SISTEMA INTEGRADO DE GESTION XXXX.SIG.

PG-06

PROCEDIMIENTO 09 ENERO 2014

EMPRESA XXXX
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PROCEDIMIENTO

CONTROL DE DOCUMENTOS

ELABORADO REVISADO APROBADO

NOMBRE : NOMBRE : NOMBRE :

CARGO : CARGO : CARGO :

FIRMA : FIRMA : FIRMA :

FECHA :

1. OBJETIVO

XXXX.SIG.PG-06
Procedimiento de Control de Documentos
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Establecer los criterios que garanticen el adecuado control de la documentacindel Sistema Integrado
de Gestin de la empresa EMPRESA XXXX

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a toda la estructura documentaria (poltica, objetivos, metas, informacin
sobre aspectos ambientales significativos, peligros altos y crticos, procedimientos, informacin de
procesos, normas internas y externas, planes de emergencia, organigramas, etc) y formatos del
Sistema Integrado de Gestin.

3. DEFINICIONES

3.1 Backup: Copia de seguridad de la informacin en medios electrnicos.

3.2 Coordinador del SIG: Persona nombrada por el Representante de la Direccin para el
apoyo en la implementacin, mantenimiento y mejora continua del Sistema Integrado de
Gestin de EMPRESA XXXX, de acuerdo a los requisitos de las Normas ISO 9001, ISO
14001, OHSAS 18001, Ley N 29783 y el D.S. N 005 2012-TR.

3.3 Copia Controlada: Copia de los documentos vigentes del SIG identificados con un sello
de Copia Controlada y asignados a una persona, para su uso y aplicacin correspondiente.

3.4 Copia No Controlada: Copia de los documentos del SIG, que son impresos con fines
didcticos o de revisin, los cuales deben ser identificados, pudiendo utilizarse en el pie de
pgina lo siguiente: Este documento no se encuentra controlado en formato fsico, la
persona que requiere imprimir este documento debe asegurarse que se encuentre en la
ltima versin.

3.5 Documento:Conjunto de informacin organizada que posee datos significativos del

EMPRESA XXXX y su medio de soporte.

3.6 Documentos Varios: Documento que forma parte del SIG, el cual no es un formato o un
procedimiento documentado. Estos documentos pueden ser: Mapas, cartillas, programas,
entre otros.

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3.7 Documento Externo: Documento relacionado con el Sistema Integrado de Gestin que ha
sido emitido por un organismo que no pertenece a EMRESA XXXX. Ejemplo: Documentos
de los contratistas, legislacin, manuales tcnicos, hojas MSDS, otros.

3.8 Documento Interno: Son todos los documentos adicionales a la estructura documental
requeridos por la organizacin, para asegurar la efectiva planeacin, operacin y control
de sus procesos. (Ejemplo: guas tcnicas, especificaciones, tabuladores, calendarios,
otros manuales, etc.).

3.9 Documento Histrico: Versiones anteriores de un Documento Controlado, las cuales han
sido retiradas de circulacin entre los usuarios y que se conservan para fines de consulta
por un perodo mximo determinado.

3.10 Formato: Documento que tiene por finalidad registrar determinada informacin para dejar
evidencia de los resultados obtenidos o de las actividades realizadas. El Formato al ser
completado se convierte en un Registro.

3.11 Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o proceso.

3.12 Procedimiento del SIG: Documento que describe los elementos principales del Sistema
Integrado de Gestin, as como la referencia a los documentos relacionados.

3.13 Legibilidad: Que la informacin contenida en los registros sea clara y pueda leerse.

3.14 Identificacin: Nombre y/o cdigo con el que se reconoce a cada registro (formato).

3.15 Almacenamiento: Lugar, dispositivo o equipo donde se encuentra fsicamente el Registro.

3.16 Sistema Integrado de Gestin (SIG): Sistema de Gestin de una organizacin, empleada para
desarrollar e implementar su poltica integrada de gestin en los aspectos de calidad, seguridad,
salud ocupacional y medio ambiente.

4. RESPONSABLES

4.1 Gerente General

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Aprobar los documentos establecidos en el Sistema Integrado de Gestin.

Dar cumplimiento de las pautas establecidas en el presente procedimiento

4.2 Coordinador del Sistema de Integrado de Gestin

Mantener el control de la documentacin del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud

Ocupacional y Medio Ambiente, de acuerdo al presente procedimiento.

Codificar y comunicar los documentos del Sistema Integrado de Gestin.

4.3 Jefe de Calidad / Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

Apoyar en la distribucin y difusin de la versin actualizada de los documentos al personal de

las reas y Empresas Contratistas de EMPRESA XXXX

4.4 Jefes de reas

Establecer, implementar y mantener los documentos controlados a su cargo, incluyendo la

responsabilidad de que no se efecten modificaciones fuera del presente procedimiento.

5. DESCRIPCION DEL PROCESO

5.1 Control de Documentos

5.1.1 Preparacin para la Documentacin

Los Jefes de reas son responsables de coordinar el desarrollo de los procedimientos,

diagramas de flujo, formatos e instructivos de trabajo correspondientes a su rea.

Una vez elaborado el documento, el responsable de la elaboracin de los documentos, debe

enviar por correo electrnico los documentos propuestos para su revisin y codificacin por
parte del Coordinador SIG.

Todo cambio a la estructura de la documentacin debe ser tratado con el Coordinador SIG
quien debe informar al Representante de la Direccin, quien debe aprobar dicho cambio.

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El Coordinador SIG debe asignar el cdigo y dems informacin de carcter general que
identifique al documento. As como asegurar la legibilidad de la documentacin y el acceso
adecuado del personal de la organizacin a los documentos que les competen por su labor.

Todos los documentos nuevos y/o modificados son aprobados por el Gerente General y
derivados al Coordinador del SIG, quien es responsable de su emisin, control,
distribucin y archivo.

En caso se tengan documentos los cuales no cumplen con la codificacin, debe tener
como mnimo una forma de identificacin para evitar confusiones, y debe ser coordinada
con el Coordinador SIG.

5.1.2 Revisin y Aprobacin de Documentos

Se debe revisar y aprobar los documentos de los diferentes niveles de la empresa de

acuerdo al tipo, al alcance del documento considerado y al nivel de uso.

Cada responsable de documento debe revisar y mantener actualizada su documentacin,

as como recolectar las firmas correspondientes en la portada(elaboracin, revisin y
aprobacin).

Se debe comunicar los documentos aprobados al Coordinador SIG o representante del rea
en el formato Lista Maestra de Documentos Internos.

El Coordinador SIG es responsable de actualizar y mantener vigente la Lista Maestra de

Documentos

Todos los documentos nuevos y/o modificados aprobados por la Gerencia General son
enviados al Coordinador del SIG para su emisin, control, distribucin y archivo.

5.1.3 Identificacin de Documentos Externos

Notificar al Coordinador de Calidad el nombre, vigencia y usuarios del documento.

Actualizar el documento a los usuarios.

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Recolectar los documentos obsoletos y destruirlos en su caso, o mantenerlos para

referencia.

5.1.4 Control y Distribucin de la Documentacin

La distribucin de todos los documentos (fsico y va intranet) del SIG es responsabilidad

del Coordinador del SIG.

Los usuarios que deseen imprimir los documentos va intranet, podrn realizarlo y dichas
impresiones sern consideradas COPIAS NO CONTROLADAS.

Cualquier colaborador puede solicitar al Coordinador del SIG o su jefe de rea una copia
fsica de los documentos, debiendo justificar previamente el motivo de su solicitud.

Los documentos distribuidos fsicamente deben llevar el sello de COPIA CONTROLADA

segn el fin del documento a usar.

El Coordinador del SIG controla el nmero de copias de cada documento y las personas
que las tienen en uso, la fecha y firma de recepcin.

Los documentos distribuidos fsicamente deben llevar el sello de COPIA CONTROLADA

segn el fin del documento a usar.

El Coordinador del SIG controla el nmero de copias de cada documento y las personas
que las tienen en uso, la fecha y firma de recepcin.

5.1.5 Modificacin y Retiro de la Documentacin

Toda modificacin en los documentos, es revisada y aprobada por la misma persona

responsable de su revisin y aprobacin.

Se debe cambiar el nmero de versin del documento, tomando en consideracin la

numeracin inmediata.

Una vez aprobados los documentos modificados se deben comunicar la no vigencia de

las versiones anteriores de losdocumentos (doc. histricos).

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Se debe actualizar la Lista Maestra de Documentos Internos

Se debe asegurar que se haya efectuado la eliminacin y/o archivamiento de los

documentos histricos.

5.2 CONTROL DE REGISTROS.

5.2.1 Identificacin

Los registros se identificaran de la siguiente forma por Nombre y/o Cdigo, de acuerdo a lo
siguiente (en caso de que se identifique por cdigo)
EL CDIGO es identificador nico de un documento, compuesto por:

5.2.2 Almacenamiento

Los registros en medios electrnicos son contenidos en los dispositivos y equipos quese
requieran como son carpetas, archiveros, disquetes, CDs, zip, disco duro, servidor y
cualquier otro dispositivo que se requiera, de acuerdo a la tecnologa utilizada.

Los registros en papel se mantienen en reas de almacenamiento como gavetas,

archiveros, cajones, debidamente identificados y organizados de acuerdo a las necesidades
de cada proceso.

5.2.3 Proteccin

El Coordinador SIG es el responsable de la integridad de los registros generados, por lo que

designan el lugar adecuado para la ubicacin de los mismos evitando que puedan ser
daados, perdidos o deteriorados.

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5.2.4 Recuperacin

Todos los registros del SIG en papel o medios electrnicos son clasificados fsicamente por
el generador (por nombre, fecha, tipo de informacin u otra forma conveniente para el
usuario) y ubicados en sitios accesibles al personal que los requiere para el desarrollo de su
trabajo, permitiendo su fcil y oportuna recuperacin.

5.2.5 Retencin

Los responsables de rea analizan cada tipo de registros y determinan el periodo en que se
guardarn, considerando lo estipulado en los elementos regulatorios y legales aplicables;
este tiempo de retencin se registra en cada procedimiento y en el control de registros.

Cuando se requiere archivar en forma permanente un registro, su tiempo de retencin con

un periodo de tiempo considerable, actualizando el tiempo de retencin cuando sea
necesario.

5.2.6 Disposicin

El destino final, guardar permanentemente o eliminar los registros, lo determinan el Jefe de

Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de acuerdo a su uso y/o a lo
indicado en la ley cuando aplique. Los registros pueden ser eliminados por el responsable
una vez que se cumpla el tiempo de retencin.

5.2.7 Revisin de Registros

El Coordinador SIG depura sus archivos de registros para dar disposicin final a aquellos
que hayan cumplido su tiempo de retencin.

5.2.8 Difusin

El Lder de Proceso deber asegurarse de difundir al personal involucrado en el proceso y/o

usuarios de los documentos, los cambios realizados en un lapso no mayora 5 das hbiles
posteriores a la publicacin del mismo.

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6. REGISTROS

Formato de Lista Maestra de Documentos Internos del Sistema (XXXX.SIG.PG-06,F-01)

Formato de Lista Maestra de Documentos Externos del Sistema (XXXX.SIG.PG-06,F-02)

Formato de Control de Distribucin de Documentos (XXXX.SIG.PG-03,F-03)

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