Procedura de Evaluare Profesionala a salariatilor

Numar document:PO HR 03
Numar revizie:
Intocmit de:
Aprobat de:
Stadiu document:
Data emiterii:

1. Scop
Procedura descrie sistemele de evaluare profesionala, precum si modul de stabilire si de aplicare a criteriilor de
evaluare a activitatii profesionale a salariatilor, aplicabile la nivelul British-American Tobacco Romania
Investment SRL.

2.Domeniu de aplicare / eligibilitate

Procedura se aplica tuturor salariatilor British-American Tobacco Romania Investment SRL.

3. Documente de referinta / bibliografie

Legea nr. 53/2003 republicata - Codul Muncii
Materiale referitoare la procesul global British American Tobacco de management al performantei portal
companie (Talent Portal)
Materiale referitoare la managementul performantei pentru salariati cu functie de executie ASPIRE

4. Definitii si abrevieri
Formular de evaluare profesionala document activ in care se consemneaza evaluarea profesionala a
salariatului.
Grad criteriu de clasificare a posturilor din companie in intervale de salarizare corespunzatoare, in functie de
responsabilitatile si atributiile principale care rezulta din fisa postului si de impactul postului in organizatie

5. Sisteme de evaluare profesionala

Evaluarea profesionala se face in BRITISH-AMERICAN TOBACCO ROMANIA INVESTMENT SRL bi-anual,

fiind reflectata princalificative de performanta. Acestea demonstreaza masura in care au fost atinse obiectivele
stabilite.

5.1. Revizuirea performantei, prin procesul de Performance Review reflectat in formularele de revizuire a
performanteisi in sistemul Talent Portal, este procesul de evaluare profesionala aplicabil functiilor de
conducere - manageriale (gradele 34-40) si celor de executie - non-manageriale (gradele 32-33).

Obiectivele profesionale individuale corespunzatoare acestui processunt impartite in 2 categorii:

a) Business = rezultate profesionale cu impact asupra rezultatelor de business.
b) People = rezultate profesionale cu impact in diferitele arii ale managementului de resurse umane (formare
profesionala, dezvoltare organizationala, leadership, etc).

Toate obiectivele trebuie sa fie specifice, masurabile, realizabile, relevante si sa aiba o data-limita definita.

Inregistrarile referitoare la performanta profesionala se consemneaza in Formularul de evaluare Performance

Review, al carui model este anexat prezentei ca Anexa 1.

5.2. ASPIRE este sistemul de evaluare profesionala aplicabil functiilor de executie - non-manageriale (gradele
31T-33T).

5.2.1. Obiectivele profesionale individuale ale Aspire sunt incadrate pe cele trei componente ale acestui
sistem:
a) Comportament
- cuprinde 10 dimensiuni; componenta unica pentru toate ocupatiiile/functiile din departamentele unde se
aplica acest sistem.
- are 30% pondere in stabilirea finala a calificativului
b) Abilitati tehnice
- cuprinde pana la 10 dimensiuni, in functie de ocupatie/functie; componenta individuala pentru fiecare
ocupatie/functie din departamentele unde se aplica acest sistem.
- are 30% pondere in stabilirea finala a calificativului
c) Indicatori de performanta (KPI)
- componenta specifica pentru fiecare departament.
- are 40% pondere in stabilirea finala a calificativului

Pagina 1 din 4
Cod Formular: F.PS.01.01
Inregistrarile referitoare la performanta profesionala pentru comportament si abilitati tehnice se consemneaza in
Fisele individuale de performante Aspire, al caror model este anexat prezentei ca Anexa 2.

Calificative de performanta
Excelent (Outstanding) salariatul a depasit obiectivele in mod semnificativ si consistent.
Bine (Successful) salariatul a indeplinit toate obiectivele si ocazional a depasit asteptarile.
Insuficient (Requires Improvement) salariatul nu a indeplinit mai multe obiective din cele stabilite.

6. Descrierea activitatilor

6.1. Stabilirea obiectivelor de performanta si a criteriilor de evaluare profesionala

Toate obiectivele trebuie sa fie specifice, masurabile, realizabile, relevante si sa aiba o data limita definita,
Obiectivele de performanta individuala, precum si criteriile de evaluare a realizarii acestora, sunt incluse in fisa
postului, anexa si parte integranta a contractului individual de munca, la inceputul relatiei contractuale de
munca.

Ulterior, obiectivele bi-anuale de performanta individuala si criteriile de evaluare a realizarii acestora vor face
obiectul unui act aditional la contractul individual de munca.

Acestea se stabilesc si cascadeaza de sus in jos astfel:

Pentru procesul de revizuire a performantei reflectat prin sistemul Performance Review si in

Talent Portal:
in perioada 15 octombrie 31 decembrie in anul anterior celui pentru care se stabilesc obiectivele de
performanta individuala si criteriile de evaluare a realizarii acestor obiective.

Pentru procesul de revizuire a performantei reflectat prin sistemul Aspire:

in perioada 01 ianuarie 31 ianuarie in anul anterior celui pentru care se stabilesc obiectivele de performanta
individuala si criteriile de evaluare a realizarii acestor obiective.

Fiecare salariat primeste si semneaza, pe suport electronic sau/si hartie, la inceputul anului calendaristic, un
formular cuprinzand obiectivele individuale bi-anuale precum si criteriile de evaluare a indeplinirii acestora, care
vor face obiectul unui act aditional la contractul individual de munca.

6.1.1. Pentru procesul de revizuire a performantei in sistemul Performance Review

Seful Direct stabileste impreuna cu subordonatul obiectivele individuale ale subordonatului si criteriile de
evaluare a indeplinirii acestora pentru anul care urmeaza.

6.1.2. Pentru sistemul Aspire

Seful de Departament anunta obiectivele departamentului respectiv si stabileste indicatorii de performanta pe
baza acestor obiective. Componentele Comportament si Abilitati tehnice se revizuiesc numai daca se
considera necesar.

6.2. Anuntarea perioadei de desfasurare a evaluarilor

Departamentul Resurse Umane anunta perioada de desfasurare a evaluarilor.
De regula, evaluarile performantelor se desfasoara in perioada 01 noiembrie 31 martie pentru performanta
inregistrata in anul anterior si in perioada 01 iunie 31 august pentru performanta inregistrata in primele sase
luni ale anului in curs.
Perioadele de evaluare pot suferi modificari, fiind subiectul deciziilor BAT la nivel global.

6.3. Completare formular de evaluare profesionala si transmiterea acestuia

6.3.1. Pentru procesul de revizuire a performantei - Performance Review
Angajatul completeaza pe suport electronic sau/si hartie Formularul de evaluare a performantei Performance
Review (Anexa 1) si il trimite Sefului Direct. Evaluarea performantei se considera finalizata in momentul
semnarii pe suport electronic sau/si hartie a formularului de evaluare de catre Seful Direct.

6.3.2. Pentru sistemul Aspire

Pentru toate cele trei componente se acorda note pe o scala de la 1 la 10.
Se evalueaza fiecare dimensiune, acordand cate o nota pentru fiecare dintre ele.
Media aritmetica a dimensiunilor fiecarei componente reprezinta nota acelei componente.
Nota acordata pentru Comportament si Abilitati tehnice va fi sustinuta in mod obiectiv de inregistrarile efectuate
de-a lungul anului in fisele individuale de performanta.

Pagina 2 din 4
Cod Formular: F.PS.01.01
Pentru Indicatorii de performanta (KPI), nota se acorda pe baza rezultatelor echipei obtinute pana la momentul
evaluarii. Modul de acordare a notei pentru indicatorii de performanta este specificat in procedurile interne ale
fiecarui departament.
In cele din urma, in baza ponderilor fiecarei componente se calculeaza nota totala, careia i se va asocia
calificativul final.
Seful Direct completeaza Fisa de evaluare a performantei pentru personalul de executie - Aspire (Anexa 2)
impreuna cu salariatul. Dupa semnarea acestuia de ambele parti formularul este transmis de Seful Direct
Departamentului de Resurse Umane.

6.4. Calibrarea calificativelor de performanta

n scopul asigurarii corectitudinii si consecventei aplicarii n cadrul companiei, toate calificativele fac obiectul
revizuirii si confirmarii echipei de management. Tuturor evaluatorilor li se solicita sa informeze persoanele
evaluate ca aceste calificative sunt provizorii pna la confirmarea acestora si ca pot suferi modificari.

6.5. Contestarea calificativului de evaluare

Salariatul nemultumit de calificativul obtinut se poate adresa cu contestatie scrisa si motivata in termen de 10
zile Comisiei numita de angajator in vederea solutionarii contestatiilor. Raspunsul va fi comunicat angajatului in
termen de 10 zile lucratoare de la primirea contestatiei si va fi final in ceea ce priveste procedurile interne ale
companiei.

6.6. Necorespunderea profesionale

In cazul in care salariatul obtine in urma evaluarii profesionale calificativul Insuficient (Requires Improvement),
Seful Direct are responsabilitatea de a convoca salariatul la o intalnire de consiliere profesionala in termen de
maxim zece zile lucratoare de la data luarii la cunostinta a calificativului de catre salariat.
In urma discutiei cu salariatul Seful direct elaboreaza un plan de imbunatatire a performantei (Performance
Improvement Plan), al carui model este anexat ca Anexa 3.

In termen de alte maxim 10 zile lucratoare de la discutia dintre Seful direct si salariat, Planul de imbunatatire a
performantei trebuie comunicat salariatului si agreat impreuna cu acesta. Acest plan presupune:
- monitorizarea trimestriala a activitatii salariatului, cu obiective de performanta profesionala specifice si
criterii clare de masurare a indeplinirii acestor obiective .Se completeaza pe suport hartie si un exemplar
se inmaneaza Departamentului de Resurse Umane.
- In cazul in care salariatul obtine la urmatoarea evaluare profesionala, dupa 6 luni de la data la care s-a
agreat planul de imbunatatire a performantei acelasi calificativ Insuficient (Requires Improvement),
Seful Direct este responsabil sa:
o continue monitorizarea trimestriala prin Planul de imbunatatire a performantei revizuit si
actualizat in aceleasi conditii ca cele de la crearea planului
si
o sa aduca la cunostinta departamentului de Resurse Umane, printr-un referat, problema de
performanta nesolutionata.

Dupa urmatoarele 6 luni de la data implementarii planului de imbunatarire actualizat are loc o noua evaluare a
profesionala a salariatului.

In cazul in care salariatul obtine din nou calificativul Insuficient (ceea ce inseamna ca a obtinut de 3 ori
consecutiv calificativul Insuficient in termen de 12 luni), Seful Direct va intocmi un Raport pentru
necorespundere profesionala prin care se propune cercetarea salariatului pentru necorespundere
profesionala si il va inainta Departamentului Resurse Umane.

Departamentul de Resurse Umane va lua masurile prevazute de legislatia in vigoare.

Departamentul Resurse Umane va organiza intreaga desfasurare a Comisiei de evaluare profesionala a

salariatului si va parcurge etapele legale de concediere a salariatului pentru necorespundere profesionala.

Masura concedierii poate fi aplicata si in situatia in care salariatul nu obtine diploma de absolvire a unui curs de
formare profesionala necesar exercitarii atributiilor sale de serviciu, organizat sau platit de Societate.

7. Responsabilitate si autoritate

7.1. Angajatul
- Ia cunostinta despre indicatorii de performanta si obiectivele de performanta individuale si ale echipei
- Ia cunostinta despre criteriile de evaluare profesionala prevazute in fisa postului
- Completeaza Formularul de evaluare in cazul Performance Review
- Poate contesta rezultatul final al evaluarii
Pagina 3 din 4
Cod Formular: F.PS.01.01
- Agreeaza cu Seful Direct un plan de dezvoltare
- Numai daca este necesar: Agreeaza cu Seful Direct un Plan de imbunatatire a performantei

7.2. Seful Direct

- Ia cunostinta despre obiectivele departamentale
- Planifica si agreeaza obiectivele de performanta individuale si criteriile de masurare a indeplinirii acestor
obiective cu subordonatii
- Elaboreaza, cu suportul Departamentului Resurse Umane, criterii de evaluare profesionala pentru posturile
care i se subordoneaza
- Discuta cu subordonatii si revizuieste in timpul anului obiectivele si indicatorii de performanta agreeati
- Pregateste revizuirea performantei si comunica directorului de departament calificativele estimate
- Programeaza intalnirea si discuta cu fiecare subordonat performanta acestuia
- Completeaza Fisa de evaluare a performantei pentru personalul de executie - Aspire impreuna cu fiecare
subordonat
- Agreeaza calificativul final
- Pregateste planul de dezvoltare pentru subordonati
- Numai daca este necesar: Pregateste Planul de imbunatatire a performantei si asigura suport salariatului
pentru a-l indeplini
7.3. Directorul de departament
- Ia cunostinta de obiectivele functionale
- Defineste obiectivele departamentale
- Participa la luarea deciziei cu privire la performanta subordonatilor
- Prezinta celorlati membri Top Team o estimare a calificativelor de performanta ale subordonatilor si impreuna
decid calibrarea rezultatelor
- Solutioneaza contestatiile subordonatilor nemultumiti de calificativul obtinut
7.4. Departamentul Resurse Umane
- Anunta perioada de desfasurare a evaluarilor
- Participa la luarea deciziei cu privire la performanta angajatilor
- Asigura suport in elaborarea criteriilor de evaluare profesionala pentru toate posturile companiei
- Agreeaza planul de dezvoltare cu Seful Direct
- Centralizeaza in baze de date evaluarile si planurile de dezvoltare ale angajatilor
- Asigura suport sefilor directi pentru intocmirea planurilor de imbunatatire a performantei
- Monitorizeza planurile de imbunatatire a performantei
- Organizeaza comisiile de evaluare profesionala
7.5. Directorul de Fabrica
- Defineste obiectivele functionale ale companiei si le comunica membrilor echipei de management (Top Team)

8. Inregistrari
Evaluari performanta personal (in sistemul Talent Portal sau pe hartie, tip Performance Review)
Calificative evaluari performanta
Planuri de dezvoltare
Fisa individuala de performanta Aspire

9. Anexe
Anexa 1 - Formular de evaluare a performantei Performance Review
Anexa 2 - Fisa de evaluare a performantei pentru personalul de executie - ASPIRE
Anexa 3 - Plan de imbunatatire a performantei

Pagina 4 din 4
Cod Formular: F.PS.01.01