1.

Introducere

ESS ver. 4.02.0

Aplicaia ESS-Serviciul de eviden electronic rezolv necesitile complexe ale tuturor

persoanelor publice i private,care au nevoie de a rezolva evidena tuturor documentelor
electronice i pe hrtie (facturi,scrisori,comenzi,corespondena comercial .a.)cu posibilitatea de
a trimite i a primi documente individuale prin intermediul potei i a potei electronice.

Toate imaginile ferestrelor aplicaiei prezentate n acest manual snt doar informative i nu
neaprat reflect vederea iniial n aplicaie,care este adesea afectat de stabilirea drepturilor de
acces n aplicaie.

Data ultimei actualizri a documentaiei: 20.8.2014.

1
2
2. Descrierea lucrului n aplicaie,cum s o faci

Aceast parte a manualului n msura maximal posibil,meninnd n acelai timp lizibilitatea i

orientarea n text ,caracterizeaz cum se orienteaz i cum se lucreaz efectiv cu acesta.

Cadrane

Aplicaia ESS-Serviciul de eviden electronic conine, la fel ca i celelalte aplicaii din

sistemul G3 versiunea 3, un rnd de cadrane.Aceste cadrane faciliteaz lucrul cu aplicaia i
utilizatorul poate s ndeplineasc singur unele din ele dup necesitate, reeind din activitatea
sa.n aplicaie snt dou tipuri de baz de cadrane:cadranele aplicaiei i cadranele comune.
Cadranele aplicaiei snt doar pentru utilizarea n aplicaia dat iar cadranele comune,dup cum
sugereaz denumirea,snt comune pentru ntregul sistem G3 versiunea 3.Cadranele snt
accesibile n meniul Cadrane.

Unele cadrane ( de ex.Tipurile subiectelor n documente) conin un set de baz de nregistrri

i utilizatorul nu-l poate schimba nici terge,poate doar s adauge alte nregistrri. nregistrrile
adugate astfel deja pot fi schimbate i terse.

Deasemenea n aplicaie snt cadrane ( de ex. Tipuri de dosare), care snt completate cu valori
de baz i utilizatorului nu i se permite de a extinde i a schimba valorile specificate.

A aduga i modifica nregistrrile existente (cele care pot fi schimbate) poate doar persoana
care are permisiunea administratorului sistemului de a edita clasificarea dat.

Intrare nou n cadran.

Intrarea nou n cadran se poate introduce cu ajutorul butonului Nou n detaliul cadranului.

nainte de a introduce o valoare nou n cadran este necesar de a verifica dac cadranul nu
conine deja valoarea dat.

3
 Dup apsarea butonului Nou se va deschide detaliul nregistrrii noi.Dup ndeplinirea acestuia
este necesar de a salva nregistrarea(butonul Salveaz).

Redactarea elementului cadranului

Dac dorii s redactai nregistrarea din cadran,atunci este necesar pentru nceput s deschidei
cadranul i s alegei elementul pe care vrei s-l redactai.Dac este posibil redactarea ( pentru
unele nregistrri este interzis redactarea) atunci este activ butonul Redactare. Prin apsarea
acestui buton se va deschide detaliul elementului cadranului i este posibil redactarea lui i
salvarea ulterioar.

tergerea elementului cadranului

Dac dorii s tergei nregistrarea din cadranul aplicaiei,atunci este necesar pentru nceput de
a deschide cadranul corespunztor i de a selecta elementul pe care dorii s-l tergei. Dac este
posibil tergerea ( la unele nregistrri este interzis ) este activ butonul terge. Prin apsarea
acestuia se va terge elementul din cadran.

Agende de postare

Fiecare document nregistrat trebuie s fie introdus n agenda de postare. Aceast agend de
postare pe lng altele definete forma numrului de referin al documentului dat. Lista
agendelor de postare se va deschide n meniul Cadrane/Cadranele aplicaiei/Agende prin clic
pe elementul Agenda de postare.

Deasemenea se poate deschide lista agendelor de postare mai rapid prin deschiderea meniului
Cadrane i clic pe elementul Imprimarea agendelor de postare.

Procedura deschiderii detaliului agendei noi,redactarea i tergerea agendei deja existente snt
asemntoare cu procedurile descrise n partea anterioar a acestui manual (capitolul Cadrane).
n agenda de postare este necesar de a defini anul i descrierea.Deasemenea putei n agenda de
postare s setai structura numrului de referin. Structura numrului de referin se poate
defini cu ajutorul metacaracterelor,pe care le putei selecta din cadranul deschis prin clic pe
pictogram . Dup deschderea cadranului selectai un metacaracter i apsai butonul OK.
Astfel vei nscrie caracterul corespunztor pe cmp. Aceast procedur poate fi repetat de mai
multe ori i astfel de a construi ntreaga structur a numrului de referin sau a anexei
numrului de referin.Totodat metacaracterele se pot combina cu orice caractere ( de ex. /-_).

4
 Dac folosii regimul simplificat (vezi capitolul Regim simplificat), atunci este necesar ca
structura numrului de referin i a suplimentului n agenda de postare s conin doar elemente
din fiierele, care afieaz regimul simplificat i prin urmare snt posibile de introdus.

Ulterior este posibil de a stabili valoarea cmpului Numr actual. Acest numr va fi folosit
automat pentru nregistrarea ulterioar a documentelor ca numr de ordine pentru depozitarea
numrului de referin i apoi va fi automat mrit cu 1.Dac nu se va stabili numrul actual
pentru agenda nou,atunci dup salvare automat se va stabili valoarea 1.

Editarea manual a cmpului Numr actual n agende o poate face doar poziia funcional cu
simptomul Biroul de nregistrare.

Atenie !!!!!
Dac vei stabili manual Numrul actual deja folosit, se va ajunge la duplicarea numrului de
referin.

La sfrit este necesar de a salva agenda de postare prin apsarea butonului Salveaz sau a
pictogramei din bara de instrumente a ferestrei agendei noi de postare.

nchiderea agendei de postare

nchiderea agendei de postare este posibil din detaliul su, care se va deschide din lista
agendelor de postare.Aceasta se va deschide n modul obinuit, descris n capitolul precedent
Agende de postare. n lista agendelor de postare se va selecta agenda corespunztoate i fie
prin clic dublu pe rndul prezentrii ales sau prin apsarea butonului Redactare se va deschide
detaliul agendei de postare corespunztoare. n acest detaliu apsai butonul nchide. Dup
apsarea acestui buton se va afia ntrebarea de siguran pentru efectuarea nchiderii agendei.

5
Dac apsai butonul Da,atunci se va seta data nchiderii, numele i funcia persoanei care
efectuiaz nchiderea, dar nc nu se va ajunge la nchiderea agendei.Aceasta va urma doar dup
apsarea ulterioar a butonului Salveaz sau a pictogramei din bara de instrumente a
detaliului agendei.

Dup nchiderea agendei nu mai este posibil ntroducerea documentelor noi n aceast agend,
dar este posibil editarea celor nregistrate anterior.

Atenie !!!!! nchiderea agendei de postare este ireversibil.

Dup nchiderea i salvarea agendei de postare din anul precedent aplicaia permite crearea
copiei agendei pentru anul recent.

n cazul setrii nregistrrii automate vei fi ntrebat dac s se nceap nregistrarea automat n
agenda nou format.

n cazul setrii nregistrrii automate pentru serviciile web vei fi ntrebat dac s se nceap
nregistrarea automat n agenda nou format.

6
Permiterea accesului n agenda de postare.

Pentru agende de postare individuale este necesar de a stabili poziiile funcionale care vor avea
acces la agenda dat.Accesul se poate seta doar de poziia funcional cu simptomul biroului de
nregistrare. Accesul se poate seta din lista agendelor de setare dup selectarea agendei
corespunztoare. Ulterior deschidei lista poziiilor funcionale atribuite pentru agenda dat prin
apsarea butonului Poziii funcionale permise.

n lista poziiilor funcionale atribuite putei permite accesul altor poziii funcionale dup
apsarea butonului Nou i selectarea ulterioar a poziiei funcionale. Cu ajutorul tastei Insert (
Ins ) i apsarea butonului OK se pot selecta i atribui mai multe poziii funcionale simultan.

7
Agenda fiierelor

Ficare fiier nregistrat trebuie s fie inclus n agenda fiierelor. Aceast agend a fiierelor printre
altele definete forma numrului fiierului i anexei acestuia din fiierul dat. Lista agendelor
fiierelor se va deschide n meniul Cadrane/Cadranele aplicaiei/Agende prin clic pe
elementul Agenda fiierului.

Procedura deschiderii detaliului agendei noi,redactarea i tergerea agendei deja existente este
asemntoare cu procedura descris n partea anterioar a acestui manual (capitolul Cadrane).
).n agenda fiierului este necesar de a defini anul i descrierea. Ulterior n agenda fiierului
putei seta structura numrului fiierului i anexei acestuia. Structura numrului fiierului i a
anexei sale se poate defini cu ajutorul metacaracterelor,pe care le putei alege din cadranul
deschis prin clic pe pictogram . Dup deschiderea cadranului selectai un metacaracter i
apsai butonul OK.Astfel vei nscrie caracterul corespunztor n cmp. Aceast procedur se
poate repeta de mai multe ori i astfel de a construi ntreaga structur a numrului fiierului sau
a anexei acestuia.Totodat metacaracterele se pot combina cu orice caractere ( de ex. /-_).

Dac folosii regimul simplificat (vezi capitolul Regim simplificat), atunci este necesar ca
structura numrului filierului i a anexei din agenda fiierului s conin doar elemente din fiele
pe care regimul simplificat le afieaz i astfel ele se pot introduce.

Ulterior este posibil de a seta valoarea cmpului Numr actual. Acest numr va fi folosit automat
pentru nregistrarea fiierului ca numr de ordine pentru depozitarea lui i apoi va fi mrit
automat cu 1.Dac nu se va stabili numrul actual al agendei noi,atunci dup salvare se va seta
automat cu valoarea 1.

8
 Redactarea manual a cmpului Numr actual n agende poate fi efectuat doar de poziia
funcional cu simbolul Birou de nregistrare.

Atenie !!!!
Dac vei seta manual Numrul actual deja folosit, se va ajunge la duplicarea numrului de
referin.

La sfrit este necesar de a salva agenda fiierelor prin apsarea butonului Salveaz sau a
pictogramei din bara de instrumente a ferestrei agendei noi.

nchiderea agendei fiierului

nchiderea agendei fiierului se poate efectua din detaliul su, care se va deschide din lista
agendelor fiierelor.Aceasta se va deschide n mod obinuit descris n capitolul precedent
Agendele fiierelor. Din lista agendelor fiierelor alegei agenda corespunztoare i fie prin
clic dublu pe rndul selectatat sau prin apsarea butonului Redactare se deschide detaliul
agendei fiierului solicitat.n acest detaliu apsai butonul nchide. Dup apsarea acestui buton
se va afia ntrebarea de siguran pentru efectuarea nchiderii agendei.

Dac apsai butonul Da,atunci se va seta data nchiderii, numele i funcia persoanei care
efectuiaz nchiderea, dar nc nu se va ajunge la nchiderea agendei.Aceasta va urma doar dup
apsarea ulterioar a butonului Salveaz sau a pictogramei din bara de instrumente a
detaliului agendei.

Dup nchiderea agendei nu mai este posibil ntroducerea fiierelor noi n aceast agend, dar
este posibil editarea celor nregistrate anterior,inclusiv introducerea documentelor noi n aceste
fiiere.

Atenie!!!! nchiderea agendei fiierelor este ireversibil.

Dup nchiderea i salvarea agendei fiierelor din anul precedent aplicaia permite crearea
copiei agendei pentru anul recent.

9
Permiterea accesului n agenda fiierelor

Permiterea accesului n agenda fiierelor se poate seta n mod similar ca i permiterea accesului
n agenda de postare (vezi capitolul Permiterea accesului n agenda de postare). Doar c n
loc de lista agendelor de postare se va deschide lista agendelor fiierelor.

Setarea cadranului organizaiei

Cadranul organizaiei se va deschide n meniul Cadrane/Cadrane comune prin clic pe

elementul Organizaie.

n cadranul organizaiei se va deschide fereastra noii nregistrri a organizaiei prin apsarea

butonului Nou. Fereastra detaliului organizaiei este divizat n trei pri. n prima parte se pot
defini informaiile de baz ale organizaiei.

n aceast parte ca informaie obligatorie este doar Denumire.Celelalte informaii nu snt

obligatorii.Dup completarea tuturor cmpurilor este valabil procedura standart descris n
documentaia de baz a sistemului G3 versiunea 3. Cmpul Denumire poate conine maximal
50 de caractere iar cmpul Numele comercial255.Dac se va copia un ir mai lung, atunci el
va fi tiat automat.Completarea cmpului Denumire este fie automat din numele comercial sau
din nume i prenume (numele comercial este prioritar ), sau se face manual. Dup completarea
manual deja cmpul Nume comercial, Nume i Prenume nu se schimb automat n cmpul
Denumire,dar este posibil cu ajutorul butonului de a reconstrui denumirea din valorile cmpurilor
Nume comercial, Nume i Prenume dup apsarea pictogramei de dup cmpul denumirilor.

10
 Urmtoarea parte a ferestrei detaliului organizaiei este cmpul Adrese. n acest cmp se pot
defini toate adresele cunoscute ale organizaiei (de livrare, adresa instituiei .a. ).

Dac introducei prima adres e deajuns doar s completai informaiile ( inclusiv datele
obligatorii-adresa i numrul casei) i s facei clic pe pictograma n bara de instrumente a
cmpului Adresa. Dac deja pentru organizaie este introdus cel puin o adres, atunci e
posibil introducerea urmtoarei adrese dup apsarea butonului n bara de instrumente a
cmpului Adresa.Dup completarea datelor noua adres se va salva din nou cu ajutorul
pictogramei. .
Partea a treia a detaliului organizaiei e cmpul Legtura bancar, unde este posibil definirea
conturilor organizaiei date.

Pentru introducerea legturii bancare e valabil aceeai procedur ca i pentru adrese.

Dup introducerea informaiilor de baz, adresei i contului bancar este necesar de a salva
nregistrarea prin apsarea butonului Salveaz. Dup salvarea ntregii nregistrri a organizaiei
este posibil cu ajutorul butonului nregistrare nou alegerea organizaiei urmtoare sau se
poate nchide detaliul i nregistrarea nou s se efectuieze prin procedura descris n partea
anterioar a acestui capitol.

Redactarea nregistrrii cadranului organizaiei

Informaiile despre organizaie deasemenea se pot redacta.Pentru nceput este necesar n

cadranul organizaiei de a selecta organizaia corespunztoare i apoi de a apsa butonul
Redacteaz. Ulterior se deschide detaliul organizaiei n modul redactabil n care se pot schimba
informaiile individuale.n modul redactabil se pot aduga adrese noi i conexiuni bancare prin
procedura descris n capitolul Setarea cadranului organizaiei. Sau se pot schimba adresele
i conturile bancare deja nregistrate.

11
 Pentru schimbarea adresei este necesar pentru nceput de a selecta adresa corespunztoare din
bara de instrumente a cmpului Adrese. Dup efectuarea schimbrii, aceasta se va salva prin
apsarea pictogramei .

Pentru schimbarea conexiunii bancare e valabil aceeai procedur ca i pentru adrese,doar cu

diferena c se va deschide cmpul Legtura bancar.

Dup efectuarea schimbrilor nregistrarea este necesar s fie salvat prin apsarea tastei
Salveaz.Dac ai efectuat schimbarea adresei sau a contului bancar i aceste schimbri nu
le-ai salvat cu ajutorul pictogramei n bara de instrumente a cmpului corespunztor, atunci
la apsarea tastei Salveaz aplicaia va cere confirmarea salvrii schimbrilor.

Dup salvarea nregistrrii fereastra detaliului nu se va nchide i e posibil fie s nchidei

fereastra prin apsarea butonului nchide sau prin clic pe pictograma din bara de
instrumente principal a detaliului se poate trece fereastra napoi la modul redactabil i se va
continua n schimbarea nregistrrii.

ntoarcerea schimbrilor n detaliul organizaiei

Dac nu se va ajunge la salvarea nregistrrii cu ajutorul tastei Salveaz sau prin clic pe
pictograma n bara principal de instrumente a ferestrei,atunci e posibil ntoarcerea
schimbrilor fcute napoi.

12
 Atenie!!! Este necesar de a se diferenia pictograma din bara principal de instrumente a
ferestrei (vezi imaginea de mai sus) i pictograma din bara de instrumente a cmpului (vezi
imaginea de mai jos). Aceste pictograme au funcie diferit.

Pentru ntoarcerea schimbrilor servete pictograma . Din nou este necesar de a diferenia
pictograma din bara principal de instrumente i pictograma din bara de instrumente a
cmpului.Pictograma de pe cmp ntoarce napoi schimbrile fcute doar n cmpul dat (adresa sau
legtura bancar) i doar pn la starea ultimei salvri n cmp cu ajutorul pictogramei n bara
de instrumente a cmpului dat. Iar pictograma din bara principal de instrumente a aplicaiei
ntoarce napoi toate schimbrile (informaia de baz,adrese,legtur bancar) din momentul
ultimei salvri cu ajutorul tastei Salveaz sau a picogramei din bara principal de
instrumente.

tergerea adresei i a legturii bancare

Pentru a terge adresa este necesar mai nti de selectat adresa corespunztoare n bara de
instrumente a cmpului Adrese.

tergerea ulterior se va efectua cu ajutorul pictogramei n bara de instrumente a cmpului

Adrese.

Pentru schimbarea legturii bancare servete aceeiai procedur ca i pentru adrese doar cu
diferena c se va deschide cmpul Legtura bancar.

13
Setarea cadranului grupurilor organizaiei

Grupurile organizaiei se pot defini cu ajutorul cadranului grupurilor organizaiei, care se va

deschide prin clic pe poziia Grupurile organizaiei n meniul Cadrane/ Cadrane comune.

n cadranul grupurilor organizaiei vei deschide fereastra grupului nou al organizaiei prin
apsarea butonului Nou. Pe detaliul grupului nou vei introduce doar denumirea grupului i
nregistrarea grupului se va finisa prin apsarea tastei OK.

ntroducerea organizaiei n grup

Introducerea organizaiei n grupuri se poate face sau din cadranul grupurilor organizaiei sau din
cadranul organizaiei. n cadranul grupurilor organizaiei se va aduga n grupul ales organizaia
dup apsarea tastei Adaug i selectarea ulterioar a organizaiei din cadranul organizaiei.

14
 n cadranul organizaiei adugai organizaia selectat n grup prin apsarea tastei La grupare i
selectarea ulterioar a grupului organizaiei corespunztoare.

Fiecare organizaie poate fi introdus n oricare numr de organizaii.

tergerea organizaiei din grupare

tergerea organizaiei din grupare poate fi efectuat doar din cadranul grupurilor organizaiei.n
cadranul grupurilor organizaiei tergei organizaia selectat (n parteade de jos a cadranului
grupurilor) din grupul ales ( n partea de sus a cadranului grupurilor) prin apsarea tastei
terge.

15
 Urmeaz deja doar ntrebarea de siguran i dup acceptarea ei se va efectua tergerea
organizaiei din grup.

tergera organizaiei din grup nu are nici un efect asupra subiectelor nregistrate anterior cu
ajutorul grupului dat ( din subiectul documentului nu se vor terge organizaiile deja nregistrate).

Redactarea grupului organizaiei

Redactarea denumirii grupului se poate face n cadranul grupurilor organizaiei(vezi capitolul

Setarea cadranului grupurilor organizaiei). n cadran selectai grupul necesar i apsai
tasta Redactare. Dup efectuarea schimbrii aceasta trebuie salvat.

16
tergerea grupului organizaiei

tergera grupului din cadranul grupului organizaiei se poate dup selectarea grupului necesar i
apsarea ulterioar a tastei terge. Va urma doar ntrebarea de securitate i dup confirmarea
acesteia se va terge grupul dat din cadran.

tergerea grupului organizaiei nu are efect asupra subiectele nregistrate anterior cu ajutorul
acestui grup ( din subiectul documentului nu se vor terge organizaiile deja nregistrate).

Acceptarea subiectului din cadranul organizaiei

O alt posibilitate de lucru cu cadranul organizaiei este utilizarea panelului pictogramelor pe

detaliul subiectului documentului i a subiectului fiierului.

Prin apsarea acestei pictograme se deschide cadranul organizaiei i este posibil de a

alege persoana care se va completa n cartela subiectului.Dac deja unele cmpuri au fost
completate,atunci toate valorile nregistrate n detaliul subiectului deschis se vor terge
automat i se vor completa valori noi conform organizaiei selectate.
Cu ajutorul acestei pictograme este posibil de a prelua subiectul din datele aplicaiei
WEOB-Evidena populaiei.Pictograma este activ doar atunci cnd funcia nregistrat
are permis aplicaia WEOB-Evidena populaiei n sistemul adminitrativ.
Aceast pictogram este accesibil doar cnd se completeaz valoarea cmpului
Denumire. Ulterior aplicaia de sinestttor verific elementul Denumire i dac
subiectul cu aceeai denumire deja exist n cadranul organizaiei,atunci pictograma nu
se activeaz. n caz contrar pictograma permite adugarea rapid a subiectului specificat
n cadranul organizaiei.
Dac subiectul preluat din cadranul organizaiei nu are adres nregistrat i dup
preluare se completeaz adresa n detaliul subiectului n document (respectiv fiierul
subiectului n cauz), atunci pictograma se activeaz i cu ajutorul ei este posibil de a
completa din nou adresa n cadranul organizaiei.

Cadranul cuvintelor cheie

Cadranul cuvintelor cheie se va deschide n meniul Cadrane/Cadrane comune prin clic pe

elementul Cuvinte cheie.Pentru nregistrarea,redactarea i tergerea cuvintelor cheie este
valabil procedura standart descris n capitolul Cadrane.

17
 Dup tergere cuvntul cheie va fi eliminat din cadran, dar n documentele la care deja a fost
atribuit acest cuvnt va rmne n continuare afiat,ns nu se va putea mai departe atribui acest
cuvnt la alte documente.

n cazul redactrii cuvntului cheie n cadran,atunci aceast schimbare se va afia i n

documentele i fiierele crora li s-a atribuit acest cuvnt anterior.

Cadranul tipului documentului

Cadranul tipului documentului se va deschide n meniul Cadrane/Cadranele aplicaiei prin clic

pe elementul Tipurile documentelor. Pentru nregistrarea, redactarea i tergerea tipului
documentului se folosete procedura standart descris n capitolul Cadrane.

Pentru documentele individuale se poate defini numrul de zile pentru procesare de la

nregistrarea documentului. n cazul nendeplinirii termenul procesrii nu se seteaz automat.
Ulterior se poate defini metoda de nregistrare a documentelor de tipul dat i codul de clasificare
corespunztor.

Pentru tipurile de documente individuale deasemenea este posibil setarea autocompletrii

termenului final pentru documente n funcie de tipul acestora. Completarea automat se poate
seta n detaliul tipului documentului prin bifarea flagului nregistrarea automat a terminului
final dup primirea ultimului lot i setarea ulterioar n cmpul Numrul zileler pentru
termenul final numrul de zile pentru calcularea acestuia.

18
Cadranele caracterelor de clasificare i subcaracterelor

n aplicaia ESS-Serviciul de eviden electronic snt utilizate n listele caracterelor de

clasificare i subcaracterelor n cadrul sistemului G3 versiunea 3 noiunile de baz Caracter de
clasificare i Subcaracter de clasificare

Caracterul de clasificare

Prin noiunea Caracter de clasificare n aplicaia ESS-Serviciul de eviden electronic snt

marcate toate caracterele de clasificare care n planul de nregistrare i retenie nu au definite
caracterul de retenie i termenul.

Subcaracterul de clasificare

Prin noiunea Subcaracter de clasificare n aplicaia ESS-Serviciul de eviden electronic

snt marcate toate caracterele de clasificare care n planul de nregistrare i retenie au definite
Caracterul de retenie i termenul. i totodat snt subordonate altui Caracter de
clasificare.

Subcaracterele de clasificare dup nregistrarea n cadran se pot atribui documentelor

individuale i loturilor. i astfel de setat pentru ele caracterul de retenie i termenul
corespunztor.

Exemplu

12 Preocuparea fa de lucrtori
2
122.1 Securitatea i protecia sntii n timpul muncii,accidentele de
munc,compensarea pentru accidentele de munc.
122.1.1 Letale i grave A/10
122.1.2 Restul S/5
122.2 Condiiile de munc pentru femei S/5
122.3 Condiiile de munc pentru tineri S/5
122.4 Persoane cu capacitate redus de munc S/5
122.5 Cantina de serviciu S/5
122.6 mbrcminte de protecie i alte componente, S/5

19
 mbrcminte de serviciu

Exemplul din partea planului de clasificare i de retenie de mai sus, prin urmare se poate diviza
n aplicaia ESS-Serviciul de eviden electronic n urmtoarele caractere i subcarectere de
clasificare.

Caractere de clasificare:
122 - Preocuparea fa de lucrtori;
122.1 - Securitatea i protecia sntii n timpul muncii,accidentele de
munc,compensarea pentru accidentele de munc.

Subcaracterele de clasificare:
122.1.1 - Letale i grave;
122.1.2 - Restul;
122.2 - Condiiile de munc pentru femei;
122.3 - Condiiile de munc pentru tineri;
122.4 - Persoane cu capacitate redus de munc;
122.5 - Cantina de serviciu;
122.6 - mbrcminte de protecie i alte componente, mbrcminte de serviciu.

Exemple de intrare a caracterelor i subcaracterelor de clasificare se pot gsi n compartimentul

Proceduri,instruciuni, sfaturi metodice n capitolul Exemplu de nregistrare a
caracterelor i subcaracterelor de clasificare.

Deschiderea cadranului caracterelor de clasificare

Cadranul caracterelor de clasificare se va deschide n meniul Cadrane/Cadranele

aplicaiei/Caractere de clasificare prin clic pe elementul Caractere de clasificare.

20
Introducerea caracterului nou de clasificare

Caracterul de clasificare nou se va introduce dup deschiderea cadranului caracterelor de

clasificare ( vezi capitolul Deschiderea cadranului caracterelor de clasificare) i apsarea
ulterioar a butonului Nou.

n detaliul caracterului nou de clasificare obligatoriu se va introduce Determinarea i

Descrierea caracterului dat. Ulterior este posibil de a selecta din cadran caracterul principal de
clasificare. Cu ajutorul caracterului principal de clasificare se poate defini ierarhia caracterelor de
clasificare individuale. Ierarhia caracterelor de clasificare se poate afia ulterior n lista
caracterelor de clasificare i a subcaracterelor ( vezi capitolul Deschiderea listei caracterelor
de clasificare i subcaracterelor). . Ierarhia caracterelor de clasificare setat corect este
important de exemplu atunci cnd transferai determinarea subcaracterului n regimul
administrativ al aplicaiei ( vezi capitolul Setarea determinrii complete a subcaracterului).
Dup nrtegistrarea informaiei caracterului nou de clasificare este necesar de a salva caracterul
de clasificare ( butonul Salveaz).

Redactarea i tergerea caracterului de clasificare este posibil prin procedura standart descris
n capitolele Redactarea elementului cadranului i Stergerea elelmentului cadranului.

Caracterul de clasificare se poate introduce i direct n cadranul caracterelor i subcaracterelor (

vezi capitolul Introducerea Caracterului i subcaracterului de clasificare nou).

Deschiderea cadranului subcaracterelor de clasificare

Cadranul subcaracterelor de clasificare se va deschide n meniul Cadrane/Cadranele

aplicaiei/Caractere de clasificare prin clic pe elementul Subcaractere de clasificare.

Introducerea subcaracterului nou

Subcaracterul de clasificare nou se va introduce dup deschiderea cadranului subcaracterelor de

clasificare ( vezi capitolul Deschiderea cadranului subcaracterelor de clasificare) i
apsarea ulterioar a butonului Nou.

21
 n detaliul subcaracterului nou introducei determinarea corespunztoare (ntreag inclusiv
punctele- de ex. 121.1.2),caracterul de clasificare (se poate de ales din cadran), caracterul de
retenie (A, V sau S se poate de ales din cadran), termenul (de ex. 10- adic 10 ani) i
descrierea subcaracterului de clasificare dat. Dup introducerea informaiei despre subcaracterul
de clasificare nou este necesar de a salva subcaracterul de clasificare (butonul Salveaz)

Subcaracterul de clasificare se poate de introdus i direct n cadranul caracterelor i

subcaracterelor ( vezi capitolul Introducerea caracterului i subcaracterului nou de
clasificare).

Deschiderea listei caracterelor i subcaracterelor de clasificare

Lista caracterelor i a subcaracterelor de clasificare se va deschide n meniul

Cadrane/Cadranele aplicaiei/ Caractere de clasificare prin clic pe elementul
Subcaractere de clasificare.

Ulterior se va deschide lista necesar inclusiv afiarea ierarhiei caracterelor de clasificare

individuale i a subcaracterelor lor respective. n imaginea urmtoare este artat exemplul
caracterului de clasificare (122), care are subordonat caracterul de clasificare (122.1) iar acesta
are stabilite dou subcaractere de clasificare.

22
 La nchiderea cadranului caracterelor i subcaracterelor aplicaia va memoriza clasificarea i
setarea coloanei din listea de sus.

Introducerea caracterului de clasificare i a subcaracterului

Caracterul de clasificare nou se va introduce dup deschiderea cadranului caracterelor de

clasificare ( vezi capitolul Deschiderea listei caracterelor de clasificare i a
subcaracterelor) i apsarea ulterioar a butonului Nou.

n detaliul caracterului de clasificare nou obligatoriu se va introduce Determinarea i

Descrierea acestui caracter. Ulterior din cadran se poate selecta caracterul superior de
clasificare.Cu ajutorul lui se poate defini ierarhia caracterelor de clasificare individuale.Ierarhia
caracterelor de clasificare se poate apoi afia n lista caracterelor i subcaracterelor de clasificare
( vezi capitolul Deschiderea listei caracterelor i subcaracterelor de clasificare). Ierarhia
caracterelor de clasificare setat corect este important de exemplu atunci cnd transferai
determinarea subcaracterului n regimul administrativ al aplicaiei ( vezi capitolul Setarea
determinrii complete a subcaracterului). Dup nrtegistrarea informaiei caracterului nou
de clasificare este necesar de a salva caracterul de clasificare ( butonul Salveaz).

Redactarea i tergerea caracterului de clasificare este posibil prin procedura standart descris
n capitolele Redactarea elementului cadranului i Stergerea elelmentului cadranului.

23
 Mai departe se poate direct n acest cadran de a introduce i subcaracterul corespunztor.Estre
suficient doar n lista de sus de selectat caracterul corespunztor i ulterior de clicat pe
pictogram din bara de instrumente a listei de jos. Astfel se va deschide detaliul
subcaracterului nou. Procedura de completare a cmpurilor este asemntoare cu procedura
descris n capitolul Introducerea subcaracterului nou. Dac vei schimba cmpul Caracterul
de clasificare, atunci subcaracterul se va atribui altui caracter dect cel ales iniial.Dup intrarea
informaiilor subcaracterului de clasificare nou este necesar de a salva subcaracterul ( butonul
Salveaz).

Dup selectarea subcaracterului salvat detaliul su se poate deschide prin clic pe pictograma .
Mai departe de asemenea este posibil tergerea acestui subcaracter prin clic pe pictogram .

Exportul i importul cadranului caracterelor i subcaracterelor de clasificare

Doar utilizatorul cu simbolul stabilit de conducere ( n administraia sistemului) poate efectua

exportul i importul cadranului caracterelor i subcaracterelor de clasificare.

Imprimarea listei caracterelor i subcaracterelor de clasificare.

Imprimarea listei caracterelor de clasificare i a subcaracterelor este accesibil n cadranul

caracterelor de clasificare i a subcaracterelor ( vezi capitolul Deschiderea listei caracterelor
de clasificare i a subcaracterelor). Raportul de imprimare a listei caracterelor de clasificare i
a subcaracterelor se va deschide din cadran prin apsarea butonului Imprim.

24
Registrul

Pentru lucrul cu registrul trbuie de setat cteva cadrane.Este necesar de a defini cadranul
registrelor (Registre) i localizarea individual n registru (Cldire, Camere i Poziie).

Procedura crerii listei noi n cadran, redactarea i tergerea nregistrrii deja existente este
descris n compartimentul anterior al acestui manual ( capitolul Cadrane).

Liste

Listele documentelor

n aplicaia ESS-Serviciul de eviden electronic utilizatorului i snt accesibile diferite

prezentri ale listelor documentelor. Aceste liste se pot deschide prin clic pe elementul listei
dorite fie n meniul Documente sau n bara lateral a aplicaiei n aceeai seciune.

25
n bara lateral snt fie direct la dispoziie listele Spre preluare i Pe mas. Restul listelor snt
posibile de deschis doar dup clic pe elementul Urmtor n compartimentul Documente.

Spre preluare
Aceast list afieaz toate documentele pe care o alt persoan le-a transmis funciei
conectate momentan i nc nu le-a preluat.

Pe mas

Aceast list afieaz toate documentele active n proprietatea funciei conectate recent.

Soluionate

Aceast list afieaz toate documentele soluionate n proprietatea funciei conectate recent.

Pierdute

Lista afieaz toate documentele pierdute ale funciei recent conectate.

Anulate

Lista afieaz toate documentele anulate ale funciei recent conectate.

n registru

26
 Lista afieaz toate documentele funciei recent conectate, care snt transmise n registru i
nc nu snt eliminate.

Eliminate

Lista afieaz toate documentele eliminate ale funciei conectate recent.

Lista fiierelor

n aplicaia ESS-Serviciul de eviden electronic utilizatorului i snt accesibile diferite

prezentri ale listelor fiierelor. Aceste liste se pot deschide prin clic pe elementul selectat al listei
fie n meniul Fiiere sau n bara lateral a aplicaiei n aceeai seciune.

n bara lateral snt fie direct la dispoziie listele Spre preluare i Pe mas. Restul listelor snt
posibile de deschis doar dup clic pe elementul Urmtor n compartimentul Fiiere.

Spre preluare

Aceast list afieaz toate fiierele pe care o alt persoan le-a transmis funciei conectate
momentan i nc nu le-a preluat.

27
 Pe mas

Aceast list afieaz toate fiierele active n proprietatea funciei conectate recent.n lista
fiierelor Pe mas nu snt afiate fiierele din registru dar fiierele soluionate.

Soluionate

Aceast list afieaz toate fiierele soluionate n proprietatea funciei conectate recent.

nchise

Aceast list afieaz toate fiierele nchise n proprietatea funciei conectate recent.

Pierdute

Lista afieaz toate fiierele pierdute ale funciei recent conectate.

Anulate

Lista afieaz toate fiierele anulate ale funciei recent conectate.

n registru

Lista afieaz toate fiierele funciei recent conectate, care snt transmise n registru i nc nu
snt eliminate.

Eliminate

Lista afieaz toate fiierele eliminate ale funciei conectate recent.

Filtrarea listei

n partea de sus a ferestrei listei documentelor i a fiierelor este un filtru, cu ajutorul cruia este
posibil de a limita lista documentelor dup criteriile specificate. Criteriile filtrului se pot combina
n mod arbitrar.Pentru setarea filtrului servesc regulile generale descrise n documentaia de baz
a sistemului G3 versiunea 3 n capitolul Filtrarea listelor liniare.

Filtrul listei documentelor

De exemplu n filtrul listei documentelor este posibil de a bifa Preluate fiz. i Inclusiv doc. din
fiier, apoi de ales tipul documentului Primite i totodat de introdus data depunerii ntre
limitele de la 8.11.2009 pn la 8.12.2009 ( vezi imaginea urmtoare).

Filtrul listei fiierelor

Sau este posibil de exemplu n filtrul listei fiierelor de a bifa Preluate fiz. i de a selecta
proprietarul fiierului Documentalistul-Mihai ul i totodat a introduce data crerii fiierului
n limita 1.10.2009 pn la 31.10.2009 (vezi imaginea urmtoare).

28
 Dup introducerea valorilor se va efectua restricia listei corespunztoare n conformitate cu
filtrul setat prin apsarea pictogramei din bara de instrumente a ferestrei sau apsai tasta
funcional F5. Dac vrei s anulai setrile filtrului atunci e de ajuns doar s facei clic pe
pictogram .

Filtrare dup proprietar

n lista documentelor i lista fiierelor se pot filtra nregistrrile dup proprietar ( cmpul
Proprietar). Fiecare utilizator poate vedea documentele ( fiierele ) tuturor funciilor aceluia
nod de clasificare. i aceasta fie individual sau a tuturor mpreun ( Toi n nodul de clasificare ).
Ulterior toate documentele strine snt afiate n list cu culoare gri.

Excepie snt poziiile funcionale care au stabilite simbolul de conducere sau nregistrare. Aceste
funcii n aplicaie au accesibil o alt valoare a cmpului Proprietar i anume Toi n nodurile
subordonate de clasif. , care permite afiarea tuturor documentelor ( fiierelor ) nodurilor
subordonate de clasificare. Acest simbol poate fi setat doar de administratorul sistemului prin
intermediul modulului ADM- Administraia sistemului.

Afiarea pictogramelor n liste

n listele documentelor pentru orientare mai uoar snt afiate pictograme, care descriu
pertinent conexiunea anexelor i imaginilor documentului.

Aceast pictogram indic documentul, care are nregistrat anexe ( fr a lua n

29
 consideraie imaginea electronic a anexei).
Aceast pictogram se refer la documentul care are conectat imaginea electronic
proprie.
Documentul marcat cu aceast pictogram este inclus n fiier.
Cu aceast pictogram este marcat documentul livrat.
Cu acest pictogram este marcat documentul care este depus din email.
Cu aceast pictogram este marcat documentul care este depus din raportul de date.
Apoi este posibil n lista documentelor de afiat coloana personalizat Starea CS (Starea crii de
semnturi).Aceast coloan afieaz ( cu ajutorul pictogramelor) dac a fost cerut semntura
pentru unele anexe electronuce sau dac a fost rezolvat totul.

Aceast pictogram simbolizeaz dac a fost cerut semntura pentru unele anexe
electronice.
Aceast pictogram simbolizeaz dac au fost rezolvate toate cererile pentru semntura
exelor electronice a documentului dat.

Document

Crearea documentului

Crearea documentului este posibil din orice prezentare a listei.Dup deschiderea listei este
necesar pentru nceput de a apsa butonul Nou i astfel se deschide meniul cu selectarea tipului
documentului (propriu sau primit).

Urmtoarea procedur variaz n funcie de tipurile de documente selectate i snt descrise n

urmtoarele capitole.

Documentul nou se poate deasemenea crea direct din detaliul altui document,care este deja
stocat, fie prin apsarea butonului nregistrare nou sau a pictogramei din bara de
instrumente a ferestrei sau deasemenea prin apsarea tastei F2.Descrierea deschiderii detaliului
documentului este descris n capitolul Deschiderea detaliului documentului deja stocat. n
cazul acestei proceduri decade alegerea tipului ( propriu sau primit ) documentului, acesta va fi
setat dup document, n detaliul propriu dac ai apsat butonul nregistrare nou.
Un alt mod posibil de a crea un document nou este Drag & Drop. Este suficient doar de a trage
documentul din fiierul-principal pe bara lateral n compartimentul Depunere i anume pe tipul
30
 corespunztor de depunere.Dac vei trage documentul pe elementul Document propriu, atunci
vei ncrca din acest fiier un documnet propriu nou. Iar dac vei trage documentul pe
elementul Document livrat, atunci vei ncrca din fiierul dat un document nou livrat. Pentru
documentul ncrcat n acest mod se va insera automat fiierul dat ca imagine electronic.

Crearea documentului propriu

Dup apsarea elementului Propriu (vezi capitolul precedent) se va deschide detaliul

documentului propriu nou.

O opiune mai rapid pentru a crea documentul propriu este utilizarea barei laterale. n aceast
bar este compartimentul Depunere, n care facei clic pe elementul Document propriu.
Ulterior se va deschide detaliul documentului propriu nou.

Dup deschiderea detaliului noului document pentru nceput se atribuie documentului PID
(Identificatorul Primar al Documentului) fie automat sau manual.Atribuirea PID documentului
este descris n capitolul Atribuirea PID.

31
 Apoi introducei informaiile de identificare de baz a documentului n fila Profil. Unele cmpuri
snt obligatorii, denumirea unui astfel de cmp este marcat cu culoarea violet i stelu,iar fr
completarea acestora nu este posibil salvarea documentului.

Cmpul Depus este posibil de completat sau se va completa automat cu data actual dup
salvarea documentului nou,eventual este posibil de a schimba data dup salvare n mod arbitrar.

Cmpul Tipul ,Foilor,Tipul originalului i Semntura electr. se va precompleta automat, ns

utilizatorul poate alege manual o alt valoare.Dac pentru tipul dat de documente este setat
numrul de zile pentru prelucrare,atunci se va seta automat termenul de prelucrare ( vezi
capitolul Cadranul tipului documentului). n funcie de setarea de administria a sistemului
poate fi strict necesar i introducerea caracterului de clasificare (vezi capitolul Caracterul de
clasificare i subcaracterul).

Celelalte cmpuri ale filei Profil nu snt obligatorii i depinde de utilizator care informaie a
documentului dorete s o nregistreze.Pentru completarea cmpurilor individuale snt valabile
regulile generale descrise n documentaia de baz a sistemului G3 versiune 3 n capitolul
Cmpul de editare. Ulterior documentul se poate salva prin apsarea butonului Salveaz sau a
pictogramei din bara de instrumente a ferestrei nregistrrii noi.

Proprietarul documentului nou creat va fi automat persoana conectat recent.

Crearea documentului propriu cu ajutorul ghidului

Ghidul crerii documentului nou este alternativ procedurii, care este descris n capitolele
Crearea documentului propriu i Crearea documentului primit. Ghidul se va deschide prin
clic pe elementul Ghid de administrare n bara lateral a aplicaiei n compartimentul
Depunere.

32
n prima pagin a ghiduklui este posibil de a selecta tipul documentului, modul de obinere a
documentului i modul de semnare a lui. Apoi se va trece la urmtorii pai prin apsareas
butonului Urmtor. Procedura ulterioar difer n funcie de modul de obinere a originalului ales
(skanner sau imagini).

Preluare din scanner

Dac ai ales modul Crearea documentului prin scanarea originalului, atunci dup apsarea
butonului Nou, n cazul primei lansri, ghidul va deschide opiunea alegerii scannerului (dac
avei la alegere mai multe interfee este necesar de a ncerca cu care aplicaia va funciona
corect).
Dup prima selectare aplicaia va memoriza scannerul i la apsarea ulterioar a butonului Nou,
deja va funciona automat cu acest scanner ales anterior. Dac ns dorii s schimbai
dispozitivul de scanare, atunci este suficient de apsat butonul Scanner, ulterior aplicaia va
memoriza din nou opiunea aleas i deja va funciona automat cu acest scanner nou ales. Dup
alegerea scannerului se va afia fereastra interfeei scannerului, unde este posibil setarea
parametrilor scanrii i lansarea scanrii propriu-zise.
Dup scanare se va afia solicitarea de a aduga pagina urmtoare. Dup introducerea paginii noi
n scanner i apsarea butonului Da se va aduga o alt pagin.Dup scanarea paginii urmtoare
din nou se va afia solicitarea de a scana pagina urmtoare.n acest mod este posibil de a
aduga oricare numr de pagini.

Paginile urmtoare se pot deasemenea scana suplimentar prin apsarea butonului Nou. Dup
scanare se pot controla scanrile individuale prin alegerea rndului corespunztor al scanrii prin
apsarea butonului Deschide. Apoi se poate schimba numerotarea imaginilor individuale. E
suficient de a selecta imaginea pe care vrei s o mutai n ordine, iar cu ajutorul butoanelor Sus
i Jos s mutai imaginea aleas n ordinea de rnd.

Ordinea de rnd a scanrilor este important pentru ansamblul final al PDF imaginilor
documentului.

33
Preluare din fiier

Dac vei selecta modul Crearea conversiei din imaginile scanate, atunci dup apsarea
butonului Nou se va deschidea fereastra de dialog, cu ajutorul creia vei alege imaginea
corespunztoare pe care vrei s-o ncorporai in imaginea PDF a documentului dat.La fel ca i n
cazul scanrii se poate de repetat acest pas de mai multe ori i de a uni astfel mai multe imagini
dup apsarea repetat a butonului Nou.Dup unire se pot controla imaginile individuale prin
selectarea rndului corespunztor i apsarea butonului Deschide. Apoi se poate deasemenea
schimba ordinea de rnd ( similar cu scanarea) a imaginilor individuale.E suficient de ales
imaginea pe care vrei s-o mutai i cu ajutorul butoanelor Sus i Jos se va schimba ordinea de
rnd a imaginii selectate.

Ordinea de rnd a scanrilor este important pentru ansamblul final al imaginilor PDF al
documentului.

Dup scanarea sau unirea tuturor componentelor (imaginilor) documentului i verificarea ordinii
de rnd corecte se poate trece la pasul urmtor pentru crearea documentului propriu.Pasul
urmtor depinde de modul ales al semnrii documentului dat n pagina introductiv a ghidului.

Nessemnat

n cazul alegerii simptomului Nu semnai ghidul nu conine nici-o pagin urmtoare i se

poate termina crearea documentului prin apsarea butonului Finiseaz.Apoi se va crea
documentul n serviciul de fiiere,dup care se va crea un dosar PDF din imaginile scanate sau
ncorporate i acesta se va introduce automat ca imagine electronic a documentului nou
creat.Ulterior este necesar de a introduce datele generale despre document ( Obiect, Obiect
detaliat, caracterul fiierului .a.) similar ca n cazul crerii documentului propriu nou ( vezi
capitolul Crearea documentului propriu nou).

Prevzut cu semntur electronic

n cazul alegerii precedente a simbolului Prevzut cu semntura electronic trecei la pagina

semnturii electronice apsnd butonul Urmtor.

n pagina semnrii documentului PDF selectai pentru nceput certificatul de semnare

corespunztor.

34
Aplicaia propune doar certificate de semnare cu cod-cheie privat.

Aplicaia deasemenea va verifica valabilitatea certificatului i n cazul c semntura a expirat,

aplicaia va cere confirmare de la personal, iar n cazul cnd semntura expir n termenul de pn
la 14 zile, se va afia doar atenionare.

Ulterior nc putei selecta posibilitatea de conectare a tampilei temporare.Dup bifarea acestei

posibiliti este necesar de a introduce serverul temporar corespunztor, numele utilizatorului i
parola pentru accesul la tampila temporar.

Dup setarea semnturii electronice se va efectua crearea documentului apsnd butonul

Finiseaz. Apoi se va crea documentul n serviciul de fiiere, se va crea un dosar PDF din
imaginile scanate sau ncorporate, care se vor semna automat conform setrii i se va introduce
ca imagine electronic la documentul nou format. Apoi este necesar de a introduce informaia de
baz despre document (Obiect, Obiect detaliat, caracterul fiierului .a.) similar ca n cazul
crerii documentului propriu nou ( vezi capitolul Crearea documentului propriu nou).

A cere s emnarea

n cazul opiunii anterioare simbolul A cere semnarea trecei la pagina selectrii

conductorului pentru cererea de semnare apsnd butonul Urmtor.

n aceast pagin selectai poziia funcional cu simptomul conductorului, care va semna

electronic documentul dat.Dup setarea conductorului se va crea documentul apsnd butonul
Finisreaz.Apoi se va forma documentul n serviciul de fiiere,se va crea un dosar PDF din
35
 imaginile scanate sau ncorporate, care se vor introduce ca imagine electronic la documentul
nou format. Totodat se va crea automat cererea de semnare a documentului dat pentru
conductorul specificat.Apoi este necesar n detaliul documentului de a introduce informaia de
baz despre document (Obiect, Obiect detaliat, caracterul fiierului .a.) similar ca n cazul
crerii documentului nou (vezi capitolul Crearea documentului propriu sau Crearea
documentului primit).

n decursul crerii documentului nou cu ajutorul ghidului se poate ntrerupe oricnd crearea
apsnd butonul Sfrit.

Crearea documentului livrat

Dup apsarea elementului Document livrat (vezi capitolul precedent) se va deschide detaliul
documentului nou livrat.

Opiune mai rapid de a crea documentul livrat este folosirea barei laterale. n aceast bar este
compartimentul Depunere, aici facei clic pe elementul Document livrat. Ulterior se va
deschide detaliul documentului livrat nou.

Dup deschiderea detaliului documentului nou pentru nceput documentului i se va atribui PID (
Identificatorul Primar al Documentului) fie automat sau manual. Atribuirea PID documentului este
descris n capitolul Atribuirea PID.

Procedura ulterioar a crerii documentului livrat este similar cu procedura crerii documentului
propriu. Deaceea n compartimentul urmtor vor fi descrise doar deosebirile.

n fila Profil avansat (vezi capitolul Profil avansat) este prezent spre deosebire de documentul
propriu, cmpul Tipul lotului. Acest cmp nu este obligatoriu i se poate completa din cadrane,
care se vor deschide prin apsarea butonului cu sgeat n partea dreapt a cmpului.

36
 Urmtoarea deosebire fa de documentul propriu este obligaiunea de a completa expeditorul
(vezi capitolul Destinatar i expeditor).

Alocarea PID

Alocarea PID este controlat de setarea n sistemul administrativ ADM. Variante de alocare a
PIDlui (Primar Identificatorul al Documentului) snt cteva. n primul rnd se poate genera
documentul i aloca PID automat dup licen la crearea documentului,fr posibilitatea
interveniei manuale a utilizatorului.

Sau se poate aloca PID la document manual. n acest caz cmpul PID nu va fi precompletat i
utilizatorul fie va nscrie PID cu ajutorul tastaturii sau prin clic pe cmpul PID va citi valoarea sa
cu ajutorul cititorului codului de bare de pe documentul fizic.

Pentru intrarea manual este controlat automat dublarea PIDlui i documentul cu PIDul duplicit
nu va fi posibil de salvat.

Starea

n detaliul documentului n fila Profil este compartimentul Stare. n acest compartiment al filei
se poate nregistra informaia despre starea documentului.

nregistrat

n acest cmp se salveaz automat datele documentelor nregistrate.

Perioadaa de execuie

Perioada de execuie este descris detaliat n capitolul aparte Perioada de execuie.

Putere legal

n acest cmp putei defini data intrrii n vigoare a documentului dat. Data se poate introduce cu
ajutorul calendarului ( vezi documentaia general a sistemului G3 versiunea 3 capitolul Cmpul
de editare).

Perioada de execuie

n document utilizatorul are posibilitatea de a seta termenul de execuie a documentului n fila

Profil.Pentru a facilita verificarea respectrii termenului de execuie aplicaia ESS- Serviciul de
37
 eviden electronic permite introducerea perioadei de execuie n calendarul de planificare,
inclusiv setarea reamintirilor.

Dup setarea perioadei de execuie n fila Profil se va activa pictograma n dreapta acestui
cmp. Apsnd aceast pictogram direct se va crea i va nscrie evenimentul n calendarul de
planificare i abea apoi se va deschide detaliul evenimentului deja creat. Descrierea setrii
evenimentului i a reamintirilor se va gsi n documentaia general a sistemului G3 versiunea 3
n capitolul Calendarul de planificare. Evenimentul astfel creat este deja nscris n calendar i
nu este necesar de salvat, dar ntotdeauna trebuie de salvat toate schimbrile efectuate apsnd
butonul OK pe detaliul evenimentului.

Dac prin acest mod ai creat un eveniment din greeal i vrei sa-l tergei,atunci nu este
posibil de a efectua tergerea doar prin nchiderea ferestrei evenimentului,dar trebuie de apsat
butonul terge,astfel se va anula evenimentul din calendar.

Dup nchiderea ferestrei evenimentului n fila Profil se va schimba automat pictograma dup
cmpul Perioada de execuie n . Cu aceast pictogram se poate oricnd deschide detaliul
evenimentului respectiv.Evenimentul deasemenea se poate deschide din calendarul de planificare
(vezi documentaia general a sistemului G3 versiunea 3 capitolul Calendarul de
planificare).Dup introducerea termenului de execuie n lista documentului (vezi capitolul Lista
documentelor ) e controlat expirarea perioadei de executare i dup expirarea timpului pentru
executare (inclusiv ziua termenului de executare)fontul rndului dat din lista documentului se va
colora n rou ( documentele strine n rou-deschis).

Caracterul de clasificare i subcaracterul

n detaliul documentului n fila Profil este posibil ( n cazul setrii n sistemul administrativ i
obligatorie) introducerea caracterului de clasificare a documentului. Caracterele de clasificare i
subcaracterele snt definite cu ajutorul cadranului ( vezi capitolul Cadranul caracterelor de
clasificare). ). Aceasta se poate efectua n detaliul documentului nou sau n modul de editare al
38
 detaliului documentului deja salvat ( vezi capitolul Editarea documentului) n cmpul Caract.
de clasificare.Caractere de clasificare pot fi introduse prin tastarea desemnrii subcaracterului
n cmpul Caract. de clasificare sau prin selectarea din cadran, care se va deschide apsnd
butonul . Dac introducei desemnarea caracterului cu ajutorul tastaturii, atunci n cazul
unicitii acestei desemnri dup apsarea butonului ENTER se va selecta automat caracterul
de clasificare i subcaracterul. n caz contrar (aceeai desemnare are mai multe caractere) se va
deschide fereastra cu selectarea din toate caracterele de clasificare cu desemnarea dat. Dac
ns folosii introducerea cu ajutorul cadranului, atunci dup deschiderea cadranului alegei din
partea de sus caracterul de clasificare i apoi n partea de jos a ferestrei subcaracterul de
clasificare corespunztor lui i finisai selectarea caracterului de clasificare prin apsarea
butonului OK.

n detaliul documentului dup selectarea caracterului snt lng fila caracterului de restrngere si
de clasificare sugestii cu descrierea caracterului de clasificare i restrngere.

Dup selectarea caracterului de clasificare i subcaracterului aplicaia permite de a deschide

grupul caracterelor prin clic dublu i deasemenea permite prin clic dublu pe subcaracter de a
prelua informaii (n cazul c e activ butonul OK).

Documentul

n detaliul documentului n fila Profil vei gsi elemente cu ajutorul crora se pot nregistra
informaii suplimentare despre documentul dat.

Tipul

n acest cmp este necesar de a seta tipul corespunztor al documentului. Tipul documentului se
va selecta din cadranul tipului documentului, care se va deschide apsnd butonul lng cmpul
Tip. Descrierea introducerii valorilor n cadran se va gsi n capitolul Cadranul tipului
documentului.

Caracterul de clasificare

39
n acest cmp se poate introduce caracterul de clasificare (vezi capitolul Caracterul de
clasificare i subcaracterul)

Pagini

n acest cmp se poate introduce numrul de pagini al documentului dat.

Anexe

n acest cmp se poate introduce numrul de anexe al documentului dat.

Tipul originalului

Urmtoarea valoare care poate fi nregistrat n document, este Tipul originalului. Aceast
valoare definete n ce form este originalul documentului dat. La alegere snt dou valori (scrise
i electronice). Tipul originalului este ntotdeauna setat automat la crearea unui document nou cu
valoarea Scris, dar utilizatorul poate schimba valoarea n Electronic. Tipul originalului este
prezentat i grafic direct pe detaliul documentului (vezi imaginea urmtoare).

Pictogramele tipului

Aceast pictogram nseamn tipul originalului Scris.

Aceast pictogram nseamn tipul originalului Electronic.

Semntur aa electronic

n fila Profil extins este deasemenea posibil de a nregistra modul semnturii electronice a
documentului.Semntura electronic este ntotdeauna la crearea documentului nou setat
automat cu valoarea Nesemat, dar utilizatorul poate alege din cadran o alt valoare (Semnat
electronic sau Semnat electronic cu tampil temporar). Semntura electronic este prezentat
i grafic direct pe detaliul documentului (vezi imaginea urmtoare)

Ikony typ

40
 Dac nu este afiat pictograma documentul nu este semnat.
Aceast pictogram desemneaz documentul semnat electronic.

Aceast pictogram desemneaz documentul semnat electronic cu tampil

temporar.

Soluionare

n detaliul documentului n fila Profil vei gsi compartimentul Soluionare.Soluionarea

documentului este descris detaliat n capitolul Soluionarea documentului.

Livrare

n detaliul documentului n fila Profil vei gsi compartimentul Livrare.n acest compartiment
se pot nregistra informaiile suplimentare despre livrarea acestui document.

Numrul de referin/Marca

n acest cmp se poate nregistra numrul de referin alocat de expeditor documentului dat..

Profilul extins

Fiecare document conine deasemenea fila Profilul extins , n aceast fil snt infrmaii
suplimentare care pot fi nregistrate n document. Pentru schimbarea valorilor n aceast fil
servesc procedurile standart descrise n capitolul Redactarea documentului.

Documentul

n detaliul documentului n fila Profilul extins vei gsi compartimentul Document. n acest
compartiment al filei se pot nregistra informaiile suplimentare despre documentul dat..

Accesul

n cmpul Accesul tebuie de introdus tipul accesului ctre acest document (comun, tainic .a.).
Tipul de acces se va alege din cadranul accesului, care se va deschide apsnd butonul u lng
cmpul Acces.

Localizarea

n acest cmp se poate defini localizarea documentului dat, care se va selecta din cadranul
Localizare (vezi capitolul Cadrane).

Circuit

n acest cmp se poate defini circuitul documentului, care poate fi selectat din cadranul Circuitul
documentelor i a fiierelor ( vezi capitolul Cadrane).

41
 Tipul lotului

n acest cmp se poate defini circuitul documentului, care poate fi selectat din cadranul Circuitul
documentelor i a fiierelor (vezi capitolul Cadrane).

Starea documentului

Prima informaie este Starea documentului. Starea documentului ntotdeauna la crearea unui
document nou este setat cu valoarea Original,dar utilizatorul poate selecta din cadran o alt
valoare ( Conversie autorizat, Copie i Concept ). Starea documentului este prezentat i
grafic direct pe detaliul documentului ( vezi imaginea urmtoare).

Pictogramele de stare

Aceast pictogram desemneaz originalul documentului.

Aceast pictogram desemneaz copia autorizat a documentului.
Aceast pictogram desemneaz copia documentului.
Aceast pictogram desemneaz conceptul documentului.

Identificarea expeditorului

n detaliul documentului livrat n fila Profil extins vei gsi compartimentul Identificarea
expeditorului. n acest compartiment se pot nregistra informaii suplimentare despre expeditor.

Codul de clasificare

n cmpul Codul de clasificare se poate nregistra codul de nregistrare atribuit de expeditor

documentului dat.

Potaa de postare

Cu ajutorul elementelor din acest compartiment se poate seta pota de postare a documentului
dat. Pota poate fi selectat din cadran, care se va deschide apsnd butonul butonul n
partea dreapt a cmpului Pota de postare.Pentru lucru cu cadranul potilor servesc regulule
standarte descrise n capitolul Cadrane.

42
 Numrul de postare

Ulterior se poate nregistra numrul fiei de postare a documentului dat n cmpul Numrul de
postare.

Agenda de postare

n detaliul documentului livrat n fila Profil extins se poate gsi compartimentul Agenda de
postare.Acest compartiment este descris n capitolul separat nregistrarea documentului.

Ieiri

n detaliul documentului livrat n fila Profil extins se va gsi compartimentul Ieiri.

Informaiile de ieire afiate n aceast compartiment snt preluate automat din lotul respectiv
dup nchiderea lui ( vezi capitolul nchiderea lotului).

Restul

n detaliul documentului livrat n fila Profil extins vei gasi mai departe compartimentul
Restul.n acest compartiment se poate anexa la document orice not.

Procesorul

n detaliul documentului livrat n fila Profil extins vei gsi compartimentul Procesorul.n
acest compartiment se poate determina procesorul documentului.

43
nregistrarea documentului

Documentele, care nu snt supuse nregistrrii se pot fie lsa doar salvate sau se pot nregistra.
Documentele care snt supuse nregistrrii trebuiesc dup salvare nregistrate. Astfel documentul
dat se va atribui la agenda de postare corespunztoare i dup setarea agendei de postare (
vezi capitolul Agende de postare) i i se va atribui automat numr de referin (NR).
Dac n parametrii aplicaiei ( n sistemul administrativ ) este setat parametrul pentru
nregistrarea automat a documentului nou n agenda de postare,atunci documentul se va
nregistra automat n momentul salvrii lui. Dac acest parametru nu este setat, atunci
utilizatorul are posibilitatea de a nregistra documentul manual prin procedura urmtoare.
nregistrarea manual a documentului n agenda de postare se poate efectua prin apsarea
butonului nregistreaz n detaliul documentului respectiv.

Dac n agenda de postare nu este specificat structura numrului de referin, atunci nu este
posibil de a nregistra documentul.

Dac este predefinit doar o agend de postare, atunci dup apsarea butonului documentul se
va nregistra automat n aceast agend de postare.Dac ns snt predefinite mai multe agende
de postare, atunci este necesar dup apsarea butonului nregistreaz s se selecteze agenda
de postare necesar ( nu se poate alege o agend deja nchis).Abea apoi se va nregistra
documentul n agenda de postare i i se va atribui numrul dup stabilirea numrului de referin
n agenda de postare coresunztoare.

44
 n detaliul documentului se poate ntotdeauna afla agenda de postare n care a fost atribuit
documentul i numrul de ordine a documentului n agend.

Apoi deasemenea aceste informaii snt afiate n fila Profil extins n compartimentul Agenda
de postare.

Agenda de postare se poate schimba dup salvare doar dup trecerea n regimul administrativ (
vezi capitolul Regimul administrativ).

Dac la nregistrarea documentului n fila Profil extins a fost predefinit procesorul documentului
(vezi capitolul Procesorul), atunci dup nregistrare acest document automat va transmite
aceast funcie.

Destinatar i expeditor

La documentele proprii se poate defini destinatarul iar la documentele primise este obligatoriu
de a defini expeditorul. Destinatarul i expeditorul se pot introduce n filele corespunztoare ale
detaliului documentului (Destinatar, Expeditor).

Destinatorul (Expeditorul ) se poate introduce n fil fie prin completarea manual a cmpurilor
individuale, sau de preluat din cadranul organizaiei, care se va deschide prin apsarea
pictogramei . Descrierea detaliat a lucrului cu cadranul organizaiei se va gsi n capitolul
Setarea cadranului organizaiei. Informaiile despre persoan se pot prelua din evidena
populaiei ( vezi capitolul urmtor Cutarea i preluarea persoanei din evidena populaiei).
Aceast posibilitate trebuie sa fie permis de administraia sistemului G3 versiunea 3.

45
 Cmpul Denumire se poate completa manual sau de preluat automat valorile Denumirea
comercial sau Numele i Prenumele. Asemntor cu introducerea nregistrrii noi n cadranul
organizaiei (vezi capitolul Setarea cadranului organizaiei).

Persoanele n document

Pentru fiecare document se pot nregistra i persoanele corespunztoare( expeditorul,

destinaterul .a). Pentru nregistrarea persoanelor este determinat compartimentul inferior al fiei
Profil.

Doar n cazul primului expeditor la documentele livrate i a primului adresat la cele proprii.
Aceste persoane se pot introduce n fila separat Expeditorul sau Adresatul. nregistrarea
expeditorului la documentele livrate este obligatorie, fr introducerea acestei informaii nu este
posibil de a salva documentul primit.Procedura nregistrrii adresatului documentului se va gsi n
capitolul Adresat i expeditor. Procedura introducerii documentului livrat se va gsi n
capitolele Crearea documentului primit i Adresat i expeditor.

Toate celelalte persoane se introduc n compartimentul de jos al filei Profil dup clic pe
pictograma din bara de instrumente a listei persoanelor.Procedura urmtoare difer doar dac
documentul este inclus n fiier sau nu.

Documentul n fiier

Dac documentul dat este introdus n fiier, atunci este posibil de a prelua ulterior subiectul din
restul documentelor din fiier.Preluarea se poate efectua n lista subiectelor n partea de jos a filei
Profil dup clic pe pictograma i clic ulterior pe elementul meniului Preluarea subiectului
respectiv. Apoi se va deschide lista tuturor subiectelor respective n toate documentele fiierului
dat. n list se vor alege toate subiectele pe care vrei s le preluai ( cu ajutorl tastei Ins) i
apsai Ok.

46
Documentul este plasat n fiierul

n fereastra deschis ulterior se poate de introdus subiectul fie manual ( la introducerea manual
a numelui i prenumelui sau a denumirii comerciale din aceast informaie se va compune
numele subiectului- dac nu este deja completat) sau de preluat din cadranul organizaiei.
Descrierea detaliat a lucrului cu cadranul organizaiei se va gsi n capitolul Setarea
cadranului organizaiei.

Dac se introduce subiectul pein intermediul listei subiectelor din partea inferioar a filei Profil,
atunci este necesar de selectat din cadranul Tipul subiectului, fr care nu se poate salva
subiectul nou creat.n filele Expeditor i Adresar tipul este setat automat. Ulterior se poate de
salvat documentul prin clic pe butonul Salveaz sau pe pictograma din bara de instrumente a
ferestrei subiectului nou.

Introducerea colectiv a subiectelor din grupul organizaiei

Introducerea colectiv a subiectelor n document se poate face din lista subiectelor din partea
inferioar a filei Profil a detaliului documentului. n aceast fil clicai pictograma din bara de
instrumente a filei i apoi facei clic pe elementul ntroducerea colectiv a subiectelor din
grupul organizaiei din meniul deschis ulterior.Dup deschiderea cadranului grupurilor
organizaiei selectai grupul necesar i apsai butonul OK.Dup selectarea grupului este necesar
de a nregistra tipul colectiv al subiectului pentru toate organizaiile din grupul dat.

Dup selectarea tipului subiectului toate organizaiile din acest grup se vor completa n fila
Subiectele n document inclusiv tipul subiectului nregistrat.

Redactarea subiectului n document

Redactarea subiectului nregistrat se poate dup deschiderea detaliului prin clic dublu pe rndul
corespunztor al listei subiectelor n partea inferioar a filei Profil sau dup selectarea subiectului
n list prin clic pe pictogram v n cara de instrumente a filei..

47
 Expeditorul sau adresatul nregistrat n fila separat Expesitorul sau Adresatul dei este afiat
n lista subiectelor, ns se pote schimba doar n fila corespunztoare, nicidecum n modul descris
mai sus.

tergerea subiectului din document

tergerea subiectului nregistrat se poate face prin selectarea subiectului n lista subiectelor n
partea de jos a filei Profil clicnd pe pictograma n bara de instrumente a listei.Ulterior se va
afia ntrebarea de siguran, pentru a preveni tergerea din greeal a subiectului.Dup
confirmarea tergerii nregistrrii, subiectul va fi ters din lista subiectelor.

Expeditorul sau Adresatul nregistrai n fila separat Expeditor sau Adresat nu se poate terge
prin acest mod.

Persoane informate

n aplicaia ESS-Serviciul de eviden electronic este posibil de a nregistra persoane

informate pentru documente individuale.Persoanele informate se vor nregistra n fila cu acelai
nume cu ajutorul pictogramei din bara de instrumente a filei.Dup clicarea acestei pictograme
se va deschide lista persoanelor, care au n administraie accesul setat pentru aplicaia ESS i nu
snt deja nregistrate ca persoan informat pentru acest document.tergerea persoanei
informate din document se poate face prin clic pe pictograma .

Persoanele informate ulterior vor vedea n lista documentelor documentul dat.Rndul

documentului corespunztor va fi n list marcat cu culoarea sur ( vezi imaginea urmtoare ) i
utilizatorul poate deschide detaliul acestui document,imaginea electronic i anexele, dar nu are
nici un drept activ n acest document ( nu poate schimba documentul).

48
Asociat la document

n fiecare document se pot anexa alte documente i fiiere ca asociate n fil.

n acest mod un document sau fiier poate fi inserat n mai multe documente ca asociate.

Inserarea documentului

Dac dorii s selectai i s inserai un document asociat n documentul dat, atunci pentru
nceput trebue s trecei n fila Asociate. n bara de instrumente a filei clicai pictograma ,
astfel vei deschide lista tuturor documentelor active ale persoanei conectate recent. n lista
documentelor selectai documentul necesar i cu butonul OK inserai-l n documentul asociat.

Inserarea fiierului

Dac dorii s selectai i s inserai fiierul asociat n documentul dat, atunci pentru nceput
trecei n fila Asociate. n bara de instrumente a filei clic pe pictograma , astfel vei deschide
lista tuturor fiierelor active ale persoanei recent conectate.Procedura urmtoare este similar
cu cea a inserrii documentului ( vezi capitolul Inserarea documentului).
49
A crea rspuns i a-l include n asociate

Crearea rspunsului asociat n document se poate prin clic pe elementul ofertei A crea rspuns
i a-l include n asociate ,pe care o vei dechide prin apsarea butonului Restul din detaliul
documentului. Dup crearea rspunsului asociat se va ajunge la integrarea reciproc n
documentele asociate (fila Asociate).

Afiarea detaliului documentului i fiierului asociat

Pentru nceput se va deschide fila Asociate n detaliul documentului dat (vezi capitolul
Documente asociate). n aceat fil dup deschiderea detaliului documentului sau fiierului
asociat este suficient doar de fcut clic dublu pe rndul corespunztor a listei asociailor, sau de
selectat rndul corespunztor i de clicat pictograma pentru document sau fiier .

tergerea documentului i fiierului asociat

Chcete-li smazat dokument (spis) ze souvisejcch,tak nejprve otevete zloku Souvisejc na

detailu dokumentu, z jeho souvisejcch chcete odstranit dokument (viz kapitola Souvisejc
dokumentu). n aceast fil apoi selectai rndul corespunztor al listei asociailor i cu
pictograma pentru document sau fiier finisai tergerea.

Documentul sau fiierul nu va fi ters fizic, doar va fi eleminat din lista asociailor al documentului
dat.

Deschiderea listei imaginilor electr. i anexelor

Lista imaginilor electronice i a anexelor se va deschide prin apsarea butonului Imagine el. i
anexe n detaliul documentului (vezi capitolul Deschiderea detaliului documentului).

50
 Pictograma detaliat

Acest pictogram semnalizeaz imaginea electronic a anexei.

Acest pictogram semnalizeaz anexa.

Parametrii inserrii imaginii electronice i anexelor

n detaliul imaginii electronice noi sau a anexei snt parametri care definesc modul de stocare a
imaginilor anexei.

Salvarea coninutului dosarului n baza de date

Cu acest parametru se poate defini dac se va insera ntregul dosar n baza de date sau se va
insera doar calea spre dosar pe disc ( se poate insera i calea pe discul de reea). Avantajul
salvrii dosarului n baza de date este independena de manipularea urmtoare cu dosarul
original ( de ex. tergerea din greeal a dosarului original de pe disc) i schimbul mai uor ntre
utilizatorii individuali n cazul traficului de reea, dar i deasemenea n cazul dosarelor mai mari
se mrete excesiv baza de date i ntregul proces de salvare i deschidere a anexei este de
lung durat. Din contra,n cazul cnd se selecteaz varianta salvrii doar a cii ctre dosar,
durata salvrii este foarte joas i nu se ajunge la mrirea excesiv a bazei de date, iar schimbul
dosarului ntre utilizatorii individuali e posibil doar doar dac dosarul este amplasat pe discul de
reea. Dac dosrul e n computatorul local, nu va fi posibil de deschis dosarul de ctre utilizatorul
altui computator. Apoi poate aprea problema n manipularea ulterioar cu dosarul original ( de
ex. tergerea dosarului de pe disc sau mutarea lui). n acest caz, dac utilizatorul nu va schimba
calea manual, nu se va deschide imaginea anexei deoarece dosarul nu va fi gsit.

Ambele metode pot fi combinate. Se poate de exemplu o imagine mic a anexei s fie inserat n
baza de date iar pentru o imagine mai mare s fie inserat doar calea spre dosar.

51
 Este important ca procedura salvrii dosarului s fie consultat cu administratorul echipamentelor
computerizate nc de la nceputul utilizrii aplicaiei, care va determina care procedur se va
utiliza n viitor.

Comprimarea dosarului

Acest parametru este accesibil doar dac se salveaz dosarul n baza de date ( vezi Salvarea
coninutului dosarului n baza de date). Dac parametrul este selectat atunci se va minimaliza
automat ( comprima ) mrimea dosarului salvat, fr a afecta aspectul dosarului. Dac dosarul se
va salva prin comprimare,atunci salvarea va dura mai mult timp dect n cazul salvrii fr
comprimare. O ntrziere mai mare este valabil i pentru deschiderea ulterioar a dosarului
anex, care a fost comprimat. ntrzierea n timpul salvarii i deschiderii dosarului salvat e
proporional mrimii dosrului dat i a capacitii computatorului.

Desigur este posibil de a combina ambele posibiliti. Este permis de exemplu ca o imagine a
anexei s fie comprimat iar cealalt nu. Utilizarea corect a acestui parametru poate economisi
n mod semnificativ dimensiunea bazei de date.

n cazul tragerii dosarului (Drag &Drop) i a inserrii cu ajutorul grupului anexelor snt aplicate
ambele parametre , ca i cum ar fi bifate (adic anexa va fi introdus n baza de date i va fi
comprimat).

Depozitare extern

Dac avei n sistemul administrativ setat utilizarea depozitrii externe pentru stocarea
documentului, atunci parametrii de mai sus Salvarea coninutului dosarului n baza de
date i Comprimarea dosarului nu vor fi afiate n detaliu. Va fi afiat doar depozitarea
extern predefinit.

Imaginile electronice snt ulterior stocate n aceast depozitare extern i comprimarea este
determinat de setarea depozitrii externe n sistemul administrativ.

n cazul tragerii dosarului ( Drag & Drop ) i inserrii cu ajutorul grupului de anexe este, n cazul
setrii utilizrii depozitrii externe n sistemul administrativ, salvat n mod automat n acesat
depozitare.

Inserarea imaginii electronice a documentului

La documentul din serviciul de fiiere se poate de asemenea de anexat o imagine electronic a

documentului dat (nu se pot anexa mai multe imagini electronice). Imaginea electronic se poate
introduce din lista imaginilor electronice i anexe (vezi capitolul Deschiderea listei imaginilor
electronice i a anexelor) dup apsarea butonului Nou i clic ulterior pe elementul meniului
Imagine electronic nou. Acest element este accesibil doar n cazul dac documentul nu are
deja o imagine.

52
 Dup desschiderea detaliului imaginii electronice noi, introducei o descriere scurt a imaginii
electronice n cmpul Descriere iar n cmpul Dosar selectai imaginea electronic
corespunztoare documentului. Imaginea electronic se va selecta prin apsarea butonului n
partea dreapt a cmpului sau dosarul dat va fi tras direct din explorator cu ajutorul oricelului n
cmpul Dosar.

n detaliul imaginii electronice noi a documentului snt parametri care definesc metoda de
depozitare a imaginii electronice. Descrierea acestor parametri se va gsi n capitolul precedent
Parametrii inserrii imaginii electronice i anexelor.

Deschiderea detaliului imaginii electronice

Detaliul imaginii electronice se va deschide fie prin clic dublu pe rndul imaginilor electronice sau
dup selectarea rndului prin apsarea butonulul Redactare.

53
Redactarea detaliului imaginii electronice

Redactarea detaliului imaginii electronice este posibil dup deschiderea detaliului imaginii
electronice (vezi capitolul Deschidrea detaliului imaginii electronice) i clic ulterior pe
pictograma din bara de instrumente a detaliului. Dup efectuarea schimbrilor detaliul este
necesar de salvat.

Deschiderea imaginii electronice a documentului

Deschiderea dosarului imaginii electronice a documentului se poate face dup deschiderea

detaliului imaginii electronice (vezi capitolul Deschiderea detaliului imaginii electronice) i
apsnd butonul Deschide. Ulterior se va deschide dosarul dat n aplicaia , care este n sistemul
Dvs. Operaional asociat pentru acest format.Dac nu avei aplicaia asociat pentru acest
format, atunci se va deschide fereastra cu selectarea aplicaiei n care dosarul dat va fi deschis

54
Astfel in dosarul deschis in acest mod se pot face diferite schimbari( de ex. poate fi modificat
textul, anexate imagini etc). Dupa modificarile efectuate dosarul trebuie salvat sau la inchiderea
ferestrei aplicatiei se confirma schimbarile cerute de aplicaia n care a fost deschis dosarul.
n cazul cnd dosarul imaginii electronice este deja stocat n depozitare, atunci se va afia ulterior
ntrebarea sistemului G3 versiunea 3 pentru salvarea schimbrilor.

Dup confirmarea ntrebrii dosarul schimbat va fi ncrcat n depozit.

Imaginea electronic nu poate fi modificat n cazul c:

utilizatorul conectat nu este procesorul documentului,

Atenie!!!!
n cazul cnd utilizatorul conectat recent nu este procesorul documentului,atunci se vor
respecta setrile simbolului Procesor SU pentru funcia conectat recent. Dac utilizatorul
are simbolul Procesor SU i documentul dat este procesat de o persoan cu acelai nod de
nomenclatur, atunci este posibil de a schimba imaginea electronic.

documentul este rentors,

documentul este pierdut,
documentul este finalizat,
documentul e n lot,
Dosarul, n care e documentul,e n lot.

55
Salvarea imaginii electronice a documentului

Copiiile dosarului imaginii electronice pot fi salvate din detaliul imaginii electronice (vezi capitolul
Deschiderea detaliului imaginii electronice) i apsarea butonului Salveaz. Ulterior se va
deschide fereastra de dialog pentru selectarea localizrii dosarului. Selectai adresatul n care
dorii s salvai dosarul (putei schimba i denumirea dosarului) si apsai butonul Salveaz pe
fereastra ntrebrii localizrii.

Copia dosarului imaginii electronice n sistemul G3 versiunea 3 este dosar independent

nenregistrat,prin schimbarea ei nu vei influena dosarul imaginii date a documentului, care apoi
este nregistrat n sistemul G3 versiunea 3.

tergerea imaginii electronice

n detaliul documentului (vezi capitolul Deschiderea detaliului documentului) se poate terge

imaginea electronic a documentului dat.Imaginea electronic se va terge prin apsarea
butonului Restul i apoi clic n meniul deschis ulterior pe elementul terge imaginea
electronic a documentului. Apoi doar se va confirma ntrebarea de securitate.

Apoi se poate deasemenea terge imaginea electronic din lista imaginilor electronice i anexe
(vezi capitolul Deschiderea detaliului imaginii). n list selectai imaginea electronic i
apsai butonul terge. Apoi doar se va confirma ntrebarea de securitate.

56
nsemnarea grafic a documentului cu imagine electronic

Fiecare document, care are salvat imaginea electronic a documentului dat, este nsemnat
grafic (cu verde) penrtru orientarea mai uoar a utilizatorului. (vezi imaginea urmtoare)

Anexele inserate

La documentul din serviciul de fiiere se poate aduga orice numr de grupuri de anexe ce conin
orice numr de anexe (anexele imaginilor electronice). Anexele i grupurile de anexe se pot
nregistra din lista imaginilor electronice i anexe ( vezi capitolul Deschiderea listei imaginilor
el.i anexe) dup apsarea pe butonul Nou. Ulterior e necesar a distinge dac dorii s creai
un grup nou de anexe ( vezi capitolul Crearea grupului de anexe) sau vrei doar s adugai
anexa la grupul deja existent ( vezi capitolul Inserarea anexei la grupul de anexe).

Crearea grupului de anexe

Dac dorii s creai un grup de anexe, atunci n meniul butonului Nou apsai pe elementul
Grup nou de anexe electronice. Astfel vei deschide detaliul grupului de anexe nou. n acest
detaliu vei selecta din cadran Codul tipurilor i vei insera Descrierea. De asemenea, este
posibil adugarea opional a notei, numrului de pagini i mrime. n partea inferioar a
ferestrei se pot selecta pn la cinci imagini electronice diferite ale anexeilor.Imaginile electronice
apoi se pot selecta cu ajutorul butoanelor pe rndurile individuale ale imaginii electronice a
anexelor. Imaginea electronic a anexei poate fi introdus n rndurile individuale cu ajutorul
tragerii dosarului direct din explorator n aceast list. ( aa numit Drag & Drop ).Fiecrei
imagini electronice se poate de adugat descrierea. Dup nregistrarea datelor despre anex,
aceasta poate fi salvat prin metoda standart.

57
 La crearea unui set nou de anexe se pot deschide dosarele individuale cu ajutorul butonului de
dup cmpul imaginii electronice.

Inserarea anexei n grupul de anexe

Dac dorii s adugai anexa la un grup deja existent, atunci n meniul butonului Nou apsai pe
elementul Imagine electronic nou a anexei. Acest element al meniului este accesibil doar n
cazul cnd pentru acest document exista macar un grup de anexe i n list se va alege anexa
grupului n care va fi inclus anexa nou.

Ulterior se va deschide detaliul imaginii electronice a anexei. n detaliu nregistrai descrierea i n

cmpul Dosar imaginea electronic corespunztoare a anexei.Apoi fie apsai butonul din
partea dreapt a cmpului sau dosarul va fi tras direct din explorator cu ajutorul oarecelui n
cmpul Dosar. n detaliul imaginii electronice snt apoi parametri care definesc modul de a salva
imaginile (vezi capitolul Parametrii inserrii imaginii electronice i anexelor).
58
Deschiderea detaliului anexei

Detaliul imaginii electronice al anexei se poate deschide din lista imaginilor electronice i a
anexelor (vezi capitolul Deschiderea imaginilor el.i a anexelor) fie prin clic dublu pe rndul
imaginilor electronice a anexelor sau dup selectartea rndului corepunztor apsnd butonul
Redactare.

Schimbarea anexei

Dac vrei s schimbai imaginea anexei deschidei detaliul anexei (vezi capitolul Decschiderea
detaliului anexei). Aici apsai pictograma din bara de instrumente a ferestrei sau tasta
F9.Dup efectuarea schimbrilor,acestea trebuie salvate prin apsarea butonului Salveaz sau
prin clic pe pictogram din bara de instrumente a detaliului.

n timpul nregistrrii schimbrilor se poate cu ajutorul pictogramei din bara de instrumente a

aplicaiei de a returna toate schimbrile efectuate din momentul ultimei salvri.

Anexa nu se poate schimba n cazul cnd:

utilizatorul conectat nu este procesorul documentului

Atenie!!!
n cazul cnd utilizatorul conectat recent nu este procesorul documentului,atunci se vor
respecta setrile simbolului Procesor SU pentru funcia conectat recent. Dac utilizatorul
are simbolul Procesor SU i documentul dat este procesat de o persoan cu acelai nod de
nomenclatur, atunci este posibil de a schimba imaginea electronic.

documentul este rentors,

documentul este pierdut,
documentul este finalizat,
documentul e n lot,
Dosarul, n care e documentul,e n lot.

59
Deschiderea imaginii electronice a anexei

Deschiderea imaginii electronice a anexei se poate face dup deschiderea listei corespunztoare a
imaginii electronice i a anexelor ( vezi capitolul Deschiderea imaginii el. i a anexelor). n
aceast list selectai rndul imaginii electronice a anexei corespunztor i apsai butonul
Deschide. Ulterior se va deschide dosarul dat n aplicaia care este asociat pentru acest format
n sistemul Dvs. operaional.Dac nu avei aplicia asociat pentru formatul dat, atunci se va
deschide fereastra selectrii aplicaiei n care acest dosar va fi deschis.
Sau se poate deschide detaliul imaginii electronice a anexei (vezi capitolul Deschiderea
detaliului anexei) i apsai butonul Deschide. Astfel vei afia dosarul dat n aplicaia care
este asociat pentru formatul dat n sistemul dvs.operaional.Dac nu avei aplicia asociat
pentru formatul dat, atunci se va deschide fereastra selectrii aplicaiei n care acest dosar va fi
deschis.

Pentru deschiderea dosarului snt valabile aceleai reguli pentru schimbare i salvare ca i
pentru imaginea electronic a documentului (vezi capitolul Deschiderea imaginii electronice a
documentului).

Salvarea imaginii electronice a anexei

Copia imaginii electronice a anexei se poate salva din lista imaginilor electronice a anexelor ( vezi
capitolul Deschiderea imaginilor el.i a anexelor). n list apsai imaginea corespunztoare
i apsai apoi butonul Salveaz. Ulterior se va deschide fereastra de dialog pentru selectarea
localizrii dosarului. Selectai adresatul n care vrei s salvai dosarul ( putei schimba i
denumirea dosarului ) i apsai butonul Salveaz.

60
 Copia dosarului imaginii electronice n sistemul G3 versiunea 3 este dosar independent
nenregistrat,prin schimbarea ei nu vei influena dosarul anexei, care apoi este nregistrat n
sistemul G3 versiunea 3.

Imaginea electronic a anexei se poate deasemenea salva din detaliul imaginii electronice a
anexei (vezi capitolul Deschiderea detaliului anexei) i apsnd butonul Salveaz. Apoi se va
deschide fereastra de dialog pentru selectarea localizrii dosarului.Selectai adresatul n care vrei
s salvai dosarul ( putei schimba i denumirea dosarului ) i apsai butonul Salveaz.

tergerea imaginii anexei

Stergerea imaginii electronice a anexei se poate efectua din lista imaginilor electronice i a
anexelor ( vezi capitolul Deschiderea listei imaginilor el.i a anexelor), dup selectarea
imaginii anexei corespunztoare i apsarea butonului terge.

61
 Astfel se va deschide ntrebarea de siguran i dup confirmarea acesteia se va terge imaginea
anexei corespunztoare. m cazul cnd dosarul este introdus n baza de date, atunci se va terge
acest dosar din baza de date. n caz contrar (dosarul nu a fost introdus n baza de date) se va
terge nregistrarea imaginii electronice,dar nu se va terge dosarul de pe disc.

Desemnarea grafic a documentului cu anex

Fiecare document ,care are mcar o anex (i fr imagine electronic), este desemnat grafic
pentru o orientare mai uoar a utilizatorului (din imaginile urmtoare)

Introducerea uei scrieri la document

n detaliul documentului apsai butonul Scriere. Astfel se va deschide lista scrierilor

documentului dat. Apoi apsai butonul Nou i deschidei cadranul originalelor scrierilor i dup
selectarea originalului nregistrai denumirea scrierii.
Apoi n lista scrierilor selectai scrierea nou nregistrat i apsai butonul Document. Astfel se
va deschide scrierea dat i n abloanele pregtite se poate nscri textul scrierii dorite.
Ulterior scrierea se va salva prin apsarea butonului din bara de instrumente a editorului
scrierii i apoi se va nchide fereastra editorului. Dac nu vei apsa pictograma , atunci la
nchidere se va afia ntrebarea urmtoare de siguran.
Ulterior se va afia fereastra de conversie. Lucrul detaliat cu aceast fereastr se va gsi n
capitolele Conversia scrierii i nregistrarea n imaginea electronic ( n cazul conversiei i
copierii sau mutrii scrierii n imaginea electronic) i Conversia scrierii i nregistrarea n
anexele documentului (n cazul conversiei i copierii sau mutrii scrierii n anexe). n cazul
salvrii n scriere fr conversie descrierea se va gsi n urmtorul capitol Salvarea imaginii n
scriere fr conversie.

Salvarea imaginii n scriere fr conversie

Dup salvarea imaginii scrierii (vezi capitolul Inserarea scrierii n document) i nchiderea
editorului automat se va afia fereastra conversiei. Apoi selectai posibilitatea A pstra numai n
scriere.

62
 Ulterior imaginea scrierii se va salva doar n scrierea documentului dat fr nici o conversie.

Trimiterea documentului prin pota electronic (email)

Trimiterea documentului editat prin email se poate din detaliul documentului dat ( vezi capitolul
Deschiderea detaliului documentului) dup apsarea butonului Restul i clic pe elementul A
crea din document email n bara de instrumente a meniului deschis.

Astfel se va forma un email nou, n care se vor completa automat adresele de email a tuturor
adresailor documentului dat, care au completat adresa de email. Apoi automat se va completa
n emailul imaginii electronice a documentului dat precum i n imaginile electronice a anexelor
documentului. Ulterior poate utilizatorul sa editize i s trimit arbitrar emailul.

Deschiderea detaliului documentului

Pentru nceput selectai i deschidei lista solicitat a documentului (vezi capitolul Lista
documentelor). Dup deschiderea detaliului documentului este suficient clic dublu pe rndul
corespunztor din lista documentului, sau selectarea rndului corespunztor i de apsat butonul
Redactare.

Deschiderea detaliului subiectului

Detaliul subiectului se deschide n detaliul documentului (vezi capitolul Deschiderea detaliului

documentului) n fila Subiectele n document.Dup deschiderea detaliului subiectului este
suficient doar de a clica dublu pe rndul corespunztor al listei subiectelor, sau selectarea rndului
corespunztor i apsarea butonului Redactare.

Redactarea documentului

Redactarea documentului se poate face direct n detaliul acestui document dup apsarea
pictogramei n bara de instrumente a ferestrei sau apsnd butonul F9.

Dup efectuarea schimbrilor trebuie de salvat schimbrile apsnd butonul Salveaz sau prin clic
pe pictograma din bara de instrumente a detaliului.

63
 La nregistrarea schimbrilor se poate cu ajutorul pictogramei din bara de instrumente a
aplicaiei de rentors rtoate schimbrile efectuate din momentul ultimei salvri.

Anularea documentului

Documentul se poate anula n mod simplu direct n detaliul documentului corespunztor prin
apsarea butonului Anuleaz. Dup apsarea acestui buton se va afia ntrebarea de siguran
pentru efectuarea anulrii documentului. Dac confirmai anularea prin butonul Da, atunci
anularea documentului va fi efectuat.

Pentru rencrcarea detaliului documentului prin pictograma din bara de instrumente a

ferestrei detaliului, sau prin apsarea tastei F5, sau dup nchiderea i redeschiderea detaliului
documentului, documentului anulat n acest mod i se va schimba n partea de jos a ferestrei
detaliului starea si totodat se va schimba pictograma ce reprezint starea documentului.

Apoi deja acest document va fi afiat doar n lista documentelor anulate (vezi capitolul Lista
documentelor).

Reanularea documentului

Reanularea documentului poate fi fcut din detaliul docmentului dat. La documentele reanulate
butonul Anularese va schimba automat n Reanulare. Dup apsarea acestui buton se va fia
ntrebarea de siguran i dup confirmarea acesteia se va reanula documentul dat.

n istoria documentului va rmne inscrierea despre anularea i reanularea ulterioar a

documentului.

Pierderea documentului

Dac se va ajunge la pierderea documentului fizic, se poate seta aceast stare n forma
electronic a documentului.Pierderea se poate seta direct n detaliul documentului corespunztor
64
 prin apsarea butonului Pierdere. Dup apsarea acestui buton se va afia ntrebarea de
siguran. Dac pierderea va fi confirmat prin butonul Da, atunci se va efectua pierderea
documentului.

Dup rencrcarea detaliului documentului prin pictograma din bara de instrumente a ferestrei
detaliului, sau dup apsarea tastei F5 sau dup nchiderea i redeschiderea documentului
pierdut astfel se va schimba n partea de jos a ferestrei detaliului starea, totodat se va schimba
pictograma ce reprezint starea documentului i butonul Pierdere se va schimba n Gsire.

Apoi acest document va fi afiat doar n lista documentelor pierdute (vezi capitolul Lista
documentelor).

Pierderea documentului nu poate fi efectuat cu regimul simplificat activat (vezi capitolul

Regimul simplificat).

Gsirea documentului

Dac vrei s ntoarcei documentul pierdut napoi ntre documentele n proces de lucru, atunci
este necesar de a deschide pentru nceput lista documentelor pierdute (vezi capitolul Lista
documentelor). n list deschidei detliul documentului pe care vrei s-l gsii i apsai
butonul Gsire. Se va afia ntrebarea de siguran. Dac confirmai gsirea cu butonul Da,
documentul va fi ntors ntre documentele n proces de lucru.

Copia documentului

Crearea copiei documentului se poate face din detaliul documentului (vezi capitolul Deschiderea
detaliului documentului) din meniul care se va deschide apsnd butonul Restul.n acest meniu
putei selecta fie copia inclusiv anexe (elementul Crearea copiei documentului) sau fr anexe
(elementul Crearea documentului fr anexe).

65
 Se va deschide detaliul copiei documentului i se poate efectua oricare redactri i documentul se
va salva.

Importul imaginilor electronice din linia de scanare

Importul imaginilor electronice a documentelor deja nregistrate din linia de scanare se poate
efectua dup clicul pe elementul Importul imaginilor el.dup PID n meniul Depunere.

Ulterior se va deschide fereastra cu selectarea adresatului corespunztor, n care linia de scanare

va depozita imaginile electronice (n formatul PID.pdf). Dup selectarea adresatului, aplicaia va
incrca imaginile electronice individuale (dup PID) n denumire i le va atribui documentului cu
acelai PID din eviden.Dup efectuarea importului aplicaia va afia rezultatul importului.

Conversiune

Lista formatelor i modul de setare a conversiei se va gsi n capitolele:

Lista formatelor cu posibilitatea conversiunii automate a modulului G3
Activarea exportului n PDF/A n OpenOffice 3.1
Condiiile exportului n PDF i PDF/A cu ajutorul Microsoft Office

66
 Descrierea efecturii conversiunii se va gsi n capitolele:
Conversiunea scrierii i nregistrarea n imaginile electronice
Conversiunea imaginii electronice

Conversiunea scrierii i nregistrarea n imaginile electronice

Dup salvarea imaginii scrierii ( vezi capitolul Inserarea scrierii n document) i nchiderea
editorului se va afia automat fereastra conversiunii. Ulterior selectai posibilitatea nscrierea n
imaginea electronic.

Apoi selectai formatul corespunztor imaginii electronice.

Pentru transferul la formatul PDF i PDF/A trebuie de avut n computatorul dat instalat
Microsoft Office 2007 inclusiv Service Pack 2, sau OpenOffice 3.1.Informaia mai detaliat
despre setarea transferului se va gsi n capitolul Activarea exportului n PDF/A n
OpenOffice 3.1 i Condiiile exportului n PDF i PDF/A cu ajutorul Microsoft Office.

Ulterior este posibil , n cazul conversiunii n PDF sau PDF/A de selectat dac documentului
conversat i se va atribui semntura electronic sau eventual tampila temporar.

Apoi se va alege dac copia documentului se va lsa n scrieri.

Dup setarea conversiunii efectuai transferul i salvarea imaginii electronice a documentului prin
clic p butonul OK. Dac ai bifat semnarea documentului, atunci ulterior se va deschide
fereastra semnrii. Procedura semnrii este asemntoare cu cea descris n capitolul Semnare.

67
 n cazul c documentul dat deja are imagine electronic, atunci aplicaia va solicita semnarea
acesteia. Dup confirmarea semnrii se va conversa i salva imaginea electronic.

Dup finisarea conversiunii i salvarea imaginii electronice aplicaia va afia informaia despre
finisarea cu succses.

Conversiunea scrierii i nregistrarea n anexele documentului

Dup depozitarea imaginii scrierii (vezi capitolul Inserarea scrierii n document) i nchiderea
editorului se va afia automat fereastra conversiunii. Procedura ulterioar este asemntoare cu
procedura conversiunii i nregistrrii scrierii n imaginea electronic a documentului (vezi
capitolul Conversiunea scrierii i nregistrarea n imaginile electronice). doar cu diferena
c vei selecta elementul nregistrarea in anex i Tipul anexei.

68
Conversiunea imaginii electronice i a anexei

Dac deja avei inserat imaginea electronic a documentului (vezi capitolul Inserarea imaginii
electronice a documentului) sau anexei (vezi capitolul Inserarea anexei) i trebuie s
conversionai aceast imagine,atunci deschidei pentru nceput fereastra detaliului corespunztor
(documentului sau anexei)sau lista imaginilor electronice a anexei. n cazul listei selectai
imaginea electronic pe care vrei s o conversionai,apoi apsai butonul Restul i n meniul
deschis clicai elementul Conversiune.

Selectai formatul corespunztor al imaginii electronice.

Pentru transferul la formatul PDF i PDF/A trebuie de avut n computatorul dat instalat
Microsoft Office 2007 inclusiv Service Pack 2, sau OpenOffice 3.1.Informaia mai detaliat
despre setarea transferului se va gsi n capitolul Activarea exportului n PDF/A n
OpenOffice 3.1 i Condiiile exportului n PDF i PDF/A cu ajutorul Microsoft Office.

Ulterior este posibil , n cazul conversiunii n PDF sau PDF/A de selectat dac documentului
conversat i se va atribui semntura electronic sau eventual tampila temporar.

n cazul conversiunii imaginii anexei este posibil de selectat modul de depozitare a imaginii
conversionate. Dac se va crea copia imaginii sau se va suprascrie imaginea original. n cazul
conversiunii imaginii documentului nu este posibil crearea copiei imaginii ( documentul poate
avea doar o imagine),deaceea ntotdeauna este selectat n mod automat ,fr posibilitatea de a
fi schimbat, varianta suprascrierii documentului original.

69
 Dup setarea conversiunii se efectuiaz transferul i depozitarea imaginii electronice a
documentului apsnd butonul Efectuare. Dac ai bifat semnarea documentului, atunci se va
deschide fereastra semnrii. Procedura semnrii este asemntoare cu cea descris n capitolul
Semnare.

Semnarea

Semnarea imaginii electronice a documentului selectat sau a anexei se poate din detaliul imaginii
electronice (documentului sau anexei) sau din lista imaginilor electronice ale anexei.

Nu se poate semna imaginea electronic a anexelor documentelor primite..

n cazul listei imaginilor electronice a anexei este necesar de ales imaginea electronic, care va fi
semnat. Apoi se apas butonul Restul i n meniul deschis se face clic pe elementul Semnarea
PDF. Acest element al meniului este accesibil doar n cazul cnd imaginea este n formatul care
poate fi semnat ( PDF,PDF/A). Altfel este necesar de a efectua mai nti conversiunea( vezi
capitolul Conversiune).

n fereastra semnrii documentului PDF selectai certificatul de semnare corespunztor..

70
n certificatul semnat putei aduga imaginea care va fi inserat n documentul semnat ca
exemplul semnturii. Inserarea imaginii se seteaz prin clic pe pictograma . . n fereastra
deschis mai apoi selectai localizarea ( n imaginea urmtoare este selectat colul drept de sus)
semnturii pe prima pagin a documentului semnat i dup clic pe pictogram se va selecta
imaginea corespunztoare (imaginea trebuie s fie n fornmatul JPG2000-vezi capitolul Crearea
imaginii n formatul JPG2000). Apoi se poate seta limea imaginii( n pixeli).nlimea
imaginii se calculeaz automat dup raportul marginilor imaginii date. Dac valoarea n cmpul
limii se va terge, atunci limea va fi setat automat de 70 pixeli.

Setarea imaginii se face ntotdeauna dup apsarea butonului OK, salvat n baza de date (
inclusiv imaginile) i este stabilit pentru poziia funcional recent conectat.Asta nseamn c
poziia funcional dat nu trebuie s seteze din nou imaginea n timpul semnrilor ulterioare, se
va utiliza salvarea setrii imaginii. Setarea imaginii semnturii se poate schimba oricnd. Dac
dorii s schimbai imaginea, este suficient de selectat cu pictograma alt imagine. Inserarea
imaginii poate fi anulat cu ajutorul pictogramei .

Ulterior putei selecta deasemenea posibilitatea de anexare a tampilei temporare n dependen

de setrile parametrilor generali.

Utilizatorul poate edita totul

Dac este setat aceast posibilitate, atunci se poate bifa permisiunea utilizrii tampilei
temporare i de a introduce serverul temporar corespunztor, numele utilizatorului i parola
pentru accesul la tampila temporal.
71
Utilizatorul poate edita obligaiunile tampilei temporale

Dac este setat aceast posibilitate, se poate bifa permiterea utilizrii tampilei temporale.
Serverul temporal,numele utilizatorului i parola pentru accesul la tampila temporala se vor lua
automat din setrile generale.

Se poate alege modul depozitrii dosarului semnat. De creat copia imaginii electronice a anexei
sau de suprascris imaginea anexei originale.n cazul conversiunii imaginii documentului nu este
posibil de a crea copii a imaginii (documentul poate avea doat o imagine electronic),deaceea
ntotdeauna se alege automat ,fr posibilitatea schimbrii,varianta suprascrierii documentului
original.

Dup setarea semnturii se va finisa semnarea prin butonul Semneaz.

Semnarea imaginii electronice sau a anexei va nregistra informaia n istoria documentului.

72
Cartea de semnare

n cazul cnd utilizatorul nu are certificatul de semnare i certificatul l are doar superiorul (trebuie
s aib setat n sistemul administrativ simbolul de conducere), atunci utilizatorul dat poate
transmite superiorului su documentul dat spre semnare cu ajutorul crii de semnare.

Nu se poate transmite spre semnare imaginea electronic i anexele documentelor primite.

Transmiterea spre semnare

Transmiterea imaginii documentului sau anexei spre semnare se poate face fie din detaliul
imaginii electronice ( a documentului sau a anexei) sau din lista imaginilor electronice dup
selectarea imaginii i apsarea butonului Restul i clic pe elementul A cere semnarea.

Apoi se deschide cartea de semnare i detaliul cu o noua cerere de semntura. Cererea noua
poate fi optat apasnd butonul Nou in cartea de semnare (vezi capitolul Deschidearea carii
de semnare).

73
 n detaliul deschis a cererii noi de semnare completai poziia funcional (a conductorului),care
va semna documentul. Dac pentru nodul de clasificare a solicitantului este doar un singur
conductor, atunci se va precompleta automat. Apoi se va bifa simptomul dac se va oferi
semntura electronic,tampila temporal i imaginii anexei i dac se va suprascrie imaginea
original.Primele dou simptome snt pentru conductor doar informative, iar simptomul
Semnarea documentului original, va determina direct posibilitatea suprapunerii. Dac
simbolul va fi bifat, atunci conductorul poate semna imaginea corespunztoare, dar nu poate
crea copii.Dac simbolul nu va fi bifat, atunci conductorul singur va alege dac va crea copii sau
va suprapune dosarul original. Ulterior se poate transmite imaginea spre semnare apsnd
butonul Salveaz.

Deschiderea crii de semnturi

Cartea de semnare se poate deschide prin clic pe meniul Cartea de semnare.

n partea de sus a crii de semnare vei gsi informaia da c suntei conectat ca conductor
sau ca referent.

Dac sntei conectat ca conductor, atunci avei afiate toate cererile spre executare,dar dac
sntei conectat ca referent-avei afiate doar toate cererile care le-ai transmis spre executare.
Simbolul conductorului poate fi setat doar de administratorul sistemului.

Transferat altei persoane executor

Dac deja imaginea a fost transmis spre semnare i avei nevoie ca aceast imagine din oricare
motive s o transmitei altui conductor, atunci este posibil de a deschide cartea de semnare (
Vezi capitolul Deschiderea crii de semnare), selectai cererea corespunztoare i apsai
Redactare. Astfel se va deschide detaliul cererii date, unde este posibil de a schimba
persoana-executor i salva din nou cererea.

74
tergerea cererii

Dac este necesar de a terge cererea deja nregistrat, atunci deschidei cartea de semnare
(vezi capitolul Deschiderea crii de semnare) i selectai cererea corespunztoare. Apoi
apsai butonul terge.

Executarea cererii

Executarea cererii de semnare o poate face doar persoana setat pe cerere i totodat trebuie
s aib setat n sistemul administrativ simbolul conductorului. Acest simbol poate fi setat doar
de administratorul sistemului.

Primul pas al semnrii este deschiderea crii de semnare (vezi capitolul Deschiderea crii de
semnare), unde se vor vedea toate cererile care trebuiesc semnate. Apoi selectai cererea care
va fi semnat i apsai butonul Execut.Sau se poate deschide detaliul cererii cu cutonul
Redactare i apoi de apsat butonul Execut.

Apoi se va deschide fereastra semnrii documentului PDF. Procedura semnrii documentului este
descris n capitolul Semnarea. Dup semnarea documentului cererea va fi automat marcat ca
executat.

Executarea colectiv a cererilor

n cartea de semnare se poate semna colectiv. Executarea colectiv a cererilor selectate se poate
prin tasta Insert ( Ins). Dup selectarea cererilor necesare apsai butonul Execut i apoi
putei efectua semnarea colectiv a documentului PDF a cererilor alese. Apoi se va deschide
fereastra semnrii documentului PDF. Procedura semnrii este descris n capitolul Semnare.
Dup semnarea documentului ,cererile alese se vor marca automat ca executate.

75
Executarea documentului

Dac vei executa documentul prin una din metodele descrise n urmtoarele capitole, atunci n
documentul executat se va schimba starea ( afiat n partea de jos a ferestrei detaliului) i
totodat se va schimba pictograma ce reprezint starea documentului.

Apoi n fila Profil a documentului executat se va nregistra automat informaia despre metoda
executrii, data (poate fi schimbat de utilizator) i numrul de referin a documentului execatat
(rspunsului). Detaliul rspunsului se poate deschide rapid prin pictograma .

Identic n detaliul rspunsului n fila Profil se va gsi numrul de referin i trimiterea la

documentul executat.

Executarea general a documentelor

nregistrarea executrii documentului este posibil direct n detaliul documentului dat. Dup
deschiderea acestui detail apsai butonul Execut. Apoi se va deschide meniul n care se va
selecta elementul Executare-executare general. Astfel se va deschide cadranul metodei
executrii unde se va selecta metoda corespunztoare.

76
 Metoda executrii Rspunsului este un caz aparte i e descris n capitolul Executarea
rspunsului (documentul deja depus).

Executarea rspunsului (document nou)

Executarea rspunsului e posibil doar n cazul cnd administratorul sistemului nu a interzis

parametrul executrii rspunsului.

Dac vrei s executai documentul rspunsului si totodata s nregistrai rspunsul n serviciul de

eviden ca un nou document, n primul rnd deschidei documentului ales i apsati butonul
Executa. Apoi deschidei meniul unde alegei elementul Executarea raspunsului-noul
document.

n cazul mai multor agende active dup clic pe elementul meniului Executarea
rspunsului-document nou se va deschide selectarea agendei n care se va nregistra automat
rspunsul.

Dac utilizai metoda veche de duplicare a numrului de referin,atunci documentul nou

(rspunsul) se va nregistra automat n agenda n care documentul este executat.Aceasta
nseamn c agenda nu trebuie s fie nchis.

77
 Apoi se va deschide detaliul documentului nou (rspunsului).n acest detaliu se vor precompleta
automat unele elemente (de ex. Obiect ,Agend .a.) Dup completare i salvare automat acest
document nou va deveni document de executare a documentului selectat iniial.

La executarea documentului de alt document se va prelua nou expeditorul n adresat (i invers).

Executarea rspunsului ( documentul deja depus)

Executarea rspunsului este posibil doar n cazul cnd administratorul sistemului nu a interzis
parametrul executrii rspunsului.

Una din posibilitile de executare a documentului este executarea rspunsului din documentul
deja depus.Procedura iniial este asemntoare cu procedura descris n capitolul precedent
Executarea general a documentului. Procedura se aseamn doar dup selectarea metodei
de rezolvare (Rspunsului).

Cnd alegei metoda de execuie Rspunsuri, atunci se va deschide lista de documente deja
depuse, din care putei alege documentul executor corespunztor( adic rspunsul) , fie prin clic
dublu pe rndul corespunztor, sau selectai rndul corespunztor a documentului i apsai OK.

78
 Dac nu avei nc creat documentul (rspunsul) atunci se poate n aceast list a documentului
n mod standart de a crea un document nou (vezi capitolul Crearea documentului propriu) i
alegerea ulterioar a acestuia ca rspuns.

La executarea documentului de alt document se va prelua nou expeditorul n adresat (i invers).

Apoi la executarea documentului rspuns, rspunsul automat va fi marcat ca executat.

Anularea executrii documentului

Fiecare document care a fost executat n aplicaia ESS-Serviciul de eviden electronic se

poate ntoarce napoi printre documentele nerezolvate.La executarea documentului se va activa
automat n meniul, care va fi deschis cu butonul Execut, elementul Anuleaz executarea
documentului. Prin aest element se poate ntoarce napoi executarea.Apoi se va afia
ntrebarea de siguran care n cazul confirmrii prin butonul Da va ntoarce documentul printre
cele nerezolvate.

Operarea n comun cu documentele

Operarea n comun se poate face n lista documentelor ( vezi capitolul Lista documentelor) ) in
cazul selectrii mai multor documente. Dup selectarea documentelor se activeaz butonul
Restul, cu care deschidei meniul pentru selectarea operaiei n comun pentru documentele
alese (Schimbarea caracterului de clasificare, Execut document).

Schimbarea colectic a caracterelor de clasificare

Dup clic pe elementul Schimbul caracterului de clasificare (vezi capitolul Operarea n

comun cu documente) se va deschide cadranul caracterelor de clasificare. n cadran selectai
caracterul corespunztor pe care vrei s-l setai pentru toate documentele selectate.
Dup selectarea caracterului i apsarea butonului Ok se va afia ntrebarea de siguran i dup
confirmare se va schimba colectiv caracterul de clasificare a documentelor selectate.

79
Executarea colectiv

Dup clic pe elementul Execut documentul (vezi capitolul Operarea n comun cu

documentele) se va deschide cadranul metodei de executare. n cadran selectai metoda de
executare n comun a documentului.

Dup selectarea modului de executare i apsarea butonului OK se va afia ntrebarea de

siguran i dup confirmarea acesteia se vor executa colectiv documentele selectate.

Fiier
Crearea fiierului

Crearea fiierului fr documentul de iniiere

Dac dorii s creai un fiier gol, selectai i deschidei orice list a fiierelor (vezi capitolul Lista
fiierelor). Dup deschiderea listei apsai butonul Nou. Astfel se va deschide detaliul fiierului
nou.

80
 Po Dup deschiderea detaliului fiierului nou pentru nceput documentului i se va atribui PID (
Identificatorul Primar al Documentului) automat sau manual. Atribuirea PID-lui la document
este descris n capitolul Alocarea PIDlui fiierului.
Apoi se vor introduce informaiile de baz a fiierului n fila Profil. Unele cmpuri snt
obligatorii,denumirea lor este marcat prin culoare violet i stelu, iar fr completarea lor nu
va fi posibil salvarea documentului.Una din elementele obligatorii este Agenda fiierului. Dup
setarea agendei selectate va fi generat automat numrul fiierului (vezi capitolul Agenda
fiierului).

Cmpul Acces se va precompleta automat ns utilizatorul poate selecta manual alte

valori.Celelate cmpuri ale filei Profil nu snt obligatorii i depinde de utlilzator ce informaie a
fiierului vrea s o nregistreze.Pentru completarea cmpurilor individuale snt valabile regulile
generale descrise n documentaia de baz a sistemului G3 versiunea 3 n capitolul Cmpul de
editare.Apoi se poate salva fiierul prin butonul Salveaz sau cu pictograma din bara de
instrumente a ferestrei nregistrrii noi.

Posesorul fiierului nou format este persoana conectat recent.

Fiierul nou se poate crea direct din detaliul altui fiier apsnd butonul nregistrare nou sau
pictograma din bara de instrumente a ferestrei, sau apsnd tasta F2. Descrierea deschiderii
detaliului fiierului este n capitolul Deschiderea detaliului documentului deja salvat.

Fiierul creat astfel dup salvare nu conine nici un document ( nici de iniiere), dar se poate
oricnd aduga n acest fiier un document i de selectat ca de iniiere. Procedura introducerii
documentului n fiier se gsete n capitolul Introducerea n fiierul deja existent iar
procedura setrii documentului de iniiere n capitolul Setarea documentului de iniiere.

Crearea fiierului din documentul deja existent

Selectai i deschidei detaliul documentului din care vrei s creai fiierul ( vezi capitolul
Deschiderea detaliului documentului).

81
 Documentul din care vrei s creai fiierul trebuie pentru nceput nregistrat ( vezi capitolul
nregistrarea documentului).

Pentru deschiderea detaliului documentului apsai butonul Fiier.Se va deschide meniul n care
se va selecta elementul Crearea fiierului nou din document.Apoi se va afia ntrebarea de
siguran pentru crearea fiierului i inserarea documentului.

Apoi se va deschide detaliul fiierului nou n care se va precompleta automat Obiect i Obiect
detaliat conform documentului din care s-a creart fiierul,ns utilizatorul poate schimba acest
element. n cazul cnd este setat doar un fiier deschis, atunci automat se va completa i agenda,
n celelalte cazuri este necesar de a selecta agenda manual. Procedura urmtoare este similar
cu cea a crerii fiierului nou fr documentul de iniiere (vezi capitolul Crearea fiierului fr
documentul de iniiere).

Dup salvarea fiierului documentul din care a fost format se va introduce automat n fiier ca
document de iniiere.

Alocarea PIDlui fiierului

Alocarea PIDlui se face dup conform setrii n sistemul administrativ ADM. Variante a alocrii
PIDlui snt cteva. Se poate genera fiierul i aloca PID automat conform licenei la crearea
fiierului fr posibilitatea interveniei manuale a a utilizatorului.

Sau se poate aloca PID fiierului manual. n acest caz nu va fi precompletat cmpul PID i
utilizatorul va nscrie PID cu ajutorul tastaturii sau prin clic pe cmpul PID va citi valoarea lui cu
ajutorul cititorului codului de bare din fiierul fizic.

La introducerea manual se verific automat duplicitatea PIDlui i fiierul cu PID duplicat nu va fi

posibil de salvat.

82
Deschiderea detaliului feierului

Pentru deschiderea detaliului fiierului selectai i deschidei lista fiierelor corespunztoare (vezi
capitolul Lista fiierelor). Dup deschiderea detaliului fiierului e suficient clic dublu pe rndul
corespunztor a listei fiierelor,sau de selectat rndul corespunztor i apsat butonul
Redactare.

Redactarea fiierului

Redactarea fiierului se poate face direct n detaliul acestui fiier dup apsarea pictogramei
din bara de instrumente a ferestrei.

Po Dup efectuarea schimbrilor acestea trebuie salvate cu ajutorul butonului Salveaz sau prin
clic pe pictograma din bara de instrumente a detaliului.

Pentru introducerea schimbrilor se poate cu ajutorul pictogramei din bara de instrumente a

aplicaiei de rentors toate schimbrile fcute din momentul ultimei salvri.

Termenul de executare a fiierului

n detaliul fiierului utilizatorul poate n fila Profil sa seteze termenul de executare a

documentului.Pentru un controlul mai uor al respectrii termenului executrii aplicaia
ESS-Serviciul de eviden electronic permite nscrierea termenului executrii n calendarul
de planificare, inclusiv setarea memorrilor.

Dup setarea termenului executrii n fila Profil se va activa pictograma din dreapta acestui
cmp. Apsnd aceast pictogram se va crea i totodat se va nscrie n calendarul de planificare
evenimentul i doar ulterior se va deschide detaliul acestui eveniment deja creat. Ddescrierea
setrii evenimentului i a memorrii se va gsi n documentaia de baz a sistemului G3
versiunea 3 n capitolul Calendarul de planificare. Astfel evenimentul creat este deja nscris n
calendar i nu este nevoie de salvat, dar trebuiesc salvate toate schimbrile fcute cuajutorul
butonului OK n detaliul evenimentului.

83
 Dac ai creat accidental un astfel d eveniment i dorii s-l anulai, nu e posibil doar prin
inchiderea ferestrei evenimentului, ci trebuie de apasat butonul terge si astfel vei terge
evenimentul din calendar.

Dup nchiderea ferestrei evenimentului automat n fila Profil se va schimba pictograma de

dup cmpul Termenul de executare n . Cu aceast pictogram se poate oricnd deschide
detaliul evenimentului corespunztor.Evenimentul se poate deschide i din calendarul de
planificare (vezi documentaia de baz a sitemului G3 versiunea 3 capitolul Calendarul de
planificare). Dup introducerea termenului executrii n lista fiierului ( vezi capitolul Lista
fiierelor) se va controla expirarea termenului pentru executare ( inclusiv ziua termenului de
executare)i automat scrierea rndului corespunztor se va colora n rou ( documentele strine
n rou deschis).

Prile interesate

n detaliul fiierului este deasemenea lista persoanelor interesate. Aceast list se va gsi n
elementul Persoane interesate. n aceast list este afiat enumerarea persoanelor fiecrui
document al fiierului dat. Aceast list servete doar ca informativ i nu se pot redacta
persoanele din ea. Aceasta se poate face doar din documentele respective.

Dac o persoan apare n mai multe documente, atunci n lista prilor interesate persoana va fi
afiat doar o dat.

Lista fiierelor

Lista fiierelor se va afia dup deschiderea detaliului fiierului (vezi capitolul Deschiderea
detaliului fiierului), prin clic pe elementul Lista fiierelor.

84
Deschiderea detaliului documentului din lista de fiiere

Pentru nceput deschidei lista fiierelor a fiierului selectat (vezi capitolul Deschiderea listei
fiierelor). n list dup deschiderea detaliului documentului e suficient clic dublu pe rndul
corespunztor a listei de fiiere, sau de selectat rndul i apsat pictograma .

Subiectele documentului n fiier

Procedura lucrului cu subiectele documentului se gsete n capitolul Subiecte n document.

Pentru lucrul cu subiectele inserate n fiier este important compartimentul capitolului Subiecte
n document - Document n fiier.

Reprezentarea pictogramelor n lista fiierului

n lista fiierului pentru orientarea mai uoar snt afiate pictograme, care detaliat descriu tipul
documentului.

Aceast pictogram prezint documentul de iniiere n fiier.

Aceast pictogram prezint documentul executor n fiier.
Aceast pictogram prezint documentul de iniiere care totodat este i
documentul executor n fiier.

Inserarea n fiier

Crearea fiierului din documentul de iniiere

Dac creai fiierul din documentul nregistrat (vezi capitolul Crearea fiierului din documentul
deja existent), atunci acest document se va insera automat n acest fiier i totodat va fi ales
ca document de iniiere pentru acest fiier.

Inserarea n fiierul deja existent

Inserarea documentului n fiierul deja creat se poate prin dou metode.Se poate insera
documentul n fiier direct din detaliul documentului (vezi capitolul Inserarea n fiier din
detaliul docuentului) sau derect din lista de fiiere a fiierului dat (vezi capitolul Inserarea n
fiier din lista de fiiere).

Inserarea n fiier din detaliul documentului

Dac dorii ca documentul deschis s-l inserai n fiierul deja existent, atunci n detaliul
documentului apsai butonul Fiier.Se va deschide meniul n care se va selecta elementul
Inser documentul n fiier.

85
 Selectai fiierul necesar i apsai butonul Ok n lista de fiiere. Se va afia din nou detaliul
documentului dat cu identificatorul corespunztor fiierului n care a fost inserat. Totodat se va
schimba pictograma ce reprezint starea documentului.

Dac vei dori din acest detaliu s deschidei detaliul fiierului conectat, apsai pictograma din
dreapta cmpului identificatorului fiierului.

Inserarea n fiier din lista fiierelor

Dac dorii s inserai documentul n fiierul deja existent din detaliul recent deschis al acestui
fiier,trecei pentru nceput pe elementul Lista fiierelor.n bara de instrumente a elementului
Lista fiierelor clicai pictograma , astfel vei deschide meniul cu opiunea inserrii
documentului.

Inserarea documentului nou

Prin acest element se va deschide meniul selectrii tipului documentului.Dup selectarea acestuia
se va deschide detaliul documentului nou, care dup completare i salvare se va insera automat
n fiierul dat.

86
 Inserarea documentului existent n fiier

Acest element va deschide lista tuturor documentelor active a persoanei recent conectat. n lista
documentelor se va selecta documentul necesar i cu ajutorul butonului OK se va insera n fiier.
La alegerea documentului pentru inserarea n fiierul din lista fiierelor se pot alege mai multe
documente cu ajutorul tastei Insert (Ins) (cele selectate se vor colora n suriu) i se pot insera
toate odat (butonul OK).

Executarea fiierului cu un document nou

Acest element va deschide detaliul documentului nou care dup completare i salvare se va
insera automat n fiier ca document executor. nainte de deschiderea detaliului documentului
nou este necesar de a selecta metoda de executare.

Executarea fiierului cu un document existent

Acest element deschide lista tuturor documentelor executate ale persoanei conectate recent. n
lista documentelor selectai documentul necesar i cu butonul OK se va insera n fiier ca
document executor.Totodat din acest document se va prelua modul de executare, fr a lua n
consideraie setrile precedente a modului de executare a fiierului.

Inserarea documentului altui posesor din acelai nod de clasificare

Dac dorii s inserai un document, care aparine unei persoane din acelai nod de clasificare,
atunci selectai opiunea Inser documentul existent n fiier (vezi capitolul Inserarea n
fiier din lista fiierelor) sau Inser documentul executor existent ( dac trebuie s fie
totodat inserat ca executor).Apoi n filtrul listei documentelor numele posesorului concret sau
opiunea Toi din nodul de clasificare. Dup rencrcarea listei prin apsarea pictogramei n
bara de instrumente a ferestrei se vor afia documentele corespunztoare.

87
 Apoi selectai documentul necesar i cu butonul OK inserai-l n fiier.

Persoana posesorului documentului nu se va schimba n timpul inserrii n fiier. Deaceea

persoana care deine fiierul nu poate schimba acest document. Dac va fi necesar de a lucra cu
acest document e mai bine de inserat documentul n fiier prin procedura descris n capitolul
Inserarea documentului altui posesor din acelai nod de clasificare.

Dac vei insera un document n fiier prin procedura descris mai sus, atunci dei posesorul
documentului rmne neschimbat,n momentul transferului ntregului fiier altei persoane se va
schimba automat proprietarul la toate documentele (aici la documentul dat).

Inserarea documentului altui posesor din alt nod de clasificare

Dac dorii s inserai un document ,care este n posesia unei persoane din alt nod de clasificare,
atunci este nevoie ca posesorul s V predea acest document ( vezi capitolul Predarea
documentului). Iar dup preluarea lui ( vezi capitolul Preluarea documentului) deja putei
s inserai documentul n fiier pri procedura descris n capitolul Inserarea n fiier din lista
de fiiere.

Setarea documentului de iniiere

Dac fiierul nu are document de iniiere i dori s alegei unul, atunci se va deschide lista
fiierului dat ( vezi capitolul Deschiderea listei fiierului). Selectai documentul pe care vrei
s-l marcai ca de iniiere i facei clic pe pictograma din bara de instrumente a elementului
Lista fiierelor.

Dup apsarea acestei pictograme se va seta documentul selectat ca de iniiere,ceea ce va fi

afiat n rndul corespunztor al listei fiierelor.Documentul de iniiere va fi marcat prin
pictograma .

88
Anularea desemnrii documentului de iniiere

n lista fiierelor selectai documentul de iniiere ( va fi ntotdeauna desemnat prin pictograma

sau ) i facei clic pe pictograma din bara de instrumente a elementului Lista fiierelor.

Schimbul documentului de iniiere

Dac fiierul deja conine documentul de iniiere i este necesar de desemnat un altul, atunci
fie se va anula desemnarea documentului de iniiere (vezi capitolul Anularea desemnrii
documentului de iniiere) sau de anulat desemnarea i totodat de extras documentul original
de iniiere (vezi capitolul Extragerea documentului de iniiere din fiier). Apoi se poate
selecta un document de iniiere nou (vezi capitolul Setarea documentului de iniiere).

Extragerea documentului din fiier

Documentul se poate extrage din fiier prin cteva metode.Se poate extrage fie direct din detaliul
documentului (vezi capitolul Extragerea din fiier din detaliul documentului) sau direct din
lista fiierelor a fiierului dat (vezi capitolul Extragerea din fiier din lista de fiiere).

Ca exemplu aparte este extragerea documentului de iniiere din fiier,acest exemplu este
descris n capitolul Extragera documentului de iniiere din fiier. Apoi, la fel extragerea
documentului de executare din fiier, aceast metod e descris n capitolul Extragerea
documentului de executare din fiier.

Extragerea din fiier in detaliul documentului

Dac dorii s extragei documentul din fiier,atunci trebuie de deschis detaliul documentului
respectiv.Detaliul se va deschide n detaliul fiierului din lista de fiiere (vezi capitolul
Deschiderea listei fiierelor). n detaliul ulterior deschis apsai butonul Fiier.Se va deschide
meniul n care se va selecta elementul Extrage documentul din fiier. Ulterior se va afia
ntrebarea de siguran pentru a efectua extragerea documentului din fiier. Dac se va confirma
extragerea prin butonul Da atunci documentul va fi extras din fiier.

89
 Apoi se va afia detaliul documentului dat deja fr fiierul de identificare, n care a fost inserat
mai nainte,totodat se va schimba pictograma ce desemneaz starea documentului. Documentul
ntors n acest fel poate fi gsit din nou n listele documentelor.

Extragerea din fiier n lista de fiiere

Extragerea documentului din fiier se poate face i n lista fiierelor. Dac deschidei lista
fiierelor din fiierului dat (vezi capitolul Lista fiierului), atunci este necesar de a selecta mai
nti documentul pe care vrei s-l extragei din fiier.Dup selectare facei clic pe pictograma
din bara de instrumente a elementului Lista fiierului.

Dac selectai documentul de iniiere sau de executare,atunci pictograma pentru extragerea

documentului nu va fi activ.

Scoaterea documentul de iniiere de la fiierul

Dac ncercai s scoatei documentul de iniiere prin procedura descris n capitolul precedent
Extragerea din fiier din detaliul documentului, atunci aplicaia va afia atenionarea i
documentul nu va fi extras din fiier ( vezi imaginea urmtoare).

Dac totui dorii s extragei acest document din fiier, trebuie pentru nceput n lista de fiiere
a fiierului dat s se anuleze desemnarea documentului ca de iniiere (vezi capitolul Anularea
desemnrii documentului de iniiere).

90
 Apoi deja se poate extrage documentul prin metoda descris n capitolul anterior Extragerea din
fiier din lista de fiiere.

Dac fiierul conine mai multe documente se poate alege alt document de iniiere.Aceast
metod e descris n capitolul Setarea documentului de iniiere.

Extragerea documentului de executare din fiier

Dac ncercai s extragei documentul de executare prin metoda descris n capitolul

Extragerea din fiier din detaliul documentului, atunci aplicaia va afia atenionarea i nu
va extrage documentul din fiier (vezi imaginea urmtoare).

Dac totui dorii s extragei acest document din fiier, trebuie pentru nceput n lista de fiiere
a fiierului dat s se anuleze desemnarea documentului ca de executare (vezi capitolul Anularea
desemnrii documentului de executare).
Apoi deja se poate extrage documentul prin metoda descris n capitolul anterior Extragerea din
fiier n lista de fiiere.

Dac fiierul conine mai multe documente se poate alege alt document de executare. Acest fapt
e descris n capitolul Setarea de-a face cu documentul.

Asociat la fiier

Asociaii la fiier snt analogi cu asociaii documentului, deaceea i metoda de inserare a

documentului i fiierului snt analoage (vezi capitolul Asociaii documentului).

Pierderea fiierului

Dac se va ajunge la pierderea fiierului fizic ,se poate seta aceast stare i analogului electronic
al fiierului. Pierderea fiierului se poate face din detaliul deschis al fiierului (vezi capitolul
Deschiderea detaliului fiierului). Dup deschiderea detaliului fiierului este necesar mai nti
de apsat butonul Pierdere.Astfel se va deschide meniul pentru selectarea metodei pierderii.

91
 Urmtorii pai difer n funcie de metoda pierderii selectat i snt descrii n urmtoarele
capitole.

Pierderea fiierului nu poate fi efectuat cu regimul simplificat activ (vezi capitolul Regimul
simplificat).

Desemnat ca pierdut i de extras toate documentele

Dup selectarea elementului Desemnat ca pierdut i de extras toate documentele se va

afia ntrebarea de siguran care ferete fiierele de pierderea accidental.

Dac vei confirma pierdera fiierului prin butonul DA, atunci vor fi pentru nceput toate
documentele din lista fiierului extrase i ntoarse printre documentele individuale active. Apoi
fiierul va fi desemnat ca pierdut. Pierderea fiierului va fi afiat grafic n detaliul fiierului prin
schimbarea pictogramei n partea dreapt de sus.

92
 Apoi acest fiier va fi afiat doar n lista fiierelor pierdute (veizi capitolul Lista fiierelor).

Desemnat ca pierdut i a desemna ca pierdute toate documentele

Dup selectarea elementului Desemnat ca pierdut i a desemna ca pierdute toate

documentele se va afia ntrebarea de siguran care ferete fiierele de pierderea accidental.

Dac vei confirma pierderea fiierului prin butonul DA,atunci mai nti toate documentele din
lista de fiiere vor fi desemnate ca pierdute i apoi va fi desemnat pierdut i fiierul dat.Pierderea
fiierului va fi afiat grafic n detaliul fiierului prin schimbarea pictogramei n partea dreapt de
sus.
Totodat vor fi desemnate grafic toate documentele pierdute (vezi imaginea urmtoare).

Apoi acest fiier va fi afiat doar n lista fiierelor pierdute (veizi capitolul Lista fiierelor).

Gsirea fiierului

Dac dorii s ntoarcei fiierul pierdut printre fiierele active, este necesar de a deschide lista
fiierelor pirdute (vezi capitolul Lista fiierelor). n list se va deschide detaliul fiierului pe care
vrei s-l gsii i se va apsa butonul Gsire.Apoi se va afia ntrebarea de siguran.Dac se va
confirma prin butonul DA, fiierul va fi ntors printre fiierele nefinisate.

Dac fiierul pirdut conine i documente pierdute, atunci toate aceste documente dup gsirea
fiierului automat vor fi determinate ca documente active a fiierului dat.

93
Anularea fiierului

Anularea fiierului se face din detaliul deschis al fiierului (vezi capitolul Deschiderea detaliului
fiierului) chiar i a celui pierdut.Dup deschiderea detaliului fiierului sa va apsa butonul
Anulare.Astfel se va deschide meniul pentru selectarea metodei de anulare.

Paii urmtori difer doar n funcie de metoda selectat i snt descrii n urmtoarele capitole.

Desemna ca anulate i extragerea tuturor documentelor

Dup selectarea elementului Desemna ca anulate i extragerea tuturor documentelor. Se

va afia ntrebarea de siguran care ferete fiierele de anularea accidental.

ATENIE!!! Anularea fiierului este ireversibil. Deacea la afiarea ntrebrii de siguran,

controlai cu atenie dac fiierul e cel ce trebuie i dac dorii ntradevr s-l anulai.

Dac confirmai anularea fiierului cu butonul DA, pentru nceput toate documentele din lista de
fiiere vor fi extrase i ntoarse printre documentele individuale active. Apoi fiierul va fi
anulat.Anularea fiierului va fi afiat grafic n detaliul fiierului prin schimbarea pictogramei n
partea dreapt de sus.

Apoi acest fiier va fi afiat doar n lista fiierelor anulate (vezi capitolul Lista fiierelor).
94
Desemna ca anulat i desemna ca anulate toate documentele

Dup selectarea elementului Desemna ca anulat i desemna ca anulate toate documentele se va

afia ntrebarea de siguran care ferete fiierele de anularea accidental

ATENIE!!! Anularea fiierului este ireversibil. Deacea la afiarea ntrebrii de siguran,

controlai cu atenie dac fiierul e cel ce trebuie i dac dorii ntradevr s-l anulai.

Dac confirmai anularea fiierului cu butonul DA, pentru nceput toate documentele din lista de
fiiere vor fi anulate i apoi fiierul dat va fi anulat.Anularea fiierului va fi afiat grafic n detaliul
fiierului prin schimbarea pictogramei n partea dreapt de sus.
Totodat vor fi desemnate grafic toate documentele anulate (vezi imaginea urmtoare).

Apoi acest fiier va fi afiat doar n lista fiierelor anulate (vezi capitolul Lista fiierelor).

Reanularea fiierului

Reanularea fiierului se face din detaliul fiierului dat.La fiierul dat butonul Anulare se schimb
automat n Reanulare.Dup apsarea acestui buton se va afia ntrebarea de siguran i dup
confirmarea lui se va reanula fiierul dat i a tuturor documentelor anulate inserate n acest fiier.

n istoria fiierului va rmne nregistrarea anulrii i reanulrii ulterioare a fiierului.

Executarea documentului n fiier

Documentul inserat n fiier se poate executa dup deschiderea detaliului documentului dat (vezi
capitolul Deschiderea detaliului documentului din lista fiierului). Procedura executrii
este asemntoare cu cea a executrii documentului care nu este inserat n fiier (vezi capitolul
Executarea documentului).

95
 La executarea documentului de executare a fiierului neexecutat se va ajunge la executarea
automat a fiierului i a tuturor documentelor neexecutate din fiier.

Executarea fiierului

Executarea fiierului se poate face n fila Profil. Aici snt cteva elemente ce definesc executarea.

Urmtoarele elemente se gsesc n fila Profil extins. Primul element de acest fel e Procesorul. n
acest element este completat automat persoana posesorului actual al documentului, ns
utilizatorul poate schimba aeast persoan.

Dac vrei s schimbai persoana executorului sau s nregistrai un element nou ( Aprobatorul,
Executorul) trebuie pentru nceput s trecei fiierul n regimul redactrii fiierului prin clic pe
pictograma din bara de instrumente a detaliului fiierului (vezi capitolul Redactarea
fiierului). Apoi din cadran se pot selecta elemente individuale ( vezi documentaia de baz a
sistemului G3 versiunea 3 capitolul Cmpul de editare).n momentul cnd vei seta modul de
executare (fila Profil elementul Executare), data de executare ( fila Profil elementul Data
executrii)iar fiierul va fi salvat ( butonul Salveaz sau ) fiierul va fi desemnat ca executat.
Ultimul pas este setarea documentului de executare. Acesta poate fi setat prin cteva metode.Se
poate selecta un document deja nregistrat din lista fiierului i desemna ca de executare ( vezi
capitolul Inserarea documentului de executare n fiier), sau sa poate insera direct
documentul de executare ( vezi capitolul Inserarea documentului de executare n fiier).

n timpul inserrii documentului de executare n fiier se va prelua automat din acest document
metoda de executare, indiferent de setarea anterioar (elementul Executare).

96
 Executarea fiierului va duce la executarea automat a tuturor documentelor neexecutate a
acestui fiier.

Setarea documentului de executare

Setarea documentuluin de executare se face n lista de fiiere ( vezi capitolul Lista fiierului).
Aici se va seta documentul necesar ( pote fi i de iniiere) i facei clic pe pictograma barei de
instrumente a elementului . Setarea documentului de executare va fi afiat grafic n coloana
TD (vezi capitolul Afiarea pictogramelor n lista fiierelor).

Pictograma este afiat doar n cazul cnd fiierul nu conine alt document de executare . n
cazul cnd fiierul are deja alt document de executare trebuie de procedat dup procedura din
urmtorul capitol Schimbarea documentului de executare.

Dac documentul care va fi determinat ca executor, este executat, atunci se va executa automat
fiierul i toate documentele neexecutate ale lui.

Inserarea documentului de executare n fiier

Inserarea documentului i totodat includerea acestui document n fiier ca executor se poate

direct din lista fiierului. A insera n fiier se poate fie documentul deja existent sau se poate
crea unul nou i acela de inclus n dosar ca document de executare. Procedura de inserare i
creare a documentului se va gsi n capitolul Inserarea n fiier din lista de fiiere.

Dac documentul care va fi determinat ca executor, este executat, atunci se va executa automat
fiierul i toate documentele neexecutate ale lui.

Schimbare documentului de executare

Dac fiierul conine deja documentul de executare i este necesar de a desemna altul ca
document de executare, atunci este necesar fie de a anula determinarea documentului selectat
(vezi capitolul Anularea determinrii documentului de executare) sau anularea i totodat
extragerea documentului de executare original (vezi capitolul Extragerea documentului de
executare din fiier). Apoi se poate selecta sau crea un document de executare nou ( vezi
capitolul Setarea documentului de executare i Crearea noului document de executare).

Anularea de desemnare a documentului care se ocup cu

n lista fiierului se va selecta documentul de executare necesar ( documentul de executare este

marcat ntotdeauna cu pictograma sau ) i se va clica pe pictograma din bara de
instrumente a elementului Lista fiierului.

97
Anularea executrii dosarului

Anularea executrii const din dou etape de baz. Prima i cea mai important este anularea
setrii elementului Executare n fila Profil extins. Aceasta se poate face doar n regimul de
editare, care se va activa prin clic pe pictograma din bara de instrumente a detaliului fiierului
(vezi capitolul Redactarea fiierului). Apoi e suficient doar de ters valoarea n cmpul
Executare i de salvat fiierul cu butonul Salveaz sau prin clic pe pictograma din bara de
instrumente a detaliului fiierului. Urmtoarea etap important este anularea determinrii
documentului de executare (vezi capitolul Anularea determinrii documentului de
executare). Deasemenea se poate terge valoarea cmpului Aprobator n fila Profil extins prin
aceeai metod ca la tergerea cmpului Executare, descris n compartimentul anterior al acestui
capitol.

nchiderea fiierului

Fiecare fiier executat se poate nchide. Dup nchiderea fiierului nu se vor mai putea insera alte
documente iar cele existente nu se vor mai putea edita. nchiderea se poate face prin apsarea
butonului nchide.

Deschiderea fiierului

La toate fiierele deja nchise butonul nchide se va schimba n Deschide. Prin apsarea acestui
buton Deschide se va deschide din nou fiierul dat.

98
Operarea n comun cu fiierele

Dup selectarea mai multor fiiere cu ajutorul tastei Insert ( Ins ) se poate activa operarea n
comun pentru fiierele selectate prin apsarea butonului Restul i selectarea aciunii
corespunztoare (setarea caracterului de clasificare sau executare).

Schimbarea numrului de fiier

Dup clic pe elementul Schimbarea caracterului de clasificare (vezi capitolul Operarea n

comun cu fiierele) se va deschide cadranul caracterelor de clasificare. n cadran se va seta
caracterul de clasificare necesar care se va seta pentru toate fiierele selectate i eventual
pentru documentele lor.

99
 Dup selectarea caracterului i apsarea butonului Ok se va afia ntrebarea de siguran pentru
atribuirea caracterului de clasificare.

Dup confirmarea ntrebrii se va deschide ntrebarea referitor la atribuirea caracterului de

clasificare pentru documente individuale n fiierele selectate. Dac apsai DA, atunci caracterele
de clasificare se vor atribui documentelor. Dac apsai NU, se va efectua doar schimbarea
caracterului de clasificare a fiierului i dac apsai Anuleaz se va ntrerupe schimbarea
colectiv a caracterului de clasificare.

Executarea fiierului

Dup clicul pe elementul Executarea fiierului (vezi capitolul Operarea n comun cu fiierele) )
se va deschide cadranul metodei executrii. n cadran selectai metoda executrii necesar.

Dup selectarea metodei executrii i apsarea butonului OK se va afia ntrebarea de siguran

i dup confirmarea acesteia se va ajunge la executarea n comun a fiierelor selectate.

Redistribuirea

Fiierele individuale (inclusiv documentele lui)i documentele individuale se pot n cadrul

organizaiei transmite, iar prelua se pot fr transmiterea anterioar.

100
 Metoda permis de redistribuire a documentului ( fiierului ) este determinat de parametrii
aplicaiei, care pot fi setai de administratorul sistemului.Administratorul poate permite fie
numai transmiterea , preluarea sau ambele odat.

Document

Predarea i atribuirea documentului

Predarea documentului se poate efectua din detaliul documentului dat dup apsarea butonului
Pred.

Sau direct din lista documentului, unde e necesar de a selecta rndul respectiv al listei (
documentul necesar ) i apoi de apsat butonul Pred.

Ulterior se va deschide fereastra pentru setarea predrii documentului. Aici e necesar de a

introduce nodul de clasificare, funcia i numele persoanei, care pred documentul. Sau se vor
introduce treptat datele individuale sau se va alefe doar funcia i prin asta automat conform
setrilor acestei funcii se va completa numele i nodul de clasificare.Apoi trebuie de selectat
modul de predare. Fie se va seta Predare sau Atribuire.

Metoda de predare - Predare

Dac documentul se pred prin predare, atunci persoana cruia documentul i este predat, va
gsi acest document n lista documentelor Spre preluare i poate prelua documentul (vezi
capitolul Preluarea documentului). Dac selectai aceast metod, n partea dreapt a ferestrei
vei gsi butonul Predat i cu el vei finisa predarea.

Metoda de predare- Atribuire

101
 Dac predai documentul prin atribuire, atunci persoana creia documentul i este predat va gsi
acest document deja n lista documentelor Pe mas i cade pasul prelurii documentului. Dac
vei selecta acest mod, atunci n partea dreapt a ferestrei vei gsi butonul Atribuit i cu el vei
atribui documentul.

Protocolul de predare i atribuire

Dac e bifat simbolul imprimrii protocolului,atunci dup finisarea predrii i atribuirii

documentului se va deschide setul protocolului.

Dup predarea documentului i nchiderea protocolului de predare se va deschide fereastra

informativ despre predare.

Predarea (atribuirea) docimentului cu crearea evenimentului n clendarul de planificare va cauza

predarea (atribuirea) nu numai a documentului dat, dar i a nregistrrii corespunztoare n
calendar noului proprietar

Predarea colectiv a documentului

Aplicaia ESS-Serviciul de eviden electronic permite deasemenea predarea colectiv a

documentelor unei poziii funcionale. Procedura e similar cu predarea unui document din lista
documentelor ( nu din detaliul documentului ).Este suficient doar n lista documentului de a
selecta mai multe rnduri ( rndurile selectate se vor colora). Rndurile individuale se pot selecta
prin apsarea tastei Ins sau se pot selecta toate rndurile apsnd tasta Num*. Procedura
urmtoare se aseamn cu procedura descris n capitolulul Predarea documentului.

Similar ca la predarea unui document i la predarea colectiv se va deschide protocolul de

predare.

Dac printre documentele selectate snt documente n fiier sau n lot, atunci aceste documente
nu vor fi predate.

Preluarea documentului

Preluarea documentului e posibil din lista documentului Spre preluare sau direct din
detaliuldocumentului dat. Dac dorii s preluai documentul prin modul nti,atunci deschidei
lista Spre preluare,selectai rndul corespunztor ( documentul pe care vrei s-l preluai) i
apsai butonul Prelua.

102
 Alt metod e preluarea documentului direct din detaliul documentului. Detaliul se va deschide
n mod obinuit din lista documentelor Spre preluare (vezi capitolul Deschiderea detaliului
documentului). Aici apsai butonul Prelua.

Dup preluarea ( prin ambele metode) se va afia fereastra informativ despre finisarea prelurii.

Coordinatorul nodului de referin poate s preia direct documentele i fiierele persoanelor

nodului de referin fr predarea anterioar din partea posesorului.Coordinatorul poate prelua
astfel deasemenea documentele i fiierele direct din nodul de clasificare subordonat.Setarea
utilizatorului ca coordonator al nodului de referin poate fi fcut doar de administratorul
sistemului prin intermediul modulului ADM-Administrarea sistemului.

Dup preluare automat pentru documente va fi setat dreptul de editare.

Preluarea colectiv a documentului

Aplicaia ESS-Serviciul de eviden electronic permite att predarea colectiv ct i preluarea

colectiv a documentelor de ctre opoziie funcional.Procedura e similar ca la preluarea unui
document. Este suficient doar n lista documentului spre prluare de a selecta mai multe rnduri (
rndurile selectate se vor colora). Rndurile individuale se pot selecta prin apsarea tastei Ins sau
se pot selecta toate rndurile apsnd tasta Num*. Procedura urmtoare se aseamn cu
procedura descris n capitolulul Preluarea documentului.

103
Fiierul

Predarea i atribuirea ffiierului

Predarea i atribuirea fiierului se poate face n mod similar ca predarea documentului (vezi
capitolul Predarea documentului). Doar c toat aciunile nu se petrec n lista documentului i
a detaliului documentului, dar n lista fiierului i detaliul fiierului.

Predarea (atribuirea) fiierului cu evenimentul creat n calendarul de planificare cauzeaz

predarea (atribuirea )nu numai a fiierului dat, dar i a nregistrrii corespunztoare n calendar
noului proprietar (inclusiv evenimentele documentelor individuale ale fiierului).

Predarea colectiv a fiierelor

Predarea colectiv a fiierelor se poate face n mod similar ca cea a documentelor (vezi capitolul
Predarea colectiv a documentelor). Doar c toate aciunile se fac n lista fiierului.

Preluarea fiierului

Preluarea fiierului se poate face n mod similar ca i preluarea documentului (vezi capitolul
Preluarea documentului). Doar c toate aciunile se petrec n lista fiierului spre preluare.

Preluarea colectiv a fiierelor

Preluarea colectiv a fiierelor se poate face n mod similar ca i preluarea colectiv a

documentului (vezi capitolul Preluarea colectiv a documentului). Doar c toate aciunile nu
se vor petrece n lista documentelor spre preluare dar n lista fiierelor.

Istoria redistribuirii

Istoria redistribuirii poate fi deschis doar de poziia funcional setat n sistemul operaional ca
Depunerea.

Istoria redistribuirii se va deschide prin clic pe elementul Istoria redistribuirii n meniul

Documente.

104
 Dup ncrcarea datelor listei n mod obinuit (pictograma din bara de instrumente a listei sau
tasta F5)cu filtrul setat opional.
Pentru nregistrrile individuale a istoriei se poate deschide detaliul documentului corespunztor
cu ajutorul butonului Redactare.

Lotul

Crearea lotului nou

Pregtirea lotului pentru dispecerizare este posibil din orice document sau fiier, care va fi
coninut n lot. n detaliul documentului ( fiierului?) se va trece la elementul Loturi i prin clic pe
pictograma din bara de instrumente a elementului se va deschide detaliul lotului creat.

Dac n elementul Subiecte n document (pentru document) sau Subiecte interesate ( pentru
fiiere) a fost nregistrat un subiect ( de orice tip),atunci automat se va completa n lot.Dac ns
n document (fiier) snt civa subieci,atunci dup confirmarea ntrebrii de siguran se va afia
fereastra pentru selectarea destinatarului.Dup selectarea lui se va crea lotul.Apsnd butonul
Sfrit n selectarea destinatarului nu se va anula crearea lotului,doar se va crea un lot fr
destinatar.

Documentul (fiierul) din care a fost deschis lotul automat va fi introdus n acest lot.

Dac ai creat lotul fr destinatar, trebuie s fie introdus destinatarul manual n detaliul lotului
mpreun cu celelalte informaii a lotului ( vezi capitolul Redactarea lotului).

Lotul creat este afiat ntotdeauna automat n dispecerizare i se poate lucra mai departe cu el.

105
Deschiderea detaliului lotului

Detaliul lotului deja creat se poate deschide n aplicaia ESS-Serviciul de eviden electronic
direct din elementul Loturi n detaliul documentului sau fiierului.Detaliul se poate deschide prin
clic dublu pe rndul corespunztor al listei, sau prin selectarea lotului din list i clic pe
pictograma din bara de instrumente a elementului.

Redactarea lotului

Redactarea lotului se poate face direct n detaliul lotului dup apsarea pictogramei n bara de
instrumente a ferestrei sau apsarea tastei F9.

Dup efectuarea schimbrilor n elementele Destinatar i Detailu trebuie ca schimbrile s fie

salvate prin apsarea butonului Salveaz sau prin clic pe pictograma din bara d instrumente
a detaliului.

La nregistrarea schimbrilor se poate cu ajutorul pictogramei din bara de instrumente a

aplicaiei s fie ntoarse napoi toate schimbrile efectuate din momentul ultimei salvri.

Anularea lotului

Lotul neexpediat poate fi anulat direct din detaliul oricrui document coninut n lot. n detaliul
documentului se va deschide elementul Loturi i se va selecta lotul corespunztor,pe care vrei
s-l retragei (anulai).Ulterior se va clica pe pictograma din bara de instrumente a
elementului. Va urma doar ntrebarea de siguran i dup confirmarea ei se va anula lotul.

106
Imporimarea adresei

Imprimarea adresei pentru lotul selectat se poate face n elementul Loturi n detaliul oricrui
document coninut n lot.n acest element se va selecta lotul pentru care vrei s imprimai
adresa i se va face clic pe pictograma din bara de instrumente a elementului.Ulterior se va
deschide selectarea rapoartelor de ieire. Selectai raportul de ieire pe care vrei s-l afiai i
ulterior s-l imprimai i apsai butonul OK.

Dup selectarea raportului corespunztor i apsarea butonului OK se va afia raportul

corespunztor ,care se poate de ex. imprima.

Crearea colectiv a lotului

Aplicaia permite crearea lotului colectiv, care are mai multe subiecte. n acest caz e posibil dup
apsarea pictogramei pentru crearea lotului nou (n elementul Loturi) selectarea mai multor
subiecte ( tasta Ins ), apoi doar se va inroduce informaia comun pentru toate loturile i
ulterior se va crea automat pentru fiecare subiect ales un lot.

107
Setarea serviciilor implicite suplimentare

La preluarea lotului (vezi capitolul Crearea lotului nou) sau la redactarea lotului ( vezi capitolul
Redactarea lotului) ) se poate bifa folosirea serviciilor suplimentare ca implicite pentru tipul dat
de lot la crearea lotului nou.E suficient doar in timpul editrii sau crerii lotului s se selecteze
tipul necesar de lot,de introdus serviciile suplimentare,de bifat cmpul setat ca implicit i de
salvat lotul.

Apoi la crearea unui lot nou i selectarea tipului corespunzator de lot se va precompleta automat
ntotdeauna i serviciile suplimentare conform modelului salvat.

Inserarea altui document sau fiier

n fiecare lot expediat se poate de insertat alte documente i fiiere.Pentru nceput se va

deschide detaliul lotului (vezi capitolul Deschiderea detaliului lotului) i apoi trecei la
elementul Documente n lot sau Fiiere n lot,dup cum dorii s inserai document sau fiier. n
element este ntotdeauna lista actual a documentelor inserate (fiierelor).Alte documente se pot
selecta i insera dup selectarea i apsarea pictogramei n bara de instrumente a
elementului Documente n lot i alte fiiere se pot selecta i insera dup apsarea pictogramei
din bara de instrumente a elementului Fiiere n lot.

108
Deschiderea detaliului documentului i fiierului inserat

Detaliul documentului inserat(fiierului) n lot este posibil de deschis prin clic dublu pe rndul
corespunztor din lista documentului ( fiierului )n fila Documente n lot ( Fiiere n lot) sau
dup selectarea din list i apsarea pictogramei n bara de instrumente a elelmentului
Documente n lot (respectiv a pictogramei din bara de instrumente a elementului Fiiere n
lot).

Deschiderea detaliului respect drepturile n document ( fiier)setate n cadrul programului G3

versiuunea 3.

Extragerea documentului i a fiierului din lot

Extragera documentului i a fiierului din lot se poate face prn selectarea n list i apsarea
pictogramei n bara de instrumente a elementului Documente n lot( respectiv Fiiere n
lot).

Dac vei terge toate documentele i fiierele lotului dat, atunci nu va mai fi posibil de a
deschide acest lot gol prin intermediul aplicaiei ESS-Serviciul de eviden electronic,dar
doar n aplicaia WVYP-Dispecerizare.

Transporturile inserarea

n lotul creat se pote insera un alt lot.Lotul se poate insera doar dup trecerea detaliului lotului n
modul de redactare (vezi capitolul Redactarea lotului). n modul de redactare n elementul
Loturi inserate este activ butonul Adaug. Dup apsarea acestui buton se va deschide lista
loturilor, de unde vei selecta lotul pe care vrei s-l inserai n lotul original deschis.

109
 n lot se pot insera doar loturile nchise. nchiderea lotului se poate face doar prin intermediul
aplicaiei WVYP-Dispecerizare.

Afiarea pictogramelor strii lotului

n lista loturilor n elementul Loturi snt pentru orientarea mai uoar afiate n coloana Stare
pictograme ,care detaliat descriu starea lotului.

Pictogramele de stare

Aceast pictogram reprezint un lot livrat.

Aceast pictogram reprezint un lot nregistrat.
Aceast pictogram reprezint un lot nelivrat.
Aceast pictogram reprezint un lot expediat.
Aceast pictogram reprezint un lot rentors.

Afiarea pictogramelor de stare

n detaliul documentului i a fiierului pentru oorientare ami uoar este reprezentat n partea
dreapt de sus a ferestrei documentului (fiierului) pictograma ,care detaliat descrie starea
documentului.

Cnd plasai oricelul peste imaginea de stare se afieaz descrierea strii.

Imaginile generale ale pictogramelor

Aceast pictogram reprezint un document.

Aceast pictogram reprezint un document cu anex.

Aceast pictogram reprezint un document inserat n fiier.

Aceast pictogram reprezint un document cu anex ieste inserat n fiier.

110
 Aceast pictogram reprezint un fiier.

Ficare pictogram de baz poate fi combinat cu oeicare alta complimentar ce descrie starea
documentului dat.

Pictograme complimentare ce descriu starea

Aceast pictogram complimentar reprezint un document sau fiier nou.

Aceast pictogram complimentar reprezint un document sau fiier blocat.

Aceast pictogram complimentar reprezint un document sau fiier executat.

Aceast pictogram complimentar reprezint un document sau fiier cruia i se

apropie termenul de executare (14 zile pn la termen) sau deja termenul a trecut.
Aceast pictogram complimentar reprezint un document sau fiier anulat.

Aceast pictogram complimentar reprezint un document sau fiier pierdut.

n detaliul documentului mai snt afiate alte pictograme detaliate.

Pictograme detaliate

Documentul are nregistrat imagine electronic.

Aceast pictogram reprezint originalul documentului.
Aceast pictogram reprezint o copie autorizat a documentului.
Aceast pictogram reprezint o copie a documentului.
Aceast pictogram reprezint un concept al documentului.
Aceast pictogram reprezint tipul scris al originalului.
Aceast pictogram reprezint tipul electronic al originalului.
Aceast pictogram reprezint un document semnat electronic.

Aceast pictogram reprezint un document semnat electronic cu tampil temporal.

Aceast pictogram reprezint un document creat din mesajul de date.

Lista evenimentelor

Lista evenimentelor n aplicaia ESS reprezint lista cererilor de conversie i semnare. Aceast
list se poate deschide prin clic pe meniul Eveniment.

111
 n list snt afiate toate cererile de efectuare a conversiunii autorizate i de semnare a
documentului de ctre poziia conectat recent. Apoi poziia conectat cu simptomul
coordonatorului vede n aceast list i cererile care au fost transmise acestei poziii pentru
semnare.
n list se pot vedea att cererile nerezolvate (de semnare i de efectuare a conversiunii
autorizate) precum i toate cererile rezolvate.Afiarea cererii e determinat de filtrul din partea
superioar a listei.

Panoul informativ

n bara lateral a aplicaiei utilizatorul are la dispoziie compartimentul cu denumirea Informaie

(pentru acest compartiment snt valabile regulile descrise n documentaia de baz a sistemului
G3 versiunea 3 n capitolul Bara lateral).Aceasta servete pentru vederea rapid a numrului
documentelor i fiierelor pentru preluare,documentelor nesemnate i
neconversionate.ntotdeauna dup pornirea aplicaiei ESS sau dup apsarea pictogramei din
aceast parte a barei laterale se va efectua recalcularea valorilor individuale.Recalcularea mai are
loc ntotdeauna dup preluarea documentelor i a fiierelor , la semnarea n cartea de semnare
precum i automat dup minutele setate cu ajutorul parametrilor n administrarea sistemului.

Documente spre preluare

Aceast valoare arat numrul documentelor spre preluare pentru funcia conectat recent.

Fiiere spre preluare

T Aceast valoare arat numrul fiierelor spre preluare pentru funcia conectat recent.

Nesemnate

Dac funcia conectat are simptomul de coordonator, atunci valoarea n rndul Nesemnate
arat numrul documentelor transmise acestei funcii pentru semnare i care nc nu au fost
semnate.
Iar dac funcia conectat nu are simptomul de coordonator, atunci valoarea n rndul
Nesemnate arat numrul de documente transmise de ctre aceast funcie spre semnare
coordonatorului.
112
Istoria

n detaliile fiierelor i a documentelor este accesibil utilizatorului elementul Istorie.Aici snt

desemnate toate operaiunileimportante cu documentele (respectiv cu fiierele),inclusiv numele
utlizatorului conectat,care a efectuat operaiunea ,precum i tampila temporal i de date..

Dispecerizare

Dispecerizarea este o aplicaie independent,care se poate deschide cu ajutorul aplicaiei

ESS-Serviciul de eviden electronic.Dispecerizarea se va deschide prin clic pe meniul
Dispecerizare sau n bara lateral a compartimentului Dispecerizare n elementul Deschide
dispecerizarea.

Procedura de lucru cu aplicaia Dispecerizare e descris n documentele proprii.

n cazul regimului simplificat activat (vezi capitolul Livrarea lotului) fiecare lot este creat n
aplicaia ESS-Serviciul de eviden electronic automat dup salvare se va insera n
dispecerizare n fia de postare de acelai tip ( dac nu este-se va crea automat) i apoi fia de
postare pote fi expediat

Cuvinte cheie

n aplicaie se poate duce cadranul cuvintelor cheie,care pot fi atribuite documentelor i fiierelor
individuale.Ulterior se poate cu ajutorul acestor cuvinte cheie de filtrat listele sau de cutat
documentelesau fiierele individuale.Cuvintele cheie pentru documentul proapriu ( fiier) se vor
atribui n detaliul documentului dat ( fiierului)-vezi capitolul Deschiderea detaliului
documentului i Deschiderea detaliului fiierului. n detaliul deschis facei clic pe butonul
Cuvinte cheie. Apoi se va deschide lista cuvintelor cheie atribuite documentului dat ( fiier).
113
n lista cuvintelor cheie atribuite putei efectua cteva aciuni.Putei aduga un cuvnt nou din
cadranul cuvintelor cheie, sau putei nlocui un ccuvnt cu altul,sau putei terge cuvntul din
document.

Atribuirea cuvntului nou

Cuvntul nou se va selecta din cadranul cuvintelor cheie,care se va deschide prin clic pe butonul
Nou.Dup selectarea cuvntului se va confirma selectarea prin butonul OK.

Dac n cadranul cuvintelor cheie nu vei gsi cuvntul necesar,acesta se poate completa cu
ajutorul butonului Nou n cadranul cuvintelor cheie ( vezi capitolul selnk klovch slov).

nlocuirea cuvntului

nlocuirea cuvntului deja selectat cu altul se poate dup selectarea cuvntului care vrei sa-l
nlocuii i apsarea butonului Redactare n lista cuvintelor cheie atribuite.Apoi se va deschide
cadranul cuvintelor cheie i se poate alege un cuvnt nou (cadranul nu propune automat
cuvntul).Apoi automat din document se va terge cuvntul selectat iniial i se va atribui cel nou.

114
tergerea cuvntului

tergerea cuvntului cheie din lista cuvintelor cheie atribuite se poate face dup selectare apsnd
butonul terge.

Atenie!!! Nu substituii tergerea cuvntului cheie din atribuite documentului cu tergerea

cuvntului din cadranul cuvintelor cheie.Este important de deosebit care fereastr este deschis i
activ.Se poate vedea dup denumirea ferestrei n partea superioar.

Lista cuvintelor cheie atribuite documentului

Cadranul cuvintelor cheie

115
Raportul de imprimare

Lista documentelor

Lista documentelor se poate imprima din toate listele documentelor (vezi capitolul Lista
documentelor) prin apsarea butonului Imprim i selectarea ulterioar a elementului Lista
documentului.

n lista documentului se imprim ntotdeauna doar acele documente care snt afiate (ncrcate)
n lista dat.Dac de ex.se va seta filtrul doar pentru documentele proprii i se va ncrca
lista,atunci acelai filtru se va aplica i pe urmtoarele imprimri ale listei documentelor i se
vor imprima doar documentele proprii.

Raportul documentului

Pentru documentele individuale se pot tipri diferite raporturi de imprimare(protocolul d

predare,protocolul de preluare .a.).Raporturile se vor imprima doar pentru un document selectat
sau pentru mai multe documente selectate (tasta Ins).Lista rapoartelor accesibile se va deschide
dup selectarea documentului n list i apsnd butonul Imprim apoi se va clica pe elementul
meniului Rapoarte pentru document..

116
 Sau se poate deschide lista din detaliul documentului (vezi capitolul Deschiderea detaliului
documentului) prin clic pe pictograma din bara de instrumente a detaliului.

Apoi e deajuns de selectat raportul necesar i de apsat butonul OK.

Raportul etichetelot PID conine etichete 2x4,2x52x6,2x7,2x8,3x7,3x8. Totodat raportul

memorizeaz ultimul format folosit de utilizatorul conectat recent. Apoi mai memorizeaz de la
care etichet s continuie dup utilizatorul conectat recent

Registrul documentelor

Aplicaia permite imprimarea registrului documentului (registru de nume,registrul cuvintelor cheie

.a.)Registrele se pot imprima direct din lista documentelor dup apsarea butonului Imprim i
clic ulterior pe elementul meniului Registrul documentelor.

Apoi se va selecta doar registrul necesar i sa vaapsa butonul OK.

n registru documentului se imprim ntotdeauna doar informaia despre documentele,care snt

afiate (ncrcate) n lista dat.Dac de ex.se va seta filtrul doar pentru documentele proprii i se
va ncrca lista,atunci acelai filtru se va aplica i pe urmtoarele imprimri ale listei
documentelor i se vor imprima doar documentele proprii.

Lista fiierelor

Lista fiierelor e similar cu lista documentelor (vezi capitolul Lista documentelor). Lista
fiierelor se poate imprima din toate listele fiierelor (vezi capitolul Lista fiierelor) apsnd
butonul Imprim i clic ulterior pe elementul meniului Lista fiierelor.
117
 Pentru lista fiierelor e valabil c se imprim doar acele fiiere care snt afiate (ncrcate) n
list.Dac se va seta filtrul listei fiierelor ( de ex.lista se va limita doar la fiierele create de la
9.5.2009 pn la8.6.2009)i se va ncrca lista fiierelor,atunci filtrul similar se va aplica i la
imprimarea ulterioar a listei fiierelor.

Rapoartele pentru fiiere

Pentru lista fiierului se poate imprima un ir de diferite rapoarte. Lista rapoartelor ce pot fi
imprimate se va deschide apsnd butonul Imprim i clic ulterior pe elementul meniului
Rapoarte pentru fiiere.
Sau se poate deschide lista din detaliul fiierului (vezi capitolul Deschiderea detaliului
fiierului) prin clic pe pictograma din bara de instrumente a detaliului.

Dup deschiderea listei documentelor de ieire se va selecta doar raportul necesar i se va

apsa OK.

Pentru imprimarea protocolului de predare a fiierului este valabil acelai lucru c pentru
protocolul de predare a documentului.Nu se poate imprima un protocol pentru mai multe
fiiere.Excepie e protocolul de predare pentru predarea colectiv.Acesta se poate imprima pentru
mai multe fiiere,dar numai imediat dup predare.Cum numai automat se va nchide protocolul
deschia,deja nu mai este posibil de a mai imprima acest protocol colectiv.

Agenda de postare

Imprimarea agendei de postare este accesibil n lista agendelor de postare (vezi capitolul
Agende de postare) i doar pentru poziia funcional cu simptomul de depunere setat.Acest
simptom poate fi setat doar de administratorul sistemului cu ajutorul modulului
ADM-Administraia sistemului.Dup selectarea agendei i apsarea butonului Imprim va
urma selectarea unui raport necesar i deschiderea cu butonul OK sau clic dublu pe rndul
corespunztor al raportului.

Unele rapoarte ( ca de ex. Agenda de postare ) permit setarea unor proprieti a raportului dat
nainte de a afia raportul rezultat.

118