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GESTION DE PROVEEDORES
Es evidente que la competitividad de las organizaciones no depende totalmente de sus fortalezas individuales, sino
en gran medida de la amplitud, nivel y profundidad de las relaciones con los proveedores.
Por esta razn la gestin eficiente de las relaciones con los proveedores es de vital importancia para mantener o
mejorar la competitividad de la empresa.
Objetivo:
Capacitar a los participantes (personal involucrado con las compras) en el uso de herramientas para evaluar la
aptitud y motivacin de los proveedores en base a categoras de importancia de los productos y servicios
requeridos a fin de conseguir:
La principal pauta a seguir ser siempre el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades de cada uno de
los participantes dentro del proceso de compra, segn lo establecido en el Modelo de Compras, y especialmente
en todos aquellos principios fundamentales del mismo, como son la transparencia, la profesionalidad, igualdad de
oportunidades, etc.
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GESTIN DE Fecha: Mayo 2 de 2012
Elab por: rea de
PROVEEDORES Farmacia-rea de Control
E.S.E HOSPITAL LA Interno
MISERICORDIA DE Versin: 001
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Desde su proceso de compras, ha de asegurarse que los insumos adquiridos cumplan los requisitos de compra
especificados.
La primera tarea a desarrollar por parte del proceso de compras, es la de tener a los proveedores evaluados. Esta
evaluacin se puede realizar de la siguiente forma:
Histrico.
Se evalan por este mtodo a los proveedores habituales de la empresa hasta la entrada en el Sistema de calidad
de los cuales se posee un histrico de la calidad de sus entregas, es decir aquellas que hayan realizado
suministros durante el ltimo ao.
Visita de inspeccin.
Consiste en recopilar datos del potencial proveedor, en visita de inspeccin o envo por carta del cuestionario, para
comprobar que se cumplen las condiciones mnimas que aseguren la capacidad para realizar suministros en las
condiciones exigibles, y para, al poder comparar entre proveedores de un mismo producto, seleccionar al idneo.
Existen dos cuestionarios una para fabricantes y otro para distribuidores. En el cuestionario de fabricantes se
pueden diferenciar dos aspectos, el propiamente dedicado a datos productivos, de medios y servicios, y el dirigido
al cumplimiento con los requisitos de un sistema estandarizado de Calidad. Queda evaluado todo proveedor que
evidencie poseer unos medios y en el caso de fabricantes un sistema de control de Calidad que asegure la de sus
productos conforme a lo exigido. En el informe de evaluacin, se justificar siempre las razones de la aceptacin o
no como proveedor evaluado.
Certificacin.
Quedan evaluados por este mtodo los proveedores que certifiquen que cumplen con todos los requisitos de
certificacin oficial de producto o empresa. A estos proveedores se les requiere una copia del certificado
inicialmente y cada vez que caduque su vigencia.
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Pedido de prueba.
Consiste en efectuar un pedido de prueba, para ello Compras genera el pedido de pruebas que pasa a Almacn o
responsable para que determine la recepcin del pedido en cumplimiento del procedimiento de inspeccin de
recepcin.
Si se detecta cualquier desviacin del tipo: producto o embalaje defectuoso o en mal estado, entrega errnea,
plazo de entrega incorrecto, etc..., queda documentado en el informe y se rechaza al proveedor.
Evaluacin.
Adems de cumplir con todos los requisito tcnico/administrativo, al empezar cada periodo se debe llevar al comit
la evaluacin de los proveedores del periodo anterior. Los que obtengan una calificacin baja se debe reevaluar.
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Seor
PROVEEDOR
Ciudad, Departamento
Con el propsito de actualizar nuestra informacin (kardex de proveedores) y acogindonos a la ley 80/93 le
solicito que nos enve antes del --- de ---- de ----- la siguiente documentacin a la siguiente direccin calle 52 nro.
50-82 de ---------------.
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
NIT
RUT
Constitucin y representacin legal de cmara de comercio
Certificado de distribucin
Registro de proponentes de Cmara de comercio.
Registro sanitario
Certificado de buenas practicas de manufactura
Lista de funcionarios a constatar (Gerente, administrador o representante de ventas)
DOCUMENTOS FINANCIERO
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DOCUMENTOS TCNICOS
Sistema de produccin o distribucin
Especificaciones tcnicas (medio magntico)
Protocolos de calidad para lotes
Garanta de calidad.
Cordialmente
-----------------------------------------------------
Gerente
Fecha
D___________ M__________ A________
Clase de proveedor Servicio
__________________________________
Nombre o razn social
__________________________________
Nit ______o rut________
Nro._______________________________
Tipo de bien o servicio
_________________________________
Direccin comercial
__________________________________
Correo eclctico
__________________________________
Telfono y telefax
__________________________________
Representante legal
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__________________________________
Personas a contactar
__________________________________
Matricula mercantil numero
__________________________________
Certificado de buenas practicas de
manufactura Si _________________ No____________
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No reciben insumos 0
Subtotal puntaje 50%
2. COMPONENTE DE LA CALIDAD
DEL PRODUCTO
Cumplimiento de la especificaciones 20%
tcnicas
Si cumple 20
No las cumple 0
Cumplimiento de las caractersticas 20%
organolpticas
Si cumple 20
No las cumple 0
Subtotal puntaje 40%
3. OTROS COMPONENTES
Cumplimiento de las especificaciones 10%
administrativas
Si cumple 10
No cumple 0
Subtotal 10%
TOTAL 100%
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CRITERIOS A REEVALUAR
Los proveedores que en su calificacin les dio como resultado menor a 70 puntos, deben de reevaluarse y en seis
meses debe verificar su comportamiento, de lo contrario inmediatamente saldrn del kardex de proveedores.
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Subtotal 15%
Respuesta o disposicin para atencin de 10
inquietudes
Si responde 10
No responde 0
Subtotal 10%
TOTAL 100%