Microsoft Excel

15 MICROSOFT EXCEL PREZENTARE GENERALA

Microsoft Excel este un procesor de calcul tabelar, frecvent utilizat n prezent.

Acesta pune la dispozitie foi de lucru, diagrame, operatii cu bazele de date si posibilitati de
programare de aplicatii, toate ntr-un mediu software. Aplicatia Excel devine practic
indispensabil a unei activitati de performanta ntruct ofera facilitati de utilizare a foilor de
lucru n evidenta financiar-contabila, calcule matematice si statistice, probleme de
optimizare, precum si adaugarea informatiilor de tip text, desene sau grafice
corespunzatoare datelor numerice din celule.
Printre facilitatile oferite de acest produs program vom pune n evidenta n primul
rnd pe cele legate de gestionarea documentelor si mai apoi pe cele legate de
productivitatea n operare si utilizarea cu u surinta.
 n legatura cu gestionarea documentelor vom pune n evidenta operatiunile privind
gasirea si reconstituirea fisierelor. n acest sens, filtrele de cautare fac ca gasirea fi sierelor
sa fie o operatiune mult mai simpla n aceasta versiune. n acela si timp programul ofera
posibilitatea de asociere a unor informatii de sinteza, Summary Info care permite p astrarea
cuvintelor cheie pentru o foaie de lucru.
Atunci cnd se lucreaza n retea, facilitatea Shared List va permite mai multor
persoane sa editeze simultan acelasi registru. De asemenea, caracteristica Template
Wizard va permite alegerea tipului de editare a documentelor.
n ce priveste productivitatea lucrului cu acest produs program, trebuie sa subliniem
posibilitatile pe care le ofera privind utilizarea caracteristicii de tip drag-and-drop
(deplasare si inserare) prin care se vor putea realiza operatiuni de copiere si inserare att
ntre foi de calcul ct si ntre registre.
Putem utiliza caracteristica AutoCalculate pentru a face ca suma sau media
valorilor unui domeniu sa apara n bara de stare. Caracteristica de corectare automata
AutoCorrect si de completare automata AutoComplete sunt compatibile cu cele similare
din Microsoft Word.
Privind usurinta n utilizare, Excel pune la dispozitie componenta de filtrare
automata AutoFiller care permite filtrarea unei liste pna la o anumita submultime a
acesteia. Noua modalitate de efectuare a selectiilor numita TopTen (primele zece) va pune
la dispozitie numeroase posibilitati de limita selectiile, inclusiv aceea de a vedea cele mai
bune zece valori din ntreaga list a.
Caracteristica Scrool Tips usureaza modalitatile de derulare a foii de lucru n
sensul ca atunci cnd utiliz am bara de defilare si tragem butonul corespunzator catre o
noua pozitie, adresa potentiala din foaia de lucru va fi afisata alaturi de butonul de defilare.
Apelnd la aceste elemente, Excel devine un instrument eficient pentru to ti cei
interesati n realizarea activit atilor similare celor din birotica sau n prelucrarea unor
informatii sub forma de tabele combinate cu desene si grafica.

16 REGISTRE SI FOI DE LUCRU. PREZENTARE SI OPERARE

16.1 Deschiderea sesiunii de lucru (Lansarea n executie a programului Excel)

Presupunem ca este deja instalat pe calculator mediul Windows 98 si programul
Microsoft Excel 97.
Pentru lansarea n executie a programului Excel 97 procedam astfel:
1) Executam clic cu mouse-ul pe butonul Start pentru a vedea op tiunile acestui
menu;
2) n acest menu executam un clic cu mouse-ul pe butonul Programs pentru a afisa
urmatorul menu;
3) Meniul care apare contine toate programele si utilitarele existente pe hard-disk.
Pentru lansarea n executie executam un dublu clic cu mouse-ul pe optiunea Excel.
 O alta posibilitate de rulare a programului Microsoft Excel este folosirea scurtaturii
pentru Excel, aflata n desktop, printr-un dublu clic cu mouse-ul.

16.1.1 Prezentarea meniurilor si a meniurilor contextuale

Oricare ar fi modalitatea pe care am ales-o pentru rularea programului, pe ecran
apare fereastra de lucru specifica sistemului Microsoft Excel 97 asa cum este prezentata
n figura de mai jos:
Caseta meniului de control Bara cu instrumente de formatare

Titlul aplicatiei Bara de meniuri Bara cu instrumente standard

Buton pentru editarea Bara de formule

formulelor

Adresa celulei active

Bara de stare Zona AutoCalculate

Dupa parcurgerea capitolelor anterioare n care s-a prezentat procesorul de texte
Word 97, se observa o oarecare asemanare a ferestrei acestuia cu fereastra de lucru
Excel. De fapt, Excel 97 este considerat fratele procesorului Word 97, de aceea se
remarca unele similitudini n ceea ce priveste meniurile si optiunile acestora.
Binenteles, Excel 97 prezinta o serie de optiuni specifice procesoarelor de calcul
tabelar reflectate inclusiv n structura meniurilor si asupra carora se va insista n continuare.
Daca studiem cu aten tie fereastra Excel, observam o prim a modificare n structura
pe care o are bara de meniuri: avem n plus meniul DATA si lipseste meniul TABLE.
Aceste meniuri, precum si comenzile corespunzatoare fiecarui meniu difera n
functie de prelucrarile care se fac la un moment dat. n continuare prezentam pe scurt
comenzile meniurilor care apar n versiunea standard.

Meniul File (fisiere, registre):

Save Workspace salvarea zonei de lucru;
Print Area comanda setarea pentru imprimare a unei zone din document definita de
utilizator.

Meniul Edit (editare):

Fill umple celulele indicate de catre utilizator cu continutul altei celule, numita celula pivot.
O data activata aceasta comanda, sistemul pune la dispozitie o lista de optiuni:
Down n jos fata de celula pivot;
Right spre dreapta fa ta de celula pivot;
Up n sus fata de celula pivot;
Left spre st nga fata de celula pivot;
Across Worksheets copiaza continutul celulei pivot n acelasi loc n foile
de lucru selectate;
Series copiaza continutul celulei pivot n celulele dintr-o serie;
Justify copiaza continutul celulei pivot n celulele indicate prin rang.
Clear sterge anumite elemente asociate celulelor selectate:
All sterge toate elementele asociate celulelor;
Formats numai formatul asociat celulelor;
Contents Del numai con tinutul celulelor selectate;
Comments numai notele asociate celulelor.
Delete sterge o ntreaga linie sau coloana sau uneste celulele de la stnga sau de la
dreapta;
Delete Sheet sterge foaia de lucru din registru;
Move or Copy Sheet deplaseaz a sau copiaza foaia de lucru n alt loc din registru sau
n alt registru.

Meniul View (optiuni de afisare):

Page Break Preview ofera o imagine de ansamblu a foii de lucra si permite stabilirea
unei ntreruperi de pagina;
Toolbars pot fi inserate n fereastra Excel diverse bare cu instrumente de lucru;
Formula Bar vizualizeaza/ascunde bara formulelor;
Status Bar vizualizeaza/ascunde bara de stare.

Meniul Insert (inserare):

Cells insereaza celule, deplasnd continutul celulelor selectate spre dreapta sau n jos;
Rows insereaza una sau mai multe linii, deplasnd continutul liniilor selectate n jos;
Columns insereaza una sau mai multe coloane, deplasnd continutul coloanelor
selectate spre dreapta;
Worksheet insereaza o foaie de lucru n registru, la pozitia indicata;
Chart insereaza graficul statistic atasat unui bloc de date din foaia de lucru;
Page Break insereaza un salt la o pagina noua;
Function insereaza o functie;
Name insereaza un nume sau o eticheta unei zone de celule;
Define defineste numele pentru zona respectiv a;
Paste copiaza numele pentru zona respectiv a dintr -o lista de nume;
Create creaza un nume n lista;
Apply aplic a numele dintr-o lista de nume.

Meniul Format (formatare):

Cells formateaza caracteristicile celulei (tipul de prezentare a numerelor si textului,
alinierea, tipul si caracteristicile caracterului utilizat, chenare, font);
Row formateaza caracteristicile unui rnd n ceea ce priveste: naltimea,
autodimensionarea, ascunderea unui rnd, vizualizarea unui rnd daca acesta a fost
ascuns;
Columns formateaza caracteristicile coloanei;
Sheet formateaza caracteristicile foii de lucru:
Rename redenumeste foaia de lucru;
Hide ascunde foaia de lucru;
Unhide face foaia de lucru vizibil a;
Background stabileste fundalul ntregii foi de lucru;
Style defineste caracteristicile stilului utilizat: tipul de prezentare a numerelor si textului,
alinierea, tipul si caracteristicile textului utilizat, chenare, fond, protectie.

Meniul Tools (utilitare):

Share Workbook stabilirea dreptului de acces la registrul curent de catre utilizatorii din
retea;
Protection protejeaza foaia de lucru sau registrul prin intermediul unei parole;
Goal Seek creeaza valorile de intrare n una sau mai multe formule necesare pentru
obtinerea unui rezultat prestabilit;
Scenarios creeaza un set de valori n celule cu continut modificabil, pentru verificarea
unor ipoteze;
Auditing vizualizeaza grafic legaturile dintre celulele care intra ntr-o formula:
Trace Precedents vizualizeaza sageti de legatura ntre celulele care sunt utilizate
n calculul valorii din celula care con tine formula;
Trace Dependents vizualizeaza legaturile dintre si ntre celulele al caror continut
depinde de continutul celulei selectate;
Trace Errors vizualizeaza legaturile care genereaza erori n cadrul formulei din
celula selectata;
Remove All Arrows anuleaza vizualizarea sagetilor;
Show Auditing Toolbar afiseaza linia de butoane pentru Auditing;

Meniul Data (baze de date):

Sort sorteaza liniile dupa elementele unor coloane;
Filter selecteaza liniile dintr-o list a pentru vizualizarea numai a liniilor pentru care
elementele unor celule verifica un anumit criteriu:
Auto Filter marcheaza coloanele pentru a aplica criteriul;
Show All vizualizeaza toate liniile;
Advanced Filter realizeaza un filtru complex definit de utilizator;
Form creeaza o fereastra de introducere a datelor ntr-o lista;
Subtotals calculeaza subtotaluri ntr-o lista dupa un anumit criteriu;
Validation valideaza informatiile dintr-o celula;
Table introduce datele initiale ntr-un tabel;
Text to Columns mparte textul pe mai multe coloane, utiliz nd un separator specific;
Consolidate copiaza continutul unor celule n alta zona din foaia de lucru, nlocuind
continutul celulelor care contin formule cu valoarea efectiva n momentul copierii;
Group and outline grupeaza liniile sau coloanele pe un anumit nivel si permite
vizualizarea pe nivele:
Hide Detail ascunde liniile sau coloanele de detaliu;
Show Detail vizualizeaza liniile sau coloanele de detaliu, ascunse cu optiunea
Hide Detail;
Group grupeaza liniile sau coloanele ntr-un nivel;
Ungroup degrupeaza liniile sau coloanele grupate;
Auto Outline vizualizeaza n mod outline (schita);
Clear Outline anuleaza vizualizarea n modul outline;
Setting seteaza modul de afisare outline;
Pivot Table Report creeaza o tabela de referinta utiliznd celule pivot ale unei
baze de date sau liste;
Get External Data introduce datele dintr-o baza de date externa;
Refresh Data reface calculele ntr-o tabela de referin ta.

Meniul Window (ferestre):

Split mparte foaia de lucru n zone distincte, astfel nct putem vizualiza simultan doua
sau patru zone distincte ale foii de lucru;
Freeze panes mparte foaia de lucru n mai multe zone care pot fi prelucrate separat.
 Meniul Help (asistenta soft):
Contents and Index activeaza o fereastra de dialog cu ajutorul careia utilizatorul se
poate informa asupra unor notiuni, comenzi ale aplicatiei Excel;
Whats This? asistenta soft oferita de Office Assistant n legatura cu o anumita
comanda sau optiune;
Microsoft on the Web obtinerea de informatii pentru lucrul cu aplicatia Microsoft Excel
pe Internet;
Lotus 1-2-3 Help obtinerea de informatii pentru cei care utilizeaza aplicatia Excel n
mod asemanator cu aplicatia Lotus 1 -2-3;
About Microsoft Excel obtinerea de informatii despre cei care au realizat aplicatia
Microsoft Excel.

n afara meniurilor disponibile n Bara de meniuri (prezentate deja), aplicatia Excel

ofera si alte posibilitati de lucru.
Una dintre acestea ar fi meniurile contextuale care grupeaza comenzile specifice
unui anumit tip de obiect. Pentru a folosi meniul contextual, plasam indicatorul mouse-ului
pe obiectul respectiv si executam un clic cu butonul din dreapta. Putem alege oricare din
comenzile disponibile n acest meniu contextual la fel ca dintr-un meniu obisnuit.
Majoritatea meniurilor contextuale contin comenzi care apar, de obicei, n meniurile
Edit si Format . n plus, unele meniuri contextuale contin comenzi speciale, aplicabile
obiectului concret indicat cu mouse-ul.

16.1.2 Prezentarea barelor cu instrumente Microsoft Excel

Excel dispune de o varietate de bare de instrumente. Acestea furnizeaza un numar
mare de butoane, distincte din punct de vedere func tional, pe care le putem utiliza pentru a
ne usura munca n Excel. O bara de instrumente este o colectie de butoane, avnd functia
unui meniu grafic.
Daca pozitionam cursorul mouse-ului pe un buton dintr-o bara cu instrumente,
apare sub cursor o caseta de mici dimensiuni cu numele butonului. n plus, bara de stare
afiseaza o scurta descriere a acestuia. Daca nu apare caseta cu numele butonului la
indicarea acestuia cu mouse-ul, alegem View, Toolbars si marcam optiunea Show
ToolTips.
Barele de instrumente le putem afisa daca selectam meniul View, Toolbars si apoi
marcam casetele barelor de instrumente pe care dorim sa le facem vizibile. Se observa ca
n caseta de dialog Toolbars apare lista completa a barelor de instrumente disponibile, n
timp ce lista meniului contextual Toolbars contine doar cele mai des utilizate bare de
instrumente; selectia acestora este facuta de compania Microsoft.
Toate barele cu instrumente sunt flotante. Aceasta nseamna ca ele apar n diferite
locuri pe ecran si ca putem sa le tragem n alta pozitie dupa ce executam un clic n bara de
titlu. De asemenea putem sa le ancoram lnga una din marginile ecranului, tragndu-le n
pozitiile respective. O metoda mai rapida de a ancora o bara cu instrumente este sa
executam dublu clic pe bara sa de titlu. Pentru ca bara sa redevin a flotanta, executam
dublu clic pe marcajul ei.
Fiecare bar a cu instrumente pe care o afisam consuma o anumita cantitate de
memorie. Daca ecranul este foarte ncarcat si se observa ca programul este vizibil ncetinit
sau apare mesajul Out of Memory, trebuie sa ascundem barele de instrumente inutile.
Pentru a ascunde o bara de instrumente flotanta, executam clic pe butonul de nchidere din
coltul din dreapta sus al ferestrei sale.
Initial, fereastra de lucru a aplicatiei Microsoft Excel afiseaza urmatoarele bare:
bara cu instrumente standard;
bara cu instrumente de formatare;
bare de derulare verticala si orizontal a;
bara de formule;
 bara de stare.

Bara cu instrumente standard (Standard Toolbars)

Bara cu instrumente standard pune la dispozitie cai rapide pentru executarea celor
mai frecvente actiuni. Semnificatia ctorva butoane este redata n figura de mai jos.
Sort Ascending sorteaza datele dintr-un
domeniu n ordine crescatoare; n cazul Chart Wizard permite inserarea unei
textului utilizeaza ordinea alfabetica diagrame oriunde n foaia de lucru s
ghideaza pentru optiunile de construire
AutoSum nsumeaza numerele a unei diagrame, pentru datele
dintr-un domeniu selectat selectate

Function Wizard ofera Zoom afiseaz a

asistenta n procesul de scara de vizuali-
scriere a unei functii, dupa zare pe ecran
care o scrie n celula activa

Sort Descending ordonarea datelor

dintr-un domeniu se face descresc ator

Map insereaz a n foaia de lucru

o harta, ilustrnd date geografice

Drawning determina afisarea barei

cu instrumente pentru desenare

Bara cu instrumente de formatare (Formatting Toolbars)

Contine o multime de accesorii utile, dar ne permite accesul la optiunile cel mai des
utilizate. Pentru o formatare mai complexa a informatiilor din foaia de lucru, selectam
Format, Cells.
Semnificatia ctorva butoane este redata n figura de mai jos.
Increase Decimal mareste
numarul de zecimale afisate n
Currency Style celulele selectate care celula activa cu cte o zecimala
contin valori numerice vor fi selectate cu la fiecare clic.
simbolul monetar precizat
Decrease Decimal micso-
Merge and Center aliniaza textul sau reaza numarul de zecimale
numerele centrat n raport cu coloanele afisate cu cte o zecimala.
dintr-o zona selectata

Percent Style celulele selectate care contin valori numerice vor

fi formatate n stilul procent. Daca valoarea ntr-o celula era 0,45,
dupa activarea acestui buton, n celula respectiva vom avea 45%.

Comma valorile numerice din celulele selectate vor fi

aliniate la virgula sau la punctul zecimal.

Decrease Indent are o actiune inversa

cu a butonului Increase Indent

Increase Indent indenteaza textul din

celula, fata de marginea din stnga a
celulei, cu un caracter
 celulei, cu un caracter

Bara de formule (Formula Bar)

Butoane care apar numai n momentul editarii

Caseta de denumire Rezultatul formulei Accepta datele Renuntare

cu continutul celulei introduse introduse
active
Continutul celulei
selectate
Bara de formule serveste la introducerea datelor si, mai ales, a formulelor de calcul.

Actiunea butoanelor din bara cu formule este:

- Cancel anuleaza operatia de editare a continutului celulei;

- Enter valideaza operatia de editare a continutului celulei;

- Edit Formula scrie o formula.

Dupa ce este activata tasta Enter sau ne deplasam n alta celula, aceste butoane
dispar.

Bara cu instrumente existente ofera majoritatea functiilor necesare, de la crearea

macrocomenzilor la formatarea textelor si a numerelor. Dar, pentru operatii mai
specializate, exista o biblioteca de butoane suplimentare care pot fi adaugate la barele
existente sau cu care putem crea propriile noastre bare de instrumente.
Pentru a adauga butoane ntr-o bara de instrumente, procedam n felul urmator:
1. Se afiseaza bara de instrumente careia dorim sa-i adaugam unul sau mai multe
butoane;
2. Se alege View, Toolbars si efectuam un clic pe butonul Customize, n caseta
de dialog Toolbars. Cutia de dialog Customize va afi sa o lista de categorii de
butoane si un grup de butoane corespunzatoare categoriei curente;
3. Se selecteaza un nume din lista Categories, apoi tragem un buton din grupul
Buttons pna n bara de instrumente care trebuie sa contina butonul respectiv.
Excel vaadauga butonul barei de instrumente.
Cnd tragem cu mouse-ul un buton dintr-o bara de instrumente, o copie a acestuia
ramne n cutia de dialog Customize. Acelasi buton, poate fi astfel adaugat n mai multe
bare de instrumente distincte.
De asemenea, la fel de simplu se poate ndeparta un buton dintr-o bara de
instrumente ncorporata n program. Pentru aceasta, se afiseaza bara de instrumente
respectiva, se deschide caseta de dialog Customize, tragem cu mouse-ul butonul din bara
de instrumente pna n cutia de dialog Customize (sau oriunde n afara barei), apoi se
efectueaza clic pe butonul de nchidere al acesteia.
Pentru a economisi timp putem sa ne construim propriile bare cu instrumente de
lucru. De exemplu, daca se folosesc foarte des formule n editarea foii de lucru, se poate
construi n acest scop o bara cu instrumente. n acest fel formulele vor fi scrise mai repede.
Pasii care trebuie parcursi pentru a construi bara de instrumente pe care o vom denumi
Formule sunt urmatorii:
 1. Selectam View, Toolbars, Customize, iar n caseta de dialog care apare activam
butonul New;
2. Introducem n caseta de text Toolbar Name numele noii bare cu instrumente:
Formule, apoi executam clic pe OK. Noua bara va fi afisata pe ecran, iar numele sau va
aparea n lista;
3. n caseta de dialog Customize executam clic pe eticheta Commands, derul am
lista Categories si selectam Insert;
4. Derulam lista Commands corespunzatoare categoriei Insert si alegem din
colectia de butoane pe acelea care sunt utile pentru scrierea de formule;
5. Se trage cu mouse-ul butonul care trebuie adaugat n noua bara cu instrumente.
Dupa ce eliberam butonul mouse-ului, butonul corespunzator operatiei respective va fi
adaugat n bara cu instrumente;

Noua bara de instrumente Formule

6. Dupa ce am adaugat toate butoanele necesare, execut am clic pe butonul de nchidere;
n acest fel am creat o nou a bara de instrumente numita Formule care va facilita editarea
formulelor.

Pe masura ce adaugam butoane noi n bara de instrumente proprie, Excel va regla

dimensiunile si forma acesteia pentru a cuprinde toate butoanele. Dupa ce am nchis
caseta de dialog Customize, putem sa mutam si sa redimensionam bara de instrumente,
fie sa o ancoram fara a-i modifica propor tiile.

17 LUCRU CU REGISTRE

Registrul este documentul de baza n Excel. Acesta este un fisier, Workbook utilizat
pentru a stoca si a gestiona un numar oarecare de foi de lucru, diagrame si macro-uri
nrudite dintr-un anumit punct de vedere.
n mod implicit, fiecare Workbook deschis contine trei foi de lucru si poate avea
pna la 255 de foi care sunt identificate cu nume de la Sheet 1 pna la Sheet 255.
El poate contine mai multe tipuri de foi si anume:
foi de calcul;
foi pentru diagrame (n care creem grafice cu datele din foile de calcul);
foi de tip macro ( n care sunt memorate proceduri de prelucrare automata a datelor).
n aceast a structura a registrelor, se permite stocarea datelor n foi diferite, dar n
acelasi fisier.

Pentru a crea un registru nou select am meniul File din care alegem optiunea New
si din acesta Workbook si executam clic pe butonul OK. Acelasi efect l putem obtine si
daca vom actiona direct butonul (New) din bara cu instrumente standard. Parcurgnd
acesti pasi se deschide un registru nou, al carui nume este de forma Book 1 , Book 2 etc.
Daca dorim ca un registru sa contina mai mult de trei foi vom apela meniul Tools
din care alegem Options, activ am eticheta General si introducem o alta valoare n caseta
Sheet in New Workbook (foi n noile registre).
De asemenea, putem atribui un nume nou foii de lucru. Etichetei foii de lucru cu
numele prestabilit de Sheet 1, i se poate atribui un nume n concordanta cu lucrarea
practica pe care o realizam, astfel:
executam dublu clic cu mouse-ul pe eticheta Sheet 1 , de la baza ferestrei document;
n caseta de dialog Rename Sheet tastati noua denumire;
executam clic pe butonul OK pentru ca modificarea sa fie validata de sistem
sau:
ne pozitionam pe eticheta pe care vrem sa o redenumim;
executam clic cu butonul drept al mouse-ului pentru a apare un meniu derulant;
selectam comanda Rename, punctul de inserare se va muta n interiorul etichetei si se
poate tasta noua denumire a foii de lucru.
Putem asimila notiunea de registru utilizata n cazul aplicatiei Excel cu notiunea de
fisier ntlnita n cadrul programului Word. Asadar, prin analogie, pentru a crea, salva,
nchide si redeschide un registru, se vor parcurge aceia si pasi ca si n cazul unui document
Word. Comenzile necesare sunt, de asemeni, disponibile n meniul File .
Asadar, pentru a salva informatiile dintr-o foaie de lucru n vederea refolosirii lor,
selectam meniul File si comanda Save. Daca registrul a mai fost salvat si are deja un
nume, atunci Excel va salva documentul si informatiile necesare. Daca registrul nu a mai
fost salvat, Excel ofera caseta de dialog Save As n care va trebui sa precizam numele sub
care salv am registrul. Numele fisierului va primi automat extensia .XLS . Tot n caseta de
dialog oferita, daca activ am butonul Options avem posibilitatea de a crea n mod automat o
copie de siguranta a registrului, copie care va avea aceeasi denumire cu fisierul .XLS, dar
va primi extensia .BAK. De asemenea, Options ne ofera posibilitatea de a utiliza parole
pentru a impune restrictii accesului la diferite registre Excel salvate pe disc. Sunt
disponibile doua tipuri de parole:
parola de protectie. Utilizatorul trebuie sa introduc a corect parola pentru a putea
deschide registrul. Acest tip de parola se introduce n caseta de editare Password
Protection. Pentru fiecare caracter tastat n aceast a caseta, Excel afiseaza cte un
asterisc.
parola de acordare a dreptului de a scrie. Utilizatorul trebuie sa introduc a corect n
caseta Write Reservation Password parola pentru a putea opera modific ari n registru.
Un utilizator care nu cunoaste aceast a parola poate deschide fisierul numai n modul
Read Only, adica este permisa numai citirea fisierului, nu si scrierea n acesta.
O parola poate contine cel mult 15 caractere facnd distinctie ntre literele mari si
cele mici. Daca parola introdus a n caseta de dialog Confirm Password nu coincide cu cea
din caseta de dialog Save Options, Excel va afisa o caseta de aten tionare continnd
mesajul Confirmation password is not indical parola de confirmare nu este aceeasi.
Deschiderea unui registru creat anterior, se realizeaza din meniul File cu comanda
Open. Pe ecran va apare caseta de dialog Open n care utilizatorul precizeaza unitatea de
disc, dosarul si registrul deschis, sau l va alege din lista afisata.
Pentru a deschide un registru protejat prin parola, dupa ce am selectat numele
fisierului pe care dorim sa-l deschidem, alegem OK si Excel va afisa caseta de dialog
Password. n aceasta caseta se introduce parola. Daca registrul este protejat printr-o
parola de acordare a dreptului de a scrie, pe ecran va apare o alta caseta de dialog
Password n care trebuie sa tastam si aceasta parola. Daca parola introdusa nu este
corecta, Excel va afisa o caseta de aten tionare continnd mesajul Incorrect password
parola incorecta. Fara a cunoaste parola corecta, nu vom reusi sa deschidem fisierul.
nchiderea unui registru creat anterior se realizeaza din meniul File cu comanda
Close.

17.1 Operarea cu foi de lucru

17.1.1 Prezentarea generala si structura unei foi de lucru

 O foaie de lucru este alcatuita din mici zone dreptunghiulare numite celule care sunt
dispuse pe rnduri si pe coloane. Coloanele sunt n numar de 256, sunt notate cu literele A,
B,..., Z, AA,..., IV, iar liniile n numar de 65536 sunt numerotate crescator cu cifre arabe.
Bara de titlu Litera coloanei

Celula activa

Cursor pentru deplasarea

n sus si n jos

Numarul liniei

Butoane de deplasare Reteaua de linii

Cursor pentru deplasarea
ntr-un registru Eticheta foii de lucru la stnga si la dreapta

Foaia de lucru Excel

Celulele sunt separate prin linii neimprimabile numite linii de marcare. Totalitatea
liniilor de marcare continute de o foaie de lucru constituie reteaua de linii. Putem schimba
vizibilitatea si culoarea unei retele selectnd Tools, Options si efectund clic pe eticheta
View, apoi marcnd caseta de validare corespunzatoare optiunii Gridlines (pentru a face
vizibila reteaua de linii) sau selectnd culoarea preferata din caseta Color.

Numarul fiecarei linii se afla pe un buton din partea stnga a foii de lucru. Activarea
acestui buton cu ajutorul mouse-ului are ca efect selectarea ntregii linii. n mod analog se
procedeaza si n legatura cu selectarea unei coloane. n coltul din stnga-sus al foii de
lucru se gaseste un buton care, activat cu mouse-ul, are ca efect selectarea ntregii foi de
lucru.

17.1.2 Navigarea

Registrul contine o multime de foi de lucru, foaia de lucru la rndul ei contine foarte
multe celule si de aceea este necesar sa cunoastem modalitatile de navigare de la o foaie
la alta si de la o celula la alta.
Pentru deplasarea de la o foaie de lucru la alta n cadrul unui registru putem sa ne
folosim de etichetele si cele patru butoane aflate deasupra barei de stare.
Afiseaz a prima foaie a registrului

O foaie nainte

Afiseaz a ultima foaie a registrului

O foaie napoi

n interiorul unei foi de lucru cel mai rapid mod de navigare este cu ajutorul mouse-
ului. Executa ti clic n orice celula si indicatorul de celula se va pozitiona n aceasta, iar noua
adresa va fi afisata n caseta de nume.
Pentru a afisa parti ale foii de lucru care nu sunt vizibile n fereastra de lucru, putem
sa folosi barele de deplasare verticala si orizontala, care au aceleasi functii n orice
aplicatie Windows.
Daca dorim sa folosim tastatura, cel mai simplu mod de deplasare ntr-o foaie de
calcul este utilizarea fastelor de pozitionare. Putem folosi si urmatoarele taste si combinatii
de taste pentru navigarea n cadrul unei foi de lucru:
Page Down - deruleaza foaia cu o fereastra n jos;
Page Up - deruleaza foaia cu o fereastra n sus;
Alt+Page Down - deruleaza foaia cu o fereastra la dreapta;
Alt+Page Up - deruleaza foaia cu o fereastra la stnga;
Ctrl+End - ajunge la sfrsitul zonei active;
Ctrl+Home - ajunge la celula A1;
Home - ajunge la prima celula activ a a liniei;
Enter - deplasare de la prima celula catre ultima celula n cadrul unei coloane;
Shift+Enter - deplasare de la ultima celula catre prima celul a n cadrul unei coloane;
Tab - deplasare cu o celula de la stnga la dreapta;
Shift+Tab - deplasare cu o celula de la dreapta la stnga.
O alta metoda de navigare prin foaia de lucru consta n folosirea comenzii Go To,
disponibila n meniul Edit; cnd o activam, sistemul ne pune la dispozitie caseta de dialog
corespunzatoare n care, la Reference tastam adresa celulei la care dorim sa ajungem sau
adresa domeniului pe care vrem sa-l selectam. Toate aceste adrese sunt retinute n lista
derulanta Go To si pot fi reactivate. Caseta de dialog ne pune la dispozitie si butonul
Special, care este extrem de util pentru selectarea celulelor si domeniilor.

17.1.3 Selectarea celulelor si a domeniilor

ntr-o celula pot fi introduse valori, texte sau formule. n timpul lucrului este necesar
sa selectam o celula sau un grup de celule pentru a introduce sau prelucra informatiile.
Fiecare celul a din foaie este unic determinata de litera coloanei si de numarul
rndului pe care se gaseste, de exemplu A1. Acest identificator se numeste referinta sau
adresa celulei.
Celula n care suntem pozitionati la un moment dat se numeste celula activ a si este
evidentiata printr-un chenar negru pronuntat si adresa sa este vizibil a n linia pentru
formule. La lansarea programului si deschiderea registrului Book 1, celula din coltul stnga-
sus a foii superioare a registrului, este celula A1.
Selectarea unei celule se poate realiza:
cu mouse-ul, pozitionndu-ne pe celula respectiva si executnd clic cu butonul stng al
acestuia;
de al tastatura, deplasndu-ne cu ajutorul sagetilor de directionare [CM1] : ,,,.
Orice zona selectata are forma rectangulara. Orice forma rectangulara care contine
mai mult de o celula este un domeniu (range) . Domeniul poate include doua celule, o linie
sau o coloana ntreaga, sau chiar ntreaga foaie de lucru. Referinta sau adresa unui
domeniu consta n adresa celulei aflate n coltul din stnga-sus si adresa celulei aflate n
coltul din dreapta-jos. Cele doua adrese sunt separate prin caracterul ": (doua puncte).
Adresa domeniului din figura de mai jos este A1:B2, iar celulele componente sunt
A1, A2, B1 si B2.
Matricea corespunzatoare domeniului; 2R x 2C nseamna ca
selectia reprezinta o matrice cu doua linii si doua coloane
 Domeniu

Lucrul cu domenii permite economisirea timpului pentru ca putem selecta mai multe
celule n acelasi timp n loc sa aplic am selectia individuala.
Selectarea unui grup de celule:
cu mouse-ul, ne pozitionam pe prima celula si, tinnd apasat butonul st ng al acestuia,
tragem pe linie, coloana sau n diagonala pna n dreptul ultimei celule din zona pe care
dorim sa o selectam, dupa care eliberam butonul mouse-ului;
de la tastatura, ne deplasam cu tastele cu sageti pna n dreptul celulei de selectat,
tinem apasata tasta Shift si ne deplas am tot cu sagetile p na n dreptul ultimei celule de
selectat.
Daca grupul de celule se afla:
pe aceeasi linie, activ am cu mouse-ul butonul care indica numarul liniei sau ne
deplasam cu ajutorul sagetilor pe una din celulele liniei de selectat si apasam
concomitent tastele Shift+Space ;
pe doua linii consecutive, tinem butonul stng apasat si ne deplasam cu mouse-ul pe
numele corespunzatoare liniilor de selectat;
pe aceeasi coloana, activ am cu mouse-ul litera coloanei pe care vrem sa o selectam
sau, daca vrem sa utilizam tastatura, folosim concomitent tastele Ctrl+Space;
pe doua coloane consecutive, activ am cu mouse-ul butoanele corespunzatoare
celulelor de selectat.
Daca selectam un grup de celule, acestea sunt prezentate n video invers,
exceptnd prima celula din selectie, respectiv celula activa.
Selectarea unor celule neconsecutive se poate realiza astfel:
cu mouse-ul selectam prima zona de celule consecutive, apoi actionam tasta Ctrl ,
selectam a doua zona, repetnd operatia pna la ultima zon a de selectat;
de la tastatura, selectam prima zona de celule consecutive, apoi actionam tastele
Shift+F8 pna cnd n bara de stare apare cuvntul ADD, selectam a doua zona,
repetnd operatia pna la ultima zon a de selectat.
Foaia de lucru pe care lucram la un moment dat se numeste foaie curenta sau foaie
activ a. Pentru selectarea unui grup succesiv de foi din registru activ am cu mouse-ul pe tab-
ul primei foi, ac tionam tasta Shift si n acela si timp activam tab-ul ultimei foi pe care dorim
sa o select am.
Pentru selectarea domeniilor si celulelor putem folosi Edit , Go To, Special. La
selectarea butonului Special apare o caset a de dialog cu o serie de optiuni pentru
deplasarea rapida n cadrul unei foi de lucru. Butonul Special permite selectarea n functie
de optiunile precizate. Acestea pot fi:
Notes selecteaza toate celulele care contin note;
Constants selecteaza toate celulele care contin constante (fara caracterul egal n
fata);
Formulas selecteaza toate celulele care contin formule; n cazul optiunilor Constants
si Formulas se va tine cont de: Numbers, Text, Logicals, Errors;
Blanks selecteaza toate celulele goale;
Current Region selecteaza blocul de date care contine celula activ a;
Current Array n cazul n care celula activa face parte dintr-un tablou, selecteaza
tabloul respectiv;
Row Differences daca avem selectata o zona de date, sunt selectate toate celulele
ale caror continut este diferit n aceeasi linie de continutul celulei care se gaseste n
aceeasi coloana cu celula activa a selectiei;
Columns Differences daca avem selectata o zona de date, sunt selectate toate
celulele ale caror continut este diferit n aceeasi coloana de continutul celulei care se
gaseste n aceeasi linie cu celula activa a selectiei;
Precedents selecteaza toate celulele de care depinde con tinutul celulei active;
Dependents selecteaza toate celulele al caror continut depinde de continutul celulei
active;
Last Cell selecteaza celula de pe ultimul rnd si ultima coloana, nevida din foaia de
lucru;
Visible Cell selecteaza toate celulele cu excep tia celor ascunse;
Objects selecteaza toate obiectele grafice.

17.1.4 Introducerea datelor n celulele foii de lucru

Informatiile care constituie structura unei foi de lucru pot fi de tip numeric, text sau
formule de calcul. ntr-o foaie de lucru se pot introduce doua tipuri de informatii:
o valoare constanta, care poate fi un numar, data calendaristic a, or a, simbol monetar,
procentaj, fractie sau text. Valorile constante se pot modifica doar daca selectam celula
si reeditam valoarea;
o formula care este o secventa de valori, adrese de celule, nume, functii sau operatori
care au ca rezultat o noua valoare obtinuta din valorile introduse deja n alte celule. O
valoare care este produsa ca iun rezultat al unei formule, poate fi modificat atunci cnd
se schimba alte valori n foaia de lucru.
Pentru a introduce un num ar n foaia de calcul, se procedeaz a n felul urmator:
se selecteaz a mai nti celula n care se va introduce numarul;
se tasteaz a numarul inclusiv semnul si punctul zecimal daca exista;
se actioneaza tasta Enter pentru a valida valoarea introdusa.
Excel permite introducerea unor numere lungi. Daca programul afiseaza simboluri
(#) n locul valorii tastate, nseamna ca numarul este prea lung pentru a fi afisat n celula. n
mod prestabilit, valorile sunt afisate cu nota tia stiintifica, sub forma mantis a+exponent, iar
valorile cu multe pozitii zecimale pot fi rotunjite. De retinut ca daca n calcule este folosit
numarul rotunjit, el va fi folosit la reala valoare introdus a.
O celula are o dimensiune standard de 8,43 caractere, dar Excel estimeaza
dimensiunea valorilor numerice lungi si ajusteaza coloana.
Scrierea textului ntr-o foaie de calcul este o operatie la fel de simpla ca si
introducerea numerelor. Tastam pur si simplu textul dorit n interiorul celulei, dupa care
apasam tasta Enter pentru a valida actiunea.
Daca dorim ca un numar (de exemplu, un numar de telefon) sa fie introdus ca text va
trebui sa tastam caracterul apostrof naintea sa si atunci numarul va apare n celula ntre
ghilimele. Num[arul introdus sub forma de text nu va putea fi folosit n calcule matematice
dect daca se va apela la functii de conversie.
Excel permite permite introducerea unor texte lungi, care se vor extinde si asupra
celulei vide vecine. Textele care dep asesc celula proprie sunt trunchiate de catre program
numai daca celula vecin a contine o nregistrare.
Introducerea datelor calendaristice si a orelor necesita un anumit format. Atunci
cnd introducem o data calendaristic a Excel o recunoaste, iar formatul celulei se schimba
automat la formatul de data ( Date ) si ora (Time ). Excel recunoa ste urmatoarele formate:
- pentru data calendaristic a (1 Decembrie 2000):
12/00 n formatul mm/yy
Dec 00 n formatul mmmm yy
1/12/00 n formatul dd/mm/yy
01/12/00 n formatul dd/mm/yy
December 01, 2000 n formatul mmmm dd,yyyy
- pentru ora (14.50):
14:50 n formatul hh:mm
 2:50 PM n formatul h:mm PM
Exista doua formate suplimentare care combina data si ora sub forma:
1/12/00 14:50 n formatul dd/mm/yy hh:mm
01/12/00 14:50 n formatul dd/mm/yy hh:mm
Daca formatele standard afisate nu ne satisfac, putem indica un alt format alegnd
Format, Cells , optiunea Date sau Time, Custom . Putem tasta A sau AM cu semnificatia
antemeridian, respectiv P sau PM pentru postmeridian.
Indiferent de formatul de afisare, Excel stocheaza data calendaristic a ca un tip
special de valoare numerica cunoscuta sub numele de num ar serial. Formatul numarului
serial este adecvat operatiilor aritmetice cu date calendaristice de lucru. n consecinta, se
pot efectua calcule aritmetice cu date calendaristice (de exemplu, putem calcula daca un
termen de plata s-a epuizat, Excel si fixeaza ca punct de referinta ziua de 1 Ianuarie,
careia i atribuie valoarea 1). Similar, cnd introducem o anumita or a, aceasta este
nregistrata intern ca o valoare zecimala care reprezinta fractiunea din zi care s-a scurs
ncepnd de la ora 0 00 .
Introducerea formulelor presupune definirea valorii dintr-o celula ca rezultat al
unui calcul. O formula este o intrare care efectueaza un calcul sau o alta operatie cu unul
sau mai multi operanzi. O formula ncepe cu semnul = si poate contine valori numerice,
referinte (adrese), nume, functii si operatii. ntr-o foaie de lucru, rezultatul unei formule este
afisat n celula care contine formula, iar cnd selectam celula respectiva, formula va aparea
n bara de formule.
Daca o formula este introdusa ntr-o celula, dupa validarea acesteia continutul
extern al celulei va afisa rezultatul evaluarii, iar continutul intern retine formula scrisa de noi.
Formulele pot contine si calcule matematice simple cu numere sau cu continutul
unor celule, la baza carora stau operatorii. Excel utilizeaza urmatoarele categorii de
operatori:
Operatori aritmetici: + (pentru adunare), - (pentru scadere), * (pentru nmultire), / (pentru
mpartire), % (pentru calcule procentuale), ^ (pentru ridicare la putere);
Exemplu: =16^2*10% (are ca rezultat valoarea 25,6).
Operatori logici (de comparare) care aplicati asupra valorilor, au ca rezultat valoarea
logic a TRUE (adevarat) sau FALSE (fals): = (egal), > (mai mare dec t), < (mai mic
dect), >= (mai mare sau egal cu), <= (mai mic sau egal cu), <> (diferit de);
Operatorul de concatenare & se aplica asupra valorilor de tip text si uneste
(concateneaza) doua valori de tip text pentru a obtine o singura valoare de tip text;
Operatori de adresa. Cu ajutorul adreselor se pot folosi ntr-o formula date plasate n
diferite zone ale foii de lucru sau putem folosi valoarea unei celule n mai multe celule.
Operatorii de adres a sunt:
: (doua puncte) indicnd o zona n foaia de lucru ce cuprinde toate celulele dintre
doua adrese; de exemplu C1:D3 indica blocul de date format din celulele C1, C2,
C3, D1, D2, D3;
, ( virgula) indica uniunea care are ca rezultat o adresa ce include doua adrese; de
exemplu C3,E3;
b (spatiul) indica intersectia care are ca rezultat o adres a pentru celulele comune
celor dou a adrese; de exemplu B7:D7 C6:C8 genereaza celula C7.
Pentru introducerea unei formule va trebui sa clarificam notiunile de adresare a
celulelor si a domeniilor. ntr-o formula, o adresa desemneaza valoarea stocata n celula
sau valorile stocate n domeniu.
Adresarea poate fi de trei tipuri:
relativ a n mod implicit Excel foloseste stilul de adres a A1, care eticheteaza coloanele
cu litere si liniile cu numere; pentru a adresa o celula se introduce litera coloanei urmata
de numarul liniei;
absoluta n acest caz at t litera coloanei, ct si numarul liniei sunt precedate de
semnul $; o adresa de tipul $A$1 comunica aplicatiei Excel cum sa gaseasca o alta
celula bazndu-se pe pozitia exact a a celulei A1 din foaia de lucru;
mixta acest tip de adresare comunica aplicatiei Excel cum sa gaseasca o alta celula
prin combinarea unei adrese relative cu o adresa absoluta; calculul din celula curenta va
tine cont de ambele moduri de adresare; adresarea mixt a se realizeaza utiliznd semnul
$, fie naintea literei coloanei, fie naintea numarului de linie (de exemplu $A1).
O alternativa a stilului de adrese A1 este stilul de adrese R1C1 n care rndurile si
coloanele sunt numerotate. Stilul R1C1 este util mai ales n indicarea adreselor relative.
Daca utilizam acest stil de adresare, pozitia unei celule este indicata de R urmat de
numarul liniei (R=row=linie, rnd) si C urmat de num arul coloanei (C=column=coloan a). De
exemplu adresa relativa E9 n stilul A1, devine R9C5 n stilul R1C1
n stilul R1C1, o adresa relativa este notata cu paranteze drepte care ncadreaza
partile relative ale acesteia. De exemplu R[9]C[5] este o adresare relativ a a celulei aflata cu
9 linii mai jos si 5 coloane mai la dreapta fata de celula activa.
Adresarea relativ a permite economia de timp n calculul datelor unei foi de lucru,
atunci cnd aceeasi formula apare de mai multe ori. Aceast a adresare permite copierea
formulei unice chiar si dupa inserarea de noi linii si coloane prin adaptarea adreselor la
noua situa tie.
Nu acela si lucru se ntmpla n cazul adresarii absolute, deoarece o celula este
definita ntr-o maniera exacta. Daca vom copia o celul a al carei continut intern face referire
la o alta celula, printr-o adresare absoluta, atunci continutul extern al celulei n care s-a
facut copierea va reprezenta ntotdeauna continutul extern al celulei adresate absolut.
Adresarea domeniilor si dovedeste utilitatea atunci cnd copiem celule dintr-o foaie
de calcul n alta. Despre copiere si mutare vom vorbi n capitolul referitor la Editarea foii de
lucru , dar problema adresarii domeniilor constituie subiectul capitolului prezent.
Adresele domeniilor din Excel sunt ca niste referinte ncrucisate, Sheet3 !A10 este ca
si cum i-am spune programului Excel, atunci cnd cauta datele din celula respectiva, sa se
uite pe foaia Sheet3 , n celula A10 . Acest gen de adrese se numesc adrese externe;
numele foii de calcul Sheet3 este ntotdeauna o ardesa absoluta, iar adresa celulei poate fi
fie relativa, fie absoluta. Daca numele foii de lucru include spatii, trebuie sa punem adresa
ntre apostrofuri.
Pentru a crea o referinta externa:
1. Se vor deschide registrele sursa si destinatie ale datelor si se activeaz a foile de lucru
corespunzatoare din ambele registre;
2. Din registrul destinatie, selectam celula n care se creaza adresa externa;
3. Se traseaza semnul egal (=), pentru a introduce o formula;
4. Se activeaza foaia de lucru sursa, se indica celula pentru care se creaza o adresa
externa n registrul destinatie.
O categorie aparte de adrese o constituie adresele 3-D, prin care ne referim la
acelasi domeniu de pe mai multe foi de calcul ale registrului. Introducerea adreselor 3-D se
poate face tastnd direct adresa sau parcurgnd urmatorii pasi:
1. Selectam celula n care trebuie sa avem adresa 3 -D;
2. Selectam eticheta primei foi de calcul;
3. Se apasa tasta Enter si rezultatele vor apare n celula indicata.
Foile de lucru au adesea etichete (nume) deasupra fiecarei coloane si la stnga
fiecarui rnd, etichete care descriu datele din foaia de calcul. Putem folosi aceste etichete
n cadrul formulelor sau putem crea nume pentru celule, domenii de celule, formule sau
constante. Atunci cnd cream a formula care se refera la datele din foaia de lucru, putem
folosi etichetele coloanelor si rndurilor pentru a ne referi la date.
n exemplul urmator, ca sa obtinem TOTAL am denumit celulele care contin
produc tia cu un nume sugestiv: Productie si am introdus formula =SUM(Productie).
 n cazul n care foaia de lucru contine nregistrari ce se ntind pe mai multe rnduri,
exista un mic inconvenient. Acest inconvenient apare n momentul derularii n jos cnd
etichetele coloanelor vor dispare de pe ecran. Excel ofera posibilitatea de a ngheta o
anumita sectiune a ferestrei, n timp ce derulam restul foii de lucru.
Pentru a ngheta etichetele coloanelor si nu numai, se procedeaza astfel:
1. executam clic pe celula aflata dedesubtul etichetei pe care trebuie sa o
nghetam;
2. alegem meniul Window si selectam Freeze Panes;
3. toate etichetele coloanelor aflate deasupra celulei selectate sunt nghetate.
Pentru a dezgheta etichetele, din meniul Windows alegem Unfreeze Panes.
Etichetele rndurilor si coloanelor pot lua locul adreselor de celule si pot face mai
usoara ntelegerea formulei. Pentru a folosi etichete n loc de adrese, alegem meniul
Insert, submeniul Name si de aici comanda Label, care, odata activata, ne pune la
dispozitie caseta de dialog Label Ranges.
Pentru a introduce o formula parcurgem urmatorii pasi:
1. Tastam semnul egal pentru a ncepe formula;
2. Introducem un operand. Pentru a introduce o adresa drept operand tastam adresa sau
indic am cu mouse-ul celula sau domeniul respectiv. O alta varianta este sa introducem
un nume ales pentru identificarea domeniului;
3. Introducem un operator aritmetic (+, -, *, /, ^, %), un operator logic (<, >, <=, >=, <> sau
=) sau un operator text (&);
4. n mod optional, putem introduce o functie tastndu-i numele si argumentele, sau
efectu nd clic pe butonul Function Wizard;
5. Putem repeta orice combinatie a pasilor 2,3 si 4 pentru finalizarea formulei, dupa care
apasam tasta Enter .

Elementele din tabelul urmator vor fi folosite pentru a exemplifica modul de efectuare a
calculelor.

Calcule simple
De exemplu, pentru a stabili Profitul unitar n lei/hl procedam n felul urmator:
ne pozitionam pe celula E3 ca aceasta sa fie celula activa;
executam dublu clic pe = din bara de formule;
introducem formula D3-C3 sau selectam celula D3 si tastam Enter , introducem
operatorul (minus), dupa care select am celula C3 si tastam Enter ;
selectam din bara de formule butonul pentru ca rezultatul sa fie afisat n celula E3.

n mod similar pentru a obtine Profitul total n mii lei, pentru produsul Craiova Pils , n celula
 F3 se introduce formula :=B3*E3 sau putem folosi etichetele domeniilor adic a
formula din celula F3 este: =Productie*Profit unitar.

Calcule automate
Pentru realizarea totalurilor pe coloane programul Excel automatizeaza operatia de
adunare printr-un buton foarte util: AutoSum . Modul de utilizare a acestuia presupune
parcurgerea urmatorilor pasi:
selectam celula B7;

Executam clic pe butonul (AutoSum ) din bara cu instrumente standard. Excel cauta
mai nti deasupra si apoi la stnga celulei active un domeniu adiacent de valori pe care
sa le nsumeze. Programul Excel presupune ca dorim sa totaliz am valorile de deasupra
celulei B7 si introduce functia Sum n aceasta celula si n bara de formule;
Apasam Enter pentru a ncepe scrierea formulei n celula B7, iar Excel afiseaza
rezultatul 550000 care reprezinta suma valorilor din domeniul B3:B6.
Deci butonul AutoSum ne st a la dispozitie ori de cte ori dorim sa calculam un total
la baza unei coloane sau la dreapta unei linii de valori. Daca dorim ca totalul sa apara n
alta parte prin folosirea functiei Sum vom avea mai multa libertate de mi scare.
La fel ca si orice formula si functia Sum este precedata de semnul =, urmeaza
numele functiei scris cu majuscule si o pereche de paranteze ntre care apare adresa
domeniului de valori pe care dorim sa le adunam. Aceasta adresa este argumentul functiei
Sum . Utilizarea unei functii Sum pornind de la zero este o operatie simpla si presupune
urmatorii pasi: selectam celula B7, scriem formula SUM(B3:B6), apasam tasta Enter pentru
ca Excel sa afiseze rezultatul n celula B7.

Folosirea adreselor de celule care contin formule n cadrul altor formule

Dupa ce am introdus o formula ntr-o celula putem folosi rezultatul n cadrul altei
formule, insernd adresa acestei celule. De exemplu, pentru a determina Profitul la
produsul Craiova Pils, proced am astfel:
Selectam celula F3, executam dublu clic pentru a intra n modul de editare si tastam
semnul =;
Selectam celula care contine formula de determinare a Profitului unitar si adresa
acesteia (E3) va fi inserata n celula activa;
Introducem operatorul de nmultire (*) si adresa celulei B3 (Productia );
Apasam tasta Enter si n celula F3 apare rezultatul.
n bara de stare de la baza ecranului este delimitat a o zona numita AutoCalculate
care afiseaza o anumit a valoare dintr-un set de sase valori determinate cu functiile Sum ,
Average , Count, Max, Min si Count Num , pe baza datelor continute ntr+un domeniu
selectat n prealabil. Functiile care calculeaza aceste valori sunt similare celor pe care le
introducem n formule. Rezultatul este afi sat automat daca selectam un anumit domeniu de
celule.

Exemplu de utilizare a acestor func tii

Pentru a afla media valorilor reprezentnd Profitul total , vom folosi functia Average ,
care returneaza media aritmetica a argumentelor (acestea pot fi de la 1 la 30 de numere).
Media valorilor din coloana F se obtine daca n celula activa introducem formula:
=AVERAGE(F3:F6).
 18 EDITAREA, FORMATAREA SI TIPARIREA INFORMA TIILOR DIN FOAIA DE
LUCRU

18.1 Editarea foii de lucru

18.1.1 Modificarea con tinutului unei celule

Editarea unei celule se realizeaza prin tastarea unei noi intrari peste una existenta.
pentru editare putem proceda n trei moduri:
efectuam dublu clic n celula al carei continut dorim sa-l modificam; n acel moment
apare punctul de inserare care ne permite editarea formulei sau a unei valori n celula;
ne pozitionam pe celula de editat si editam continutul ei din bara de formule;
pozitionam pointer-ul pe celula activ a si apasam tasta functionala F2; prin activarea
tastei F2 am intrat n modul de lucru EDIT, iar continutul intern al celulei va aparea n
bara de formule.
n modul de editare, se va utiliza tastatura pentru a insera, sterge sau modifica orice
parte a parte a continutului celulei. Se utilizeaza tasta Home pentru a muta punctul de
inserare la nceputul liniei curente, tasta End pentru a muta punctul de inserare la sfrsitul
liniei curente; se foloseste combinatia Alt + Enter pentru a introduce un <CR> (carriage-
return) ntr-o intrare de tip text, n bara de formule, sau combinatia Ctrl + Tab pentru a
introduce un caracter de tip tab ntr-o celula.
Atunci cnd este activata tasta Enter se ncheie modificarea con tinutului celulei;
pentru a anula modificarile aduse continutului celulei este activata tasta Esc.
n mod standard se lucreaza prin inserare, adica literele sunt inserate n pozitia
cursorului, caracterele situate la dreapta fiind decalate catre dreapta cu cte un caracter
introdus. Cu ajutorul tastei Insert, care actioneaza ca un comutator, se poate trece n
modul de lucru suprascriere. Acest mod este indicat prin mesajul OVR ( Overtype) de pe
bara de stare a ferestrei de lucru Excel. n acest mod de lucru, caracterul din pozitia
cursorului este nlocuit cu caracterul tastat.
Caracteristica AutoComplete a programului Excel grabeste procesul de editare.
AutoComplete supravegheaza editarea si, imediat ce tastam primele litere ale aceluiasi
text, adauga restul. Dac a suntem de acord tastam Enter si AutoComplete va introduce
 restul textului singur.
AutoComplete este de foarte mare ajutor la introducerea repetata a unor texte, dar
nu numai att, AutoComplete poate construi o lista cu toate elementele dintr-o coloana.
Pentru aceasta se selecteaza o celula din cadrul coloanei, apoi executam clic cu cu butonul
drept al mouse-ului. Din meniul contextual alegem Pick From List pentru a afisa lista
AutoComplete, iar n cadrul listei este suficient sa executam clic pe un singur element. n
acest mod toate elementele con tinute de coloana respectiv a vor face parte din lista
AutoComplete.

18.1.2 Copierea si mutarea nregistrarilor

Putem copia sau muta o nregistrare ori un grup de nregistrari n cadrul aceleiasi foi
de lucru sau n foi diferite ale registrului. Operatia de copiere implica folosirea butoanelor
Copy si Paste, iar operatia de mutare, butoanele Cut si Paste. Putem executa clic pe
aceste butoane din bara cu instrumente standard sau sa alegem comenzile echivalente din
meniul EDIT. Daca efectuam copierea peste alte informatii, vechile celule sunt nlocuite cu
celulele copiate.
O forma speciala de copiere se realizeaza daca alegem comanda Paste Special din
meniul EDIT. Pe ecran va apare caseta de dialog Paste Special cu urmatoarele optiuni:
- All copiaza tot continutul;
- Formulas copiaza numai formule;
- Values copiaza valori;
- Formats copiaza formatele;
- Comments copiaza comentarii;
- Validation copiaza validarile datelor;
-

All except borders copiaza tot n afara chenarelor.

Optiunile casetei Operation se indic a alegnd unul din butoanele:

- None nu se efectueaza o operatie suplimentara;
- Add formula sau valoarea copiata va fi adaugata la formula sau valoarea zonei
unde se face copierea;
- Subtract formula sau valoarea copiata va fi scazuta din valoarea zonei unde
se face copierea;
- Multiply formula sau valoarea copiata va fi nmultita cu valoarea zonei unde se
face copierea;
- Divide formula sau valoarea copiata va fi mpartita la valoarea zonei unde se
face copierea.
Copierea se poate realiza rapid cu ajutorul mouse-ului si a tastaturii. Pentru aceasta,
dupa selectarea domeniului sursa, mergem pe chenarul zonei pna cnd pointer-ul mouse-
 ului se transforma n sageata, tinem apasata tasta Ctrl, tragem cu mouse-ul pna
ajungem la destinatie si apoi eliberam butonul mouse-ului si tasta Ctrl. Daca nu activam
tasta Ctrl nu vom realiza o copie iar textul selectat va fi doar mutat n locul indicat de noi.
O alta metoda de copiere rapid a o constituie utilizarea caracteristicii AutoFill.
Caracteristica AutoFill este extrem de utila, inteligenta si usor de folosit. Este folosita
pentru a repeta valori, pentru a continua serii sau pentru a extinde o lista. Modul n care se
construieste seria depinde de continutul primei celule.
De exemplu, daca prima celula contine valoarea January, Excel va continua cu
February, March etc.; la fel si pentru datele calendaristice. Daca introducem March 17,
1999 si tragem marcajul de umplere, vom obtine March 17, 2000 si asa mai departe;
daca scriem Cantitate, se va repeta pur si simplu acest cuvnt n tot domeniul si aceasta
pentru ca Excel recunoaste doar anumite cuvinte, iar Cantitate nu se numara printre ele.
Excel ofera posibilitatea de creare si apelare a unei liste particularizate. Crearea unei liste
particularizate se face astfel: se intra n meniul Tools , se alege comanda Options, eticheta
Custom List, se tasteaza lista punnd virgula dupa fiecare element din serie, se apasa
butonul OK. Daca lista contine valori, atunci AutoFill incrementeaza automat seriile pe
baza primei valori introduse.
Pentru a introduce date folosind caracteristica AutoFill, va trebui sa indic am
marcajul de umplere al celulei active (marcajul de umplere este un mic patrat situat n coltul
din dreapta-jos al chenarului celulei active) pna cnd indicatorul mouse-ului se va
transforma ntr-o cruce neagr a. Daca se trage chenarul pna la ultima celula a domeniului,
fiecare celula a sa va fi ncadrata ntr-un chenar fin, iar pe parcursul operatiei de tragere

Acesta este marcajul de umplere

se va afisa cte o caseta care ar trebui sa arate ca n figura de mai jos.

Utiliz nd caracteristica AutoFill vom ntlni situatia n care pornind de la o valoare

vrem sa obtinem o serie. De exemplu, pornind de la valoarea 272, sa obtinem n celulele
urmatoare 273, 274 s.a.m.d. pentru aceasta tinem apasata tasta Ctrl n timp ce tragem
marcajul de umplere. Cruciulitei marcajului i se adauga un mic semn plus, iar AutoFill
extinde seria. Combinatia Ctrl + AutoFill indica programului Excel sa ia valoarea din prima
celula si sa o incrementeze.

Copierea celulelor dintr-o foaie n alta presupune existenta unei legaturi ntre
celulele diferitelor foi. Pentru aceasta:
ne pozitionam n foaia care va trebui sa contina celula copiata; aceasta este foaia
destinatie;
selectam celula n care vrem sa copiem si execut am clic pe butonul Edit Formula din
bara de formule;
selectam eticheta foii de lucru sursa, adica a foii din care vrem sa copiem celula;
eticheta foii de destinatie a ramas evidentiata, iar referinta foii sursa apare n bara de
formule;
selectam celula sursa, care va fi ncadrata ntr-un chenar mobil;
alegem OK din bara de formule sau ap asam tasta Enter.
Copierea directa dintr-o foaie de lucru n alta modific a referintele de celule, de aceea
nu am utilizat comenzile Copy si Paste. Daca informatiile copiate n acest mod contin valori
sau formule, orice modificare din foaia sursa se va reflecta automat n foaia destinatie.

Copierea si mutarea foilor de lucru n cadrul aceluiasi registru se efectueaza

 astfel:
executam clic pe eticheta foii al carei continut dorim sa-l copiem;
activ am tasta Ctrl si tragem eticheta foii de-a lungul grupului de etichete de la baza
ecranului; n urma acestei operatiuni se observa doua fenomene: pictograma foii
nsoteste indicatorul mouse-ului, iar locul n care va fi inserata copia este indicat printr-
un triunghi negru;
eliberam butonul mouse-ului; copia foii selectate va fi inserata n pozitia indicata; ca sa
identifice copia, Excel va folosi numele foii sursa, la care va adauga (2).
Daca vrem sa schimbam ordinea foilor de lucru n registru, tragem eticheta foii pe
care trebuie sa o mutam.

Copierea si mutarea foilor de lucru dintr-un registru n altul se realizeaza astfel:

deschidem cele doua registre;
selectam Window , Arrange, Horizontal, OK pentru a vedea simultan cele doua
registre;
selectam eticheta foii sursa, apoi tinem apasata tasta Ctrl si tragem cu mouse-ul nspre
celalalt registru; se observa ca pictograma foii de lucru este nsotita de semnul +; daca
nu este activata tasta Ctrl semnul + nu apare si n felul acesta vom reu si doar sa mutam
foaia.

18.1.3 Inserarea si stergerea nregistrarilor

Inserarea si stergerea sunt operatiuni folosite frecvent n editarea unei foi de lucru.
Stergerea nregistrarilor este o operatie diferit a de mutarea con tinutului celulelor prin
comanda Cut, deoarece prin stergere continutul celulelor este eliminat definitiv. Inserarea
este o operatiune prin care se adauga o linie, o coloana, o celula, o foaie de lucru sau mai
multe.
Trebuie sa se stie ca exista posibilitatea de a anula si repeta anumite operatiuni.
Butonul Undo din bara cu instrumente standard anuleaza ultima operatie si foaia de calcul
va arata exact asa cum era nainte de a se efectua ultima operatie. Butonul Redo repeta
ultimele actiuni efectuate.
Pentru a se vedea exact ce actini vor fi anulate sau repetate, se executa clic pe
sageata din dreapta butonului corespunzator si astfel se poate alege dintr+o lista cele mai
recente actiuni. Nu se poate anula sau repeta o singura actiune, dect daca aceasta este
ultima care a fost efectuata. Daca nu a fost efectuata nici o operatiune care sa poata fi
anulata sau repetata, atunci aceste butoane vor fi afisate estompat.
Pentru a insera sau a sterge, trebuie mai nti sa se selecteze celula, rndul sau
coloana aflata naintea pozitiei n care se va efectua inserarea sau stergerea. Mai precis, se
selecteaza rndul de deasupra, iar in cazul coloanelor se selecteaza coloana din stnga
locului de inserare sau stergere.
Se pot insera celule prin tragerea marcajului de umplere si prin apasarea tastei
Shift. Daca marcajul de umplere este tras n jos, se vor insera rnduri, iar daca se va trage
spre dreapta, vor fi inserate coloane. Numarul coloanelor sau rndurilor inserate depinde
de ct de departe este tras marcajul de umplere. n situatia n care tasta Shift nu este
activata, celulele respective vor fi sterse.
Inserarea de celule goale poate fi realizata si prin apelarea la meniul Insert si prin
alegerea comenzii Cells. La polul opus se afla stergerea: meniul Edit si comanda Delete.
Inserarea de rnduri ntregi ntr-o foaie de lucru se face tot din meniul Insert cu
comanda Rows. Daca se va alege comanda Columns vor fi inserate coloane, binenteles
dupa ce va fi realizat a selectia corespunz atoare. Prin selectia unui rnd sau unei coloane si
prin activarea meniului Edit si a comenzii Delete, se va sterge coloana sau rndul respectiv
sau, ca o alternativa pentru stergere, se poate folosi combinatia de taste: Ctrl + -
De asemenea, pot fi inserate celule sau linii si coloane care con tin deja date, lucru
util atunci cnd se doreste sa se schimbe ordinea liniilor si coloanelor. Pentru a exemplifica
acest lucru, se va folosi foaia de lucru COST din capitolul precedent. Se va incerca
inserarea de date din ultima linie n prima linie:
1. se selecteaza ultima linie
2. se indica chenarul liniei selectate cu mouse-ul
3. se tine apasata tasta Shift si n acelasi timp se trage de chenarul indicat cu
mouse-ul. Daca tasta Shift nu este activata, nu se va realiza o inserare a liniei, ci
datele continute de aceasta linie vor lua locul celor din prima linie, n acest mod fiind
realizata o stergere a unui rnd ce contine date
4. indicatorul va fi nsotit de o linie gri care va fi pozitionata pe prima linie
5. butonul mouse-ului este eliberat, pentru ca ultima linie sa se mute n noua pozitie,
mpingnd mai ncolo liniile existente.
Registrul activ contine n mod prestabilit trei foi de lucru. Se pot adauga foarte usor
alte foi unui registru. Foile noi sunt inserate n stnga foii active daca din meniul Insert se
va alege comanda Worksheet. Stergerea unei foi este si mai usor de facut:
1.- se executa clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe eticheta foii ce trebuie
stearsa. Va fi afi sat meniul contextual corespunzator
2.- se selecteza comanda Delete
3.- se afiseaza caseta de dialog care avertizeaza ca prin aceasta actiune se va
sterge definitiv foaia selectata. Stergerea este ntr-adevar definitiva, iar foaia de
calcul nu va mai putea fi recuperata prin comanda Undo.

Daca nu este executat clic direct pe eticheta foii ce va fi stearsa, va fi afisat un alt meniu
contextual.

Pentru a elimina simultan mai mult foi de calcul, se executa clic pe etichetele foilor
respective, tinnd apasata tasta Ctrl. n momentul n care sunt selectate toate etichetele,
din meniul contextual se alege comanda Delete.

18.1.4. Verificarea foilor de lucru si verificarea ortografica a nregistrarilor

Cu ct foile de calcul pe care le construim sunt mai complexe, continnd formule
care include referinte la alte formule sau functii imbricate n alte functii, cu att creste
probabilitatea de aparitie a erorilor. O mic a eroare ntr-o singur a formul a poate da peste
cap ntreaga foaie de lucru.
Pentru detectarea erorilor, Excel pune la dispozitie instrumentul Auditing
(verificare), care trece din celula n celula pna la demescarea erorii. Instrumentul Auditing
pune n eviden ta ascendenta unei celule, gasind toate celulele care au contribuit la
valoarea ei si marcheaza traseele circulare.
Detectarea erorilor prin audit se realizeaza folosind bara cu instrumente Auditing.
Pentru a o afisa, executam clic pe Tools , apoi pe Auditing si n final pe Show Auditing
Toolbar, sau plasam cursorul pe bara cu instrumente standard din partea de sus a
ecranului, executam clic-dreapta pentru a deschide meniul contextual si alegem comanda
Auditing.
Gasirea precedentilor. Afiseaza sageti catre toate Stergerea sagetilor. Sterge sagetile care
celulele referite direct ntro formula. Printr-o serie marcheaz a precedenti si dependenti.
celulele referite direct ntro formula. Printr-o serie
de cicluri se urmaresc toate celulele cu legatura
direct a sau indirecta cu formula selectata.
Gasirea dependentilor. Select am o celula, clic
pe acest buton si apar sageti care indica toate
formulele care se refera la aceasta formula.
marcheaz a precedenti si dependenti.
Comentarii . Permite scrierea unei
note pentru o anumita celula.
Clear Circles. Elimina cercurile
desenate de comanda Circle Invalid.

Circle Invalid Data. Permite stabilirea conditiilor

Stergerea sagetilor de dependenta.
pentru valorile dintr-o anumita celula. Daca aceste
Sterge, nivel cu nivel, sagetile desenate
conditii nu sunt ndeplinite, la apasarea butonului
de butonul de gasire a dependentelor
celulele sunt ncercuite.

Stergerea sagetilor de precedenta. Toate

sagetile desenate de butonul de gasire a Urmarirea erorilor. Daca obtinem o eroare,
precedentilor dispar, cte un nivel la fiecare clic selectam celula respectiva si apasam pe acest
buton. Vor aparea sageti dinspre toate celulele
care ar putea sa contribuie la aceasta eroare.

Prin verificare nu pot fi urmarite toate relatiile dintre celule. Constantele cu nume
sunt ignorate, la fel ca rezultatele formulelor matriciale.
n continuare vom folosi instrumentul Auditing pentru a verifica foaia de calcul
Cost.

1. Selectam celula care contine formula al carei rezultat nu este corect;

2. Se afiseaza bara cu instrumente Auditing;
3. Din bara cu instrumente alegem butonul Trace Precedents. Sagetile Trace
Precedents indic a valorile si formulele care intervin n formula selectata, simplific nd
localizarea eventualelor erori; din foaia de calcul verificata cu Auditing observam
caformula din celula F3 are ca precedenti celulele B3 si E3;
4. Selectam celula B3 si activam butonul Trace Precedents pentru a descoperi
eventualele erori. n cazul nostru nu apare nici o sageata deoarece celula B3 contine o
constanta. Daca activ am butonul Trace Dependents apare o sageata care indic a faptul
ca respectiva valoare este luata n considerare de formula pentru celula B7;
5. Daca selectam celula F3 si alegem butonul Trace Dependents, apare o sageata care
indic a faptul ca aceasta valoare este luata n calcul n celula F7.
Verificarea ortografic a a nregistrarilor de tip text este realizata de caracteristica
AutoCorrect. Rutina AutoCorrect poate face corecturi simple pe masur a ce introducem
textul n foaia de calcul, poate corecta prezenta a doua majuscule la nceputul unui cuvnt
 si scrie cu majuscula numele englezesc al zilelor saptamnii.
Excel va verifica ortografia n fiecare intrare de tip text, nota si caseta de editare din
foaia de lucru, comparnd fiecare cuvnt cu cuvintele din dictionarul propriu si cu cele din
dictionarul suplimentar Custom.dic. Verifica, de asemenea, ortografia antetelor si
subsolurilor de pagina, daca exista asemenea elemente n foaia de lucru, ca si a domeniilor
ascunse daca este cazul.
Daca gaseste un cuvnt care nu apare n nici unul din aceste dictionare, afiseaza
caseta de dialog Spelling si asteapta instructiuni. n partea superioara a acestei casete de
dialog va aparea mesajul Not in dictionary , iar n caseta de dialog Change To va aparea o
sugestie de ortografie corecta.
Nu putem edita dic tionarul propriu al programului Excel, dar se pot adauga cuvinte
n dictionarul Custom.dic, iar Excel nu se va mai opri asupra lor cu ocazia verificarii altor foi
de calcul. Pentru aceasta executam un clic pe butonul Add din caseta de dialog Spelling
pentru a adauga cuvntul din caseta de editare Change To n dictionar.
Pentru nchiderea rutinei AutoCorrect executam clic n caseta de validare Replace
Text As You Type pentru a o dezactiva.

18.2 Formatarea foii de lucru. Utilizarea stilurilor

18.2.1 Generalit ati privind formatarea informatiilor din celule

Excel dispune de o serie de optiuni de formatare, pe care le putem folosi pentru a
scoate n evidenta anumite parti ale foii de lucru si pentru a afi sa datele n diferite moduri.
Principalele op tiuni sunt disponibile n bara cu instrumente de formatare, dar si n meniul
Format , caseta Format Cells (formatarea celulelor).
Formatarea unei celule sau a unor celule presupune parcurgerea urmatorilor pasi:
selectarea celulei sau a celulelor de formatat;
selectarea meniului Format sau a butonului corespunzator din bara cu instrumente de
formatare;
daca ne-am decis sa folosim un anumit buton din bara cu instrumente de formatare,
atunci celulei selectate i se aplic a formatarea corespunzatoare, dar daca utilizam meniul
Format , se selecteaza comanda Cells. Efectul imediat al acestei actiuni este aparitia
casetei de dialog Format Cells , care contine 6 etichete (pagini). Se va alege eticheta
potrivita scopului printr-un clic pe tab-ul etichetei corespunzatoare.
De retinut, celulele goale care au fost selectate pentru formatare vor respecta
formatul ales n momentul introducerii informatiilor n ele.
 Eticheta Number contine o caseta numit a Category n care se specifica modul de
formatare, o caseta Sample n care se exemplifica formatele si doua butoane OK care
aplic a formatul ales pentru celula selectata si Cancel care renunta la formatul ales.
General pastreaza setarile implicite ale produsului Microsoft Excel;
Number stabileste numarul de zecimale, daca se utilizeaza un separator ntre
mii, milioane, miliarde etc., modul n care sunt reprezentate numerele negative;
Currency stabileste daca se utilizeaza semnul monetar pentru valorile
financiar-contabile. Simbolul monetar este preluat din setarile pentru Windows;
Accouting este un format specific financiar-contabil si cuprinde si simbolul
monetar;
Date specifica faptul ca valorile respective sunt de tip data. n caseta Type,
avem tipurile de setare corespunzatoare din care se alege formatul dorit.
Mentionam ca, n notarea datei, ordinea este luna, zi, an (pentru denumirea
lunilor si zilelor sunt utilizate denumirile n limba engleza);
Time specifica faptul ca valorile respective sunt de tip timp. n caseta Type
avem tipurile de setare corespunzatoare, din care se alege formatul dorit;
Percentage specifica faptul ca valorile respective sunt de tip procent;
Fraction specifica faptul ca valoarea respectiv a este formata ca fractie m/n;
Scientific specifica faptul ca valorile sunt n scriere stiintifica, adica:
mantisa * 10 exponent;
Text specifica faptul ca valorile respective sunt interpretate ca text;
Special specifica faptul ca valorile respective sunt de tip special, adica cod
postal, numar de telefon;
Custom utilizatorul defineste formatul din caseta alaturata sau l rescrie n
caseta Type;
Eticheta Alignement are ata sata o pagin a care contine trei casete:

Horizontal n care se stabileste modalitatea de aliniere pe orizontala a informatiilor din

celulele selectate:
General este optiunea implicita cnd textul este aliniat spre stnga, iar numerele spre
dreapta;
Center across selection alinierea se face peste toata zona celulelor selectate (bara
cu instrumente de formatare contine un buton pentru acest tip de aliniere); celelalte
tipuri de aliniere prezentate n lista derulanta sunt deja cunoscute;
 Vertical n care se stabileste modalitatea de aliniere pe verticala a informatiilor din
celulele selectate:
Top tot continutul celulei este aliniat n partea de sus a celulei;
Center tot continutul celulei este aliniat n centrul celulei n raport cu verticala;
Bottom tot continutul celulei este aliniat n partea de jos a celulei;
Justify tot continutul celulei este aliniat pe toata verticala celulei;
Orientation stabileste modul de scriere a textului n celule.
n afara de cele trei casete, pagina mai este prevazuta cu trei butoane:
Wrap text daca este marcat permite scrierea unui text pe mai multe rnduri
ntr-o celul a, aceasta redimension ndu-se automat n naltime dupa marimea
textului; neutilizarea acestei optiuni poate crea probleme la scrierea textelor mai
lungi, acestea neputnd fi vizualizate corect n pagina de lucru;
Shrink to fit forteaza informatiile sa ncapa ntr-o singura celula sau ntr-o foaie
de lucru;
Merge cells concateneaza celulele selectate;
Eticheta Font este utilizata pentru stabilirea tipului de caractere, a marimii si
caracteristicilor acestuia. n aceasta fereastra utilizatorul poate indica prin optiuni:
fontul ales (Font),
dimensiunea caracterelor (Size);
modul de scriere (Font style );
sublinierea textului (Underline );
culoarea scrisului (Color);
efecte aplicate asupra scrisului: taierea textului cu o linie suprapus a (Strikeout),
scrierea ca exponent (Superscript), scrierea ca indice (Subscript);

n partea de jos a ferestrei exista o caseta pentru previzuali-zarea modului de scriere

ales de utilizator.
 Eticheta Border este utilizata pentru stabilirea culorilor, grosimii si caracteristicilor
chenarului pentru celulele selec-tate. Pagina Borders contine trei casete:
Borders ofera posibilitatea de a aplica linii de chenar unei celule sau domeniu, n
diverse pozitii;
Style defineste tipul de linie cu care se nconjoara celula sau domeniul selectat;
Color defineste culoarea marginii.

Eticheta Patterns este utilizata pentru stabilirea culorii si texturii celulelor selectate.

Eticheta Protection cuprinde doua butoane:

Locked daca optiunea este marcata, nu se pot face modific ari n celula;
Hidden daca optiunea este marcata, celula nu este vizibil a pe monitor.
 19 REPREZENTAREA GRAFIC A A DATELOR

Datele care constituie continutul foii de lucru pot fi afisate n format grafic. Graficele
sunt legate de datele din foaia de lucru, fiind mereu n concordanta cu acestea.
Putem crea un grafic ncapsulat n foaia de lucru, ct si o foaie grafica, adica o foaie
din workbook care nu contine dec t graficul, aceasta depinznd de datele dintr-o foaie de
lucru.
Graficele pot fi de urmatoarele tipuri standard: Column, Bar, Line, Pie, XY (scatter),
Area, Doughnut, Radar, Surface, Bubble, Stock, Cone, Cylinder si Pyramid . Suplimentar,
pornind de la tipurile standard, putem sa ne construim propriul nostu tip de grafic pentru a fi
ct mai adaptat cerin telor de reprezentare a datelor.

19.1 Construirea graficelor

Pentru a crea un grafic procedam astfel:
1. Selectam celulele care contin datele ce trebuie sa apara n grafic; daca dorim ca n

grafic sa apara si etichetele de rnduri si coloane, se include celulele care le contin n

selectie;
2. Activ am butonul Chart Wizard sau selectam comanda Insert Chart;

3.
Daca dorim sa selectam unul din tipurile standard predefinite, efectuam clic pe butonul
Standard Types, iar daca dorim un alt tip, efectuam clic pe butonul Custom Types;
selectam din caseta Chart Type tipul graficului si subtipul acestuia n rubrica Chart
subtype, apoi apasam butonul Next;

4. n rubrica Data range introducem domeniul sau domeniile n care se gasesc datele pe
care trebuie sa le reprezentam grafic, conform casetei de specificare a datelor.
Folosindu-ne de optiunile din sectiunea Series in, specificam felul n care sunt dispuse
seriile, pe rnduri sau pe coloane. Daca dorim sa verific am seriile sau sa adaugam si sa
elimin am pe unele dintre ele, apasam butonul Series. n caseta de dialog Series putem
selecta seriile care vor fi reprezentate n grafic. Cu ajutorul butoanelor Add si Remove
putem adauga sau elimina serii.

Specificarea datelor din reprezentarea grafica

Specificarea seriilor reprezentate grafic

5.
Selectnd butonul Titles putem specifica n caseta Chart title (titlul graficului), n caseta
Category (X) axis, putem specifica datele care vor fi reprezentate pe axa X, iar n
caseta Value Y axis, putem specifica datele care sa fie reprezentate pe axa Y.
Selectnd butonul Legend putem specifica daca legenda va fi sau nu afisata sau nu,
precum si pozitia acesteia n cadrul graficului: Bottom pentru afisarea legendei n
partea de jos a graficului, Corner n coltul din dreapta-sus, Top n partea de sus, Right
pentru afisarea n partea dreapta, Left n partea stnga; apasam butonul Next pentru a
trece la ultimul pas;

6.
Daca dorim ca graficul sa fie ncapsulat ntr-una din foile de calcul deja existente,
selectam optiunea As object in si specificam n caseta din dreapta optiunii, numele foii
de calcul n care trebuie sa fie inclus graficul; daca dorim ca graficul sa fie plasat n
propria foaie grafic a, selectam optiunea As new sheet si apoi specificam numele
respectivei foi de calcul din dreapta optiunii.

Pentru redimensionarea graficului selectam graficul executnd clic n interiorul zonei

dreptunghiulare care contine respctivul grafic (atentie, punctul n care se afla cursorul
trebuie sa apartina unei zone albe, sa nu fie deasupra graficului propriu-zis, a legendei
sau a titlului). Graficul va fi ncadrat de opt puncte de selectie. Pentru a-l redimensiona,
plasam cursorul deasupra unuia din punctele de selectie, pna cnd forma acestuia se
modific a ntr-o sageata cu doua capete. Apoi tragem de punctul de selectie n directia
dorita, tinnd apasat butonul stng al mouse-ului.
Pentru a deplasa graficul, plasam cursorul n interiorul zonei graficului, la fel ca la
selectia graficului si tragem n directia dorita.

19.2 Schimbarea tipului unui grafic

Pentru schimbarea tipului unui grafic parcurgem urmatorii pasi:
selectam graficul;
pentru a modifica tipul graficului numai pentru o serie de date, selectam respectiva
serie; daca dorim sa schimbam tipul ntregului grafic, nu selectam nici-o componenta a
sa;
selectam comanda Chart Type din meniul Chart;
specificam noul tip de grafic, alegnd unul din tipurile predefinite sau prin crearea unui
tip personalizat.

Exemple de tipuri de
grafice

Un grafic de tip Column permite vizualizarea schimbarilor survenite n timp sau ilstreaza
diferentele dintre mai multe elemente. Categoriile sunt organi-zate orizontal, iar valorile sunt
 organizate vertical, pentru a reliefa varia tiile de -a lungul timpului.

Graficul de tip Stacked column reliefeaz a relatia dintre elementele individuale si ntreg.

Graficul de tip Stacked column (varianta

tridimensionala) permite comparatia n
perspectiv a.

Un grafic de tip Bar ilustreaza diferentele

dintre elementele individuale. Categoriile sunt
organizate vertical, valorile orizontal, pentru a
permite focalizarea asupra valorilor comparate n
detrimentul timpului.

La fel
ca si n
cazul

coloanelor, graficul de tip Stacked Bar arata relatia dintre elementele individuale si ntreg.
 Un grafic de tip Line arata tendintele la intervale egale.

Graficul de tip Pie arata dimensiunile

propor tionale ale elementelor dintr-o serie, relativ
la suma lor, adic a este un grafic de structura. n
acest tip de grafic poate fi reprezentata numai o
singura serie.

Graficul de tip XY (scatter) se utilizeaza atunci cnd se doreste evidentierea relatiilor dintre
valorile numerice din mai multe serii de date.
 Graficul de tip Area este util n reprezentarea dimensiunii schimbarilor survenite de-a
lungul timpului, fiind reliefate si relatiile dintre elementele individuale si ntreg, fiind
reprezentata si suma tuturor valorilor.

Un grafic de tip Doughnut arata raportul

dintre parte si ntreg, dar pot fi reprezentate
simultan mai multe serii de date, fiecare inel din
grafic reprezentnd o serie de date.

n cazul graficului Radar, fiecare

categorie are propria axa a valorilor, ncepnd din
centrul graficului, toate valorile din serie fiind
conectate prin linii.

Graficul de tip Surface este util atunci cnd dorim sa aflam combinatia optim a dintre
doua serii de date. La fel ca ntr-o harta topografica, culorile si modelele de reprezentare
indic a zonele n care se afl a aceleasi domenii de date.
 Graficele de tip Cone, Cylinder si Pyramid sunt de fapt variante ale tipurilor 3D si
Bar.

n afara de cele prezentate mai sus, Excel mai dispune de o mul time de grafice,
fiecare dintre acestea cu mai multe variante.

19.3 Finisarea graficelor

Axa timpului este o ax a speciala pentru valorile care sunt ierarhizate n functie de
data sau orice alta unitate de masur a a timpului. O astfel de axa ntrun grafic afiseaza
datele n ordine cronologica, chiar daca respectivele date nu sunt ordonate n foaia de
calcul. Unitatea de baza pentru aceasta axa este egala cu cea mai mic a diferenta dintre
doua date consecutive. Putem modifica unitatea de baza pentru a putea organiza datele din
grafic la mai multe niveluri. Pentru a schimba unitatea de baza, selectam axa, activ am
comanda Select Axis din meniul Format si apoi selectam optiunile dorite din cadrul
etichetei Scale .
Pentru a modifica un grafic ncapsulat ntr-o foaie grafica procedam astfel:
selectam graficul;
selectam comanda Location din meniul Chart;
pentru a plasa graficul ntr-o noua foaie grafica selectam optiunea As new sheet, apoi
introducem numele foii n caseta As new sheet; pentru a plasa graficul sub forma unui
obiect ncapsulat n foaia de calcul, select am As object in si vom selecta numele foii de
lucru n caseta As object in, dupa care apasam OK.
Putem decide daca afisam sau ascundem titlurile, liniile de ghidare, etichetele,
axele si legendele dintr-un grafic.
Adaugarea etichetelor se face astfel:
1. Pentru a ad auga o eticheta unei serii de date, selectam respectiva serie de date. Pentru
a adauga o eticheta pentru o singura data dintr-o serie, selectam seria respectiva si apoi
simbolul grafic al datei pe care dorim sa o etichetam;
2. Selectam comanda Data Series sau Data Point din meniul Format ;
3. Din cadrul etichetei Data Labels , selectam optiunile dorite.
Pentru a adauga un titlu unui grafic sau unei axe:
1. Selectam graficul;
2. Selectam comanda Chart Options din meniul Chart si apoi apasam pe eticheta Titles;
3. Pentru a adauga un titlu de grafic, tastam titlul dorit n caseta Chart title. Pentru a
adauga una sau mai multe titluri de axe, tastam respectivele titluri n casetele
corespunzatoare.
Pentru a adauga o legend a graficului:
1. Selectam graficul;
2. Selectam comanda Chart Options din meniul Chart si apoi ap asam pe eticheta
Legend;
3. Selectam optiunea Show legend ;
4. Selectam optiunile dorite din sectiunea Placament pentru a stabili locul n care va fi
plasata legenda.
Pentru a sterge etichetele, titlurile sau legendele selectam articolul pe care dorim sa-l
stergem si apoi apasam tasta Delete.
Pentru afi sarea sau ascunderea liniilor de ghidaj dintr-un grafic procedam astfel:
1. Selectam graficul;
2. Selectam comanda Chart Options din meniul Chart si apoi apasam eticheta Gridlines;
3. Daca dorim sa fie afisat un anumit tip de linie de ghidaj selectam optiunea
corespunzatoare. Daca dorim sa o ascundem, deselectam optiunea.
Axele pot fi vizualizate n mod similar:
1. Selectam graficul;
2. Selectam comanda Chart Options din meniul Chart si apoi apasam eticheta Axes;
3. Selectam optiunea corespunzatoare axei pe care dorim sa o afisam. Daca dorim sa
ascundem o anumita axa, deselectam optiunea.
n graficele de tip line, area, column, si bar pot fi afisate si tabelele de date care
stau la baza graficului.
Afisarea sau ascunderea tabelei se face conform urmatorilor pasi:
1. Selectam graficul caruia dorim sa-i atasam o tabela de date;
2. Selectam comanda Chart Options din meniul Chart si apoi apasam pe eticheta Data
Table ;
3. Pentru a afisa tabelul ntr-o grila pozitionata n partea de jos a graficului, selectam
optiunea Show data table .
Observatie: Pentru a ata sa tabelul de date unui grafic tridimensional, selectam
comanda 3-D View din meniul Chart si bifam optiunea Right angle axis .

19.4 Previzualizarea si tiparirea graficelor

nainte de tip arire este recomandabil sa previzualizam graficul si n functie de
rezultatul acestei operatii sa setam si sa dimensionam graficul pentru tip arire.
Pentru a previzualiza un grafic nainte de tiparire:
1. Selectam graficul;
2. Selectam comanda Print Preview.
Daca graficul este ncapsulat n foaia de calcul, putem ajusta pozitia acestuia la
tiparire n cadrul paginii prin dimensionare si mutare cu ajutorul mouse-ului, n modul de
vizualizare page break . Pentru aceasta, executam un clic n foaia de lucru, n afara zonei
si apoi selectam camanda Page Break Preview din meniul View.
n cazul n care lucram cu o foaie grafica atunci putem sa dimensionam graficul,
putem sa specificam pozitia acestuia pe pagina tiparita, iar nainte de tiparirea efectiv a
putem sa previzualiz am totul. Pentru a specifica optiunile de tip arire pentru o foaie grafic a,
executam clic pe eticheta foii grafice si apoi selectam comanda Page Setup din meniul
File , apasam tabulatorul Chart si setam optiunile dorite.
Pentru a putea muta si dimensiona zona graficului dintr-o foaie grafica cu ajutorul
mouse-ului va trebui sa selectam optiunea Custom din cadrul etichetei Chart si apoi sa
apasam OK si sa ne ntoarcem la foaia grafica.