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GESTIN DE Fecha: Mayo 2 de 2012

Elab por: rea de


PROVEEDORES Farmacia-rea de Control
E.S.E HOSPITAL LA Interno
MISERICORDIA DE Versin: 001
ANGELPOLIS

Empresa Social del Estado Hospital la Misericordia


Angelpolis Antioquia
Cll 8 No. 7 108

GESTION DE PROVEEDORES

Es evidente que la competitividad de las organizaciones no depende totalmente de sus fortalezas individuales, sino
en gran medida de la amplitud, nivel y profundidad de las relaciones con los proveedores.

Por esta razn la gestin eficiente de las relaciones con los proveedores es de vital importancia para mantener o
mejorar la competitividad de la empresa.

Objetivo:

Capacitar a los participantes (personal involucrado con las compras) en el uso de herramientas para evaluar la
aptitud y motivacin de los proveedores en base a categoras de importancia de los productos y servicios
requeridos a fin de conseguir:

Garantizar la continuidad y calidad del abastecimiento actual y futuro de la empresa.


Obtener las mejores condiciones beneficio/costo del abastecimiento de la empresa.
Evaluar a los proveedores cada periodo, con el fin de contratar con los mejores.

La principal pauta a seguir ser siempre el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades de cada uno de
los participantes dentro del proceso de compra, segn lo establecido en el Modelo de Compras, y especialmente
en todos aquellos principios fundamentales del mismo, como son la transparencia, la profesionalidad, igualdad de
oportunidades, etc.

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Desde su proceso de compras, ha de asegurarse que los insumos adquiridos cumplan los requisitos de compra
especificados.

La primera tarea a desarrollar por parte del proceso de compras, es la de tener a los proveedores evaluados. Esta
evaluacin se puede realizar de la siguiente forma:

Histrico.

Se evalan por este mtodo a los proveedores habituales de la empresa hasta la entrada en el Sistema de calidad
de los cuales se posee un histrico de la calidad de sus entregas, es decir aquellas que hayan realizado
suministros durante el ltimo ao.

Visita de inspeccin.

Consiste en recopilar datos del potencial proveedor, en visita de inspeccin o envo por carta del cuestionario, para
comprobar que se cumplen las condiciones mnimas que aseguren la capacidad para realizar suministros en las
condiciones exigibles, y para, al poder comparar entre proveedores de un mismo producto, seleccionar al idneo.

Existen dos cuestionarios una para fabricantes y otro para distribuidores. En el cuestionario de fabricantes se
pueden diferenciar dos aspectos, el propiamente dedicado a datos productivos, de medios y servicios, y el dirigido
al cumplimiento con los requisitos de un sistema estandarizado de Calidad. Queda evaluado todo proveedor que
evidencie poseer unos medios y en el caso de fabricantes un sistema de control de Calidad que asegure la de sus
productos conforme a lo exigido. En el informe de evaluacin, se justificar siempre las razones de la aceptacin o
no como proveedor evaluado.

Certificacin.

Quedan evaluados por este mtodo los proveedores que certifiquen que cumplen con todos los requisitos de
certificacin oficial de producto o empresa. A estos proveedores se les requiere una copia del certificado
inicialmente y cada vez que caduque su vigencia.

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Pedido de prueba.

Este mtodo puede ser utilizado para nuevos distribuidores de productos.

Consiste en efectuar un pedido de prueba, para ello Compras genera el pedido de pruebas que pasa a Almacn o
responsable para que determine la recepcin del pedido en cumplimiento del procedimiento de inspeccin de
recepcin.

Si se detecta cualquier desviacin del tipo: producto o embalaje defectuoso o en mal estado, entrega errnea,
plazo de entrega incorrecto, etc..., queda documentado en el informe y se rechaza al proveedor.

Evaluacin.

Adems de cumplir con todos los requisito tcnico/administrativo, al empezar cada periodo se debe llevar al comit
la evaluacin de los proveedores del periodo anterior. Los que obtengan una calificacin baja se debe reevaluar.

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Ciudad, ---- de --- de -----

Seor
PROVEEDOR
Ciudad, Departamento

Asunto: Requerimientos de documentos

Con el propsito de actualizar nuestra informacin (kardex de proveedores) y acogindonos a la ley 80/93 le
solicito que nos enve antes del --- de ---- de ----- la siguiente documentacin a la siguiente direccin calle 52 nro.
50-82 de ---------------.

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

NIT
RUT
Constitucin y representacin legal de cmara de comercio
Certificado de distribucin
Registro de proponentes de Cmara de comercio.
Registro sanitario
Certificado de buenas practicas de manufactura
Lista de funcionarios a constatar (Gerente, administrador o representante de ventas)

DOCUMENTOS FINANCIERO

Declaracin de rentas e impuestos

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Estados financieros de los ltimos 2 aos


Lista de precios.

DOCUMENTOS TCNICOS
Sistema de produccin o distribucin
Especificaciones tcnicas (medio magntico)
Protocolos de calidad para lotes
Garanta de calidad.

Cordialmente

-----------------------------------------------------
Gerente

FORMATO DE INSCRIPCION A KARDEX DE PROVEEDORES

Fecha
D___________ M__________ A________
Clase de proveedor Servicio
__________________________________
Nombre o razn social
__________________________________
Nit ______o rut________
Nro._______________________________
Tipo de bien o servicio
_________________________________
Direccin comercial
__________________________________
Correo eclctico
__________________________________
Telfono y telefax
__________________________________
Representante legal

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__________________________________
Personas a contactar
__________________________________
Matricula mercantil numero
__________________________________
Certificado de buenas practicas de
manufactura Si _________________ No____________

FORMATO DE EVALUACION A PROVEEDORES

COMPONENTE A VALORAR PUNTAJE DISTRIBUCIO PROVEEDO


N R
XXXX
1. .COMPONENTE CALIDAD
DEL SERVICIO
Oportunidad en la entrega 10%
Si la entrega se hace a las 48 horas 10
Si la entrega se hace a las 72 horas 5
Si es despus de 72 horas 0
Informe situacin del pedido 10%
si llaman el mismo da 10
Si llaman a las 24 horas 5
Si no te llaman 0
Atencin al servicio 10%
Excelente 10
Bueno 5
Malo 0
Sostenimiento de oferta 10%
Por 30 das 10
Por 15 das 5
Por menos de 15 das 0
Poltica de manejo de vencimiento 10%
Reciben el 100 de los insumos 10
Reciben del 50% de insumos 5

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No reciben insumos 0
Subtotal puntaje 50%

2. COMPONENTE DE LA CALIDAD
DEL PRODUCTO
Cumplimiento de la especificaciones 20%
tcnicas
Si cumple 20
No las cumple 0
Cumplimiento de las caractersticas 20%
organolpticas
Si cumple 20
No las cumple 0
Subtotal puntaje 40%
3. OTROS COMPONENTES
Cumplimiento de las especificaciones 10%
administrativas
Si cumple 10
No cumple 0
Subtotal 10%
TOTAL 100%

INTERPRETACION FORMATO DE EVALUACION A PROVEEDORES

PORCENTAJE OBTENIDO CALIFICACION INTERPRETACION


Altamente confiable, cumple los requisitos
100-90 Excelente para asegurar la calidad de los productos.
se debe preferir al comprar
Cumple satisfactoriamente con los
89-80 Satisfactorio requisitos para asegurar la calidad de los
productos y del servicio
Confiable, es aceptable su cumplimiento
79-70 Aceptable de los requisitos para asegurar la calidad
de los productos y del servicio.
De regular confiabilidad, requiere de un

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Menos de 70 No Aceptable plan de mejoramiento para asegurar la


calidad de los productos y el servicio.

CRITERIOS A REEVALUAR

Los proveedores que en su calificacin les dio como resultado menor a 70 puntos, deben de reevaluarse y en seis
meses debe verificar su comportamiento, de lo contrario inmediatamente saldrn del kardex de proveedores.

Criterios a reevaluar Puntaje Distribucin


Calidad percibida del bien o servicio 20%
Buena 20
Regular 10
Mala 0
Subtotal 20%
Sostenimiento de los precios ofrecidos 20%
Los 30 das 20
Los 15 das 10
Los 8 das 5
Subtotal 20%
Cumplimiento con la garanta 20%
Si cumple 20
No cumple 0
Subtotal 20%
Oportunidad en la entrega 15
Si la entrega se hace a las 48 horas 15
Si la entrega se hace a las 72 horas 8
Si es despus de 72 horas 0
Subtotal 15%
Respuesta tcnica 15
Si responde 15
No responde 0

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Subtotal 15%
Respuesta o disposicin para atencin de 10
inquietudes
Si responde 10
No responde 0
Subtotal 10%
TOTAL 100%

Registrar en el kardex de proveedores: Si_____________________ No________________


Insumos a adjudicar___________________________________________________________
Plan de mejora en caso de reevaluacin Si___________________ No__________________
Se requiere reevaluar en 6 meses Si_______________________ No___________________

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