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Seguridad
Ciudadana
Administración de Proyectos
para la planeación y evaluación
Manual
Segunda Edición · 2007
Administración de Proyectos
para la planeación y evaluación
Manual
Directorio
Ing. Edgar Mohar Kuri
Secretario de Seguridad Ciudadana
Editor
Paula Bouchot
Diseño y diagramación
Luciano Frías Rodríguez
Jaime Fuentes Saldivar
Fecha de la edición
Enero 2007
Información
El objetivo central de este manual, consiste en
ofrecer una idea de los aspectos que engloban
la gestión del proyecto, así como de las etapas
que se desarrollarán para la realización de los
mismos que lleve a cabo la Secretaría de
Seguridad Ciudadana. Esto permitirá la
reflexión sobre la utilidad práctica de los
conceptos presentados y suscitará en el lector
un espíritu de síntesis sobre los diferentes
aspectos del razonamiento de la
administración de proyectos.
La segunda edición del manual fue elaborada
en noviembre del 2005 por la Coordinación de
Planeación y Evaluación mediante la Jefatura
de Administración de Proyectos, realizado por
L.A.E. y Mc. en Gestión de Proyectos Ligia
Gutiérrez Álvarez.
Manual de administración de proyectos
Índice
Presentación 9
1. Introducción 10
1.1. Introducción 10
1.1.1. ¿Qué son los proyectos? 10
1.1.2. Ciclo de vida de un proyecto 10
1.1.3. Aviso 10
1.1.4. Aplicativo SIGAP-SS©. 11
1.8. Comunicación 17
3
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
2.6. Evaluación 63
2.6.1. Componentes de la evaluación 64
2.6.2. Lista de chequeo 65
2.6.3. Evaluación participativa 66
2.6.4. Evaluación posterior 67
3. Conclusión 75
4. Bibliografía 77
5. Anexos 79
5.1. Glosario 80
5.2. Lista de figuras 81
5.3. Lista de formatos 82
5.4. Explicación formatos 83
5.4.1. Solicitud de registro 83
5.4.2. Análisis de participantes 84
5.4.3. Organigrama del equipo proyecto 84
5.4.4. Árbol de problemas 85
5.4.5. Árbol de objetivos 85
5.4.6. Análisis del marco normativo 85
5.4.7. Análisis de alternativas 86
5.4.8. Matriz de planificación de proyectos 86
5.4.9. Memoria de identificación de proyecto 87
5.4.10. Análisis de viabilidad 88
5.4.11. Análisis de recursos 88
5.4.12. Análisis de indicadores 89
5.4.13. Memoria de anteproyecto 89
5.4.14. Informe de seguimiento 90
5.4.15. Evaluación de proyecto por director 91
5.4.16. Evaluación de proyecto y director por equipo 93
5.4.17. Evaluación del equipo y de JAP por miembro del equipo 93
5.4.18. Memoria final de proyecto 93
5.4.19. Minuta 94
5.4.20. Bitácora de cambios 94
5.4.21. Evaluación de proyecto, director y equipo por la JAP 94
5.4.22. Abandono de proyecto 95
5.4.23. Índice de proyecto ejecutivo 95
4 Índice
Manual de administración de proyectos
5
Los esfuerzos que nos demanda la acción
cotidiana en beneficio de quienes viven en
nuestro estado, requieren de inteligentes y
transparentes formas que se encuentren
encaminadas a un mismo objetivo: Seguridad
integral del Ciudadano.
Para trabajar eficaz y eficientemente, se ha
optado por normalizar el sistema de trabajo de
los distintos proyectos de cada una de las
áreas de esta Secretaría de Seguridad
Ciudadana. Se presenta este Manual de
Proyectos; el resultado del esfuerzo de un
equipo para saber con claridad en donde
estamos y para donde vamos…
1. Introducción
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
1.1. Introducción
1.1.1. ¿Qué son los proyectos?
Un proyecto requiere dos niveles de decisión, uno con respecto a los fines que se desean
conseguir y el otro en relación con la elección de los medios más adecuados para alcanzarlos
Las principales características de un proyecto son:
I. Debe ser innovador
II. Tener un objetivo definido
III. Es temporal
V. Cuenta con un límite geográfico
V. Posee beneficiarios (grupo meta)
VI. Debe producir un cambio
VII. Se obliga a la sustentabilidad
VIII. Necesita recursos
IX. Es único y flexible
La finalidad de un proyecto es transformar la realidad de modo que un grupo de personas
determinado pueda mejorar su situación. Constituye un instrumento que permite modificar en
cierto sentido las condiciones actuales.
El proyecto se divide en tres grandes fases: Identificación y diseño, planeación del proyecto y
por último, fase operacional y de evaluación. Cada una de las fases será explicada y soportada
con los instrumentos necesarios a su ejecución en el presente manual.
1.1.3. Aviso
Este manual pretende ser una guía para la realización de los proyectos de la Secretaría de
Seguridad Ciudadana, teniendo en cuenta que cada proyecto es único y por lo tanto, hay que
contar con la flexibilidad suficiente para adaptarse en la medida en que así lo requiera cada
proyecto. El manual incluye los lineamientos e instrumentos recomendados para una sana
administración de proyectos, basada en el enfoque del “marco lógico” combinado con las
recomendaciones del Project Management Institute , sin limitar ni excluir otras opciones y
variables que podrían resultar beneficiosas para el desarrollo de un proyecto específico.
Durante todo el proceso de proyecto, el trabajo se realizará conjuntamente con la Coordinación
de Planeación y Evaluación en el área de Administración de Proyectos. Muchos de los
10 Introducción
Manual de administración de proyectos
instrumentos necesarios a la administración de los proyectos serán elaborados por dicha área
con la participación y acuerdo del equipo proyecto.
F1 Diagrama de flujo
Fase Diagrama de flujo Acts. paralelas
Fase de identificación del proyecto
Validación, NO
Solicitud de autorización y Análisis de Organigrama del Árbol de Árbol de
registro de firma de directores, Valoración
participantes equipo proyecto problemas objetivos
proyecto CPE y Secretario
SI
NO
Autorización y Memoria de Matriz de
validación del identificación planificación de Análisis de Análisis del
Valoración
CPE y Secretario de proyecto (MIP) proyecto (MPP) alternativas marco normativo
SI
Minuta de
reuniones
proyecto
Fase de diseño del
NO
Autorización y
Programa de Programación de Factores de Análisis de Análisis de validación del Valoración
actividades recursos humanos viabilidad viabilidad recursos Secretario y CPE
SI
Bitácora de
cambios
Red de precedentes
proyecto
Fase de planeación del
NO PERT / CPM
Autorización y Memoria de Diagrama de Gannt Evaluación de
anteproyecto Análisis de
Valoración validación del Plan de ejecución proyecto, director
Secretario y CPE (MAP) indicadores Diseño de y equipo
responsabilidades
SI
en el diagrama de Gantt
Ejecución de actividades planeadas
Cierre de proyecto
Alamcenamiento
de información
11
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
12 Introducción
Manual de administración de proyectos
13
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
1.4. Objetivo
El objetivo general de los proyectos deberá ser conforme con el objetivo específico de un
programa determinado de la SS©, y el objetivo general del programa deberá estar en
conformidad con un objetivo específico del Plan Estatal de Desarrollo como lo muestra el
siguiente diagrama:
Actividades Resultados
Actividades
15
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
Al momento de designar al director de proyecto se deberá tomar en cuenta que debe ser
una persona con:
• Los conocimientos o la experiencia suficientes sobre el tema central del proyecto.
• Las capacidades necesarias para la envergadura del proyecto.
• El liderazgo adecuado para guiar al equipo de proyecto.
Una de las primeras tareas del director del proyecto será hacer operativo el organigrama de las
distintas áreas o unidades y facilitar el inicio de las funciones de cada una de ellas.
Tanto para estructurar un organigrama vinculado a los planes operativos, como para contrastar
su funcionalidad, puede resultar útil emplear los planteamientos siguientes:
• Qué hay que realizar.
• Por qué hay que realizarlo.
• Cuándo deberá estar terminado.
• Cuánto tardará.
• A cuánto podrá ascender su costo.
• Qué nivel de satisfacción producirá.
• Cómo realizar la tarea.
• Dónde realizarla.
• Quién será el encargado de hacerla.
• Qué importancia tendrán las distintas capacidades o destrezas necesarias.
1.8. Comunicación
La comunicación en una organización encargada de la ejecución de un proyecto constituye un
elemento decisivo para su éxito, especialmente, entendida no como mera transmisión de
información, sino como proceso de intercambio, formación, consensos y orientación hacia el
objetivo del proyecto. A través de un proceso de comunicación, el equipo va configurando una
visión común y se articula en torno a una tarea compartida.
Los procesos de comunicación tienen una doble dimensión: externa e interna. Desde la
perspectiva interna, una comunicación de calidad permite una mejor participación, facilita la
toma de decisiones, favorece la creación de equipos, la integración de sus componentes y el
sentido de pertenencia.
En su dimensión externa, comunica adecuadamente la visión, tareas y criterios de actuación
del equipo favorece la relación con los otros miembros de la SS©, así como con los propios
beneficiarios del proyecto.
No siempre es conveniente que la comunicación interna se configure de manera espontánea.
Es preferible organizarla. Por ello, resulta adecuado elaborar un plan de comunicación interna,
en la que hay que establecer fuentes de la misma y determinar los circuitos de transmisión.
17
2. Fase de los proyectos
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
El caso que se describe en cada una de las etapas del proceso de administración de
proyectos, pretende mostrar de una manera fácilmente comprensible un ejemplo de la
aplicación de la administración de proyectos. Evidentemente, la complejidad de un
proyecto real no es comparable con la simulación que vamos a manejar. El propósito es
sólo ofrecer una simulación sencilla que resulte útil para ilustrar los contenidos
expuestos en este manual.*
Ejemplo
La situación de la educación infantil en las comunidades del río Lambaré.
Las comunidades rurales presentan una situación general de carencias socioeconómicas
que afectan gravemente a los grupos más desfavorecidos, en particular a los niños. Se ha
constatado que existen en la zona elevadas tasas de analfabetismo infantil, muy por
encima de la media nacional, lo que dificultará la futura inserción laboral y contribuirá al
mantenimiento de las situaciones actuales de exclusión y marginalidad.
Un equipo técnico de una institución de cooperación al desarrollo, en compañía de
algunos responsables de la delegación regional de la Secretaría de Educación y
representantes de las asociaciones de los pobladores, ha elaborado el siguiente
diagnóstico, con el propósito de mejorar la situación de estos niños y niñas.
La directora del centro señaló también que la escasez e incompatibilidad de los materiales
escolares disponibles (por ejemplo, no existen textos de idiomas nativos y los existentes
plantean ejemplos fuera de los contextos de los niños) contribuyen a dificultar la
comprensión de los alumnos. A estas razones, los padres de los niños con los que se ha
podido conversar añadieron que la formación profesional de algunos maestros deja
mucho que desear y que la motivación de éstos es escasa. El equipo de planificación
contestó que las retribuciones percibidas por los maestros eran muy bajas.
Por otra parte, se añade, que la proporción de niños y niñas escolarizados es relativamente
baja, lo cual indica que muchos no asisten al centro educativo de forma regular,
fundamentalmente aquellos que viven en las comunidades más alejadas. Muchos niños no
van a la escuela porque realizan tareas productivas impropias de su edad (pastoreo,
labores agrícolas, auxiliares de los pequeños comerciantes, etc.). Tampoco resulta fácil el
acceso a la escuela, teniendo en cuenta las malas comunicaciones existentes y la enorme
dispersión de la población. Según los maestros, muchos padres muestran escaso interés
en que sus hijos vayan a la escuela y, ya sea por necesidad o por apatía, prefieren que éstos
ayuden en las tareas domésticas en el caso de las niñas o que colaboren en las faenas del
* Ejemplo extraído y adaptado de: Gómez, G.M. y Sáenz, O. H. El ciclo del proyecto de cooperación al desarrollo. Madrid, Ediciones CIDEAL, 2003;
Pág. 201-212.
campo. También hay que tener en cuenta la enorme incidencia de las enfermedades
infantiles, provocadas básicamente por la desnutrición, la mala calidad del agua
consumida y la deficiente atención sanitaria que presta el centro de salud. Hay bastantes
casos, no cuantificados con rigor, de niños con discapacidades graves.
Por medio de esta solicitud, todos los proyectos serán presentados para su autorización y
validación.
Dicha solicitud cuenta con siete apartados:
I. Identificacón del proyecto
Ejemplo
Para el ejemplo que nos atañe, la solicitud de registro de proyecto sería algo así:
El proyecto mejorará la situación educativa infantil en las comunidades del río Lambaré mediante la reestructuración del centro
educativo de la zona y la profesionalización del cuerpo docente.
Una mejor educación básica de la zona lo que tendrá un fuerte impacto en la inserción laboral posterior y por consecuente en el nivel
socioeconómico de las comunidades de río Lambaré.
Meta 2005:
Descripción de la situación:
Las comunidades rurales presentan una situación general de carencias socioeconómicas que afectan de manera especialmente
grave a los grupos más desfavorecidos, en particular a los niños. Se ha constatado que existen en la zona elevadas tasas de
analfabetismo infantil, muy por encima de la media nacional, lo que dificultará la futura inserción laboral y contribuirá al mantenimiento
de las situaciones actuales de exclusión y marginalidad.
Con el incremento del nivel educativo los niños y niñas que con anterioridad no se presentaban en la escuela y por lo tanto no tenían
una formación adecuada la inserción laboral se verá facilitada lo que contribuirá a una mejor situación socioeconómica de la región.
Destinatarios:
Beneficiarios directos: Beneficiarios indirectos:
Insumos personal:
No. de personal Categoría No. de horas
6 Docentes 25 horas/semana
1 Arquitectos 30 horas/semana
1 Pedagogo 15 horas/semana
3 Personal administrativo 8 horas diarias
5 Miembros de la comisión 25 horas/semana
Total: 150,000.00$
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Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
Recursos materiales:
Activos fijos: transporte, maquinaria, materiales de trabajo 2005 Posteriores Total
Renovación del edificio 500,000.00$ 500,000.00$
Material didáctico adecuado 250,000.00$ 250,000.00$
Cuadernos 400 unidades 4,000.00$
Escritorios
Pizarrones
Infraestructuras 150,000.00$ 150,000.00$
Total:
904,000.00$
Tipos de proyecto:
Tipo I Proyecto de una dirección de la SS©.
Tipo II Proyecto de varias direcciones de la SS©.
Tipo III Proyecto con varias dependencias del GEQ.
Tipo IV Proyecto con otras instancias X
Tipo de indicador Indicador
Insumo o estructura # aulas renovadas
% material didáctico
Proceso # profesores capacitados
# Libros adecuados publicados
Resultados institucionales # profesores capacitados
Impacto # alumnos beneficiados
# alumnos egresados
Autorizaciones:
Director del Proyecto Fecha: Fecha: Jefatura de Administración de Proyectos
Vo.Bo.
Validación
Fecha: Fecha: Secretario
Autorización
Ejemplo
Hay que señalar que sólo con los datos disponibles en el ejemplo no sería posible efectuar
con rigor el análisis de la participación. Ahora bien, es necesario precisar que en el texto se
señala la existencia de diferentes colectivos, con problemas e intereses diferenciados. Así,
dentro del grupo de los niños en edad escolar, se indica la existencia de estudiantes,
trabajadores, enfermos y discapacitados. Esas categorías no son excluyentes en todos los
casos, pero implican situaciones particulares sobre las que sería conveniente efectuar
indagaciones. Asimismo, se señalan problemáticas diferenciales en función del sexo que
deberían ser valoradas.
Por otra parte, se encuentran también identificados otra serie de grupos e instituciones,
cuyo papel en la futura intervención puede ser sumamente importante, pero sobre los que
apenas tenemos datos. Se trata fundamentalmente de los maestros y de los padres,
aunque también se hace referencia al Centro de Salud y al Municipio, a la Secretaría de
Educación, etc. Parece evidente que existirían sin duda otros grupos implicados sobre los
que no existe ninguna mención.
En primera instancia, hay que identificar a todos los agentes sociales que forman parte de
la realidad sobre la que se va a incidir con el futuro proyecto. Sería conveniente
caracterizarlos describiendo sus principales intereses y expectativas. Un listado preliminar
sería el que mostramos a continuación:
• Niños escolarizados.
• Niños sin escolarizar que realizan actividades laborales.
• Niños enfermos y discapacitados.
• Maestros.
• Familiares de los niños.
• Asociaciones de pobladores.
• Delegación del Ministerio de Educación.
• Centro de Salud.
• Municipio.
• Empleados de trabajo infantil.
En un primer momento, y con carácter provisional, podría establecerse una clasificación
de este tipo:
Al mismo tiempo en el que se definen los participantes al proyecto se forma el equipo del
proyecto, fijando el rol o papel que realizará cada uno. En el momento de elegir a los miembros
que conformarán el equipo de proyecto, es muy importante definir las competencias
necesarias y el ámbito que cada uno deberá desarrollar.
Para ello, el director de proyecto deberá analizar las necesidades en cuanto a recursos
humanos, definir las habilidades y conocimientos necesarios para llevar con éxito al proyecto.
Una vez establecidos los requerimientos del proyecto, propone a su director orgánico el
personal solicitado y entre los dos, lo evalúan y autorizan.
En caso de que participen otras áreas de la SS©. y/o otras dependencias, se hará una
invitación para integrarse al equipo de proyecto tanto por parte del director del mismo como del
director orgánico.
Ejemplo
Dadas las necesidades del proyecto, el organigrama sería el mostrado en la siguiente
figura:
Nombre: Comisión
Campo: Asesoría
Cabe recordar, que cada una de las etapas de la administración de proyectos es necesaria
a la realización de las posteriores; por lo que se recomienda que, cada vez que se trabaje
en un formato se tengan en cuenta a los anteriores y, de esta manera, vincular cada fase.
En el caso del árbol de problemas, hay que considerar particularmente a los perjudicados/
oponentes definidos en el formato “SS©.CPE.adp003/Análisis de Participación/
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Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
I. Se identifican todos los problemas que nos parecen importantes y que afectan al grupo-
meta. Se debe intentar escribir los problemas como “situaciones negativas existentes”, de
manera clara y concisa.
II. De entre todos los problemas identificados, el equipo deberá establecer cuál será el
problema central.
III. Se determinan las causas directas que lo provocan y las respuestas se colocan por
debajo del problema central.
IV. Se continua preguntando por las causas de las causas, y así ir desarrollando el diagrama de
los niveles inferiores.
V. De la misma forma, hay que fijar cuáles son los efectos del problema central; éstos se
colocan por encima de ese problema.
VI. Se elabora un esquema mostrando las relaciones causa-efecto (a la base problemas y en la
parte superior problemas cada vez más generales).
Ejemplo
Teniendo en cuenta la información proporcionada, un posible árbol de problemas puede
ser el que se presenta a continuación:
Secretaría de Seguridad Ciudadana I Jefatura de Administración de Proyectos
Árbol de problemas
Nota: Este formato es a modo de ejemplo. Es necesario añadir bloques en los niveles inferiores.
Personal
insuficiente
Malas Mala
condiciones Difícil acceso a comunicación
Psico-físicas la escuela
Enorme
dispersión de
la población
Es describir una situación hipotética que se adquiriría si las situaciones negativas detectadas
en el árbol de problemas se solucionaran.
Los problemas definidos como “situaciones negativas existentes” son convertidos en “estados
positivos alcanzados”.
Hay que tomar en cuenta que la relación causa-efecto del árbol de problemas se transforma en
una relación medios-fines en el árbol de objetivos, y que los niveles inferiores constituyen los
medios para alcanzar los superiores.
El árbol de objetivos se construye de la siguiente manera:
I. Los problemas detectados en el árbol de problemas se convierten en estados positivos, hay
que tener cuidado con la redacción de los objetivos para que éstos resulten realistas.
II. Como es natural, hay ciertos problemas que no pueden ser reconvertidos porque son
claramente irresolubles. Cuando identificamos un problema que no puede ser modificado,
éste pasa tal cual al árbol de objetivos.
III. Una vez transformados los problemas en objetivos, se debe comprobar la relación medios-
fines. La pregunta de control es ¿cómo? y las respuestas a esta pregunta deberán situarse
en los niveles inferiores.
IV. Se pueden completar las relaciones medios-fines añadiendo nuevas actividades. Se trata
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Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
de tener una idea aproximada de las diferentes líneas de acción, para que en el paso
siguiente, se seleccione la alternativa que parezca en principio más deseable.
Ejemplo
La conversión de los problemas en objetivos de desarrollo permite la elaboración de un
árbol como el que sigue.
Nota: Este formato es a modo de ejemplo. Es necesario añadir bloques en los niveles inferiores.
Dado que todas las acciones de la Secretaría de Seguridad Ciudadana deben realizarse acorde
a las leyes existentes, es importante efectuar un breve diagnóstico del marco legal que
conforma el contexto en el que se desarrollará el proyecto.
Con este formato se pretenden definir las leyes y reglamentos que sustentarán al proyecto, las
necesidades legales que este presente, y la implicación legal de las distintas alternativas.
Ejemplo
Dentro del marco normativo se deben detectar los aspectos legales que pueden apoyar o
interferir en el proyecto que, de acuerdo al ejemplo que nos ocupa, resultaría algo así:
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Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
Consiste en identificar las ramas que inciden con el objetivo central a través de criterios,
desechando las que se consideran indeseables o que son imposibles de realizar. En esta etapa
se toma la decisión de lo que efectivamente se va a hacer.
Los criterios propuestos dentro de este formato son los más utilizados en el ámbito
internacional, pero pueden adaptarse a la necesidad del proyecto. Los criterios propuestos
son:
Adecuación a las prioridades de las políticas (Servicios Nucleares) Grado en el que se apega a
los lineamientos de la SS©.
• Adecuación a la Misión/Visión. Nivel en el que la alternativa aporta a la Misión/Visión
de la SS©.
• Costo. Cantidad de inversión que requiere la alternativa para ejecutarse.
• Tiempo. Lapso de tiempo que se llevará en la realización del proyecto utilizando esta
alternativa.
• Factibilidad. Posibilidad de ejecutar la alternativa.
• Recurso disponible. Recursos que necesita y si es posible obtenerlos.
• Impacto. Beneficios de la alternativa.
• Riesgos. Condicionantes de la alternativa y puntos débiles.
• Complementariedad. La alternativa ¿tiene relación con otros proyectos realizados por el
área del proyecto?
• Viabilidad. Tiempo que los efectos del proyecto serán vigentes.
• Marco Normativo. Necesidades legales.
No existe una única solución y por ello la decisión que se tome depende del peso que los
integrantes del equipo le den a cada criterio. En cualquier caso, esta decisión debe de ser
justificada aplicando criterios de transparencia y racionalidad.
Las etapas propuestas para realizar el análisis de alternativas son las siguientes:
I. Se da un valor de uno a cinco a los criterios, siendo uno el menor, y cinco el mayor (hay que
recordar que para costo y tiempo los valores son inversos; es decir, uno es el mayor y cinco
el menor).
II. A partir del árbol de objetivos, se seleccionan los objetivos que se convertirán en las
posibles alternativas (generalmente son aquellos que se sitúan un nivel inferior al objetivo
central).
III. Se califica cada alternativa de acuerdo a los criterios tomando la escala del uno al
cinco.
IV. Cada valor otorgado a las alternativas se pondera multiplicándolo con el valor del
coeficiente.
V. Se hace una sumatoria y la alternativa que tenga un valor más elevado es la que se
recomienda tomar.
N.B. Hay que tomar en cuenta que los criterios de costo y de tiempo, son criterios
“negativos” y por lo tanto, deben ponderarse de manera inversa.
Ejemplo
El análisis de alternativas constituye una discusión, en la que deben participar todas las
entidades y grupos implicados, con objeto de seleccionar la estrategia considerada más
deseable dentro de todas las posibles identificadas en el árbol de objetivos.
Teniendo en cuenta el análisis realizado, parece que la discusión en este caso deberá
circunscribirse a tres posibles opciones. “Mejora de la situación educativa infantil en las
comunidades de río Lambaré”, “Reducción de los niveles de fracaso escolar” e
“Incrementada la asistencia de niños a la escuela”.
Si por ejemplo, las posibilidades económicas fueran reducidas, la selección de la
alternativa debería efectuarse en los niveles inferiores del árbol y dirigirse a objetivos
menos ambiciosos. En un sentido contrario, hay que destacar que la primera de las
opciones [“Mejora de la situación educativa infantil en las comunidades de río Lambaré”
igual a “Reducción de los niveles de fracaso escolar”] resulta de rango claramente superior
a las otras dos y precisaría para su éxito movilizar mayores recursos y contar con mayor
tiempo.
Los criterios manejados para la selección de la alternativa han sido los siguientes: costos,
riesgos identificados, probabilidad de alcanzar el objetivo y viabilidad. Está claro que
podrían existir, que existen de hecho, otros criterios significativos, cuya consideración
podría modificar drásticamente el resultado de la discusión (por ejemplo, la preferencia de
la intervención sobre los colectivos más necesitados). De nuevo, recordemos que se trata
únicamente de un ejemplo simplificado con propósitos ilustrativos.
Se ha estimado que los costos no resultarán muy elevados en ambos casos, pues, en la
primera alternativa, las partidas más importantes serían las destinadas a la rehabilitación
del centro escolar, la elaboración de materiales, la contratación de nuevo personal y el
establecimiento de un nuevo sistema de incentivos a los maestros. En el segundo de los
casos, los gastos más altos irían destinados a la mejora de la atención sanitaria y a la
creación de un sistema de transportes.
33
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
En lo que hace referencia a los riesgos identificados, parece evidente que la segunda
opción presenta unos riesgos mucho mayores que la primera
La cantidad de problemas cuya solución se ha considerado “no posible”, al menos a nivel
de la intervención identificada, resulta sumamente significativa. Como consecuencia, la
posibilidad de alcanzar el objetivo resulta más reducida. También se ha valorado que si se
consigue un incremento sustancial de la asistencia de niños a la escuela y ésta no ha
solucionado sus actuales deficiencias, la contribución al logro del objetivo superior será
muy escasa.
La viabilidad de la primera de las opciones depende fundamentalmente de la implicación
de las autoridades escolares y de sus posibilidades de asumir los gastos de
funcionamiento del centro renovado (personal, reposición de materiales, etc.). Por su
parte, la posibilidad de que el incremento de la asistencia escolar continúe resulta mucho
más problemática, pues existe un importante conjunto de factores incontrolables desde la
intervención.
Para realizar un análisis cuantitativo de las alternativas, es necesario asignar un valor
(coeficiente) a cada uno de los criterios manejados y, a continuación, un valor a cada
alternativa en función de cada uno de esos criterios. Posteriormente, se multiplican esos
valores por los coeficientes asignados con el propósito de obtener unas cantidades
ponderadas. Las escalas numéricas utilizadas pueden variar, dependiendo del grado de
detalle que se pretenda. En este ejemplo, se utilizará una escala de uno a cinco, en la que
este último representa los valores positivos máximos y el uno los mínimos. Para finalizar, se
suman esas cantidades ponderadas y la alternativa que obtiene una puntuación más
elevada se consideraría la más deseable. En el caso que nos ocupa, una valoración
cuantitativa podría ser como sigue:
Alternativa
Alternativa
2
1
Incremento de Alternativa Alternativa
Criterios Coeficiente Reducción del
la asistencia 3 n
fracaso
de niños a la
escolar
escuela
Costo 3 3 9 3 9
Riesgos identificados 4 4 16 2 8
Viabilidad 5 3 15 2 10
Total 60 37
La MPP es el núcleo que articula toda la propuesta de proyecto y presenta de una manera clara
y comprensible, una intervención que puede resultar sumamente compleja.
Las características de los elementos que deben ser incluidos en la matriz y el orden lógico de
completarla se presentan a continuación:
A. Las condiciones previas son las circunstancias que deben cumplirse antes del inicio de la
ejecución del proyecto, generalmente se justifican por medio de un documento oficial y es
la primera casilla marcada con la letra A en el formato que se completa en la MPP.
La columna de la lógica de intervención es la que se rellena en segundo lugar y expresa lo que
queremos hacer y cómo queremos lograrlo, comenzando con:
B. El objetivo general debe contener el Servicio Nuclear al que atañe, la estrategia que
corresponde y el lineamiento.
C. El o los objetivos específicos tendrán que ser redactados de una manera más descriptiva
que en el árbol de objetivos y coincidirán en lo esencial con el título del proyecto. Deben
estar expresados como la consecución de beneficios duraderos para un grupo concreto de
personas.
D. Los resultados son los puntos situados en el nivel inferior del árbol de objetivos que se
encuentran vinculados con el punto-objetivo seleccionado. Será necesario señalar si estos
resultados son suficientes para alcanzar el objetivo; en caso contrario, será necesario
aportar nuevos resultados que debemos incluir.
Los resultados son los medios que permitirán alcanzar el objetivo específico y son concebidos
como el efecto producido por un conjunto de actividades.
E. Las actividades deben ser vistas como el conjunto de medios necesarios para la
consecución de cada uno de los resultados. Cada actividad deberá estar vinculada, por lo
tanto, a un resultado concreto. Las actividades pueden tener “sub-actividades”.
Al momento de elaborar las actividades hay que verificar los formatos de análisis de
participación (perjudicados/oponentes) y el del marco normativo para asegurar que se
contemplan todas las acciones a fin de minimizar las amenazas al proyecto.
Hay que mencionar que todas las actividades deben estar vinculadas a un resultado concreto,
por lo que se enumeran para que de forma nítida, puedan relacionarse con su resultado.
Una vez completada la primera columna, se trabajan las hipótesis o suposiciones críticas; dicha
35
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
Ejemplo
La elaboración de la matriz de planificación configura el esqueleto de diseño del proyecto.
37
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
Los agentes
implicados
(autoridades,
1.3. Abonar los 1.3. Gestión +
profesores,
incentivos a los presupuesto.
padres) participan
profesores.
activamente en el
proyecto.
2.1. Diseñar y realizar 2.1.Arquitectos +
las obras de permisos legales
El precio de los
remodelación. + materiales +
insumos
maquinaria +
necesarios para el
mano de obra.
proyecto
permanece
2.2. Contratar dos 2.2. Personal
estable (+/10%
profesores de apoyo. encargado de la
anual).
selección +
salarios.
La motivación de
3.1. Elaborar y editar 3.1. Salarios +
los padres para
los materiales editar 200
enviar a sus hijos
didácticos. ejemplares.
a la escuela no
sufre cambios
significativos.
3.2. Adquirir el material 3.2. Un total de
escolar. 400 cuadernos +
50 pupitres +
Existen
10 pizarrones
proveedores de
bienes y servicios
precisos para el
4.1. Administración, proyecto capaces
seguimiento y de suministrarlos
evaluación. en tiempo y forma.
CONDICIONES PREVIAS.
El Ministerio de Educación se A
compromete al sostenimiento del
proyecto una vez finalizado el apoyo
externo.
Es aprobada la ley de educación en la
que se completa la educación bilingüe.
Una matriz de planificación siendo una visión global del proyecto deberá leerse, una vez
completada, de la siguiente manera:
Objetivos general
Hipótesis
Objetivos específicos
Hipótesis
Resultados
Hipótesis
Actividades
Codiciones previas
Una vez elaborada la Matriz de Planificación del Proyecto, se deberá solicitar una cita en
la Jefatura de Políticas para Grupos Vulnerables y Especiales con el objeto de asegurar
que las acciones llevadas a cabo en el cuadro del proyecto incluyan a dichos sectores de
la sociedad. Esta área deberá emitir recomendaciones las cuales se anexarán a la
documentación del proyecto.
Esta etapa es exclusiva para el proyecto que se registra y administra, sea un programa
39
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4. Proceso
Es la descripción cronológica y genérica de las etapas que se deben seguir en la ejecución
del programa identificando actores y tiempos.
Describe de manera clara y precisa los pasos que sigue el beneficiario desde su solicitud de
ingreso hasta que recibe el apoyo, y en su caso, la entrega de reportes sobre el ejercicio de
apoyos recibidos. “Para los efectos de control interno la dependencia o entidad normativa
expedirá el manual de procedimientos correspondiente a cada programa, que en ningún
caso podrán establecer obligaciones o requisitos adicionales a los establecidos en las
Reglas de Operación”.
5. Evaluación
Este apartado contendrá los instrumentos diseñados por la instancia ejecutora para
monitorear el desempeño del programa. Los indicadores de resultados mostrarán:
nombre, fórmula de cálculo y periodicidad con la que se obtendrán; las metas anuales se
incluirán en un anexo.
De acuerdo a lo dispuesto en la fracción primera del artículo 55 del PEF 2004, se deberán
incluir indicadores de resultados desagregados por sexo y por grupo de edad
quinquenales, de forma que se demuestre el acceso equitativo y no discriminatorio de las
mujeres e indígenas a los beneficios de los programas, así como propiciar la protección del
medio ambiente y de los recursos naturales.Los indicadores deberán estar vinculados con
los objetivos específicos, de tal manera que la consecución de las metas permita el
cumplimiento de éstos.
Ejemplo
Retomando la información, conformamos la siguiente memoria de identificación de
41
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proyecto.
El proyecto mejorará la situación educativa infantil en las comunidades del río Lambaré mediante la reestructuración del
centro educativo de la zona y la profesionalización del cuerpo docente.
Las comunidades rurales presentan una situación general de carencias socioeconómicas que afectan demanera especialmente
grave a los grupos más desfavorecidos, en particular a los niños. Se ha constatado queexisten en la zona elevadas tasas de
analfabetismo infantil, muy por encima de la media nacional, lo quedificultará la futura inserción laboral y contribuirá al manten-
imiento de las situaciones actuales de exclusión ymarginalidad.
Con el incremento del nivel educativo los niños y niñas que con anterioridad no se presentaban en la escuela y por lo tanto
notenían una formación adecuada la inserción laboral se ver facilitada lo que contribuirá a una mejor situación socioeconómicade
la región.
Una mejor educación básica de la zona lo que tendrá un fuerte impacto en la inserción laboral posterior y por consecuente en
el nivel socioeconómico de las comunidades de río Lambaré.
Objetivos específicos:
Reducir los niveles de fracaso escolar entre la población infantil escolarizada en las comunidades de río Lambaré.
Aspecto necesario
Derecho a impartir una educación bilingüe (Ley de Educación del Estado para llevar a cabo las
de Querétaro) reformas de educación
Artículo nuevo
necesarias en las
comunidades del río
Lambaré.
Resultados Impacto
# de cartillas y juegos de
Insumo material escolar que se
Proceso 1 por grupo 1 por alumn@
Estructura reparten entre los niñ@s
escolarizad@s
Resultados Impacto
Autorizaciones:
Jefatura de Administración de Proyectos: Fecha: Fecha: Coordinación de Planeación y Evaluación:
Elaboró:
Director del Proyecto: Fecha: Fecha: Director o Coordinador de Área:
Aceptó:
El MIP debe contar con la autorización del director orgánico y del Secretario de la SS©, una vez
aceptado se podrán continuar con los demás formatos.
Las actividades son un conjunto de tareas y de sub-tareas que el proyecto debe hacer durante
su fase de realización para así alcanzar los resultados y con ellos los objetivos previstos. Éstas
43
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Para esto se hará una relación de las actividades detallándose en tareas, asignando a cada una
los recursos necesarios para llevarla a cabo. Con la finalidad de cuantificar la utilización de estos
recursos, habrá que especificar las horas hombre aplicadas al proyecto, el puesto
desempeñado y el tiempo que dedicarán al proyecto. Los costos de estos últimos, constituirán
los conceptos de recursos humanos del presupuesto.
Como en actividades anteriores, el responsable de designar a los recursos será el director de
proyecto, necesitando una validación por parte del director orgánico.
Una de las maneras de contrarrestar un efecto negativo hacia la viabilidad del proyecto, es
crear un sentimiento de pertenencia en los beneficiarios logrando que, al adueñarse del
proyecto, ellos mismos aseguren su permanencia en el tiempo. De igual manera, habrá que
fomentar la participación ciudadana basándola en el conocimiento de los beneficios aportados
por el proyecto.
45
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Ejemplo
Los supuestos que darían sustentabilidad al proyecto de las Comunidades del río Lambaré
serían:
Secretaría de Seguridad Ciudadana I Jefatura de Administración de Proyectos
Análisis de viabilidad
Mapa Político:
Oponentes
Alto.-
Bajo.- Miembros del comité
Nombre del
Proyecto
Transportistas (públicos)
Comunidad
es de río Medio.-
Medio.- Lambaré Ministerio de Educación
Delegado Municipal
Inmóvil Bajo.-
Alto.- Estudiantes
Padres de familia
Comerciantes
Apoyan
Tecnología: Si No Referencia
Es apropiada
Cuenta con garantía
Existen centros de servicio y atención a clientes
Existen accesorios
Se cuenta con capacitación
Cuenta con presupuesto para mantenimiento
Total:
Aspectos socio-culturales:
Beneficios a la comunidad
Enfoque de género:
47
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claridad en la asignación de las aportaciones, las condiciones y tiempos en que deben ser
obtenidas, la valoración de las aportaciones no monetarias, los requisitos para el empleo
de los aportes y finalmente, los procedimientos de seguimiento financiero y de auditoria.
En caso de ser necesario, pueden recogerse también acciones que facilitan la ejecución
del proyecto al constituir un soporte del mismo. Suelen responder a necesidades de
determinados servicios (estudios técnicos, asesorías, servicios de mantenimiento y de
distribución, etc.), de infraestructura, equipamiento y a necesidades de formación y
capacitación.
Mediante el formato de análisis de recursos las necesidades de recursos humanos,
tecnológicos y materiales del proyecto serán definidas, así como su disponibilidad y su
costo.
El mecanismo propuesto para trabajar esta parte conforma las siguientes etapas:
• Trabajo del equipo de proyecto en el que se completa la columna de necesidades del
proyecto.
• Trabajo con el director de área, el director administrativo y en caso de que el proyecto
incluya otra dependencia, su representante. Durante la reunión de trabajo se
completarán los campos faltantes, a excepción del costo.
• El director administrativo se lleva el formato y completa la columna de costo. Una vez
finalizado, lo canaliza al director de proyecto y a la Jefatura de administración de
proyectos.
Es importante contemplar, durante el llenado de este formato, los recursos necesarios post
proyecto (mantenimiento, personal, consumible).
Ejemplo
Ejemplo del análisis financiero y de recursos:
Secretaría de Seguridad Ciudadana I Jefatura de Administración de Proyectos
Análisis de recursos
Disponibilidad Tiempo
Recurso Ubicación Requerimiento de Costo
Si No consum
o
Materiales:
Infraestructura X 500’000.00$ 6 meses
Paquetes escolares (400) X 200.00$ 5 meses 500’000.00
Pupitres (50) X 250.00$ 6 meses $
Pizarrones (10) X 3’000.00$ 5meses
3’000.00$
80’000.00$
9’000.00$
Tecnológicos:
Computadora para área administrativa X Dirección 0.00$ N/A 0.00$
general
Software de gestión X 10’000.00$ 3 meses 10’000.00$
Computadoras para estudiantes (20) X 10’800.00$ 6 meses 216’000.00
Microscopios (45) X 3’000.00$ 6 meses $
135,000.00
$
Humanos:
Docentes (6) X 4’000.00$ 1 año 288’000.00
Arquitecto X 25’000.00$ 6 meses $
Comisión de diseño 15’000.00$ 6 meses
Auxiliar administrativo X Personal 1’000.00$ 6 meses 25’000.00$
registrado
Chofer de autobús X 500.00$ 6 meses 15’000.00$
12’000.00$
6’000.00$
Otros:
Viáticos X 10’000.00$ 3 meses 10’000.00$
Terreno X 17’000.00$ 1 mes 17,000.00$
Permiso de construcción X 480.00$ 2 meses 480.00$
1’418,980.0
Total:
0$
Comentarios:
El salario de los profesores y del chofer serán mensuales.
Los 500.00$ para el auxiliar administrativo es un aumento de salario por asumir nuevas responsabilidades
Autorizaciones:
Director del Proyecto: Fecha: Fecha: Director o Coordinador del Área:
Validación
Director de Administración: Fecha: Fecha: Jefatura de Administración de Proyectos:
Validación Enterado
Coordinación de Planeación y Evaluación: Fecha: Fecha: Secretario:
Enterado Autorización
49
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• Árbol de problemas
• Árbol de objetivos
• Matriz de planificación de proyecto
• Análisis de viabilidad
1 Diseñar y realizar las obras de remodelación 135 días mar 01/02/05 vie 12/08/05
2 Creación de un comité de gestión 4 días mar 07/02/05 vie 04/02/05
3 Contratar un arquitecto o ingeniero 5 días lun 07/02/05 vie 11/02/05
4 Diseño de planos 20 días lun 14/02/05 vie 11/03/05
5 Permisos legales 10 días lun 07/03/05 vie 18/03/05
51
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
Ejemplo
Nuestro análisis de indicadores sería:
Director de proyecto para elegir la categoría del indicador adecuada, sólo tendrá que sombrear el cuadro que corresponda
Insumo o # de alumnos egresados de la
Estructura Proceso escuela rehabilitada que saben
leer y escribir correctamente en 20% 75%
Resultados Impacto el año 3
Insumo .# profesoresparticipantesy
Proceso
Estructura aprobados del curso de 0% 100%
adaptación pedagógica.
Resultados Impacto
Comentarios
Si, invirtiendo la cantidad de 1’266’500.00$ en la escuela de la omunidad de río Lambaré en el año 1 se logró aumentar en un 55%
el número de alumnos egresados con un nivel académico aceptable, luego entonces, con una inversión en el año 2 de 600,000.00$
lograremos alcanzar un 95% alumnos egresados – aprobados.
Autorizaciones
Director del Proyecto: Fecha: Fecha: Director o Coordinador del Área:
Vo.Bo.
Coordinación de Planeación y Evaluación: Fecha: Fecha: Jefatura de Administración de Proyectos:
Validación
Fecha: Secretario:
Aspectos socio-culturales:
Beneficios a la comunidad
Enfoque de género:
53
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
Ejemplo
Disponibilidad Tiempo de
Recurso Ubicación Requerimiento Costo
consumo
Si No
Materiales:
Infraestructura X 500’000.00$ 6 meses 500’000.00$
Paquetes escolares (400) X 200.00$ 5 meses 80’000.00$
Pupitres (50) X 250.00$ 6 meses 12’500.00$
Pizarrones (10) X 3’000.00$ 5meses 3’000.00$
Autobús escolar usado X 80’000.00$ 6 meses 80’000.00$
Manuales adaptados (200 ejemplares) X 45.00$ 6 meses 9’000.00$
Tecnológicos:
Computadora para área administrativa X Dirección 0.00$ N/A 0.00$
general
Software de gestión X 10’000.00$ 3 meses 10’000.00$
Computadoras para estudiantes (20) X 10’800.00$ 6 meses 216’000.00$
Microscopios (45) X 3’000.00$ 6 meses
Humanos:
Docentes (6) X 4’000.00$ 1 año 288’000.00$
Arquitecto X 25’000.00$ 6 meses 25’000.00$
Comisión de diseño 15’000.00$ 6 meses 15’000.00$
Auxiliar administrativo X 1’000.00$ 6 meses 12’000.00$
Chofer de autobús X 500.00$ 6 meses 6’000.00$
Otros:
Viáticos X 10’000.00$ 3 meses 10’000.00$
Terreno X 17’000.00$ 1 mes
Permiso de construcción X 480.00$ 2 meses
Total: 1’266’500.00$
Insumo
Proceso
Estructura
Resultados Impacto
Mapa Político:
No participativo
Alto.-
Bajo.- Miembros del comité
Nombre del
Transportistas (públicos) Proyecto
Comunidades
de río Lambaré
Medio.-
Medio.- Ministerio de Educación
Delegado Municipal
Inmóvil Bajo.-
Alto.- Padres de familia
Comerciantes Estudiantes
Participativo
55
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
Escenarios:
Positivo
Los tiempos y los recursos se ejecutaron de manera adecuada
El desarrollo del proyecto fue un éxito
La conclusión se realizó según lo establecido en las fechas programadas
La evaluación de las actividades es satisfactoria
Negativo
Los recursos no fueron suficientes para desarrollar el proyecto en un 100 %
Las fechas no han sido respetadas
Realista
Aun con la inversión destinada a la comunidad de Lambaré, se tendrá que implementar un programa de inversión similar o
mayor de recursos durante no menos de tres años consecutivos, con la finalidad de disminuir el rezago educativo en el cual
se encuentra sumergido el nivel de educación indígena.
Con el incremento del nivel educativo los niños y niñas que con anterioridad no se presentaban en la escuela y por lo tanto no
tenían una formación adecuada la inserción laboral se verá acilitada lo que contribuirá a una mejor situación socioeconómica
de la región.
Realizar curso de adaptación pedagógica para los profesores del centro educativo
Actividades Criticas
Permisos legales de construcción
Curso de capacitación
Autorizaciones:
Jefatura de Administración de Proyectos: Fecha: Fecha: Coordinación de Planeación y Evaluación:
Elaboró:
Director del Proyecto: Fecha: Fecha: Director o Coordinador de Área:
Aceptó:
Al igual que en el MIP, el MAP debe contar con la autorización del director orgánico y del
Secretario de la SS©., una vez aceptado se podrán continuar con los demás formatos.
En algunas ocasiones, por la envergadura del proyecto, puede recomendarse una división
por etapas; es decir, de un proyecto crear dos o más, que pueden trabajarse en paralelo o
bien ser sucesivas. Esta situación podría presentarse si el proyecto:
• Tiene una planeación sumamente compleja por lo que requiere ser tratada como un
proyecto.
• Cuenta con numerosas variables y por lo mismo, su lista de actividades es muy extensa.
57
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
58 Fase operacional
Manual de administración de proyectos
Ejemplo
El informe de seguimiento, el cual se realiza de manera continua, pero siguiendo las
necesidades del proyecto:
Director de proyecto usted llenará sólo los espacios marcados con los números: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Datos de presentación del proyecto: 1
Contraparte y otras entidades participantes:
Secretaría de Educación, Coordinación de educación regional. Coordinación de arquitectura escolar, Municipio de Xululutitla,
Comunidades del Río Lambaré
Costo total del proyecto: Aportación financiera: Otras aportaciones disponibles: Fecha de percepción de fondos:
1’418,980.00$ 1’018,980.00$ 410,000.00$ 15 mayo 2005
Realizar la reestructuración del centro educativo de la zona de Río Lambaré y la profesionalización del cuerpo docente con la
finalidad de mejorar las condiciones de educación infantil.
Realizar una renovación de las instalaciones del centro educativo, mediante la construcción de nuevas aulas, de zonas recreativas y
de usos múltiples. Así mismo, establecer mecanismos de recompensa y motivación para el personal docente al mismo tiempo que se
les imparten cursos de capacitación y actualización. Por último elaboración y diseño de materiales adecuados a las necesidades de
los estudiantes de las comunidades de Río Lambaré.
59
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
Logro de indicadores:
Para los indicadores de resultado se utiliza la unidad como medida
Podrá ser representado en valor porcentual o unidad. Favor de indicar la escala
Desviaciones: Recomendaciones:
60 Fase operacional
Manual de administración de proyectos
Autorizaciones: 9
Director del Proyecto: Observaciones: Fecha:
Vo.Bo.
Vo.Bo.
Vo.Bo.
Anexos: 10
Nombre, número o referencia: Liga
En este formato se registrarán los cambios aportados al proyecto original y los retrasos
presentados en la ejecución de las actividades. La información recabada a través de la bitácora
alimentará el archivo de proyecto.
Ejemplo
La bitácora de cambios pretende dar un seguimiento continuo a las reuniones del equipo
proyecto así como registrar las decisiones y por lo tanto, los cambios decididos y que
puedan afectar o modificar el objetivo último del proyecto. Por lo mismo, dicho formato es
utilizado de manera continua durante la ejecución del proyecto:
61
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
_
Director de Proyecto: Puesto:
Fulano de Tal Delegado regional
Fecha probable de inicio: Fecha probable de terminación: Duración aproximada: Fecha:
01 mayo 2005 31 noviembre 2005 6 meses 22 junio 2005
Causa Consecuencia
Aumento en el costo por unidad Se reprogramarán los horarios de las clases de computación
para permitir que cada estudiante pueda utilizar un sistema
Responsable Referencia
Fulanito de Tal
Causa Consecuencia
Responsable Referencia
Fulanito de Tal
Autorizaciones
Director del Proyecto: Fecha: Fecha: Jefatura de Administración de Proyectos:
Vo.Bo.
Director o Coordinador del Área: Fecha: Fecha: Coordinación de Planeación y Evaluación:
Vo.Bo.
Dicho formato es el instrumento para documentar las decisiones tomadas, la evolución, así
como los acuerdos entre los miembros del equipo proyecto. Esta información será utilizada
para alimentar la memoria de fin de proyecto.
Ejemplo
Un ejemplo de minuta sería:
62 Fase operacional
Manual de administración de proyectos
Minuta:
Fecha: 25 de julio el 2005
Temas tratados:
Se revisaron los planes de trabajo propuestos por el equipo de pedagogía. Se acordaron algunos cambios
Tareas acordadas:
Modificar las ilustraciones del libro de matemáticas
Realizar las traducciones a la lengua de la comunidad de la guía de poesía para 4to. año
2.6. Evaluación
“La evaluación es una función que consiste en hacer una apreciación
tan sistemática y objetiva como sea posible, sobre un proyecto
en curso o acabado, un programa o un conjunto de líneas de acción,
su concepción, su realización y sus resultados.
Se trata de determinar la pertinencia de los objetivos
y su grado de realización, la eficiencia en cuanto al desarrollo,
la eficacia, el impacto y la viabilidad.
Una evaluación debe proporcionar unas informaciones creíbles y útiles,
que permitan integrar las enseñanzas sacadas en los mecanismos
de elaboración de las decisiones”.
(Organización de Cooperación y Desarrollo Económicos, OCDE 1995.)
Puede decirse que la evaluación se realiza, en cierta medida en todas y cada una de las etapas
del proyecto e, incluso, debería ser visto como un proceso continuo. La propia naturaleza
dinámica del proyecto y su permanente exigencia de toma de decisiones incorporan la
necesidad de que éstas sean adoptadas con base en consideraciones suficientemente
fundadas.
Puede decirse que la evaluación se realiza, en cierta medida en todas y cada una de las etapas
del proyecto e, incluso, debería ser visto como un proceso continuo. La propia naturaleza
dinámica del proyecto y su permanente exigencia de toma de decisiones incorporan la
necesidad de que éstas sean adoptadas con base en consideraciones suficientemente
fundadas.
63
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
64 Evaluación
Manual de administración de proyectos
Objetivo General
Objetivo Específico
Resultados
Actividades
Recursos
En anexo se propone una lista básica de evaluación en la que se incluyen algunas preguntas
que pueden considerarse esenciales, sirviendo como base que facilite la realización de un
ejercicio de evaluación, pero no puede suponerse que las preguntas incluidas agoten el tema
ni que deban ser contempladas necesariamente en todas las ocasiones.
Evidentemente, las listas de chequeo resultan específicas para cada caso, ya que cada
proyecto y ejercicio de evaluación presenta características propias que no hacen aconsejable
aplicar de una forma mecánica los mismos contenidos de análisis.
65
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
Administración de proyectos
4
Coordinación de Director de
Planeación y 5 3 Área
Evaluación
Director de
Dirección 6 2
Proyecto
Administrativa
Secretario de la SS©.
Aprobado Recomendaciones
66 Evaluación
Manual de administración de proyectos
Ejemplo
Para realizar la evaluación participativa se requiere, como su nombre lo indica, la
contribución de todas aquellas personas que colaboraron con el desarrollo del proyecto.
Para el ejemplo que nos concierne, el formato quedaría así:
Objetivo especifico:
Reducir los niveles de fracaso escolar entre la población infantil
X
escolarizada en las comunidades de río Lambaré.
Resultados:
1. Profesorado suficientemente formado y motivado. X
2. Los niños se encuentran adecuadamente distribuidos por
X
niveles.
3. Contar con materiales escolares abundantes y de acuerdo a X
las características culturales de los niños.
67
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
Indicadores de impacto:
Modificaciones de la realidad que pueden ser imputadas al
Previsto Generado Imprevisto
proyecto
# de alumnos egresados de la escuela rehabilitada que saben 75% 73%
leer y escribir correctamente en el año 3
Indicadores de viabilidad:
Posibilidades del proyecto de continuar una vez finalizado
Acciones ejecutadas Estimado de permanecía
Establecer un sistema de incentivos económicos para los
profesores 6 años
Inicio de curso de capacitación Se establece un calendario de capacitación permanente para
los próximos 6 años
Crear la comisión con profesores 6 años
Modificar los textos existentes 10 años
Recomendaciones:
Continuar con la estrategia inicial para alcanzar las mates fijadas para el año entrante.
Favor de llenar sólo el espacio destinado a su área con los siguientes datos: Fecha nombre y firma. Podrá utilizar en caso de ser
necesario algún recuadro de observaciones ubicado en la parte inferior del Diagrama de Evaluación.
Administración de
Proyectos
5 3
6 2
7 1
8
Ciudadanos
Secretario de la SS©.
68 Evaluación
Manual de administración de proyectos
Aprobado Recomendaciones
Diagrama de Evaluación.
Observaciones:
Una vez en rodaje, el proyecto pasará por una evaluación para asegurar el impacto que
realmente tiene sobre los servicios nucleares, estrategias y lineamientos que le incumben.
Del mismo modo, durante esta evaluación se medirán los efectos en el entorno que produjo el
proyecto y se efectuará la comparación entre los IOV de insumo y los IOV de resultado.
Por último, se afirmará o infirmará la viabilidad del proyecto que fue evaluada en etapas
anteriores.
69
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
Ejemplo
Objetivos específicos:
Reducir los niveles de fracaso escolar entre la población infantil escolarizada en las comunidades de río Lamberé.
Director de proyecto para elegir la categoría del indicador adecuada, sólo tendrá que sombrear el cuadro que corresponda
Insumo o # de alumnos egresados de
Proceso
Estructura la escuela rehabilitada que
20% 75%
saben leer y escribir
Resultados Impacto
correctamente en el año 3
Insumo # de solicitudes de ingreso
Proceso
Estructura en la escuela 30 50
Resultados Impacto
Disponibilidad Tiempo
Recurso Ubicación Requerimiento de Costo
Si No consumo
Materiales:
Infraestructura X 500’000.00$ 6 meses 500’000.00$
Paquetes escolares (400) X 200.00$ 5 meses 80’000.00$
Pupitres (50) X 250.00$ 6 meses 12’500.00$
Pizarrones (10) X 3’000.00$ 5meses 3’000.00$
Autobús escolar usado X 80’000.00$ 6 meses 80’000.00$
Manuales adaptados (200 ejemplares) X 45.00$ 6 meses 9’000.00$
Tecnológicos:
Computadora para área administrativa X Dirección 0.00$ N/A 0.00$
general
Software de gestión X 10’000.00$ 3 meses 10’000.00$
Computadoras para estudiantes (20) X 10’800.00$ 6 meses 216’000.00$
Microscopios (45) X 3’000.00$ 6 meses 135,000.00$
Humanos:
Docentes (6) X 4’000.00$ 1 año 288’000.00$
Arquitecto X 25’000.00$ 6 meses 25’000.00$
Comisión de diseño 15’000.00$ 6 meses 15’000.00$
Auxiliar administrativo X Personal 1’000.00$ 6 meses 12’000.00$
registrado
Chofer de autobús X 500.00$ 6 meses 6’000.00$
Otros:
Viáticos X 10’000.00$ 3 meses 10’000.00$
Terreno X 17’000.00$ 1 mes 17,000.00$
Permiso de construcción X 480.00$ 2 meses 480.00$
Total: 1’418,980.00$
Mapa Político:
Oponentes
Alto.-
Bajo.- Miembros del comité
Nombre del
Proyecto
Transportistas (públicos)
Comunidades
de río Lambaré
Medio.-
Medio.- Ministerio de Educación
Delegado Municipal
Inmóvil Bajo.-
Alto.- Estudiantes
Padres de familia
Comerciantes
Apoyan
71
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
Causa Consecuencia
Aumento en el costo por unidad Se reprogramarán los horarios de las clases de computación
para permitir que cada estudiante pueda utilizar un sistema
Responsable Referencia
Fulanito de Tal
Causa Consecuencia
Responsable Referencia
Fulanito de Tal
Evaluación final:
Se considera que, de manera general el proyecto ha alcanzado los objetivos fijados en un Principio, pues, aun faltando tiempo de
rodamiento del mismo para poder valorar los impactos a futuro se ha incrementado la asistencia de los alumnos a la escuela y se han
adaptado los contenidos a la cultura propia de la localidad, teniendo un mejor aprovechamiento por parte de los estudiantes.
Recomendaciones y sugerencias:
Mejora continua:
Revisar cada tres años el contenido de la currícula transmitida a los alumnos
Mantenimiento:
Es necesario contar siempre con el profesorado capacidad para tratar las peculiaridades de la zona.
Actualización:
Se podría establecer un sistema de transporte escolar para una segunda etapa del proyecto
Autorizaciones
Director del Proyecto: Fecha: Fecha: Jefatura de Administración de Proyectos:
Vo.Bo.
Validación
Autorización
En el caso de que previo análisis se decida eliminar un proyecto, ya sea por su falta de
viabilidad, por el costo, o por la falta de actividad en el mismo (ver normas de los proyectos), se
llenará el formato correspondiente debiendo llevar la firma del Secretario para su validez.
Ejemplo
El ministerio de Educación ha sacado una ley en la que se regionalizan todos los libros de texto gratuito, adaptándolos a las
costumbres y lenguajes de la población en edad escolar.
Así mismo, promueve un programa de transporte escolar rural.
Justificación de abandono:
Por lo anterior, el proyecto carece de sentido ya que las áreas elegidas para resolver el problema de abandono escolar se verán
cubiertas por la ley y el programa patrocinados por le Ministerio de Educación,
Autorizaciones
Director del Proyecto: Fecha: Director o Coordinador del Área: Fecha:
73
3. Conclusión
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
Bien que la gestión por proyectos contribuye enormemente a garantizar una utilización juiciosa
y eficaz de los recursos, recurrir a la creatividad de los integrantes de cada equipo para
organizar sus actividades, estructurar su organización y solucionar sus problemas constituye,
sin duda, el principal elemento que determinará el nivel de éxito que alcance el proyecto puesto
bajo su tutela. En espera de que este manual cumpla con el objetivo de presentar algunas
metodologías de administración de proyectos, les reiteramos nuestra disposición para
apoyarlos durante todas las etapas de su proyecto.
76 Conclusión
4. Bibliografía
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
Corriveau G.,
Pour optimiser la pratique de la gestion de projet,
document extrait d’une session de formation en
gestion de projet développée par Indices Projets,
1990.
Archibald R.,
Projects : vehicles for strategic growth,
Project Management Journal, 1988.
78 Bibliografía
5. Anexos
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
5.1. Glosario
Actividades Hipótesis
Conjunto de medios necesarios para la consecución de cada Conjunto de situaciones, acontecimientos o decisiones que
uno de los resultados. están fuera del control directo de la gestión del proyecto.
CPE Impacto
Coordinación de Planeación y Evaluación. Cambio que generará el proyecto en el ambiente al que está
enfocado el resultado del proyecto.
Diagrama de Gantt
Calendario o cronograma en el que se enlistan las actividades, Intervención
así como sus tiempos y responsables. Ejecución del proyecto.
FADO
MPP
Fuerzas, amenazas, debilidades y oportunidades.
Matriz de Planificación de Proyectos.
80 Glosario
Manual de administración de proyectos
Responsable de proyecto
Director o coordinador orgánico de la SS© quien autorizará Secretaría de Seguridad Ciudadana.
las decisiones tomadas por el equipo proyecto. Así mismo,
marcará los lineamientos a seguir por el director de proyecto. Tarea
Trabajo que debe hacerse en un tiempo limitado.
Resultados
Medios para alcanzar los objetivos Valor de referencia
Descripción cualitativa de la situación actual contra la cual
SIGAP- se comparará el avance producido por el proyecto.
Sistema de Gestión y Administración de Proyectos de la SS©
Viabilidad o sustentabilidad
SIPAP- Capacidad de permanencia en el tiempo de los efectos de
Aplicativo utilizado para facilitar el seguimiento de los un proyecto.
proyectos de la SS©.
Sistema de Planeación y Aprobación de Proyectos SS©.
1 Diagrama de flujo 11
2 Pantallas del SIGAP-SS©. 12
3 Marco lógico en cascada 15
4 Solicitud de registro 22
5 Análisis de participantes 25
6 Organigrama del equipo proyecto 26
7 Árbol de problemas 28
8 Árbol de objetivos 30
9 Análisis de marco normativo 31
10 Análisis de alternativas 34
11 Matriz de planificación de proyecto 37
12 Lectura de MPP 38
13 Memoria de Identificación de Proyecto 42
14 Análisis de viabilidad 46
15 Análisis de recursos 48
16 Estructura de fraccionamiento del trabajo (WBS) 50
17 Diseño de responsabilidades 51
18 Diagrama de Gantt 51
19 Análisis de indicadores 52
20 Memoria de anteproyecto 54
21 Informe de seguimiento 59
22 Bitácora de cambios y minuta 61
23 Minuta 63
24 Criterios de evaluación y lógica de intervención 65
25 Diagrama de evaluación 66
26 Evaluación de proyecto por director 67
27 Memoria final del proyecto 70
28 Abandono de proyecto 73 81
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
82 Lista de formatos
Manual de administración de proyectos
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Director del proyecto • Persona designada para coordinar las actividades del proyecto.
84 Explicación de formatos
Manual de administración de proyectos
Una vez completados los tres primeros niveles, las causas definidas se convierten en
efectos de otros problemas que a su vez tendrán causas. Es recomendado tener por lo
menos cinco niveles y buscar que se abran dos ramas a cada causa y problema. Un
árbol muy vertical, limita las acciones a emprender y pueden perderse aspectos
importantes para cubrir el objetivo final del proyecto. Mientras más grande sea el
árbol, se tendrán más pistas de soluciones.
Para realizar el árbol de objetivos, hay que retomar el árbol de problemas y cambiar los
cuadros (causas, efectos y problema central) a positivo y como si fueran situaciones
existentes. En algunos casos, el problema no puede ser solucionado en el cuadro del
proyecto (inflación, número de empleos) en esos casos, se deja la frase en negativo y
se coloca una línea transversal. También puede darse el caso que para solucionar un
punto del árbol de problemas, haga falta una actividad que no se había contemplado
en el árbol anterior, para ello se añade un cuadro nuevo y se escribe la solución.
En resumen, el árbol de objetivos es una copia en positivo del árbol de problemas.
85
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Ley o reglamento que • Identificar las leyes o reglamentos existentes que soporten
sustenta al proyecto legalmente las acciones del proyecto.
• Se incluye también, si hay algún punto que no esté contemplado
en el marco leal y que sea necesario para el desarrollo del
proyecto.
Condición previa • Es un requisito o estado que debe darse o existir para poder iniciar el
proyecto. A falta de su cumplimiento, el proyecto no podrá realizarse.
Generalmente, vienen en forma de contrato o convenio.
Objetivo específico
• Objetivo (s) que deberá alcanzar el proyecto (producto, programa,
proceso).
• Es el objetivo central en el árbol de objetivos, redactado de manera
más amplia.
86 Explicación de formatos
Manual de administración de proyectos
Resultados
• Acciones concretas realizadas en el cuadro del proyecto.
• Guiarse por el nivel inferior inmediato del árbol de objetivos. A recordar
que la redacción de la MPP debe ser más precisa.
Actividades
• Utilizar como base los niveles inferiores del árbol de objetivos.
• Son todas las tareas que se deberán realizar a fin de alcanzar los
resultados y objetivos del proyecto.
Hipótesis / suposiciones • Son metas a corto plazo que se deben ir cumpliendo de acuerdo a las
críticas actividades realizadas, los resultados y el objetivo específico.
• Se deben elegir aquellas que se consideren críticas para el desarrollo
del proyecto.
• Son “estados” deseados.
Indicadores • Valor de una variable usada para determinar los cambios en una
coyuntura.
• Ejemplo: número de accidentes/Km.; porcentaje de ciudadanos
atendidos, número de delitos.
Medio o fuente de verificación • Instrumento que se utilizará para medir y verificar el alcance de los
(MF) indicadores.
• Ejemplo: reportes de accidentes; sondeo; índices delictivos.
En la línea de actividades no se manejan medios o fuentes, sino los costos de los insumos
necesarios a la ejecución del proyecto.
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Factores económicos y • Definición de la manera en que se van a aportar los recursos necesarios,
financieros los gastos de mantenimiento y explotación de las estructuras que han
sido creadas durante el proyecto.
Capacidad institucional y de • Valorar si los organismos encargados de la gestión del proyecto poseen
gestión la capacidad organizativa suficiente para garantizar la continuidad de los
efectos generados.
Enfoque de género • Propone identificar y diseñar los proyectos con el propósito de mejorar la
posición específica de los grupos vulnerables de la sociedad.
Protección del medio • Valoración de los impactos ambientales provocados por el proyecto.
ambiente
Marco normativo • Uno de los criterios que tendrá más peso en el análisis de viabilidad.
Evidentemente si las administraciones no cuentan con el interés por el
objetivo perseguido, el proyecto será rápidamente abandonado. Implica
un breve diagnóstico del entorno jurídico del proyecto. Abarca leyes y
reglamentos que permiten o impiden la aplicación de un proyecto.
Recursos Materiales
• Todos aquellos recursos materiales necesarios para la ejecución y man-
tenimiento del proyecto.
• Ejemplo: vehículo, papelería, edificio, infraestructura.
88 Explicación de formatos
Manual de administración de proyectos
Tecnológicos
• Recursos tecnológicos necesarios al desarrollo del proyecto.
• Ejemplo: computadoras, software, sistemas electrónicos.
Humanos
• Personal necesario a la ejecución del proyecto.
• Ejemplo: ingenieros, psicólogos, especialistas.
Otros
• Aquellos recursos que no puedan inscribirse dentro de los campos ante-
riores.
• Ejemplo: viáticos, terrenos, permisos.
Disponibilidad • Si se cuenta con algún recurso necesari y puede ser utilizado para los
fines del proyecto.
• Ejemplo: Se cuenta con un vehículo que puede ser asignado de manera
temporal al servicio del proyecto.
Tiempo de consumo • Lapso de tiempo en el que debe de estar disponible el recurso y por lo
tanto la cantidad para su obtención.
Retomando los indicadores definidos en la MPP y en el MIP, se debe trabajar con cada uno,
verificando las variables que pudieran tener ingerencia en el resultado del proyecto y así poder
realizar previsiones.
Al igual que el MIP, la memoria de anteproyecto es un resumen de los puntos definidos hasta el
momento. El MAP es realizado por la Jefatura de Administración de Proyectos y enviado tanto
89
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
Dicho formato será utilizado de manera regular durante la fase de ejecución y los tiempos
dependerán de las necesidades de avance del proyecto.
Como en el formato se retoma información ya existente, se entregará el formato al equipo de
proyecto con la mayoría de los campos completados y se solicitará una revisión y la inscripción
de cambios en la información presentada. Así mismo, el formato cubre todos los aspectos de la
vida del proyecto por lo que se numeraron las secciones y, dependiendo del avance del
proyecto, se seleccionarán aquellas que deberán ser trabajadas.
Aportación financiera
• Cantidad invertida en el desarrollo del proyecto.
Descripción del proyecto y • Comprende una descripción resumida del proyecto original, así como
mecanismos de ejecución registrar algún cambio o ajuste realizado a la misma. Por mecanismos
de ejecución se busca conocer los lineamientos de acción selecciona-
dos para la ejecución de actividades y por consecuencia para el logro
de los objetivos propuestos, finalmente una explicación de las modifi-
caciones realizadas sobre del proyecto original.
90 Explicación de formatos
Manual de administración de proyectos
Actividades realizadas • Del Diagrama de Gantt se seleccionan las actividades hito y se marca el
porcentaje de avance de cada una.
Programado
• Cantidad definida en el formato de análisis de recursos, en la columna
de “requerimientos”.
Ejercido
• Cantidad utilizada en el desarrollo del proyecto en el momento de hacer
el informe de seguimiento.
Total
• Diferencia entre la cantidad programada y la ejercida que nos dará el
saldo del presupuesto otorgado al proyecto.
Entrega final del proyecto • Registro del avance de los últimos aspectos del proyecto, siendo:
finalización y transferencia, receptividad de los utilizadores finales,
viabilidad y procedimientos de gestión posterior.
91
Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
Eficiencia • ¿Los medios para la ejecución del proyecto están bien descritos y son
necesarios para la realización de las actividades
• ¿Los costos previstos se encuentran claramente justificados y son
razonables?
• ¿Los tiempos de ejecución de las actividades resultan adecuados?
• ¿Están asignadas con claridad las responsabilidades para la ejecución
de las actividades?
• ¿Los factores externos situados al nivel de las actividades tienen un
grado aceptable de probabilidad?
Impacto • ¿Se han analizado y previsto los posibles efectos positivos del
proyecto?
• ¿Se han detectado algunos efectos negativos provocados por la
intervención?
• ¿Hay algún colectivo que pueda verse afectado de forma negativa por el
proyecto?
• ¿Tiene el proyecto altas posibilidades de contribuir significativamente
al logro del objetivo general?
92 Explicación de formatos
Manual de administración de proyectos
Del director del proyecto • Consiste en evaluar diferentes aspectos del liderazgo dando una califi-
cación del uno al cuatro, siendo cuatro la más alta.
Espacio de comentarios
Identificación • Nombre del miembro del equipo que evalúa y la fecha en que se realiza.
Dentro de este formato se deberán repetir tantos cuadros como miembros tenga el equipo.
Al miembro del equipo • Evaluar las características de cada uno de los integrantes del equipo
proyecto. La calificación más alta será cuatro y la más baja uno.
Espacio de comentarios
Identificación • Nombre del miembro del equipo que evalúa y la fecha en que se realiza.
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Secretaría de Seguridad Ciudadana. Gobierno del estado de Querétaro
La memoria final de proyecto pretende ser un registro final de las acciones llevadas a cabo
por la Secretaría teniendo dos funciones: (1) Documentar. (2) Formar un archivo de consulta
para, en caso de que surgieran proyectos similares, poder utilizar las experiencias
anteriores y así aprender de los aciertos y errores.
El formato deberá utilizarse en los momentos en que se decida realizar un cambio en las
actividades respectivamente.
94 Explicación de formatos
Manual de administración de proyectos
Del desarrollo del proyecto • Valoración de los momentos principales durante la vida del proyecto
siguiendo los lineamientos establecidos en el manual de proyectos.
Eficacia del proyecto • Relación entre el tiempo dedicado al proyecto, su costo y el beneficio
creado con el mismo.
Descripción del proyecto • Debe mostrar al lector la esencia del proyecto, dar una idea puntual del
proyecto. Dentro de la misma se deben contemplar previsiones de
tiempo.
Resultados esperados
• Definidos en la MPP.
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Objetivos específicos
• Definidos en la MPP.
Mapa político
• Definido en el formato SS©.CPE.adp011/Análisis de viabilidad.
FADO
• Análisis de fuerzas, amenazas, debilidades y oportunidades.
Escenarios
• Desarrollo de tres escenarios posibles:
1. Positivo
2. Realista
3. Negativo
Recursos • Análisis financiero del proyecto en el que se deben incluir los costos
materiales, tecnológicos y de infraestructura, así como en recursos
humanos. Debe presentar el costo del proyecto.
Actividades principales del • Descripción de las acciones a ejecutar para alcanzar los objetivos del
proyecto proyecto.
96 Explicación de formatos
97
Información
Este manual se terminó de imprimir y encuader-
nar en mayo de 2006 en el nombre, domicilio y
ciudad de residencia del impresor en este espa-
cio.