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Resumo: A diversidade de produtos e servios no mercado exige que as empresas reduzam custos, aumentem a
produtividade e a qualidade do que ofertado a cada dia para, desta forma, ter competitividade e poder garantir a
preferncia do cliente. Diante desta situao, faz se necessrio gerenciar a rotina de forma estruturada e com apoio de
metodologias que garantam a entrega do plano traado. neste momento que o Ciclo PDCA passa a ser um grande
aliado, atuando como uma ferramenta gerencial de tomada de decises e de garantia do alcance das metas necessrias
sobrevivncia de uma organizao, sendo composto das seguintes etapas: Planejar (PLAN), Executar (DO), Verificar
(CHECK) e Agir (ACTION). Este trabalho tem como objetivo geral apresentar a aplicao do Ciclo PDCA como
ferramenta de gesto da rotina em um exemplo prtico de reduo do volume de horas extras em uma empresa de
Telecomunicaes de grande porte, com sede no Rio de Janeiro. A pesquisa descritiva e explicativa, pois descreve e
explica como foram aplicadas as etapas do mtodo. Para auxiliar a implementao da metodologia PDCA, durante
seis meses, foram utilizadas as seguintes ferramentas: grfico de barras, diagrama de Pareto, brainstorming, diagrama
de causa e efeito e plano de ao. Os resultados apresentados demonstram a eficcia da metodologia PDCA.
1- INTRODUO
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4. ACT (Agir): Caracterizado pela realizao das aes corretivas, ou seja, a correo da
falhas encontradas no passo anterior e pelo processo de padronizao das aes executadas,
cuja eficcia foi verificada anteriormente. nessa fase que se inicia novamente o Ciclo
levando ao processo de melhoria contnua.
O PDCA aplicado principalmente nas normas de sistemas de gesto e pode ser utilizado em
qualquer organizao de forma a garantir o sucesso nos negcios, independentemente da rea ou
departamento (vendas, compras, engenharia, etc.).
De acordo com Campos (2004) o PDCA de melhoria utilizado para a soluo de problemas e
atingir metas de forma contnua. Este mtodo composto por oito etapas: identificao do
problema, observao do problema, anlise do processo, plano de ao, ao, verificao,
padronizao e concluso. Para auxiliar o mtodo so utilizadas ferramentas de acordo com a
complexidade do problema que variam de ferramentas bsicas at avanadas.
A empresa citada neste trabalho ABC Telecomunicaes, que teve seu nome preservado por no
autorizar a divulgao de informaes, atua no setor de telecomunicaes com oferta de produtos e
servios em telefonia. Passou, nos ltimos 5 anos, por muitas mudanas na Alta Administrao e
perdeu no s a referncia, mas tambm a prtica de girar a rotina em torno de um Modelo de
Gesto. Desta forma, identificou-se a necessidade de, atravs de uma metodologia, orientar aos
Gestores a acompanhar de perto a rotina de suas reas e o desempenho de seus indicadores, de
modo a controlar os resultados. Mas antes de divulgar para toda a Cia, o modelo foi testado em um
piloto aplicado apenas em uma Diretoria.
A rea escolhida uma das Diretorias de RH, cujos profissionais atuam como Parceiros de Negcio
(PNs) (Intermedirios entre o RH e os gestores para assuntos ligados gesto de pessoas) e,
divididos para atendimento por Diretoria N1 (1 nvel de executivo abaixo da Presidncia),
precisam prestar contas de um dos indicadores de despesa com pior resultado na Cia.: Hora Extra.
Com um quadro de 10.000 colaboradores, aproximadamente, a ABC Telecomunicaes possui um
gasto anual de MR$56.513,89 em horas extras e, at o momento da aplicao do piloto, nenhum
gestor tinha como hbito fazer o controle das horas trabalhadas por seus funcionrios, tampouco
anlise e tratamento dos excedentes.
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Entende-se que a Diretoria onde o piloto foi aplicado uma rea meio e no uma rea fim onde, de
fato, o problema est ocorrendo, mas pela natureza de suas funes, os profissionais em teste podem
ajudar na identificao, apontamento e soluo das causas.
META REALIZADO
Com base no PDCA, definiu-se um mapa de raciocnio com a rotina a ser seguida:
Etapa 1 PLANEJAMENTO:
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ETAPA 2 EXECUO:
ETAPA 3 VERIFICAO:
ETAPA 4 AO:
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4- RESULTADOS
Durante os 6 meses em que o piloto foi aplicado, a rotina mensal previa o recebimento da planilha
com os resultados abertos por rea para que cada Parceira de Negcio pudesse seguir o passo a
passo padro estabelecido. Para este trabalho, destaca-se a Diretoria Administrativa e Financeira
com a demonstrao dos resultados obtidos.
Conforme orientao constante no piloto, a Parceira de Negcio que atende a Diretoria em
destaque, coletou os dados, elaborou o grfico de linha (Figura 3), estratificou os dados, montou o
grfico de Pareto e identificou quais so as reas ofensoras, responsveis por 80% dos problemas
(Figura 4). Estratificou novamente e chegou s reas que de fato esto realizando as horas extras
(Figura 5 e 6), pois so compostas por Gestores com equipes. Na sequncia realizou uma reunio de
brainstorming com os Gestores e identificou as possveis causas do problema, que foram
organizadas num Diagrama de Causa e Efeito. A partir deste diagrama, com as principais causas,
utilizou a tcnica dos 5 Porqus para chegar a causa raiz e, consequentemente, s aes que
compunham o Plano de Ao (Figura 7) , alinhado posteriormente com os steakholders para
implantao.
.
Figura 3 Hora Extra Dir Adm Financeiro Antes do Piloto
2.000,00
1.500,00
1.000,00
500,00
0,00
jan/14 fev/14 mar/14 abr/14 mai/14 jun/14 jul/14 ago/14 set/14
META REALIZADO
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Principais
Ofensores
25.000,00 120%
20.427,03 100%
100%
20.000,00
16.049,81 85% 95%
14.590,73 80%
15.000,00 70%
10.943,05 60%
10.000,00 50% 7.295,37 40%
- 0%
REA A REA D REA E REA F REA C REA B
40%
400,00
200,00 35% 20%
- 0%
REA CC REA AA REA DD REA BB
Srie1 Srie3
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Criar relatrio para envio mensal por diretoria N2 e N3 e encaminhamento aos Adriana Rocha/Rozilene
25/11/14 12/12/14 Efeito
respectivos executivos, revelando ofensores de HE. Quintanilha
Reunir colaboradores por gerncia N4 em conjunto com Tarcisio para Adriana Rocha/Rozilene
01/12/14 19/12/14 Causa
esclarecimento de relatrios do Portal para acompanhamento e controle de HE. Quintanilha
Reunir colaboradores por gerncia N4 em conjunto com Tarcisio para Adriana Rocha/Rozilene
01/12/14 19/12/14 Causa
esclarecimento de relatrios do Portal para acompanhamento e controle de HE. Quintanilha
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5- CONCLUSO
Neste estudo, com base em fatos, observou-se que o PDCA uma metodologia que auxilia, na
identificao de um problema, na priorizao e anlise das causas e na tomada de aes corretivas.
Sendo importante seguir a sequncia das etapas previstas no mtodo, bem como utilizar as
ferramentas adequadas em cada uma delas para que se possa obter a melhora significativa dos
problemas e consequente atingimento das metas. Mas importante destacar que a utilizao de
metodologias exige disciplina e comprometimento dos envolvidos para que todas as etapas, aes e
melhorias identificadas sejam cumpridas e incorporadas rotina.
Alm disso, foi possvel comprovar que dedicar-se ao planejamento no perda de tempo como
muitos gestores equivocadamente pensavam, mas fator crtico para o sucesso na execuo das aes
estabelecidas, de conhecimento e domnio dos processos da rea, o que permite prever possveis
desvios e atuar de forma rpida no tratamento dos mesmos.
E por fim, com a realizao deste projeto piloto com as Parceiras de Negcio, foi possvel observar
uma reduo de 44% na mdia do indicador, saindo de 1.915 para 1.074. Alm da mudana de
patamar, houve tambm reduo na variabilidade do processo, tornando-o mais estvel, o que
confirma a eficcia da implantao do PDCA como ferramenta de gesto da rotina.
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2200
2000
Mdia= 1915
1800
1600
1400
1200 UCL=1216
_
X=1074
1000
LCL=932
14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 15 15 15
a n- ev- ar- br- ai - un- j ul- go- et- ut- ov- ez - an- ev- ar -
j f m a m j a s o n d j f m
MESES
...gerenciar no dar ordens, mas liderar no sentido de garantir que as metas necessrias
sobrevivncia de uma empresa sejam atingidas. Para isto necessrio ter mtodo e seguir um certo
ritual. (Falconi, 2004).
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6- Referncias Bibliogrficas
CAMPOS, V. F. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia. 8. ed. Belo Horizonte: Editora
de Desenvolvimento Gerencial, 2004.
FALCONI, Vicente, Gerenciamento pelas Diretrizes, Nova Lima MG: INDG Tecnologia e
Servios Ltda., 2004.
FALCONI, Vicente, O Verdadeiro Poder, Nova Lima MG: INDG Tecnologia e Servios Ltda.,
2009.
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