas, video, retroproyeccin, caones, micrfonos, atril, mesa de proyeccin, etc.)

Actividades

* montaje del escenario * colocacion de la prensa grfica

* sealizar accesos * cesin de presidencia
* recepcin * secuencia del acto
* colocacin de los invitados

3. POST-EVENTO : entre las actividades pendientes en esta fase, se encuentra la

retirada de materiales, equipos y la liquidacin y pago de facturas. Uno de los pasos ms
importantes de la gestin post-evento consiste en el control de calidad que la empresa
organizadora realiza tras la celebracin del evento, y que representa un instrumento muy til
para la organizacin de futuros eventos, ya que le proporciona la informacin necesaria para
analizar la calidad delservicio de los proveedores y decidir si volver a contratarlos. En los das
posteriores a la celebracin del evento, el organizador recopila la informacin recogida durante el
mismo (cuestionario de evaluacin y/o satisfaccin de los asistentes, parte de incidencias emitido
por el organizador), as como los comentarios externos y felicitaciones. Esta informacin, junto
con los informes de los distintos proveedores (informes de azafatas, traductores, hotel, ..) , le
servir para evaluar los resultados del evento.

Actividades

* analisis cuantitativo * elaboracin de informes de resultados

* analisis cualitativo * anlisis del impacto en la prensa

IDEAS CLAVE

1. Los congresos y eventos constituyen el segundo mercado turstico ms importante, despus

del turismo de sol y playa y, adems, atraen a un turismo de gran calidad.

2. El nmero de asistentes a un evento es un aspecto relevante a tenerse en cuenta en, ya que

determinar la capacidad que debe tener el hotel para alojar a todos los participantes.

3. Se puede clasificar en cuatro grupos los factores que influyen en las decisiones de los
compradores corporativos: factores ambientales, factores propios de la organizacin corporativa,
factores que dependen de las personas de contacto y Factores individuales.

4. A la hora de organizar un evento, las corporaciones pueden negociar directamente con las
distintas entidades involucradas en la celebracin del acto para obtener los mejores precios y
calidad de servicio o recurrir a los intermediarios obtener informacin y asesora en la
organizacin. stos sern los encargados de ponerles en contacto con los hoteles, empresas de
transporte, etc. o de responsabilizarse directamente de la gestin.

5. Los actos corporativos se enmarcan dentro de las polticas de comunicacin empresarial con
el objetivo de proyectar en sus pblicos una imagen positiva. Por ello, es necesario planificar
cada paso del evento.